Vysoká škola ekonomická v Praze

Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Katedra systémové analýzy

Student Vedoucí bakalářské práce

: Ondřej Včela : Doc.Ing. Vlasta Střížová, CSc.

Recenzent bakalářské práce

: Ing. Jiří Kubeš

TÉMA BAKALÁŘSKÉ PRÁCE

Optimalizace tiskového prostředí (na příkladu v konkrétní firmě)

ROK : 2008

Prohlášení

Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci zpracoval samostatně a že jsem uvedl všechny použité prameny a literaturu, ze kterých jsem čerpal.

V Praze dne 12.12.2008

.......................... .......................... podpis

2

Abstrakt Cílem této bakalářské práce je rozebrat problematiku procesu optimalizace tiskového prostředí. Problematika je řešena jak obecně, tak i na příkladu ve společnosti Sklo Bohemia, a.s. Světlá nad Sázavou. Práce se dělí na teoretickou a praktickou část. Teoretická část je dále rozdělena na několik kapitol, ve kterých jde o snahu analyzovat a popsat hlavní přínosy optimalizace tiskového prostředí, kterými jsou snížení nákladů na provoz tiskového prostředí a zabezpečení přístupu k vytištěným dokumentům. V prvních kapitolách se práce věnuje optimalizaci tiskového prostředí z hlediska správy tisku, účtování tisku i jeho zabezpečení. Práce rozebírá možnosti tiskových řešení a vlastní kroky procesu optimalizace tiskového prostředí. Další část popisuje specializovaný tiskový software a společnosti, které ho vyvinuly. V závěru teoretické části jsou zmíněny společnosti, jenž se věnují řešením optimalizace.

Praktická část hodnotí a popisuje řešení optimalizace tiskového prostředí ve společnosti Sklo Bohemia, a.s. Na základě konzultací a seznámením se se situací ve společnosti při procesu optimalizace jsou popsány a analyzovány hlavní přínosy optimalizace. Využívány a analyzovány jsou výstupní data před a po provedené optimalizaci. Jsou zhodnoceny pozitivní a negativní dopady procesu optimalizací.

Informace v teoretické části jsou čerpány převážně z elektronických zdrojů a odborných článků, praktická část je výsledkem osobní účasti na procesu optimalizace a konzultací se zaměstnanci společnosti Sklo Bohemia, a.s.

Práce mapuje danou problematiku a slouží k zorientování se v oblasti optimalizace tiskového prostředí. Jelikož je snaha o zefektivnění tiskových procesů a snížení nákladů jedním z nejaktuálnějších úkolů IT manažerů snad ve všech firmách, bez rozdílu velikosti a oblasti působení, je přínosem této práce již zmíněné zmapování daného tématu a poskytnutí obecného přehledu o procesu optimalizace tiskové prostředí.

3

Review Main object of my thesis is to analyse the problems of process called print enviroment optimization. The problems are solved generally and they're also explained by way of example in company Sklo Bohemia, a.s. Světlá nad Sázavou.

This thesis is divided into theoretical and practical part. The theoretical part si divided into a few chapters. The main benefits of print enviroment optimization (cost reduction and documents securing) are analysed and described here.The first two chapters are about print enviroment optimization from the point of view of print administration, print billing and print securing. The third chapter is about own steps of print enviroment optimization. The last chapters are about specialized print software and also about some companies which deal with solution of optimization.

The practical part evaluates and describes in detail solution of print enviroment optimization in the company Sklo Bohemia, a.s. Output data are analysed before and after completed optimization.

Informations in theoretical part are drawn from electronic sources and technical articles. The practical part is a result of personal presence on process of optimization and consultation with employees.

My thesis conducts a survey of mentioned problem and provides general summary about process called print enviroment optimization.

4

1. Obsah PROHLÁŠENÍ..................................................................................................................................... 2 ABSTRAKT ......................................................................................................................................... 3 REVIEW .............................................................................................................................................. 4 1. OBSAH............................................................................................................................................. 5 2. ÚVOD............................................................................................................................................... 7 3. OPTIMALIZACE TISKOVÉHO PROSTŘEDÍ............................................................................. 9 3.1. SPRÁVA TISKU ............................................................................................................................ 9 3.2. ÚČTOVÁNÍ TISKU ......................................................................................................................10 3.3. ZABEZPEČENÍ TISKU ................................................................................................................10 4. TISKOVÁ ŘEŠENÍ ........................................................................................................................13 4.1. SOFTWAROVÁ ŘEŠENÍ NEZÁVISLÁ NA VÝSLEDNÉM TISKOVÉM ZAŘÍZENÍ..................13 4.2. KOMBINACE SOFTWARU A HARDWARU UMOŽŇUJÍCÍ TZV. FOLLOW ME TISK ............13 4.3. VLASTNÍ SYSTÉMY VÝROBCŮ TISKOVÝCH ZAŘÍZENÍ ......................................................14 5. PROCES OPTIMALIZACE TISKOVÉHO PROSTŘEDÍ ...........................................................16 5.1. MONITORING TISKOVÉHO ŘEŠENÍ .........................................................................................16 5.2. ROZÚČTOVÁNÍ NÁKLADŮ NA TISK .......................................................................................17 5.3. AUDIT ..........................................................................................................................................18 5.4. ANALÝZA ....................................................................................................................................19 5.5. NÁVRHY ZMĚN, KONZULTAČNÍ PODPORA ..........................................................................19 5.6. REALIZACE ZMĚN, MONITORING NOVÉHO ŘEŠENÍ ............................................................21 6. SPECIALIZOVANÝ TISKOVÝ SOFTWARE..............................................................................22 6.1. TISKOVÉ ÚLOHY ........................................................................................................................22 6.2. TISKOVÉ ŘEŠENÍ SAFEQ...........................................................................................................23 6.2.1. Centrální správa a centrální sběr dat.............................................................................................24 6.2.2. Sledování nákladů .......................................................................................................................24 6.2.3. Účtování .....................................................................................................................................25 6.2.4. Přímý tisk, zabezpečený tisk a funkce Follow Me ........................................................................26 6.2.5. Kopírování ..................................................................................................................................26 6.2.6. Kreditní subsystém ......................................................................................................................27 6.2.7. Ekonomické přínosy systému SafeQ ............................................................................................27 6.3. TISKOVÉ ŘEŠENÍ MYQ ..............................................................................................................28 6.4. SPOLEČNOSTI VYVÍJEJÍCÍ SPECIALIZOVANÝ SOFTWARE .................................................29 6.4.1 Y Soft ..........................................................................................................................................30 6.4.2. Janus...........................................................................................................................................30 7. SPOLEČNOSTI POSKYTUJÍCÍ TISKOVÉ ŘEŠENÍ A TISKOVÝ OUTSOURCING ..............32 7.1. AUTOCONT .................................................................................................................................32 7.2. IMPROMAT CZ ............................................................................................................................32 7.3. HEWLETT PACKARD .................................................................................................................33 7.4. KONICA MINOLTA .....................................................................................................................33

5

7.5. OUTSOURCING TISKOVÉHO PROSTŘEDÍ ...............................................................................34 8. STUDIE OPTIMALIZACE VE SPOLEČNOSTI SKLO BOHEMIA, A.S. ..................................35 8.1. POPIS SPOLEČNOSTI - HISTORIE .............................................................................................35 8.2. PROCES OPTIMALIZACE VE SKLO BOHEMIA, A.S................................................................36 8.2.1. Monitoring a audit.......................................................................................................................37 8.2.2. Optimalizace tiskového prostředí - realizace změn, zavedení multifunkčních zařízení ...................39 8.2.3 Tiskový software SafeQ ve společnosti Sklo Bohemia, a.s. ...........................................................41 8.4. ZHODNOCENÍ ZAVEDENÉHO ŘEŠENÍ ....................................................................................42 9. ZÁVĚR............................................................................................................................................44 10. POUŽITÉ ZDROJE......................................................................................................................46 11. TERMINOLOGICKÝ SLOVNÍK................................................................................................48 12. SEZNAM PŘÍLOH .......................................................................................................................49

6

2. Úvod V několika posledních letech stále stoupá využívání moderních technologií a současně s tímto technologickým rozmachem a komputerizací společnosti se také rozvíjela i oblast tiskových zařízení a služeb. Tisk jako takový se v posledních letech stal nedílnou součástí našich životů. Doba, kdy tiskové zařízení využívaly jen velké společnosti a tiskárna představovala věc moderní a obtížně dostupnou, je dávno pryč. V současné době si mohou společnosti a domácnosti vybírat z nepřeberného množství dostupných tiskových produktů a služeb. S rozmachem cenově dostupných výkonných multifunkčních i barevných tiskových zařízení, se v posledních letech také samozřejmě změnil systém kancelářského tisku většiny firem. Jelikož každá společnost vlastní několik tiskových zařízení, jejich snahou je v dnešní době především snížení rostoucích nákladů svého tiskového prostředí, a proto se začínají zabývat vhodným řešením optimalizace svého tiskového prostředí.

Jako téma své bakalářské práce jsem zvolil problém optimalizace tiskového prostředí. Téma jsem volil s ohledem na svoji přítomnost při optimalizací tiskového prostředí ve společnosti Sklo Bohemia, a.s. Optimalizace tiskového prostředí je v dnešní době jednou z oblastí, které by měla věnovat pozornost každá společnost. Nejen proto, že jejím přínosem je větší efektivita práce a tím i zisku, ale především vede ke snížení nákladů, lepšímu zabezpečení tištěných dokumentů a k vyšší funkcionalitě a komfortu.

V bakalářské práci se věnuji optimalizaci tiskového prostředí z hlediska správy tisku, účtování tisku i jeho zabezpečení. Snažím se přiblížit, jaké možnosti tiskových řešení jsou k dispozici, a jaký je samotný proces optimalizace tiskového řešení. Pozornost věnuji i specializovanému softwaru, který se při optimalizaci tiskového prostředí využívá, a který také řeší otázku nákladů a zabezpečení tiskového prostředí, tiskovému řešení SafeQ společnosti Y Soft a řešení MyQ společnosti Janus. Obě tato tisková řešení patří mezi špičku na domácím trhu. Práce také seznamuje s několika významnými společnostmi, které se na českém trhu pohybují v oblasti tiskových služeb.

Cílem práce je zmapovat oblast optimalizace tiskového prostředí. Uvést do popředí body, které jsou pro společnosti v této oblasti důležité a poukázat na možná řešení jak

7

jednotlivých částí tiskového řešení (zabezpečení, snižování nákladů, software), tak kompletního tiskového outsourcingu.

Dalším cílem mojí bakalářské práce je popis a analýza procesu optimalizace tiskového prostředí na příkladě v konkrétní firmě, a to ve společnosti Sklo Bohemia, a.s. ve Světlé nad Sázavou. V práci jsem vycházel z podkladů, které jsem získal během vlastní účasti na optimalizaci tiskového prostředí v této společnosti. Jelikož tato společnost nevyužila služby některé ze společností, které nabízejí outsourcing tiskového prostředí, není zde zachován kompletní proces optimalizace tiskového prostředí, jak je popsán v teoretické části, ale jsou analyzovány kroky, které zde proběhly při řešení tiskového prostředí. Ve své práci jsem se snažil hlavně uvést a zhodnotit, jakým způsobem a za jakých podmínek byla řešena optimalizace tiskového prostředí přímo ve společnosti Sklo Bohemia. Snažil jsem se analyzovat a popsat hlavní přínosy optimalizace tiskového prostředí, kterými jsou snížení nákladů na provoz tiskového prostředí a zabezpečení přístupu k vytištěným dokumentům. Informace jsem získal osobní účastí při řešení optimalizace a také z konzultací s vedoucími pracovníky IT oddělení této společnosti.

Jelikož je toto téma aktuální záležitostí a v oblasti tiskových služeb dochází k neustálému pokroku, jsou podklady pro práci čerpány hlavně z odborných IT časopisů a internetových zdrojů. Právě tyto zdroje přinášejí neustále čerstvé a aktuální informace.

8

3. Optimalizace tiskového prostředí Žijeme v době, ve které si kancelářský tisk stále udržuje svoje místo na trhu. I přes snahy o tzv. digitální kancelář, nasazení sofistikovaných systémů řízení a správy dokumentů a o nastolení plně digitálního oběhu dokumentů, je kancelářský tisk stále součástí každodenního života. Podílí se na tom více faktorů. Zaprvé je to jistě lidská pohodlnost a nechuť učit se novým, technicky náročnějším řešením. Dalším faktorem je malá důvěra v elektronickou korespondenci. V neposlední řadě se bude z papíru vždy číst příjemněji než ze sebelepšího monitoru. I přes pokrok v digitalizaci podnikových procesů, se nyní zdá bezpapírová kancelář utopií a tiskne se stále více, v lepší kvalitě, barvě i rychlosti. Právě proto je jedním z největším problémů, se kterými se IT manažeři v dnešní době potýkají, redukce raketově rostoucích nákladů spojených s tiskem a zabezpečení tiskových úloh. Proto se snaha o zefektivnění tiskových procesů a snížení rostoucích nákladů stává jedním ze zásadních a nejaktuálnějších úkolů IT manažerů snad ve všech firmách, bez rozdílu velikosti a oblasti působení. Manažeři hledají řešení optimalizace tiskového prostředí, chtějí dosáhnout finančních úspor, zabezpečit celé tiskové prostředí a kopírování, a v neposlední řadě zvýšit dostupnost, uživatelskou funkcionalitu a komfort. Jelikož přestavuje v dnešní době kancelářský tisk běžnou a důležitou součást podnikových procesů, a bude jím i v blízké budoucnosti, budeme se stále více setkávat se snahou všech společností o nížení a redukci tiskových nákladů na nejnižší možnou míru. Kromě pořízení tiskových zařízení s nízkými provozními náklady je třeba, aby společnosti využívaly i systémy pro efektivní správu tisku, účtování a zabezpečení tiskových dat. 1

3.1. Správa tisku Samotná správa tisku se skládá z několika částí. Zaprvé je to sledování tiskových zařízení a jejich vytíženost. Aniž by musel administrátor opustit své pracoviště, má díky síťové správě k dispozici i údaje o tom, které zařízení je nefunkční, nebo kde dochází spotřební materiál. Díky tomu dokáže minimalizovat dobu nefunkčnosti stroje. Dále je při správě tisku podstatné sjednocení tiskových ovladačů a podpůrného softwaru na jeden tiskový server.

1

HACMAC, Petr. Posviťte si na tisková řešení. Connect!, duben 2008, str. 52

9

3.2. Účtování tisku Účtování tisku může sloužit pouze pro informativní účely, nebo k opravdovému rozúčtování nákladů na jednotlivé uživatele, oddělení či projekty. Vždy je však vcelku spolehlivým způsobem, jak omezit soukromé a neautorizované tisky. Většina uživatelů si potom při vědomí, že je možné sledovat jejich objemy tisku, neodváží zneužívat firemní tiskárny pro tisk vlastních dokumentů. Pokročilé účtovací systémy také dokáží i rozlišovat náklady na tisk jednotlivých zařízení, a tak nutí uživatele přemýšlet, jestli si dokument vytiskne pohodlně ve své kanceláři na malé tiskárně a zaplatí za stránku 70 haléřů, nebo si jej vytiskne na sdíleném výkonném multifunkčním zařízení ve společných prostorách vestibulu a zaplatí pouze polovinu.2

3.3. Zabezpečení tisku Při přebudování tiskového řešení však vyvstává otázka ochrany důvěrných a citlivých dokumentů. Jedná se jak o finanční, technologické i strategické dokumenty ve výzkumném středisku, bance atd.. V případě, že se tiskne na velké sdílené tiskárně, která je umístěna ve společných prostorách, může se k tištěným dokumentům dostat nepovolaná osoba. Proto je důležité řešit s výměnou tiskových řešení také problém zabezpečení tisku.

Zabezpečení tisku garantuje ochranu citlivých dat v různých fázích tiskové úlohy, během přenosu na tiskové zařízení, při samotném tisku i po vytištění dokumentu. Především u síťově připojených tiskáren může dojít k odchycení tiskových dat a jejich následném zneužití. Někteří výrobci a dodavatelé tiskových zařízení řeší tento problém šifrováním síťové dokumentace např. pomocí SSL šifrování při tisku přes IPP protokol. Pro tisková zařízení, která šifrovaný přenos nepodporují, existuje na trhu mnoho dobře vybavených printserverů za poměrně nízké ceny. Další riziko může nastat v okamžiku, kdy uživatel tiskne na sdílené zařízení, které je umístěno mimo jeho kancelář. Než dojde k tiskárně, kdokoli si může jeho dokumenty přečíst, nebo je přímo z tiskárny odnést. Tento bezpečnostní problém lze řešit dvěma způsoby, jenž jsou založeny na stejném principu. Tisk úlohy pouze do elektronické podoby a samotné vytištění na papír až v okamžiku, kdy je uživatel u tiskárny. Jednodušším a levnějším způsobem je ukládání 2


10

úlohy přímo na pevný disk, který je umístěn v tiskovém zařízení a její vyvolání zadáním PINu na ovládacím panelu. Mnohem komplexnější, ale nákladnější řešení je ukládání tiskových úloh na server a autorizace uživatele pomocí ID karty. Systémy, poskytující tuto možnost, nabízejí většinou i tzv. Follow Me Tisk – jelikož úlohy na serveru nejsou svázány s konkrétní tiskárnou, uživatel si je může vytisknout na libovolném zařízení, na kterém se autorizuje a úloha ho „následuje“. To, že máme vytištěnou úlohu v rukou, ještě neznamená, že se k tiskovým datům nemůže nikdo dostat. Pokud totiž tisková zařízení využívají ke zpracování úlohy pevný disk, data na něm zůstávají uložena i po vytištění úlohy a bývají smazána teprve další úlohou při zaplnění disku. Potom může nastat situace, že pevný disk někdo odcizí, nebo si jej na chvíli „vypůjčí“. V takovém případě se může kdokoli dostat k určitému počtu naposledy vytištěných úloh. Jelikož jsou tisková data uložena na sdíleném disku nebo serveru bez ohledu na to, kde budou poté vytištěna, lze toto úložiště zabezpečit běžnými síťovými prostředky, a také fyzicky místo co možná nejlépe znepřístupnit nepovolaným osobám. Někteří výrobci t umožňují manuální nebo automatické promazávání pevného disku tiskáren. Tuto funkci řeší buď standardně, nebo jako rozšiřující modul. Díky těmto rozsáhlým možnostem zákaznických úprav, může potom správce systému nastavit, jak a kdy se budou tiskové úlohy z pevného disku odmazávat. Nezáleží pak na tom, zda tyto úlohy již byly vytisknuty nebo nikoli.3

Můžeme tedy shrnout, že všechna tisková řešení, která umožňují zabezpečení tisku, fungují v zásadě na stejném principu. Úloha není vytištěna ihned po odeslání z tiskového ovladače, ale je uložena v tiskovém formátu na záznamovém médiu. Stejně tak jsou společně s ní uloženy i údaje nezbytné k její identifikaci, které se samozřejmě liší podle konkrétního tiskového řešení. Uživatel se pak může identifikovat přímo na tiskovém zařízení, buď zadáním číselného PINu, přiložením identifikační karty, nebo např. čipu v klíčence. Úloha se začne zpracovávat až poté, co se uživatel autorizuje.

Díky četnosti užívání tiskových řešení v podnicích a důležitosti obsažených dat je dobré se nad ochranou tiskových úloh vážně zamyslet a konzultovat ji s nejvíce ohroženými odděleními a osobami v rámci podniku.Tím bývá nejčastěji top management, finanční, obchodní a právní oddělení. Proto není ideální, když společnosti investují astronomické 3


11

částky do ochrany informačních systémů před hackery a vnějšími i vnitřními útoky, ale citlivá data jim může z tiskárny zcizit náhodný a zvědavý kolemjdoucí.4

4

Bezpečný tisk a náklady pod kontrolou, on-line, c2006, [cit. 2008-11-20]. Dostupné z:

12

4. Tisková řešení V této části bych chtěl nastínit, jaké jsou možnosti tiskových řešení z hlediska kontroly nákladů, účtování tisku a použití softwaru a hardwaru. Při snaze řešit optimalizaci tisku, se musíme zamyslet, co je pro naše účely nejvhodnější, utřídit si funkce nezbytné, účelné a zbytečné a předem zvážit výšku zamýšlené investice. Každá firma má pochopitelně jiné nároky na rozsah služeb, které by měl takový mechanizmus poskytovat. Před výběrem vhodného řešení by si společnost měla ujasnit, k čemu bude využíváno, jaké funkce jsou nezbytně potřebné a jaké jsou pro danou situaci zbytečné. Důležitá je i struktura stávajících tiskových zařízení, a to jak vzhledem k výrobci, tak k vybavení stroje. Tisková řešení lze rozdělit do tří základních kategorií.5

4.1. Softwarová řešení nezávislá na výsledném tiskovém zařízení U čistě softwarových řešení jde většinou o službu běžící na tiskovém serveru a analyzující data, která se potom tisknou přes sdílený ovladač. Z těchto dat může tato služba určit uživatele, porovnat jej se seznamem oprávněných osob a soubor buď vymazat nebo poslat na konkrétní tiskárnu a naúčtovat příslušnému uživateli. Takových řešení můžeme najít na internetu mnoho, namátkou WatchDog (www.adiwatchdog.com), PaperCut NG (www.papercut.com) nebo OK PrintWatch (www.prnwatch.com). U většiny z nich je možné stáhnout si časově omezenou, plně funkční demoverzi. Cenově se pohybují v rozmezí mezi 1.000-30.000Kč v závislosti na počtu uživatelů nebo tiskáren. Tato softwarová řešení jsou tím nejlevnějším a nejjednodušším způsobem, jak sledovat rozložení tisku na jednotlivé uživatele. Neumožňují však další funkce související převážně s hardwarem jako je možnost výběru tiskového zařízení pro tisk úlohy, vyvolání úlohy až po zadání identifikačních údajů přes ovládací panel (příp. identifikaci kartou) nebo zabezpečení a účtování kopírovacích funkcí.

4.2. Kombinace softwaru a hardwaru umožňující tzv. Follow Me tisk Složitější a také mnohem nákladnější jsou systémy, které umožňují interakci uživatele přímo na tiskovém zařízení a to formou identifikace bezkontaktní kartou nebo zadáním dentifikačního PINu. Tyto systémy na rozdíl od předchozích již vyžadují a potřebují

5

HACMAC, Petr. Tiskové Strategie. Business World, červenec/srpen 2008, str. 51

13

speciální hardware pro identifikaci uživatele skládající se ze čtečky karet a terminálu (síťový prvek komunikující se serverem, tiskovým zařízením a čtečkou) a také softwaru, který komunikuje jak s terminálem, tak s tiskovým zařízením. Výrobci těchto systémů se právě typem terminálu výrazně liší a někteří jej ve spolupráci s výrobci tiskových zařízení dokonce integrují přímo do tiskáren a kopírek. V oblasti čteček bezkontaktních karet se u většiny výrobců setkáváme se širokou nabídkou různých druhů karet. Tak, aby mohl koncový uživatel využít kartu, kterou již používá pro docházkový nebo stravovací systém (Mifare, Cotag, Hitag a další). Cena takového hardware se pohybuje mezi 15.000 až 30.000 Kč v závislosti na výrobci, typu terminálu a typu čtečky. K tomu se musí ještě připočítat cena software, která se může vzhledem k rozdílným licenčním politikám jednotlivých firem velmi podstatně odlišovat. Potom má uživatel k dispozici vysoce sofistikovaný systém, který kromě zabezpečení tisku poskytuje také přesné účtování tiskových a kopírovaných úloh, vytváří různé statistiky využití jednotlivých tiskových zařízení, rozúčtování nákladů mezi jednotlivé uživatele, skupiny či projekty. Mezi největší výhody systémů tohoto typu patří funkce Follow Me tisku. Umožňuje uživateli tisknout kdekoli na přidružené tiskárně bez ohledu na to, ze které lokality úlohu odeslal. Tato funkce tedy znamená, že pokud zašlete úlohu k tisku, můžete ji kdykoli vytisknou na libovolném vám povoleném stroji, na kterém se však musíte identifikovat platnou kartou. Úloha, jakmile je poslána k tisku, se uloží na tiskovém serveru a čeká na identifikaci. Není tedy vázána na konkrétní tiskové zařízení. Předností je velká variabilita identifikátorů i tiskových zařízení. Snahou většiny výrobců těchto systému je nabídnout co nejuniverzálnější řešení a vycházet vstříc i nestandardním požadavkům zákazníků. Na našem trhu se můžeme setkat například s domácím řešením jako je SafeQ společnosti Y Soft a MyQ společnosti Janus. Tímto ze budu zabývat obšírněji v kapitole 5. Najdeme také zahraniční výrobce podobných systémů, anglický Ringdale (www.ringdale.co.uk) s řešením FollowMe, německý MSE s řešením Card’n’Copy/Card’n’Print (www.msegmbh.de) nebo americký Equitrac (www.equitrac.com). Ty se však soustřeďují především na vlastní trhy a u nás jsou méně rozšířené a je zde nutné počítat s omezenou podporou.

4.3. Vlastní systémy výrobců tiskových zařízení Do této kategorie patří řešení, které umožňují ukládat úlohy přímo do tiskových zařízení. Úlohy se mohou ukládat buď na pevném disku nebo v operační paměti tiskárny. V dnešní době nabízejí tyto systémy s drobnými rozdíly téměř všichni výrobci 14

výkonnějších tiskových zařízení. Ti se snaží vycházet svým zákazníkům vstříc a nabízejí tisková zařízení přímo v kombinaci s tiskovým řešením. Výhodou těchto řešení je v podstatě nulová pořizovací hodnota. Potom může společnost uzavřít smlouvu s výrobcem již existujícího řešení a tiskové zařízení mu přizpůsobí, nebo výrobce vlastní tiskové řešení integruje přímo do firmwaru stroje (tiskárny). Veškerý podpůrný software pak nabízejí výrobci zdarma. Většinou se jedná o aplikace, které jsou k dispozici ke stažení na webových stránkách příslušných výrobců. U těchto systémů se však mohou objevit problémy, které spočívají v existenci bezpečnostních rizik a nedostatečné ochraně tiskových dat v elektronické podobě. Protože jsou citlivá tisková data v určitou dobu uložena v tiskovém zařízení, může dojít při odcizení tohoto stroje, nebo pouze pevného disku, k jejich získání. Veškeré zabezpečení serverů a počítačů je k ničemu, nejsou-li stejným způsobem zabezpečené i tiskárny. Ne však všechny sdílené tiskové stroje, především ty, které jsou umístěny ve veřejně dostupných lokalitách (na chodbách, ve vestibulech, v recepcích), je možné takto důkladně zabezpečit. Někteří výrobci proto začali uložená data šifrovat a obsah pevného disku kontrolovat a průběžně mazat. Stoprocentní bezpečnost však nelze zajistit nikdy. Tyto systémy mají však i další podstatnou nevýhodu a tou je vzájemná nekompatibilita systémů různých dodavatelů, tedy kompatibilita s tiskovým zařízením pouze daného výrobce. Jsou tedy většinou nepoužitelné ve společnostech s heterogenním tiskovým prostředím. Pokud jsou totiž ve firmě produkty různých značek, každý z nich potom používá vlastní systém a správa či údržba je pak zbytečně složitá a nepřehledná. Jelikož je identifikace uživatele vázána na tiskový ovladač konkrétního zařízení, nemusí systém podporovat tisk ze všech operačních systémů. Standardní je u těchto systémů samozřejmě podpora Windows, většinou i Linuxu a Mac OS. Při tisku z DOS aplikací, Unixu nebo systémů SAP, ovšem nemusejí být funkce ukládání úloh dostupné. Za zmínku stojí ještě další dvě podstatné nevýhody, s nimiž se můžeme u většiny těchto systémů setkat. První z nich je identifikace pouze pomocí PINu bez toho, aniž by mohl uživatel využít bezkontaktní kartu. Druhou nevýhodou jsou omezení, která jsou daná velikostí záznamového média (pevného disku) nebo maximálním počtem uživatelů.6

6

Bezpečný tisk a náklady pod kontrolou, on-line, c2006, [cit. 2008-11-20]. Dostupné z:

15

5. Proces optimalizace tiskového prostředí V této kapitole se budu zabývat vlastním procesem optimalizace tiskového prostředí a propojím tuto oblast s postupem při outsourcingu tiskového prostředí. Celkový postup je u obou těchto procesů prakticky stejný s jediným rozdílem, že společnost při outsourcingu neřeší optimalizaci tiskového prostředí využitím vlastních zdrojů a prostředků, ale deleguje řešení tiskového prostředí specializované firmě. Společnost se potom může rozhodnou, zda je schopná, či chce proces optimalizace řešit z vlastních zdrojů, nebo využít částečné, či komplexní nabídky některé firmy, která se touto oblastí přímo zabývá. Potom je v závislosti na potřebách společnosti nutné zvolit odpovídající model outsourcingu služeb. Velkou výhodou outsourcingu tiskového řešení je pro společnost to, že se může věnovat hlavnímu oboru své podnikatelské činnosti. Mezi hlavní nevýhody tohoto řešení patří obava ze ztráty kontroly nad outsourcingovou činností. Tomu však může společnost zabránit vhodně zvolenou profesionální firmou a kvalitní smlouvou. Na českém trhu působí v této oblasti tiskových služeb několik společností. Více se jim věnuji v samostatné kapitole.

Pokud se společnost rozhodne optimalizovat své tiskové prostředí, chce tím dosáhnout některého z těchto cílů:

snížení nákladů na tisk

lepšího zabezpečení tiskového prostředí

zvýšení dostupnosti, uživatelské funkcionality a komfortu

Proces optimalizace je dlouhodobou záležitostí, a pokud se pro ni společnost rozhodne, měla by postupovat v několika krocích, kterým se věnuji v následujících kapitolách. Tyto kroky se v podstatě shodují s postupem, jenž používají při optimalizaci specializované firmy.

5.1. Monitoring tiskového řešení Celý proces optimalizace tiskového prostředí začíná právě monitoringem. Aby byla tato část optimalizace provedena ideálně, je potřeba instalovat potřebné monitorovací softwarové komponenty, které tisková data sledují a pomocí nichž lze zajistit kompletní monitoring tiskového prostředí. Sledovány jsou potom tiskové výstupy jak na síťových 16

zařízeních připojených přes tiskové servery, tak na síťových zařízeních, na která uživatelé tisknou přímo i lokálně připojené tiskárny. U některých typů multifunkčních zařízení nebo kopírek lze dokonce zjišťovat i množství kopírovaných stránek. Dostupná je také možnost sledovat provedené kopie na síťových kopírkách. Instalace monitoringu tiskového prostředí nepředstavuje pro zákazníky zvýšené nároky na HW, potřebné SW komponenty mohou být zákazníkům dodávány buď jako služba (po dobu provádění monitoringu), nebo do trvalého užívání formou nákupu SW licencí. Dodávané systémy nejsou vázány na jednu platformu výrobce tiskáren nebo kopírek. Monitoring tisku je obvykle umožněn v prostředí Microsoft Windows, tak i na operačních systémech Linux.7

Monitoring by měl také kompletně zmapovat současné rozmístění tiskových zařízení. Zakreslen by měl být plánek rozmístění po budově. Monitoring by se měl soustředit především na efektivitu rozmístění, např. výkonná multifunkční tiskárna by měla být umístěna na vhodném místě. Další částí monitoringu by mělo být zjištění technického stavu tiskových zařízení společnosti. Mapovaní a analýza stáří tiskáren, vlastností, spolehlivosti a technických parametrů. Stav tiskových zařízení by měl odpovídat současným požadavkům společnosti.

5.2. Rozúčtování nákladů na tisk V této části procesu optimalizace je potřeba prověřit skutečné objemy tisku a náklady na údržbu ve společnosti. Zatímco náklady na stránku jsou u tiskáren na trhu relativně známé, daleko větší problém je s odhadem celkového objemu tisku. V případě nasazení potřebných komponent (vhodného monitorovacího softwaru) pro monitoring tiskového prostředí, je možné se získanými daty dále pracovat a použít je pro zjištění a rozúčtování nákladů. Systém důsledně u každé tiskové úlohy zaznamenává informace o typu úlohy (formát dokumentu, typ dokumentu, čb/barva apod.) a ID uživatele, který konkrétní dokument vytiskl. Potom je z těchto informací možné vytvořit konkrétní výstupy za požadované období a použít je pro rozúčtování nákladů na uživatele, skupiny, projekty, nákladová střediska atd. Při detailní konfiguraci systému lze dokonce zadat odlišné informace o nákladech na vytištěné stránky v souvislosti s typem úlohy 7

Optimalizace tiskového prostředí [on-line]. c2006-2008, [cit. 2008-11-15]. Dostupné z:

17

(A3, A4), typem tisku nebo dle skutečného pokrytí stránky inkoustem nebo tonerem. 8 Ze všech těchto dat lze již získat přehled a informace o tom, zda a co je potřeba ve společnosti změnit.

5.3. Audit Dalším předpokladem k úspěšné optimalizaci tiskového prostředí je audit, který je prováděn po monitoringu tiskového prostředí na základě jeho výstupů. Krokem, jenž souvisí s auditem, je tvorba manažerských výstupů a pohledů, které slouží pro finální rozhodnutí o tom, zda-li tiskové prostředí optimalizovat. Tento krok je prováděn na základě zjištění, zda je či není stávající tiskové řešení optimální. Mezi základní a standardní výstupy auditu, které nejlépe charakterizují současné prostředí a které zpracovává do souhrnných statistik, patří informace o počtu vytištěných stránek, auditu tiskových zařízení a zařízeních s nimi souvisejícími a také zabezpečení zařízení. Statistika počtu vytištěných stran může být prezentována rozdělením na uživatele, oddělení nebo zařízení. Stejně tak s možností definice časového období, podle typu dokumentu, formátu nebo typu tisku. Dále je při auditu nutné provést detailní audit použitých zařízení, jejich zhodnocení z pohledu životnosti, poruchovosti a poskytovaných servisních služeb (záruční a pozáruční servis), a také zjistit a popsat konfiguraci jednotlivých zařízení (typ a kapacita tiskáren apod.) a konfiguraci souvisejících částí infrastruktury (tiskový server a software). Jelikož je v každé společnosti potřeba tisknout i důvěrné a tajné dokumenty, je součástí auditu také sběr požadavků zákazníka na zabezpečení těchto tiskových výstupů (neoprávněný tisk, "citlivá" data apod.), ale i dokumentů v elektronické podobě. 9 Ve větší míře se zabezpečení tiskových úloh věnuji na jiném místě v této bakalářské práci.

8


9

Optimalizace tiskového prostředí [on-line]. c2008, [cit. 2008-11-20]. Dostupné z:

18

5.4. Analýza Tato část optimalizace vychází z přesných údajů získaných z auditu. Jsou v ní navrhnuty jednotlivé kroky vedoucí ke snížení nákladů, ke zvýšení bezpečnosti, též ke zvýšení funkcionality a komfortu tisku a kopírování.10

S konceptem optimalizace tiskového prostředí v současné době přichází spousta společností, ale zdaleka ne všechny umějí připravit srozumitelnou a přehlednou analýzu, jejíž součástí je popis cílového stavu. Nejlepší společnosti využívají v této oblasti specializované konzultanty, kteří pomocí softwarových nástrojů připravují modely cílového stavu. Tato část je prováděna za aktivní účasti klienta. Z jeho strany je třeba učinit především rozhodnutí o míře centralizace tiskových služeb, které bude následně potřeba i prosadit uvnitř vlastní organizace. V této fázi se projeví, jak moc toho firma nabízející outsourcing „umí“.11

Jak jsem již zmínil výše, v případě, že se společnost rozhodne pro optimalizaci formou outsourcingového řešení, je velice důležité dbát na vhodný výběr dodavatele této služby. Výsledkem auditu a analýzy tiskového řešení jsou potom výstupy pro návrh změn zahrnující informace o slabých stránkách stávajícího tiskového řešení, nové požadavky společnosti a v neposlední řadě obsahují také informace o finanční stránce řešení.

5.5. Návrhy změn, konzultační podpora Pokud po skončení auditu a analýzy informace, které jsou jejich součástí poukazují na to, že současné tiskové řešení není ideální a prokazují potřebu optimalizace tiskového prostředí, je možné přistoupit k návrhu změn. Změny jsou navrhovány jak na základě slabých míst současného řešení, tak i v závislosti na finančních možnostech společnosti. V případě, že optimalizaci provádí externí firma, je možné využít konzultační služby. Potom je důležitá komunikace společnosti s dodavatelem řešení. Jsou diskutovány 10

Optimalizace nákladů tiskového prostředí v rozpočtové organizaci [on-line]. c2006-2008, [cit. 2008-

11-15]. Dostupné z: 11

Outsourcing tiskových služeb [on-line]. c2006, [cit. 2008-11-17]. Dostupné z:

19

jednotlivé oblasti tiskového prostředí společnosti a vhodným způsobem optimalizovány. Mezi řešené a konzultované oblasti patří zejména: 12

Logistické procesy, nákupy zařízení a spotřebního materiálu

Výpočty TCO, celková optimalizace provozních nákladů

Záruky na zařízení, dostupnost a úroveň servisních služeb

Doporučené technické změny, relokace zařízení, konsolidace prostředí, upgrade zařízení

Rekonfigurace stávajících zařízení, rekonfigurace související infrastruktury

Bezpečnostní aspekty a doporučení pro zabezpečení tiskového prostředí

Jedním z hlavních bodů, kterými se musí společnosti při návrhu nového řešení zabývat, jsou celkové náklady na vlastnictví tzv. TCO (Total Cost of Ownership) 13. Tento anglický výraz TCO v zásadě vyjadřuje fakt, že pořizovací cena nového kancelářského zařízení je mnohdy jen zlomkem částky, kterou do něj během jeho používání společnosti investují. TCO - celkovou výši nákladů na vlastnictví je možné vyjádřit následující rovnicí: TCO = PC + PN + SN PC – je již zmíněná pořizovací cena a je pro zákazníka ve většině případů tou nejsnáze zjistitelnou informací. PN – jsou provozní náklady, zjednodušeně vyjádřeny cenou spotřebního materiálu, který je nutný pro provoz tiskového zařízení. SN – jako poslední zastoupená složka znamená náklady servisní - tedy výdaje související s údržbou zařízení a případnými opravami. Tato část TCO je často obtížně kalkulovatelná, protože četnost závad a jejich závažnost se nedá snadno odhadnout. V této části procesu optimalizace se dále řeší využití stávajícího tiskového zařízení. V případě, že stávající tiskové zařízení není zcela nevyhovující, měly by se společnosti snažit o jeho maximální použití, např. jeho reakolací do jiné části firmy či oddělení, kde bude efektivně využita jeho funkčnost. Dále je potřeba se věnovat vzájemné 12


13

TCO-náklady pod lupou [on-line]. [cit. 2008-11-15]. Dostupné z:

20

kompatibilitě stávajícího zařízení se zařízením nově nakoupeným. Při výběru a umístění vhodných zařízení je třeba se zamyslet nad funkcí, cenou, budoucími náklady na tisk, ale důležitou roli zde hraje také objem tisku.

Při návrhu řešení je také nutné uvažovat nad vhodností implementace nového řešení a zavedení nových změn. Řeší se způsob zavedení změn a časová otázka, tedy termín vhodný pro změnu. I v této části optimalizace je třeba zvážit možnost využití outsourcingu tiskového řešení a namísto nakupování vlastního vybavení pro tisk přenechat odpovědnost za tisk na externí firmě.

5.6. Realizace změn, monitoring nového řešení Tato část procesu optimalizace začíná vhodnou volbou termínu zavedení změn. IT oddělení, v případě outsourcingu externí firma, které optimalizaci tiskového prostředí řeší, by měly probrat vhodný termín s vedením společnosti. Volba vhodného termínu je velice důležitá a v případě špatně zvoleného termínu může společnosti způsobit veliké škody. Jako vhodné období se obvykle jeví letní měsíce, tedy doba dovolených.

Vlivem implementace nového řešení může dojít ve společnosti k provozním problémům a je třeba se na tuto možnost připravit a zkusit jí předejít. Proto je nutné seznámit s novým řešením zaměstnance, mít připravenou záložní možnost tisknutí a vyřešen způsob dočasného skladování nových, ale i starých komponent. V závěru implementace je potřeba proškolit zaměstnance, vysvětlit jim co se změnilo, jak s novým systémem efektivně pracovat a jaké výhody jim nové řešení přináší. V případě, že bylo řešeno i zabezpečení tisku, měli by zaměstnanci znát, jak zabezpečení funguje, jak se mohou autorizovat a jaká mají při tisku práva.

Proces optimalizace tiskového prostředí však realizací změn ještě nekončí. Poslední částí je monitoring nového řešení a jeho kontrola. V této části optimalizace řeší společnost problémy, které vznikají po nasazení nového řešení. IT oddělení nebo společnost, která optimalizaci provádí, má za úkol na problémy vzniklé s nasazením nového řešení pružně reagovat a rychle je řešit. Dále je třeba neustále hodnotit efektivitu nově zavedeného řešení, případně provést další úpravy.

21

6. Specializovaný tiskový software Mezi fáze zajišťující zefektivnění tiskového procesu a optimalizaci tiskového prostředí ve společnosti patří také nasazení specializovaného tiskového softwaru. Ideálním řešením bývají pro společnost systémy, které poskytují jak možnost zabezpečení tiskových úloh, tak kontrolu a rozúčtování tiskových nákladů na jednotlivé uživatele včetně generování pravidelných reportů. Na českém trhu řeší tuto oblast velmi úspěšný systém SafeQ společnosti Y Soft a tiskové řešení MyQ představené společností Janus v loňském roce.

Obecně se dá říci, že produkt SafeQ je svými funkcemi a cenou předurčen spíše pro implementaci ve velkých podnicích či institucích s rozsáhlejší organizační strukturou, zatímco jednodušší a levnější systém MyQ je dostupný i pro menší a střední firmy.

6.1. Tiskové úlohy Obě tato tisková řešení podporují dva typy tiskových úloh – přímé a zabezpečené. Tiskové úlohy se dělí na přímé a zabezpečené. U přímého tisku je úloha spoolerem zařazena do fronty úloh, okamžitě vytištěna na předem zvoleném tiskovém zařízení a zaúčtována příslušnému uživateli. Pro tento způsob tisku není potřeba terminál se čtečkou, jedná se tedy o podstatně levnější variantu. Při zabezpečeném tisku jsou úlohy nejprve uloženy na serveru, zařazeny do tzv. secure fronty a spooler ji drží až do té doby, než přijde požadavek z tiskového centra (tiskárny) od vlastníka této úlohy. Provedena je poté kontrola přístupových práv a na základě autorizace dá spooleru pokyn k vytištění úlohy. Úloha je tedy vytištěna až poté, co uživatel přiloží kartu ke čtečce a terminál vyšle informaci o jeho identifikaci. Podpora funkce Follow Me znamená, že uživatel si volí tiskové zařízení až v okamžiku identifikace kartou, nikoli při zadání tisku z pracovní stanice. Všechny tiskové úlohy zůstávají uloženy na serveru i po vytištění a mohou být v případě potřeby znovu zařazeny k tisku a jednoduše vytištěny znovu.14

14

HACMAC, Petr. Tiskové úlohy pod kontrolou. Security World, březen 2008, str. 37

22

6.2. Tiskové řešení SafeQ Jeden z efektivních nástrojů pro optimalizaci tiskového prostředí je unikátní český software SafeQ společnosti Y Soft. V následující části bych chtěl rozebrat a popsat jeho největší přednosti a uvést možnosti, které může tento tiskový software poskytovat. SafeQ se budu také věnovat v praktické části této práce, jelikož tento systém používala společnost Sklo Bohemia, a.s. při řešení optimalizace tiskového prostředí.

Toto řešení je používáno pro většinu činností souvisejících s optimalizací tiskového prostředí. Jedná se o původní české řešení, které ovládá a zabezpečuje tisk v sítích na platformě MS Windows i Linux. Každá tisková úloha v síti je nejdříve předána serveru SafeQ, který na základě několika faktorů může rozhodnout, kde a zda bude dokument vytisknut. Takovou úlohu dokáže zaúčtovat, ať už na vrub jednotlivce, skupiny, nebo na konkrétní projekt. Samozřejmostí jsou u tohoto tikového řešení kreditní systémy a možnost nastavení přístupových práv pro jednotlivé uživatele či skupiny. SafeQ dokáže monitorovat veškerý lokální i síťový tisk a výsledky následně publikovat v přehledné formě. Vzhledem k tomu, že veškerá data jsou strukturovaně uložena v databázi, je možné na základě požadavku zákazníka vytvořit téměř libovolné reporty. Sledování vytíženosti jednotlivých zařízení lze pak vhodně využít při následné optimalizaci tiskového prostředí. Klíčovou výhodou tiskového řešení SafeQ je zabezpečený tisk, který zejména v prostředí větších sítí nabývá na významu. Zajistí doložitelnou a úplnou fyzickou kontrolu nad vytištěnými dokumenty.15

Díky zajištění bezpečnosti a monitoringu tištěných a kopírovaných dokumentů, adresnému sledování objemu tisku a kopírování, včetně přesného rozúčtování nákladů až na úroveň jednotlivých uživatelů, přináší tiskové řešení SafeQ organizacím zásadní úsporu za provoz tiskového prostředí. Tiskové řešení SafeQ se svou celkovou koncepcí a rozsahem funkcí řadí mezi světovou špičku, a to i přesto, že se jedná o český produkt. Právě plně česky lokalizované prostředí a velice rychlá a profesionální technická podpora v rámci celé České republiky dělají z tiskového SafeQ ideální nástroj pro každou společnost, která má zájem získat kontrolu nad provozovaným tiskovým 15


23

prostředím, a tím tak výrazně snížit náklady. Tiskové řešení SafeQ je nezávislé na výrobci tiskáren a kopírek a dnes je podporované řadou světových výrobců. Skládá se ze softwarové části ve formě serverové aplikace a licencí na monitorovaná zařízení a části hardwarové v podobě tiskových terminálů se snímači identifikačních karet.

6.2.1. Centrální správa a centrální sběr dat Centrální správu tiskového řešení SafeQ obstarává tenký klient, tzv. webové rozhraní. V aplikační části SafeQ lze pod administrátorským účtem spravovat specifika tiskového prostředí, tiskárny, tiskové fronty, vlastnosti přesměrování, taktéž přístupová práva. V systému je možné nastavit na jednotlivé tiskové fronty oprávnění, jak na uživatele, tak i na skupinu. Uplatnit lze různá pravidla, jako jsou zakázaní barevného tisku, povolení kreditního účtování či omezení počtu stran na tiskovou úlohu. Nejsilnější stránkou však je centralizace samotných dat na jedno místo. Díky přesné evidenci zařízení je umožněna jednotná správa a konfigurace všech tiskových front a zařízení. 16

Pro organizace s rozsáhlou pobočkovou sítí umožňuje funkce centrálního sběru dat propojit SafeQ servery a centralizovat tak statistické a ekonomické přehledy ze všech poboček. Centrální sběrný server je klasický SafeQ server rozšířený o funkci obstarávající bezpečný sběr dat z ostatních serverů.17

6.2.2. Sledování nákladů Tiskové řešení SafeQ dokáže sledovat náklady na reprografické služby. Umožňuje tak sledování množství vytištěných stran, vyhotovených kopií, naskenovaných stránek i odeslaných faxů. Vytištění stránky lze monitorovat na síťových tiskárnách, multifunkčních strojích, ale i lokálních (stolních) tiskárnách či plotrech. U každé stránky (tištěné, kopírované, skenované, faxované) můžeme sledovat několik údajů. Je to počet stran, formát stránky, barevnost, duplex, pokrytí tonerem, jméno stroje, účetní informace (uživatel, středisko atd.) a projekt. Díky účtovacímu systému je každá stránka připsána uživateli nebo středisku, které stránku vytisklo. Všechny údaje jsou potom dostupné přes webové rozhraní SafeQ serveru. V systému jsou k dispozici 16

Centrální správa přes webové rozhraní [on-line]. c2008, [cit. 2008-11-20]. Dostupné z:

17

Centrální správa více severů a sběr statistik [on-line]. c2008, [cit. 2008-11-20]. Dostupné z:

24

předdefinované přehledy, které je možné měnit podobným způsobem jako kontingenční tabulky v MS Excel. V praxi lze tedy vytvořit libovolný přehled s ohledem na aktuální potřeby klienta. 18

Další s předností systémů SafeQ je možná dohledatelnost a prokozatelnost informací. V systému SafeQ je možné všechny vytištěné dokumenty dohledat. Jelikož jsou všechny vytištěné stránky zaznamenány na serveru do databáze, lze odtud kdykoli všechny základní informace získat. Každá tisková úloha procházející přes server je totiž uložena fyzicky na diskový spooler, ze kterého je ji možno přes webové rozhraní vyvolat i po měsíci od vytištění (v závislosti na velikosti disku). Vzhledem k množství dat SafeQ server podrobné informace o úloze seskupuje po měsíci tak, aby byly dostupné pouze statistické údaje. Toto ovšem patří mezi nastavitelný parametr, v případě potřeby jej lze prodloužit. Časová dostupnost všech zaznamenávaných dat je možné nastavit v konfiguraci systému.19

6.2.3. Účtování Model účtování v tiskovém řešení SafeQ podporuje účtování na uživatele, nákladová střediska, projekty, tiskové zařízení a lokality (tiskové servery). Umožňuje účtování tisků na síťových tiskárnách, monitoring objemu tisků na lokálních tiskárnách a účtování kopií. Systém SafeQ podporuje dva způsoby účtování: on-line a off-line. Při on-line účtování server komunikuje s tiskárnou při tisku a zjistí přesný počet skutečně vytištěných stránek. U úloh, které uživatel stornuje, nebo které nebyly zcela vytištěny kvůli zaseknutému papíru apod. SafeQ zaúčtuje pouze skutečně vytištěné stránky. Touto funkcí nedisponuje žádný jiný produkt na trhu. Při off-line účtování je úloha zaúčtována ihned po doručení na tiskárnu podle počtu stránek, které obsahuje. Pokud však dojde k přerušení tisku, nebo naopak, pokud tiskárna vytiskne více stránek, než úloha obsahovala, SafeQ tuto skutečnost nezjistí. Jednou z užitečných možností tohoto systému je účtování podle pokrytí stran tonerem. Toto účtování je prováděno na základě rozboru zpracované úlohy v určitém rozlišení. Čím je rozlišení vyšší, tím je účtování přesnější. SafeQ při účtování CMYK rozlišuje pokrytí barvou a černým tonerem. Tato 18

Sledování nákladů na reprografické služby [on-line]. c2008, [cit. 2008-11-20]. Dostupné z:

19

Dohledatelnost a prokazatelnost [on-line]. c2008, [cit. 2008-11-20]. Dostupné z:

25

funkce je podporována pouze pro tiskové jazyky řady PCL, POSTSCRIPT, HPGL a RTL. SafeQ tak umožňuje zaúčtovat přesný počet skutečně vytištěných stránek (on-line účtování tisku a kopií) a účtování dle pokrytí strany tonerem. Propojením těchto dvou metod se dostáváme k pojmu „přesné účtování“, což zajišťuje přesné zaúčtování každého vytištěného bodu.20

6.2.4. Přímý tisk, zabezpečený tisk a funkce Follow Me Jak jsem se již zmínil výše, i tento systém podporuje oba typy tisku či tiskových úloh (přímé a zabezpečené). Při použití přímých front probíhají tisky pro uživatele tak, jak jsou zvyklí. Tiskové úlohy pouze „protečou“ přes SafeQ server a okamžitě se vytisknou. Server je zanalyzuje a zaznamená veškeré údaje (počet stránek, barevnost, použití oboustranného tisku, cílová tiskárna, uživatel, který je zadavatelem tisku, případně údaj o pokrytí stran tonerem).21

Zabezpečený tisk (též odložený tisk) je funkcí, která blokuje úlohy poslané do tisku až do doby, než se uživatel identifikuje na terminálu u tiskárny. Uživatel tak má kontrolu nad svými dokumenty. Díky tomu, že úloha je odesílána ze serveru na tiskárnu až ve chvíli uživatelovy autorizace, může se kdykoli rozhodnout, na které tiskárně chce dokumenty vytisknout. Tato funkce se nazývána follow-me. Při použití funkce followme není vyžadována instalace pevného disku v tiskárně, čímž se dá předejít zcizení úloh ukradením disku z tiskárny. Uživatel se může identifikovat PINem , nebo kartou, kterou již je zvyklý používat jinde. Taktéž není potřeba konfigurovat tiskárny a vytvářet na každé tiskárně účty.22

6.2.5. Kopírování SafeQ umí účtovat i provoz kopírek. Využívá k tomu blokování panelu kopírky. Standardně je zařízení blokováno a nelze na něm kopírovat. Pokud se uživatel autorizuje, je kopírka odblokována. Všechny provedené kopie po dobu platnosti autorizace jsou zaúčtovány na vrub přihlášeného uživatele. K odhlášení uživatele potom dojde, pokud znovu přiloží kartu, vyprší mu časový limit, nebo v případě, že uživateli 20 21 22

Účtování, SafeQ_brochure_CZ.pdf [CD-ROM]. c2005, Y Soft, s.r.o. Přímý tisk, SafeQ_brochure_CZ.pdf [CD-ROM]. c2005, Y Soft, s.r.o. Zabezpečení a follow me, SafeQ_brochure_CZ.pdf [CD-ROM]. c2005, Y Soft, s.r.o.

26

dojde kredit. U kopií je v závislosti na konkrétním stroji možné evidovat počet výstupů a rozlišení barevnosti. U některých zařízení jde navíc sledovat duplex (oboustranný výstup) a rozlišovat A3/A4. Pokud uživatel kopíruje na barevné kopírce, ale nemá tuto funkci v SafeQ povolenou, program automaticky zablokuje kopírku po detekci první barevné zkopírované stránky. 23

6.2.6. Kreditní subsystém Kreditní subsystém je užitečným nástrojem systému SafeQ, který je určený především pro použití na středních a vysokých školách nebo v copy centrech. Umožňuje určité skupině uživatelů nastavit omezení ve formě kreditu. Kreditní systém pro tyto uživatele vede účty. Přes webové rozhraní je k dispozici pokladna, která umožňuje nabíjet i vybíjet účty, provádět reklamace apod. Další z možností správy účtů je speciální aplikace pro MS Windows a připojeným snímačem karet. Tato aplikace umožňuje taktéž dobíjet i vybíjet účty, proti webové aplikaci nabízí značně vyšší rychlost odbavení a automatickou identifikaci uživatele přes připojenou čtečku karet. Pro dobíjení je možné využít i automatické pokladny ve formě mincových a bankových automatů. Kreditní systém též podporuje správu více pokladen, více pokladníků, závěrky, specifické výpisy apod. Pro různé skupiny uživatelů je také možno nastavit jinou účtovanou cenu i způsob účtování (procentuálně k nákladům nebo fixní cenu za typ výstupu bez ohledu na náklady).24

6.2.7. Ekonomické přínosy systému SafeQ Optimalizace tiskového prostředí produktem SafeQ umožňuje přechod od nákladového lokálního tisku k efektivnějšímu a levnějšímu síťovému tisku. Umožňuje také lepší využití reprografických center ve společnosti. Díky sledování tisku dochází ke krátkodobému i dlouhodobému snížení objemu tisku. Za pomoci nastavení funkce povolení a zakázaní barevného tisku u konkrétních uživatelů nebo skupin je možné dosáhnout markantního snížení nákladů na tiskové služby. SafeQ také pomáhá k vyšší efektivitě tiskového prostředí. Na základě dat získaných z analýzy tiskového prostředí lze provést jednoduchou optimalizaci tiskového prostředí tak, aby všechny stroje byly

23 24

Kopírování, SafeQ_brochure_CZ.pdf [CD-ROM]. c2005, Y Soft, s.r.o. Kreditní subsystém, SafeQ_brochure_CZ.pdf [CD-ROM]. c2005, Y Soft, s.r.o.

27

využívány efektivněji. Jednou ze základních funkcí je možnost rozdělení nákladů za reprografické služby na projekty, střediska, zařízení nebo uživatele.

6.3. Tiskové řešení MyQ Dalším softwarovým řešením českého výrobce je systém MyQ společnosti Janus, který na přelomu loňského a letošního roku na sebe upoutal pozornost. Společnost Janus uvedla na český trh vlastní systém pro správu, zabezpečení a monitorování tiskových úloh. Podle výrobce řeší v podstatě tři základní požadavky uživatelů: ochranu a zabezpečení dat, úsporu prostředků vynaložených na provoz tiskových zařízení a větší pohodlí při obsluze a úsporu času zaměstnanců pomocí funkce „Follow Me“. 25

I když je tiskové řešení MyQ primárně určené spíše pro menší a středně velké organizace, jeho univerzálnost umožňuje nasazení v podstatě v jakémkoli prostředí. Snahou společnosti Janus je poskytnout uživateli jednoduchý, cenově dostupný, přitom plně funkční systém s minimálními požadavky na jeho údržbu a správu. Veškeré nastavení jsou administrátorovi i běžnému uživateli k dispozici pomocí přehledného webového rozhraní, proto není nutné instalovat žádný klientský software. Systém MyQ umožňuje kromě sledování a účtování tiskových a kopírovacích úloh i mnoho dalších funkcí, jako je zabezpečený tisk, odložený tisk, opakovaný tisk, automatickou modifikaci tiskové úlohy, tvorbu reportů a jejich export, nebo uživatelskou správu tiskových úloh. Jeho základem je databáze obsahující informace o uživatelích, jejich skupinách a tiskových zařízeních. MyQ uživatele nejprve identifikuje a následně sleduje množství a četnost jeho tisku a kopírování. Tato identifikace nejčastěji probíhá přiložením identifikačního prvku (karty nebo čipu) ke čtečce umístěné na tiskovém zařízení. Funkce „Follow Me“ navíc umožňuje migraci dokumentu spolu s uživatelem a tisk na libovolném tiskovém zařízení, na které má uživatel přidělena příslušná práva. Každý uživatel má zajištěn přístup do systému přes internetový prohlížeč a může tak kontrolovat stav svého účtu a spravovat své tiskové úlohy. Pro správce systému jsou potom generovány přesné statistiky s údaji o míře využití tiskových zařízení a objemu tisku jednotlivých uživatelů či skupin. 26

25 26

Správa a zabezpečení tisku s názvem MyQ. Upgrade IT!, leden 2008, str. 8 HACMAC, Petr. MyQ – Tisk pod kontrolou. Security World, červen 2008, str. 15

28

Celé tiskové řešení je kombinací softwaru (samotná služba MyQ z Windows, databázový server, webový server) a hardwaru (síťový terminál, čtečka identifikačních karet). Kompaktní síťové terminály existují v externí a interní verzi. Interní terminál lze zabudovat přímo do tiskového zařízení, z něhož je možné terminál i napájet, takže nejsou potřeba žádné vnější propojovací kabely mezi terminálem a tiskovým prostředím, ani vlastní napájecí zdroj. Externí verzi lze umístit kamkoli v okolí tiskového zařízení, její hlavní přednostní má být velká flexibilita tiskových zařízení. K terminálu je možné připojit jakoukoli čtečku karet, klíčenek nebo jiných identifikátorů podle výběru zákazníka. Podporována je většina identifikačních technologií vyskytujících se na českém trhu. Nejběžnější čtečky jsou podporovány standardně (např. RFID, Mifare). Softwarová část se skládá ze služby MyQ pro systémy MS Windows XP/2000/2003 a z databáze se všemi potřebnými údaji. K instalaci služby včetně všech jejich komponent slouží jednoduchý instalátor, který umí všechny komponenty i snadno odinstalovat. Celý systém má přehledné webové prostředí, je možné jej spravovat a konfigurovat z internetového prohlížeče bez nutnosti aplikace klientské aplikace. Stejně tak i tiskové ovladače mohou být nainstalovány na tiskovém serveru a sdíleny všem uživatelům, takže není nutná individuální instalace na každém klientském počítači. 27

Pokud bychom měli shrnout hlavní výhody tiskového řešení MyQ, je to snadná instalace, údržba a univerzální řešení. Systém lze snadno přizpůsobit pro použití s již zavedenými ID kartami a navíc dokáže spolupracovat s tiskovými zařízeními od různých výrobců, jejichž počet se neustále rozšiřuje. Další předností je důraz na uživatelskou srozumitelnost a vhodně nastavená cenová politika, která činí MyQ dostupným i pro menší organizace, ačkoli množství jeho funkcí nebrání v nasazení i v rozsáhlejších a složitějších tiskových prostředích.

6.4. Společnosti vyvíjející specializovaný software V této části se věnuji dvěma společnostem, které úspěšně uvedly na trh výše popsaná tisková řešení.

27

HACMAC, Petr. Tiskové úlohy pod kontrolou. Security World, březen 2008, str. 37

29

6.4.1 Y Soft Y Soft je mladá, dynamická a flexibilní společnost založená v roce 2000. Společnost Y Soft se během několika let stala ze studentské firmy světovým technologickým leadrem na poli tiskových řešení. Generální ředitel a spolumajitel společnosti Y Soft Václav Muchna se stal držitelem ocenění Začínající podnikatel roku 2006 České republiky. Tato cena je součástí soutěže Podnikatel roku, kterou vyhlašuje společnost Ernest & Young v 39 zemích světa. Primární aktivitou firmy jsou IT řešení, které přinášejí vysokou přidanou hodnotu. Hlavní službou je výše popsaný systém SafeQ – komplexní řešení pro tisková prostředí. Dnes je to společně s mladším řešením MyQ v podstatě jediný univerzální software, který dokáže přesně účtovat tisky, zabezpečit k nim přístup a obecně zvýšit jejich dostupnost. Díky tomu, že společnost identifikovala mezeru na trhu, získala takové partnery, jako jsou Konica Minolta, Xerox nebo HP. Po tomto úspěchu následoval rozvoj firmy na zahraničních trzích, s čímž souvisí i její růst pod Muchnovým vedením. V roce 2003 měla společnost 5 zaměstnanců, o tři roky později už 33, přičemž obrat se zvýšil s původních 4 milionů na cca 140 milionů korun. 28

6.4.2. Janus Společnost JANUS spol. s r.o., zaregistrovaná 20. února 1992, se od svého počátku věnuje výhradně distribučnímu prodeji, technické podpoře a návrhu tiskových řešení laserových tiskáren, digitálních kopírek, multifunkčních a velkoformátových zařízení v České republice. V současné době zaměstnává 30 zaměstnanců a 8 externích pracovníků. Od roku 2001 rozšířila své portfolio služeb také o vývoj tiskových řešení a aplikací na míru potřeb svých zákazníků. Téhož roku bylo vyvinuto první řešení zabezpečeného tisku, které bylo úspěšně implementováno na Ministerstvu životního prostředí. Na základě důkladné analýzy potřeb menších a středních firem bylo v roce 2007 představeno tiskové řešení MyQ, které v sobě shrnuje dosavadní znalosti a reflektuje aktuální potřeby moderních zákazníků. Přestože bylo řešení MyQ původně zaměřeno na

28

YSOFT: Začínající podnikatel roku 2006 [on-line]. 2007, [cit. 2008-11-22]. Dostupné z:

30

poptávku českých firem, získalo si pro svou jednoduchost, spolehlivost a atraktivní cenu oblibu i u zahraničních partnerů.29

29

Profil Janus [on-line]. c2007-2008, [cit. 2008-11-20]. Dostupné z:
janus>

31

7. Společnosti poskytující tiskové řešení a tiskový outsourcing Na českém trhu je mnoho společností, zabývající se řešením optimalizace tiskové prostředí, či tiskovým outsourcingem. Ze všech těchto společností působících na našem trhu přestavím v této kapitole dvě velké mezinárodní společnosti, patřící mezi špičku v poskytování tiskových služeb, a to Konica Minolta a Hewlett-Packard. Z českých poskytovatelů tiskového řešení potom zmíním společnosti Autocont a Impromat, který se podílel na optimalizaci tiskového prostředí ve Sklo Bohemia, a.s.

7.1. Autocont AutoCont je česká soukromá společnost založená v roce 1990. V letech 1993 – 1995 byla systematicky vybudována rozsáhlá obchodní síť v České republice i na Slovensku. Zároveň se rychle rozvíjela produkce vlastní značky osobních počítačů. Od roku 2000 se jednou z priorit AutoContu stala také oblast outsourcingu provozu IT. V současné době je AutoCont nejvýznamnějším českým dodavatelem informačních a komunikačních technologií v České republice a na Slovensku. Mezi služby, které tato společnost nabízí, patří také optimalizace tiskového prostředí a optimalizace tiskových nákladů. 30

Společnost AutoCont se přímo podílí na vývoji tiskového řešení SafeQ a exkluzivně zastupuje řešení SafeQ např. pro výrobky Hewlett-Packard v rámci celé Evropské unie. Společnost implementuje tiskové řešení SafeQ i s produkty dalších výrobců a má rozsáhlé zkušenosti s implementací tohoto řešení v různých prostředí.

7.2. Impromat CZ Společnost Impromat CZ spol. s. r.o. je dodavatelem tiskové a kopírovací techniky značky Ricoh a zároveň systémových řešení kancelářského tisku šitých na míru potřeb jednotlivých zákazníků. V současnosti plně pokrývá obchodními a servisními službami prostřednictvím svých poboček všechny regiony České republiky. Impromat CZ se profiluje jako obchodní a servisní organizace s orientací na konečného zákazníka.31 30

Základní informace [on-line]. c2006-2008, [cit. 2008-11-25]. Dostupné z:

31

Profil [on-line]. c2008, [cit. 2008-11-22]. Dostupné z:

32

7.3. Hewlett Packard Společnost HP je dodavatelem technologií ve více než 170 zemích po celém světě. Zabývá se tím, jak mohou technologie a služby pomáhat lidem a společnostem řešit jejich problémy a úkoly. Společnost využívá nové myšlenky a nápady k dosažení jednoduššího, efektivnějšího a bezpečného způsobu využívání technologií. Žádná jiná společnost nenabízí tak ucelené portfolio produktů a technologií jako společnost HP. Poskytuje infrastrukturu a nabízí široké portfolio produktů pro všechny segmenty trhu v rozsahu od malých handheldů až po nejvýkonnější superpočítačové instalace. Zákazníkům nabízí širokou škálu produktů a služeb, od produktů digitální zábavy, až po náročné podnikové aplikace. Tento široký záběr pomáhá poskytovat zákazníkům produkty, služby a řešení, které splňují i nejnáročnější požadavky.32 Společnost HP nepatřila ještě nedávno mezi společnosti, které outsourcingové řešení tiskového prostředí nabízejí, ale dnes se tímto směrem dynamicky rozvíjí a patří mezi přední společnosti na trhu. Pro HP je v této oblasti trhu výhodou velké rozšíření vlastních tiskových zařízení mezi uživateli a dobré podvědomí o značce.

7.4. Konica Minolta Dalším významnou společnosti v oblasti tiskových řešení je Konica Minolta. Tato společnost je zastoupena ve 64 zemích celého světa. Zaměstnává celkem 35600 zaměstnanců a její výrobky a služby můžete najít na 14000 obchodních a servisních místech. Centrálu má v Tokiu, evropská centrála sídlí v Hannoveru a americká v Ramsey (New York). Rychlý vývoj všech parametrů zařízení zajišťuje více než 26 vývojových a technických center, která zároveň dbají o maximální dosažitelnou kvalitu zařízení a řešení.33

Konica Minolta má v oblasti tiskových služeb dlouholeté zlušenosti a nabízí v této oblasti komplexní a ucelený systém služeb, který se skládá z pěti složek: čtyř specifických služeb v oblasti řešení tiskových potřeb (eDOC – analýza a optimalizace tiskových systémů, eSET – individuální balíček služeb, podporujících efektivní tisk, 32

O společnosti HP [on-line]. c2008, [cit. 2008-11-22]. Dostupné z:

33

O společnosti [on-line]. c2007, [cit. 2008-11-22]. Dostupné z:

33

ePRO – efektivní proaktivní servis on-line, eCON – controlling a optimalizace tiskových nákladů) a optimálního multifunkčního tiskového zařízení. Společnost uvádí, že aplikace tohoto komplexního systému může firmě ušetřit až polovinu nákladů. 34

7.5. Outsourcing tiskového prostředí Jak jsem již zmínil výše, výhoda outsourcingu tiskového prostředí, kterým se tyto společnosti zabývají spočívá především v tom, že se společnost, která chce optimalizovat tiskové prostředí, se může věnovat své hlavní podnikatelské činnosti. Nemusí tento problém řešit sama a může přenechat odpovědnost právě těmto specializovaným firmám, pro které jsou tiskové služby jedním z hlavních předmětů podnikatelské činnosti. Tyto společnosti se proto lépe orientují v oboru a jsou schopné lépe řešit případné vzniklé problémy. Jsou také schopné výhodně zajistit spotřební tiskový materiál a tiskové zařízení. Jedná o relativně univerzální služby. Každý dodavatel má pochopitelně určité specifické řešení, ale technické odlišnosti jsou z komplexního pohledu zanedbatelné. Společnost může preferovat různé výrobce tiskových zařízení a služeb na základě předchozích zkušeností, nebo chce mít kompletní řešení od jednoho výrobce, od kterého má již tiskové zařízení. Hlavní nevýhodou outsourcingu tiskového prostředí je pro společnost určitá ztráta kontroly nad vlastním tiskovým prostředím. Dodavatelům outsourcingového řešení jsou poskytnuty mnohdy důvěrná firemní data a společnosti nezbývá, než poskytovatelům důvěřovat. Proto je velmi důležité zvolit vhodného a profesionálního dodavatele těchto služeb, mezi které zcela jistě patří společnosti, kterým jsem se věnoval v této kapitole.

34

Nabídka služeb [on-line]. c2007, [cit. 2008-11-22]. Dostupné z:

34

8. Studie optimalizace ve společnosti Sklo Bohemia, a.s. V této části práce se budu věnovat tomu, jakým způsobem byla řešena optimalizace tiskového prostředí ve sklárnách Sklo Bohemia, a.s. ve Světlé nad Sázavou. Společnost nevyužila některou z komplexních outsourcingových služeb společností, které se optimalizací tiskového prostředí přímo zabývají, ale řešila přebudování svého tiskového prostředí především z vlastních zdrojů, pouze s využitím konzultací a dodávkou nových výkonných, multifunkčních strojů společnosti Impromat. Informace jsem získal osobní účastí při procesu optimalizace, kdy jsem sklárny Sklo Bohemia pravidelně navštěvoval, a také odbornou konzultací s vedoucími pracovníky ICT odboru.

Zjednodušeně lze říci, že společnost Sklo Bohemia využila jeden z nejčastějších způsobů řešení optimalizace tiskového prostředí a to přebudování tiskových řešení a centralizace tisků z lokálních osobních tiskáren na multifunkční zařízení, která jsou sdílena více uživateli. Celkové tiskové náklady těchto výkonných zařízení jsou totiž výrazně nižší než při tisku na malých lokálních tiskárnách. Další fází pak bylo nasazení specializovaného tiskového software, který umožňuje sledovat a případně rozúčtovat tiskové náklady na každého uživatele, skupinu či projekt zvlášť, čímž se výrazně omezí tisk i kopírování neoprávněných a soukromých dokumentů.

8.1. Popis společnosti - historie Společnost Sklo Bohemia patří mezi přední světové producenty olovnatého a sodnodraselného křišťálu. Patří do skupiny podniků Bohemia Crystalex Trading. Ještě v letošním roce společnost zaměstnávala více jak 1200 zaměstnanců s ročním obratem kolem 1miliardy korun.

Dějiny sklářství na Českomoravské vrchovině sahají do konce 17.století. Umění foukat a brousit sklo přechází v kraji po generace z otce na syna. Tato řemeslná tradice stejně jako hluboká znalost materiálu a technologických postupů představují nenahraditelné zázemí pro průmyslovou výrobu skla v tomto regionu. Novodobá historie sklářského průmyslu ve Světlé nad Sázavou zažívá svůj mezník v roce 1967, kdy zde počíná výstavba nového sklářského závodu. Charakter jeho produkce určují nejmodernější poznatky z oblasti techniky a technologie. I v dalších letech jsou výrobní postupy a technologie průběžně modernizovány v souladu se světovým vývojem. Zejména po 35

změně společenských poměrů v roce 1989 prodělal závod řadu změn, které 1.ledna 1994 vedly ke vzniku akciové společnosti Sklo Bohemia, a.s.

Nabídka sortimentu obsahuje téměř sto tisíc výrobků, z nichž některé klasické dekory už po několik desetiletí představují vrcholy umělecko-řemeslné práce. Úspěšné jsou však i řady moderních designů, které slaví v posledních letech úspěchy na mezinárodních veletrzích a následně přímo u zákazníků.

Společnost sklo Bohemia, a.s. je však momentálně uzavřena. V souvislostí s finanční krizí a zadlužením BCT, neposkytly banky potřebný provozní úvěr a společnost je proto od 14.10.2008 v úpadku a byl na ní vyhlášen konkurz.

8.2. Proces optimalizace ve Sklo Bohemia, a.s. Původní tiskové řešení, které využívalo pro účely výroby síťové a lokální tiskárny, se postupně stávalo zcela nevyhovující. Rozdělení tiskových a kopírovacích služeb mezi dva úseky, odbor ICT a technický úsek, zcela ztrácelo pružnost a kontrola – kdo, kdy, kde a co využíval byla nemožná. Výdaje na papír a spotřební materiál (tonery, tiskové kazety) byly těžko kontrolovatelné.

Společnost Sklo Bohemia disponovala poměrně velkým množstvím kopírovacích zařízení, síťových a lokálních tiskáren různých typů a schopností. Černobílý i barevný tisk byl decentralizovaný, s čímž byly spojeny vysoké náklady na údržbu a podporu tiskových strojů. Existovala minimální možnost organizace rozsáhlého množství tisků. Obměna tiskových a kopírovacích zařízení byla řešena na úrovni jednotlivých oddělení. Účtování nákladů potom bylo velmi složité. Uživatele také omezovala nízká rychlost tisku a zpracování dokumentů.

Proto se management společnosti rozhodl provést důkladnou analýzu stávajícího reprografického prostředí na jejímž základě by optimalizoval tiskové prostředí a vybavení společnosti a pomohl tak k lepší kontrole a snížení vnitřních nákladů spojených s tiskem, kopírováním a skenováním. Projektem byl pověřen odbor ICT ve spolupráci se společností Impromat Hradec Králové. Plnohodnotný a komplexní outsourcing nebyl využit.

36

Dlouhodobým cílem optimalizace bylo zvýšení efektivity celého tiskového prostředí, redukování lokálních tiskáren, přesunutí tisku na velkokapacitní zařízení, zabezpečení tisku a přehledné vyúčtování nákladů.

Jelikož společnost nevyužila plnohodnotný outsourcing, nebyl zde zachovám přesný postup, jakým by měla být řešena komplexní optimalizace a který využívají specializované společnosti. Přesto zde byl projekt optimalizace tiskového prostředí rozdělen do několika etap.

1. etapa – monitoring a audit 2. etapa – optimalizace 3. etapa – zhodnocení

8.2.1. Monitoring a audit První a časově nejnáročnější etapa byla dále rozdělena do tří fází:

1.fáze – zmapování technického vybavení 2.fáze – vlastní měření objemu výstupů (tisk, kopie) 3.fáze – vyhodnocení

Vzhledem k tomu, že nebyla ze strany technického úseku řádně prováděna evidence kopírovacích zařízení, bylo nutné fyzicky provést zmapování všech zařízení, řádně zdokumentovat, popsat technické vybavení a doplnit údaje do informačního systému. Obdobný postup byl proveden i u popisu tiskáren. Potřebné základní údaje byly čerpány z informačního systému Sklo Bohemia a podrobnější údaje ze samostatné evidence tiskáren odboru ICT. 1.fáze – přípravná – dokumentační - zmapování technického vybavení Tisková zařízení ve Sklo Bohemii lze rozdělit do tří kategorii dle principu tisku. První kategorií jsou zastaralé jehličkové tiskárny od firmy Epson. Tyto tiskárny se většinou používají pouze při tisku docházkových listů z docházkového programu. V nejbližší době by se měl instalovat zcela nový docházkový systém s přímou vazbou na IS SAP, což bude mít za následek nutnou výměnu těchto tiskových zařízení. Druhou kategorií jsou zastaralé inkoustové tiskárny od firmy Hewlett Packard, které byly používány i 37

k občasnému barevnému tisku. Poslední kategorií, nejvíce rozšířenou, jsou laserové tiskárny také od firmy HP např. 5L, 1100, 1320, 2300. Na základě dobrých zkušeností společnost Sklo Bohemia preferuje při nákupu nových laserových tiskáren značku HP. V současné době dochází k většímu rozšiřování sdílených, síťových tiskáren. Kopírovací zařízení jsou velice různorodého typu. Nejvíce kopírek je od firmy Minolta. Dalšími dodavateli jsou Brother a Naschua, jejichž kopírovací zařízení jsou již velmi zastaralá. Poslední skupinou jsou multifunkční zařízení od firmy Impromat. 2.fáze – měření objemu výstupů (tisk, kopie, náklady) Měření objemu výstupů jednotlivých zařízení bylo prováděno v průběhu roku 2006 pravidelným měsíčním reportem, případně kvalifikovaným odhadem na základě přesné evidence spotřeby tonerů a dále z dodavatelských faktur za služby spojené se servisem a opravou zařízení. Tato část projektu si vyžádala součinnost i jiných oddělení, především pracovníků ekonomického úseku. Výsledky měření jsou uvedeny v příloze 1, Přehled využití tiskových a kopírovacích zařízení.

Ve fázi měření objemu výstupů bylo provedeno i hodnocení technického stavu jednotlivých zařízení. Z důvodu objektivity hodnocení byly požádány o vyjádření firmy Impromat a AutoCont. Hodnocení bylo rozděleno do tří kategorií: H1 -

stroj je zastaralý, opotřebovaný a vyžaduje vysoké náklady na opravy doporučení – stroj vyřadit téměř okamžitě

H2 -

stroj je zastaralý, opotřebovaný doporučení – neprovádět větší opravy, stroj vyřadit do 1 roku

H3 -

stroj je plně funkční doporučení – dále používat

Až na malé výjimky, bylo hodnocení obou firem obdobné. Závěrečné výsledky jsou uvedeny také v příloze 1. Tato příloha mapuje využití jednotlivých tiskových zařízení v roce 2006, 2007. Obsahuje datum pořízení, počet vytištěných stránek, spotřebované tonery a hodnocení technického stavu. Jak je z této přílohy patrné, byli identifikovány nevyhovující zařízení, které byly vyřazeny z provozu a v roce 2007 již nebyly používány.

38

3.fáze – vyhodnocení Na základě výstupů předchozích dvou fází bylo zjištěno, že stávající tiskové prostředí není optimální a pomocí získaných informací byla provedena analýza a byla identifikována slabá místa tiskového prostředí:

velké množství lokálních tiskáren a kopírovacích zařízení, které nejsou vždy plně využité

různorodost dodavatelů, což přináší větší nároky na správu, na zajištění spotřebního materiálu a servisu

u sdílených síťových tiskáren, kopírovacích zařízení neexistuje možnost rozúčtování nákladů na jednotlivá nákladová střediska

tisk barevných stránek probíhá na nákladově náročných ink-jet a bubble-jet tiskárnách

minimální a problematické využívání multifunkčních zařízení pro tisk

téměř žádná digitalizace kancelářských dokumentů, minimální využití skenování do souborů

minimální možnost a využívání duplexního tisku

neexistuje jednotná centrální správa tiskáren, kopírek a multifunkčních zařízení

spotřební materiál pro kopírovací zařízení je objednáván jednotlivými nákladovými středisky, dochází k zvyšování skladových zásob.

8.2.2. Optimalizace tiskového prostředí - realizace změn, zavedení multifunkčních zařízení Na základě provedené analýzy bylo přistoupeno k realizaci optimalizace tiskového prostředí. Po zvážení všech okolností a vzhledem k provedeným organizačním změnám v řízení jednotlivých úseků firmy, bylo rozhodnuto vytvořit reprografická centra s cílem centralizovat tisk a přesunout většinu tiskových a kopírovacích úloh na výkonná multifunkční zřízení. Ve výběrovém řízení na dodavatele zařízení, byla vybrána firma Impromat. Byla uzavřena nájemní smlouva na 48 měsíců, s garantovaným servisem do 24 hodin, s kompletní dodávkou spotřebního materiálu, za jednotnou cenu výstupu A4 pro všechna zařízení. Výstup A3 se účtuje jako 2xA4. Model, kdy se platí přímo za počet výstupů, vychází levněji než vlastní nákup spotřebního materiálu a platbu servisu zařízení. Ihned po podpisu smlouvy bylo možné zahájit instalace multifunkčních 39

zařízení na jednotlivá centra a využít jejich reprografických funkcí (nižší vstupní cena, jeden mechanizmus, nižší náklady na potištěnou stranu, dokončovací možnosti, úspora prostoru).

Centrum prvovýroby - důsledkem centralizace řízení došlo k přemístění roztroušených pracovišť mistrů a dispečerů tvarování ručních, lisovaných a automatických polotovarů do společných upravených prostorů. Centrum bylo vybaveno multifunkčním zařízením Ricoh 2018D. Základní parametry: 18str.A4/min, duplex, tisk, kopírování, skenování do e-mailu. Z důvodu umístění tiskárny do centrální kanceláře byl přístup k funkcím blokován přihlašovacím kódem jednotlivých uživatelů. Modul pro autorizaci uživatelů je přímo součástí zařízení a nejedná se o řešení externí společnosti. Uživatel může využívat funkce zařízení až po autorizaci pomocí kódu. Teprve poté je příslušná funkce aktivní. Pokud se uživatel před odchodem neodhlásí, riskuje, že kdokoliv další může funkce zařízení používat na jeho účet, respektive na účet jeho střediska. Využívání tohoto zařízení bylo možné monitorovat přes uvedené kódy uživatelů. Instalací zařízení Ricoh 2018D došlo k výrazné redukci lokálních tiskáren a kopírek, k úspoře nákladů, k využívání duplexního tisku, k zabezpečení výstupů, k centrální správě přes webové rozhraní a k centrálnímu zásobování spotřebním materiálem z odboru ICT.

Centrum zušlechtění a balení – obdobný proces reorganizace řízení zasáhl i výrobní úsek zušlechťování a balení výrobků. Toto centrum bylo vybaveno výkonnějším zařízením Ricoh 2020D. Základní parametry: 20str.A4/min, duplex, tisk, kopírování, skenování do e-mailů. Způsob využívání zařízení je obdobný jako u Ricoh 2018D. Spotřební materiál, především tonery, je stejný jak u 2020D, tak i u 2018D. Tím došlo k výrazné redukci zásob.

Centrum expedice a skladu hotových výrobků – zde již proces reorganizace řízení proběhl dříve, ale z důvodu zastaralé kopírky bylo i zde instalováno nové zařízení Ricoh 2016D. Základní parametry: 16str.A4/min, duplex, tisk, kopírování, skenování do emailů. Způsob využívání zařízení, správa, spotřební materiál je obdobný jako u výše uvedených zařízení. Z důvodu nižších nákladů na výstup A4, došlo k přesunu části tisku sigen od dodavatelů zpět do firmy. Tisk malých sérií byl od dodavatelů několikanásobně vyšší než na zařízení Ricoh 2016D.

40

Další multifunkční zařízení bylo instalováno v administrativní budově v oddělení inovace. I zde bylo velmi zastaralé a neekonomické zařízení. Z důvodu předpokládaného většího množství výstupů bylo použito zařízení Ricoh 2022D. Základní parametry: 22str.A4/min, duplex, tisk, kopírování, skenování do e-mailů.

Poslední centrum bylo vytvořeno na obchodním a personálním úseku. Po zvážení všech argumentů pro a proti, bylo nakonec multifunkční zařízení umístěno na centrální chodbu v blízkosti obchodního úseku. Z důvodu požadavku na barevný tisk nabídkových materiálů bylo nainstalováno barevné multifunkční zařízení Ricoh C3500 se softwarem SafeQ. Základní parametry: 35str.A4/min, duplex, tisk, kopírování, skenování do e-mailů, tvorba brožur, software SafeQ. Přístup uživatelů k tomuto zařízení byl umožněn pomocí snímání čipových zaměstnaneckých karet. Zaměstnanecké karty se již používaly pro vstup do objektu, pro výběr hotovosti v podnikové záložně, nebo pro výběr jídel v restauraci Eurest. Velkou výhodou byla vlastní instalace SafeQ. Nyní skutečně došlo ke sledování nákladů pomocí množství různých kritérií, např. dle jednotlivých zařízení, uživatelů, nákladových středisek, dnů, měsíců, vybraných dnů, tisku barevných výstupů, kopírování atd. Obšírněji je popsáno využití SafeQ v následující kapitole.

8.2.3 Tiskový software SafeQ ve společnosti Sklo Bohemia, a.s. T této kapitole bych rád poukázal na praktické využití specializovaného tiskového softwaru, který byl využit při optimalizaci tiskového prostředí ve sklárnách Sklo Bohemia, a.s. Chtěl bych uvést a zhodnotit funkce, které tento tiskový systém nabízí a které budu komentovat na obrázcích stažených přímo z tohoto systému. Tento produkt byl zakoupen po konzultaci se společností Impromat, která se na optimalizaci tiskového prostředí podílela a byl instalován do multifunkčního zařízení na obchodním a personálním úseku.

Jednoduše lze říci, že tento produkt umožňuje monitorovat tisky všech lokálních a síťových tiskáren a poskytuje tak informace o množství tisku ve společnosti. Na základě výstupu ze systému lze potom optimalizovat tiskové prostředí a snížit náklady.

Tento systém je přístupný z webového prostředí a pod administrátorským účtem je možno spravovat v podstatě celé tiskové prostředí i práva uživatelů. Na úvodní 41

obrazovce vidíme rozdělení systému do dvou složek – SafeQ a Administrace. Viz. příloha 2, obr. SafeQ – úvod. Složka SafeQ obsahuje seznam úloh, fronty a tiskárny, přehledy. V sekci seznam úloh si může správce zobrazit dle různých kritérií (datum, podle uživatele, střediska atd.) seznam tisknutých úloh. Sekce fronty a tiskárny se dělí na průvodce, kde může správce využít manuální přidání tiskárny a obsahuje průvodce přidaní tiskárny, dále obsahuje fronty a terminály, seznam tiskáren, kde se zobrazí zařízení, které systém využívá, jeho název, popis a umístění a zde může správce zařízení upravit, nastavit vlastnosti (mimo jiné i náklady na tisk, nebo nastavení účtování dle pokrytí) a poslední části v této sekci je sledování tiskáren. Na tomto místě může správce sledovat stav tiskáren a zařízení připojených do systému. V sekci přehledy je možné sledovat rozúčtování nákladů tisknutých úloh podle různých kritérií (tiskáren, uživatelů, středisek uživatelů, projektů, serverů atd.) Viz příloha 3, obr. SafeQ - přehledy. Je zde možné také nastavit automatické reporty, které jsou poté zasílány např. na emailovou adresu a zjistit jednotlivé přístupy ke snímačům. Složka administrace se dělí na sekce nastavení systému, uživatele a změna hesla. V nastavení systému najdeme systémové informace a zde se tiskový systém může nastavit. V sekci uživatele je možné získat přehled o uživatelích a střediscích, které systém využívají, jaké mají práva a role.

Jak jsem popsal výše tiskový software SafeQ umožňuje především přidělit a obhospodařovat tisková práva jednotlivých uživatelů a umožňuje také sledovat kdo, jaké dokumenty a na jakých tiskárnách tiskne. Každému uživateli jsou přidělena přístupová práva, která mu vymezují způsob a možnosti tisku, jenž má povolen. Ve společnosti Sklo Bohemia byl software SafeQ nainstalován pouze na jednom nejvytíženějším výkonném tiskovém zařízení a počítalo se s postupným rozšířením na další. Proto ještě nemohla být využita jedna z velkých výhod SafeQ a to funkce Follow me.

8.4. Zhodnocení zavedeného řešení Analýzou a následnou optimalizací tiskového prostředí a zavedením multifunkčních zařízení se softwarem SafeQ bylo z velké části docíleno dlouhodobého cíle. Došlo ke zvýšení efektivity celého tiskového prostředí, zredukování lokálních tiskáren a kopírek, přesunu tisku na velkokapacitní zařízení, zabezpečení tisku využitím uživatelských kódu a čipových zaměstnaneckých karet, schopnosti přehledného vyúčtování nákladů a v neposlední řadě ke snížení celkových provozních nákladů. Tento fakt je zřetelný 42

v příloze číslo 1 v porovnání let 2006 a 2007, kdy byly v tomto období lokální nevyhovující tiskárny nahrazeny výkonnými multifunkčními zařízeními a viditelně tak i při zvýšení objemu tisku došlo ke snížení nákladů. Dalším krokem do budoucnosti by mělo být bezesporu rozšíření SafeQ na další zařízení a využití jedné z hlavních předností tohoto tiskového softwaru a to možnosti funkce Follow me.

I přes nesporné výhody provedené optimalizace, související se snížením tiskových nákladů, zefektivnění tiskových procesů a lepšího zabezpečení, popsaných výše, přineslo toto řešení několik slabších stránek. Každý uživatel byl ve sklárnách zvyklý k tisknutí využívat tiskárnu, kterou měl ve své kanceláři nebo oddělení. Optimalizace, která přinesla zavedení výkonných multifunkčních tiskáren, však některým uživatelům prodloužila cestu k tiskovému zařízení. I přes veškerou snahu umístit multifunkční výkonné zařízení do nejvýhodnějšího místa, přinesl tento krok jistou nespokojenost. Další nevýhoda souvisí s určitou modernizací systému. Někteří, převážně starší zaměstnanci a uživatele, se s novými změnami srovnávají poněkud hůře a jsou těmto řešením méně naklonění. Souvisí to s určitou neochotou učit se novým moderním a technicky náročnějším věcem, ale i s poskytnutými informacemi o novém řešení. Často zaměstnanci nemají přesný přehled o tom, co se v systému změnilo a neumí systém efektivně využívat. Nevědí, do jaké tiskárny posílat své úlohy, nebo jak s danou tiskárnou zacházet. Je potom potřeba vytvořit potřebné manuály a řádně všechny uživatele proškolit. Společnost Sklo Bohemia řešila tento problém proškolením uživatelů přímo u zařízení a nejdůležitější kroky ovládání byly přehledně umístěny v blízkosti multifunkčního zařízení.

43

9. Závěr Hlavním cílem mojí práce bylo zmapovat problematiku optimalizace tiskového prostředí a zanalyzovat jednotlivé kroky vedoucí k optimalizaci. Jelikož dochází v oblasti IT neustále k častým změnám, snažil jsem se při zpracování tohoto tématu pracovat s aktuálními informacemi, které jsem čerpal převážně z odborným časopisů a internetu. V případě používání elektronických zdrojů jsem věnoval pozornost jejich věrohodnosti a snažil se je ověřit.

V bakalářské práci jsem chtěl poukázat na to, čím by se společnosti při optimalizaci tiskového prostředí měly zabývat. Jakým otázkám je potřeba věnovat pozornost. Uvádím, jaké problémy mohou vznikat při řešení zabezpečení tisku, jak jim předcházet a jak najít vhodná řešení i prostředky. Práce analyzuje možnosti tiskových řešení a rozděluje je z hlediska kontroly nákladů, účtování tisku a použití softwaru a hardwaru na tři skupiny. V práci je rozebírán proces optimalizace tiskového prostředí, tedy konkrétní postup, jakým by společnost při optimalizaci měla postupovat. Jsou definovány jednotlivé fáze monitoring, rozúčtování nákladů, audit, analýza, realizace změn a monitoring nového řešení.

Dále jsou uvedeny možnosti použití specializovaného tiskového software, dva unikátní systémy českých výrobců SafeQ a MyQ. Také jsem zmapoval oblast tiskových služeb a uvedl významné společnosti, které na našem trhu v této oblasti působí a zabývají se komplexním řešením optimalizace tiskového prostředí a outsourcingem.

Poslední část práce je spojena s praktickými zkušenostmi. Na základě pravidelných návštěv ve společnosti Sklo Bohemia jsem se seznámil s fungováním tiskového prostředí. Pomocí konzultací s odbornými pracovníky ICT oddělení jsem analyzoval a popsal řešení provádění optimalizace a rozebral využití funkcí tiskového softwaru SafeQ. Dle výstupů jsem zhodnotil přebudování tiskových řešení a centralizaci tisků z lokálních osobních tiskáren na výkonná multifunkční zařízení, která jsou sdílena více uživateli.

44

Konkrétní využití své bakalářské práce vidím v poskytnutí potřebných informací společnostem, které chtějí zvýšit efektivitu svého tiskového prostředí. Přínosem práce je zmapovaní daného tématu a vytvoření přehledu, který může sloužit k zorientování se v oblasti optimalizace tiskového prostředí.

45

10. Použité zdroje 1. JANDOŠ, Jaroslav. Technické prostředky informačních systémů. 1. vyd. Praha : VŠE, 2001. 166 s. ISBN 80-245-0185-6 2. STÝBLO, Jiří. Outsourcing a outplacement :(vyčleňování činností a uvolňování zaměstnanců) : praxe a právní souvislosti. 1. vyd. Praha : ASPI, 2005. 114 s. ISBN 80-7357-094-7 3. HACMAC, Petr. Posviťte si na tisková řešení. Connect!, duben 2008, str. 52 4. HACMAC, Petr. Tiskové Strategie. Business World, červenec/srpen 2008, str. 51 5. HACMAC, Petr. MyQ – Tisk pod kontrolou. Security World, červen 2008, str. 15 6. HACMAC, Petr. Tiskové úlohy pod kontrolou. Security World, březen 2008, str. 37 7. Správa a zabezpečení tisku s názvem MyQ. Upgrade IT!, leden 2008, str. 8 8. Bezpečný tisk a náklady pod kontrolou, on-line, c2006, [cit. 2008-11-20]. Dostupné z: 9. Centrální správa přes webové rozhraní [on-line]. c2008, [cit. 2008-11-20]. Dostupné z: 10. Centrální správa více severů a sběr statistik [on-line]. c2008, [cit. 2008-11-20]. Dostupné z: 11. Dohledatelnost a prokazatelnost [on-line]. c2008, [cit. 2008-11-20]. Dostupné z: 12. Nabídka služeb [on-line]. c2007, [cit. 2008-11-22]. Dostupné z: 13. Optimalizace tiskového prostředí [on-line]. c2008, [cit. 2008-11-20]. Dostupné z: 14. Optimalizace tiskového prostředí [on-line]. c2006-2008, [cit. 2008-11-15]. Dostupné z: 15. Optimalizace nákladů tiskového prostředí v rozpočtové organizaci [on-line]. c20062008, [cit. 2008-11-15]. Dostupné z: 16. O společnosti HP [on-line]. c2008, [cit. 2008-11-22]. Dostupné z:

46

17. O společnosti [on-line]. c2007, [cit. 2008-11-22]. Dostupné z: 18. Outsourcing tiskových služeb [on-line]. c2006, [cit. 2008-11-17]. Dostupné z: 19. Profil Janus [on-line]. c2007-2008, [cit. 2008-11-20]. Dostupné z: 20. Profil [on-line]. c2008, [cit. 2008-11-22]. Dostupné z: 21. Sledování nákladů na reprografické služby [on-line]. c2008, [cit. 2008-11-20]. Dostupné z: 22. TCO-náklady pod lupou [on-line]. [cit. 2008-11-15]. Dostupné z: 23. YSOFT: Začínající podnikatel roku 2006 [on-line]. 2007, [cit. 2008-11-22]. Dostupné z: 24. Základní informace [on-line]. c2006-2008, [cit. 2008-11-25]. Dostupné z: 25. How to Apply a Strategic Approach to Managing Printing and Imagign [online]. c2004, Hewlett-Packard, [cit. 2008-11-25]. Dostupné z: http://h41320.www4.hp.com/ipge/pdf/apply-a-strategic-approach.pdf 26. Turning a copier refresh into a strategic opportunity [online]. c2006, HewlettPackard, [cit. 2008-11-25]. Dostupné z 27. SafeQ_brochure_CZ.pdf [CD-ROM]. c2005, Y Soft, s.r.o.

47

11. Terminologický slovník Autorizace Autorizace znamená oprávněnost, autorizovat znamená povolit, schválit, zmocnit, oprávnit. O autorizaci hovoříme pokud určitá entita (uživatel, systémový proces) chce přistupovat k určitým zdrojům (např. k serveru, souboru). Aby mohl uživatel k těmto zdrojům přistoupit, musí být k tomu autorizován - oprávněn. „Předpokladem úspěšné autorizace uživatele je úspěšná autentizace jeho identity.“

Outsourcing Strategický organizační nástroj. Přesun odpovědnosti za provoz funkční oblasti (činnosti) podniku na externí specializovanou firmu – poskytovatele; zpravidla včetně zaměstnanců a vlastnictví aktiv; především za účelem zaměření se na hlavní činnost, dosažení světové úrovně kvality v oblasti, případně úspory nákladů. Aplikuje se u oblastí, které nejsou hlavními činnostmi podniku, tedy nejsou motorem dlouhodobé konkurenceschopnosti podniku.

Software Programové prostředky, které lze rozdělit do následujících vrstev. Operační systém, který zajišťuje základní využívání technických prostředků. Programové komponenty úzce navazující na oper. systém tj. např. pomocné programy (utility), SŘBD (Systém Řízení Báze Dat), komunikační programové komponenty aj. A vlastní aplikační programové vybavení (ASW), které zajišťuje zpracování uživatelem požadované aplikace.

Hardware Technické prostředky, součást informačních technologií, které zahrnují zejména „vlastní“ počítače, přídavná, komunikační a rozšiřující zařízení.

Server V architektuře klient – server proces, který plní požadavky procesů klientů. V přeneseném smyslu (často) počítač, na němž je proces serveru zpracován.

48

12. Seznam příloh

1. Přehled využití tiskových a kopírovacích zařízení 2. Obrázek, SafeQ – úvod 3. Obrázek, SafeQ – přehledy

49

Vysoká škola ekonomická v Praze

Recommend Documents