Vysoká škola ekonomická v Praze

Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Katedra informačních technologií Studijní program: Aplikovaná informatika Obor: Informační systémy a technologie

Diplomant:

Bc. Ladislav Pelcl

Vedoucí diplomové práce:

Ing. Dušan Chlapek, Ph.D.

Oponent diplomové práce:

prof. Ing. Václav Řepa, CSc.

Návrh koncepce IS/ICT pro Junák ČR

školní rok 2008/2009

Prohlášení Prohlašuji, že jsem diplomovou práci zpracoval samostatně a že jsem uvedl všechny použité prameny a literaturu, ze kterých jsem čerpal.

V Praze dne 16. června 2009

Ladislav Pelcl

Poděkování Rád bych poděkoval Ing. Dušanu Chlapkovi, Ph.D. za podnětné vedení této diplomové práce.

2/87

Abstrakt Cílem diplomové práce je navržení informatické koncepce pro organizaci Junák – svaz skautů a skautek ČR. Organizace je občanským sdružením, zabývajícím se výchovou dětí a mládeže. Jak pro svou hlavní činnost, tak pro související administrativní, ekonomické a další oblasti využívá IS/ICT prostředky, které však v důsledku poměrně nekoordinovaného vývoje v řadě oblastí neumožňují organizaci pracovat efektivně s využitím aktuálních možností IS/ICT. Tím se snižuje její konkurenceschopnost. Práce se snaží přinést organizaci koncepci, kterou bude organizace schopna využít i v případě, že bude chtít některé její součástí v souladu se svými prioritami pozměnit. Práce se snaží ke koncepci IS/ICT dopracovat po úvodním představení organizace uvedením základních pojmů a přístupů k řízení IS/ICT. Dále poměrně zevrubně popisuje a analyzuje stávající IS/ICT řešení, používané v organizaci, aby tak identifikovala slabiny i možnosti do budoucna. S dílčím využitím metody potenciálu zlepšení stanovuje reálné možnosti zvýšení efektivity v různých klíčových aktivit. Velkou pozornost práce soustředí na návrh nových projektů IS/ICT, které by pomohly organizaci k efektivnějšímu fungování či získání konkurenčních výhod díky využití aktuálních trendů IS/ICT. Z navržených projektů dále sestavuje několik hlavních projektů a doporučuje organizaci způsob ohodnocení jejich strategické priority pro následnou realizaci. V samém závěru pak formuluje vlastní koncepci IS/ICT. Autorovým hlavním přínosem je schopnost poukázat na nová řešení, která mohou organizaci pomoci zefektivnit procesy, které aktuálně nefungují optimálně, způsobem, který využívá aktuální možnosti IS/ICT. Díky zkušenostem jak z práce v organizaci, tak v oboru IS/ICT se tak pokouší navrhnout moderní koncepci, uzpůsobenou na míru.

Klíčová slova: informační koncepce strategie analýza IS/ICT

3/87

Abstract The main goal of the diploma thesis is creating a draft of an information strategy for Junák – Association Scouts and Guides CZ. The organization is a Czech NGO, focused on education of children and young people. For both these main activities and also administrative, economical and other areas, it uses IS/ICT resources. Mainly due to a lack of coordination in their past development, in many fields these don’t allow the organization to work efficiently and use the current potential of IS/ICT. This leads to diminishing of the organization’s competitiveness. The thesis tries to bring such a strategy, that the organization could use even in the case it needs to be modified accordingly to its priorities. The thesis tries to reach the creation of the draft through a number of steps. Following the brief description of the organization, the thesis introduces basic terms and attitudes towards the IS/ICT governance. In order to identify both weaknesses and future potential, it thoroughly describes and analyzes the current IS/ICT projects currently in use in the organization. With partial use of the “potential of improvement” method, it states reasonable degree of efficiency improvement in various key activities. Great amount of focus is being spent on proposals of new projects, that could lead the organization to efficiency or raising its competitiveness through making the most of current trends in IS/ICT. Major projects are put together out of the proposals as well as the method of their evaluation in relation to the strategic priorities of the organization. Finally, the information strategy is defined. Author’s main contribution is in his capability to point out new solutions which could help to improve non-optimal processes in a way, that makes use of current potential of IS/ICT. Using his experience from both the organization itself and the IS/ICT field, he tries to create modern, tailormade information strategy.

Keywords: information strategy analysis IS/ICT potential

4/87

Obsah 1.

2.

Úvod .................................................................................................................................. 8 1.1.

Vymezení tématu práce a důvod výběru tématu ......................................................... 8

1.2.

Současný stav .............................................................................................................. 8

1.3.

Cíle práce a způsob jejich dosažení............................................................................. 9

1.4.

Přínosy práce ............................................................................................................... 9

1.5.

Předpoklady a omezení práce.................................................................................... 10

Přístupy k řešení IS/ICT .................................................................................................. 11 2.1.

Informační strategie a koncepce................................................................................ 11

2.2.

Aplikační architektury............................................................................................... 12

2.2.1.

Architektura klient-server................................................................................... 13

2.2.2.

Architektura orientovaná na služby.................................................................... 13

2.2.3.

Vícevrstvá architektura....................................................................................... 14

2.3.

2.3.1.

Vlastní vývoj ...................................................................................................... 14

2.3.2.

Externí vývoj, vlastní provoz ............................................................................. 14

2.3.3.

Outsourcing ........................................................................................................ 15

2.3.4.

ASP..................................................................................................................... 15

2.4. 3.

Shrnutí ....................................................................................................................... 16

Zmapování oblastí pokrytých současným IS/ICT ........................................................... 17 3.1.

Obecný pohled na organizaci a její přístup k řízení informatiky .............................. 17

3.2.

Rozdělení oblastí ....................................................................................................... 19

3.3.

Stávající aplikace a řešení ......................................................................................... 19

3.3.1.

Oblast výchovná (program a jeho vývoj) ........................................................... 19

3.3.2.

Oblast evidence členů a jednotek ....................................................................... 21

3.3.3.

Oblast ekonomická ............................................................................................. 26

3.3.4.

Oblast řízení a správy ......................................................................................... 27

3.3.5.

Oblast personalistická......................................................................................... 29

3.3.6.

Oblast interní komunikace.................................................................................. 31

3.3.7.

Oblast propagace ................................................................................................ 34

3.3.8.

Oblast IS/ICT ..................................................................................................... 36

3.4. 4.

Možnosti vývoje IS/ICT řešení ................................................................................. 14

Závěr k oblastem pokrytým dosavadním IS/ICT ...................................................... 36

Potenciál zlepšení ............................................................................................................ 39 4.1.

Určení klíčových aktivit a jejich priorit .................................................................... 39

4.2.

Určení absolutního potenciálu zlepšení klíčových aktivit......................................... 40

4.2.1.

Práce s online evidencí ....................................................................................... 40 5/87

4.2.2.

Objednávání časopisů......................................................................................... 41

4.2.3.

Sdílení znalostí a vědomostí............................................................................... 41

4.2.4.

Náborová propagace oddílů................................................................................ 41

4.2.5.

Zpracování administrativní a ekonomické agendy............................................. 42

4.2.6.

Interní komunikace online.................................................................................. 42

4.2.7.

Využívání nástrojů pro spolupráci...................................................................... 43

4.2.8.

Vychovávání a setkávání mladších členů online................................................ 43

4.3.

4.3.1.

Práce s online evidencí ....................................................................................... 44

4.3.2.

Objednávání časopisů......................................................................................... 44

4.3.3.

Sdílení znalostí a vědomostí............................................................................... 44

4.3.4.

Náborová propagace oddílů................................................................................ 45

4.3.5.

Zpracování administrativní a ekonomické agendy............................................. 45

4.3.6.

Interní komunikace online.................................................................................. 46

4.3.7.

Využívání nástrojů pro spolupráci...................................................................... 46

4.3.8.

Vychovávání a setkávání mladších členů online................................................ 46

4.4. 5.

Hodnocení dosažení reálného potenciálu zlepšení .................................................... 47

Návrhy nových IS/ICT řešení.......................................................................................... 48 5.1.

Úvodní předpoklady .................................................................................................. 48

5.1.1.

Míra úspěšnosti projektů v závislosti na účasti jednotek ................................... 48

5.1.2.

Vliv zavedení evidence členů a jednotek online ................................................ 49

5.2.

6.

Určení reálného potenciálu zlepšení klíčových aktivit.............................................. 43

Nově navrhované aplikace a řešení ........................................................................... 49

5.2.1.

Přehled oblastí a navrhovaných řešení ............................................................... 49

5.2.2.

Oblast výchovná (program a jeho vývoj) ........................................................... 50

5.2.3.

Oblast evidence členů a jednotek ....................................................................... 54

5.2.4.

Oblast ekonomická ............................................................................................. 57

5.2.5.

Oblast řízení a správy ......................................................................................... 62

5.2.6.

Oblast personalistická......................................................................................... 66

5.2.7.

Oblast interní komunikace.................................................................................. 70

5.2.8.

Oblast propagace ................................................................................................ 72

5.2.9.

Oblast IS/ICT ..................................................................................................... 73

Návrh koncepce IS/ICT................................................................................................... 76 6.1.

Návrh hlavních projektů............................................................................................ 76

6.1.1.

Projekt č. 1 – evidence........................................................................................ 77

6.1.2.

Projekt č. 2 – sdílení znalostí.............................................................................. 77

6.1.3.

Projekt č. 3 – podpora náborů............................................................................. 77

6.1.4.

Projekt č. 4 – online agendy ............................................................................... 77 6/87

6.1.5.

Projekt č. 5 – komunikační portál....................................................................... 78

6.1.6.

Další projekty ..................................................................................................... 78

6.2.

Výběr strategicky důležitých projektů ...................................................................... 78

6.3.

Doporučení k posloupnosti projektů a jejich řízení................................................... 79

6.4.

Budoucnost stávajících aplikací ................................................................................ 80

6.5.

Shrnutí koncepce ....................................................................................................... 81

7.

Závěr................................................................................................................................ 82

8.

Přehled literatury a informačních zdrojů ......................................................................... 83

9.

Terminologický slovník................................................................................................... 85

7/87

1. Úvod 1.1.

Vymezení tématu práce a důvod výběru tématu

Tato práce se zabývá tématem vytvoření koncepce pro IS/ICT 1 pro Junáka – svaz skautů a skautek ČR (dále jen Junák). Rozsah tématu je poměrně široký; práce má ambice hledat cesty ke zvýšení efektivity fungování organizace prostřednictvím IS/ICT v celém spektru jejích činností (ač v různém rozsahu). V rámci tématu práce klade značný důraz na analýzu současného stavu a následně vytipování vhodných nových řešení. Důvody volby tématu lze najít jak objektivní, tak subjektivní. Mezi objektivní důvody patří jistě aktuálnost této problematiky u organizace, která v současnosti stále silněji naráží na potřebu zefektivnit některé své existující procesy, ať již kvůli úsporám času a energie či jako nutný předpoklad pro nové rozvojové projekty. Organizace také z povzdálí sleduje moderní trendy, nabízené v oblasti IS/ICT, a poměrně jasně tak spatřuje své zaostávání a s ním spojené nevýhody ušlých příležitostí. V organizaci tedy existuje objektivní potřeba analýzy, která je cílem této práce, v zájmu zachování a zvýšení konkurenceschopnosti organizace. Subjektivním důvodem pro volbu tématu pak jsou autorovy dlouholeté zkušenosti s fungováním Junáka získané při dobrovolné činnosti na celé řadě úrovní a pozic, a tedy zkušenosti s existujícími procesy i potřebami případných nových procesů. Nabízí se tak možnost skloubit zkušenosti z fungování organizace (ač jistě budou potřeba další jejich zdroje) s analytickými schopnostmi, získanými během studia.

1.2.

Současný stav

Junák je jednou z největších dětských organizací v ČR se svými cca. 44 tisíci členy, převážně dětmi. Je jednoznačně nejznámější českou skautskou organizací; skauting pak můžeme nazvat filosofií či myšlenkovým proudem, který se snaží o zlepšení světa prostřednictvím jednotlivých lidí. „Posláním Junáka je podporovat rozvoj osobnosti dětí a mladých lidí, jejich duchovních, mravních, intelektuálních, sociálních a tělesných schopností, aby byli po celý život připraveni plnit povinnosti k sobě samým, bližním, vlasti, přírodě a celému lidskému společenství.“ [1, str. 1] Základním nástrojem pro výchovu dětí jsou skautské oddíly, o program oddílů se stará několik tisíc dospělých. Skauting je mezinárodním hnutím, které existuje ve 216 zemích světa a vzniklo ve Velké Británii před 1. světovou válkou. Organizace Junák, potažmo český skauting, má takřka stoletou tradici a pohnutou historii, během které bylo třikrát fungování organizace zakázáno nacisty a komunisty.

8/87

V roce 1990 byla organizace obnovena ve formě občanského sdružení ve smyslu zákona 83/1990 Sb., o sdružování občanů [2]. Skládá se z několika stovek organizačních jednotek s vlastní právní subjektivitou – krajských, okresních a základních, které sdružují dětské oddíly. Na celostátní úrovni funguje Kancelář ústředí Junáka, která profesionálně zajišťuje fungování některých zásadních agend. Od obnovy Junáka do dnešní doby organizace řešila postupně více a více svých potřeb prostřednictvím prostředků IS/ICT. Historicky tak můžeme jmenovat např. evidenci členů, ekonomické a účetní agendy či kancelářský software. S rozvojem Internetu v devadesátých letech přibyla do dnešní doby celá řada webových aplikací, zejména pak různé CMS 2 , webové prezentace či jednoúčelové webové aplikace. Organizace provozuje vlastní server pro web-hosting 3 prezentací svých jednotek či různých webových aplikací. V současné době celá řada organizačních jednotek Junáka pracuje s informacemi o svých členech ve svých webových aplikacích různých účelů. Evidence členů na celorepublikové úrovni však probíhá již sedmým rokem s využitím off-line aplikace 4 , která data ukládá ve formátu XML 5 , jednou ročně. To v řadě případů způsobuje neaktuálnost údajů a v důsledku i vznik duplicitních databází na jednotlivých jednotkách, která chtějí pracovat se svými aktuálními daty on-line. V důsledku rozhodnutí o zasílání časopisu všem členům se v roce 2008 objevila nevyhnutelná potřeba pracovat průběžně s aktuálními daty členů a tím i jako jedna z variant vývoj nového IS/ICT řešení, které by pomohlo konkurenceschopnosti organizace i v dalších oblastech.

1.3.

Cíle práce a způsob jejich dosažení

Hlavním cílem práce je vytvoření koncepce IS/ICT. Po výběru vhodné metodiky bude provedena analýza současného stavu organizace, zhodnocení možných zlepšení. Následovat bude vytipování možných vhodných řešení a posléze návrh vlastní koncepce – tedy návrh hlavních projektů k realizaci, řešení jejich posloupnosti a integraci s některými stávajícími řešeními. Jako podklady pro analýzu poslouží dokumentace existujících IS/ICT řešení a další data týkající se fungování organizace. S využitím těchto dat a vhodné metodiky pak budou vytipovány další klíčové aktivity, jejichž podpoření významně zefektivní fungování organizace. Kritériem pro posouzení dosažení cíle práce je fakt, zda bude organizace schopna navrženou koncepci IS/ICT využít pro svůj další rozvoj v této oblasti.

1.4.

Přínosy práce

Hlavním přínosem práce je vytvoření komplexního podkladu pro rozhodnutí o budoucí podobě IS/ICT řešení Junáka. Vzhledem k některým rozbíhajícím se projektům může konkrétní přínos

9/87

spočívat také v doplnění či ujasnění dílčího projektu a jeho zasazení do souvislostí ostatních budoucích či stávajících projektů. Přínos v rovině inspirace pro nová řešení je možné nalézt i u jednotlivých nových navrhovaných projektů, které ve výsledku nebudou z hlediska organizace prioritní a nebudou realizovány či budou odloženy kvůli nedostatku prostředků. Tyto projekty mohou stále být impulsem pro některé krajské či základní organizační jednotky, které se mohou pokusit některé pro ně zvláště užitečné prvky realizovat ve vlastní režii při napojení na základní modul IS/ICT na straně ústředí.

1.5.

Předpoklady a omezení práce

V některých oblastech práce naráží na neexistenci dostatku relevantních dat a některé závěry se tak významně opírají o autorovy předpoklady. V textu toto bude zřejmé. Jedním z omezení práce je pak její aktuálnost a tedy využitelnost poměrně časově omezená. Rychlost vývoje v oblasti IS/ICT a ostatně i dynamika ve vývoji organizace předpokládá opakované vyhodnocování; práce k tomu tak dává přinejmenším nějaká východiska.

10/87

2. Přístupy k řešení IS/ICT Po úvodních ujasněních o tématu práce, jejích cílech a přínosech přichází kapitola druhá, vytvářející již předpoklady k dosažení cílů práce – kapitola shrnuje existující přístupy k řešení IS/ICT a zahrnuje také výběr metodiky pro další postup.

2.1.

Informační strategie a koncepce

„Východiskem návrhu IS/IT je globální podniková strategie, která určuje hlavní směry a priority rozvoje podniku. Na globální podnikovou strategii navazuje informační strategie, jejímž cílem je navrhnout celkovou koncepci IS/IT podniku tak, aby byly optimálně podpořeny celopodnikové cíle definované v GST, a navrhnout jednotlivé kroky realizace této koncepce, tj. navrhnout jednotlivé postupně budované verze IS/IT.“ [3, str. 124] při popisu metodiky MDIS 6 . Podobně se vyjadřuje [4, str. 371], když uvádí: „Cílem strategického řízení informatiky je dosažení jejího racionálního dlouhodobého rozvoje ve vazbě na strategické a podnikatelské záměry společnosti, dosažení vyšší kvality informačního systému, především ve funkcionalitě, disponibilitě a úrovni poskytovaných služeb širokému spektru uživatelů a zákazníků. Hlavní náplní strategického řízení IS/ICT je proces formulace a periodické aktualizace celkové koncepce IS/ICT, tj. informační strategie.“ Informatika je tedy jedním z nástrojů k dosažení cílů organizace. Umožňuje ve spolupráci s dalšími nástroji přeměnu vize organizace ve strategické záměry a postupně až nejdrobnější jednotlivé cíle. Cíle, jejichž splnění posouvá organizaci vždy o kousek blíže její dlouhodobé vizi. Metodika COBIT uvádí v první fázi svého procesu „Plan and organize“ právě vytváření strategického plánu IS/ICT, který stanoví, jak se cíle této oblasti budou podílet na dosažení strategických cílů organizace s nimi spojenými náklady a riziky [5, str. 30]. Pro úspěšné podílení se na dosažení cílů je třeba začlenit oblast IS/ICT již do vytváření celkového strategického plánu organizace a nikoliv jen do plnění stanovených úkolů. Je prospěšné, když při vytváření strategie organizace mohou být stanovované cíle navrhovány či připomínkovány rovnou i z ohledu na oblast IS/ICT. Zastoupení odborníků v této fázi může pomoci organizaci odhalit možné konkurenční výhody, které by v důsledku rychlého technologického pokroku jinak mohly organizaci zůstat skryty. Podobně je to pochopitelně i v ostatních oblastech. Vzniklá strategie organizace pak dává dostatečné základy pro tvoření navazujících dílčích strategií, které spolu díky společnému základu mohou souviset a spolupracovat. Na informatiku budou klást požadavky změny v obchodní či výrobní strategii, informační strategie může mít návaznosti do strategie personální apod.

11/87

Zajímavou metodiku tvorby celkové strategie organizace i navazujících strategií a projektů popisuje [6, str. 47]. V řadě kroků postupně identifikuje aktuální cenové i jiné trendy, identifikuje jednotlivé procesy pomocí BPR 7 či jiných metod a určuje klíčové aktivity těchto procesů. U nich se následně pokouší o stanovení absolutního potenciálu zlepšení, stanovení interních limitů pro toto zlepšení a následně reálný potenciál zlepšení. Dále formuluje metriky procesů, navrhuje hlavní projekty k dosažení úrovně reálného potenciálu zlepšení v době jednoho roku a utváří či aktualizuje tak celkovou strategii organizace. Vybrané kroky této metodiky budou použity ve čtvrté kapitole. V zásadě v podobném duchu nahlíží na tvorbu strategie metodika MMDIS 8 , konkrétně tedy informační strategie. Z hlediska obsahu informační strategie [7, str. 36] popisuje její použití takto: 

základ pro zpracování poptávkového dokumentu na systémovou integraci,



základ pro zadávání jednotlivých projektů, jejich vzájemnou koordinaci a kontrolu řešení,



definuje vzájemné vazby mezi projekty IS/ICT a ostatními projekty podnikového rozvoje,



základem pro řešitele (externí i interní) jednotlivých projektů, úvodních studií a další dokumentace,



základ pro kontrolu vývoje informačního systému (jeho obsahu, harmonogramu, technologické úrovně, nákladů a efektů).

V [4, str. 371] je za klíčové součásti informační strategie považována zejména aplikační a technologická architektura IS/ICT a od nich odvozený rámcový plán projektů, případně strategii outsourcingu.

2.2.

Aplikační architektury

Ve chvíli, kdy je z informační strategie jasné, jakých cílů chceme ve vztahu k organizaci dosáhnout, přichází čas mimo jiné na zvážení zmíněné aplikační architektury IS/ICT řešení. Vzhledem k zaměření práce by bylo vhodné přiblížit alespoň několik potenciálně zajímavých modelů. Poznatky z této oblasti budou přínosné v kapitole šesté pro formulování koncepce IS/ICT.

12/87

2.2.1. Architektura klient-server Architektura popisuje vztah dvou programů, kde klient vznáší požadavky na server. Ten může požadavky předávat dále sám (viz vícevrstvá architektura níže). Ukázkovým příkladem aplikace této architektury je používání webového prohlížeče v kombinaci s webovým serverem. Specifikem uvedeného příkladu je jeho velký rozmach – od statických webových stránek ve formátu HTML 9 došlo postupně k vytváření webových aplikací, zpřístupňující informace přes webové rozhraní. Další revolucí pokračuje tzv. Web 2.0 10 s pomocí dalších technologií, jako např. AJAX 11 , který posouvá možnosti uživatelského rozhraní webových aplikací takřka na úroveň klasických desktopových aplikací. Podstatné pro úvahy o volbě aplikační architektury pro IS/ICT kterékoliv organizace, včetně Junáka, je skutečnost, že uživatelské rozhraní webu je stále rostoucí skupině uživatelů intuitivně známo. Přicházejí s ním do styku při čtení zpravodajství, psaní e-mailů či publikování v redakčních systémech. Webové aplikace jsou přitom extrémně nenáročné na programové vybavení uživatelů – spokojí se s téměř kterýmkoliv webovým prohlížečem, včetně aplikací v mobilních telefonech či zařízeních PDA 12 . Vzhledem k rozsahu organizace je i tento fakt z hlediska případné distribuce klientského software důležitý.

2.2.2. Architektura orientovaná na služby Další z pozoruhodných modelů se skrývá v angličtině pod zkratkou SOA. Jde o přístup k návrhu nových systémů i integraci stávajících, který se snaží mimo jiné o vytváření modulární struktury, založené na službách – částech programu, které typicky vykonávají poměrně jednoduché činnosti s jasně popsanými vstupy a výstupy. Služby spolu komunikují pomocí zpráv a tím se „skládá“ dohromady výsledná aplikace či systém. Toto uspořádání, které se může jevit jako velmi vhodné pro integraci existujících systémů, může mít velmi pozitivní dopady i pro vývoj celých nových systémů (oproti historicky používaným monolitickým aplikacím a systémům). Architektura je založena na celé řadě standardů, jako je XML, SOAP 13 , WSDL 14 či UDDI 15 , které umožňují jednotlivé služby popsat, stanovují pravidla pro jejich komunikaci a dokonce umožňují vytvářet adresáře těchto služeb [8, str. 363]. Díky volným vazbám jednotlivých služeb, ohraničených pouze standardy, je možné dosáhnout spolupráce i u systémů na různých softwarových platformách i operačních systémech. Uvedené fakty by mohly velmi nahrát možné otevřenosti IS/ICT řešení organizace směrem k dílčím aplikacím, vyvíjeným nezávisle organizačními jednotkami pro vlastní potřebu. 13/87

2.2.3. Vícevrstvá architektura Přestože by bylo možné u této architektury vysledovat již zmíněný model klient-server, je vhodné zmínit ji z jiného důvodu. Architektura postavená na více vrstvách odděluje od sebe přinejmenším prezentační, aplikační a datovou vrstvu. Dalších vrstev může být i více ve formě middleware 16 , zprostředkující např. předávání zpráv mezi jednotlivými aplikacemi – ESB 17 . Význam vrstev tkví v možnosti oddělení jednotlivých částí, které je následně možné lépe zabezpečit, škálovat či propojovat (v případě webových služeb a SOA). Oproti monolitickým aplikacím tak je hůře možné narušit z pozice uživatele bezpečnost datové vrstvy, je možné umístit jednotlivé vrstvy v případě velké zátěže na samostatné stroje či clustery. Závazná jsou specifikace rozhraní vrstev, v případě dílčí změny uvnitř se tak není třeba obávat negativního dopadu na chování ostatních vrstev.

2.3.

Možnosti vývoje IS/ICT řešení

V kapitole o informační strategii a koncepci již bylo zmíněno jedno z důležitých strategických rozhodnutí, které se oblasti IS/ICT vztahuje. Organizace by měla mít jasno v tom, jakým způsobem dojde k dosažení svých informatických cílů – zda potřebné nástroje vyvine sama či použije existující řešení, zda ho dále bude udržovat vlastními silami nebo si najde vhodného dodavatele. Jednotlivé aspekty této otázky mohou mít podstatné souvislosti, proto dále následuje stručný popis jednotlivých variant, které mohou být z pohledu této práce zajímavá pro formulaci doporučení v šesté kapitole.

2.3.1. Vlastní vývoj Ve chvíli, kdy organizace naráží na požadavky, které není schopný zajistit existující TASW 18 , jednou z možností je vyvinout si IASW 19 na míru. Tato varianta má nicméně značné personální i finanční požadavky, které jsou navíc zaměřeny mimo oblast hlavní činnosti organizace. V důsledku toho je pravděpodobné, že organizace nebude mít k dispozici takovou úroveň know how, jako firmy specializované na vývoj software, což se může projevit v nárůstu nákladů či snížené kvalitě výsledného produktu.

2.3.2. Externí vývoj, vlastní provoz V dnešní době podle [9, str. 18] přesáhly požadavky vývoje software pro organizace jejich možnosti a na tuto oblast orientují firmy, které dodávají specializovaný TASW, zejména v podobě ERP 20 . Scénář se změnil následovně: „Podnik koupí ERP systém a potřebný základní software

14/87

a hardware od externích dodavatelů. ERP systém v podniku nainstaluje a zprovozní další specializovaná IT firma, tzv. systémový integrátor. Podnik pak provozuje IS/ICT vlastními silami.“ Pro tuto variantu platí obdobné nevýhody, jako pro minulý model. Organizace sice nakoupí řešení, které obvykle vzniklo s využitím best practices v oboru, a které je profesionálně nasazeno, a to za jasnou cenu. Další údržba a vývoj systému si však stále vyžaduje velké množství finančních a personálních zdrojů, která jsou pro organizaci poměrně fixní položkou – v případě změny požadavků není schopen levně snížit rozsah jedněch služeb a zavést služby nové, jelikož již vlastní hardware a software, připravený pro původní řešení. V případě změny organizace řeší náročný projekt, který je pak v téměř v polovině případů zastaven před ukončením či překročí plánovaný rozpočet, v dalších 40 % pak nepřináší plánované přínosy [9, str. 19]. To vše navzdory existenci propracovaných metodik.

2.3.3. Outsourcing Problémy popsané u minulých modelů se mnoho organizací snaží řešit tzv. outsourcingem – tedy přenecháním kompletního provozu informačního systému na dodavatele a nastavením souvisejícího smluvního vztahu. Organizace se tak může soustředit na svou hlavní činnost, kde může získávat konkurenční výhodu. Může změnou smlouvy bez dalších nákladů měnit rozsah poskytovaných služeb. Smluvní vztah je ovšem podle [10, str. 62] kritickým momentem outsourcingu. Mezi organizací a dodavatelem dochází k dohodě o úrovni poskytovaných služeb, tzv. SLA, která popisuje informatickou služby z hlediska obsahu, objemu, kvality a ceny – definuje požadavky na systém v terminologii, které rozumí manažeři podniku [9, str. 22]. Přínosy z outsourcingu však podle [9, str. 21] významně klesají při outsourcování nestandardních vysoce customizovaných aplikací, které dodavatel služeb nemůže nabídnout dalším klientům a jeho náklady v důsledku toho neklesají. V určitém smyslu se tak z části dostává do původní pozice organizace – outsourcovaná služba se ocitá mimo jeho hlavní činnost a tím ztrácí konkurenční výhodu on.

2.3.4. ASP Dalším evolučním modelem je ASP 21 , kdy dodavatel poskytuje organizaci definovanou informatickou službu online. Významným technologickým předpokladem pro tento model je velké rozšíření připojení k Internetu a také obecný kvalitativní nárůst telekomunikačních cest – organizace si může dovolit využívat služby, které jsou provozovány ve vzdáleném výpočetním centru dodavatele, díky rychlým a spolehlivým linkám. Z technologického hlediska je pro tento model přínosné i architektury popsané v předchozí kapitole – uživatelé využívají lehkého klienta v podobě webového prohlížeče, systémy se mohou skládat z řady webových služeb. 15/87

I zde se však setkáváme s omezením zaměření aplikací – velkou výhodou jsou podle [9, str. 107] malé nároky na customizaci 22 , jelikož umožňují rozložení nákladů na více klientů. Díky možnostem konektivity mohou dodavatelé poskytovat prakticky totožnou službu z jednoho místa velkému množství organizací. Výhodou pro organizaci je používání nejnovější verze aplikace bez nutnosti řešit složitě distribuci aktualizací. I zde je pochopitelně kladen velký důraz na SLA, kde kromě zmíněných parametrů je pro organizace často podstatná také ochrana dat – tentokrát umístěných mimo organizaci.

2.4.

Shrnutí

Uvedené tři části popsaly aktuální přístupy k řešení oblasti IS/ICT tak, aby bylo možné posoudit jejich možný přínos a vliv pro vývoj IS/ICT řešení Junáka, pro které bude řada uvedených specifik podstatných. V další kapitole bude zmíněn současný přístup organizace ke strategickému plánování. Aplikační architektura může být z hlediska rozmístění organizace po celé republice také podstatná, podobně jako nároky na uživatele systému – možnost využít standardní webový prohlížeč je při desetitisících členů – dobrovolníků poměrně zásadní. Organizace může mít i specifické předpoklady pro volbu způsobu vývoje, je schopna na bázi dobrovolné práce získat i vysoce odbornou práci, přesto přinejmenším některé aspekty IS/ICT jsou pro ni tak kritické, že je bude chtít mít podložené SLA s jasnými garancemi a tedy profesionálními dodavateli.

16/87

3. Zmapování oblastí pokrytých současným IS/ICT V minulé kapitole byly zmíněny aktuální přístupy a trendy v oblasti IS/ICT, předmětem této kapitoly bude přiblížení současného fungování IS/ICT v organizaci.

3.1.

Obecný pohled na organizaci a její přístup k řízení informatiky

Jednou z hlavních charakteristik IS/ICT Junáka v období po roce 1990, které je pro uvažování o IS/ICT relevantní, je roztříštěnost. Za celou tuto dobu zřejmě nedošlo k tvorbě informační strategie, která by pomohla navázat oblast informatiky na celkovou či globální strategii Junáka. Přesto se v řadě případů daří strategické záměry s využitím IT technologií naplňovat, příkladem může být část zhodnocení části strategie Junáka do roku 2005: „Budeme mít dobře fungující síť informačních center, každá podstatná informace dorazí k adresátovi do 48 hodin.“ [11, str. 7] „Informační systém v Junáku se postupně zlepšuje, hlavní informace z ústředí ke členům jdou prostřednictvím Junáka hlásí, Internetu a balíčků. Na internetu jsou informace neúplné, nepřesné a nestrukturované.“ [12, str. 8] S odstupem několika let lze u tohoto případu již těžko konkrétně určit, zda ke zlepšení došlo díky důslednému uplatnění strategie či zda hlavním impulsem ke zřízení informačního systému byly zkrátka jen nové technické možnosti, kterých organizace intuitivně využila (případně zaštítěna strategií). Vznik nového software pro evidenci členů s poměrně zásadními zlepšeními v roce 2003 tak zhodnocení strategie vcelku nijak nezmiňuje. Jiným případem je výběr software pro vedení účetnictví – kolem roku 2004 se objevila legislativou daná nutnost přejít na tzv. podvojné účetnictví (drtivá většina jednotek Junáka přitom účtovala v tzv. jednoduchém účetnictví), což bylo impulsem pro vedení organizace k výběru a doporučení software pro vedení podvojného účetnictví, aby tak Kancelář ústředí Junáka zvládala poskytovat jednotkám metodickou podporu. Výše uvedené by poukazovalo na slabé schopnosti vedení organizace v oblasti strategického řízení, ve hře jsou však ještě přinejmenším dva zajímavé faktory. Prvním je značná rozmanitost organizace. Jak již bylo řečeno v úvodu, organizační struktura Junáka popisuje krajské, okresní a základní organizační jednotky [13, str. 6]. Dále pak zmiňuje také zvláštní organizační jednotky. Základní organizační jednotky sdružují oddíly v rámci jedné lokality (města, několika vesnic) a poskytují jim materiální, finanční, metodické a další zázemí. Okresní a krajské úrovně se zpravidla soustřeďují na vzdělávání vedoucích oddílů a administrativní záležitosti, nicméně ambice některých přesahují až ke krajským akcím či propagačním kampaním. 17/87

Mezi oddíly můžeme rozlišit několik výchovných kategorií (podle věku a pohlaví), rozlišujeme i oddíly s vodáckým či náboženským zaměřením. Oddíly se však velmi liší i nad rámec tohoto dělení – regionálními specifiky, počtem členů, filosofií svých vedoucích, symbolickým rámce činnosti aj. Podobné odlišnosti, byť menší, lze odpozorovat i u organizačních jednotek. Potřeby jednotlivých jednotek napříč republikou a organizační strukturou jsou proto v některých aspektech velmi různé a místy i protichůdné. S tímto vědomím jsou tedy strategické plány vytvářeny, s cílem neregulovat nepodstatné záležitosti, ale soustředit se na ty významné. Tento fakt je klíčový pro přijetí strategických záměrů napříč celou organizací ve vyšší míře než v organizacích komerčního typu. Souvisí úzce s motivací dospělých členů organizace zapojit se nejen do naplňování těchto záměrů, ale obecně do práce pro organizaci. Vzhledem k dobrovolnému charakteru organizace (s výjimkou několika zaměstnanců Kanceláře ústředí Junáka a Tiskového a distribučního centra jsou víceméně všichni dospělí dobrovolníky) je při jejím řízení nutné opakovaně si pokládat otázku, zda je konkrétní opatření zásadní pro udržení či zvýšení kvality organizace a jaké negativní účinky může mít na svou cílovou skupinu. Případnou frustraci pracovníků se nelze na rozdíl od komerčních organizací pokoušet kompenzovat

finančním

ohodnocením

a

z něj

plynoucí

motivací.

Nicméně

vzhledem

k demokratickému systému fungování organizace toto nebývá tak velkým problémem. Díky tomu, že lidé v organizaci mohou strategické i jiné záměry ovlivnit, se s nimi snadněji ztotožňují a stávají se jejich realizátory. Nicméně klíčovým závěrem je z pohledu autora snaha nevytvářet nepotřebné regulace či vnitřní předpisy, jelikož vždy se může objevit někdo, komu budou na překážku. Ve světle toho si snad lze z části vysvětlit, proč se organizace v uplynulých letech nechávala vláčet okolnostmi a pouze reagovat na některé impulsy ze svého okolí. Druhý faktor se již v zásadě také objevil – jde o náročnost vytváření a implementací strategií při omezeném množství lidských zdrojů. Organizace disponuje množstvím odborníků, schopných na formulacích dílčích strategií, včetně té informační, pracovat na dobrovolnické bázi. Méně už se daří nalézt mezi pracovníky takové, kteří by zvládli tyto činnosti koordinovat a stimulovat. Je možné, že není lehké vytvořit pracovní místo projektového vedoucího (či lépe několika) tváří v tvář ostatním výdajům a narůstajícím nákladům; potenciálním problémem může být také výše platů v neziskové sféře pro tyto odborníky. Tolik tedy k důvodům, proč Junák zatím nevytvořil a neimplementoval svou informační strategii.

18/87

3.2.

Rozdělení oblastí

V následujících částech této kapitoly budou blíže přiblíženy jednotlivé oblasti, které jsou v současné době pokryty IS/ICT. Jejich přehled je volně inspirován [9, str. 106].

Oblasti pokryté IS/ICT v Junáku Oblast výchovná (program a jeho vývoj)

Oblast evidence členů a jednotek

Oblast ekonomická

Oblast řízení a správy

Oblast personalistická

Oblast interní komunikace

Oblast propagace

Oblast IS/ICT

Obrázek 1: Oblasti pokryté IS/ICT v Junáku [autor podle 9, str. 106]

Jednotlivé oblasti budou na následujících stránkách podrobněji charakterizovány; po krátkém obecném úvodu do problematiky oblasti budou uvedeny IS/ICT řešení, používaná v současné době. Jednotlivá řešení budou číslována pro snazší orientaci a budou dle potřeby a rozsahu dále popsána, zejména pak jejich základní funkcionalita, skupina uživatelů aj.

3.3.

Stávající aplikace a řešení

3.3.1. Oblast výchovná (program a jeho vývoj) Oblast výchovy je pro Junáka klíčová, jde o hlavní produkt jeho činnosti, jak je zřejmé z poslání Junáka, zmíněného v úvodu. Junák se snaží vychovávat děti ve svých oddílech tak, aby z nich byli charakterní lidé, schopní života ve společnosti. Vlastní aktivity oddílů, tedy jejich program, z většinové části ovlivňují úspěšnost tohoto snažení organizace. Snahou organizace by mělo být dosažení co největší efektivity v této oblasti, protože právě to zvyšuje konkurenceschopnost organizace. Nejde ani o příliš nadnesené tvrzení – bude-li program neefektivní a nezaujme děti v oddílech, sníží se počet členů organizace a tím i její vliv ve prospěch jiných aktivit, kterými děti mohou vyplnit svůj volný čas – např. hraní počítačových her, sledování televize, sportovní oddíly aj. Tím by se snížil dopad úsilí organizace, což by pravděpodobně mělo dopad i na financování organizace. Oblast výchovy je proto pro Junáka zásadní a velmi důležitou oblastí. V současné době existuje však pouze několik IS/ICT řešení, které se na tuto oblast orientují.

19/87

Databáze programů (S1) Při přípravě programu oddílu mohou vedoucím ušetřit čas aktivity, vymyšlené ostatními. Webová aplikace tedy funguje na principu sdílení znalostí. Umožňuje jak vyhledávání programů dle věkových kategorií, zacílení, délky či prostředí, ve kterém se program může odehrávat. Programy je možné i zadávat, čehož však z členů organizace využívá minimum – drtivá většina zadaných programů pochází z dílny metodických skupin ústředí. Aplikace je dostupná na URI 23 : http://krizovatka.skaut.cz/databaze/databaze_programu/ Technicky vzato jde tedy o webovou aplikaci, která komukoliv umožňuje vyhledávání programů, po přihlášení umožňuje programy přidávat. Je součástí portálu Skautská křižovatka (S18), viz dále. Aplikace vyvinuli placení pracovníci Junáka. Teepek.cz (S2) Výstupem projektu, jehož cílovou skupinou jsou přímo děti ze skautských oddílů, je aplikace Teepek.cz. Vznikl coby náhrada časopisu pro věkovou skupinu 12–15 let. Svým uživatelům nabízí širokou škálu článků, připravovaných redakcí a uživateli samotnými, dále možnost zasílat ostatním uživatelům zprávy, diskutovat ve fórech, hlasovat v anketách, možností vyhledávání aj. Aplikace je dostupná na URI: http://www.teepek.cz/ Technickým řešením je i tentokrát webová aplikace, představuje samostatný portál na platformě CMS systému WebRedie společnosti Továrna: „WebRedie je náš vlastní redakční systém určený pro správu obsahu všech typů webových stránek od malých internetových prezentací a microsite až po velké zpravodajské servery“ [14]. Zprovoznění aplikace zrealizovala jmenovaná firma na zakázku, další vývoj realizují placení zaměstnanci Junáka. RoverNet (S3) Oproti předešlému řešení, RoverNet je záležitostí poměrně samonosnou. Jeho snahou je být komunitním webem pro věkovou skupinu tzv. roverů – členů Junáka ve věku 16–26 let. Jeho součástí je kalendář akcí, diskusní fóra a databáze odkazů. Těžištěm jsou však články na hlavní straně, které může psát kdokoliv, RoverNet také postrádá redakci. Aplikace je dostupná na URI: http://www.skaut.cz/rovernet/ RoverNet byl zprovozněn na dobrovolnické bázi v roce 2004, jeho další údržbu provádějí také dobrovolníci. Shrnutí Vzhledem k důležitosti této oblasti a záběru současných IS/ICT řešení by bylo vhodné pokusit se přinejmenším zachovat stávající aplikace, zvážit možnosti jejich rozšíření a obecně vytipovat další 20/87

procesy, které by mohly být efektivně podpořeny. Takové možnosti by mohly být jak u vedení oddílů (nabídnout sdílení nápadů, zkušeností), tak ve výchovném programu samotném (např. motivační aplikace, sloužící dětem k ověřování jejich znalostí, dovedností apod.). Více k tomu však v další kapitole.

3.3.2. Oblast evidence členů a jednotek Evidovat své členy a části organizace je důležité patrně pro každou organizaci. Pro Junáka s jeho cca. 44 tisíci členy v přibližně 1 700 dětských oddílech a cca. 620 organizačních jednotkách s delegovanou právní subjektivitou [15] je to záležitost vysloveně nezbytná jak pro splnění dílčích povinností daných legislativou, tak pro získání základních podkladů pro řízení organizace. Evidence členů je nezbytná z několika dílčích důvodů. Jako první se nabízí možnost kontroly úhrady členských příspěvků, vitálního finančního zdroje organizace. Dalším je možnost potvrdit členství konkrétní osoby v organizaci (od čehož se mohou odvíjet práva dotyčné osoby) či v některých případech ho naopak spolehlivě vyvrátit (u mediálních kauz, kde pachatelé trestních činů jsou často označeni jako „skauti“ a jejich oddíly za „skautské“ ačkoliv nejsou členy Junáka). Pro řadu donorů, mezi nimi Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy ČR, magistráty, obecní úřady, nadace aj., je podstatná informace o členské základně organizace pro rozhodování o přidělení prostředků. Dále Junák dotuje účast svých členů na vzdělávacích akcích a musí být tedy schopen je odlišit. Výsledky těchto akcí – udělené kvalifikace – mají také jasnou vazbu na členy (podobně jako vyznamenání, více v jedné dalších podkapitol). Informace daleko zásadnější se však vynořují při spojení osob s evidencí jednotek. Díky tomu je možné získávat velké množství dat pro statistické zpracování. Dat, která mohou vypovídat podstatné informace o fungování organizace a jejích dílčích součástí. Díky nim je možné sledovat velikost dětských oddílů, jejich věkovou strukturu či délku setrvání v organizaci. Je možné sledovat podobné charakteristiky také u vedoucích těchto oddílů, včetně jejich kvalifikací. Základní organizační jednotky a oddíly pak pochopitelně potřebují zaznamenávat o svých členech bezpočet údajů pro běžné fungování – od adresy, kontaktů na členy i rodiče až po zdravotní stav dětí, tedy i údaje označované zákonem jako „citlivé“ [16, § 4 b)]. Evidence jednotek dále shromažďuje o všech jednotkách základní údaje. U organizačních jednotek (tedy jednotek, které mají delegovanou právní subjektivitu – krajské, okresní a základní) jsou evidovány název, sídlo, IČ, číslo bankovního účtu, hospodářský výkaz a podobné údaje. U oddílů je podstatný jeho název, oblast působení, adresa klubovny, její GPS souřadnice či zaměření (vodácké, s náboženskou výchovou). Údaji společnými pro oba typy jednotek jsou kontaktní informace (webové stránky, e-mail apod.), které mohou být zveřejněny pro náborové účely. Pro fungování organizace je ale velmi 21/87

podstatný ještě jeden typ údajů – informace o obsazení funkcí se vztahem k jednotce (zejména vedoucí oddílu či jednotky, jeho zástupce, hospodář, členové revizní komise či členové rady jednotky). Existence členství na základě Stanov [1] a dalších vnitřních předpisů organizace má jen několik málo podmínek – jednou ročně, v rámci procesu zvaného „registrace“ uvést své aktuální údaje spolu s příslušností ke konkrétní jednotce a zaplatit členský příspěvek. Existence jednotek je oproti tomu ovlivněna řadou různých vnitřních předpisů i vnějších legislativních norem. Oddíly tak například musí mít určitý minimální počet dětských členů, kvalifikovaného vedoucího s kontakty, vyplněnou adresu klubovny. Organizační jednotky musí mít určitý počet jednotek jim podřízeným, svého vedoucího s kontakty, vyplněný hospodářský výkaz, obsazenou revizní komisi, bankovní účet aj. Existence povinně vyžadovaných informací u osob i jednotek a dodržení vnitřních předpisů je kontrolováno právě během registrace, kdy zároveň dochází k převodu členských příspěvků od oddílů směrem vzhůru až k ústředí. Údaje z minulých let je třeba uchovávat a zobrazovat ve většině případů, s výjimkou např. kontaktních údajů. Historicky Popsaná agenda evidence jednotek a členů spolu s vybíráním členských příspěvků v organizaci funguje dlouhodobě. V roce 1968 tak například na úrovni základních organizačních jednotek probíhala formou oboustranného papírového formuláře formátu A4. V devadesátých letech zpracování pomocí formulářů doplnily programy JUNREG a JUNEVI pro platformu MS DOS. Se zastaráváním programu a také souboru tehdy sbíraných dat vyvstala v souvislosti s požadavky zmíněnými výše potřeba nového systému zpracování. Jako formát pro předávání údajů bylo zvoleno XML spolu s detailní specifikací, bohužel však bez schématu, které by umožnilo jeho snadné ověření. V roce 2003 tak proběhla první registrace na základě zmíněné specifikace (a s využitím nástrojů zmíněných dále). V související dokumentaci [17, str. 8] se lze dočíst: „V roce 2003 by měl vzniknout alternativní způsob elektronické registrace – pomoci zabezpečené internetové aplikace. Každá jednotka (až do úrovně oddílu) by zde měla mít možnost spravovat své údaje.“ Tato zajímavá část bohužel realizována nebyla a zůstalo u off-line aplikace. V roce 2006 došlo v důsledku změny vnitřních předpisů k výrazné změně specifikace v důsledku možnosti rušení některých okresních organizačních jednotek. Specifikace doznávala v průběhu také dalších, dílčích změn, např. v souvislosti s přechodem velké části jednotek na podvojné účetnictví. V návaznosti na tuto specifikaci [18] pak fungují následující IS/ICT řešení. Specifikace do dnešního data nezahrnuje některé z položek, díky kterým by se navazující aplikace mohly stát

22/87

základním nástrojem vedoucích oddílů – např. informace o zdravotním stavu či možnost vyplnit informace o rodičích. V procesu registrace dochází k předávání XML dat od nižších jednotek těm vyšším, která provedou jejich další kontrolu, doplní svá data a předají je opět výše. Byros, Birdos, Birdos 2 (S4) Základní program pro sběr a zpracování registračních dat prošel od roku 2003, kdy byl poprvé nasazen, několika vývojovými fázemi zejména v souvislosti s dílčími změnami specifikace. Program byl ve všech svých fázích vyvíjen dobrovolníky, Birdos 2 pak vznikl na zelené louce jako softwarový projekt na Matematicko-fyzikální fakultě Univerzity Karlovy, vyvíjený Matyášem Novákem a Jiřím Jaklem pod vedením RNDr. Michala Kopeckého, Ph.D. s cílem optimalizace fungování celého programu. Jde o klientskou aplikaci na platformě Win32, využívající pro úschovu dat open source SŘBD 24 Firebird. Aplikace umožňuje vyplňovat data jednotek od oddílů výše a osob s nimi spojených, dle požadavků specifikace. Umožňuje nastavovat osobám různé úrovně členských příspěvků a projít následně procesem registrace, včetně kontrol souladu existence jednotek s vybranými parametry vnitřních předpisů Junáka, zmíněných výše, a kontrol vyplnění povinných údajů u osob i jednotek. Program umožňuje zmíněná data i zobrazovat a vytvářet výstupní sestavy údajů. Ve kterémkoliv okamžiku je možné exportovat data do XML, definovaného specifikací, a to kompletní soubor dat či jen jejich určený výřez (výběr jednotek či časově definovaný výběr). Podobné možnosti má i import dat, opět z formátu XML. V roce 2009 dochází nejspíš k poslednímu nasazení programu z důvodu vývoje nového IS/ICT řešení, jehož nejnaléhavější částí je právě evidence členů a jednotek. V tomto roce došlo také ke zjištění řadě kritických chyb programu, který nebyl dostatečně odladěn před nasazením po provedení výrazných změn ve specifikaci. Významným problémem je také absence funkce kontroly registrace, což znemožňuje uživatelům provést kontrolu jak přijatých, tak odesílaných dat. Situace významně negativně ovlivnila motivaci osob, které na registraci pracují a kterých může být odhadem kolem tisíce. Macreg (S5) Program Macreg vyvíjí nezávisle na předchozím programu Vlastimil Macek jako alternativní nabídku hnutí, také na dobrovolnické bázi. Opět se jedná o aplikaci na platformě Win32 s rozdílným GUI 25 od aplikace Birdos (S4), která pracuje přímo s XML soubory a nevyužívá tak pro dočasné ukládání dat žádný SŘBD. Jeho funkce jsou jinak obdobné a srovnatelné s aplikací Birdos (S4).

23/87

Formuláře MS Excel (S6) Doplňkovým řešením, zaměřeným převážně na vedoucí oddílů a hospodáře organizačních jednotek, je sada elektronických formulářů kombinovaných s makry ve Visual Basic. Jejich poslední verze vytvořil Jan Ehrlich, opět na dobrovolnické bázi. Jejich smyslem bylo nestavět cílovou skupinu před nutnost instalace klientské aplikace ve chvíli, kdy jejich úkolem je pouze vyplnění několika jednoduchých tabulek bez složitých vazeb. Formuláře pro registraci oddílu umožňují opět import dat z XML formátu (pro získání informací z minulých let) či jejich nové vyplnění a následný export do XML. Součástí je i kontrola vyplnění povinných údajů. Formuláře pro vyplnění hospodářského výkazu jednotky umožňují zadat konečné účetní stavy jednotky za minulý rok a jejich kontrolu a export do XML. SkautDISK (S7) Při předávání osobních údajů je třeba dodržovat zákon na ochranu osobních údajů a zamezit tak jejich úniku. Aby si mezi sebou zpracovatelé v průběhu registrace nezasílali XML soubory nešifrované e-maily, vznikla pro rok 2009 poměrně univerzálně pojatá „úschovna“ – webová aplikace zabezpečená SSL/TLS 26 , kam kdokoliv může nahrát jakýkoliv soubor, volitelně ho zabezpečit heslem a poslat příjemci e-mail s výzvou k vyzvednutí (e-mail heslo neobsahuje). Aplikaci vyvinul a udržuje na dobrovolnické bázi Ondřej Peřina z krajské organizační jednotky Liberecký kraj. Aplikace je dostupná na URI: https://uschovna.skautlib.cz/ Registr organizačních jednotek (S8) Tato jednoduchá webová aplikace podle svých vlastních slov je „Přehled organizačních jednotek Junáka, který umožňuje ověřit existenci, kontaktní údaje a jméno a příjmení statutárního orgánu a jeho zástupce jednotlivých organizačních jednotek“ [19]. Umožňuje vyhledávání organizačních jednotek podle různých kritérií (název, místo aj.), pro konkrétní jednotku pak zobrazí její základní identifikační údaje (IČ, sídlo, název) a aktuální statutární orgán. Dále uvádí historii změn těchto údajů. Organizační jednotky mohou tyto údaje po přihlášení měnit (včetně adres a souřadnic kluboven, které se následně zobrazují na serveru mapy.cz). Aplikace je reakcí na jeden z nedostatků stávající evidence – rychlou zastaralost jejích údajů. V případě statutárních orgánů jednotek mohou shodou okolností být údaje zastaralé dříve, než během registrace doputují až na ústředí ve formě XML. Organizační jednotky v této aplikaci mají prostředek, jak sdělit vyšším jednotkám či ústředí informace o změně těchto podstatných údajů kdykoliv během roku.

24/87

Vzhledem k legislativnímu vakuu ve věci rejstříku neziskových organizací (na způsob Obchodního rejstříku, který uvádí statutární orgány obchodních společností) je také tato aplikace možností pro obchodní partnery organizačních jednotek k ověření, zda dotyčná osoba má právo za jednotku jednat (nicméně tento výpis má pouze informativní charakter). Aplikace je dostupná na URI: http://krizovatka.skaut.cz/databaze/registr-organizacnichjednotek/ Registr delegátů valného sněmu (S9) Zpravidla jednou za tři roky pořádá organizace tzv. Valný sněm Junáka, který je nejvyšším orgánem organizace. Účastní se ho zástupci, zvolení svými jednotkami zejména na základních organizačních jednotkách, a také další delegáti. Pro potřeby posledního valného sněmu v roce 2008 vznikla webová aplikace v rámci portálu Skautská křižovatka, která organizačním jednotkám po přihlášení umožňovala vyplnit informace o jimi zvolených delegátech (identifikační data jako jméno, příjmení, adresa a dále preference ve stravování a ubytování). I v tomto případě jde o poměrně nedokonalé řešení jednorázového každoročního registračního procesu, data o členech-delegátech je na web nutné zadávat znovu, ačkoliv v evidenci členů tito lidé již jsou. Jednotky zároveň o průběhu sněmu zhotovují zápis. Shrnutí Přehled současných IS/ICT řešení by nebyl zcela úplný beze zmínky o dalších drobných či větších aplikacích, které pro vlastní potřebu provozují jednotlivé organizační jednotky. V letošním roce probíhá průzkum mezi správci webových aplikací, do zpracování jeho výsledků je možné nad důvody vzniku těchto aplikací a jejich rozsahem alespoň spekulovat na základě autorových zkušeností. Prvním takovým důvodem je potřeba zveřejnit některé údaje, zajímavé z hlediska propagačního a náborového – příkladem takového využití by mohla být webová aplikace pro vyhledávání nejbližšího oddílu v Praze. Vedoucí oddílů či jejich organizačních jednotek mají možnost provádět kdykoliv úpravy jejich záznamu, což má velký význam už u banální změny kontaktního telefonního čísla. Důvod existence je tedy v podstatě podobný jako u Registru organizačních jednotek výše. Druhým důvodem může být potřeba vést aktuální evidenci členů, doplněnou o další údaje (zdravotní stav aj.) či navázané na další agendy – vytváření seznamu účastníků akcí pro vyúčtování dotačních prostředků či přidělování oprávnění na úrovni webových aplikací členům jednotky. Výskyt těchto aktivit naznačuje, že jednotky absenci online IS/ICT řešení, zahrnující evidenci osob a jednotek, nahradily z části vlastními řešeními. S vysokou pravděpodobností tu nedochází k využívání synergických výhod velké organizace – všechny tyto systémy jsou vyvíjeny na dobrovolnické bázi několikrát, přestože jejich funkcionalita je z velké části totožná. 25/87

Při pohledu do budoucna tedy lze doporučit vyvinutí nového IS/ICT řešení, které umožní jednotkám online přistupovat ke svým datům a měnit je, zároveň pak jej využívat jako základ pro jejich vlastní IS/ICT aplikace, které se na údaje osob či jednotek velmi často váží.

3.3.3. Oblast ekonomická Vzhledem k tomu, že smyslem organizace není generování zisku, organizační jednotky zpravidla neřeší složité investice a sestavují spíše jednoduché rozpočty. Zřejmě v důsledku toho se organizace v této oblasti zatím zaměřila na dvě hlavní části, co se podpory IS/ICT týče. Obě jsou v zásadě důsledky vnějších požadavků, ať již legislativních či smluvních. Třetí část, e-shop, lze vnímat na pomezí této oblasti a interní komunikace. Účetní software (S10) Řada organizačních jednotek stále využívá odkladu povinnosti účtování v podvojném účetnictví a účtuje v jednoduchém účetnictví, nejčastěji za pomoci základního kancelářského software typu MS Excel a v některých případech i jen na papíře. Další jednotky přešly na podvojné účetnictví, nejčastěji kolem roku 2004. Ústředí Junáka v té době provedlo srovnání dostupných účetních programů a doporučilo jednotkám používat program WinDUO od firmy ČAPEK – WinDUO, s. r. o. v zájmu možnosti poskytovat jednotkám jednotnou metodickou podporu. Jednotky přesto měly možnost volby software dle svých možností. Aplikace WinDUO, používaná velkou částí jednotek, je aplikace na platformě Win32, jejíž další vývoj a aktualizace řeší dodavatel: „Již patnáct let pro Vás vyvíjíme a aktualizujeme program WinDUO pro vedení účetnictví (dříve podvojné účetnictví). WinDUO je rychlý a výkonný software, odpovídající zákonu o účetnictví, zákonu o dani z příjmů, zákonu o DPH a dalším souvisejícím předpisům a vyhláškám“ [20]. Cena licencí je nulová či mizivá vzhledem k nastavené licenční politice ze strany dodavatele a faktu, že Junák je neziskovou nestátní organizací. Aplikace nabízí standardní účetní operace v agendách pokladny, bankovních účtů, závazků, pohledávek s členěním na hospodářská střediska a kalkulační jednice či možností importu dat bankovních výpisů elektronicky v různých formátech. Dotační agenda (S11) Další rozsáhlou agendou, která se vymyká možnostem účetního software, jsou státní dotace. Z převážné části jde o prostředky Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy ČR, které jsou v rámci organizace dále rozdělovány dle různých kritérií a následně distribuovány a nazpět vyúčtovány. K rozdělování přidělených prostředků na základě podaných projektů či stanovených kritérií dochází na ústředí, krajských a okresních jednotkách. Pro administraci této agendy jsou zpravidla 26/87

postačující základní kancelářské aplikace typu MS Excel či jejich online alternativy typu Google Docs. Zatímco úvodní etapa přidělování probíhá zpravidla zcela elektronicky, vyúčtování doprovází kromě standardizovaných formulářů MS Excel ještě jejich vytištěné kopie, podepsané statutárními orgány organizačních jednotek a revizními komisemi. Formuláře v zásadě obsahují zejména informace, dostupné z účetního software s drobnými upřesněními či doplněním informací o vyúčtovávaných projektech či akcích. Podobná agenda spojená s dotačními či grantovými prostředky často funguje v drobně obměněné podobě na úrovni regionů – krajů či měst. E-shop (S12) Zvláštní organizační jednotka Junáka, Tiskové a distribuční centrum, provozuje Internetový obchod, integrovaný do portálu Skautská křižovatka (S18). Použitou aplikací je Zoner inShop. Smyslem fungování obchodu je distribuce a prodej zejména metodických publikací, vydávaných organizací, a několika dalších skupin publikací, doporučených vedoucím skautských oddílů. Aplikace umožňuje výběr zboží z několika kategorií a jeho následné objednání. Zobrazuje počet kusů na skladě, umožňuje vyhledávat zboží, diskutovat o zboží a hodnotit jej. Aplikace je dostupná na URI: http://obchod.skaut.cz/ Shrnutí I v této oblasti můžeme najít několik aplikací realizovaných ojediněle organizačními jednotkami – za zmínku stojí například webové aplikace pro vyúčtování akcí (spolu se seznamem účastníků) či evidenci majetku, nejen pro potřeby pravidelných inventarizací, ale pro aktuální přehled všech vedoucích o dostupnosti a stavu jednotlivých částí vybavení. Zatím se však neobjevily výraznější snahy o propojení celé oblasti a zautomatizování některých formalit, které se často opakují. Organizace spíše reaguje na dílčí vnější požadavky.

3.3.4. Oblast řízení a správy Tuto oblast lze rozdělit na tři části – podklady pro řízení organizace, vlastní řídící akty a pomocné nástroje. Na rozdíl od předešlé oblasti zde organizace nereaguje na vnější požadavky a především tak jedná ve vlastním zájmu. Podklady pro řízení (S13) Podklady jsou sbírány z největší části v rámci procesu registrace, kdy jsou aktualizovány informace o členech a jednotkách. Další zdroj podkladů představují formuláře, získávané od jednotek při několika příležitostech – zmíněno již bylo vyúčtování dotací, v této oblasti najdeme další. 27/87

Zajímavá data jsou získávána především SQL 27 dotazy do databáze s evidencí jednotek a členů, následně jsou pak zpracována nejčastěji v MS Excel. Také v případě ostatních podkladů dochází ke statistickému zpracování zejména v MS Excel. Získávání podkladů probíhá v režii organizačních jednotek; jejich analýza pak zejména na úrovni ústředí, případně krajských jednotek. Vzhledem k absenci sestav v poslední verzi programu Birdos je analýza dat hodnocena jako velmi zdlouhavá a v důsledku toho jsou shromážděná data nedostatečně využívána. Další informace pro rozhodování organizace na všech úrovních pochopitelně získává i z dalších zdrojů, více či méně formálních – od průzkumů veřejného mínění až po přímé zkušenosti. Řídící akty a vnitřní předpisy (S14) Řízení organizace je postaveno na formálních rozhodnutích a či soustavě řídících aktů – tedy vnitřních předpisech. Jejich systém je zakotven ve Stanovách [1, str. 6] a dále rozpracován v Organizačním řádu a systemizaci Junáka [13, str. 25]. Pro vnitřní předpisy ústředních orgánů Junáka a krajských organizačních jednotek existuje webová aplikace – Spisovna, kde jsou tyto vnitřní předpisy komukoliv k dispozici ve formátu PDF 28 . U předpisů je možné zadat datum platnosti a účinnosti a uvést související předpisy či jiné materiály. Aplikace je součástí portálu Skautská křižovatka (S18), viz dále. Vnitřní předpisy okresních a základních organizačních jednotek žádné takové vyhrazené místo nemají. Jednotlivá rozhodnutí, nejčastěji ve formě usnesení příslušných orgánů jednotek či ústředí, bývají součástí zápisů z jednání dotyčných orgánů. Tyto zápisy jsou v případě ústředních orgánů zveřejňovány opět ve Spisovně, u organizačních jednotek jsou zveřejňovány obvyklým způsobem – nejčastěji na webových stránkách dotyčné jednotky či rozesílány e-maily. Formuláře (S15) Některé vnitřní předpisy v rámci stanovení určitých povinností svým členům či podřízeným jednotkám také předpokládají zaslání informací ve strukturované podobě. Zmíněny již byly formuláře vztahující se k vyúčtování dotačních prostředků, dále jde např. o ohlašování konání letních táborů či vzdělávacích akcí, projekty s požadavky na dotační prostředky, přihlášení se k pojištění odpovědnosti, podání kandidatury na sněm jednotky aj. Tyto formuláře jsou při celorepublikové působnosti opět zveřejněny ve zmíněné webové aplikaci Spisovna, nejčastěji ve formátech MS Excel, případně MS Word. Zpravidla bývají zasílány elektronicky e-mailem, v některých případech doplněné papírovými verzemi s podpisy.

28/87

Formuláře s regionální působností vyhrazené místo nemají a bývají distribuovány nejčastěji prostřednictvím webových stránek krajských, okresních či základních organizačních jednotek, případně rozesílány e-mailem. Shrnutí Do oblasti řízení lze zařadit ještě iniciativy některých organizačních jednotek, které používají webové aplikace zaměřené na správu úkolů. Celkově nelze říci, že by oblast řízení byla pojata maximálně komplexně. S dostupnými nástroji IS/ICT není pro jednotky snadné zorientovat se v tom, čím vším jsou řízeny, vnitřní předpisy či rozhodnutí nemusí být vždy snadno dohádatelná a pro základní organizační jednotky jsou relevantní vnitřní předpisy nadřízených 3 až 4 řídících úrovní.

Informace, vztahující se ke konkrétním

jednotkám, jsou dostupné jen s vynaložením nemalého úsilí. Formuláře možná i díky své dlouhé tradici nepředstavují problém, pozitivní je i nepříliš dávná snaha ze strany ústředí o odbourání papírových verzí dokumentů, které nejsou nezbytné. Ve formulářích se nicméně často opakují údaje, které jsou již k dispozici v jiných existujících databázích.

3.3.5. Oblast personalistická Úvodem této oblasti je vhodné zopakovat, že aktuální počet placených zaměstnanců v organizaci je maximálně dvacet a jedná se o pracovníky Kanceláře ústředí Junáka a případně ještě některých krajských jednotek (výjimečně u rozsáhlých samostatných projektů i u základních jednotek). Pro tento počet pracovníků se nevyplatí budovat složitý personální informační systém, i v rámci Kanceláře ústředí Junáka dostačuje použití běžného kancelářského software. Pro organizaci je však zcela zásadní práce s dobrovolníky, kteří zajišťují naplňování poslání organizace při vedení oddílů; ale také těmi, kteří jim poskytují bezprostřední zázemí v organizačních jednotkách – administrativní, řídící či hospodářští pracovníci. Je běžné, že v organizaci pracují dobrovolníci na více různých funkcích, zpravidla na různých úrovních (v oddíle, v základní organizační jednotce a případně i na vyšších). Základní přehled o zastávaných funkcích lze získat z evidence členů a jednotek, tedy aktuálně programu Birdos (S4). Zájemci o zjištění funkcí konkrétní osoby se nicméně zobrazí vždy jen funkce zastávané v jednotkách v dané databázi (například databázi základní či okresní organizační jednotky), kompletní přehled o všech funkcích ve všech jednotkách napříč republikou a všech úrovních včetně krajských a ústředních lze získat jedině na ústřední úrovni kvůli stávajícímu principu postupného slévání dat. Z hlediska personalistického tedy jsou tyto informace zajímavé zejména jen na krajských a ústředních úrovních, kde už se lidé vzájemně neznají a jsou tedy odkázání na data z evidence.

29/87

Součástí evidence členů je i možnost vyplnit svou nabídku organizaci – např. informace o odbornosti v nějakém oboru. Vzhledem k tomu, že při každoroční registraci data o členech zpracovává zpravidla jeden zpracovatel za základní organizační jednotku, nejsou tato potenciálně cenná data příliš často vyplněna, pokud zpracovatel není velmi aktivní v jejich sbírání. Aktivity organizace v této oblasti směřují zejména do vzdělávání, méně významná je problematika vyznamenání. Vzdělávání (S16) Organizace se snaží poskytovat svým členům – dobrovolníkům vzdělání pro významnou část funkcí. Stanovuje tak komplexní systém kvalifikací, které je možné získat. S výjimkou základního kursu se zkouškou pro pomocné vedoucí (tzv. čekatelská zkouška) a zdravotnických kursů (kde Junák akceptuje i kvalifikace vydávané Českým Červeným Křížem) jsou informace o vydávaných kvalifikacích soustředěny v Kanceláři ústředí Junáka. Údaje jsou ukládané v sešitu MS Excel. Podstatná část těchto údajů je i součástí evidence členů (seznam jejich kvalifikací a datum získání), nicméně distribuce dat z ústředí, obohacenými o tyto informace, nazpět základním organizačním jednotkám je problematická. Jednotky tak často tato data vyplňují samy na základě vlastních podkladů, coby provizorní řešení. Evidence čekatelských a zdravotnických kvalifikací probíhá cíleně pouze touto formou. Kancelář ústředí Junáka také vede agendu vzdělávacích akcí – kursů, pro jejichž pořádání stanovují vnitřní předpisy pravidla. V prostředí MS Excel kontroluje kvalifikace členů komisí, vydává a eviduje absolventské dekrety, přiznává dotace aj. Schválené akce jsou zveřejňovány na portálu Skautská křižovatka (S18), kde jsou roztříděné do příslušných kategorií a je možné v nich vyhledávat či je exportovat do formátu PDF. Vyznamenání (S17) Jedním z mála formálních motivačních nástrojů, které v organizaci fungují, jsou tradiční vyznamenání. V souladu s vnitřními předpisy jsou udílena v procesu, kde se po navržení vyjadřují různé osoby či jednotky a ve výsledku je udělení vyznamenání někým schváleno. Agenda s tím související je vedena na formulářích MS Excel, které jsou nicméně podávány v papírové formě. V MS Excel je veden i přehled udělených vyznamenání. Ten je částečně zpřístupněný i na webu jako součást portálu Skautská křižovatka (S18), kde je možné vyhledat pro konkrétní osobu jí udělená vyznamenání či seznam osob pro konkrétní vyznamenání či rok udělení. Tyto informace jsou tedy ukládány duplicitně.

30/87

Shrnutí Na ústředí i na úrovni některých krajských jednotek se objevily pokusy o zřízení databáze dobrovolníků s jejich referencemi (na jakých projektech se podíleli, na jakých pozicích a s jakou úspěšností), ve formě webové aplikace či alespoň sešitu MS Excel. Aplikace tohoto typu by usnadnila hledání vedoucích nových projektů či sestavování jejich týmů. Informace personalistického charakteru jsou dostupné v rámci současného IS/ICT řešení ne zcela snadno. Informace o kvalifikacích se do stávajícího modelu evidence členů vpravují poměrně těžko v aktuálním stavu. Pro kvalifikace i vyznamenání existují neprovázané evidence, jejichž synchronizace je zřejmě zbytečnou překážkou. Také v oblasti agendy vzdělávacích akcí dochází na množství míst k opakovanému vyplňování informací o členech. Jak poměrně zásadní nedostatek by ale bylo možné označit jinou věc – nevyužití předností IS/ICT technologií pro samotné vzdělávání, ať už by šlo o aplikaci některé z forem e-learningu či alespoň poskytování metodických materiálů ve specializované aplikaci, možnost pro sdílení znalostí a zkušeností.

3.3.6. Oblast interní komunikace V organizaci velikosti Junáka s jeho 600 organizačními jednotkami, více než dvěma tisíci oddílů (dětských i klubů dospělých) a několika tisící dobrovolníků je interní komunikace záležitost zásadního významu. Organizace potřebuje svým členům sdělovat velké množství informací (často s různými cílovými skupinami). Cílem je dosáhnout toho, aby všichni znali ty informace, které pro svou práci potřebují. V minulosti, před nasazením IS/ICT řešení a zejména před rozmachem Internetu, bylo šíření těchto informací problematické a pomalé, jedním z nejdůležitějších způsobů bylo osobní předávání informací na zasedání rad jednotek všech úrovní. Informace tak z ústřední úrovně putovaly na krajskou radu, pak na okresní radu, pak na radu základní organizační jednotky a pak na úroveň oddílů. Kromě pomalosti byla velmi omezujícím faktorem možnost cenzurovat informace tak, že se nižší jednotky řadu věcí nedozvěděly, či se je dozvěděly ve zkreslené podobě. S příchodem Internetu postupně i Junák vyvinul určitá IS/ICT řešení, o kterých bude dále řeč; uvedený způsob osobního předávání informací se však v určité podobě stále drží – jde však spíš o možnost osobně zdůraznit určité záležitosti či motivovat nižší jednotky k vybrané činnosti. Díky informacím zveřejňovaným na Internetu si může v zásadě kdokoliv získat informace o všech možnostech, které má, ačkoliv mu je jeho bezprostřední nadřízený nesdělil.

31/87

Skautská křižovatka (S18) Již několikrát zmíněná webová aplikace, označitelná jako portál, je provozovaný na platformě CMS systému WebRedie společnosti Továrna [14]. Zprovoznění aplikace zrealizovala jmenovaná firma na zakázku, další vývoj dnes realizují zejména placení zaměstnanci Junáka. Aplikace je dostupná na URI: http://krizovatka.skaut.cz/ Skautská křižovatka je oficiálním portálem pro členy Junáka a je tedy hlavním kanálem interní komunikace, zejména pak ve směru od ústředí k organizačním jednotkám a oddílům. Jednou z mála částí, která se tomuto významně vymyká, je oblast zpravodajství – ta se zobrazuje na úvodní straně a kdokoliv tam po registraci může napsat zprávu (např. upozornit na zajímavou akci ve svém regionu). Novinky tam ovšem zadávají i pracovníci Kanceláře ústředí Junáka. Obecně většina aktivit je přístupná i neregistrovanému návštěvníku webu, přihlášení je nutné pro zadávání článku do zpravodajství, přidávání akce apod. Aplikaci lze rozdělit na tři části z hlediska funkčnosti – stránky (položky, které mají své stálé místo v menu), články (viz zpravodajství, které lze navázat k jedné či více stránkám) a aplikace (viz dříve zmíněný Registr organizačních jednotek (S8) či vyhledávání vzdělávacích akcí). Vzhledem k tomu, že jde o CMS systém, je možné volně přidávat související dokumenty, obrázky či další média. Pomocí stránek a článků je popsána řada témat, které je pro organizaci důležité zveřejnit: informace o výchovném programu, informace o složení ústředních orgánů, o možnostech získání finančních zdrojů a související metodika. Své místo tu mají aktuální informace pro zpracování registrace členské základny a jednotek, pořádání letních táborů či o připravovaných metodických publikacích. Celostátní akce opět mají svou vlastní stránku. Bylo by možné pokračovat ještě dále. Z hlediska aplikací již ty významnější byly zmíněny – je to databáze programů, registr organizačních jednotek, spisovna obsahující vnitřní předpisy, databáze vzdělávacích akcí, databáze vyznamenání. Z dalších tu najdeme tu také rozcestník skautských webů, kam je možné přidávat odkazy na stránky organizačních jednotek, oddílů či jiných skautských projektů a akcí. Databáze základen obsahuje kontakty na základny převážně ve vlastnictví organizace, které mohou vedoucí využít při plánování akcí s oddíly k vyhledání ubytování; správci základen mohou spravovat volné a obsazené termíny. Základny je možné vyhledávat podle regionů, dopravní dostupnosti, umístění v přírodě či jejich vybavení. Analogií k databázi vzdělávacích akcí je databáze ostatních akcí, kde je možné pozvat na oddílem pořádanou hru či závod. Možnosti portálu dále doplňují ankety, diskusní fóra či možnost rozesílání tematických informací e-mailem těm zaregistrovaným uživatelům, kteří si daná témata vybrali. Mezi tématy vedle zahraničního skautingu či výchovy dětí do 10 let lze najít i informační balíčky Kanceláře ústředí Junáka pro základní, okresní či krajské organizační jednotky – ty jsou zasílány jednou měsíčně.

32/87

Aplikace je v rámci své role schopná i správy dokumentů, jak je vidět z aplikace Spisovna či možnosti přikládat dokumenty k článkům; organizace však nevyužívá portálu pro document workflow 29 i na úrovni jednotek – dokumenty mohou být vkládány jen na úrovni ústředí. Chtějí-li krajské či základní organizační jednotky zveřejnit svým členům nějaký dokument (natož pak umožnit jeho změny novými verzemi), musí ho zveřejnit na vlastních webových stránkách. E-mailové konference (S19) S rozšířením e-mailové komunikace se dostaly na pozornost organizace také dvě její další formy, pomineme-li běžnou korespondenci dvou osob. Zřejmě kolem roku 2000 začaly být rozesílány informační balíčky Kanceláře ústředí Junáka e-mailem na rozesílací seznamy. Pravděpodobně ještě dříve byly založeny nezávisle na organizaci konference s cílem poskytnout prostor pro informování o dění v oblasti skautingu a také pro případné diskuse a debaty nad různými tématy. Dnešní stav je jiný, rozesílací seznamy jsou integrovány v rámci Skautské křižovatky (S18), konference jsou však provozovány organizací. Kromě řady zásadních konferencí ústředních orgánů jsou provozovány na doméně list.skauting.cz řady dalších konferencí, převážně zaměřených na fungování organizačních jednotek (konference členů rady jednotky) či různých akcí a projektů (týmové konference realizátorů). Jako správce konferencí je využívána na serveru spravovaném organizací aplikace Mailman, která umožňuje i zobrazovat archivy jednotlivých konferencí a nastavovat různá pravidla pro zacházení s příspěvky. Vývoj této open source aplikace nicméně v poslední době poněkud zaostává a tak některé její funkce spojené s filtrováním SPAMu a také uživatelské rozhraní nejsou příliš uspokojivé. Vzhledem k popularitě dalších služeb, jakými jsou GoogleGroups, či poměrně vzácným, ale o to nepříjemnějším výpadkům serveru řada organizačních jednotek využívá služeb mimo organizaci, ať už bezplatných či nějakým způsobem zpoplatněných. E-mailové konference jsou tak v současné době jedním z hlavních nástrojů komunikace v organizačních jednotkách či týmech. Skautské časopisy a jejich objednávání (S20) Organizace vydává pro své členy aktuálně čtyři až pět různých časopisů, které jsou jistě také prostředkem interní komunikace. Tím však ještě nepatří do přehledu současných IS/ICT řešení. Zejména vzhledem k současným záměrům je však vhodné popsat současný stav v oblasti jejich objednávání členům. Pro běžné členy existují dvě poměrně podobné možnosti – časopis si objednají sami na portálu dodavatelské firmy SEND předplatné s. r. o. nebo za ně objednání zajistí jejich vedoucí.

33/87

Aplikace je dostupná na URI: http://www.send.cz/skaut/ Pro vedoucí oddílů a další aktivní dospělé existuje možnost dostávat jeden z časopisů, Skautský svět s přílohou pro vedoucí, zdarma, budou-li uvedeni ve webovém registru na portálu Skautská křižovatka (S18) (na každou jednotku tam dle její velikosti a dalších kritérií připadá určitý počet výtisků zdarma). Webová aplikace po přihlášení umožňuje zadat adresy osob, kterým mají být časopisy doručovány. Ostatní weby (S21) Portál Skautská křižovatka není zdaleka jediným webem, určeným pro interní komunikaci. Z části sem můžeme zařadit i např. RoverNet, zmíněný dříve. Především tu ale nalezneme i webové stránky celostátních projektů či akcí (Svojsíkův závod, Elixír, Mikulášský víkend) či velmi nezávislé webové prezentace jednotlivých vzdělávacích akcí či krajských, okresních a základních organizačních jednotek. Aplikace celostátních akcí jsou provozované zpravidla ústředím a zahrnují funkcionalitu přihlašování na akci, kromě prezentování informací. V případě vzdělávacích či jiných akcí nebo organizačních jednotek je spektrum poměrně široké – v některých případech jde o poměrně komplexní systémy sdílení znalostí spojené s CMS, jinde najdeme specializované webové aplikace určené například k přihlašování, v některých případech jde o více méně statické webové prezentace, poskytující informace. Celkově tak lze říci, že běžný vedoucí Junáka může narazit na informace, které se ho týkají, na několika webových stránkách – kromě své základní organizační jednotky ještě na webech okresních, krajských či Skautské křižovatce, a v případě akcí pak ještě na webu konkrétní akce. Shrnutí Nástroje pro interní komunikaci jsou na ústřední úrovni poměrně dobré a použitelné, členové se mohou dostat k širokému spektru informací, které potřebují. Problematická je distribuce informací z dalších úrovní; současný stav předpokládá, že si členové budou informace aktivně vyhledávat na množství dalších webů. Výsledkem tak v některých případech je návrat k ústnímu předávání informací a s ním spojeným filtrováním – lidé nemohou najít informace na jednom místě, spoléhají proto na souhrn zpráv na jednání rady organizační jednotky apod.

3.3.7. Oblast propagace Organizace se v oblasti propagace na IS/ICT řešení poměrně výrazně spoléhá, přestože se pochopitelně neobejde bez celé škály dalších PR aktivit. Cílem oblasti propagace je přivést další členy od oddílů, případně toto v dlouhodobém výhledu podpořit – posílit povědomí veřejnosti (rodičů, dětí

34/87

i dalších osob) o existenci organizace a její činnosti. IS/ICT se zde nabízí coby možnost jednoduše zpřístupnit či distribuovat informace těm, kteří o ně projeví zájem. Webové stránky pro veřejnost (S22) Hlavní webové stránky organizace, určené pro veřejnost, jsou poměrně statické. Jde o webovou aplikaci postavenou opět na systému WebRedie. Obsahuje široké spektrum informací o činnosti organizace a kontaktní informace spolu s aktualitami a tiskovými zprávami. Návštěvníkům nabízí také možnost nechat si zaslat kontakt na nejbližší oddíl v okolí jejich bydliště či přihlásit se k odběru elektronického magazínu pro veřejnost. Aplikace je dostupná na URI: http://www.skaut.cz/ K propagačním účelům jsou dále využívány další webové aplikace s konkrétním zaměřením. Na URI: http://www.betlemske-svetlo.cz/ stránky o akci Betlémské světlo nabízejí veřejnosti základní informace o akci a také přehled míst, kde lze světlo získat. Organizátoři mohou přidávat informace o místech předání. Aplikace je opět na platformě WebRedie, pro mapová data aplikace využívá API 30 GoogleMaps. Na URI: http://www.mujoddil.cz/ je webová aplikace vyvinutá na míru firmou Továrna 31

v PHP . Jejím smyslem je nabídnout zejména bývalým členům oddílů znovunavázat kontakt mezi sebou, případně se současnými členy oddílu. Na URI: http://www.skaut.cz/hry/ je nabídka flashových her se skautskou tématikou, po registraci jsou uživateli k dispozici čtyři hry – lyžování na svahu, slaňování po stěně, noční hlídku a plavu po divoké řece. Aplikace zobrazuje nejvyšší dosažená skóre. Na URI: http://www.budpripraven.cz/ je webová aplikace vytvořenou firmou Symbio v PHP. Cílem aplikace je pomoci dětem zorientovat se v krizových situacích v různých prostředích, kterou je formou kvízu provádí. Aplikace byla spuštěna v roce 2004 a aktuálně je mimo provoz. Skautské klubovny na mapy.cz (S23) Na základě partnerství se společností Seznam byl realizováno IS/ICT řešení, díky kterému se po vyplnění GPS souřadnic a adres v Registru organizačních jednotek tyto následně zobrazují na mapovém serveru mapy.cz. Na webu pro veřejnost je popsáno, jak snadno klubovnu ve svém okolí nalézt. V Registru vyplnila informace o svých klubovnách jen část jednotek, od roku 2009 jsou GPS souřadnice kluboven z toho důvodu součástí specifikace pro evidenci jednotek.

35/87

E-magazín (S24) Na webu pro veřejnost je možné přihlásit se k odebírání tzv. e-magazínu – newsletteru ve formátu PDF, který je jednou měsíčně rozesílán e-mailem. Jeho distribuci zajišťuje redakční systém WebRedie, používaný na webu pro veřejnost. Shrnutí Organizace se poměrně snaží využívat pro svou propagaci Internet a s ním spojená IS/ICT řešení, která tak zahrnují i komunitní web či online hry. Organizační jednotky a oddíly se soustřeďují zpravidla jen na jednoduché webové stránky, zaměřené na propagaci – zveřejňují tak informace o fungování konkrétních oddílů, časů jejich schůzek, možnosti přihlášení se atd.

3.3.8. Oblast IS/ICT Zejména na podporu dvou předešlých oblastí, interní komunikace a propagace, poskytuje organizace také služby IS/ICT svým jednotkám a členům. Server skauting.cz (S25) Na podporu internetových aktivit jednotek Junáka a jeho členů je určen vyhrazený server. V rámci jím poskytovaných služeb lze získat doménu 3. řádu ve tvaru název.skauting.cz pro webovou prezentaci oddílu, organizační jednotky, akce či projektu. Kromě skriptovacího jazyka PHP lze na serveru využít i MySQL databáze. Hostovat lze i vlastní doménu. Pro výměnu souborů je možné získat FTP účet. Server dále nabízí možnost zřízení konferencí na doméně list.skauting.cz (viz Emailové konference výše) a přesměrování e-mailů. Server se vzhledem k nepříliš častým, nicméně zpravidla několik dnů dlouhým výpadkům netěší příliš velké důvěře u řady jednotek, což jeho možný přínos poněkud snižuje. Webové stránky této služby jsou na URI: http://lebeda.skauting.cz/ Shrnutí Nabídka organizace v oblasti internetových IS/ICT řešení se omezuje na zmíněný jeden hostingový server. Myšlenka sama o sobě je zajímavá; jednotky by pravděpodobně využívaly i další služby, které jsou již provozované na úrovni ústředí, pokud by jim byly nabídnuty.

3.4.

Závěr k oblastem pokrytým dosavadním IS/ICT

V úvodu této kapitoly zaznělo, že Junák nevytvořil vlastní informační strategii. V důsledku toho by bylo možné aplikace či řešení popsané v této kapitole rozdělit dle důvodů jejich vzniku na dvě skupiny. Do první by patřila ta IS/ICT řešení, kde v souvislosti s technologickým pokrokem došlo k využití IS/ICT prostředků pro tradiční úlohy v zájmu jejich zrychlení či usnadnění. V druhé se

36/87

nacházejí projekty, které byly implementovány proto, aby přinesly organizaci nové možnosti, dříve nedostupné. Zajímavým příkladem těchto důvodů může být převod evidence členů z papírové podoby, což zvýšilo využitelnost dat, ale nezajistilo jejich aktuálnost. Ta se s odstupem několika málo let ukázala být kritické v některých oblastech, kde pak v reakci na poptávku vzniká například Registr organizačních jednotek (S8). Název řešení (číslo)

Online / offline online online online offline offline offline

Součást Využívá portálu informace o jednotkách ano ne ne ne ne ne ano ano ano

Využívá informace o členech ne ne ne ano ano ano

Měla by je využívat ne ano ano

Databáze programů (S1) Teepek.cz (S2) RoverNet (S3) Birdos 2 (S4) Macreg (S5) Formuláře MS Excel (S6) SkautDISK (S7) Registr organizačních jednotek (S8) Registr delegátů valného sněmu (S9) Účetní software (S10) Dotační agenda (S11) E-shop (S12) Podklady pro řízení (S13) Řídící akty a vnitřní předpisy (S14) Formuláře (S15) Vzdělávání (S16) Vyznamenání (S17) Skautská křižovatka (S18) E-mailové konference (S19) Skautské časopisy a jejich objednávání (S20) Ostatní weby (S21) Webové stránky pro veřejnost (S22) Skautské klubovny na mapy.cz (S23) E-magazín (S24) Server skauting.cz (S25)

online online

ne ano

ne ano

ne ne

ano ano

ano transformace

online

ano

ano

ano

ano

transformace

ano ano ano ano

ne ano ano ano

ano ano ano ano

dlouhodobě transformace ano ano

offline offline online offline

ano

Vhodné k integraci ano z části z části transformace transformace transformace

online

ano

ano

ne

ano

ano

offline obojí obojí online

ano ano ano

ano ne ano ne

ano ano ano ano

ano ano ano ano

transformace ano ano ano

online

ne

ano

ne

ne

z části

online

ne

ne

ano

ano

ano

online online

ne ne

ano ne

ano ne

ano ano

z části z části

online

ne

ano

ne

ano

ano

obojí online

ne ne

ne ano

ne ano

ano ano

ano z části

Tabulka 1: Přehled současných IS/ICT řešení v Junáku [autor]

Z tabulky 1 lze vyčíst řadu zajímavých vazeb a souvislostí mezi aplikacemi: 

sloupec online/offline udává, zda dané řešení v současnosti funguje online (nebo např. s využitím offline formulářů MS Excel), 37/87



sloupec součást portálu se vztahuje k aplikaci Skautská křižovatka (S18), které do sebe coby portál integruje řadu dalších aplikací (u offline aplikací je tato položka bezpředmětná),



sloupce informující o využívání informací o jednotkách a členech ukazují současnou míru integrace – údaje využívají jen offline aplikace ke zpracování evidence, zatímco online aplikace musejí tyto údaje získávat jednorázovými konverzemi,



sloupec informující, zda by aplikace měla informace o členech a jednotkách využívat, napovídá její vhodnost pro další integraci – sděluje, zda by bylo efektivní, kdyby tato aplikace byla napojena na online evidenci členů a jednotek,



poslední sloupec přímo naznačuje, zda je aplikace vhodná k integraci (napojení na online evidenci), zda by bylo spíše vhodné transformovat ji do nové aplikace či to, že integrace pro ni je možná, nicméně nejde o zásadní záležitost.

Je patrné, že organizace používá celou řadu IS/ICT řešení v několika oblastech a jejich spektrum je poměrně široké. Několik aplikací by bylo vhodné transformovat do online podoby, zejména evidenci jednotek a členů. Většinu dalších aplikací by následně bylo vhodné s nimi integrovat – napojení na online evidenci členů a jednotek by pro ně bylo přínosem. Tato fakta jsou pro sestavování informační koncepce významná. V další kapitole dojde ke stanovení potenciálu zlepšení v jednotlivých oblastech, z čehož vyplynou další podstatné informace pro koncepci nových IS/ICT řešení.

38/87

4. Potenciál zlepšení V [6, str. 47] je popsána metodika, na základě které je možné vytvořit strategii organizace, která je založena na tzv. potenciálu zlepšení. Ten je tam charakterizován následovně: „Potenciál zlepšení představuje dynamickou, prakticky použitelnou metodu pro řešení klíčových manažerských úloh, jakým jsou tvorba, resp. aktualizace firemní strategie, zvyšování výkonnosti firemních procesů, efektivní realizace inovačních projektů, správná formulace cílů a efektů projektů a jejich zahrnutí do smlouvy s externím dodavatelem, měření a hodnocení výkonnosti lidí, správné nastavení parametrů podpůrných procesů ve vztahu k ostatním procesům apod.“ Metodika tak popisuje proces od provedení analýzy trendů a situace přes identifikace procesů, určování klíčových aktivit a jejich priorit, určení vlastníků procesů, formulace absolutního potenciálu zlepšení procesů přes stanovení cílů procesů, stanovení metrik, formulace limitů, stanovování reálných potenciálů zlepšení, zdůvodňování potřeby zlepšení a souvisejících efektů, formulování požadavků na SLA podpůrných procesů, návrh hlavních projektů až po promítnutí výstupů do strategie organizace (výčet kroků není úplný). Metodika tedy spěje k formulování strategie organizace v dlouhé řadě postupných kroků, pro účely této práce v zájmu únosnosti byly zvoleny čtyři, které navíc lze navrhnout i bez postupného projednávání v organizaci. Konkrétně jde o kroky určení klíčových aktivit a navržení jejich priorit, určení jejich absolutního potenciálu zlepšení a následně reálného potenciálu, které následují v podkapitolách. Pomohou tak nasměrovat vývoj od současného stavu, popsaného v kapitole třetí, správným směrem ke stavu budoucímu, navrhovanému v kapitolách následujících. Čtvrtým je návrh hlavních projektů v kapitole šesté.

4.1.

Určení klíčových aktivit a jejich priorit

V [6, str. 15] jsou klíčové aktivity definovány takto: „Klíčové aktivity jsou takové činnosti (resp. množiny činností až do úrovně podprocesů), které: 

podminují produktivitu procesu,



je v nich realizována přidaná hodnota procesu,



podporují synergii,



jsou nástrojem konkurenceschopnosti,



jsou rozhodující z hlediska nákladů procesu (mohou být zdrojem úspor), 39/87



jsou rozhodující z hlediska efektů (mohou být nástrojem dosažení vyšších efektů).

Klíčovou je daná aktivita tehdy, splňuje-li aspoň jednu z výše uvedených podmínek.“ V tabulce 2 jsou uvedeny vytipované klíčové aktivity, roztříděné do oblastí použitých v kapitole třetí. Ve sloupci přínos je označen hlavní důvod zařazení mezi klíčové aktivity. Aktivity jsou seřazeny podle priority (v rozsahu 1–3, 1 je nejvyšší priorita). oblast evidence členů a jednotek interní komunikace personalistická propagace ekonomická, řízení a správy interní komunikace řízení a správy výchovná

klíčová aktivita práce s online evidencí objednávání časopisů sdílení znalostí a vědomostí náborová propagace oddílů zpracování administrativní a ekonomické agendy interní komunikace online využívání nástrojů pro spolupráci vychovávání a setkávání mladších členů online

přínos úspora nákladů, synergie úspora nákladů synergie, přidaná hodnota přidaná hodnota úspora nákladů, synergie

priorita 1 1 1 1 2

přidaná hodnota přidaná hodnota

2 3

přidaná hodnota, synergie

3

Tabulka 2: Oblasti a klíčové aktivity [autor]

Podle [6, str. 60] by na každou oblast připadalo cca. 4–10 klíčových aktivit, v tomto případě je třeba brát vybrané aktivity jako podmnožinu těch, na které mohou mít IS/ICT řešení výrazný vliv. Bylo by možné aktivity také dále rozdělovat na konkrétnější.

4.2.

Určení absolutního potenciálu zlepšení klíčových aktivit

Jako absolutní potenciál zlepšení označuje [6, str. 18] strukturovaný popis toho nejlepšího možného způsobu, jak danou klíčovou aktivitu realizovat.

4.2.1. Práce s online evidencí Absolutním potenciálem zlepšení pro tuto aktivitu je stav, kdy: 

kterýkoliv člen organizace má kdykoliv možnost odkudkoliv do evidence přistupovat, nahlížet a editovat údaje, ke kterým disponuje oprávněním,



změny provedené v evidenci se projevují okamžitě (do jedné minuty),



provedené změny se zaznamenávají a je možné zobrazit si minulý stav,



uživatelské rozhraní je zcela intuitivní a přehledné s využitím moderních technologií (AJAX aj.),



přihlášení do evidence je vázáno na OTP 32 či jinou pokročilou formu autentizace, veškerá komunikace probíhá šifrovaně s využitím SSL/TLS,

40/87



evidence se neomezuje na základní data, ale umožňuje snadno vytvářet statistické výstupy, zadávat k oddílům náborové informace ke zveřejnění.

4.2.2. Objednávání časopisů Absolutním potenciálem zlepšení pro tuto aktivitu je stav, kdy: 

kterýkoliv člen organizace má kdykoliv možnost získat informace o časopisu jím odebíraném a také jeho typ změnit,



kterýkoliv člen organizace má možnost začít odebírat další časopis či jeho odběr ukončit (a také tento časopis zaplatit),



změny provedené v objednávkovém systému se projeví okamžitě (některé mohou být reflektovány až při nejbližší rozesílce),



distribuční centrum bude mít kdykoliv jasný přehled o předplatitelích jednotlivých časopisů, včetně úhrad jejich objednávek.

4.2.3. Sdílení znalostí a vědomostí Absolutním potenciálem zlepšení pro tuto aktivitu je stav, kdy: 

všechny funkce v organizaci jsou dokonale strukturovaně popsané (pracovní náplň, kompetence),



všechny problémové situace, týkající se těchto funkcí či obecně fungování organizace a jejích organizačních jednotek jsou dokonale strukturovaně popsané,



všechny vzdělávací programy organizace jsou rozděleny do kompetencí, které jsou strukturovaně popsány,



kterýkoliv člen organizace má možnost a zájem uvedené popisy připomínkovat, připojovat své zkušenosti, znalosti a vědomosti o tématu,



jednotlivé popisy jsou aktualizovány nejpozději do týdne od podnětu ke změně (změna legislativy, zajímavá nová zkušenost, výskyt problému),



všechna témata jsou mezi sebou provázaná, systém je velmi přehledný a uživatelsky přívětivý.

4.2.4. Náborová propagace oddílů Absolutním potenciálem zlepšení pro tuto aktivitu je stav, kdy: 

všechny oddíly v organizaci mají zadané své kontaktní údaje, polohu klubovny, informace o věkové skupině a přijímání nováčků, 41/87



kdokoliv si může na veřejných webových stránkách za dobu nižší než minuta zobrazit tyto informace o nejbližších oddílech v dané lokalitě,



kdokoliv může projevit zájem o členství ve kterémkoliv oddíle, o čemž je vedoucí oddílu okamžitě vyrozuměn,



vyhledávání oddílů umožňuje jak postupné třídění dle obcí, tak uživatelsky snadné hledání v mapě,



oddíly udržují údaje stále aktuální a změny se projevují okamžitě (do jedné minuty).

4.2.5. Zpracování administrativní a ekonomické agendy Absolutním potenciálem zlepšení pro tuto aktivitu je stav, kdy: 

osoby pověřené agendou (uživatelé) veškeré možné její součásti provádějí online,



není nutné zadávat do systému jakékoliv údaje dvakrát či vícekrát,



uživatel systému má k dispozici veškerá relevantní související data, včetně dat zadaných dříve,



uživatel využívá interaktivních formulářů (dle potřeby v podobě průvodců),



uživatel má možnost formulář či jiné seskupení informací elektronicky podepsat bez nutnosti transformace do papírových dokumentů,



odeslané formuláře jsou okamžitě (do jedné minuty) předány příjemci, který je o tomto vyrozuměn,



systém je metodicky propracovaný a napomáhá uživatelům ke správnému zvládání situací s agendou souvisejících.

4.2.6. Interní komunikace online Absolutním potenciálem zlepšení pro tuto aktivitu je stav, kdy: 

všichni členové organizace mají kdykoliv možnost elektronicky komunikovat s jiným členem či jednotkou v Junáku,



možnosti komunikace zahrnují kromě textu i hlas a obraz,



všechny jednotky a členové mají možnost publikovat informace, které jsou okamžitě dostupné (do pěti minut),



všichni uživatelé systému mají možnost v závislosti na svých funkcích a členství v týmech nastavit si spektrum informací, které chtějí dostávat,

42/87



systém umožňuje jak aktivní přístup k informacím, tak jejich zasílání zvolenými kanály,



systém je přístupný a maximálně funkční i na mobilních zařízeních,



pro uživatele je zřejmý původce každé informace a je schopen se v nich dobře orientovat.

4.2.7. Využívání nástrojů pro spolupráci Absolutním potenciálem zlepšení pro tuto aktivitu je stav, kdy: 

členové organizace mají možnost shlukovat se do pracovních týmů, různě otevřených,



členové týmů využívají online nástroje pro vzájemnou spolupráci (např. kalendář, správa dokumentů, verzí, úkolů, projektů, zaznamenávání znalostí – wiki aj.),



členové týmů využívají online nástroje pro vzájemnou komunikaci (např. konference, fóra aj.).

4.2.8. Vychovávání a setkávání mladších členů online Absolutním potenciálem zlepšení pro tuto aktivitu je stav, kdy: 

mladší členové organizace mají k dispozici systém, kde se mohou setkávat a komunikovat spolu v rámci oddílů i mimo ně,



při setkávání online mají dostatek atraktivních možností získávat nové znalosti, dovednosti a postoje – vychovávat se (např. formou článků, kvízů, her aj.),



organizace má možnost prostřednictvím systému realizovat část výchovného programu pro různé věkové kategorie,

4.3.



systém má atraktivní vzhled a ovládání, s využitím moderních trendů,



systém má atraktivní obsah, umožňuje publikovat multimediálně,



systém umožňuje komunikaci mezi uživateli a jejich aktivní spoluvytváření obsahu.

Určení reálného potenciálu zlepšení klíčových aktivit

Reálným potenciálem zlepšení je pak takový stav klíčových aktivit, který je dosažitelný vzhledem k existujícím omezením v krátkodobém nebo střednědobém horizontu. Bývá zpravidla stanovován na úrovních odpovídajících jednomu, dvěma, třem a více rokům, tato kritéria jsou pak průběžně aktualizována. Pro stručnost budou uvedené reálné potenciály zlepšení uváděny pro dvouletý horizont.

43/87

4.3.1. Práce s online evidencí Reálným potenciálem zlepšení ve dvouletém horizontu pro tuto aktivitu je stav, kdy: 

člen organizace starší 15 let má kdykoliv možnost z běžného webového prohlížeče do evidence přistupovat, nahlížet a editovat údaje, ke kterým disponuje oprávněním,



změny provedené v evidenci se projevují okamžitě (do jedné minuty),



provedené změny se zaznamenávají a je možné zobrazit si minulý stav,



uživatelské rozhraní je přijatelně intuitivní a přehledné,



přihlášení do evidence je vázáno na uživatelské jméno a heslo, veškerá komunikace probíhá šifrovaně s využitím SSL/TLS,



evidence se zaměřuje na základní data plus náborové informace, dává možnost napojení dalších dat v budoucnu.

4.3.2. Objednávání časopisů Reálným potenciálem zlepšení ve dvouletém horizontu pro tuto aktivitu je stav, kdy: 

kterýkoliv člen organizace starší 15 let má kdykoliv možnost získat informace o časopisu jím odebíraném a také jeho typ změnit,



časopisy mladších členů mohou spravovat vedoucí oddílů,



kterýkoliv člen organizace má možnost začít odebírat další časopis či jeho odběr ukončit (a také tento časopis zaplatit prostřednictvím základní organizační jednotky),



změny provedené v objednávkovém systému se projeví okamžitě (některé mohou být reflektovány až při nejbližší rozesílce),



distribuční centrum bude mít kdykoliv jasný přehled o předplatitelích jednotlivých časopisů, včetně úhrad jejich objednávek.

4.3.3. Sdílení znalostí a vědomostí Reálným potenciálem zlepšení ve dvouletém horizontu pro tuto aktivitu je stav, kdy: 

je definováno a popsáno alespoň 10 hlavních funkcí v organizaci (pracovní náplň, kompetence),



existuje popis alespoň 50 nejčastějších problémových situací, týkající se těchto funkcí či obecně fungování organizace a jejích organizačních jednotek,

44/87



hlavní vzdělávací programy organizace (čekatelská, vůdcovská, manažerská zkouška) jsou rozděleny do kompetencí, které jsou strukturovaně popsány,



kterýkoliv člen organizace má možnost a zájem uvedené popisy připomínkovat, připojovat své zkušenosti, znalosti a vědomosti o tématu,



jednotlivé popisy jsou aktualizovány nejpozději do dvou měsíců od podnětu ke změně (změna legislativy, zajímavá nová zkušenost, výskyt problému),



všechna témata jsou mezi sebou provázaná, systém je přehledný a přijatelně uživatelsky přívětivý.

4.3.4. Náborová propagace oddílů Reálným potenciálem zlepšení ve dvouletém horizontu pro tuto aktivitu je stav, kdy: 

80 % oddílů v organizaci má zadané své kontaktní údaje, polohu klubovny, informace o věkové skupině a přijímání nováčků,



kdokoliv si může na veřejných webových stránkách za dobu nižší než minuta zobrazit tyto informace o nejbližších oddílech v dané lokalitě,



kdokoliv může projevit zájem o členství v 80 % oddílů, o čemž je vedoucí oddílu okamžitě vyrozuměn,



vyhledávání oddílů umožňuje jak postupné třídění dle obcí, tak hledání v mapě,



oddíly údaje aktualizují alespoň dvakrát ročně a změny se projevují okamžitě (do jedné minuty).

4.3.5. Zpracování administrativní a ekonomické agendy Reálným potenciálem zlepšení ve dvouletém horizontu pro tuto aktivitu je stav, kdy: 

osoby pověřené agendou (uživatelé) alespoň tři její vybrané součásti provádějí online (např. vyúčtování dotací, evidence majetku),



u uvedených součástí není nutné zadávat do systému jakékoliv údaje dvakrát či vícekrát,



uživatel má k dispozici veškerá relevantní související data již zadaná do systému,



odeslané formuláře jsou okamžitě (do jedné minuty) předány příjemci, který je o tomto vyrozuměn,

45/87

4.3.6. Interní komunikace online Reálným potenciálem zlepšení ve dvouletém horizontu pro tuto aktivitu je stav, kdy: 

všichni členové organizace mají kdykoliv možnost elektronicky komunikovat s 40 % členů starších 15 let či 95 % organizačních jednotek v Junáku,



možnosti komunikace zahrnují zejména text,



všechny jednotky a členové starší 15 let mají možnost publikovat informace, které jsou okamžitě dostupné (do pěti minut),



všichni uživatelé systému mají možnost nastavit si spektrum veřejných informací, které chtějí dostávat,



systém umožňuje jak aktivní přístup k informacím, tak jejich zasílání zvolenými kanály,



systém je přístupný a z hlavní části funkční i na mobilních zařízeních,



pro uživatele je zřejmý původce každé informace a je schopen se v nich dobře orientovat.

4.3.7. Využívání nástrojů pro spolupráci Reálným potenciálem zlepšení ve dvouletém horizontu pro tuto aktivitu je stav, kdy: 

členové organizace mají možnost shlukovat se do pracovních týmů, různě otevřených,



členové týmů využívají některé online nástroje pro vzájemnou spolupráci (např. kalendář, správa dokumentů, zaznamenávání znalostí – wiki aj.),



členové týmů využívají některé online nástroje pro vzájemnou komunikaci (např. konference, fóra aj.).

4.3.8. Vychovávání a setkávání mladších členů online Reálným potenciálem zlepšení ve dvouletém horizontu pro tuto aktivitu je stav, kdy: 

alespoň pro 40 % mladších členů organizace je k dispozici systém, kde se mohou setkávat a komunikovat spolu v rámci oddílů i mimo ně,



při setkávání online mají dostatek možností získávat nové znalosti, dovednosti a postoje – vychovávat se (např. formou článků, kvízů, her aj.),



organizace má možnost prostřednictvím systému napomáhat realizaci části výchovného programu pro různé věkové kategorie,

46/87

4.4.



systém má příjemný vzhled a ovládání, s využitím moderních trendů,



systém má zajímavý obsah, umožňuje publikovat multimediálně,



systém umožňuje komunikaci mezi uživateli a jejich aktivní spoluvytváření obsahu.

Hodnocení dosažení reálného potenciálu zlepšení

Pro formulaci projektových záměrů i pro následné hodnocení úspěšnosti projektů, směřujících k dosažení reálného potenciálu zlepšení u jednotlivých klíčových aktivity nabízí [6, str. 67] metodu, jak provést v rámci klíčové aktivity ohodnocení jejích atributů. V okamžiku návrhu jde zejména o váhu jednotlivých atributů, během realizace projektu pak vznikají výstupy ohodnocením aktuálního stavu daného atributu. Na příkladu klíčové aktivity „Sdílení znalostí a vědomostí“ tuto metodu přibližuje tabulka 3. Součet hodnot ve sloupci Váha atributu je celkem 100 bodů. V každém řádku jsou ve sloupci Body za aktuální stav udělovány body na základě expertního hodnocení z rozmezí 1 až 100 bodů s využitím metody pásmového hodnocení; zjednodušeně řečeno dochází k hodnocení, jaká část požadavků daného atributu je splněna. Vynásobením dochází k výpočtu pro sloupec Výsledek za atribut. Celkový součet pak dodává data pro poslední dva řádky. První sděluje, že hodnocená klíčová aktivita aktuálně dosahuje 17,6 % výkonnosti, stanovené reálným potenciálem zlepšení (zkráceně RPZ). Při dosažení tohoto potenciálu by se její výkonnost zvýšila o dalších 82,4 %.

25

Body za aktuální stav 30

Výsledek za atribut 750

30

15

450

20

3

60

10

5

50

7

30

210

8

30

240

100

113

1760 17,6 82,4

RPZ – cílový stav atributu klíčové aktivity „Sdílení znalostí Váha a vědomostí“ atributu je definováno a popsáno alespoň 10 hlavních funkcí v organizaci (pracovní náplň, kompetence), existuje popis alespoň 50 nejčastějších problémových situací, týkající se těchto funkcí či obecně fungování organizace a jejích organizačních jednotek, hlavní vzdělávací programy organizace (čekatelská, vůdcovská, manažerská zkouška) jsou rozděleny do kompetencí, které jsou strukturovaně popsány, kterýkoliv člen organizace má možnost a zájem uvedené popisy připomínkovat, připojovat své zkušenosti, znalosti a vědomosti o tématu, jednotlivé popisy jsou aktualizovány nejpozději do dvou měsíců od podnětu ke změně (změna legislativy, zajímavá nová zkušenost, výskyt problému), všechna témata jsou mezi sebou provázaná, systém je přehledný a přijatelně uživatelsky přívětivý. celkem výsledná aktuální výkonnost klíčové aktivity v % zvýšení výkonnosti klíčové aktivity z dosažení RPZ v %

Tabulka 3: Hodnocení atributů klíčové aktivity vzhledem k reálnému potenciálu zlepšení [autor podle 6, str. 67]

47/87

5. Návrhy nových IS/ICT řešení Po nastínění potenciálu zlepšení u řady klíčových aktivit, které zhruba naznačuje absolutní a reálné možnosti v některých oblastech přichází další kapitola, která se pokusí hledat konkrétnější návrhy řešení. Jejím cílem je sestavení katalogu IS/ICT řešení, u kterých bude mít smysl zvážit jejich implementaci prostřednictvím nových IS/ICT projektů, ze kterých by se tak skládala informační koncepce organizace. Tento soubor může být neúplným a zároveň aplikace v něm zařazené nemusí být ve všech případech nejoptimálnější možné. Dalším podstatným smyslem tohoto katalogu je rámcové načrtnutí možností aktuálních IS/ICT řešení, aby tak v jednotlivých oblastech mohli i odborníci bez hlubších znalostí IT/ICT hledat inovativní způsoby, jak fungování organizace v dané oblasti zefektivnit.

5.1.

Úvodní předpoklady

Úvodem této kapitoly by bylo vhodné shrnout dva faktory, které je třeba mít na paměti při navrhování nových IS/ICT řešení či optimalizaci těch stávajících.

5.1.1. Míra úspěšnosti projektů v závislosti na účasti jednotek Junák coby organizace postavená na dobrovolnících má výrazná specifika při prosazování záměrů všeho druhu, jak již bylo zmíněno v úvodu druhé kapitoly. Na úrovni základní organizační jednotky může být náročné motivovat vedoucí oddílu, aby se zapojili do celostátní akce nebo začali používat nový systém přihlašování dětí přes nový informační systém. Na krajské úrovni je náročnost o několik stupňů vyšší – je třeba motivovat zástupce okresních jednotek k tomu, aby motivovali vedoucí základních jednotek k motivování svých vedoucích oddílů, zároveň jim k tomu poskytnout dostatek informací. Na celorepublikové, ústřední úrovni je to podobné, přestože není nutné omezovat se výhradně na šíření prostřednictvím organizační struktury, ale zároveň jsou využívány celostátní akce a komunikační kanály. Ve výsledku se pak optimálním způsobem zachová určité procento jednotek, zatímco k některým jednotkám se dostanou pouze informace (a chybí jim motivace či akceschopnost), k dalším ani ty. Tyto poměry lze dále ovlivnit například prostřednictvím finančních stimulů (vytvořit z podnětů kritéria pro rozdělování dotačních prostředků), což má s sebou spojená i negativa. Další možností, jak usnadnit organizaci akceptování určité změny, je umožnit jednotkám a členům, aby se na ní podíleli a připomínkovali ji. Příkladem tohoto poměru může být navázání spolupráce se společností Seznam, která zobrazuje na svém mapovém portálu mapy.cz polohu skautských kluboven. Od doby navázání této spolupráce se stále nepodařilo dosáhnout toho, aby své klubovny zadaly všechny základní organizační 48/87

jednotky, přestože jen mizivé procento z nich k tomu má nějaký legitimní důvod. Absence těchto kluboven však zpětně lehce snižuje přínosy tohoto partnerství – je třeba zajistit alternativní způsob, jak tyto informace poskytovat. Při návrhu nových IS/ICT řešení je proto třeba počítat vždy s rizikem, že se do konkrétní aktivity nezapojí všechny jednotky, a zvážit dopady a přínosy různé míry zapojení na úspěšnost projektu, který se snaží nové řešení implementovat. Dané řešení může být svým charakterem nabídkové – může ho využít ten člen či jednotka, která bude chtít, či povinné. Povinné užívání IS/ICT řešení ovšem musí být velmi dobře zdůvodněné a komunikované v organizaci.

5.1.2. Vliv zavedení evidence členů a jednotek online Druhým předpokladem je existence evidence členů a jednotek coby základu budoucího IS/ICT řešení organizace. Komplikace spojené se stávajícím způsobem evidence a zejména nemožnost navázat na tato data další IS/ICT prvky (objednávání členských časopisů, rejstřík organizačních jednotek, agendu vzdělávacích akcí aj.) daly organizaci zásadní impuls k tomu, aby se začala zamýšlet nad novým, komplexním IS/ICT řešením namísto dílčích doplňků. Vzhledem ke komplexnosti problematiky přístupových práv do evidence členů a jednotek bude i kvůli možnostem využití v navazujících řešeních použito uživatelských účtů navázaných jednoznačně právě na evidenci osob, každý člen organizace tak bude moci mít vlastní uživatelský účet spojený s jeho osobou. Organizace v roce 2008 založila zvláštní odbor na řešení této problematiky a IS/ICT obecně, tzv. Infoodbor: „Úkolem Infooboru je sledovat aktuální stav a možnosti využití informačních technologií v Junáku, navrhovat možná zlepšení a metodicky vést případný vývoj nových prvků IT pro potřeby Junáka. Aktuální prioritou Infoodboru je vedení vývoje nového on-line systému pro zpracování registrace členů a jednotek Junáka, který bude dále sloužit jako základ dalším aplikacím, které umožní účelné a bezpečné využití získaných a zpracovávaných údajů.“ [21] Řada dále uvedených řešení bude na zmíněné předpoklady navazovat ve větší či menší míře. Infoodbor částečně zpracoval i myšlenky několika zmíněných „dalších aplikací,“ které tak byly částečnou inspirací pro některé z dále navrhovaných řešení, vzhledem k působení autora v této pracovní skupině.

5.2.

Nově navrhované aplikace a řešení

5.2.1. Přehled oblastí a navrhovaných řešení Tabulka 4 uvádí přehled oblastí, totožných s oblastmi v kapitole třetí, popisující současný stav, a uvádí nově navržené řešení. V některých případech by bylo řešení možné zařadit do více oblastí.

49/87

Oblast Oblast výchovná (program a jeho vývoj)

Řešení (číslo) Internetový portál pro mladší děti (N1) Komunitní server, sociální síť (N2) Aplikace osobního rozvoje (N3) Bodování a docházka (N4) Zápisník vedoucího (N5) Komunikační platforma pro rodiče (N6) Aplikace pro evidenci členů a jednotek (N7) Veřejný výpis údajů o jednotkách (N8) Vyhledání kontaktů (N9) Evidence delegátů sněmů (N10) Dotační agenda (N11) Vyúčtování akcí (N12) Evidence majetku (N13) Účetnictví (N14) E-shop pro jednotky (N15) Statistické výstupy (N16) Průzkumy mezi jednotkami a osobami (N17) Spisovna (N18) Podatelna (N19) Akce (N20) Řízení týmů a úkolů (N21) Agenda vzdělávacích akcí (N22) Agenda vyznamenání (N23) Řešení životních situací (N24) E-learning (N25) Skautská encyklopedie (N26) Odborné skupiny (N27) Databáze pracovních příležitostí (N28) Personální informační systém (N29) Události v systému (N30) Hlavní informační portál (N31) Weby OJ a akcí (N32) Objednávání časopisů (N33) Databáze kluboven a schůzek (N34) Přihlášení do oddílu online (N35) Regionální zpravodajství (N36) Fotobanka (N37) Členské e-maily (N38) Rozesílací seznamy (N39) E-mailové konference (N40) Web-hosting (N41) Šablony (N42)

Oblast evidence členů a jednotek

Oblast ekonomická

Oblast řízení a správy

Oblast personalistická

Oblast interní komunikace

Oblast propagace

Oblast IS/ICT

Tabulka 4: Přehled navrhovaných IS/ICT řešení [autor]

5.2.2. Oblast výchovná (program a jeho vývoj) Při pohledu na již existující řešení v minulé kapitole by bylo možné rozdělit aplikace v této oblasti na ty, které přímo výchovně působí na mladší členy organizace, a aplikace podporující práci vedoucích oddílů při přípravě programu. Hranice s personalistickou oblastí může být tenká, je ji

50/87

možné stanovit tam, kde by stejný nástroj mohl být využit pro podporu i jiných dobrovolníků, než jsou vedoucí oddílů. Internetový portál pro mladší děti (N1) Pro přímé výchovné působení na mladší členy provozuje organizace již webové aplikace Teepek.cz (S2) a RoverNet (S3). Nabízí se otázka, zda by i děti mladší 12 let bylo možné oslovit webovou aplikací podobnou např. serveru Alík.cz a zda by aktivity s tím spojené děti rozvíjely žádoucím způsobem. Zmíněný server nabízí svým uživatelům-dětem jednoduché hry, hádanky, omalovánky, poradnu, články, katalog odkazů, chat, interní poštu a další služby. Spojením portálu pro mladší děti s online evidencí členů by bylo možné téměř stoprocentně eliminovat také jeden z problémů dětských serverů – možnost registrace anonymních dospělých, kteří na serveru publikují obsah nevhodný pro děti. Účty by dětem na požádání vytvářeli např. vedoucí jejich oddílu. Anonymita však může být na druhou stranu i přínosná (např. v poradnách), při tvorbě portálu by bylo vhodné toto zvážit. Komunitní server, sociální síť (N2) Jako možnou náhradu či další evoluční stupeň pro RoverNet (S3) či Teepek.cz (S2) si lze představit webovou aplikaci na způsob serveru Facebook či některého z českých komunitních či diskusních serverů. Jako prostředek pro posílení identity organizace by bylo vhodné vytvořit místo, kde se mohou členové organizace setkat jak s dalšími lidmi ze svých oddílů, ale také s dalšími členy z celé republiky. Prostor, kde by členové mohli zůstávat v kontaktu se svými známými ze vzdělávacích kursů, mohli sdílet fotografie z akcí či upozorňovat na možnosti přihlašování se na další akce. Vedoucí oddílů či vyšších jednotek by měli možnost umisťovat přehled vlastních aktualit na některou z úvodních stránek, podobně by mohly být umístěné nové články připravované ústředím, v závislosti na věku uživatele. Kromě posílení identity organizace by takovéto řešení mohlo být příležitostí, jak přivést členy organizace k novým tématům, které by je rozvíjely. Rozsah a očekávaná náročnost realizace takovéhoto řešení s sebou přináší otázku, zda by nebylo vhodnější jít cestou využívání některé existující služby, např. vytvoření aplikace pro server Facebook. Aplikace osobního rozvoje (N3) Pro věkovou kategorii mezi deseti a patnácti lety existují tzv. stezky, malé knížečky osobního rozvoje, kde si děti po dohodě s vedoucím vybírají určité úkoly a po jejich splnění postupují k dalším. Některé oddíly využívají jako podpůrnou motivaci dětí karetní hru Sacculus; dítě dostává další hrací kartu vždy za hotovou oblast stezky. Vzhledem k zájmu dětí o Internet by mohlo být zajímavé nabídnout i online doplněk ke stezkám.

51/87

Webová aplikace by mohla veřejně komukoliv nabízet obsah knížeček osobního rozvoje, rozdělené do jednotlivých stupňů a oblastí. K jednotlivým úkolům by nad rámec obsažený v papírovém vydání mohla nabízet odkazy na zajímavé související odkazy a zdroje informací. V oddíle, jehož vedoucí by tento způsob zvolil jako možný doplňující, by se členovi po přihlášení zobrazila jeho aktuální stezka spolu s již splněnými úkoly, zvolenými úkoly i dalšími, zatím neřešenými oblastmi. O jednotlivých úkolech by mohl člen s vedením oddílu komunikovat, popisovat své problémy a získávat rady. Aplikace by těžko mohla nahradit osobní přístup vedoucího oddílu během společných akcí, nicméně naopak by mohla u některých témat poskytnout příležitost pro řešení problémů i v mezidobí mezi akcemi. Podobné možnosti se nabízejí v oblasti tzv. odborek, tedy odborných zkoušek v řadě oblastí. Skládají se opět z řady úkolů, ze kterých je třeba splnit určitý počet. I zde by mohla být zajímavá možnost doplnění odkazů na zdroje na Internetu či přímo vytvářet databázi znalostí k daným tématům. Aplikace by mohla mít přínos i pro vedení oddílů – možnost udržovat si přehled o tom, jak jsou na tom které děti s jednotlivými úkoly či které volitelné úkoly si zvolily. Pokud oddíl pracuje s odborkami, mohlo by vedení oddílu jejich plnění také sledovat. Bodování a docházka (N4) V oddílech dochází velmi často k bodování členů za plnění různých herních či soutěžních úkolů, podobně u každého člena bývá sledována jeho docházka na schůzky v klubovně i účast na akcích. I tyto informace by mohlo být zajímavé a vhodné prezentovat členům pomocí webové aplikace, přestože v tomto případě si lze těžko představit, že by mohla fungovat samostatně. S ohledem na členy si lze představit začlenění této funkcionality do některé z již zmíněných aplikací, případně jen jako výstup na webových stránkách oddílu. Z pohledu vedení oddílu by mělo smysl evidenci účasti na akcích navázat na vyúčtování akcí z ekonomické oblasti, jelikož seznamy účastníků jsou zpravidla vyžadovány hlavními donory organizace. Zápisník vedoucího (N5) Lidé pracující na pozicích vedoucích oddílů a jejich spolupracovníci aktuálně nemají po ruce žádný nástroj pro týmovou spolupráci, který by byl uzpůsobený pro přípravu programu oddílu a plánování jeho výchovných cílů. Značné usnadnění práce by jim mohl přinést virtuální zápisník vedoucího v podobě zabezpečené webové aplikace, která by kromě seznamu členů oddílu, rozšířeného o citlivé údaje o zdravotním stavu, zdravotní pojišťovně či schopnosti plavat, obsahoval, či kontaktů na rodiče umožňovala zejména zaznamenávání informací o problémech i úspěších dítěte. Informace by tak byly aktuálně sdíleny v kolektivu vedoucích oddílu, pokud by je pisatel neoznačil za soukromé. 52/87

Aplikace by dále obsahovala tutoriál či průvodce sestavením výchovného plánu oddílu na jeden rok a umožňovala by sledovat plnění jednotlivých cílů. Vedoucí by si mohli pro sebe či ostatní shromažďovat tipy na zajímavé programové aktivity (např. z existující databáze aktivit nového výchovného programu) či jiné zajímavé odkazy. Dalším využitím aplikace by mohlo být plánování a realizace akcí. Aplikace by se mohla pokoušet nabízet metodickou podporu v oblasti plánování cílů a prostředků, zároveň by však umožňovala sestavit scénář akce s rozdělením programových bloků a odpovědností za jejich přípravu. Zájemcům by nabídla průvodce sestavením rozpočtu akce, ze kterého by byly odvozeny účastnické poplatky pro děti. Ty by spolu s dalšími instrukcemi byly součástí veřejně publikovaného výstupu (např. na oddílovém webu) v seznamu akcí. Komunikační platforma pro rodiče (N6) Součástí či nadstavbou předešlé aplikace by mohla být také aplikace pro rodiče dětí z oddílu. Pro vedoucí oddílu by bylo přínosné, kdyby rodiče měli možnost aktualizovat údaje o dětech, zejména ve věcech jejich zdravotního stavu či režimu vyzvedávání dítěte ze schůzek a akcí, a také kontakty na sebe. Na řadu akcí oddíly vyžadují přihlášení dětí, což za mladší děti zpravidla rozhodují rodiče – v návaznosti na seznam akcí minulé aplikace by rodiče mohli své dítě přihlásit online, současně s vyplněním případných doplňujících informací k akci. Podobně by mohli i děti z akcí omlouvat. Pro rodiče i vedoucí by byla podnětná také vzájemná komunikace o programu oddílu a jeho přínosu. Rodiče by se mohli touto cestou dozvídat, co oddíl čeká a jaký cíl jeho vedoucí sledují. Mohli by jim tak poskytnout cennou zpětnou vazbu, zahrnující jak dojmy dětí tak vlastní názory rodičů. V neposlední řadě by aplikace sloužila rodičům samotným k vzájemné komunikaci. V některých oddílech se rodiče navzájem dobře znají a plánují spolu pro děti různá překvapení. Fórum určené jejich komunikaci by tak jistě přivítali. Součástí aplikace by mohla být také inzertní část; menší děti rychle odrůstají ze svého oblečení a podobně také výstroje na výpravy do přírody. Rodiče mají chuť předat krojovou košili či batoh, ze kterého jejich dítě vyrostlo, dalším zájemcům. Tato část by mohla být zajímavá i na úrovni základních či okresních organizačních jednotek. Pro zajištění bezpečnosti těchto aktivit z hlediska zákona o ochraně osobních údajů by bylo zřejmě nezbytné vytvářet rodičům uživatelské účty s možností přihlášení zabezpečeného pomocí SSL/TLS. Shrnutí V oblasti výchovného programu a podpory vedoucích oddílů existuje potenciál ke zlepšení, konečná volba podoby konkrétní aplikace zůstává k vyřešení. Jakkoliv mohou být navržené příklady v něčem velmi efektivní a revoluční, nemusí být schopny přitáhnout pozornost většiny vedoucích 53/87

oddílů a následně dětí v oddílech. Pokud by aplikace nepůsobily intuitivním dojmem, tradičně založení vedoucí oddílů povedou dále svou agendu klasickým způsobem. Zmíněná rizika přesto nemusí být příliš významná – pokud by byly aplikace dobře navrženy, najdou si své uživatele přinejmenším mezi mladými vedoucími oddílů a postupem času se rozšíří. Míra rozšíření v tomto případě neznamená nefunkčnost celku. Navržené příklady ale v každém případě vyžadují další zamyšlení nad sledovanými cíli, stejně jako hledání dalších procesů hodných podpory. Na pohled spolu souvisí první dvě aplikace a dále další čtyři, značný potenciál by nicméně měly všechny ve vzájemném propojení a integraci. Starší děti by se tak na komunitním webu mohly přihlásit na akci, změnit své údaje či sledovat bodování nebo svůj pokrok ve stezce, vedoucí by akce plánovali a zveřejňovali pomocí své aplikace a konzultovali program s rodiči. V tuto chvíli záleží na prioritách organizace.

5.2.3. Oblast evidence členů a jednotek Jak již bylo zmíněno dříve, tato oblast má ambice být v určitém smyslu páteří budoucího informačního systému organizace. Velkou většinu dalších aplikací má smysl navazovat buďto přes osoby – členy organizace, nebo přes jednotky organizace. Členům toto může přinést možnost přihlásit se snadno a rychle na celostátní akci, jednotky mohou odevzdávat svá vyúčtování dotačních prostředků aj. Aplikace pro evidenci členů a jednotek (N7) Od této aplikace organizace očekává, že nahradí její stávající offline nástroje pro zpracování těchto dat, a umožní jednotkám průběžnou aktualizaci svých dat. U aplikace se předpokládá webové rozhraní, zabezpečené pomocí SSL/TLS. Aplikace má možnost využití existujících funkcí členů v organizaci, které umožní distribuci přístupových práv i jejich následné odejmutí, v souladu s vnitřními předpisy organizace. Následkem toho nový vedoucí oddílu automaticky získá práva číst a editovat záznamy členů oddílu v okamžiku zanesení změny vedoucího do systému. Oprávněné osoby, typicky vedoucí oddílů, budou moci také vytvářet účty dětem ve svých oddílech, ty si budou moci od patnácti let aktualizovat své osobní údaje. Základní datová struktura bude odpovídat specifikaci XML pro evidenci a průběh registračního procesu z roku 2009 [18], funkcionalita této části bude přinejmenším pro příští rok velmi podobná. Důraz organizace bude nicméně kladen na to, aby byla evidence udržována neustále aktuální, aby tak bylo možné využívat přidaných hodnot s tím spojených. Toto bude zřejmě realizováno cílenou komunikací předností nového systému a zároveň bude třeba některé zásadní

54/87

aktualizace zajistit i vnitřními předpisy (např. uvádění změn statutárních orgánů organizačních jednotek). Centrální systém fungující online, má specifické výhody a nevýhody. Výhodou jistě je odstranění nekompatibility dat různých verzí specifikace, vytvořených různými verzemi programů pro zpracování registrace, které byly používány nedopatřením současně, což bylo častou příčinou problémů. Nebude nutné data exportovat z databáze do formátu XML a zpět, přičemž vinou nedostatečného otestování programů často docházelo k chybám různého druhu. Nebude nutné soubory XML předávat mezi jednotlivými osobami, což se často dělo nezabezpečenou cestou, velmi problematickou v souvislosti se zákonem o ochraně osobních údajů [16]. Údaje shromažďované a garantované Kanceláří ústředí Junáka, například kvalifikace členů, budou v systému vždy jasně viditelné jednotkám a členům a nebude docházet ke ztrátám dat z minulých let. V jistém smyslu však toto řešení klade vysoké nároky na fungování centrálního uzlu. Nedostupnost aplikace bude znamenat nepřístupnost informací pro celou organizaci, zatímco dříve byly dílčí havárie programu problémem jednotlivých jednotek. Bude-li aplikace fungovat s nějakou odchylkou oproti správnému scénáři, problém zažijí všichni uživatelé a budou poznamenána data jich všech. Zásadním rizikem je zde také bezpečnost dat, která budou přístupná prostřednictvím Internetu. To záležitostí jak architektury a bezpečnosti vyvíjeného systému, tak omezení daných právy uživatelů, která se budou vztahovat vždy jen na jejich jednotku. Přesto je třeba mít toto riziko při návrhu i nasazení na zřeteli. Předpoklady optimismu mohou být v zásadě dva – v první řadě je to vývoj aplikace na smluvní komerční a nikoliv dobrovolnické bázi, což je základní zárukou řádně vytvořeného a zdokumentovaného software, ale i jeho další garantované údržby v dohodnutém čase. To je v případě dobrovolnické práce velmi problematické. Druhým kladem je šance dříve odhalit chyby aplikace v situaci, kdy stejnou verzi používají všichni uživatelé najednou, a zároveň možnost opravit funkcionalitu pro všechny možné uživatele najednou (distribuce opravených verzí offline aplikace bylo problematické). Veřejný výpis údajů o jednotkách (N8) Aplikací, která na předchozí navazuje a jejíž potřeba se od popisu současného stavu odvíjí, je veřejný rejstřík organizačních jednotek. Ten již ale nebude mít vlastní editační rozhraní, jak je tomu nyní, ale bude pouze zobrazovat údaje shromážděné v evidenci jednotek, které budou aktualizovány prostřednictvím předešlé aplikace. I nadále postačí forma nezabezpečené, veřejné webové aplikace.

55/87

Vyhledání kontaktů (N9) Možnost snadné osobní kontroly nad vlastními daty, která za současného stavu nebyla zcela dostupná, nabízí přinejmenším pro dospělé členy či členy starší 15 let možnost označení svých údajů jako veřejných a naopak. Lze si tak představit možnost zveřejnit dle svého uvážení kromě jména a přezdívky také fotografie, roku narození, poštovní adresy, telefonu, e-mailu, webových stránek, Skype přezdívky, ICQ čísla či dalších možných kontaktů. Míra veřejnosti údajů může být přinejmenším trojí – interní data pouze pro použití nadřízených jednotek, data dostupná všem přihlášeným členům organizace a data zcela veřejná komukoliv. Do množiny potenciálně zajímavých informací o osobě patří ještě další – např. o zastávaných funkcích či dosažených kvalifikacích. V těchto oblastech je možné buďto nechat volbu na každém členovi, nebo např. paušálně zveřejnit informace o funkcích a kvalifikaci členům organizace a veřejnosti sdělit jen funkce vedoucích oddílů a organizačních jednotek. Tato aplikace nabízí přidanou hodnotu ve třech ohledech. Umožňuje najít lidem kontakt na člověka, kterého již znají. Umožňuje vytvoření jakési stránky kontaktů, na kterou mohou odkazovat další části informačního systému pro zobrazení základních informací o pisateli článku či vedoucím tábora. Dále může fungovat jako jakýsi telefonní seznam, ve kterém je možné nalézt kontakt na vedoucího oddílu z určité obce. Evidence delegátů sněmů (N10) Pro nadcházející valný sněm Junáka v roce 2011 bude opět třeba evidovat jeho delegáty a náhradníky, kteří jsou voleni na sněmech základních i vyšších organizačních jednotek. Dalšími delegáty jsou dle vnitřních předpisů členové ústředních orgánů apod. Ve webové aplikaci by pořadatel sněmu označil zvolené delegáty, jejichž kvóty by byly předem nastaveny, a náhradníky. Těmto členům by tím okamžikem byla zpřístupněna aplikace pro volbu ubytování či stravy na sněmu. Identicky by pořadatelé všech úrovní sněmů označili i delegáty sněmů okresních a krajských, kde dosud jejich evidence probíhala na základě dodaných papírových zápisů. Některé kraje by pravděpodobně také využily aplikaci pro nastavení preferencí delegátů, podobně jako u valného sněmu. V neposlední řadě by díky této evidenci mohly být snadno rozesílány informační materiály pro delegáty a náhradníky všech sněmů.

56/87

Shrnutí V této oblasti je aktuální jasnou prioritou zprovoznění online evidence členů a jednotek – stávající stav je velmi špatně udržitelný a velmi brzdí další rozvoj v jiných oblastech. Další možné aplikace priority zatím zcela jasné nemají, nicméně jejich přínos je ve všech případech poměrně jasně popsatelný.

5.2.4. Oblast ekonomická V ekonomické oblasti se nabízí další rozvoj zejména tam, kde by v návaznosti na evidenci jednotek a osob bylo možné některé procesy usnadnit a zefektivnit, zejména pak získání výstupů požadovaných legislativou či vnitřními předpisy Junáka. Řada dalších možných součástí může nabízet podporu těm jednotkám, které jsou ze svého rozhodnutí v této oblasti aktivnější nad rámec vnějších požadavků. Není-li uvedeno jinak, jednalo by se vesměs o webové aplikace zabezpečené SSL/TLS. Dotační agenda (N11) Zefektivněním v oblasti dotačních prostředků a jejich vyúčtování by byl přechod od elektronických formulářů v MS Excel do podoby webové aplikace. Pokud by se ukázalo jako proveditelné zajistit podepisování vyúčtování elektronickými podpisy, zcela by odpadla dosavadní nutnost formuláře tisknout a zasílat poštou na vyšší organizační jednotky až po ústředí. Aplikace by měla po přihlášení umožnit na úrovni jednotlivých organizačních jednotek rozdělit přidělené dotační prostředky nižším jednotkám a doplnit k nim ve formě odkazu či přílohy další informace (ve věci podmínek využití, termínů vyúčtování apod.). Aplikace by hypoteticky mohla nabídnout i výpočet výše dotace na základě zadaných kritérií, nicméně kritéria se mezi krajskými i okresními organizačními jednotkami liší, snaha podchytit tento výpočet na úrovni IS by tak nemusela být efektivní. Rozdělující jednotka by dále mohla schválit přijaté vyúčtování od nižších jednotek či si vyžádat jeho opravu či doplnění. Přijímající jednotce by bylo v okamžiku přidělení dotace zasláno související rozhodnutí spolu s informacemi o podmínkách a vyúčtování. Jednotka by mohla přijetí rozhodnutí potvrdit či přidělené prostředky odmítnout. Ve fázi vyúčtování by jednotka vyplnila v aplikaci standardní formuláře, ty by byly následně potvrzeny i statutárním orgánem jednotky a revizní komisí (podle dohody s MŠMT by tato část byla řešena prostým potvrzením kliknutím po přihlášení či elektronickým podpisem dotyčných; v případě neakceptace ani elektronického podpisu by bylo nutné formuláře vytisknout a zaslat poštou).

57/87

Formuláře by měly obsahovat standardní kontrolní mechanismy, zohledňující základní pravidla stanovená ústředím Junáka. Vzhledem k možným dodatečným pravidlům a omezením ze stran krajských či okresních organizačních jednotek by tyto měly možnost vyúčtování schválit či požadovat opravu (implementace pravidel a omezení jednotlivých jednotek by pravděpodobně nebyla reálná). Aplikace by měla umožnit import minimálně z formátu CSV 33 , měla by zvládat export do stejného formátu a PDF. Jedné organizační jednotce by měla umožňovat přijmout a vyúčtovat více dotačních projektů; některé jsou poskytované okresními organizačními jednotkami, některé krajskými organizačními jednotkami a zbylé přímo ústředím Junáka. Informace o přijatých dotačních prostředcích i odeslaná vyúčtování by měla být jednotkám přístupná neomezeně dlouhou dobu v minulosti. Vyúčtování akcí (N12) Zejména pro základní organizační jednotky, které pořádají nejvíce akcí, by měla praktické využití aplikace, která umožňuje zaznamenat údaje o uskutečněné akci. Existují pro to přinejmenším dva důvody. V rámci organizační jednotky dochází k oběhu prvotních a účetních dokladů zpravidla v nějakém intervalu, který souvisí s funkcí hospodáře jednotky a jeho kontaktech s vedoucími oddílů. Může se tak stát, že hospodář dostane prvotní doklady až dva měsíce po akci, výjimečně i později. Drtivá většina organizačních jednotek čerpá na své akce dotační či grantové prostředky, které zpravidla obdrží na základě podaného projektu či daných kritérií coby konkrétní, fixní částku. Na hospodáři jednotky pak často zůstává úkol zajištění toho, aby všechny tyto prostředky byly hospodárně využity. Často jsou určeny právě na akce (typicky úhrada dopravy či ubytování), které realizují zejména vedoucí oddílů. Aby tak hospodář mohl včas sledovat čerpání grantových a dotačních prostředků na akce, potřebuje znát jejich vyúčtování často dříve, než mu může dotyčný vedoucí akce doklady předat. Vedoucí je proto zadá do webové aplikace ke své akci a hospodář může případné ušetřené prostředky přidělit další akci. Zadávání vyúčtování akcí na web pomáhá v případě, že všechny doklady nejsou hospodáři předkládány najednou jednou osobou, hospodář tak ví, že mu ještě některé doklady z akce chybí a není později překvapen. Je možné tak v předstihu vyřešit chyby či dotazy. Ke komunikaci s hospodářem může být vhodné aplikaci doplnit analogickým formulářem pro vyplnění rozpočtu akce před jejím uskutečněním, aby hospodář mohl odhadnout potřebnou výši zálohy, kterou bude vedoucí akce potřebovat atd. Druhý důvod přinášejí požadavky donorů, tedy MŠMT a velmi často i krajských či obecních úřadů, na uchovávání seznamu účastníků akce. Sledovat účast na svých akcích může být ostatně přínosné i pro oddíl či organizační jednotku samotnou. Vzhledem k existenci evidence osob je pak 58/87

velmi jednoduché seznam sestavit výběrem zúčastněných např. z oddílového seznamu. Pro potřeby vyúčtování akcí bývá dále potřebné zaznamenávat také místo konání akce, její datum a výše účastnických poplatků. Pro vytváření seznamu osob je třeba počítat s možností zadat do seznamu osob i nečleny oddílu, např. děti, které nově přišly do oddílu. Vzhledem ke svému využití by aplikace měla zvládat výstupy do CSV a PDF a uchovávat data po neomezenou dobu. Nabízí se také její propojení s aplikací pro akce a přihlašování na ně či e-shopem pro jednotky, viz dále. Evidence majetku (N13) Zákon o účetnictví [22, § 29] ukládá účetním jednotkám, což v případě Junáka znamená organizační jednotky, provádět alespoň jednou ročně inventarizaci, tedy porovnat stav evidence majetku s realitou. Řada jednotek se k tomu tedy jednou ročně odhodlá, provede potřebné inventury, vytiskne a podepíše potřebné formuláře. Získá tak více či méně úplný seznam svého majetku. A tím to pro jednotku často končí, přestože v průběhu roku pak často řeší problémy, kdy neví, kde jaký majetek je. Navrhovaná webová aplikace by umožnila jednotce evidovat svůj majetek. Kromě standardních položek (inventární číslo, popis předmětu, pořizovací cena, místo uložení, odpovědná osoba) by nabízela další praktické položky: informace o pořízení z dotací či grantů, čísla souvisejících dokladů (např. kvůli reklamacím). Možnost editace by měly odpovědné osoby a dále u všech položek vedoucí organizační jednotky, případně osoby jím zmocněné. Aplikace by dále měla usnadnit provádění jednotlivých inventur, osoby inventury provádějící by měly možnost odškrtnout, že dané položka reálně existuje (či naopak) a doplnit případně poznámku (o poškození věci, návrh na vyřazení apod.). Datum a jméno osoby by bylo uloženo také. Po dokončení inventur by aplikace nabídla tisk inventarizačního protokolu (případně jeho elektronický podpis), spolu s případnými vyřazovacími protokoly. Informace o vyřazení majetku by byly evidovány u jednotlivých položek (kdy byly vyřazeny, kým a proč). Jedním z přínosů online evidence majetku pro členy dotyčné organizační jednotky by byl neustálý přehled o jejím majetku, respektive inventáři. Správci, odpovědné osoby, by u jim svěřeného majetku mohly kdykoliv aktualizovat jeho stav a umístění. Vzhledem k tomu, že zájem o využívání majetku (např. lodí, stanů, GPS apod.) může vzniknout i mimo jednotku, další částí zajímavou pro některé jednotky by byla možnost u jednotlivých položek zvolit, zda mají být zveřejněny a nabízeny v rámci organizace, či i zcela veřejně. Jednotka by

59/87

měla možnost doplnit související kontaktní informace, podrobné specifikace položky, umístění – obec. U frekventovaně využívaných položek by bylo možné navázat také rezervační kalendář. Vzhledem k časté práci v terénu by bylo vhodné vytvořit variantu této aplikace také pro webové prohlížeče na zařízeních typu PDA/MDA, zejména pro záležitosti týkající se provádění inventury či půjčování majetku. Aplikace zároveň měla umožňovat přebírání veřejných výstupů – seznamů nabízeného vybavení – na webové stránky organizačních jednotek pomocí webové služby. Účetnictví (N14) Oblast účetnictví je poměrně specifická tím, že v organizaci jsou často používány aplikace, které jejich uživatelé již bezpečně znají a které patří mezi TASW. V řadě případů je obsluhují externí účetní, kteří tentýž účetní program používají i pro své další klienty. Úvodem by tak bylo třeba zjistit, zda by jednotky o následující aplikaci měly zájem. Myšlenou je převést kompletní účetní agendu do prostředí webové aplikace, po vzoru existujících aplikací, nabízených na trhu (např. sÚčto.cz). Toto provedení by mělo několik výhod. Účetní data by byla neustále zálohována a archivována pro zamezení výpadků a ztráty dat, samotné organizační jednotky by tedy nemusely tuto problematiku řešit. Účetní data by byla přístupná více uživatelům najednou. V podobě práv ke čtení by mohla jednotka nechat nahlížet do svého hospodaření své členy. Vybraní uživatelé by mohli mít i pravidla zápisu k oblastem, které by bylo možné vymezit – např. oddílový pokladník by účtoval o pohybech hotovosti v jemu svěřené pokladně, vedoucí organizační jednotky by spolu s hospodářem oba účtovali platby došlé na účet či provedené z účtu. Odpadlo by tak předávání dat mezi jednotlivými osobami, úpravy by mohly probíhat rovnou online. Třetí výhodou, asi nejvýznamnější, by byla možnost provázání účetnictví s dalšími částmi informačního systému – zejména se nabízejí evidence členů, dotační agenda, z části evidence majetku. Drtivá většina příjmových a výdajových dokladů je vázána na členy organizační jednotky. V rámci účetnictví jsou evidovány i dotační a grantové prostředky, nabízí se pak vytvoření potřebného formuláře k vyúčtování jedním kliknutím. Nakoupené vybavení by bylo možné vyplněním několika dalších položek rovnou zařadit do evidence majetku. Další provázání by mohlo vzniknout s následující aplikací, e-shopem jednotek. Asi není nutné zmiňovat všechny funkce účetního software, pro organizaci by specificky byla potřebná kromě běžné analytické evidence zvláštní evidence dotačních a grantových prostředků. Velké zefektivnění nabízí také import elektronických bankovních výpisů, zejména u většího množství položek. Samozřejmostí by měly být výstupy v CSV, PDF i přímo možnost tisknout z aplikace. Kromě otázek v úvodu zbývají k zamyšlení další dvě doporučení. Vzhledem ke komplexnosti problematiky účetnictví by bylo vhodné pokusit se najít dodavatele, který nebude muset vyvíjet celý 60/87

systém od začátku, ale již podobný produkt nabízí. Zároveň tak bude schopen reagovat na legislativní změny v této oblasti. S legislativou souvisí druhé doporučení – část organizačních jednotek stále používá tzv. jednoduché účetnictví, jelikož občanská sdružení mají povolený odklad zavedení tzv. podvojného účetnictví [23, čl. 1]. S ohledem na odlišnosti obou systémů by pravděpodobně nebylo efektivní připravit tuto aplikaci tak, aby podporovala oba; bylo by do budoucna efektivnější implementovat jen podvojné účetnictví. Podstatnou informací pro rozhodování by také mohla být údajná nemožnost provozovat účetní aplikaci WinDUO na 64-bitových systémech. Jelikož aplikaci WinDUO využívá velké množství organizačních jednotek, mohlo by být vhodné nabídnout jim náhradu v podobě online aplikace. E-shop pro jednotky (N15) Jelikož organizační jednotky zpravidla neprodukují příliš vlastních výrobků či zboží, nejde o e-shop v obvyklém slova smyslu, přesto tento název asi nejvíce vystihuje jeho funkčnost. Při činnosti organizační jednotky, zejména těch základních, vznikají během roku desítky situací, kdy jednotka nabízí nějakou službu svým členům a požaduje její úhradu (typicky účastnické poplatky na akcích, prodej oddílových triček, členské příspěvky). V těchto jednotlivých případech se jednotky zpravidla členům snaží nejdříve sdělit informaci o možnosti objednávky dotyčné služby (možnost jet na akci) a požaduje objednávku (přihlášení na akci) a následně úhradu služby (zaplacení zálohy či celého účastnického poplatku). Z pohledu vedoucího to znamená informovat děti na schůzce, informovat e-mailem či jinak jejich rodiče, rozdat dětem přihlášky (včetně instrukcí pro platbu) a umístit je na web či rozeslat e-maily, následně evidovat potvrzené přihlášky a urgovat na schůzkách děti. Posléze evidovat příchozí platby na účet a urgovat děti či rodiče. Navrhovaná aplikace, nejspíš ve spolupráci s aplikací pro akce, umožňovala vedoucím zveřejnit nabídku (akce, triček apod.) včetně možných variant (velikost triček, délka tábora) a definování cílové skupiny (členové oddílu, kdokoliv apod.). Tito lidé by pak ve výpisu akcí či nabídek měli možnost přihlásit se na akci, objednat zvolené zboží či se registrovat k členství v oddíle na další rok. U dětí by tyto pravomoci měli jejich rodiče. Následně by byl vygenerován variabilní symbol a instrukce k platbě by byly zobrazeny a zaslány e-mailem. Z pohledu vedoucího by pak bylo zřejmé, kdo se na akci přihlásil. V závislosti na možnostech propojení s účetnictvím by mohly být i automaticky párovány platby podle výpisu z účtu či by mohly být zadávány k přihlášeným ručně. Podobně by systém při propojení s účetnictvím mohl zvládat tyto položky samostatně zaúčtovat. Další z užitečných funkcí e-shopu, které by mohlo být vhodné implementovat, je shlukování jednotlivých objednávek do jedné platby. Rodiče by tak mohli po přihlášení svých dvou dětí oběma zaplatit členské příspěvky, koupit oběma oddílové tričko a pro sebe také a následně obě děti přihlásit na nejbližší akci; zaplatili by jedinou platbou. 61/87

Shrnutí Navrhované aplikace lze rozdělit do dvou skupin – dotační agendu lze poměrně snadno implementovat pro všechny jednotky (dotace rozděluje ústředí Junáka a dostává nazpět vyúčtování, může tedy ovlivnit svým požadavkem jeho podobu). Oproti tomu jak vyúčtování akcí, evidence majetku, účetnictví i e-shop pro jednotky jsou aplikace, kde by rozhodnutí o jejich využití leželo na organizačních jednotkách, které jsou jejich hlavními uživateli. Je tedy třeba důkladně zjistit, jaké procento by jich o tento typ aplikací mělo zájem a následně zvážit přínos prostředků investovaných do jejich vývoje. Jedná se o oblast, na kterou vedoucí oddílů neradi věnují svůj čas, proto by efektivní nástroje mohly podpořit jejich motivaci, nahradí-li papírové formuláře, kam opakovaně vyplňují stejná data, již přítomná v informačním systému.

5.2.5. Oblast řízení a správy Tato oblast opět zahrnuje několik aplikací, které by přispěly ke snazšímu řízení organizace, ať již z pozice ústředí či jednotlivých organizačních jednotek. Statistické výstupy (N16) Všechny navrhované aplikace obsahují základní možnosti pro filtrování svých výstupů podle různých kritérií, to nicméně nemusí být vždy dostačující pro potřeby řízení organizace. U dat, u kterých to má smysl, by měly být k dispozici i statistické výstupy, které mimo jiné umožňují sledovat některé hodnoty v čase či vyvozovat souvislosti mezi různými veličinami. V tomto případě by bylo vhodné, aby jednotlivé sestavy či výstupy aplikace vznikaly buďto v souvislosti s vznikem aplikací tyto data shromažďujících (např. aplikace pro evidenci jednotek a členů) či průběžně reagovaly na požadavky vznesené z organizace. Zůstává otázkou, zda je efektivní pokoušet se vyvinout nástroj pro tvorbu těchto sestav uživateli, či zda raději jednotlivé sestavy doplňovat jen postupně na vyžádání, s možností jejich dílčí parametrizace. Průzkumy mezi jednotkami a osobami (N17) Organizace má i v současnosti k dispozici e-mailový kontakt na všechny organizační jednotky či oddíly, nicméně jejich oslovování nebývá snadné a následně tak jejich názory na různé aspekty fungování organizace zůstávají z velké části neznámy. Existence informačního systému, ve kterém by vedoucí jednotek měli uživatelské účty, s sebou přináší možnost nabízet jim k vyplnění různé dotazníky na aktuální témata na webu. Pokud by průzkumů nebylo příliš mnoho (odhadem do 4–5 ročně), značná část jednotek by je pravděpodobně

62/87

vyplnila (pokud by na ně byla upozorněna e-mailem). Pokud by ani tak data nebyla reprezentativní, bylo by možné motivovat jednotky k účasti v průzkumech dalšími cestami. Podobnou možnost by bylo vhodné nabídnout i jednotlivým organizačním jednotkám, byť s rozvahou. Hrozí zde riziko, že tyto jednotky své podřízené přehltí množstvím dotazů, takže tyto přestanou odpovídat na jakékoliv zaslané průzkumy. Součástí aplikace by tak bylo zadání průzkumu – vytvoření otázek, možností odpovědi, cílové skupiny atd. a i jeho následné vyhodnocení. Spisovna (N18) Aktuální pojetí spisovny, obsahující vnitřní předpisy, jejich přílohy či zápisy z jednání, by bylo vhodné rozšířit o dokumenty všech organizačních jednotek. Po přihlášení by si tak člen konkrétní organizační jednotky mohl zobrazit např. všechny vnitřní předpisy týkající se dotací, které se jeho jednotky týkají. Zajímavou funkcí by mohlo být také zobrazení posledních zápisů z jednání všech nadřízených úrovní, aby tak členové byli v obraze, co se týče dění v organizaci. Jednotlivé vnitřní předpisy by bylo možné kategorizovat podobným způsobem, jako dnes, jejich působnost by byla dána jejich původcem. Mezi předpisy, přílohami či zápisy z jednání by bylo možné vytvářet vztah souvislosti, aby na sebe mohly odkazovat (i na předpisy nadřízených úrovní). K dořešení zůstává otázka formátu těchto dokumentů, zda požadovat hlavní dokumenty (předpisy, zápisy z jednání) v poměrně univerzálním formátu PDF a jaké formáty zvolit pro přílohy. V zásadě asi nejvíce se nabízí nechat formáty příloh na volbě jednotek či některé doporučit (např. formáty MS Office a OpenOffice.org plus vybrané grafické formáty). Podatelna (N19) Jednotlivé organizační jednotky si mezi sebou poměrně často vyměňují různé dokumenty, nejčastěji směrem od nižší jednotky k vyšší (vyplněný formulář, návrh na vyznamenání, projektová žádost o dotaci aj.). Myšlenkou aplikace podatelna je zřízení jakési úschovny dokumentů pro všechny organizační jednotky tak, aby se uchovávaly jak dokumenty doručené jednotce, tak dokumenty odeslané. Dalším významným trendem je pak přesun od souborů k webovým formulářům, aby bylo zamezeno slučováním souborů a mohly být využity údaje z informačního systému. Podatelna by nicméně pochopitelně měla být schopná pracovat i s jakýmikoliv soubory, tedy fungovat na bázi CMS. Odesílatel by před vyplněním online formuláře či zasláním souboru zvolil adresáta (organizační jednotku či ústředí), ten by byl po odeslání dokumentu vyrozuměn e-mailem. Odesílateli by zůstaly všechna odeslaná data dostupná, což usnadní přehled o historické komunikaci mezi jednotkami pro nově nastoupivší vedoucí organizačních jednotek. 63/87

V případě zasílání souborů bude třeba dokument krátce charakterizovat názvem, určením (osobou) či dalším komentářem. Akce (N20) Aplikace řešící problematiku pořádání akcí už byl zmíněn u vyúčtování akcí či e-shopu. Pod pojmem akce je třeba představit si jak akci, určenou členům konkrétního oddílu, tak akci otevřenou účastníkům z určitého regionu (okres, kraj, celá republika, celý svět). Pochopitelně na různých úrovních narazíme na různé požadavky, podobně např. u vzdělávacích akcí existují specifika. Aplikace by měla umožnit pořadateli akce zadat ji do systému, čímž je možné ji zveřejnit v různém měřítku (jen oddílu či komukoliv), případně i nabídnout možnost propagace v kalendáři akcí či ve formě banneru na webových stránkách Junáka. Při zadání je třeba vyplnit řadu údajů, počínaje pořádající jednotkou a vedoucím akce přes její charakter, datum (či data jednotlivých částí), míst konání, cílovou skupinou či podmínky přihlašování. Dále by bylo možné připojit různé přílohy – např. leták s pozvánkou. Pro vlastní přihlášení by pořadatel měl možnost vytvořit si na míru přihlášku, kde by kromě standardních údajů člena (dostupných z informačního systému) byly i preference stravy apod. Účastník by si tak na webových stránkách po přihlášení do systému mohl zobrazit přihlášku a dovyplnit jen tyto nadstandardní údaje a přihlásit se. Přihlášeným by bylo možné zasílat hromadně zprávy či u přihlášky jednotlivých osob konverzovat – řešit nejasnosti, zodpovídat osobní dotazy (historie komunikace tak může být viditelná pořadatelskému týmu). V návaznosti na aplikace e-shop či vyúčtování akcí by se následně pořadateli zobrazili přihlášení a případně i úhrady účastnických poplatků. Po uskutečnění akce by bylo možné vyplnit skutečný seznam osob a akci vyúčtovat. Aby byla aplikace široce využitelná, je třeba dobře rozmyslet kategorizaci akcí, jejich vyhledávání, povinné položky či nabídku volitelných položek ke každé akci tak, aby nebyla pro jednoduché oddílové akce příliš složitá. Oddílovou akcí také může být výprava na celostátní akci – tam lze dobře pozorovat rozdíl mezi těmito druhy akcí. U oddílové bude uvedený čas srazu na vlak, kontaktní osobou bude vedoucí oddílu, zatímco u celostátní akce bude existovat jen doporučené časové rozmezí příjezdu a kontaktní osobou bude jeden z pořadatelů. Informace o oddílové akci si budou číst členové a jejich rodiče, informace o té celostátní zejména jejich vedoucí. V této aplikaci se otvírá široké pole možností pro další provázání – v některých případech bude žádoucí přihlášeným účastníkům potvrzovat jejich přijetí (u výběrových akcí), někde bude stanoveno datum uzávěrky přihlašování. Jako místo konání může být vhodné uvádět adresu, odkaz na klubovnu uvedenou v evidenci jednotek, odkaz na základnu uvedenou v evidenci základen či GPS souřadnice (s odkazem na některý mapový portál). Návaznost na oblast vzdělávacích akcí bude 64/87

zmíněna dále. Dalším zvláštním typem akcí jsou tábory, tedy akce delší 6 dní. U nich je množství povinně vyplňovaných informací rozšířeno a informace jsou předávány na ústředí. Z rozumně agregovaného seznamu akcí, pořádaných jednotlivými jednotkami na určitém území a vybranou kategorií lze zobrazovat kalendář akcí, který může sloužit k jejich propagaci. Přestože je spektrum možných účelů a návazností poměrně široké, jedná se o aplikaci, která by mohla při rozumném nastavení a návrhu uživatelského rozhraní usnadnit život pořadatelům i účastníkům akcí. Řízení týmů a úkolů (N21) Při řízení organizačních jednotek i různých týmů (např. jednotlivých akcí či projektů) se jejich členové neustále setkávají s úkoly, které jsou jim zadávány. Vedoucí jednotek či týmů s pomocí úkolů mohou dosahovat výsledků, jelikož úkoly formalizují, co a do kdy má která osoba vykonat. Úkoly jsou nicméně někdy zmíněny jen ústně, ve zbylých případech se objevují v zápisech různých úrovní. Úkolům často chybí termíny či jsou vágně formulovány. Vzhledem k charakteru dobrovolné práce na ně jejich vykonavatelů také snadno zapomenou. Přínosnou aplikací by proto byla správa úkolů, která by umožňovala osobám úkoly přidělovat ze strany vedoucího týmu (včetně jejich specifikace, termínu a případně i návazností, podkladů atd.) a zároveň by členům organizace umožňovala mít přehled o všech svých úkolech z různých týmů. Úkolovaní by měli stav úkolu aktualizovat – ať již informací o jeho splnění, jeho částečném splnění či nemožnosti splnění, zjištění nesnází, zpoždění, předání jiné osobě. Pokud by k aktualizaci nedošlo, v určeném termínu by byly seznamy aktuálních úkolů připomínány e-mailem. Úkoly by bylo možné exportovat do standardních formátů pro různé elektronické diáře. Předpokladem pro to by bylo vytvoření týmu – tedy množiny osob, které spolu pracují, kde by kromě zmíněných úkolů byl k dispozici i jednoduchý CMS systém, případně kalendář. Na ústřední úrovni existuje poptávka po aplikaci na řízení projektů, nicméně není jisté, zda by bylo možné a vhodné těchto dvou účelů dosáhnout jednou aplikací. Shrnutí V této oblasti takřka všechny aplikace, snad s výjimkou řízení týmů a úkolů, v případě implementace předpokládají aktivní účast všech jednotek. V případě akcí by jednotky mohly na jejich zadávání s výjimkou táborů rezignovat, nicméně přihlašování na celostátní či vzdělávací akce by pravděpodobně probíhalo tímto způsobem. To sice implikuje, že při výběrů a návrhu těchto aplikací je vhodná určitá míra opatrnosti, na druhou stranu v případě úspěšného nasazení mohou ulehčit značné množství práce či poskytnout zajímavé, jinak nedostupné informace. 65/87

5.2.6. Oblast personalistická V této oblasti se nabízejí řešení pro důslednější navázání stávajících agend na nový informační systém; velmi přínosné pak jsou nové původní řešení, slibující zefektivnění práce s lidmi na nejrůznějších úrovních. Agenda vzdělávacích akcí (N22) Oproti základní funkcionalitě, společné všem akcím, zmíněné v předešlé kapitole, má agenda vzdělávacích akcí řadu specifik. Při zadávání vzdělávací akce lze zvolit její typ z katalogu (vůdcovský kurs, zdravotnický kurs aj.). Od toho se odvíjejí další požadavky na zadavatele v závislosti na vnitřních předpisech. U některých typů akcí bude akce rovnou zveřejněna a případně propagována v přehledu vzdělávacích akcí. U jiných je třeba přiložit projekt akce o stanovené struktuře, na základě kterého je akce schválena ústředím Junáka či je jí jen přiznána dotace. U kvalifikačních akcí se kromě standardních informací (datum, místo konání aj.) požadují také informace o složení zkušební komise. Pořadatelé těchto akcí po schválení komise mohou po uskutečnění zkoušek přiznat účastníkům kvalifikaci a zadat ji do systému (tato informace je dále dostupná v rámci evidence osob). Po uskutečnění vzdělávací akce může být potřeba vyúčtování dotace přidělené na akci či zadání závěrečné zprávy do systému. Pro pořadatele akcí může být aplikace významným ulehčením jak zvládnutím agendy přihlašování, tak komunikace s ústředím a propagace akce. Přihlašování

se

z pohledu

účastníků

významně

zjednoduší

na

vyplňování

pouze

nadstavbových údajů. Řada vzdělávacích akcí má stanovené vstupní podmínky, některé z nich by bylo možné vyhodnocovat automaticky; nejlépe s možností nastavení přísnosti – zda má systém u nevyhovujících jen varovat či jim ani přihlášení neumožnit. Vzdělávací akce také zpravidla využijí možnosti některé přihlášené odmítnout. Z pohledu pracovníků ústředí by aplikace měla zobrazit všechny zadané vzdělávací akce spolu se základními informacemi o nich, jejich případných požadavcích (žádost o schválení projektu, žádost o přidělení dotace aj.) a jejich stavu – zda již proběhly, zda dodaly všechny požadované informace, zadaly kvalifikace atd. Ve vztahu ústředí – akce bude také uchovávána historie konverzace s dotazy a odpověďmi. K propagaci akce mezi členy Junáka bude možné zadat u akce její logo, odkaz na webové stránky a další přílohy. Akce budou moci určit svou cílovou skupinu (včetně regionálních) a zadat také

66/87

krátkou anotaci a kontaktní osobu či adresu. V rámci interní komunikace budou tyto informace spolu s termíny konání použity pro zobrazování upoutávek na akci či zahrnutí do kalendáře akcí. Celou agendu tak bude možné přizpůsobit více na míru všem zúčastněným stranám. Agenda vyznamenání (N23) Oproti stávající funkčnosti zobrazování přidělených vyznamenání by nová aplikace měla nabídnout analogicky jako v předchozí aplikaci usnadnění celého procesu udělování. V závislosti na typu vyznamenání by umožnila organizačním jednotkám či členům Junáka podávat návrhy na vyznamenání. Navrhovatel by mohl v některých případech zvolit, kdo má návrh schvalovat (je-li u typu vyznamenání více možností) a schvalovatel by byl následně vyrozuměn emailem. Po přihlášení by mohl návrh označit za schválený. Aplikace by pochopitelně zachovala stávající informace u návrhů. Vzhledem k existenci krajských vyznamenání by byla zahrnuta i tato; otázkou k dořešení zůstává možnost vytvoření nových vyznamenání jednotlivými organizačními jednotkami. Řešení životních situací (N24) Webová aplikace by byla pojata velmi metodicky a shrnovala by nejvíce problematické situace, do kterých se členové v různých funkcích dostávají, zejména z oblastí výchovy, práva, organizace, hospodaření, propagace atd. Pravděpodobně by šlo CMS, např. na platformě MediaWiki 34 , strukturovaný dle funkcí i dalších kritérií a pomocí tagů 35 . Jednotlivé situace by obsahovaly strukturovaný popis a řešení životní situace, včetně odkazů na literaturu či internetové zdroje. Přímo pod strukturovaným oficiálním metodickým textem (vypracovaným ústředím) by byl široký prostor pro doporučení jednotlivých členů (nejspíš bez nutnosti přihlášení). Redaktorem by byly kvalitní či zajímavé nápady postupně začleňovány do oficiálních textů. E-learning (N25) Smyslem této aplikace by bylo nabídnout vzdělavatelům z řad organizace, tedy nejčastěji pořadatelům vzdělávacích akcí, nástroj k přenesení části vzdělávání mimo vlastní akce. Aplikace by se soustředila na tři části. V podobě webové aplikace spolu s využitím Flashe by aplikace umožňovala vzdělavatelům vytvořit si vlastní kvízy, doprovázené grafikou či textem. U kvízu by bylo možné ohraničit, kdy jej účastníci mohou vyplňovat či jak dlouhou dobu na to mají k dispozici. Účastník by po přihlášení viděl soubor dostupných kvízů či zadání a mohl by se o ně pokusit. Mezi další zadání by mohly patřit jak čistě textové úvahy tak i jiné materiály, které by účastníci odevzdávali ve formě příloh.

67/87

Druhá část aplikace by měla charakter učebnice, k jednotlivým kompetencím dané kvalifikace by nabízela strukturované metodické texty, které by dílčí témata vysvětlovaly. Třetí část by sloužila ke komunikaci vzdělavatelů a jejich účastníků, tedy k radám vztaženým k úkolům a kvízům či obecně k běhu jejich kursu – vzdělávací akce. Skautská encyklopedie (N26) Ambici zastoupit z části metodické příručky zaměřené na všechny oblasti skautingu by mohla mít Skautská encyklopedie, postavená nejspíš na platformě wiki. V čele by měla nejlépe dobrovolné správce a umožňovala by jakémukoliv přihlášenému členu organizace (případně i nečlenům) přidat nové heslo a editovat stránky. Je pravděpodobné, že by se do této aktivity zapojila řada osob, které by byly ochotné investovat velké množství času v oblasti svého zájmu – a sdílet tak své znalosti s ostatními. Ve výsledku by tak součástí encyklopedie byly například popisy významných minulých či budoucích akcí, skautských osobností, historických událostí, ale i popisy druhů lodí vodních skautů či návod na stavbu táborové kuchyně. Odborné skupiny (N27) Nejspíše v rámci některého z navrhovaných či existujících portálů by vznikla platforma, kde by uživatel mohl položit otázku v rámci několika okruhů. Podle zvoleného okruhu by aplikace zaslala upozornění skupině odborníků, kteří by po přihlášení do jednoduchého redakčního systému mohli dotyčnému odpovědět, veřejně či privátně, s možností dalších doplňujících otázek a odpovědí v rámci jedné konverzace. Databáze pracovních příležitostí (N28) Organizační jednotky i různé pracovní týmy v rámci organizace denně shánějí osoby ochotné ujmout se nějakého úkolu, funkce či obecně práce. Většinou jde o nabídky pro dobrovolníky, občas se objevují i nabídky brigád či pracovních úvazků. Zvláštní skupinou mohou být vypsaná témata např. bakalářských prací. Databáze by prostřednictvím webového rozhraní umožnila po přihlášení kterémukoliv členovi jménem svým či své jednotky přidat inzerát na konkrétní pozici, s možností kategorizace, upřesnění regionu, časové náročnosti, požadovaných zkušeností, nabízených odměn apod. Návštěvník webu by si mohl mezi nabídkami vyhledávat a mohl by na ně reagovat, včetně možnosti přiložit např. životopis. Návštěvník webu by mohl také umístit svou nabídku v podobné struktuře, jakou mají poptávky. Další variantou by bylo nastavení hlídacího psa, který by podle zvolené oblasti a regionu zasílal přihlášenému informace o nových poptávkách.

68/87

Přestože zadávání poptávek by bylo zřejmě omezené na členy organizace, u zadávání nabídek či sledování hlídacím psem by byla žádoucí co největší otevřenost. Personální informační systém (N29) V okamžicích, kdy se lidé navzájem přestávají znát, získávají na důležitosti reference. To platí i v Junáku, zpravidla od okresních organizačních jednotek výše. Na úrovni ústředí je to již dosti znatelné při výběru např. vedoucích týmů celostátních akcí. Díky nezávislosti na organizační struktuře se do stejné situace často dostávají také vzdělavatelé při hledání nové osoby do svého týmu. Prvním cílem aplikace, vznosně pojmenované Personální informační systém, by bylo shromažďovat u osob hodnocení z jejich minulého působení. Do stanovené velikosti akce či projektu by bylo dobrovolné, od určité hranice by bylo pořádající jednotkou vyžadováno. Hodnocení by prováděl vedoucí akce nebo osoba jím pověřená, hodnocení vedoucího by vyplňoval statutární orgán pořádající jednotky. Hodnocení by zahrnovalo následující položky: časové rozmezí působení, název a popis akce či projektu, pozici dotyčného a jeho pracovní náplň, hodnocení jeho působení, doporučení pro příští aktivity, kontakt na hodnotícího. Hodnocený by se mohl k hodnocení vyjádřit. Pokud by hodnocení byla veřejně přístupná, pravděpodobně by převládala spíše pozitivní hodnocení, nicméně v opačném případě by bylo obtížné definovat skupinu osob, která by k referencím měla mít přístup. Druhým cílem aplikace by bylo umožnit členům zadat ke své osobě své možnosti, které jsou ochotni organizaci nabídnout – např. vzdělání v určitém oboru, trenérské třídy, zvláštní dovednosti či znalosti (lukostřelba, znalost astronomie). Informaci by k osobě mohli zadat i další členové, její zveřejnění by nicméně podléhalo odsouhlasení dotyčného. Shrnutí Oblast personalistiky má pomoci lidem k tomu, aby mohli vykonávat co nejlépe svou práci – tedy byli k ní dostatečně motivovaní, vzdělaní, znali své kompetence i odpovědnost. Aby dokázali získat pomoc či radu v případě potřeby. Navržené aplikace tímto směrem míří. Je pravděpodobné, že by zvláště mezi některými z nich vznikly úzké vazby, např. mezi Řešením životních situací (N24), E-learningem (N25), Odbornými skupinami (N27) či Skautskou encyklopedií (N26).

69/87

5.2.7. Oblast interní komunikace Vnik nového informačního systému může mít na distribuci některých informací v rámci organizace velký vliv, přináší nové možnosti informování a kontaktování členů. Události v systému (N30) U řady aplikací očekáváme, že některé osoby budou vyrozuměny v případě, že nastanou určité události (např. přijde žádost o schválení dotačního projektu). Toto vyrozumění může ve většině případů probíhat pomocí e-mailu. Pro uživatele by nicméně bylo příjemné a přehledné, pokud by jim všechny nové požadavky byly zároveň zobrazeny po přihlášení do systému jednoduchou aplikací. Kromě základního popisu události (např. „byla vám udělena kvalifikace Vůdcovská zkouška“) by zpráva obsahovala odkaz na aplikaci, od které zpráva přišla, aby tak uživatel mohl na událost reagovat či se přesvědčit o správnosti nových informací. V závislosti na technologických a finančních možnostech a požadavcích jednotlivých aplikací by mohly fungovat i jiné metody zasílání zpráv, např. pomocí SMS, MMS, instant messaging, RSS kanálů 36 , datových schránek 37 či dokonce klasické pošty. Hlavní informační portál (N31) Přestože vývoj informačního systému, postaveného na evidenci jednotek a členů, přináší možnost vzniku celé řady zajímavých aplikací, organizace bude stále potřebovat základní informační portál přibližně dnešního charakteru, dnes provozovaný s názvem Skautská křižovatka. Organizace bude i nadále mít potřebu umisťovat na jedno místo jak průběžné zprávy pro své členy, tak i pomocí CMS systému spravovat množství stálých základních informací z různých oblastí. Přesto ve věci inovací je třeba zvážit přinejmenším následující dvě otázky – integraci informačního portálu s informačním systémem a agregaci informací od nižších jednotek. Součástí nového IS by výhledově mohla být řada zde nastíněných aplikací, které by komplexněji řešily problematiku některých částí současného portálu, např. přehled vzdělávacích akcí či registr organizačních jednotek. Je třeba rozhodnout, zda a které tyto aplikace mají být integrovány do informačního portálu a jakou formou. Lze si představit, že výstup různých aplikací může být na informačním portálu zobrazován a nabízet odkazy na další informace přímo do aplikace. Další variantou je zobrazování všech informací dostupných bez přihlášení přímo v uživatelském rozhraní informačního portálu. U některých aplikací může být jednodušší na integraci resignovat a pouze na portál umístit odkaz. Hlavní informační portál se pravděpodobně bude profilovat spíše jako místo, kde členové organizace hledají obecné informace o organizaci a aktuálních událostech; vyhledávání v databázích a jiných aplikacích tak bude mít své místo jinde.

70/87

Další možností je integrovat naopak portál do uživatelského rozhraní informačního systému a vytvořit tak jediný centrální portál. Bez přihlášení uživatele by byly přístupné jen částí informačního portálu, po přihlášení by byly zpřístupněny další možnosti (evidence členů aj.). Určitým negativním rysem současné distribuce informací je jejich roztříštěnost na stovky webových stránek jednotlivých organizačních jednotek různých úrovní (některé používají jen emailové konference). Jejich členové tak ve výsledku potřebují navštívit tři až čtyři informační zdroje, aby se dostali ke všem potenciálně zajímavým informacím. Je možné, že by mělo smysl uzpůsobit tomuto nový informační portál tak, aby na své úvodní straně zahrnoval po přihlášení zprávy ze všech jednotek, ve kterých je člen zařazen – od oddílu přes základní organizační jednotku, okresní, krajskou a finálně celostátní úroveň. Jednotkám by bylo možné zpřístupnit redakční systém, kde by mohly své zprávy zadávat, případně by mohly zadat jen RSS kanál specifikované struktury (odkazy by pak směřovaly na jejich web). Je pravděpodobné, že jednotky provozující vlastní webové stránky by jinak nebyly motivované na hlavní informační portál přispívat. Přesto je možné, že některé jednotky tohoto nebudou schopné či ochotné. Ovlivňování obsahu portálu by mohlo či možná mělo probíhat i na straně uživatelů – členů, kteří by tak mohli na hlavní stránku přidat zprávy například z celostátní či vzdělávací akce, na kterou jsou přihlášeni, či soukromého blogu vedoucího oddílu. Stránku by mohla doplňovat možnost zobrazení počtu nových e-mailů (viz dále aplikace Členský e-mail) či předpovědi počasí v regionech ČR. Celkově vzato, příští podoba informačního portálu ještě bude předmětem zamyšlení nad jeho budoucími prioritami. Weby OJ a akcí (N32) I pří záměru velké agregace informací na hlavním informačním portálu je takřka jisté, že jednotlivé akce či organizační jednotky si budou chtít udržet k informování svých účastníků či členů také svoje webové stránky, u kterých mají možnost zvolit si vlastní styl i funkčnost. V budoucnu by mohlo být velmi přínosné integrovat tyto další aplikace alespoň pomocí webových služeb tak, aby i zde mohli členové použít své přihlášení do informačního systému a aby informace o jejich přihlášení na akci bylo v informačním systému taktéž uloženo. U aplikací zaměřených spíše na poskytování informací by bylo vhodné požadovat od nich alespoň RSS kanály tak, aby mohly být zájemci integrovány do informačního portálu. Objednávání časopisů (N33) Organizace chce nabídnout každému svému členovi v ceně jeho členských příspěvků jeden z několika skautských časopisů, úměrně jeho věku. Vedoucí oddílu má mít možnost změnit dítěti typ časopisu či zasílací adresu v rámci evidence členů. Pro nováčky, kteří vstoupí do oddílu po termínu 71/87

odvodu členských příspěvků má aplikace umožňovat vedoucímu objednat novému členovi časopis navíc, které budou základní organizační jednotce souhrnně vyfakturovány v závěru roku. V rámci aplikace tak má mít vedoucí základní organizační jednotky možnost schválit doobjednání časopisů. Pro vedoucí a dospělé má existovat speciální příloha, na kterou bude mít základní organizační jednotka nárok ve stanoveném počtu zdarma, tyto přílohy bude mít možnost rozdělovat opět její vedoucí. Jelikož bude možné odběr časopisu předem odmítnout a platit tak snížený členský příspěvek, musí aplikace zohledňovat tuto volbu v návaznosti na zvolenou registrační kategorii člena pro daný rok. Výstupem aplikace mají být dále faktury v PDF i fakturační data pro účetní software. Shrnutí S výjimkou poslední zmíněné aplikace, která se ocitá spíše v oblasti správy a řízení, všechny ostatní vyžadují důkladné zamyšlení nad směrem, kterým se interní komunikace v organizaci má vyvíjet. Zprávy o dění v informačním systému, informace o dění v organizaci a jejích mnoha jednotkách, další užitečné informace – to vše bude třeba implementovat maximálně účelným a přehledným způsobem.

5.2.8. Oblast propagace Oblast propagace přivítá datovou základnu online evidence členů a jednotek přinejmenším ve dvou svých aplikacích, které mohou usnadnit příchod nových členů do oddílů. Spolu s třetí by pak byly přinejmenším z hlediska uživatelského rozhraní součástí hlavního webu pro veřejnost. Čtvrtá aplikace je aplikací spíše podpůrnou jak pro propagaci, tak i další publikační účely organizace. Databáze kluboven a schůzek (N34) Existující spolupráci se serverem mapy.cz by bylo vhodné díky existujícím datům v informačním systému doplnit o časy schůzek jednotlivých oddílů. Tytéž údaje o klubovnách a časech schůzek spolu s věkovou kategorií dětí v ten který den bude možné nalézt i přímo na hlavním webu pro veřejnost. Kdokoliv si tak bude moci nalézt nejbližší klubovny ve svém okolí, s ohledem na věk svého dítěte či jeho volný dne v týdnu. V případě zájmu bude možné vedoucího buďto kontaktovat přímo či s využitím kontaktního formuláře spolu s přihláškou (viz dále). Dále bude možné ve vybrané klubovně zobrazit všechny pořádané schůzky či totéž zobrazit pro vybraný region.

72/87

Aby aplikace měla všechna potřebná data k dispozici, bude třeba evidenci jednotek rozšířit o informace o jednotlivých schůzkách a jejich místech konání (je-li jich více), definovaných kromě GPS souřadnic ideálně také adresou (či popisem místa). Přihlášení do oddílu online (N35) Po nalezení vhodného oddílu bude moci zájemce (člen či rodič) vyplnit přímo na webu přihlášku, obsahující základní údaje pro evidenci členů. Po odeslání bude vedoucí oddílu vyrozuměn e-mailem. Nového člena bude moci zařadit mezi členy oddílu v evidenci členů a jednotek, aniž by od něj musel získávat tyto osobní údaje. Vzhledem k přenosu osobních či citlivých údajů bude u této webové aplikace nutný provoz se SSL/TLS zabezpečením. Regionální zpravodajství (N36) Na hlavní stránce pro veřejnost by podobně jako u hlavního informačního portálu mělo být možné přidávat tiskové zprávy či novinky z regionů i ve formě RSS kanálů. Ideálně v takové podobě, aby si návštěvník mohl zvolit region až na úroveň obce. S využitím cookies 38 by se mu následně kromě celostátního zpravodajství zobrazovaly i informace z regionálních úrovní. Fotobanka (N37) Při tvorbě propagačních materiálů i publikací pro členy organizace často naráží na nedostatek vhodných fotografií. Aplikace by měla umožnit fotografům zejména z řad členů organizace nahrávat své kvalitní fotografie v původním rozlišení. Fotografie by byly opatřeny popiskem, jménem autora a dále označeny libovolným množstvím tagů z několika kategorií – region, typ aktivit, žánr fotografie aj. Aplikace by nabízela autorům také určit způsob vypořádání autorských práv. Uživateli fotobanky by byli zejména lidé zabývající se propagací či přípravou publikací, přihlášení by bylo možné pravděpodobně až po schválení správci. Shrnutí První tři aplikace by mohly významně zvýšit funkčnost hlavního webu pro veřejnost a pomoci tak organizaci významně v získávání nových členů. Poslední aplikace, Fotobanka (N37), může být spíš usnadněním práce pro redaktory a grafické editory různých materiálů pro veřejnost.

5.2.9. Oblast IS/ICT Organizace má zájem podpořit své členy a jednotky určitými řešeními, zaměřenými na oblast informačních a komunikačních technologií tak, aby buďto uskutečnila úspory z rozsahu – zajištění jedné služby pro stovky jednotek a tisíce členů najednou, nebo získala jinou výhodu.

73/87

Členské e-maily (N38) E-mail pro každého člena organizace ve tvaru např. jmé[email protected], který bude mít zájem si ho zřídit, může být pro organizaci silným nástrojem k posílení identity a zároveň i prostředkem propagace, pokud členové budou tyto e-maily používat i k běžné komunikaci. Vzhledem k tomu, že jde o velmi standardizovanou službu, se nabízí využít nějakého outsourcovaného řešení, které bude umět pomocí API realizovat autentizaci uživatelů. Rozesílací seznamy (N39) Pro organizační jednotky i různé týmy by mohlo být velmi přínosné, kdyby se jim zpřístupnila možnost vytvářet si vlastní rozesílací seznamy pro šíření vlastních zpráv jednotným kanálem. Zájemci by se mohli do otevřených seznamů přihlásit (případně by byli schváleni správci). Od konferencí uvedených níže se tato aplikace liší jednosměrností zasílaných informací a jejich jednotnou formou, smyslem je tedy pravidelně informovat čtenáře o určitém tématu (např. rodiče či veřejnost). E-mailové konference (N40) Do e-mailových konferencí typicky může přispívat každý přihlášený (případně jsou příspěvky moderovány), v organizaci jsou používány typicky jako nástroj pro týmovou práci. I zde se nabízí přechod k řešení na bázi ASP, aby tak organizace nemusela tyto služby přímo provozovat. Web-hosting (N41) Oddíly, organizační jednotky i jednotlivé akce mají trvající zájem provozovat vlastní webové stránky (ačkoliv ty mohou být částečně integrovány do informačního systému ve věci přihlašování uživatelů apod.). Pro organizaci může být výhodné pokračovat v nabízení služby web-hostingu pro účely spojené s fungováním organizace a jejích součástí v zájmu snížení celkových nákladů. I zde by mohlo být zajímavé pokusit se nalézt dodavatele těchto služeb coby standardně nabízeného řešení (web-hosting s podporou PHP a MySQL). Šablony (N42) Organizace sice má zájem na tom, aby se její jednotky prezentovaly pomocí webových stránek, nenabízí jim však k tomu s výjimkou grafického manuálu [24] žádné jednoduché nástroje. V rámci tohoto řešení by mohly vzniknout základní šablony pro weby v XHTML či pro populární CMS či veřejné publikační systémy, které by tak bylo možné snadno použít pro vytvoření profesionálně vyhlížející prezentace oddílu či organizační jednotky. Součástí by mohla být i základní struktura informací pro vybrané typy stránek (oddíl, organizační jednotka, akce) tak, aby tvůrci na nic zbytečně nezapomněli. 74/87

Shrnutí Navržená řešení z části fungují i v současné době, nicméně jejich funkčnost není vzhledem k zajištění dobrovolníky optimální. Outsourcing těchto poměrně standardních systémů by mohlo organizaci uvolnit ruce k její hlavní činnosti.

75/87

6. Návrh koncepce IS/ICT V této kapitole dojde na základě poznatků a podnětů z kapitol předešlých k formulování návrhu koncepce IS/ICT organizace. S využitím znalosti aktuální úrovně podpory a odhadovanými reálnými potenciály zlepšení budou zformulovány hlavní projekty k dosažení tohoto stavu. Dále bude popsán způsob zajištění návaznosti projektů na strategii organizace, doporučení k posloupnosti projektů, jejich řízení a časovému plánu pro přechod od některých stávajících aplikací k novým.

6.1.

Návrh hlavních projektů

V zájmu snazšího řízení i jen samotného uvažování o projektech má význam seskupit je do několika hlavních celků. Mezi navrženými IS/ICT řešeními v kapitole páté je jistě mnoho zajímavých nápadů, nicméně při současné implementaci všech z nich najednou je mimo schopnosti organizace v současném stavu tyto změny financovat, ale i jen řídit. Na druhou stranu, drobnější aplikace, které nemají zásadní vazby na zbylé části systému, mohou být realizovatelné i s využitím dobrovolnické práce. Tyto bude možné v dalším procesu zpět vyčlenit. Projekt Projekt č. 1 – evidence

Zahrnutá řešení či aplikace Aplikace pro evidenci členů a jednotek (N7) Veřejný výpis údajů o jednotkách (N8) Objednávání časopisů (N33) Projekt č. 2 – sdílení znalostí Řešení životních situací (N24) E-learning (N25) Skautská encyklopedie (N26) Odborné skupiny (N27) Projekt č. 3 – podpora náborů Databáze kluboven a schůzek (N34) Přihlášení do oddílu online (N35) Regionální zpravodajství (N36) Projekt č. 4 – online agendy Evidence delegátů sněmů (N10) Dotační agenda (N11) Vyúčtování akcí (N12) Evidence majetku (N13) Spisovna (N18) Podatelna (N19) Akce (N20) Projekt č. 5 – komunikační portál Vyhledání kontaktů (N9) Databáze pracovních příležitostí (N28) Hlavní informační portál (N31) Weby OJ a akcí (N32) Členské e-maily (N38) Rozesílací seznamy (N39) Tabulka 5: Přehled navrhovaných projektů [autor]

76/87

Jak již může být patrné z předchozích kapitol, drtivá většina projektů předpokládá formu webové aplikace. Přehled hlavních projektů a řešení v nich zahrnutých je zachycen v tabulce 5, blíže je popsán níže.

6.1.1. Projekt č. 1 – evidence Základní součásti: Aplikace pro evidenci členů a jednotek (N7), Veřejný výpis údajů o jednotkách (N8), Objednávání časopisů (N33) Snahou tohoto projektu by bylo dosažení reálného potenciálu klíčové aktivity „práce s online evidencí“ a souběžně s tím poskytnout základní bázi dat, o které se mohou další řešení opírat, tedy evidenci osob a evidenci jednotek. Jeho úkolem by bylo vytvořit i takové technologické zázemí, aby napojení dalších aplikací bylo možné různými formami (optimálně včetně projektů ze stran organizačních jednotek), tedy určitou integrační platformu. Výstupy z evidence jednotek by následně byly zobrazovány i veřejně. Vzhledem k současné prioritě organizace v zavádění časopisů pro všechny své členy by byla součástí projektu i tato evidence, v rozsahu naplňujícím reálný potenciál klíčové aktivity „objednávání časopisů“.

6.1.2. Projekt č. 2 – sdílení znalostí Základní součásti: Řešení životních situací (N24), E-learning (N25), Skautská encyklopedie (N26), Odborné skupiny (N27) Tento projekt by měl směřovat k dosažení reálného potenciálu klíčové aktivity „sdílení znalostí a vědomostí“ a vytvářet tak soubor znalostí k dispozici nejen pro vzdělávané, ale i osoby zastávající různé funkce či běžné členy.

6.1.3. Projekt č. 3 – podpora náborů Základní součásti: Databáze kluboven a schůzek (N34), Přihlášení do oddílu online (N35), Regionální zpravodajství (N36) Cílem tohoto projektu by bylo využít existujících možností k dosažení reálného potenciálu klíčové aktivity „náborová propagace oddílů“ a skutečně tak zpřístupnit sbíraná data veřejnosti implementací navrhovaných řešení.

6.1.4. Projekt č. 4 – online agendy Základní součásti: Evidence delegátů sněmů (N10), Dotační agenda (N11), Vyúčtování akcí (N12), Evidence majetku (N13), Spisovna (N18), Podatelna (N19), Akce (N20) 77/87

Jak již bylo uvedeno u reálného potenciálu zlepšení klíčové aktivity „zpracování administrativní a ekonomické agendy“, pravděpodobně není možné stihnout všechny uvedené součásti (natož další neuvedené), nicméně tento projekt dává rámec pro vytvoření řešení, které by mělo jednotkám usnadnit běžně prováděné aktivity zejména ekonomického či administrativního rázu.

6.1.5. Projekt č. 5 – komunikační portál Základní součásti: Vyhledání kontaktů (N9), Databáze pracovních příležitostí (N28), Hlavní informační portál (N31), Weby OJ a akcí (N32), Členské e-maily (N38), Rozesílací seznamy (N39) Tento projekt směřuje k naplnění reálného potenciálu klíčové aktivity „interní komunikace online“ a jeho obsahem je také hlubší koncepční rozvaha o interní komunikaci v rámci organizace, včetně nějakého způsobu integrace webů OJ a akcí.

6.1.6. Další projekty Celá řada navrhovaných řešení zatím nebyla nikam začleněna, zejména takových, ke kterým se vztahují klíčové aktivity, jejichž priority byly ve čtvrté kapitole ohodnoceny nízko. Je třeba však připomenout, že tyto nástřely priorit nemusí plně zohledňovat skutečné cíle organizace (viz dále) a je tedy třeba nabídnout jejich realizaci (stejně jako možných dalších projektů, které se v této práci neobjevily).

6.2.

Výběr strategicky důležitých projektů

Jak je možné přesvědčit se v druhé kapitole, pojmy informační koncepce a informační strategie takřka splývají. Z úvodu třetí kapitoly asi vyplývá, že v této oblasti není při tvorbě koncepce IS/ICT příliš na co navázat, je třeba proto zvolit jinou metodu. V rámci vrcholového vedení organizace dojde k ohodnocení nastíněných projektů ze strany odborníků, v průběhu kterého budou hodnoceny či vyčísleny následující kritéria: 

popis přínosu pro organizaci (vyjádřený peněžně, v hodinách práce dobrovolníků či alespoň slovně),



cena implementace řešení (vývoj, provoz),



cena vedlejších nákladů (metodická podpora, propagace projektu, stálí pracovníci),



rizika projektu (ohrožení přijetím malého procenta jednotek aj.).

Zároveň budou doplněny a ohodnoceny nové projekty odborníky na danou problematiku. V závěru členové vrcholového vedení projekty obodují vzhledem k jejich strategickému významu a seřazený seznam bude spolu s rozpočtovými možnostmi vodítkem pro další upřesnění, schválení a realizaci jednotlivých projektů. 78/87

6.3.

Doporučení k posloupnosti projektů a jejich řízení

Z hlediska posloupnosti projektů se zdá být evidentní potřeba vytvoření integrační platformy, na kterou se mohou další řešení napojovat (přestože se najdou i potenciálně nezávislé projekty, jako např. Web-hosting (N41) či Šablony (N42)). Z tohoto důvodu, z důvodu problematické funkčnosti stávajících nástrojů pro evidenci členů a jednotek a kvůli příchodu časopisů pro členy padlo v organizaci již rozhodnutí zrealizovat projekt č. 1, evidence. Další etapy vývoje IS/ICT řešení jsou však otevřené. Při pohledu na hlavní projekty, nastíněné výše, není jejich pořadí podstatné z hlediska provázanosti. Zásadní vliv by měla mít priorita daného projektu pro organizaci, jak již bylo zmíněno. Možný harmonogram a posloupnost projektů uvádí pro představu tabulka 6. Pořadí 1 2 3 4 5

Projekt Projekt č. 1 – evidence Projekt č. 2 – sdílení znalostí Projekt č. 3 – podpora náborů Projekt č. 4 – online agendy Projekt č. 5 – komunikační portál

Časový horizont 4. čtvrtletí 2009 3. čtvrtletí 2010 3. čtvrtletí 2010 3. čtvrtletí 2011 2. čtvrtletí 2012

Tabulka 6: Návrh možného harmonogramu a posloupnosti projektů [autor]

S ohledem na specifikum Junáka, coby organizace disponující také dobrovolníky, je vhodné zmínit zde způsob vývoje a provozu nových IS/ICT řešení. Na základě minulých zkušeností v této oblasti nelze doporučit, aby vývoj ani správa strategicky důležitých aplikací byly svěřeny dobrovolníkům. Vývoj i provoz těchto aplikací se zdá být vhodnější outsourcovat, případně vybrané typové aplikace získat formou ASP (Web-hosting (N41), Členské e-maily (N38), Fotobanka (N37)). Na druhou stranu mohou být pro organizaci zajímavé projekty, realizované na dobrovolné bázi, která implementují aplikace s nižší prioritou, bude-li možné je do IS/ICT řešení začlenit. Tyto projekty je možné jak iniciovat ze strany ústředí, tak očekávat od některých organizačních jednotek. Možnost jejich využití klade nicméně značný důraz na integrační schopnosti projektu č. 1 a dodržování souvisejících standardů. V každém případě je zásadní, aby organizace nepřestala projektům věnovat pozornost a soustředila se na jejich řízení po celou dobu až do jejich ukončení v souladu s některou existující metodikou pro řízení projektů. Rozhodnout o jejich definitivní realizaci by měla na základě vypracovaného projektového záměru, který dle [25, str. 28] sleduje zejména tyto zásady: 

zpracovává jej pověřený pracovník (ne budoucí vedoucí projektu),



obsahuje identifikační údaje projektového záměru (včetně identifikace organizace),



obsahuje důvody projektu, 79/87



obsahuje cíle projektu (přímé i nepřímé) – ke každému cíli nutno uvést metriku a indikátor dosažení cíle, tj. cílovou hodnotu metriky,



obsahuje přínosy projektu,



obsahuje finanční ukazatele,



obsahuje předpoklady a omezení projektu,



obsahuje kritické faktory projektu (vycházející ze SWOT analýzy),



uvádí, které činnosti nejsou předmětem projektu,



popisuje vazbu na ostatní projekty a úlohy IS/ICT,



uvádí hlavní výstupy projektu, včetně metrik a indikátorů,



popisuje etapy projektu, jejich termíny, návaznosti, vazbu na vystup,



obsahuje odhadované náklady,



obsahuje požadované zdroje,



obsahuje vyjádření zadavatele, uživatele, koordinátora projektů.

Detailnější popis řízení projektů je nicméně nad rámec této práce.

6.4.

Budoucnost stávajících aplikací

Trvání stávajících řešení, popsaných v kapitole třetí, je velmi různé a závislé na volbě dalších etap v podobě hlavních projektů. Při pohledu na spuštěný projekt č. 1 a důvody jeho přednostní realizace lze očekávat, že provoz následujících aplikací i jejich podpora budou moci být ukončeny koncem roku 2009: Byros, Birdos, Birdos 2 (S4), Macreg (S5), Formuláře MS Excel (S6), Registr organizačních jednotek (S8). U ostatní aplikací však výhledy tak jasné zdaleka nejsou. Při výběru projektů je tak třeba vzít v úvahu i pravděpodobnou nutnost provozovat a udržovat stávající systémy spolu s náklady a možnostmi s tím spojenými. Při stanovování časového plánu pro další hlavní projekty je u řady aplikací zvážit načasování přechodu a případné migrace s ohledem na kalendářní rok (zejména ekonomické a správní agendy) či školní rok (zejména výchovné projekty). V závislosti na časovém horizontu a vybraných projektech bude více či méně podstatnou otázkou také integrace stávajících systémů. Zřejmě nejvíce patrné to bude u Skautské křižovatky (S18), která aktuálně zastřešuje řadu dalších dílčích aplikací – zde se nejvíce nabízí změna ověřování

80/87

uživatelů tak, aby aplikace využívala uživatelských jmen, vytvořených v rámci projektu č. 1, aby tak členům odpadla nutnost pamatovat si různá přihlašovací jména a hesla na různé weby organizace. Podobné možnosti integrace se nabízejí u aplikací RoverNet (S3) či Teepek.cz (S2). U druhého jmenovaného se nabízí dále možnost propojení s databází jednotek pro zjištění, zda je aktuálně přihlášený uživatel ve funkci rádce skautské družiny, aby mu aplikace následně zpřístupnila speciální vzdělávací mini-portál.

6.5.

Shrnutí koncepce

Koncepcí IS/ICT organizace je vybudovat řešení, sestávající se z jednotlivých předem definovaných hlavních aplikací, které se budou až na odůvodněné výjimky vázat na základ informačního systému organizace, tedy evidenci jejích jednotek a členů (s uživatelskými účty). Organizace by měla svým členům, zpočátku přinejmenším dospělým, nabídnout možnost jednotného přihlášení do jednotlivých částí systému, který by měl být založený na webových aplikacích, přístupný z běžného webového prohlížeče. IS/ICT řešení má přinést svým uživatelům zefektivnění jejich práce a přinést jim přidanou hodnotu v řadě oblastí. Systém by měl být otevřený a v souladu s příslušnými standardy, aby byl schopen interakce či dílčí integrace do webových aplikací organizačních jednotek či stávajících aplikací a nezužoval možnosti vývoje či provozu.

81/87

7. Závěr Po uvedení do tématu tato práce zmínila základní přístupy k řešení IS/ICT, včetně informačních strategií, aplikačních architektur a možností vývoje a provozu IS/ICT v organizaci. Provedla analýzu současného stavu včetně rozsáhlého výčtu a popisu existujících aplikací a řešení v oblasti IS/ICT, kde se na řadě míst objevila silná potřeba inovací. V dalším kroku byly vybrány klíčové aktivity hlavních procesů, které lze pomocí IS/ICT podpořit, a byl zformulován jejich absolutní a relativní potenciál zlepšení. Navrženy byly také priority jednotlivých klíčových aktivit. Velká pozornost byla věnována navržení nových IS/ICT řešení a aplikací. Popsány byly bez ohledu na vazby ke klíčovým aktivitám, aby tak organizace mohla později i sama zhodnotit jejich možný přínos a aby jí mohly přinést inspiraci pro další řešení (případně jejích organizačním jednotkám, které vyvíjejí v oblasti IS/ICT samostatné aktivity menšího rozsahu). Souvislosti mezi navrženými řešeními i jejich přínos k naplnění reálných potenciálů na období dvou let byly zohledněny při návrhu rozdělení jednotlivých řešení do hlavních projektů, kterých bylo popsáno pět. Práce navrhuje proces výběru strategicky prioritních projektů včetně možnosti jejich změn a doplnění. Zmiňuje potřebu rozhodnutí o budoucnosti stávajících aplikací a jejich případné integraci. Ve finále pak shrnuje hlavní prvky navrhované koncepce IS/ICT organizace. Z pohledu autora tak práce dosáhla stanovených cílů tak, aby organizaci umožnila další práci v oblasti IS/ICT. Práce navrhla organizaci koncepci, kterou organizace může přijmout (byť i pozměněnou) a popsala metodu, jak rozhodnout o výběru projektů, které je pro organizaci strategicky prioritní realizovat. Z pohledu autora může být pro organizaci a zejména osoby neobeznámené s aktuálními IS/ICT trendy z jejích řad přínosem návrh nových projektů, který se snaží aktuální možnosti IS/ICT demonstrovat a inspirovat tak členy organizace k vytváření vlastních návrhů s ještě vyšší mírou užitečnosti. Zda a jak se nyní organizaci podaří plně zužitkovat přínosy práce, tedy skutečně se dopracovat ke schválení koncepce IS/ICT a výběru správných projektů, již zůstává na ní.

82/87

8. Přehled literatury a informačních zdrojů 1

Junák – svaz skautů a skautek ČR. Stanovy Junáka – svazu skautů a skautek ČR. Vsetín : 2001, 16 s. Dostupné z WWW: .

2

Česko. Zákon č. 83/1990 Sb. o sdružování občanů.[online]. 2008 [cit. 2009-04-12]. Dostupné z WWW: .

3

VOŘÍŠEK, J. Strategické řízení informačního systému a systémová integrace. 1. vydání Praha : Management Press, 1999. 323 s. ISBN 80-85943-40-9.

4

GÁLA, L.; POUR, J.; TOMAN, P. Podniková informatika. 1. vydání Praha : Grada, 2005. 482 s. ISBN 80-247-1278-4.

5

IT Governance Institute. COBIT 4.1. USA : 2007. 196 s. ISBN 1-933284-72-2.

6

UČEŇ, P. Zvyšování výkonnosti firmy na bázi potenciálu zlepšení. Praha : Grada, 2008. ISBN 978-80-247-2472-0.

7

VOŘÍŠEK, J. MMDIS – část: Princip multidimezionality a dimenze řešení IS. [online]2008–2009 [cit. 2009-05-26] Dostupné z WWW: .

8

HIGH, R. Jr.; KRISHNAN G., SANCHEZ M. Creating and maintaining coherency in loosely coupled systems. IBM Systems Journal. [online] 2008, vol. 47, no. 3, s. 357-376. Dostupné z ABI/INFORM Global database. (Document ID: 1556768511).

9

VOŘÍŠEK, J. Aplikační služby IS/ICT formou ASP: Proč a jak pronajímat informatické služby. Praha : Grada, 2004. 216 s. ISBN 80-247-0620-2.

10 BRUCKNER, T.; VOŘÍŠEK, J. Outsourcing a jeho aplikace při řízení informačního systému podniku. Praha : Ekopress, 1998. ISBN 8086119076. 11 Junák – svaz skautů a skautek ČR. Strategie Junáka – svazu skautů a skautek ČR do roku 2005. Plzeň : 1998, 8 s. Dostupné z WWW: . 12 Junák – svaz skautů a skautek ČR. Závěrečně zhodnocení Strategie Junáka do roku 2005. Praha : 2007, 12 s. Dostupné z WWW: . 13 Junák – svaz skautů a skautek ČR. Organizační řád a systemizace Junáka. Praha : 2005, 30 s. Dostupné z WWW:

83/87

14 TOVARNA.CZ, s. r. o. Systém pro správu obsahu WebRedie. [online] 2009 [cit. 2009-05-26]. Dostupné z WWW: 15 POLÁK, Ondřej. Souhrn kritérií z registrace pro dotace 2008. Interní dokument. Junák – svaz skautů a skautek ČR, Praha : 2008. 16 Česko. Zákon č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů.[online]. 2009 [cit. 2009-06-15]. Dostupné z WWW: . 17 OBDRŽÁLEK, T. et al. Registrace jednotek a členské základny Junáka. Junák – svaz skautů a skautek ČR, Praha : 2002. 31 s. ISBN 80-86109-93-3. 18 POLÁK, Ondřej. Specifikace datového rozhraní software určeného k evidenci a registraci členské základny a organizačních jednotek Junáka. Interní dokument. Junák – svaz skautů a skautek ČR, Praha : 2008. Dostupné z WWW: 19 Junák – svaz skautů a skautek ČR. Registr organizačních jednotek. [online] 2009 [cit. 2009-0526]. Dostupné z WWW: 20 ČAPEK – WinDUO s. r. o. O programu – naše účetnictví. [online] 2009 [cit. 2009-05-26]. Dostupné z WWW: 21 Junák – svaz skautů a skautek ČR, Infoodbor. Infoodbor Junáka. [online] 2008–9 [cit. 2009-0615]. Dostupné z WWW: 22 Česko. Zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví.[online]. 2008 [cit. 2009-06-15]. Dostupné z WWW: . 23 Česko. Zákon č. 348/2007 Sb. změna zákona o účetnictví.[online]. 2007 [cit. 2009-06-15]. Dostupné z WWW: . 24 Junák – svaz skautů a skautek ČR. Manuál jednotného vizuálního stylu. Praha : 2003–4, 94 s. Dostupné z WWW: 25 CHLAPEK, D.; CHOCHOLATÝ, D. Řízení projektů IS/ICT (pracovní sešity k přednáškám a cvičením). Praha : Oeconomica, 2004. ISBN 80-245-0808-7.

84/87

9. Terminologický slovník 1

Informační koncepce: Dlouhodobé cíle v oblasti řízení kvality a bezpečnosti spravovaných

informačních systémů veřejné správy a vymezí obecné principy pořizování, vytváření a provozování informačních systémů veřejné správy. [zdroj: Zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, § 5a bod 1] 2

CMS: Content Management System – systém pro správu obsahu dovoluje publikovat,

spravovat a třídit informace dané organizace, umožňuje v nich dále vyhledávat, přiřazovat práva atd. [autor] 3

web-hosting – zpřístupnění informací zákazníka na webovém serveru poskytovatele pomocí

služby WWW a protokolu http [autor]. 4

off-line aplikace – aplikace, která nekomunikuje s dalšími součástmi v reálném čase,

zejména prostřednictvím Internetu [autor] 5

XML: eXtensible Markup Language – univerzální značkovací jazyk, umožňující definici

vlastních formátů dat a usnadňující tak výměnu informací [autor] 6

MDIS: Multidimensional Development of Information System – multidimenzionální vývoj

informačního systému, předchůdce metodiky MMDIS, vyvíjená Katedrou informačních technologií na VŠE v Praze [autor] 7

BPR: Business Process Reengineering – reengineering podnikových procesů, tedy postup

k optimalizaci podnikových procesů, jeho znovu-navržení [autor] 8

MMDIS: Multidimensional Management and Development of Information System –

metodika vyvíjená Katedrou informačních technologií na VŠE v Praze [autor] 9

HTML: HyperText Markup Language – hypertextový značkovací jazyk, používaný k tvorbě

WWW stránek [autor] 10

Web 2.0: označení pro vývojovou fázi webu, kdy dochází k propojení izolovaných služeb,

vytváření obsahu jeho uživateli, spolupráci a sdílení informací [autor] 11

AJAX: asynchronous JavaScript + XML: technika vývoje webů, umožňující změnu

zobrazené stránky bez jejího znovunačtení, s využitím JavaScriptu, DOM modelu a zpravidla XML [autor] 12

PDA: Personal Digital Assistant – kapesní počítač zpravidla s dotykovým ovládáním [autor]

13

SOAP: Simple Object Access Protocol – protokol pro předávání zpráv mezi webovými

službami [autor] 85/87

14

WSDL: Web Service Description Language – jazyk pro popis webových služeb v XML

15

UDDI: Universal Description Discovery and Integration – jazyk sloužící k vytvoření

[autor]

adresáře přístupných služeb [autor] 16

middleware: software zajišťující transparentnost umístění distribuovaných programových

prostředků, pomocí něj lze pracovat s distribuovanými zdroji, jako by byly lokální [zdroj: 4] 17

ESB: Enterprise Service Bus – typ middleware, zajišťující komunikaci na základě systému

pro zasílání zpráv [autor] 18

TASW: typový aplikační software – aplikační software vytvářený standardizovaným

způsobem pro zvolenou třídu aplikací [zdroj: 3] 19

IASW: individuální aplikační software – aplikační software vytvořený na míru potřebám

podniku [zdroj: 3] 20

ERP: Enterprise Resource Planning – řízení podnikových zdrojů – typ aplikace v IS, který

umožňuje řízení a koordinaci všech disponibilních podnikových zdrojů a aktiv s cílem zajištění potřeb trhu i vlastního podniku [zdroj: 9] 21

ASP: Application Service Provider – poskytování aplikačních služeb; dodavatel na vlastní

informační a komunikační technologii provozuje služby, které nabízí k použití externím zákazníkům, obvykle připojených přes Internet [podle: 9] 22

customizace – uzpůsobení, přizpůsobení [autor]

23

URI: Uniform Resource Identificator – unikátní identifikátor internetového zdroje [autor]

24

SŘBD: Systém řízení báze dat – DBMS – Data Base Management System systém řízení

báze dat (např. Oracle, Informix, Progress) [zdroj: ČSSI] 25 26

GUI: Graphical User Interface – grafické uživatelské rozhraní [autor] SSL/TLS: zkratky anglických názvů Transport Layer Security a Secure Sockets Layer

označují kryptografické protokoly, které zajišťují aplikacím bezpečný přenos dat v počítačových sítích; TLS je novější verze, která nahradila SSL [autor] 27

SQL: Structured Query Language – jazyk používaný pro dotazování v SŘBD [autor]

28

PDF: Portable Document Format – formát souborů vhodný pro tisk a přenášení dokumentů

mezi různými softwarovými platformami, vyvinutý firmou Adobe [autor] 29

document workflow: proces postupného zpracování dokumentů v organizaci [autor]

86/87

30

API: Application Programming Interface – rozhraní pro programování aplikací [autor]

31

PHP: Hypertext Preprocessor – skriptovací programovací jazyk, využívaný zejména pro

tvorbu webových aplikací [autor] 32

OTP: One-time password – heslo pro jedno použití – je vygenerováno vždy unikátní

a platné pouze pro krátký časový okamžik nebo do prvního použití [autor] 33

CSV: Comma-separated values – hodnoty oddělené čárkami, jednoduchý souborový formát

pro tabulková data [autor] 34

MediaWiki: nejpopulárnější webový software pro vytváření wiki-webů, určený nejen pro

provoz internetových encyklopedií; je vyvíjený Wikimedia Foundation [autor] 35

tag: značka či identifikátor označující nějaká data, tj. začátek dat a konec těchto dat

[zdroj: 4], v kontextu s Web 2.0 jde o klíčové slovo či termín spojený či připojený k nějaké informaci, umožňující její další třídění a zpracování [autor] 36

RSS kanál: Really Simple Syndication – standardizovaný formát pro odběr novinek a

syndikaci obsahu z webových stránek na bázi XML [autor] 37

datová schránka: elektronické úložiště, které je určeno k doručování a k provádění úkonů

vůči orgánům veřejné moci; datovou schránku zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra [zdroj: MV ČR, http://www.datoveschranky.info/o-datovych-schrankach/] 38

cookies: rozšíření protokolu HTTP o možnost uchovávat stavové informace pomocí

zvláštních HTTP hlaviček [autor]

87/87