VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ V PRAZE

VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ V PRAZE FAKULTA FINANCÍ A ÚČETNICTVÍ Katedra finančního účetnictví

Hlavní specializace: Účetnictví a finanční řízení podniku

Petr Jaroš

VYUŽITÍ EKONOMICKÉHO SYSTÉMU POHODA PRO VEDENÍ ÚČETNICTVÍ

Vedoucí diplomové práce: Ing. Ladislav Mejzlík, Ph.D.

2007

Prohlášení

„Prohlašuji, že jsem tuto diplomovou práci zpracoval samostatně a veškerá použitá literatura a další prameny jsou uvedeny v seznamu.“

V Praze dne 8.1.2007

2

Obsah 1. Uplatnění informačních technologií v účetnictví ................................................................... 5 1.1. Pohled do historie............................................................................................................ 5 1.2. Vývoj počítačů ve 20. století........................................................................................... 7 1.3. Automatizace účetnictví ................................................................................................ 10 1.4. Hlavní přínosy IT pro vedení účetnictví ....................................................................... 15 1.5. Budoucnost.................................................................................................................... 16 1.6. Legislativa ..................................................................................................................... 17 2. Ekonomický software pro malé a střední firmy ................................................................... 18 2.1. Základní kritéria pro výběr vhodného ekonomického software.................................... 18 2.2. Představení vybraných společností a produktů trhu ČR s ekonomickým software ...... 19 3. Ekonomický systém Pohoda ................................................................................................ 27 3.1. Společnost Stormware, s.r.o. ......................................................................................... 28 4. Pohoda.................................................................................................................................. 34 4.1. Start v ES Pohoda.......................................................................................................... 34 4.2. Práce s Pohodou ............................................................................................................ 34 4.3. Fakturace ....................................................................................................................... 40 4.4. Likvidace ....................................................................................................................... 44 4.5. Majetek.......................................................................................................................... 46 4.6. Skladová evidence......................................................................................................... 48 4.7. Personalistika a mzdy.................................................................................................... 50

3

Úvod

Druhá polovina minulého století bývá označována za jeden z nevýznamnějších mezníků lidského vývoje. Ten se postupem času neustále zrychloval, avšak právě za posledních několik desetiletí nabral velmi vysoké tempo. Nástroje moderní techniky nám nyní pomáhají v každodenním životě. Zcela bez nadsázky lze říci, že si nedokážeme život bez nových technologií představit. Mezi nejdůležitější inovace patří bezesporu osobní počítače. V první části této práce bych rád čtenáře seznámil s jejich postupným vývojem a zapojením do účetního oboru a zmínil hlavní přínosy jejich využití pro vedení účetnictví. V druhé kapitole se zaměřím na programové vybavení pro malé a střední podniky a budu se věnovat důležitým parametrům a funkcím, které by měl vhodný ekonomický systém obsahovat. Dále představím vybrané programy dostupné na českém trhu a popíši jejich přednosti a nedostatky. Třetí kapitola je věnována ekonomickému systému Pohoda, se kterým mám několikaletou osobní zkušenost a považuji jej za jeden z nejkvalitnějších. V této části popisuji jeho jednotlivé agendy a práci s nimi a hodnotím jej jako celek. Cílem práce je seznámit čtenáře s vedením účetnictví na počítači v dnešní praxi, představit nabízený software a více přiblížit jeden z produktů v kontextu požadavků kladených na účetní programy.

4

1. Uplatnění informačních technologií v účetnictví 1.1. Pohled do historie Počátek historie vedení účetnictví lze datovat jen velmi těžko, neboť jeho základní principy jsou staré jako lidstvo samo. Každý hospodář chtěl mít přehled o své činnosti a stavu svého majetku, znalosti o tom, s jakým zbožím je nejvýhodnější obchodovat a podobně. Moderní účetní záznamy se opírají o logickou podstatu ekonomického procesu, která platila vždy. Ovšem v dávné historii bylo třeba k vedení záznamů využívat tehdejší dostupné prostředky. K jejich uchovávání byly ve Starověku používány například hliněné či dřevěné tabulky, vázání uzlů, zářezy na dřevěných hůlkách. Mílovým skokem v uchovávání informací byl vynález papíru. Účetnictví se dále vyvíjelo ruku v ruce s obchodem a zejména s bankovnictvím. Bankéři byli první, kteří vedli propojené účty mezi svými dlužníky a věřiteli.

29. února roku 1860 se narodil Herman Hollerith, který výrazně přímo ovlivnil vývoj budoucích informačních a výpočetních technologií. V roce 1890 začal využívat děrné štítky (vynalezené r. 1801 Joseph Marie Jacquardem jako součást tkalcovského stavu), jako důmyslné úložiště dat. Svůj technologický přínos v podobě počítacího stroje využívajícího zmíněné štítky přitom předložil jako odpověď na vypsaný konkurz při příležitosti sčítání lidu – mechanizací tak ušetřil mnoho času a zároveň přispěl k výraznému zpřesnění výsledků. Při vložení štítku do stroje se při každém čtení otvoru spojily kontakty obvodu, což dalo elektromagnetickému počítadlu podnět k přičtení jedničky. Sčítání lidu zabralo pouhých šest týdnů, oproti předpokládaným deseti. Na základě svého úspěchu Hollerith později založil společnost Tabulating Machine Company, ze které

5

se později stala známá společnost IBM. V roce 1920 byla technologie děrných štítků použita právě pro vedení účetnictví. Tento systém fungoval následovně: •

děrovač zabezpečil pořízení dat z dokladů jejich vyděrováním do děrného štítku

•

přezkušovač porovnával znovu pořízená data s daty na štítku

•

kalkulační děrovač prováděl výpočty z údajů na štítku a jejich doděrování

•

třídič rozřazoval štítky podle různých hledisek

•

tabelátor vypisoval obsah setříděných skupin štítků a vyhotovoval tak výstupní sestavy.

6

1.2. Vývoj počítačů ve 20. století Pro rozšíření vědomostí v oblasti historie vlastních počítačů uvádím následující přehled jejich geneze v minulém století.1

Nultá generace

Za počítače nulté generace jsou považovány elektromechanické počítače využívající většinou relé. Pracovaly většinou na kmitočtu okolo 100 Hz.

a) Z1 První, komu se podařilo sestrojit fungující počítací stroj, byl němec Konrád Zuse. V roce 1934 začal pracovat na konstrukci mechanické výpočetní pomůcky a po řadě různých zdokonalení dokončil v roce 1936 základní návrh stroje pracujícího v dvojkové soustavě s aritmetikou v plovoucí čárce a programem na děrné pásce (jako nosič byl použit kinofilm). Neznalost prací Babbageho a jeho následovníků však měla za následek, že Zuse do svého projektu nezahrnul podmíněné skoky. Přes tento nedostatek však můžeme tvrdit, že roku 1938 spatřil světlo světa první počítač nazvaný Z1. Byl ještě elektromechanický s kolíčkovou pamětí na 16 čísel a byl poněkud nespolehlivý, pro praktické použití nevhodný.

b) Z2, Z3 Zuse proto přistoupil ke stavbě počítače Z2, který již obsahoval asi 200 relé. Paměť však byla stále ještě mechanická, převzatá ze Z1. V té době se Zuse seznámil s Helmutem Schreyerem, s nímž se pustil do stavby počítače Z3. Tento první prakticky použitelný počítač na světě obsahoval 2600 elektromagnetických relé. Pracoval s dvojkovou aritmetikou v pohyblivé čárce a prováděl až 50 aritmetických operací za minutu. Délka slova byla 22 bitů, reléová paměť měla kapacitu 64 slov. Data se zadávala ručně z klávesnice, výstup byl na žárovkovém zobrazovači. Počítač byl v roce 1944 zničen při leteckém náletu.

1

Dějiny počítačů, http://cs.wikipedia.org/wiki/D%C4%9Bjiny_po%C4%8D%C3%ADta%C4%8D%C5%AF

7

c) Mark 1

Přibližně ve stejné době pracoval ve Spojených státech na podobném projektu Howard Aiken. Celý projekt financovala firma IBM2. Aikenův projekt počítacího stroje chápala jako demonstraci svých technických možností. Byl to její první vstup do světa výpočetní techniky, ve které dnes ovládá více než polovinu světového trhu. Vraťme se však k Aikenovu projektu. Počítač dostal pracovní název ASCC z anglického Automatic Sequence Controlled Calculator neboli automatický sekvenčně řízený počítač. Později byl ve světě znám spíše pod názvem Mark I3. Program nesla děrná páska, jejíchž 24 stop bylo rozděleno do tří skupin po osmi (2 adresy + kód operace). Počítač pracoval v desítkové soustavě s pevnou čárkou. Paměť měla dvě části - statickou, do které bylo možno před záhájením výpočtu vložit prostřednictvím desetipolohových přepínačů až 60 dvacetitřímístných čísel, a dynamickou (operační) paměť tvořenou elektromechicky ovládanými kolečky. Do této paměti si mohl počítač zaznamenat a zpětně přečíst dalších 72 čísel. Zároveň zde probíhaly aritmetické operace sčítání a odčítání. Mark I dovedl sečíst dvě čísla za 0,3 s, vynásobit je za 6 s a vypočítat např. hodnotu sinus daného úhlu během jedné minuty.

d) Mark II Po úspěchu počítače Mark I začal Aiken pracovat na počítači Mark II. Toto zařízení bylo již čistě reléové. Aritmetika pracovala v plovoucí čárce s desítkovými číslicemi, které byly dvojkově kódovány pomocí čtyř relé. Operační paměť počítače mohla pojmout až 100 čísel s deseti platnými číslicemi. Sčítání již trvalo pouze 0,125 s a násobení průměrně 0,25 s. Celý počítač obsahoval přibližně 13 000 relé.

e) SAPO Prvním počítačem vyrobeným v Československu byl SAPO (SAmočinný POčítač), který byl uveden do provozu v roce 1957. Obsahoval 7000 relé a 400 elektronek. Měl magnetickou bubnovou paměť o kapacitě 1024 dvaatřicetibitových slov. Pracoval ve dvojkové soustavě s pohyblivou řádovou čárkou. Tento počítač měl

2

Tato firma vznikla sloučením bývalé Holleritovy společnosti Tabulating Machine Company s několika dalšími a zabývala se do té doby zejména výrobou děrnoštítkových strojů. 3 Počítač byl dokončen v roce 1943 ve výpočetní laboratoři Hardvardské univerzity v Cambridge. Patnáct metrů dlouhé monstrum bylo postaveno dost marnotratně. Základní hnací jednotkou byl elektromotor o výkonu 3,7 kW napojený na dlouhou hřídel, která zprostředkovala pohon jednotlivých částí počítače.

8

dvě zvláštnosti. Za prvé byl pětiadresový4. Druhou zvláštností bylo to, že se vlastně jednalo o tři shodné počítače, které pracovaly paralelně. Výsledek každé operace z jednotlivých počítačů se mezi sebou porovnal a o výsledku se rozhodovalo hlasováním. Pokud byl shodný alespoň ve dvou případech, byl považován za správný. Pokud se ve všech třech případech lišil, operace se opakovala.

První generace

V roce 1944 byl na univerzitě v Pensylvánii uveden do provozu první elektronkový počítač ENIAC5. Z dnešního hlediska to bylo příšerné monstrum s nulovým výkonem - 18 000 elektronek, 10 000 kondenzátorů, 7000 odporů, 1300 relé, byl chlazen dvěma leteckými motory, zabíral plochu asi 150 m² a vážil asi 40 tun.

Druhá generace

Druhá generace počítačů nastupuje s vynálezem tranzistoru (John Barden), který dovolil díky svým vlastnostem zmenšení rozměrů celého počítače, zvýšení jeho rychlosti a spolehlivosti a snížení energetických nároků počítače. V této generaci počítačů také začínají vznikat operační systémy a první programovací jazyky, jako jsou COBOL a FORTRAN.

Třetí generace

Počítače třetí a vyšších generací jsou vybudovány na integrovaných obvodech, které na svých čipech integrují velké množství tranzistorů. S postupným vývojem integrovaných obvodů se neustále zvyšuje stupeň integrace6.

4

součástí každé instrukce bylo 5 adres (2 operandy, výsledek a adresy skoků v případě kladného a záporného výsledku). ENIAC (Electronic Numerical Integrator And Computer) je historicky první elektronkový počítač vyvinutý v roce 1944 Penn State University. Tento první počítač světa byl sestrojen z 18 tisíc elektronek, 10 tisíc kondenzátorů, 7 tisíc odporů a 1300 relé. Byl chlazen dvěma leteckými motory, zabíral plochu asi 150 m2 a vážil asi 40 tun. Z dnešního pohledu se jednalo o příšerné monstrum s nulovým výkonem. Spotřeboval 200 kW a zvládl 5000 operací za sekundu. Programovalo se na něm pomocí přepínačů. 5

6

Podle počtu takto integrovaných součástek je možné rozlišit následující stupně integrace: SSI - Small Scale Integration, MSI - Middle Scale Integration, LSI - Large Scale Integration, VLSI - Very Large Scale Integration (někdy také XLSI - Xtra Large Scale Integration)

9

Třetí generace začala v roce 1981 a trvá dodnes. Obsahují integrované obvody střední a velké integrace, malé rozměry, velkou rychlost a velkou kapacita paměti. Odtud název mikroprocesor.

1.3. Automatizace účetnictví Účetnictví patří mezi obory, v nichž bylo i u nás již od počátku nástupu počítačové éry ve velkém využíváno automatického zpracování dat. Od šedesátých let byly postupně automatizovány úlohy spojené s evidencí základních prostředků, materiálových zásob, mezd a platů, odbytu, fakturace a saldokonta. Z počátku byly jednotlivé úlohy řešeny odděleně tedy bez širší návaznosti na ostatních částech informačního systému. Tomuto způsobu řešení se říká agendové. Tento způsob znamenal v praxi utváření neustále se aktualizujících databází pro jednotlivé nepropojené agendy. S nástupem počítačů druhé generace bylo možné přejít ke komplexnímu zpracování účetnictví. Vývoj zpracování dat pro účely účetnictví tedy do značné míry kopíroval technický pokrok na poli výpočetní techniky. Přesto můžeme pozorovat určité zpoždění mezi jednotlivými etapami vývoje počítačové techniky na straně jedné a stupněm využití těchto možností v praxi na straně druhé. Pro počáteční etapy automatizace účetnictví je charakteristické lokální zpracování, které probíhalo na personálním nebo centrálním počítači umístěném ve výpočetním středisku. Lokální zpracování v dávkovém režimu na centrálním počítači7 Základním vstupem je dávka, což je skupina dat stejné struktury, vázaná na předem vymezený rozsah dat a většinou i periodicitu. Technologická část výpočtů je oddělena od uživatele. Pořizování vstupních dat může být decentralizováno. Vlastní transformace dat se děje pomocí pevných programů ve výpočetním středisku, které nemá kontakt s hmotným procesem ani s příslušnými odbornými útvary.

7

Kovanicová, D., Prof.Ing.CSc. a kol.: Finanční účetnictví světový koncept, 3. vydání, 518 stran, Polygon, Praha 2002, ISBN 80-7273-062-2

10

Při lokálním centralizovaném zpracování dat v účetnictví probíhá na centrálním počítači zpracování účetních úloh jak z hlediska potřeb řízení organizace jako celku, ale také z hlediska potřeb řízení nižších stupňů. Pro sběr a pořizování dat je pro tuto etapu charakteristický ruční převod dat z podoby psané do podoby počítačové. Lokální centralizované zpracování dat má několik nebezpečí: •

Zabsolutnění zpracovatelských hledisek - toto nebezpečí dnes hrozí především soukromým podnikatelům, kteří své účetnictví svěřují do rukou externích účetních firem, neboť se zde považuje informační a obsahová forma spíše za sekundární.

•

Izolace uživatele od účetních informací, potřebných pro běžné řízení podniku. Účetnictví je prostorově i časově odděleno od odborných útvarů. Běžně tedy vzniká situace, kdy účetní doklady na delší dobu opouštějí účtárnu, přičemž různé orgány požadují informace pohotově a pro tyto potřeby je pak nutné tvořit kopie. Dělba práce mezi odborem účetnictví, přípravnou dat a výpočetním střediskem vede k dezintegraci zpracování účetnictví a ta zase k zpomalení informačního toku a časté chybovosti.

Lokální decentralizované zpracování Díky rozvoji výkonných osobních počítačů se stále častěji setkáváme s lokálním zpracováním dat v účetnictví. Odbor účetnictví disponuje výpočetním výkonem a zajišťuje si zpracování dat buď zcela sám nebo přenechává část úloh výpočetnímu středisku. Tento model zpracování účetnictví má tyto výhody: Odbor účetnictví rozhoduje plně o metodice, organizaci zpracování i personálním zabezpečení. Uživatelé nejsou v jednotlivých fázích zpracování účetnictví izolováni od účetních dokladů. Plná odpovědnost za celý postup zpracování vede k silné zainteresovanosti pracovníků účtáren. Vstupní data většinou pořizují pracovníci, kteří danou oblast zajišťují současně jako odborní referenti a tím je zajištěna obsahová správnost dat na vstupech i výstupech.

11

Další vývojové tendence v automatizaci účetnictví Další vývoj automatizace účetnictví je nerozlučně spjat s rozvojem funkcí účetnictví, který směřuje k prohloubení informační, analytické a kontrolní funkce účetnictví, ke zdokonalení funkce účetnictví jako nástroje běžného, operativního řízení a k využívání informací pro analýzu a rozhodování zejména pomocí vhodných matematických metod. Naplňování těchto snah se u nás bude postupně obnovovat tradiční, přirozený a bezprostřední vztah mezi účetnictvím a rozhodováním řídících pracovníků. V automatizovaných informačních systémech vyžadují rozšířené funkce účetnictví minimálně tuto podobu: •

jednorázový vstup dat o účetním případu a jeho současné zpracování z různých hledisek

•

průběžnou kontrolu přípustnosti vstupních dat s možností bezprostřední úpravy údajů

•

okamžité zúčtování účetních případů na účty a pohotové vyhotovení příslušných výstupních zpráv se signalizací odchylek od plánovaných údajů. Systém tak okamžitě informuje odborného pracovníka o skutečném stavu a v pokročilém stádiu může provádět i vyhodnocení situace a nabízet vhodná řešení o přiblížení informace místům, kde se provádějí řídící rozhodnutí o flexibilní možnost zisku informací podle potřeb řízení o zabezpečení kontinuity a propojování oblasti účetních informací s ostatními odbory informačního systému a nástroji řízení o systémový přístup k řešení problémů, jehož předpokladem je integrované zpracování a vyhodnocení informací Tyto požadavky nelze zabezpečit bez moderních prostředků výpočetní techniky

a bez kvalitativně nové organizace a režimu zpracování dat. V této oblasti se objevuje mnoho inovačních prvků, které významně ovlivňují automatizaci účetnictví. Jde zejména o:

12

•

zavádění stále dokonalejších velkokapacitních vnějších pamětí s možností přímého přístupu k jejich obsahu

•

rozvoj v oblasti dálkového sběru a přenosu dat, který umožňuje i místně odloučeným odborným pracovníkům napojit se na počítač a zároveň posiluje pozitivní tendence k decentralizovanému pořizování účetních dat

•

rozšiřování možností řešit úlohy ve sdílení času, takže počítač může být využívám najednou více uživateli

•

rozvoj komunikačního počítačového systému

•

vyšší výkonnostní parametry personálních počítačů a nižší náklady na výpočetní techniku, což umožňuje přiblížit počítač uživateli

•

rozvoj

bank

dat

jako

zdrojů

objektivnějších,

spolehlivějších

a

mnohostranějších informací o podniku Dálkové zpracování s terminálovou sítí Instalace centrálního počítače, na němž je napojena terminálová síť, přibližuje přípravu, předzpracování a zpracování účetních dat i výpočetní kapacitu centrálního počítače odborným účetním útvarům prostřednictvím terminálů na dálkové zpracování dat. Centralizovaná úroveň obsahuje celou datovou základnu podniku a rovněž v plném

rozsahu

vnitropodnikového

zabezpečuje i

transformaci

podnikového

řízení.

dat

pro

útvary

Centralizované

všech

úrovní

zpracování

dat

s terminálovou sítí je vyšším vývojovým stupněm lokálního centralizovaného zpracování dat, s nímž má shodné základní zásady zpracování dat. Navíc poskytuje možnost jednotlivým uživatelům napojit se na centrální počítač přes koncové body, tedy terminály. Model distribuovaného zpracování účetnictví Tento model představuje v současnosti nejracionálnější způsob zpracování účetních informací z hlediska potřeb řízení jednotlivých organizačních stupňů. Jednotlivé decentralizované úrovně řízení samostatně pořizují a vyhodnocují pra potřebu řízení s využitím nejen své datové základny, ale prostřednictvím komunikační sítě i s využitím centrální datové základny. Centrum zabezpečuje přípravu, předzpracování a transformaci dat pro jeho vlastní potřebu, s použitím jak vlastní centralizované základny, tak i datových základen decentralizovaných. Pro tento model 13

je tedy typické rozdělení výpočetních operací mezi větší počet menších počítačů. Jednotlivé počítače jsou v tomto systému propojeny, což umožňuje snadnou komunikaci popřípadě jednoduchou substituci jednoho s druhým. Dialogové účetnictví Oba dva progresivní přístupy, tedy dálkový i distribuovaný mohou probíhat jak v dávkách, informace jsou vkládány v určité časové periodě, nebo interaktivně, kdy jsou data zadávána průběžně. Pro svou dlouhou odezvu však není dávkový režim schopen poskytovat včasné a aktuální informace pro rozhodování. Řízení spočívá v trvalém působení na řízený objekt, v jeho usměrňování podle měnících se, ne vždy předem definovaných nebo definovatelných podmínek. Časové intervaly mezi zjištěním faktu a vydáním rozhodnutí tento fakt korigujícím by měly být co nejkratší. Neboť systém řízení ekonomických procesů se vyznačuje velkou dynamikou, což v mnoha případech vyžaduje rychlý sběr informací, jejich včasné vyhodnocení a distribuci příslušným odborným úsekům. A to vše v určitém čase a určené formě. Účinná automatizace účetnictví by měla vyhovovat těmto požadavkům: •

po uskutečněné změně co nejdříve zjistit aktuální stav a pohotově o něm informovat

•

poskytnout relevantní podklady pro posouzení a zhodnocení situace

•

situaci reálně identifikovat, analyzovat, vyhodnotit a poskytnout informace nutné pro rozhodnutí co nejrychleji distribuovat výsledky na místa jejich určení Tyto

vyjmenované

složky

splňuje

interaktivní

systém

zpracování.

Charakteristickým rysem tohoto systému je přímá komunikace účetního pracovníka s počítačem, a to buď jen v lokálním režimu, nebo s možností komunikovat na dálku. Výhody

interaktivních

systémů

zpracování

dat

spočívají

především

v racionalizaci organizace zpracování dat a promítají se ve zjednodušených pracovních postupech, ve zrychlení informačních toků, ve výhodné manipulaci s výstupními daty a v pohotovém získávání, analýze a interpretaci výstupních informací.

14

1.4. Hlavní přínosy IT pro vedení účetnictví Hlavní přínosy informačních technologií by se daly stručně charakterizovat dvěma slovy: rychlost a přesnost. O tomto přínosu jsem se zmínil již v úvodu této práce. Podle mého názoru představuje hlavní rozdíl ve zpracování účetnictví v minulosti a současnosti. Kvalitní účetní program je schopen přijmout data, ať už zadávána ručně, nebo dokonce importována z jiného software (např. elektronické bankovnictví), a během krátké chvíle poskytnout sumární výstupy od jednotlivého účtu až po celou sestavu nebo výkaz. Vznikne-li chyba zaviněná lidským faktorem, stačí přepsat jednu hodnotu a ihned jsou automaticky opraveny všechny rovnice, kam naše hodnota vstupuje jako proměnná, tedy i všechny výstupy.

Rychlost však není jedinou výhodou. Kdybychom měli vytisknout všechny doklady, účty a sestavy, zkrátka mít v písemné podobě celé účetnictví středního či většího podniku, potřebovali bychom značný skladovací prostor. Větší problém by nastal při potřebě nějaký doklad staršího data znovu vyhledat. Při vedení automatizovaného účetnictví se všechna data pohodlně uskladní na pevný disk, záloha na prázdné CD či DVD a značně se tak sníží počet dokladů v papírové podobě. Tato forma práce je tedy značně přehlednější a pohodlnější.

Pokládám za nutné zmínit se také o bezpečnosti. Je-li účetní systém dobře ochráněn, stejně jako vlastní počítač, jsou choulostivá podniková data ve větším bezpečí než v papírové podobě, a to jak proti krádeži, tak proti nehodě živelného charakteru. Počítače se zatím sice obvykle nevyrábějí ani vodotěsné, ani ohnivzdorné, ale záloha elektronických dat je snadná a disk, který data obsahuje, lze snadno přenést na jiné místo, než kde stojí počítač. Výrobci software je to také doporučováno. Na tomto místě je ovšem nutné zmínit také jedno nebezpečí, které sebou nesou moderní počítačové technologie. Počítačová data je sice těžší zničit fyzicky, jsou však ohrožena elektronicky. V krajním případě lze data prostřednictvím počítačové sítě zničit, často ale dochází k přístupu k nim neautorizovanou osobou. V době, kdy existuje mnoho různých počítačových virů a řada zkušených hackerů, je potřeba citlivá data proti těmto nebezpečím dobře ochránit.

15

Na závěr této subkapitoly uvádím ještě jeden aspekt. Jde o to, že použití výpočetní techniky pro vedení účetnictví mnohdy klade menší důraz na účetní odbornost pracovníka. Je naopak požadována vyšší znalost práce s moderní výpočetní technikou. Po správném nastavení ekonomického systému probíhá většina operací v systému automaticky, řada funkcí je předdefinovaná. Přesto by neměla být podceňována odbornost lidského faktoru. Účetní by měl být schopen všechny automatické operace ovládat i ručně a dokonale jim rozumět.

1.5. Budoucnost V otázkách budoucnosti se lze vždy jen dohadovat. Můžeme uvažovat o počítačích páté generace. Takových, které budou vybaveny umělou inteligencí, budou simulovat mnoho z lidských vlastností a tím se možná stanou ještě přitažlivější, než je tomu dnes. Můžeme hovořit o počítačích ovládaných hlasem nebo způsobem přibližujícím virtuální realitu.

Osobně se domnívám, že by účetnictví a dalším ekonomickým disciplínám nejvíce prospělo masivní rozšíření a využívání internetu a sním spojená minimalizace používání papírových dokladů. Již dnes například řada společností zavádí rozesílání faktur v elektronické podobě. Ty jsou však zatím u adresáta převedeny zpět do tištěné podoby, zadány a zaúčtovány stejně jako dřív. Cílem by mohla být úplná automatizace. Tedy doklad z elektronické podoby importovat do ekonomického systému a výstupy odeslat dalšímu subjektu rovněž elektronicky. Pokud budou data u společností i státních institucí dobře zálohována a chráněna, ušetřilo by se mnoho času, prostoru i prostředků vynakládaných na kancelářský materiál nebo poštovné. Právě v ochraně elektronických dat je v současné době největší nebezpečí. Bude tedy patrně trvat mnoho let, než budou vytvořeny vhodné podmínky pro zavedení takového systému.

16

1.6. Legislativa Účetnictví je v České republice upraveno především Zákonem o účetnictví, na který navazuje několik dalších norem. Stejně tak automatizované účetnictví podléhá regulaci plynoucí z české právní úpravy. 1.6.1. Zákon o účetnictví Vedení automatizovaného účetnictví se týkají zejména dva paragrafy tohoto zákona.

§4 odst. 4 „Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů; přitom mohou použít technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení. Účetním záznamem se rozumí data, která jsou nositeli informací týkajících se předmětu účetnictví nebo jeho vedení. Každou informaci týkající se předmětu účetnictví nebo jeho vedení jsou účetní jednotky povinny zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy.“

§33 Účetní záznam odst. 2: „Účetní záznam může mít písemnou nebo technickou formu. Pro účely tohoto zákona se považuje za a) písemnou formu účetní záznam provedený rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný, b) technickou formu účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod písmeno a), který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný. odst. 8: „Účetní jednotky jsou povinny zajistit ochranu účetních záznamů a jejich obsahu, použitých technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení před jejich zneužitím, poškozením, zničením, neoprávněnou změnou či přístupem k nim, ztrátou nebo odcizením.

17

2. Ekonomický software pro malé a střední firmy Na trhu České republiky s ekonomickým software je v současné době přibližně 380 nabízených produktů. Detailní popis všech je nejen nad rámec této práce, ale i nad rámec běžného lidského vnímání. Proto se v této kapitole pokusím shrnout společné rysy těchto programů, zmíním základní důležité vlastnosti pro uživatele při výběru vhodného produktu pro jejich společnost a vyberu několik z nich, ke kterým připojím stručný popis.

2.1. Základní kritéria pro výběr vhodného ekonomického software Jak jsem zmínil výše, je nabídka softwaru na našem trhu velice široká. Proto je potřeba při pořizování nového ES výběr zúžit na základě některých klíčových kritérií: •

velikost společnosti a z ní vyplvající potřeba složitosti a obsáhlosti programového vybavení, počet účetních položek, počet zaměstnanců apod.

•

struktura společnosti (odštěpné závody, systém řízení atd.)

•

požadované funkce ES – síťové propojení, možnost importu z jiného software, specifické výstupy, logické ovládání

•

doprovodné služby a záruky

•

cena, včetně ceny roční aktualizace

•

legislativa

•

zabezpečení

Na základě těchto kriterií lze již výběr značně omezit, i když ani to není lehké, poněvadž většina podniků vyvíjejících software se snaží nabízet své produkty pružně, variabilně je přizpůsobují zákazníkům tím, že nabízejí různé verze svého programu tak, aby si každý uživatel mohl zvolit takovou, která mu bude svými funkcemi právě vyhovovat.

Vzhledem k tomu, že většina programového vybavení na trhu, které poskytují společnosti působící zde mnoho let výše zmíněná kritéria splňuje, nastupují asi dvě 18

nejdůležitější kritéria. Reference a osobní zkušenost. Osobně bych si nedovolil doporučit a zavést software podle katalogové nabídky, webové stránky či jiné formy reklamy. Při úvaze o implementaci nového ES doporučuji navštívit obchodní partnery či známé, kteří některý z vyhovujících programů využívají a budou ochotni poskytnout konzultaci. Poté zúžit výběr a u vyhovujících ES zažádat o bezplatnou zkušební verzi. Seriózní společnosti takovou možnost běžně poskytují. Teprve na základě této bezprostřední zkušenosti by měl být vhodný ekonomický systém zvolen, objednán a zaveden. Měl by být nejen přehledný a uživatelsky příjemný pro pracovníky účetního oddělení, ale jeho výstupy také dostatečně srozumitelné pro manažery či majitele podniku a koncové výstupy standardizované, aby sloužili správně i dalším uživatelům účetních informací.

2.2. Představení vybraných společností a produktů trhu ČR s ekonomickým software

2.2.1. Money S3 Nosným programem společnosti Cígler software8, a.s. založené v roce 1990, jsou ekonomické informační systémy a související produkty - ekonomický systém pro menší společnosti Money S3, obchodní systém pro střední společnosti S4 Obchod, manažerský systém Analyst S3, software pro řízení středních a větších podniků AROP a řada dalších. Významné jsou i aktivity v oblasti komplexního řešení pokladních systémů - registračních pokladen, vah, snímačů čárových kódů a veškerého souvisejícího softwaru. Veškeré produkty jsou použitelné jak pro běžný prodej komponent, tak i jako řešení pro velké obchodní řetězce, restaurace a hotely. Společnost odlišuje od většiny českých výrobců softwaru zejména velký důraz kladený na služby spojené s údržbou ekonomických a pokladních systémů. S více než 36.000 instalacemi patří Money S3 mezi nejrozšířenější systémy pro malé a střední firmy v České republice, je použitelný i pro neziskové organizace. Nabízené moduly - podvojné účetnictví i daňová evidence (jednoduché účetnictví), adresář, fakturace, sklady, objednávky, mzdy a další doplňky, včetně homebankingu. ES lze propojit s pokladními systémy, internetovými obchody nebo dalšími aplikacemi 8

webové stránky společnosti Cígler software http://www.money.cz/Default.asp

19

na bázi XML. Vyznačuje se jednoduchou a snadnou obsluhou v prostředí Microsoft Windows. Money S3 nabízí snadné uživatelské ovládání. "Aktivní pracovní plocha" je přehledně uspořádána, lze odsud přecházet na libovolnou funkci systému. Data lze jednoduše vyhledávat, třídit, dále zpracovávat či tisknout. Tak jako většina moderního ES nabízí i Money S3 velké množství funkcí a snadné intuitivní ovládání s minimálními nároky na zaškolení. Tento systém zmiňuji také proto, že s ním mám vedle Pohody dlouhodobou osobní zkušenost a mohu potvrdit, že tento ES je zpracován dobře, doprovodné služby jsou na vynikající úrovni a pořízení ES se pohybuje ve slušné cenové relaci, tj. mezi 4.000,- a 20.000,- Kč, podle velikosti společnosti a dalších potřeb uživatele, což jsou ceny na trhu běžné a tedy poměr výkon/cena je u tohoto produktu vynikající. Obrázek 1: Ukázka software Money S3

Zdroj: www.slunecnice.cz

20

2.2.2. WinDUO Zakladatelem firmy byl v r. 1990 Ing. Zdeněk Čapek9, autor programu pro podvojné účetnictví DUO pro DOS. Od roku 1994 se podílel na vývoji programu WinDUO pod operačním systémem Windows pro účetnictví a daňovou evidenci. Programy WinDUO jsou rozšířeny nejen v České republice, ale také na Slovensku, staly se vyhledávaným programem pro podnikatele, malé a střední firmy i pro příspěvkové a nevýdělečné organizace. Pro výuku do škol je program WinDUO dodáván zdarma. Z pohledu marketingu jde dle mého názoru o geniální tah. Ekonomický systém WinDUO pro všechny verze Windows (95, 98, 2000, NT, ME, XP) je rychlý a výkonný ES odpovídající aktuální legislativě. Je zajišťována pravidelná údržba programu včetně právě legislativních změn. Společnost se snaží o vývoj kvalitního software včetně doprovodných služeb.

Program WinDUO je určen pro malé a střední organizace, a to pro:

9

•

podnikatelské subjekty,

•

nevýdělečné organizace,

•

příspěvkové organizace a územní samosprávné celky,

•

pro banky a jiné finanční instituce.

Webové stránky společnosti Čapek software http://www.winduo.cz/index.php

21

Při práci s programem Vás provází interaktivní (bublinková) nápověda. Způsob zadávání dokladů je navržen dle potřeb menších a středních organizací. Data se zadávají do jednotlivých knih – deníku pohledávek, závazků, pokladny, bankovních operací, ostatních úhrad, účetních událostí a odtud vstupují do účetního deníku. V jednotlivých agendách i deníku můžete data dále filtrovat a tisknout libovolné sestavy, výkazy a formuláře. Aktualizace jsou prováděny na základě platné legislativy a požadavků uživatelů několikrát ročně. Nejrychlejší upgrade přes internet provedete přímo z menu programu. Aktualizace včetně telefonického poradenství je placenou volitelnou službou, kterou uživatelé hradí jednou ročně. Program je distribuován na CD a zabírá po instalaci na disku cca 27 MB. Lze ho spustit pod operačním systémem Windows 95,98,2000,NT,ME,XP. S tímto programem bohužel nemám bohatou osobní zkušenost, ovšem rozhodně bych jej zařadil mezi nadprůměrné ES, i co se týká poměru výkon/cena. 2.2.3. Orax Ekonomický systém ORAX10 je určen pro vedení ekonomické agendy menších a středně velkých podniků a organizací. Lze jej provozovat pod operačními systémy DOS, Windows 3.xx, Windows 9x, Windows NT, 2000, XP. Systém může být provozován na lokálním počítači nebo v počítačové síti. Podporuje všechny běžné typy síťových prostředí, jako např. Novell, Lantastic, Windows 95 apod. Je členěn do několika subsystémů. (jednoduché a podvojné účetnictví, skladové hospodářství, personalistika a mzdy aj.) a kompletními dodávkami informačních systémů pro menší a střední firmy. Tyto dodávky mohou zahrnovat také zajištění souvisejících služeb, jako je např. vyškolení obsluhy apod. Cenově se tento ES pohybuje od 12.500,- do 25.000,-, podle velikosti organizace, zejména závislé na počtu zaměstnanců. Zkušební verze je samozřejmostí.

Tento ES zde zmiňuji zejména proto, že jeho dodavatel nabízí velmi dobré doprovodné služby a také proto, že jej lze provozovat i pod operačním systémem MSDOS, což ocení řada drobných podnikatelů se staršími počítači. Zároveň program pracuje i v nestandardních síťových prostředích, což naopak ocení uživatelé 10

Webové stránky společnosti Orax s.r.o. Zdroj: http://www.orax.cz/sw_ekon.php

22

náročnější. Jde tedy o klasický ekonomický systém s dobrou technickou adaptabilitou a relativně vyšší cenovou náročností při jeho pořízení. Obrázek 2: Ukázka software Orax

Zdroj: www.slunecnice.cz 2.2.4. WinFAS Společnost Organizační kancelář, s.r.o. se pohybuje v oblasti vývoje a pronájmu ekonomického software přes 10 let. Mezi její zákazníky patří například nebo Komora daňových poradců ČR. V roce 2003 byl zahájen pilotní provoz nové generace systému WinFAS. WinFAS pracuje v operačních systémech Windows 9x, Me, NT, 2000, XP, databázový server je možné nainstalovat i do systému Linux. Jde o IS typu klient - server, který je postaven na řešeních od firmy Sybase. Ovládání je možné nejenom myší, ale kompletně také pomocí klávesnice.

23

WinFAS je modulový ekonomický IS s možností zakázkového dovývoje nových modulů. Je možné jej přizpůsobit požadavkům vaší organizace a obchodnímu modelu, je možné vytvářet nové moduly, nebo propojit vaše stávající aplikace se systémem WinFAS. Modulové řešení Vám umožňuje platit pouze za to, co doopravdy využíváte. Další vývoj pak probíhá podle přesných požadavků klienta, skládá se z celé řady standardních úkonů (návrh, vývoj, implementace, školení, servisní a provozní podpora) a jeho průběh je neustále konzultován se zákazníkem.Společnost nerealizuje pouze to, co zákazník žádá, ale vždy prověřuje, zda má řešení smysl, a to na základě vlastních zkušeností získaných při realizaci jiných projektů. Licencování je řešeno formou čtvrtletního pronájmu, platíte jenom za moduly, které opravdu využíváte. V ceně pronájmu je zahrnuta technická podpora, pravidelné aktualizace a drobné dovývoje. Pronajímaný IS je službou, nikoliv produktem. Neustálý rozvoj a vylepšení jsou v její ceně. Software je vyvíjen s použitím aktuálních vývojových technologií a postupů. Tato společnost mě svým přístupem velmi zaujala. Hned na začátek svého hodnocení musím bohužel zmínit, že jsem nikde nenalezl nabídku zkušební verze ani ceník služeb. Nemohl jsem tak software sám vyzkoušet. Přesto je velmi zajímavý. Jak tím, že nabízí nestandardní technické možnosti (LINUX, ovládání bez použití myši), tak zejména přístupem k vývoji a formě poskytování. Placení pouze za používané modely není běžná záležitost, mnoho uživatelů ji zcela jistě přivítá. Rovněž vývoj podle zákazníka je vstřícný a pokud bude v praxi skutečně funkční, má tento přístup rozhodně budoucnost.

24

2.2.4. JUMP

Dodavatel11 se prezentuje na trhu od roku 1991 a patří v oblastech ekonomických systémů, účetního a daňového poradenství či dodávek počítačů a sítí ke špičce v plzeňském regionu. Ekonomický systém je funkční ve všech základních typech sítí, sleduje vývoj v oblasti hardware i software a uchovává si jednoduchost obsluhy. Pomoc při zavádění systému je možná, stejně jako účetní poradenství, např. s přechodem z daňové evidence na účetnictví. Systém nabízí zkušební verzi, cenově se pohybuje od 10.000,do 20.000,- Kč podle rozsahu. Tento ES jsem vybral do své práce proto, že na rozdíl od některých konkurenčních programů nabízí navíc i možnost zavedení a užívání u neziskových a příspěvkových organizací, jeho výstupy lze tisknout i v angličtině nebo němčině, lze ho jednoduše obsluhovat a k dispozici je také s pokladním systémem. Poměr výkon/cena je dobrý, doporučuji tento software vyzkoušet. 2.2.5. VARIO Společnost Altus Development, s.r.o., výrobce software, patří mezi významné české výrobce software. Vyvíjí a dodává podnikový software kategorie ERP. Soustřeďuje se na efektivní, spolehlivá a cenově dostupná řešení pro malé a střední firmy. Je držitelem certifikátu ISO 9001 v oblasti Návrh, vývoj a podpora software a Implementace informačních systémů. Co tedy Vario nabízí? Kromě vedení účetnictví a příslušných agend je koncipován i jako nástroj řízení podniku. Nabízí vysoký rozsah, umožňuje práci až 100 uživatelů souběžně. Zmíněná certifikace mu dodává punc spolehlivosti. Pravidelné aktualizace v souladu s legislativou ČR i EU jsou samozřejmostí. Je kompatibilní s Microsoft Office a nabízí různé nadstavby a oborová řešení. Jedná se tedy o nadprůměrný ES poskytovaný na českém trhu. Nejvíce mě však na něm zaujal dialog pro kalkulaci jeho ceny. Zde totiž jako uživatel zadáte skutečně velmi podrobně rozsah vaší činnosti v jednotlivých účetních oblastech i počet uživatelů, kteří daný modul ve vaší společnosti obsluhují a dialog vám zašle cenovou 11

Výrobce Jump s.r.o., http://www.jump.cz/

25

nabídku. Ta je tedy pevně svázána s vašimi potřebami, s mírou využití ES. Obrázek 3: Ukázka software VARIO

Zdroj: http://www.ekonomicky-software-system.cz/ucetnictvi.php

Díky rozvoji výpočetní techniky lze umožnit každému nejen její užívání, ale lze i vytvářet vlastní software a prostřednictvím internetu také jeho užívání nabízet. Proto se i v oblasti automatizovaného účetnictví objevuje stále více produktů zpracovaných jednodušším způsobem obvykle jednou osobou a konkurujících především cenou. To samo o sobě nemusí znamenat nekvalitní produkt. Jen je třeba při zvažování pořízení takového software dbát na zvýšenou opatrnost při kontrole požadovaných kritérií, jako je například doprovodný servis, záruka, pravidelné aktualizace apod. Osobně bych takový produkt nedoporučoval, poněvadž implementace ES je poměrně náročná, jak administrativně, tak na zaškolení účetních pracovníků. Navíc vést účetní záznamy pro různá období v různém programovém vybavení je přinejmenším nepraktické a nepohodlné.

26

3. Ekonomický systém Pohoda Pracuji v družstvu umělecké výroby pro obnovu památek. Tato společnost, Štuko, v.d., byla založena roku 1919. Za celou éru existence měla firma v průměru 250 zaměstnanců. Kdybych zde pracoval od počátku jako účetní, těžko bych zde mohl tuto činnost vykonávat sám. Účetní oddělení sestávalo po celá desetiletí z týmu lidí provádějících každodenní náročnou práci bez použití výpočetní techniky. Dnes je situace jiná. Účetnictví vedu sám, používám jeden osobní počítač vybaven potřebným software a jsem díky němu schopen zvládnout všechny operace za pětinu pracovní doby. V roce 2001, když jsem vybíral z tržní nabídky vhodný software, bylo třeba zhodnotit několik klíčových kritérií. Programové vybavení pro vedení účetnictví musí splňovat požadavky vyplývající z mezinárodních standardů vedení účetnictví, z legislativy a měl by být také uživatelsky příjemný (user-friendly). Zvolil jsem produkt společnosti Stormware, s.r.o. pojmenovaný příhodně Pohoda. Od té doby s ním pracuji a jsem plně spokojen.

27

3.1. Společnost Stormware, s.r.o. Firma Stormware12 patří v posledních letech k předním producentům ekonomického software pracujícího pod operačním systémem MS Windows pro malé a střední podniky. Na trhu působí již déle než deset let. Kromě své vlajkové lodi, ES Pohoda, nabízí i řadu doplňkových produktů a samozřejmě i další služby, jako školení, zákaznickou podporu i přímý servis.

3.1.1. Hlavní produkt společnosti – software POHODA Vzhledem k tomu, že se uživatelé ekonomického software odlišují co do povahy a rozsahu své činnosti, je potřeba i vlastní ES přizpůsobit – modulovat. Proto i Stormware nabízí svůj hlavní produkt Pohoda v několika variantách. Záběr je velmi široký – počínaje daňovou evidencí a konče síťovou verzí pro velké firmy. Varianty ES Pohoda se liší jak rozsahem, tak cenově. Aby mohl uživatel posoudit, která Pohoda bude pro něj ta nejlepší, může vybírat z variant uvedených v následující tabulce.

12

sídlo: Za Prachárnou 45, 586 01 Jihlava, založena 25.9.1996, činnost: výroba a prodej softwarového vybavení, pořádání školení a kursů, reklamní činnost a marketing, pobočky Praha, Brno, České Budějovice, Bratislava, Zvolen

28

Tabulka 1: Varianty provedení software Pohoda

Mini Lite Standard Profi Premium Komplet Jazz SQL Adresář (správa obchodních kontaktů, komunikační funkce, organizace dokumentů)

*

Neomezený počet účetnictví (účetních jednotek) Daňová evidence (peněžní a nepeněžní deník, interní doklady, předkontace) Účetnictví (účetní deník, předkontace, interní doklady, saldo, analýza) Finance (pokladna, banka)

*

*

Homebanking (tvorba příkazů, zaúčtování výpisů)

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

* *

* *

* *

*

* *

*

*

*

*

*

*

*

Daně (přiznání k DPH, podklady pro daň z příjmů)

*

*

*

*

*

*

Fakturace (vydané/přijaté faktury, zálohové faktury, příkazy k úhradě)

*

*

*

*

*

*

*

*

Objednávky (nabídky, poptávky, přijaté/vydané objednávky)

*

*

*

*

*

*

*

Poštovní sestavy (poukázky, průvodky, obálky, štítky)

*

*

*

*

*

*

*

Cizí měny (podpora euro, kursové lístky, cizojazyčné sestavy)

*

*

*

*

*

*

*

Majetek (dlouhodobý, leasingový a drobný majetek) Kniha jízd (vozidla, jízdy)

* *

* *

* *

* *

* *

* *

*1

*1

*1

*

*

*2

*2

*

*

* *3 *4

* *3 *4

* *3 *4

* *3 *4

* *3 *4

*

*

*

*

*

Mzdy (personalistika, mzdy do 25 zaměstnanců) Sklady (zásoby, příjemky, výdejky, prodejky, převodky, výroba, inventura) Intrastat (možnost rozšíření o výkazy Intrastat) Podpora internetových obchodů Podpora pokladního software Podpora pokladního hardware a čárových kódů

*

Zdroj: Webová stránka společnosti Stormware s.r.o.

29

Legenda k tabulce: "*" - Varianta obsahuje tuto agendu/funkci. "*1" - Varianta obsahuje mzdy pro malé organizace. Volitelně lze dokoupit mzdy pro velké organizace pod názvem POHODA M25. "*2" - Varianta obsahuje sklady B. Volitelně lze dokoupit sklady A pod názvem POHODA SKA. "*3" - Varianta obsahuje internetový objednávkový systém eForm a podporuje také obchody jiných výrobců. "*4" - Volitelně lze dokoupit pokladní software POHODA Kasa. Všechny varianty ES Pohoda lze kombinovat s dalšími moduly, jako jsou velké mzdy, sklady A, pobočkové zpracování dat, nesíťová přídavná edice nebo Pohoda Kasa, která podporuje maloobchodní prodej s pomocí počítače. K dispozici jsou také rozšířené síťové verze a školní varianta. Další zajímavou vlastností ES je možnost přejít v průběhu využívání software z nižší na vyšší verzi. Samozřejmostí je pak verze zkušební. Doprovodné služby poskytovatele jsou také na vynikající úrovni. V praxi může zavedení software probíhat například tak, že si uživatel objedná demoverzi a na vzorové firmě vyzkouší funkčnost a ovladatelnost software. Po zakoupení mu může odborník ES nainstalovat a pro dodatečné zkušenosti může uživatel navštívit některé z řady školení. Navíc je již několik let funkční zákaznická linka odborné pomoci jak v oblasti účetní, tak technické. Tato podpora funguje jak telefonicky, tak faxem či emailem. Zákazníkovi je zasíláno pravidelně poštou aktualizační CD s informacemi o změnách a novinkách, aktualizace je pro stávající klienty k dispozici také na webových stránkách.

3.1.2. Doprovodné programy Kniha jízd GLX 2007

GLX je nový produkt na vedení knihy jízd a zpracování tuzemských a zahraničních cestovních příkazů, který je využitelný jak pro uživatele ekonomického systému Pohoda, tak samostatně. Ocení ho nejen živnostníci, ale i firmy s neomezeným počtem vozidel, pro které je nutné vést knihu jízd. Základní ovládání a koncepce programu vychází z ES Pohoda. Rozsáhlé možnosti a propracované

30

vlastnosti tohoto produktu jsou základem i knihy jízd GLX. Kniha jízd umožňuje rychlé a pohodlné vedení knihy jízd pro firemní vozidla a příp. i pro soukromá vozidla, pokud jsou používána pro pracovní cesty. Daňová přiznání TAX 2007 Uživatel může využít pro zpracování daňového přiznání software TAX, který tuto činnost usnadní. Pokud používá pro vedení účetnictví ES Pohoda, nemusí většinu údajů přiznání vyplňovat ručně – program TAX umožňuje jejich automatické načtení. Stačí pouze doplnit údaje, které se v účetnictví nesledují, a přiznání je kompletní. TAX je komplexním řešením pro daňové poplatníky i daňové poradce. Zákony a předpisy WINLEX 2007 WINLEX je právní systém obsahující klíčové zákony a související právní předpisy České republiky především z oblastí daňového, obchodního, občanského a pracovního práva. Obsažené zákony, vyhlášky, nařízení vlády a pokyny MF jsou uvedeny v úplném a aktuálním znění, jsou doplněny kvalifikovanými komentáři, výběrem z judikatury, nejdůležitějšími předpisy EU a vzory nejčastěji používaných smluv. Domácí účetnictví FILIP Domácí účetnictví FILIP je nový produkt ušitý na míru české domácnosti podnikatele, který si tak může udělat dokonalý pořádek také ve svých osobních financích a majetku.

Překladové slovníky PRODICT PRODICT je slovníkový software s bohatou slovní zásobou a přehledným uspořádáním hesel. Program má jednoduché intuitivní ovládání a vyniká okamžitým zobrazením překladu při zápisu hledaného slova. Významy hesla jsou přehledně zpracovány a zobrazeny s barevným odlišením různých částí překladu. Program obsahuje také výukový režim se zkoušením slovíček v různých tématických lekcích.

31

REPORT Designer REPORT Designer je doplňkový produkt pro ES Pohoda i další software jako GLX nebo TAX od firmy Stormware. S pomocí editoru sestav je možné každou originální sestavu upravit nebo ji rozmnožit a jednotlivé kopie uspořádat a pojmenovat dle vlastních požadavků. Takto v případě potřeby lze ke každé sestavě vytvořit libovolný počet uživatelských variant s jiným designem, jinými výpočty nebo v jiných jazykových mutacích. Personalistika a mzdy PAMICA 2007 PAMICA je produkt na vedení agend personalistiky, pracovních poměrů a zpracování mezd zaměstnanců, který je využitelný jak pro uživatele ekonomického systému Pohoda, tak i samostatně. Ocení jej všechny organizace postupující podle zákona o mzdě, nejen živnostníci, ale i podnikatelé a společnosti, které při zpracování mezd využívají složitějších mzdových postupů pro nerovnoměrné rozvrhy pracovní doby, pro souběhy pracovních poměrů u zaměstnance, atd. Základní ovládání a koncepce programu vychází ze systému Pohoda.

Požadavky na HW Ekonomický systém Pohoda lze provozovat na běžném osobním počítači, vybaveném operačním systémem MS Windows (nejlépe 2000, XP nebo NT), s procesorem alespoň 400 MHz, operační pamětí 128 MB. Na pevném disku je potřeba méně než 100 MB, pro zálohování a rychlý chod je však dobré mít alespoň 500 MB volného místa. U síťové verze je potřeba mít HW vybavení výkonnější.

32

3.1.3. Hodnocení ES Pohoda V roce 2003 získal pro ES Pohoda Stormware atest jakosti od atestačního střediska informačních systémů pověřené Ministerstvem informatiky. Při zkouškách byla posuzována následující kritéria: •

shody s určenými standardy a technickými normami vyhlašovanými Úřadem pro veřejné informační systémy

•

stupeň bezpečnosti systému

•

dosažení vyšší úrovně technických a užitných vlastností, než požadují standardy a technické normy

•

zda informační systém splňuje předem stanovené technické a jiné podmínky, většinou určené standardem ISVS

•

dodržení kvalitativních a kvantitativních metrik ČSN ISO/IEC

Ocenění ERP Czech 2004

V roce 2004 byl ES Pohoda vyhlášen ekonomickým a účetním informačním systémem roku pro malé podniky a drobné podnikatele. Ocenění bylo uděleno v rámci odborné ankety ERP Czech 2004. Odborná porota byla tvořena nezávislými účetními a ekonomickými poradci, auditory, daňovými poradci a odbornými publicisty. Anketa ERP je pořádána za účelem ocenění kvalitních produktů v oblasti podnikových informačních systémů.

33

4. Pohoda 4.1. Start v ES Pohoda Po zavedení software Pohoda, tedy u zakoupené plné verze, vytváří uživatel novou účetní jednotku. To provede stiskem klávesy insert. Touto klávesou se v programu vkládá ve většině agend nový záznam. Poté dostane uživatel na výběr, zda chce vytvořit novou účetní jednotku, či chce převést do ES starší účetnictví. U nové účetní jednotky lze zvolit mezi podvojným účetnictvím a daňovou evidencí a také mezi vedením účetnictví pro podnikatele nebo pro nevýdělečné či příspěvkové organizace. Tato volba ovlivní většinu modulů a agend v programu, jako například účtovou osnovu a některé výkazy. Dále uživatel vyplní informace o své účetní jednotce, tj. o společnosti: - Firma: uživatel uvádí obchodní jméno podle obchodního rejstříku nebo živnostenského listu, tento údaj se bude dále zobrazovat v tiskových sestavách - Adresa: sídlo společnosti případně i sídlo provozovny - IČ a DIČ: uvedené údaje se také budou zobrazovat na tiskových sestavách - Rok: uživatel uvede účetní období vedení účetnictví - Stav: fyzická či právnická osoba - Další informace: telefon, fax, e-mail, web.

Po vyplnění těchto informací uživatel může záznam uložit a otevřít účetnictví.

4.2. Práce s Pohodou Uživatel začíná tím, že si vybírá účetní jednotku ze seznamu. Na něm je zveřejněn seznam všech účetních období u všech účetních jednotek vedených daným programem. To v případě, že je používán k vedení účetnictví více podniků účetní firmou. Ze seznamu může uživatel vybrat libovolnou firmu a účetní období, přičemž má k dispozici rozšířené informace v horní části obrazovky.

34

Obrázek 4: Výběr účetní jednotky

Zdroj: Software Pohoda využívaný v praxi ve společnosti Štuko, v.d.

Po zvolení účetní jednotky se uživateli zobrazuje informační plocha, poskytující informace o účetní jednotce, přehled o aktuální výši pohledávek a závazků, o jejich splatnosti či o stavu finančních prostředků. Dále je na této informační ploše zobrazován daňový kalendář, který upozorňuje uživatele na nejbližší splatné daňové závazky. Obrázek 5: Informační plocha

Zdroj: Software Pohoda využívaný v praxi ve společnosti Štuko, v.d.

35

Z tohoto okna již uživatel přechází přímo k práci s programem, a to pomocí horní ovládací lišty. Ta obsahuje následující možnosti:


Soubor: obvyklé možnosti práce se souborem jako tisk, zálohování, otevření jiné účetní jednotky a ukončení práce.
Nastavení: zde může uživatel upravit nastavení různých parametrů pro jednotlivé účetní jednotky. Lze nastavit přístupová práva, zadávat názvy a zkratky, číselné řady, střediska, činnosti a zakázky a také lze měnit nastavení globální a uživatelské.
Adresář: obsahuje seznam obchodních partnerů, dodavatelů, odběratelů a dalších, dále také seznam obcí a zemí.
Účetnictví: Jedna z klíčových záložek, která obsahuje vstup do účetního deníku, práce s účtovou osnovou a agendy předkontací. Dále zde uživatel přechází do práce v pokladně, bance a interních dokladech, výpočtu daní z příjmů a z přidané hodnoty, vyhotovení salda a účetní závěrky.
Fakturace: Nabízí možnost vytvoření nabídky nebo poptávky, zejména pak vedení evidence přijatých a vydaných faktur, zálohových faktur a ostatních závazků a pohledávek. Nabízí také vytváření příkazů k úhradě.
Sklady: Obsahuje vedení skladů, jako vyhotovení příjemek, výdejek, prodejek a jejich evidenci, umožňuje členění skladů, sledovat stav zásob a provést inventuru.
Mzdy: V této agendě vede uživatel personální agendu, která je rovněž přehledně a logicky zpracovaná. Dále zde lze vytvářet jednotlivé mzdy s řadou souhrnných sestav.
Jízdy: Tato agenda vede evidenci vozidel, obsahuje seznam řidičů a umožňuje evidovat uskutečněné služební cesty a jízdy.
Majetek: Obsahuje evidenci majetku včetně detailního zpracování odpisů.
Záznam: Obsahuje různé pomocné funkce, které se liší podle toho, ve které agendě se uživatel nachází. Jmenujme například zamknutí záznamu nebo zaokrouhlení částky.
Nápověda: Nabízí vyhledávání podle oblastí i podle klíčového slova, s daným problémem pracuje systémem step-by-step. Dále zde uživatel nalezne některé obecné informace.

36

Pod touto ovládací lištou se nachází lišta s tlačítky obsahující makra nejběžnějších a nejpoužívanějších funkcí. Lišta je obdobná jako lišty v aplikacích MS Office, což také pomáhá k pocitu známého prostředí. Obsahuje také vyhledávací textové pole.

V pravé části obrazovky jsou vyobrazené ikony otevřených agend, které uživateli usnadňují rychlé přepínání mezi agendami, se kterými pracuje.

V hlavní části se nachází rozpis položek, se kterými uživatel momentálně pracuje. V horní části se pak nachází popis právě označené položky, kterou je možné editovat. Pro lepší představu nám poslouží následující obrázek. Obrázek 6: Práce s agendou

Zdroj: Software Pohoda využívaný v praxi ve společnosti Štuko, v.d.

37

4.2.3. Základní ovládání Práce s ES Pohoda je plně logická a jednoduchá. Vychází z práce v systému MS Windows a MS Office, tedy tak, aby se většina uživatelů i nadále nacházela ve známém prostředí. Proto se pracovník, který je zvyklý pracovat s počítačem, nemusí, co se ovládání týká, učit příliš nových věcí a může rovnou začít s Pohodou pracovat. Vše lze provádět pomocí myši, k dispozici jsou rovněž základní klávesové zkratky. Mezi základní patří: Insert: Touto klávesou lze vložit nový záznam, ať je to nová přijatá faktura, pokladní doklad, nebo nový zaměstnanec, podle toho, ve které agendě se uživatel právě nachází. Totéž lze provést prostřednictvím panelu záznam pomocí myši. Ctrl+enter: Uložení editovaného záznamu. Lze rovněž ikonkou na hlavním panelu nebo přes panel záznam. Tab: Tabulátorem se lze pohybovat dopředu po jednotlivých sekcích záznamu, pro pohyb zpět slouží shift+tab. Ctrl+delete: Tímto příkazem smažete libovolný záznam, program si vždy vyžádá dialogovým oknem ještě potvrzení příkazu. Je tak zabráněno smazání důležitého záznamu nedopatřením. Klávesových zkratek je mnohem více. Není nutné si je všechny pamatovat, slouží spíše jako pomůcka pro zrychlení práce u povelů, které daný uživatel používá často. Může tak například rychle přecházet mezi agendami nebo kopírovat data. Klávesové zkratky lze také libovolně změnit v nastavení.

4.2.4. Globální nastavení Zde si uživatel nastaví obecnou konfiguraci své účetní jednotky. Tedy použije záložku Nastavení na hlavní liště a podnabídku Globální nastavení. Může měnit následující parametry:
Logo: do ES lze vložit vlastní logo, které se pak zobrazuje na výstupních tiskových sestavách.
Adresář: Zde se dá nastavit tzv. inteligentní zápis adres do adresáře tak, aby nemusel uživatel při opakovaném použití kontaktních údajů jedné firmy vše zadávat dvakrát, ale aby byly nové záznamy automaticky uloženy v adresáři.

38


Doklady: Zde lze nastavit různé číslování a členění dokladů, např. podle střediska, činnosti či zakázek. Jinou možností je historie oprav dokladů, která zaznamenává všechny opravy účetních dokladů.
Cizí měna: V případě zahraničního obchodu je nezbytné v této sekci nastavit, zda bude pro přepočet používán pevný kurs nebo denní kurs. Zde je také možné nastavit předkontaci pro kursový zisk či kursovou ztrátu.
Zaúčtování: Pro zjednodušení práce se zde dá nastavit předkontace pro automatické zaokrouhlení. Dále je zde několik nabídek týkajících se zaúčtování.
Likvidace: Zde se dají nastavit texty, které budou automaticky připojeny k likvidaci pohledávek a závazků. Uživatel tak ušetří čas při opakovaném psaní textů účetních případů.
Daně: Jde o další velmi důležitou sekci, protože zde uživatel nastavuje, zda bude jeho účetní jednotka plátcem DPH, a to měsíčním či čtvrtletním. Může zde uvést také adresu a další údaje o příslušném finančním úřadu, které budou automaticky použity do tiskových sestav, například do přiznání k dani z přidané hodnoty.
Pohledávky: Zde uživatel nastavuje zejména parametry vydaných faktur, které se týkají splatnosti pohledávek, výchozího konstantního symbolu, upozornění v případě neplacení a výše smluvní pokuty, zaokrouhlení DPH a zaokrouhlení celkové částky dokladu.
Závazky: V této podnabídce lze volit výpočet data splatnosti faktur a podobně jako u pohledávek pracuje se zaokrouhlením a výchozím konstantním symbolem.
Sklady: Zde uživatel nastavuje základní parametry pro práci se sklady, jako je možnost zobrazování panelu členění skladů a podobně.
Mzdy: Především je potřeba zadat, jestli půjde o vedení mezd velké nebo malé organizace, protože se od sebe legislativně liší. Nastavuje se, kolikátý den v měsíci je dnem výplat, jaké se budou vyplácet příplatky v určitých případech, uvádí se číslo finančního úřadu, na které se bude posílat daň ze mzdy a také informace o správě sociálního zabezpečení a další, včetně možnosti stanovit si pro jednotlivé účetní operace předkontace, které pak budou použity při vytváření dokladů.
Majetek: Zde si uživatel nastavuje předkontace pro daňové a účetní odpisy majetku a parametry týkající se operací s majetkem leasingovým. Obecně lze říct, že celé nastavení je poměrně srozumitelné a nemělo by účetnímu pracovníkovi s alespoň průměrnou znalostí počítačového prostředí dělat žádné problémy. Doporučil bych jej pečlivě projít a nastavit všechny položky, se kterými se bude pracovat, protože to do budoucna ušetří uživateli mnoho času u často opakovaných činností. Ty jsou navíc často provázány, proto při správném nastavení

39

obvykle stačí jen zadat několik vstupních údajů a za několik okamžiků mít v ruce výslednou tiskovou sestavu.

4.3. Fakturace Tato oblast patří k základům činnosti každé firmy, zajišťuje koloběh nákupu a odbytu, tedy zdroje pro podnikatelskou aktivitu. Zahrnuje zpracování přijatých dokladů týkající se pořizovaného zboží a služeb – přijaté faktury – a jejich protějšek, faktury vydané. Agenda dále nabízí vypracování nabídek, objednávek, poptávek, vydávání zálohových faktur a jiných pohledávek, přijatých zálohových faktur a ostatních závazků a v neposlední řadě možnost vytvoření příkazů k úhradě. Doklady obsahují všechny nutné údaje vyplývající z legislativy i všechny další plynoucí z potřeb účetní jednotky.

Nabídky Tuto agendu jistě nevyužijí všechny společnosti, protože v praxi se nabídky vytvářejí různými způsoby, ať již formou katalogů, internetu nebo osobně. Určitě jde ale o zajímavý doplněk, který řada firem uvítá. Jeho prostřednictvím lze snadno vyhotovit jednoduchou nabídku. Stačí zadat vstupní údaje o datu vystavení a datu platnosti, uvést text korespondence a zejména údaje o jednotlivém nabízeném zboží. Výrobky lze načíst přímo ze skladu použitím jejich kódu, nebo je vypsat ručně. Nabídka jich může obsahovat libovolné množství. Poté stačí jen vybrat odběratele a odeslat. To lze provést také s podporou poštovních sestav.

Přijaté objednávky Potvrzené nabídky, které společnost odeslala a získala na ně kladnou odpověď, může evidovat v agendě přijatých objednávek. Lze je vytvářet přímo z vytvořené nabídky a upravit do požadované podoby. Na jejím základě může firma vytvořit dokument Potvrzení přijaté objednávky a zaslat jej zpět. Agenda dále obsahuje řadu užitečných sestav, které mohou pomoci při řízení dodavatelsko-odběratelských vztahů a při řízení zásob.

40

Poptávky a vydané objednávky Tato agenda je analogií k výše popsaným nabídkám a přijatým objednávkám, funguje podobně včetně tiskových sestav.

Vydané faktury Novou fakturu lze vytvořit pomocí klávesy insert a vyplněním příslušného formuláře. Druhou možností je vytvoření z již existující objednávky či nabídky. Při opakující se obdobné faktuře lze využít kopírování jiné faktury a následné úpravy. Ať již je faktura vystavená jakýmkoli způsobem, je nezbytné, aby obsahovala všechny požadované údaje. Faktura má na rozdíl od objednávek a nabídek účetní i daňový vliv. Každá faktura musí mít své číslo v navazující číselné řadě. Tato řada může být vytvořená uživatelem, ale musí mít kontinuitu. Proto Pohoda při každém zadání nové faktury přiřadí dokladu automaticky následující číslo z řady. Z něj se odvíjí i nadefinovaný variabilní symbol, který je tedy pro zjednodušení stejný, jako číslo dané faktury. Následuje vyplnění všech potřebných datumů, data vystavení, zdanitelného plnění, účetního případu a data splatnosti. Po jejich zadání uživatel pomocí předkontací zvolí zaúčtování dokladu a členění DPH. S předkontacemi lze pracovat tak, že si pracovník po upravení vlastní účtové osnovy vytvoří seznam předkontací, které bude často používat, aby nemusel účtování zadávat ručně. Předkontace obsahuje účty, na které se bude účtovat, případně je rozšířená o účtování DPH, pokud bude v takovém případě používána. Předkontace mají své nastavitelné zkratky pro lepší zapamatování a snadné vyvolání. Po jejím zadání následuje členění DPH, zde uživatel pomocí zkratky zadá, zda jde o zdanitelné tuzemské plnění nebo jestli jde o účetní případ od daně osvobozený či nějaký další zvláštní případ.

41

Obrázek 7: Předkontace

Zdroj: Software Pohoda využívaný v praxi ve společnosti Štuko, v.d.

Po výběru zaúčtování napíše uživatel text faktury včetně položek, pokud je jich více, použije zvláštní záložku Položky faktury. Následuje vypsání fakturované částky v režimu se základní sazbou daně, sníženou a bez daně. Dále je vybrán odběratel ze seznamu kontaktů, adresáře, nebo vypsán ručně. Třetí velmi příjemnou možností je mít stálé odběratele v adresáři označené a pak je při vytváření faktur vyvolávat jen z rychlého pohotovostního menu nebo klávesnicí. Po uložení je faktura automaticky zaúčtována. Náhled lze provést v záložce Zaúčtování, kde jej lze také měnit, pokud by správné zaúčtování nebylo obsaženo v seznamu předkontací. Další užitečnou nabídkou je záložka Likvidace, kde uživatel vidí informace o úhradě faktury, případně může likvidaci přidat, pokud tak již neučinil z jiné agendy. V agendě vydaných faktur lze obdobným způsobem vystavovat také dobropisy a vrubopisy. V tiskových sestavách může uživatel volit jak mezi klasickou fakturou, tak mezi fakturou ve formátu HTML, přeloženou fakturu do cizího jazyku. Lze vytisknout také dodací list a různé přehledy či kontrolní sestavy.

42

Vydané zálohové faktury Zde je možné vytvářet vydané zálohové faktury a proforma faktury. Obě se vystavují podobně jako klasické vydané faktury, vyplní se všechny údaje mimo členění DPH, protože zálohové faktury do daně z přidané hodnoty nevstupují. Při vytvoření vydané faktury, od které bude uživatel danou zálohovou fakturu odpočítávat, postupuje tak, že ji vybere ze seznamu přes nabídku záznam/zálohové faktury a označí. Zaúčtování se provede automaticky.

Ostatní pohledávky Do této agendy vstupují pohledávky, které nevyplývají z fakturace, jako pohledávky ze smluv, pohledávky vůči finančnímu úřadu nebo penalizační faktury. Při jejím vystavení se použije stejný postup, jako při vytvoření vydané faktury.

Přijaté faktury Tato část systému slouží pro zpracování přijatých faktur od dodavatelů, ale i obdržených dobropisů a vrubopisů. Vytvářený doklad je vlastně opisem přijatého účetního dokladu, ke kterému uživatel přidá zaúčtování, číslo dokladu podle číselné řady a vlastní informace do textového pole. Program opět nabízí různé souhrnné a kontrolní tiskové sestavy.

Přijaté zálohové faktury Tuto subkapitolu není nutné podrobně popisovat, neboť funguje analogicky jako vydané zálohové faktury, které jsem popsal výše.

Ostatní závazky Hlavní částí tohoto pole tvoří automaticky přepsané závazky vyplývající z mezd, tedy jednotlivé mzdové záznamy, sociální a zdravotní pojištění a odvody finančnímu úřadu. Dále se zde nachází propsané leasingové splátky a ostatní závazky vyplývající ze smluv. Se všemi záznamy lze dále volně pracovat.

43

Příkazy k úhradě Tato velice užitečná agenda pomáhá uživateli v rychlé a pohodlné práci s elektronickým pracovním stykem. Stačí totiž vytvořit nový příkaz k úhradě, vybrat datum splatnosti, vypsat text a pomocí záložky Záznam vybrat závazky, které mají být proplaceny. Vytvořený příkaz lze odeslat přímo do platebního systému jako je Homebanking nebo jej exportovat do souboru a dále tento soubor přenášet. Poté jej lze kdykoli naimportovat do elektronického bankovnictví na libovolném počítači a odeslat. Samozřejmostí je řada tiskových sestav a možnost příkazy k úhradě libovolně editovat a doplňovat. Lze tedy říci, že mezi přijetím dokladu od dodavatele k jeho proplacení je pouze několik sekund práce, moduly jsou dokonale propojené a práce s nimi je logická a snadno pochopitelná.

4.4. Likvidace Dalším krokem po zadání primárních dokladů v agendě Fakturace a jejích dílčích položkách je jejich likvidace. Pohoda pracuje se všemi běžnými formami úhrad pohledávek a závazků. Likvidaci lze provádět v agendách Pokladna, Banka, nebo přímo na vystavené doklady, tedy k závazkům vyhledávat platbu, pokud nebyla likvidace dosud provedena klasickou cestou.

4.4.1. Pokladna Pokladna plní všechny potřebné funkce při práci s hotovostí. Je možné zde vytvářet doklady týkající se výdeje peněz na nákup zboží a služeb, úhrad faktur, převodu peněz na běžný účet či konverze do cizí měny. Při zadání dokladu uživatel vyplní všechny potřebné údaje včetně předkontace a členění DPH, dodavatele či odběratele, datumu platby a další. Pokud doklad obsahuje více položek, například při nákupu drobného materiálu, použije se záložka Položky dokladu, kde lze položky jednotlivě vepsat s různým zaúčtováním a dále je vést jako jeden doklad. Druhou možností je právě přímá likvidace jiného závazku nebo pohledávky, tu provede uživatel tak, že příslušný doklad vybere ze seznamu a označí. Poté jen doplní potřebné další údaje a během okamžiku tak má pokladní doklad vystavený. Na původní faktuře pak je likvidace v příslušné záložce viditelná. Je také možné likvidovat doklad jen částečně, pokud byla provedena částečná úhrada. 44

Pokladna také nabízí užitečné tiskové sestavy, zejména pokladní knihu za určité období. Obrázek 8: Tisková sestava – pokladní kniha

Zdroj: Software Pohoda využívaný v praxi ve společnosti Štuko, v.d.

4.4.2. Banka Banka je další klíčovou agendou, která je často využívaná. Zobrazuje všechny pohyby na všech používaných účtech za dané období. Ty jsou označené vlastní číselnou řadou, datumem, údajem, zda se jedná o příjem či výdej, zaúčtováním, číslem protiúčtu, částkou a dalšími doplňujícími informacemi. ES Pohoda pracuje tak, že při naimportování bankovních výpisů automaticky zlikviduje tzv. jasné položky, tedy ty, které mají více společných znaků jako variabilní symbol a částku, aby nedošlo k omylné likvidaci. Zbytek dokladů uživatel zlikviduje manuálně, což lze provést jednoduše výběrem daného dokladu ze seznamu nezlikvidovaných pohledávek nebo závazků. U záznamů, na které nebude likvidováno, protože k nim neexistuje účetní předpis (kladné bankovní úroky, jiné platby), se pouze doplní zaúčtování a text. Pochopitelně lze místo importu záznamy zadávat i ručně, což bych pro náročnost nedoporučoval. Uživatel by tím ztrácel podstatnou výhodu, kterou mu

45

nabízí moderní technologie v oblasti výpočetní techniky, jako je internet a obecně práce se soubory. Obrázek 8: Agenda Banka

Zdroj: Software Pohoda využívaný v praxi ve společnosti Štuko, v.d.

4.4.3. Interní doklady Zde jsou zadávány různé vnitropodnikové doklady, jako zúčtování kursových rozdílů, předpisy mimořádných půjček, pojištění, rozpisů daní, a podobně. Systém ponechává na uživateli, ve kterém modulu bude účtovat o některých variabilních položkách. Například o daních a poplatcích lze účtovat v ostatních závazcích, v interních dokladech nebo přímo v Bance. Z účetního pohledu je výsledek vždy stejný a uživatel si tak může Pohodu přizpůsobit svému obrazu.

4.5. Majetek V tomto modulu vede účetní jednotka přehledně svůj majetek, účtuje o jeho odpisech, leasingových plánech a dalších souvisejících záznamech. Majetek je rozdělen na dlouhodobý, drobný a leasingový. 46

Dlouhodobý majetek V této části je vedena evidence hmotného majetku, nehmotného majetku a souboru movitých věcí, jsou zde vytvářeny odpisové plány a přehledy. Každá položka je označena evidenčním číslem, je uvedeno, jak byla pořízena a do jaké odpisové skupiny patří. Ta je základem pro vytvoření zmíněných odpisových plánů.

Daňové odpisy Podnikatel se může rozhodnout, zda bude majetek odepisovat rovnoměrně či zrychleně. Pokud daný majetek nebude využívat zcela pro podnikatelskou činnost, upraví příslušné procento udávající, do jaké míry jej bude pro výdělečnou činnost využívat, do pole Uplatňovaný odpis. Podle zadané odpisové skupiny, která vychází ze Zákona o dani z příjmů, vytvoří Pohoda odpisový plán do přehledné tabulky včetně zůstatků pro každý rok a zejména automaticky provede zaúčtování na příslušné účty, které si uživatel dopředu nastavil. Obrázek 9: Odpisový plán

Zdroj: Software Pohoda využívaný v praxi ve společnosti Štuko, v.d.

47

Účetní odpisy Přestože většina podnikatelů v České republice stále ztotožňuje účetní a daňové odpisy, Pohoda samozřejmě umožňuje vytvořit odpisové plány, které nejlépe odpovídají reálnému zastarávání používaného majetku. Oba plány jsou v dispozici různých tiskových sestav a Pohoda také zajišťuje rozumné zaúčtování odpisů na analytické účty tak, aby byl vždy lehce k dispozici rozdíl mezi daňovými a účetními odpisy pro vytvoření daňového přiznání.

Drobný majetek Pokud si účetní jednotka chce vést evidenci pořízeného drobného majetku, použije právě tuto agendu. Může si také nastavit účetní odpisové plány a využít i další pomůcky, jako jsou inventární štítky a tiskové sestavy přehledu drobného majetku.

Leasingový majetek V tomto podmodulu vede účetní jednotka přehled pronajímaného majetku, ať již ve formě finančního nebo operativního leasingu. U finančního leasingu dochází při ukončení pronájmu k odkoupení majetku nájemcem, u operativního se majetek po ukončení vrací pronajímateli. Při zavádění tohoto typu majetku provede Pohoda uživatele pomocí dialogových oken celým systémem jeho zařazení. Zde je zadán typ leasingu, jeho předmět, datum, podrobnosti o akontaci a zejména časové rozlišení akontací a splátek. Podle něj je rozlišeno daňové zaúčtování a také průběžné účtování o leasingových splátkách. Podobně jako u ostatních dokladů tedy stačí zadat základní vstupní data a systém následně provede všechny operace automaticky. Jako v dalších agendách jsou i zde k dispozici užitečné tiskové sestavy. Všechny údaje lze v průběhu leasingu editovat.

4.6. Skladová evidence Tato oblast slouží zejména pro řízení zásob související spíše s nákladovým účetnictvím, než s finančním. Do účetního deníku vstupují pouze záznamy z Prodejky, ostatní informace slouží zejména vedení společnosti pro udržování optimálního stavu

48

zásob, včasného nákupu a objednání, pro informace o jejich spotřebě, rychlosti obratu apod. Účetní jednotka na počátku stanoví, zda povede sklady typu A – průběžný systém evidence, nebo typu B – periodický systém evidence. Přehled sortimentu lze vyvolat v agendě Zásoby. Ta nabízí stromové uspořádání zásob, jejich seznam a detailní informace o označené položce. Při zadání nové položky zásob určuje uživatel její typ a cenovou skupinu pro správné stanovení marží a rabatů, které systém dopočítává automaticky.

Pohyby Tento modul obsahuje příjmy a výdeje zboží podle záznamů v přijatých a vydaných fakturách a v příjemkách či výdejkách. Slouží tak pro dobrý přehled ve stávajících skladových zásobách. Tiskové sestavy obsahují vše potřebné, přehled o příjmu zásob, jejich výdeji a stavu.

Inventura Účetní jednotka musí ze zákona provádět k datu účetní závěrky inventarizaci. V této sekci zvolí uživatel sklady, pro které má být inventura provedena, datum, ke kterému se dělá a poté získá dialogové okno, kde se v jednom sloupci zobrazí stav zásob tak, jak jsou vedeny v ES, do druhého sloupce pak pracovník vypíše skutečný zjištěný stav zásob. Pohoda v případě rozdílu vypočte kladný či záporný rozdíl, který se po zadání příkazu k zaúčtování zobrazí do příjemky pro zásoby vykazující přebytek a do výdejky pro zásoby vykazující manko.

Příjemky Příjemka se dá vytvořit jednoduše tak, že je vybrán přes Záznam z přijatých faktur příslušný doklad a Pohoda z něj automaticky příjemku vytvoří. Lze ji však vytvořit i bez vazby na jiný doklad, potom se nepromítne do účetnictví. Pokud vznikají firmě také vedlejší pořizovací náklady, lze je opět přes Záznam rozpustit podle cenového poměru na jednotlivé skladové zásoby.

49

Výdejky Toto pole funguje analogicky jako příjemky, jedná se o vytváření dokladů pro výdej zásob ze skladu, ať již s vazbou na další účetní doklad, nebo bez ní.

Prodejky Tato agenda slouží pro vystavování prodejních dokladů podobných pokladním dokladům. V prodejkách je potřeba zvlášť provést zaúčtování přes příkaz Záznam. V tiskových sestavách je k dispozici také paragon nebo dodací list. Vedení skladové evidence je v ES Pohoda zpracováno velmi pečlivě a podrobně. Dává uživateli značné množství informací díky řadě tabulek a přehledů. Jednu malou nevýhodu spatřuji ve faktu, že řada firem takto rozsáhlou funkční databázi nevyužije, přesto je tento systém, který by mohl být lehce prezentovaný jako samostatný produkt, nedílnou součástí ES Pohoda ve verzi pro společnosti účtující v podvojném účetnictví.

4.7. Personalistika a mzdy Tento modul obsahuje veškeré zpracování mezd a souvisejících údajů. Komplexně řeší personální databázi s podrobnými osobními daty, vytváří mzdové záznamy a z nich plynoucí tiskové sestavy dle platné legislativy.

4.7.1. Personalistika Tato část slouží k vedení údajů o zaměstnancích společnosti. ES dává na výběr mezi vedením mezd pro malou či velkou organizaci. Je možné založit složku pro neomezený počet zaměstnanců. Okno vypadá podobně jako obrazovky v ostatních modulech. Ve spodní části je zobrazený seznam zaměstnanců a v horní se nacházejí informace o právě označeném zaměstnanci. Základní údaje mají čtyři další záložky. V první se nachází osobní data, tedy jméno, adresa, rodné číslo, národnost a další shromážděná osobní data, která jsou uvedena na pracovní smlouvě nebo na vstupní kartě. Ve druhé pak údaje o aktuálním pracovním poměru. Důležitý je jeho druh. Pro výpočet mzdy, daňové náležitosti a pojištění je důležité, zda se jedná o zaměstnance na hlavní pracovní poměr, vedlejší pracovní poměr, dohodu o provedení práce nebo zaměstnance, se kterým je uzavřena dohoda o pracovní činnosti. Dále je zde uvedena jeho funkce, datum nástupu a případně i odchodu, o pracovním úvazku a zejména druhu mzdy. Je možné volit například mezi hodinovou, měsíční nebo úkolovou. Dále

50

je zde uvedená její výše a eventuelní příplatky za práci přesčas. Tato data slouží jako báze pro vytvoření jednotlivých měsíčních mzdových záznamů. Ve třetí záložce se uvádí, u které zdravotní pojišťovny je zaměstnanec přihlášen. Tento údaj se promítne také do vytvořených mezd, do výpočtu odvodu pojistného jednotlivým zdravotním pojišťovnám a do tiskových sestav, které jsou jim zasílány. Také se zde může uvést pojišťovna, u které má zaměstnanec životní nebo penzijní připojištění, případně oboje. Ve čtvrté záložce se nacházejí doplňkové údaje o zaměstnanci. Obrázek 10: Personalistika

Zdroj: Software Pohoda využívaný v praxi ve společnosti Štuko, v.d.

Po zavedení nového zaměstnance do systému je možné vytisknout formuláře pro jeho přihlášení na správu sociálního zabezpečení a hromadné oznámení zaměstnavatele pro zdravotní pojišťovnu. Dále pak uživatel pracuje převážně s druhou sadou záložek, které se nacházejí pod podrobnými údaji o zaměstnanci. V záložce daně a pojistné se uvádí údaje o odečitatelných položkách a další data potřebná pro správné vypočtení zálohy na daň z příjmů fyzických osob nebo její srážky, podle typu pracovního poměru. Také jsou uvedeny položky ovlivňující pojištění.

51

V záložce srážky se uvádějí platby, které se budou strhávat ze mzdy zaměstnance. Mohou to být například různá spoření, splátky leasingu nebo soudem nařízené platby. Uživatel přidá ke srážkám předkontaci a systém o ní dále účtuje. V části nepřítomnost jsou zadávány všechny druhy nepřítomnosti v zaměstnání, jako dovolená, neplacené volno, nemoc a další, a její období. Je důležité nepřítomnost pro daný měsíc zadat před vystavením aktuálních mezd, protože se tyto údaje do mezd ihned promítnou. Personalistika obsahuje řadu užitečných sestav, které uživateli ušetří mnoho času při vyplňování různých běžných formulářů. Mezi ty základní patří zápočtový list, přihláška a odhláška k pojištění, potvrzení o zdanitelných příjmech nebo osobní karta. ES umožňuje také tisk evidenčních listů.

4.7.2. Mzdy Mzdy jsou vytvářeny po jednotlivých měsících. Poté, co jsou v agendě personalistika zadány všechny potřebné údaje, zejména v poli pro nepřítomnost zaměstnanců, lze příkazem mzdy daného měsíce vytvořit. Pohoda upozorní na některá důležitá fakta, jako kolik bylo vytvořeno mzdových záznamů, případně další důležité skutečnosti. Stejně jako v ostatních oknech se v dolní části zobrazí přehled zaměstnanců, pro které byl vytvořen mzdový záznam a v horní formulář o mzdě označeného zaměstnance. I zde dále pracujeme pomocí dalších záložek. Pod záložkou Hrubá mzda se nachází údaje pro výpočet základní mzdy. Odvíjí se od zvoleného druhu mzdy z agendy Personalistika. Je zde vypočten průměrný výdělek za poslední kalendářní čtvrtletí, který je vypočten systémem. V prostřední části je pole pro zadání náhrad, které jsou většinou nezměnitelné, právě proto, že vychází z personalistiky. Lze však měnit např. počet proplacených svátků, podle dohody nebo pracovní smlouvy. V pravé části se nachází pole pro uvedení počtu přesčasových hodin a dalších změněných pracovních podmínek dávajících důvod pro vyplacení příplatků. V pravé dolní části je pak vypočtená celková hrubá mzda, kam je možné také doplnit prémie, doplatky a eventuelně příspěvek na životní nebo penzijní připojištění.

52

Obrázek 11: Hrubá mzda zaměstnance

Zdroj: Software Pohoda využívaný v praxi ve společnosti Štuko, v.d.

Druhá záložka, čistá mzda, obsahuje možnosti jako zvýšení základu, upravit sociální a zdravotní pojištění, odčitatelné položky, daň z příjmů a sledovat výslednou tabulku s mzdovým souhrnem. Tabulky mají hlavně informativní charakter, ale dají se zde měnit také některé údaje v případě potřeby. Například snížení základu pro výpočet zdravotního pojištění u zaměstnance, který studuje (podle minulé legislativy, uvádím jako příklad) nebo uvedení cestovních náhrad do kolonky pro nezdanitelné náhrady. Obrázek 12: Čistá mzda zaměstnance

Zdroj: Software Pohoda využívaný v praxi ve společnosti Štuko, v.d.

Po upravení všech záznamů je možné mzdy jedním příkazem v nabídce Záznam zaúčtovat, stanovit pro ně datum splatnosti a vytvořit pokladní doklady u hotovostně vyplácených mezd. Dále jsou použity tiskové sestavy pro přehled mezd, pro jejich výplatnici a mzdové pásky, dále pak přehled pro správu sociálního zabezpečení a jednotlivá oznámení pro zdravotní pojišťovny. Všechny formuláře jsou autentické, shodné s oficiálními zákonem stanovenými formuláři, které se pro danou

53

oznamovací povinnost používají. Pro dokonalé zkompletování vytvořených mezd lze vytvořit příkaz k úhradě a odeslat do elektronického bankovnictví, kde bude v den splatnosti aktivován a uživatel bude požádán již jen o autorizaci a elektronický podpis. Jak jsem se již zmínil v úvodu této práce, vytvoření mezd pro dvacet zaměstnanců včetně všech náležitostí netrvá déle než dvacet minut. V případě, že má firma nad 25 zaměstnanců, vypracovává tzv. Velké mzdy. Rozdíl je především v tom, že taková společnost vyplácí svým zaměstnancům také dávky nemocenského pojištění, které následně zúčtovává se správou sociálního zabezpečení. Toto rozlišení se uvede v Nastavení, kde se také určí používané předkontace. V ostatních případech je vytváření mezd v obou režimech prakticky shodné.

4.7.3. Účetní závěrka a uzavírání účetních knih

Roční účetní uzávěrka má za úkol zabezpečit správnost a úplnost účetních údajů za dané období, uzavření účetních knih, a vyúčtování hospodářského výsledku. Podle zákona o účetnictví je závěrka tvořena rozvahou, výkazem zisků a ztrát a přílohou. Uživateli těchto dokumentů jsou majitelé společnosti, její vedení, stát a jeho úřady, stejně jako dodavatelé, odběratelé a konkurence. Jejím cílem je tedy poskytnout všem jejím uživatelům informace o majetkové a finanční situaci podniku. Pohoda umožňuje automatizované uzavření účetních knih, převod zůstatků jednotlivých účtů a nabízí všechny potřebné tiskové sestavy podle zákonných norem mimo přílohy. Uzávěrka je provedena podobně jako většina předchozích operací provedena automaticky. Systém převede zůstatky rozvahových účtů na účet 702 a výsledkových účtů na účet 710. Před tím, než ji uživatel provede, je dobré zkontrolovat všechny moduly, zda je u všech položek provedeno zaúčtování, zda jsou provedeny všechny operace, které patří do daného účetního období a zda nejsou v účetních dokladech chyby. K tomu slouží řada tiskových sestav, osobně nejčastěji v tomto smyslu pracuji s analytickou obratovou předvahou. Poté stačí vybrat ze seznamu ty správné tiskové sestavy, ať již v plném nebo zjednodušeném rozsahu, podle toho, co pro danou společnost stanovuje zákonná povinnost. Uvedené dokumenty přikládám pro představu v příloze. Posledním krokem je vyplnění Přiznání k daní z příjmů právnických osob, které musí podnikatel zpracovat ručně, pokud však nemá k systému Pohoda nainstalován i produkt Tax, který jsem popsal v předcházející kapitole. Pohoda alespoň umožňuje výpočet daně v přehledném dialogovém okně.

54

4.8. Další funkce software Pohoda ES Pohoda nabízí rychlé a bezproblémové zpracování daně z přidané hodnoty. V příslušném formuláři stačí po zadání všech účetních dokladů se zdanitelným plněním v daném měsíci nechat toto přiznání vygenerovat. Až tak uživatel učiní, může nahlédnout do kontrolní tiskové sestavy, kde ihned vidí, jestli neudělal v některém z účetních dokladů chybu. Pak již jen stačí vytisknout originální formulář pro finanční úřad a v případě daňové povinnosti vygenerovat příkaz k úhradě. Obrázek 13: Přiznání DPH

Zdroj: Software Pohoda využívaný v praxi ve společnosti Štuko, v.d.

Další užitečnou funkcí systému je složená filtrace, podobná té, která se nachází v programu MS Excel. Pomocí ní lze vyfiltrovat a zobrazit libovolné údaje, které uživatel právě potřebuje. Pro ilustraci nejlépe poslouží opět obrázek.

55

Obrázek 14: Filtr pro výběr účetních informací

Zdroj: Software Pohoda využívaný v praxi ve společnosti Štuko, v.d.

Podobnou užitečnou funkcí je výběr záložek v libovolné agendě. Tady si může uživatel vybrat z celé řady záložek ty, které chce mít vždy zobrazené na hlavním panelu. Obrázek 15: Možnost výběru zobrazovaných sloupců tabulky

Zdroj: Software Pohoda využívaný v praxi ve společnosti Štuko, v.d.

56

4.9. Vlastní hodnocení programu Celkově nelze říci nic jiného, než že ekonomický software Pohoda je mimořádně dobře zpracovaný informační systém, který vyniká zejména snadným a logickým ovládáním, na které je běžný uživatel zvyklý z operačního systému MS Windows a hlavních, často používaných produktů firmy Microsoft MS Office. Proto bych jej doporučil jako vůbec první systém pro absolventy škol, kteří se chystají do praxe a z žádným účetním software neměli doposud zkušenosti. Je přehledně rozdělen do jednotlivých modulů a dílčích agend, které jsou vzájemně propojeny a šetří tak uživateli enormní množství času při práci. V tom také snad vidím jedinou nevýhodu systému, nebo spíš riziko. Pohoda umožňuje práci i laikovi, který nemá hlubší účetní znalosti, a protože je většina operací vytvářena pomůckami jako jsou předkontace a řada operací je po zadání příkazu uživatelem automatická s důsledky do mnoha oblastí účetnictví společnosti, může při neodborném užívání ES docházet k chybám z účetního pohledu.

57

Závěr Ve dvacátém století došlo k velmi rychlému technickému pokroku. Na jeho špičce stojí vývoj počítačové technologie, která nám nyní pomáhá v každodenním životě. Počátek historie vedení účetnictví nelze přesně datovat. K uchování účetních dat byly před papírem používány hliněné či dřevěné tabulky, vázání uzlů nebo zářezy na dřevěných hůlkách. Účetnictví se dále vyvíjelo s obchodem a zejména s bankovnictvím. Bankéři byli první, kteří vedli propojené účty mezi svými dlužníky a věřiteli. Účetnictví patří mezi obory, v nichž bylo od počátku nástupu počítačové éry ve velkém využíváno automatického zpracování dat. Od šedesátých let byly postupně automatizovány úlohy spojené s evidencí základních prostředků, materiálových zásob, mezd a platů, odbytu, fakturace a saldokonta. Výpočetní technika znamená pro práci s daty zejména rychlost a přesnost. To platí jak pro jejich zadávání, tak pro vyhledávání a jejich další používání. Účetní údaje zadané v počítači jsou nepochybně přehlednější a jejich užívání pohodlnější. Automatizace přinesla také značný posun v odbornosti účetního pracovníka. Nyní je kromě účetně ekonomických znalostí kladen důraz také na jeho schopnosti práce s osobním počítačem a orientaci v nejvyužívanějším operačním systému společnosti Microsoft. Posun nastal i v bezpečnosti, kde se těžiště rizik a ochranných opatřeních posunulo od běžných k elektronickým, jako jsou počítačové viry nebo zneužití dat. K vedení účetnictví na počítači je kromě hardware potřeba také programové vybavení. Na českém trhu je v současnosti v nabídce velmi mnoho produktů pro malé a střední podniky. Ty by při výběru vhodného software měly dbát především na požadované funkce programu, soulad s platnou legislativou, doprovodné služby a servis, možnost pravidelných aktualizací, stabilitu programu, dobré zabezpečení účetních záznamů a cenu takového programového vybavení. To je obvykle nabízeno výrobci v různých variantách, aby bylo vhodné pro různé uživatele podle velikosti a složitosti jejich účetních jednotek. Jedním z nejoblíbenějších ekonomických software současnosti je program Pohoda od společnosti Stormware. Umožňuje vést podvojné účetnictví nebo daňovou evidenci prakticky pro neomezený počet účetních jednotek. Systém je uspořádán do vzájemně propojených agend, práce s ním je snadná a přehledná. Uživatelský komfort 58

posiluje možnost řady přednastavení a široká nabídka tiskových sestav. K dispozici je několik doplňujících programů a možnost odborných školení. Samozřejmostí jsou pravidelné aktualizace a telefonická či e-mailová zákaznická podpora. Tento software získal v nedávné minulosti několik významných ocenění a kladných ohlasů. Osobně se k nim přikláním, neboť Pohoda splňuje všechna výše zmíněná kritéria, jsem s jejím zpracováním spokojen a mohu jí pouze doporučit.

59

Literatura: 1. Kovanicová, D., Prof.Ing.CSc. a kol.: Finanční účetnictví světový koncept, 3. vydání, 518 stran, Polygon, Praha 2002, ISBN 80-7273-062-2 2. Beránková, J., Hodnocení účetního softwaru Money S3 3. Trojanová, J., Hodnocení vybraného programu pro vedení účetnictví 4. B. Šubrt, Z. Leiblová, Abeceda mzdové účetní 2006, ANAG, spol. s r.o., 2006, 496 stran 5. kolektiv autorů, Účetnictví podnikatelů 2006, ASPI, a. s., 2006, 784 stran 6. Libuše Müllerová, Ing.CSc., Ladislav Mejzlík, Ing.Ph.D.: Automatizace účetnictví v podnicích vnitřního obchodu, VŠE, Praha 1989 7. Ekonomický systém Pohoda, příručka uživatele, 318 stran, Stormware, s.r.o., 2003 8. www.stormware.cz 9. další internetové zdroje uvedené v poznámkách pod čarou

60