Vysoká škola ekonomická v Praze
Bakalářská práce
2012
Vladlena Císařová
Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta podnikohospodářská Studijní obor: Podniková ekonomika a management
Název bakalářské práce:
Time management pro manažery
Autor bakalářské práce:
Vladlena Císařová
Vedoucí bakalářské práce:
Ing. Martin Šikýř, Ph.D.
Prohlášení Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma „Time management pro manažery“ vypracovala samostatně s využitím literatury a informací, na něž odkazuji.
V Praze dne 15. května 2012
Vladlena Císařová
Název bakalářské práce: Time management pro manažery
Abstrakt: Time management můžeme definovat jako „sadu postupů, doporučení a nástrojů pro plánování času, obvykle za účelem zvýšení efektivnosti jeho využití“. Cílem této bakalářské práce je analyzovat pojetí a nástroje time managementu v práci manažera, demonstrovat použití time managementu na příkladu dvou vybraných manažerů, porovnat zjištěné výsledky s teoretickými východisky a formulovat doporučení pro správnou organizaci času manažerů. Bakalářská práce je rozdělena na část teoretickou a praktickou. Teoretická část shrnuje nejnovější zásady a postupy efektivní organizace času, je zpracována s využitím řady publikace jak českých, tak i zahraničních autorů. Pro účely praktické časti byl zpracován dotazník pro dva vybrané manažery, na základě odpovědi, kterých byly vypracované zásady efektivní organizace času.
Klíčová slova: Time management, organizace času, manažer
Title of the Bachelor´s Thesis: Time management for managers
Abstract: Time management can be defined as "the act or process of planning and exercising conscious control over the amount of time spent on specific activities, especially increase the effectiveness, efficiency or productivity". The objective of this bachelor thesis is to analyze the concepts and tools of time management at manager work, demonstrating the use of time management on the example of two selected managers comparing the obtained results with theoretical issues and formulate recommendations for the correct organization of managers’ time. The bachelor thesis is divided into theoretical and practical parts. The theoretical part summarizes the latest principles and procedures of effective time management, is handled through a number of publications both Czech and foreign authors. For the purposes of practical part the questionnaire was prepared for two selected managers, based on the answers which were prepared by the principles of effective time management.
Key words: Time management, planning tools, manager
Obsah ÚVOD .................................................................................................................................... 2 1.
ÚVOD DO PROBLEMATIKY ................................................................................... 3 1.1 TIME MANAGEMENT JAKO ŘÍZENÍ ČASU ........................................................................ 3 1.2 PROFIL MANAŽERA V KONTEXTU TIME MANAGEMENTU ................................................ 4
2.
SEBEŘÍZENÍ ................................................................................................................ 6 2.1 STANOVENÍ CÍLŮ ........................................................................................................... 6 2.2 URČOVÁNÍ PRIORIT ....................................................................................................... 7 2.3 PLÁNOVÁNÍ V RŮZNÉM ČASOVÉM HORIZONTU .............................................................. 9 2.3.1 Algoritmus denního plánování ............................................................................ 11 2.3.2 Týdenní plánování............................................................................................... 13
3.
ORGANIZACE ČASU PODŘÍZENÝCH ................................................................ 16 3.1 PRAVIDLA DELEGOVÁNÍ .............................................................................................. 16 3.2 ZAVEDENÍ TIME MANAGEMENTU NA PRACOVIŠTĚ ....................................................... 17
4.
PLÁNOVACÍ SYSTÉMY .......................................................................................... 19 4.1 PAPÍROVÉ PLÁNOVACÍ SYSTÉMY ................................................................................. 19 4.2 ELEKTRONICKÉ PLÁNOVACÍ SYSTÉMY ........................................................................ 21
5.
PRAKTICKÁ ČÁST .................................................................................................. 23 5.1 ODPOVĚDI PRVNÍHO RESPONDENTA ............................................................................ 23 5.2 DOPORUČENÍ PRO PRVNÍHO RESPONDENTA ................................................................. 25 5.3 ODPOVĚDI DRUHÉHO RESPONDENTA ........................................................................... 26 5.4 DOPORUČENÍ PRO DRUHÉHO RESPONDENTA ................................................................ 28
6.
ZÁSADY SPRÁVNÉ ORGANIZACE ČASU ......................................................... 30
ZÁVĚR ............................................................................................................................... 32 LITERATURA ................................................................................................................... 33
1
Úvod Žijeme ve stalé se zrychlující společnosti. Každodenní úkoly a povinností nás nutí detailně plánovat den, týden, měsíc, dokonce i rok. Ale vytvoření plánů předpokládá jejich dodržení. Pokud plán nesplníme z důvodu nějaké neplánované situace, vyvolává to v nás jen další stres. Pod tlakem stresu se nejčastěji nacházejí vedoucí pracovníci, manažeři. Práce manažera vyžaduje odpovídající produktivitu a efektivitu, současně přináší značnou nejistotu a riziko. Jednou z možností, jak úspěšně zvládnout stresující práci manažera, je správné použití metod time managementu. Time management znamená řízení neboli organizace času, ovšem toto vymezení není úplně přesné. Je třeba si uvědomit, že člověk nemůže řídit svůj čas, ale může řídit svoji činnost, kterou vyplní svůj čas. Proto time management není jen o „zvládnutí určité činnosti za určitý čas“, ale jde o komplexní přístup k řízení sebe a svojí činností. Cílem bakalářské práce je analyzovat pojetí a nástroje time managementu v práci manažera, demonstrovat použití time managementu na příkladu dvou vybraných manažerů, porovnat zjištěné výsledky s teoretickými východisky a formulovat doporučení pro správnou organizaci času manažerů. Bakalářská práce je rozdělena na část teoretickou a praktickou. Teoretická část shrnuje moderní zásady a postupy efektivní organizace času a je zpracována s využitím dostupné domácí i zahraniční odborné literatury. Praktická část demonstruje použití time managementu na příkladu dvou vybraných manažerů, porovnává zjištěné výsledky s teoretickými východisky a formuluje doporučení pro správnou organizaci času manažerů. Za tímto účelem byl zpracován dotazník, obsahující 10 otázek. V roli respondentů vystupovali dva manažeři z různých společností, jeden z České Republiky, druhý z Ruské Federace. Na základě jejich odpovědí jsou formulovány zásady správné organizace času manažera.
2
1. Úvod do problematiky 1.1 Time management jako řízení času „Time Management je soubor nástrojů, který umožňuje efektivně vynakládat čas na dosahování cílů adekvátních dané pracovní pozici. Dobrý osobní Time Management vede k pochopení toho, že je… důležitější dělat správné věci než dělat věci správně“1. Ekonomické potřeby lidí jsou neomezené, ale zdroje, které k výrobě statků a služeb mohou lidé využít, jsou omezené, a proto vzácné. To znamená, že lidé musí s nimi šetřit, rozumně nakládat, efektivně využívat. Vedle klasických zdrojů podnikání, jako je práce, půda a kapitál, mluvíme také o čase, který člověk vynakládá. Čas je také vzácný. Nelze ho koupit, zastavit nebo uspořit. Každý člověk má denně k dispozici stejný objem času, každý však čas využívá jinak. Lidé se musí naučit „šetřit“ svůj čas, snažit se v kratším čase dosáhnout stejné produkce, nebo ve stejném čase dosáhnout vyšší produkce. Je třeba se naučit správně s časem hospodařit, zlepšit kvalitu využívání času, dát mu nějaký smysl. Tímto se zabývá time management, který můžeme definovat jako „sadu postupů, doporučení a nástrojů pro plánování času, obvykle za účelem zvýšení efektivnosti jeho využití“.2 Mezi funkce time managementu, které jsou užitečné především pro vedoucí pracovníky, manažery, patří úspora pracovního času a zefektivnění práce. Vyšší kvalita a výkon práce pak zaručí vnitřní spokojenost manažera, a pak i celé firmy. Stephen R. Covey ve své knize „Sedm návyků vůdčích osobností“ rozděluje různé přístupy time managementu do čtyř generací neboli vln. Takto vymezené vývojové fáze time managementu vznikaly postupně s tím, jak se rozvíjela potřeba lidí v kvalitním využití času. První generace time managementu dává odpověď na otázku co budeme dělat. Lze to nazvat systémem upomínek, protože, v podstatě, se jedná o sepsaní úkolů. Taková organizace úkolů pomůže člověku uvědomit si, co konkrétně musí udělat, a nedá mu na to zapomenout. V současné době má tento systém podobu „to-do“ listů, které je možné využít na telefonu nebo počítači. Druhá generace time managementu přichází v podobě kalendářů a diářů, čímž nám pomáhá plánovat čas. Umožňuje nám odpovědět nejen na otázku, co budeme dělat, ale i 1
HOLOUBEK, J. Time management. Volná novinářka [online]. [cit. 2012-05-17]. Dostupné z: http://novinarka.hermesmedia.cz/data/budejovice/holoubek_time_management.pdf 2 Time management. In: Wikipedia: the free encyclopedia [online]. San Francisco (CA): Wikimedia Foundation, 2001 [cit. 2012-05-14]. Dostupné z: http://cs.wikipedia.org/wiki/Time_management
3
kdy se danou činností plánujeme zabývat. Časem si člověk uvědomuje, že mu nestačí vědět jenom kdy a co musí udělat. Potřebuje si také stanovit priority pro zvládnutí svých úkolů. Proto se musí zamyslet nad svými cíli, kterých chce dosáhnout (krátkodobě, střednědobě i dlouhodobě), stejně jako hodnotami, kterých si v životě váží. Těmito problémy se zabývá třetí generace time managementu, která odpovídá na otázku, jakým způsobem to chceme udělat. Porovnáním důležitosti svých cílů, můžeme stanovit priority pro každodenní úkoly. Třetí generace nás učí efektivně využívat vzájemně propojené denní, týdenní, měsíční a roční plány. Dlouhodobé efektivity však lze dosáhnout pouze za podmínky spokojenosti jedince. Proto v centru pozornosti čtvrté generace time managementu je sám člověk, jako takový. Soustředění se na sebepoznání a na to, co je opravdu pro jeho osobnost důležité, přináší individuu možnost lepé řídit svůj život. Čtvrtá generace říká jak spojit osvědčené techniky předcházejících vývojových fází s nezbytností osobního růstu a rozvoje charakteru. Hlavním cílem je trvalá každodenní rovnováha.3
1.2 Profil manažera v kontextu time managementu Pojem manažer pochází od anglického slova „manage“, neboli řídit. Správný manažer musí umět dobře řídit jak svoje podřízené, tak i sám sebe, a také svůj čas. Ve většině případů pracuje pod tlakem (času), což po určité době může vést k tzv. syndromu vyhoření. Častěji se tento problém vyskytuje v obdobích ekonomické krize, než v obdobích ekonomické stability. Proto je v současné době profese manažera v určitém ohrožení. Každodenní stresové situace, práce přesčas a trvající nespokojenost s výsledky nepřidávají na efektivitě. Pouze v případě, že manažer umí dobře řídit sám sebe, umí zorganizovat svůj čas, stanovit vhodné cíle, plánovat úkoly a podobně, pak muže správně organizovat práci ostatních. Funkce manažerů lze rozdělit na sekvenční a průběžné. Mezi sekvenční funkce patří: -
plánovaní,
-
organizovaní,
-
výběr,
-
vedení,
-
kontrola.
Průběžnými funkce jsou: 3 COVEY, Stephen R. 7 návyků skutečně efektivních lidí: zásady osobního rozvoje, které změní váš život. 2. vyd. Praha: Management Press, 2011, s. 143-144.
4
-
analýza,
-
rozhodování,
-
implementace. Každá z těchto manažerských funkci souvisí jak s každodenním chodem podniku, tak s
time managementem. To znamená, že správný manažer musí umět plnit tyto funkce nejen ve vztahu k podřízeným, ale i sám k sobě. Například, manažer by měl umět plánovat úkoly, kontrolovat jich plnění, organizovat svůj den, resp. týden, motivovat své podřízené k plnění jejich cílů, analyzovat možné problémy, rozhodovat o organizaci svého času. Každý manažer chce být efektivnější a výkonnější, a proto potřebuje lepé zorganizovat svůj čas a čas svých podřízených. Výsledkem této správné organizace času bude nejenom dobře a včas odvedená práce, ale i záruka vnitřního uspokojení.
5
2. Sebeřízení 2.1 Stanovení cílů Jednou z vlastnosti manažerů by měla být proaktivnost. Proaktivní člověk se snaží nejenom reagovat na podněty okolí, ale i stanovit cíle a vytvářit nové příležitosti. Cíle nám udávají směr, jakým budeme postupovat, motivují nás. Cíle můžeme členit podle časového horizontu na dlouhodobé, střednědobé a krátkodobé. Za dlouhodobé budeme považovat cíle, trvající po dobu jednoho roku. Střednědobé cíle stanovíme na dobu jednoho měsíce. Za krátkodobé pak budeme pokládat cíle s časovým horizontem jeden týden. Určitě je důležité mít cíle zapsané. Zaprvé, tím očistíte svoji hlavu, a nic už nezapomenete. Zadruhé, „pouze písemné plánováni vám umožní zpětný pohled a kontrolu. A to je základem pro optimalizaci vlastního způsobu práce“4. Pokud chcete mít určitý přehled a neztratit se mezi cíli, z různých oblastí vaší práce, můžete použit strukturované myšlenkové mapy, pomocí kterých určíte nejdříve klíčové oblasti vašeho působení, a pak stanovité cíle pro každou z nich. Pokud by to byl problém, lze předtím zkusit napsat na malé papírky projekty, na kterých pracujete, nebo úkoly, které zadáváte svým podřízeným, tyto papírky roztřídit do několika skupin a do každé skupiny přidat pouze podobné úkoly. Tímto získáte logické kategorie a stačí jen vymyslet pro ně název5. Pro správné definování cílů je možné použít známou metodu SMART: -
Specific (konkrétní). Cíl by měl být přesně popsaný.
-
Measurable (měřitelný). Ke splnění tohoto požadavku, potřebujeme zodpovědět na otázku: jak poznáme, že už jsme dosáhli plánovaného úspěchu.
-
Achievable (dosažitelný). Zda je možný tento cíl vůbec splnit, a dosáhnout požadovaných výsledků.
-
Relevant (odpovídající). Cíl musí odpovídat vaším potřebám.
-
Time-bound (terminovaný). Jaký je časový rámec pro dosažení tohoto cílu.
Jakmile jsme přesně stanovili cíle, můžeme udělat další krok, transformovat je do kroků, které musíme udělat, abychom své cíle splnili. Seznam cílů a konkrétních kroků pro jejich 4 5
KNOBLAUCH, Jörg, WÖLTJE, Holger. Time management: jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 1. vyd. Praha: Grada, 2006, s. 44. АРХАНГЕЛЬСКИЙ, Глеб. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Манн, Иванов и Фербер, 2007. s. 28.
6
dosažení raději prohlížíme alespoň jednou za týden. Pokud nějakého cíle dosáhneme, jednoduše cíl vyškrtneme ze seznamu. Jiné cíle můžeme upravit podle reality, anebo si říci, že pro nás už nejsou tak důležité.
2.2 Určování priorit V procesu vymezovaní cílů a přiřazovaní konkrétních úkolu je také podstatné stanovit priority, podle kterých budeme určovat, v jakém pořadí chceme plnit svoje cíle a úkoly. Zjistit svoje priority je důležité i v případě, kdy před sebou máme seznam úkolů na konkrétní den, a nevíme jak začít. K určení priorit existuje řada přístupů, například Eisenhowerův princip, ABC analýza nebo Paretův princip. Eisenhowerův princip pomáhá rozlišovat mezi důležitými i naléhavými úkoly. Podle tohoto principu veškeré úkoly roztřídíme do čtyř skupin (obr. 1). Obr. 1 Čtyři kvadranty – klasická verze.
Zdroj: Důležité a naléhavé - Time management II kvadrantu. Patrik Šlechta [online]. © 2012 Patrik Šlechta [cit.
2012-05-14].
Dostupné
z
WWW:
http://www.patrik-slechta.cz/2010/03/dulezite-a-nalehave-time-
management-ii-kvadrantu/
V první skupině jsou důležité a naléhavé úkoly, například různé krize, akutní problémy či neodkladné projekty a přípravy, jejichž lhůta brzy vyprší. Tyty situace musíme jednak řešit co nejdřív, jednak bychom měli usilovat o to, aby takových situaci bylo co nejméně. Ve druhé skupině jsou nenaléhavé, ale důležité úkoly, například plánování, udržování dobrých vztahů, prevence, relaxace a další vzdělávání. Této skupině by měla být věnovaná co největší pozornost. Tyto úkoly pomáhají posouvat práce kupředu. Jejich včasné splnění brání přechodu do první skupiny. Ve třetí skupině jsou nedůležité, ale naléhavé úkoly, například 7
různé vyřizování na úřadech či nějaké „rychlé“ úkoly. Úkoly z této skupiny se doporučuje delegovat podřízeným. Ve čtvrté skupině jsou nenaléhavé a nedůležité úkoly, například triviální činnosti nebo časově náročné aktivity, které ovšem nemají žádný výrazný efekt a neposouvají práci vpřed. Touto skupinou úkolů se raději vůbec nezabýváme, nebo dokončíme potřebnou činnost a co nejrychleji se začneme věnovat podstatným věcem6. Obr. 2 Čtyři kvadranty - přizpůsobená verze
Zdroj: Důležité a naléhavé - Time management II kvadrantu. Patrik Šlechta [online]. © 2012 Patrik Šlechta [cit.
2012-05-14].
Dostupné
z
WWW:
http://www.patrik-slechta.cz/2010/03/dulezite-a-nalehave-time-
management-ii-kvadrantu/
ABC analýza (obr. 3) rozděluje úkoly do tří skupin podle prvních písmen abecedy na základě důležitosti. Skupinu A tvoří nejdůležitější činnosti, jimiž dosahujeme největších výsledků (65 %) za nejmíň času (15 %). Skupinu B tvoří středně důležité úkoly, které zabírají přibližně 20 % celkového času, ale přináší také 20 % úspěchu. Úkoly v této skupině je vhodné delegovat. Poslední třetí skupina C se skládá z činností, které jsou nejméně důležité, přináší pouze 15 % výsledků, ale zabírají nejvíce času (65 %). To jsou zejména tzv. rutinní činnosti, které musíme vykonat, například telefonáty, emaily atd.
Obr. 3 ABC analýza
6
UHLIG, Beatris. Time management: staňte se pánem svého času. 1. vyd. Praha: Grada, 2008, s. 66-67.
8
Zdroj: Time Management Abc Analysis. Time Management Help [online]. © 2012 [cit. 2012-05-14]. Dostupné z WWW: http://www.timemanagementhelp.net/time-management-abc-analysis/
Paretův princip je možné použít skoro na jakoukoliv činnost, jak v profesním, tak v osobním životě. Podle tohoto principu musíme vynaložit 20 % času (či úsilí), abychom dosáhli 80 % výsledku. R. Koch ve své knize „Pravidlo 80/20“7 upozorňuje, že tento poměr nemusí platit úplně přesně, a může být vyjádřen párem čísel, který bude znázorňovat jev disbalanci. Perfekcionisté říkají, že důležité je všechno, ale pečlivost a dokonalost nemusí vždycky znamenat nejlepší výsledek. Je podstatné zabývat se těmi 20 % činnosti, které přinesou 80 % úspěchu. Pak můžeme ušetřený čas vynaložit na jiné důležité věci.
2.3 Plánování v různém časovém horizontu Když jsme zvládli definováni cílů a udělali si jasno v tom, co je pro nás důležité, můžeme přejit k dalšímu kroku – plánování. V této kapitole se budeme zabývat nejenom sepsáním toho, co máme udělat další den či týden, ale také zařazením známých cílů a priorit do svého plánu. Ale ještě před tím, než budeme mluvit o budoucích plánech, zamyslíme se nad současností. První otázkou, kterou si položíme, bude „jak s časem nakládáme, čilí jak ho využíváme“. Abychom mohli na tuto otázku přesně odpovědět, pokusíme se zpracovat časový snímek pracovního dne. Za tímto účelem během jednoho až tři dnů budeme zapisovat na papíru nejenom všechny činností, které provádíme během své pracovní doby, ale i čas, který jim věnujeme. Pro usnadnění tohoto zápisu využijeme tabulku. Do prvního sloupce zapíšeme činnost, kterou se právě zabýváme. Stačí uvést nějaký zkrácený název činností. Do druhého sloupce zapíšeme čas, kdy činnost začala. Do třetího sloupce zapíšeme čas, kdy činnost 7 KOCH, Richard. Pravidlo 80/20: umění dosáhnout co nejlepších výsledků s co nejmenším úsilím. 2. aktualiz. vyd. Praha: Management Press, 2008, s. 26.
9
skončila. Není nutné zapisovat kratší činností, trvající méně než 15 minut, ale bude lepší, když si tyto činnosti poznamenáme, třeba vedle tabulky jako čárky s tím, že každá bude znamenat 15 minut. Na konci dne čárky sečteme a zjistíme, kolik času strávíme nedůležitými činnostmi. Pomocí takové tabulky můžeme stanovit, kolik času věnujeme jakým činnostem. Na základě toho budeme moci přesněji odhadnout trvání jednotlivých úkolů a realisticky si naplánovat den8. Další otázkou, kterou se budeme zabývat je rytmus pracovního dne. Před tím, než budeme plánovat svůj čas, je důležité porozumět svým fyzickým a duševním procesům. Každý z nás má různé cykly fyzické a psychické aktivity. Někdo z nás patří mezi tzv. „sovy“, pro které je důležité začínat den pozvolna, pomalu zrychlovat pracovní tempo. Jiní patří mezi tzv. „ranní ptáčata“, která raději udělají všechny důležité věcí hned zrána. Naše schopnost a aktivita během pracovního dne má dvě fáze poklesu a dvě fáze růstu. Jedna z těchto fázi připadá na odpolední hodiny. Podle toho se má řídit celý rozvrh pracovního dne, to znamená, že ve fázi poklesu aktivity se má naplánovat chvíle odpočinku, dokonce se doporučuje i krátký spánek na pracovním místě. V produktivním čase, neboli v periodě aktivity, si člověk má naplánovat práci nejnáročnější na soustředění a vynaložené úsilí9. Obr. 3 Cykly aktivity
Zdroj: АРХАНГЕЛЬСКИЙ, Глеб. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Манн, Иванов и Фербер, 2007, s. 9.
Co se týče přestávek a odpočinku, tady bychom měli usilovat o rytmické střídáni práce s odpočinkem, čímž zaručeně zvýšíme efektivitu svojí práce. Doporučují se dvě možnosti, buď 5 minutová přestávka každou hodinu, nebo 10 minutová přestávka každou hodinu a půl. Také je důležité, jak strávíte svůj čas odpočinku. Tady existuje jedno pravidlo: maximalizace změny činnosti. To znamená, že pokud pracujete převážně ve sedě, doporučuje se během přestávky se projít, nebo udělat pár jednoduchých cviků. Tím si zajistíme dobrý odpočinek a tím i vyšší efektivitu10.
8 9
АРХАНГЕЛЬСКИЙ, Глеб. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Манн, Иванов и Фербер, 2007, s. 86. Tamtéž, s. 9. Tamtéž, s. 5.
10
10
Dále je důležité vědět, jak správně nadefinovat svoje úkoly. Přitom můžeme použit metodu SMART, o které jsme se zmínili v souvislosti s definováním cílů, ovšem je zbytečně si tolik komplikovat práci, a proto se doporučuje formulovat každodenní úkoly přímo s ohledem na očekávaný výsledek, například „domluvit si schůzku s Janem Novákem“11. Dalším pravidlem při plánování času je „částečné plánovaní“. To znamená, že plánujeme jen 60 % svého času, a 40 % pracovního času neplánujeme. Při pracovní zátěži 8 hodin, budeme plánovat jen 5 hodin času. Proč? Důvod je jednoduchý. Nikdy nelze přesně odhadnout, jak dlouho bude určitá činnost trvat, což platí zejména při práce s lidmi, kdy není možné stanovit, jak dlouho bude trvat konference, schůzka, porada. Proto mezi dlouhá důležitá jednáni zařazujeme hodinovou až dvouhodinovou přestávku. Když se první schůzka prodlouží, nebudete muset posouvat další schůzku. V případě, že schůzka proběhne podle plánu, je možné rezervní čas věnovat jiným věcem. Například, si můžete projít poštu, nebo svůj pracovní rozvrh, také můžete tento čas vyplnit důležitými, ale nenaléhavými věcmi12. Poté, co jsme upřesnili důležité body našeho plánu, můžeme přejit k jeho sestavení, ale ještě musíme rozhodnout, jestli budeme sestavovat denní nebo týdenní plán. Teď, poté, co jsme upřesnili důležité body plánování, můžeme přejit k sestavení planu. Ale musíme ještě rozhodnou, jestli budeme sestavovat denní plány nebo týdenní. 2.3.1 Algoritmus denního plánování Třetí generace time managementu preferuje denní plánování. Při denním plánovaní můžete sestavovat rozvrh dne, bud‘ ráno, před začátkem práce, anebo večer, den předem. Ranním plánováním odstartujete svůj den, upřesníte všechny důležité body a delegujete podřízeným nějaké úkoly. Plánování na konci dne vám umožní dobře uzavřít den, přepnout svůj organismus na odpočinek a začít další den s jasně definovaným plánem. Jak ranní, tak večerní plánování má svoje silné a slabé stránky a je pouze na vás, jaký přistup si zvolíte13. Podle Archangelského při plánování dne pracujeme s třemi typy úkolů14: 1) Pevné úkoly – jsou spojené s určitým časem, například „prezentace v 11:00“. 2) Variabilní úkoly – jsou důležité, ale nejsou spojené s konkrétním časem, například „potvrdit čas prezentace“.
11
АРХАНГЕЛЬСКИЙ, Глеб. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Манн, Иванов и Фербер, 2007, s. 37. 12
Tamtéž, s. 37. Tamtéž, s. 34. 14 Tamtéž, s. 36. 13
11
3) Časově nákladové úkoly – důležité úkoly, na které potřebujeme víc času, ale není určené, kdy přesně je musíme udělat, například „příprava na prezentaci, 2 hodiny“. Taková klasifikace úkolů nám pomáhá kombinovat pevné a variabilní plánování dne. Dále uvedeme algoritmus plánování dne na příkladu diáře s denním přehledem. Obr. 4 Denní diář
Zdroj: Obrázky produktu Denní plán. Mefisto [online]. © 2010 Mefisto s.r.o. [cit. 2012-05-15]. Dostupné z WWW: http://www.mefisto2000.cz/diare-adk/format-a5/denni-plan-terminovany-adk-a5-2012/
V prvním kroku v levé časti diáře, rozdělené do hodin, naplánujeme pevné úkoly na den. V nevyplněné časti, nacházející se ve většině případů zprava od časového rozdělení, budeme psát seznam variabilních a časově nákladových úkolů. V tomto seznamu zvýrazníme červenou 2 až 3 variabilních úkolů, což budou úkoly pro prvořadé splnění. Pro časově nákladové úkoly rezervujte potřebný čas na jejich splnění. Zbylý čas mezi pevnými a časově nákladovými úkoly pak zaplníme variabilními úkoly, zvýrazněnými 15. Je důležité zdůraznit, že cílem není vyplnit každý časový řádek diáře. Naopak, uplatňujeme princip „částečného plánování“ a necháváme si dostatečnou časovou rezervu mezi úkoly. Soustředění se na denní plány však má svoje nevýhody. Pokud si každý večer plánujeme další den, tak do plánu zahrnujeme spíše naléhavé úkoly. Soustředění se na naléhavé úkoly v nás vyvolává určitou nejistotu. To znamená, místo toho, abychom se zbavili stresu pomocí plánování, stres naopak prohlubujeme. Tím, že plánujeme spíš naléhavé úkoly, zapomínáme 15
АРХАНГЕЛЬСКИЙ, Глеб. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Манн, Иванов и Фербер, 2007, s. 36.
12
také na svoje cíle a priority. To může vést k tomu, že budeme mít ve svém denním plánu naléhavé, ale nedůležité činnosti. Další nevýhodou denního plánování je absence vzájemných vazeb mezi jednotlivými dny. Pokud se zabýváte nějakým delším projektem, bude vám chybět denní propojenost a větší nadhled. Někoho také může unavovat listování mezi jednotlivými dny a přesouvání úkolů.16 Obr. 5 Plánování dne
Zdroj: АРХАНГЕЛЬСКИЙ, Глеб. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Манн, Иванов и Фербер, 2007, s. 36.
2.3.2 Týdenní plánování Čtvrtá generace time managementu používá pouze týdenní plány, které mají řadu výhod. Jako první výhodu je možné uvést jednoduchost používáni, to znamená, že místo sedmi papíru stačí jeden bez nutnosti dalšího měsíčního nadhledu, přepisování, hledání apod 17. Určitě je přehlednější mít všech sedm dní v týdnu na jednom papíru. Můžeme vidět návaznost jednotlivých činností, delší projekty. Nesoustředíme se pouze na naléhavé úkoly, ale můžeme sledovat i další dny a tím i naší cíle a priority. Kvůli přítomnosti víkendových dnů v týdenním plánu, si můžeme naplánovat jak pracovní, tak soukromý život. Týdenní plánování zlepšuje koordinace týmových práce. Místo toho, abychom se setkávali denně, a stále něco upřesňovali, můžeme minimalizovat porady a lepé koordinovat prací18. Pokud se rozhodnete pro týdenní plánování, je nutné si stanovit den, kdy budeme připravovat výhled na další týden. Podle potřeb a možností to může být jakýkoliv den, ale nejběžněji se používá bud‘ pondělí, nebo pátek. Podobně jako při denním plánování, v případě sestavování plánu na začínající týden v pondělí mate před sebou nástroj na povzbuzení celého týmu. Pondělní plánování naladí celý váš tým na správný rytmus práce, udá směr, který budete sledovat a orientační body, kterých se budete držet. Pateční plánování
PACOVSKÝ, Petr. Člověk a čas: time management IV. generace. 2. aktualiz. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006, s. 195. Tamtéž, s. 195. 18 Tamtéž, s. 196. 16
17
13
má zase v sobě kouzlo jakési tečky v pracovním týdnu a zároveň prevenci možných krizi v týdnu následujícím. Také je důležité nezapomenout na každodenní doplňování či upřesnění týdenního plánu. Zrychlené tempo součastného života nám přináší každodenní změny. Proto je nutné tyto změny zahrnovat do plánu, abychom zachovali jeho aktuálnost a správnost. Pravidelné týdenní plánování by mělo obsahovat jak pohled dopředu, tak pohled zpět 19. Takový pohled zpět neboli hodnocení nám usnadní použiti jednoduché metody. Pokud budeme v diáři označovat splněné úkoly zelenou barvou, a nesplněné červenou, bude nám stačit jediný pohled, abychom viděli naše úspěchy. Ovšem v žádném případě není nutné spěchat s určením, jestli jsme v minulem týdnu byli nebo nebyli úspěšní. Při takovém hodnocení je podstatné vidět pozitiva a umět se pochválit za dosažené výsledky. Pokud se něco nepodařilo, je nutné se zamyslet nad příčinou nesplnění úkolu a také se pokusit najit možné řešení pro případ opakování takové situace v budoucnosti. Dále se máme zamyslet nad svým chováním a náladou v minulem týdnu. Jestli jsme s výsledkem spokojeni, jestli bychom chtěli něco udělat jinak, jestli jdeme tím správným směrem. Pokud takovým hodnocením uzavřeme minulý týden, můžeme začít plánovat následující. Nejprve přeneseme z minulého týdne všechny nesplněné úkoly. Určitě se předem zamyslíme, jestli některé z nich neztratili svojí aktuálnost. Dále do plánu zapišme terminované činností, jako schůzky. Většina terminovaných činnosti je už předem do tohoto týdne zanesena z důvodu dřívějších dohod, které pouze upřesníme a potvrdíme. Pak do týdenního plánu doplníme důležité činnosti podporující naše priority a nějaké drobnosti, na které nesmíme zapomenout. Obr. 6 Týdenní diář
Zdroj: Týdenní diář. Studeny Group [online]. © 2011 Studený Group s.r.o. [cit. 2012-05-15]. Dostupné z WWW: http://www.studeny.eu/produkt/tydenni-diar-tomas-balacron-a4-modra-diare-2012-btt7-1/ 19
PACOVSKÝ, Petr. Člověk a čas: time management IV. generace. 2. aktualiz. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006, s. 205.
14
Den by neměl zahrnovat více než 7 větších úkolů. Je-li toto pravidlo nesplnitelné, můžeme se řídit Paretovým pravidlem, a označit jenom 20 % relevantních pro nás úkolu, které mohou zaručit 80% úspěch. Sestavování týdenního plánu se může stát záležitostí celého pracovního týmu. V koordinaci s asistentkou a podřízenými vytvoříte mnohem efektivnější a pravděpodobnější plán. Taková spolupráce bude mít pozitivní vliv na kolektivní myšleni. Tím, že zapojíte každého člena týmu do týdenního plánování, zahrnete jejich zájmy do svého času20.
20
PACOVSKÝ, Petr. Člověk a čas: time management IV. generace. 2. aktualiz. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006, s. 205.
15
3. Organizace času podřízených 3.1 Pravidla delegování21 Umění delegovat je klíčovou dovednosti pro manažera. Existuje mnoho důvodu pro delegování. Tento návyk může poskytnout manažerovi prostor pro úkoly s vyšší prioritou, pomoci přenosu rutinní a nedůležité činností na podřízeného. Podřízení mohou získat další zkušenosti a možnost se projevit. Nejprve musíme pochopit, jaké úkoly můžeme delegovat. Nejčastěji se jedná o činnost z třetího kvadrantu eisenhowerového diagramu (viz kap. 2.2) čili nedůležitou, ale naléhavou. To jsou nepodstatné úkoly s nízkým stupněm priority, které je vhodné delegovat na nižší úroveň řízení. Zároveň nesmíme zapomenout na to, že sám proces delegování vyžaduje nějaký čas na vysvětlování a kontrolu úkolu. Proto vždy musíme porovnat úsporu času a složitost delegování. Dalším krokem k delegování je výběr vhodného pracovníka. Musíme se zamyslet, jestli podřízený má dostatek času na splnění daného úkolu. Pokud je přetížený svojí hlavní činností, těžko najde čas na vykonání dodatečných úkolů. Dále je důležité vědět, jestli tento pracovník má na provedení dané činnosti požadovanou kvalifikaci. Přitom se můžete zamyslet nad silnými a slabými stránky pracovníka. V případě, že pracovník není připravený na plnění dalšího úkolu, může být zapotřebí ho dodatečně zaučit. Pokud si myslíte, že bez zaučení pracovník nezvládne daný úkol dokonale, uvědomte si, že delegujete pouze nedůležité úkoly, to znamená, že i částečné splnění muže znamenat úspěch. Když je vhodný pracovník určen, je nutné zajistit správné pochopení a provedení úkolu. Doporučuje se zadávat úkol pomocí metody SMART. Takto definovaná úloha bude jasná, dobře splnitelná a správně pochopena. Prodiskutujte s podřízeným reálnost terminu, očekávanou úroveň plnění, zpětnou vazbu a kontrolu. Také je dobré říci důvody, kvůli kterým má být úkol splněn. Abyste se ujistili, že pracovník správně pochopil, co má provést, požádejte ho, aby zopakoval, co má provést. Moderní time management doporučuje při delegování vymezovat přesně pouze očekávaný výsledek práce s tím, že způsob dosažení výsledku se ponechá na podřízeném. Zároveň však musíme určit úroveň delegování, neboli míru, do které pracovník může měnit výsledek práce a způsob jeho dosažení. S možností rozhodovat úzce souvisí odpovědnost za výsledky. Míra 21
СТЕПАНОВ, Сергей. Скажем переработкам нет!. Эксмо, 2010, s. 122.
16
zodpovědností by měla narůstat s nárůstem práva rozhodnout. V této souvislosti můžeme mluvit o fázích delegování, kterými by měl procházet tento proces 22 - sociální učeni a nápodoba - trénink s vyšší mírou tolerantnosti k chybám - odpovědnost „naostro“ se zmirňujícím se dohledem - plná identifikace s odpovědností a pravomocemi. Pří delegování jakéhokoliv úkolu je důležitá efektivní kontrola nad jeho plněním. Nejprve by delegovaný úkol by měl být zapsaný do diáře, nebo do speciálního programu na počítače. Tento zápis by měl obsahovat odpovědi na otázky: co, komu, kdy má být splněno. Během plnění úkolu pracovníkovi by měla byt poskytnuta dostatečná zpětná vazba v podobě různých schůzek a porad. Projev zájmu nejen o výsledky, ale i o průběhu dodatečně ukazuje, že delegovaný úkol je důležitý.
3.2 Zavedení time managementu na pracoviště23 Není možné být efektivní na 100 %, pokud nekoordinujete svůj osobní time management s vaším okolím – spolupracovníky, podřízenými atd. Díky správnému zacházení s časem, může váš tým dosáhnout lepších výsledků s použitím menších výdajů. Proto je důležité zavedení time managementu ve vašem týmu na pracoviště. Bohužel současná situace ve společnosti je taková, že kultura řízení času neexistuje, nebo není vyspělá. Považuje se za přípustné ukrást hodinu vašeho času, kterou nelze ani nahradit, ani obnovit. Není možné změnit za vteřinu kulturu postoje k času, ale můžeme začít postupně upravovat svoje okolí. Nejlepší je začít zavádět time managementu na pracoviště osobním příkladem. Pokud budete mít dobře uspořádaný svůj čas, budete precizní a budete si vážit času spolupracovníků, budete pro ně vzorcem správného chování. Můžete také upoutat pozornost svých kolegu používáním speciálních technik time managementu. Druhým krokem je motivace pracovníků. Tady je podstatné pochopení vašich kolegů proč mohou a musí řídit svůj čas a šířit dál kulturu správného zacházení s časem. Pro větší motivaci můžete spočítat hodnotu času pro každého pracovníka. V tomto případě vaši podřízení nebudou řídit jenom svůj čas, ale i svoje peníze. Dalším důvodem může být větší komfort pří plnění práce kvůli správnosti její organizace. Snížení rizika nedodržení terminů, 22 23
CIPRO, Martin. Delegování jako způsob manažerského myšlení: jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 1.vyd. Praha : Grada, 2009, s. 51 АРХАНГЕЛЬСКИЙ, Глеб. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Манн, Иванов и Фербер, 2007, s. 102.
17
možnost dříve skončit práci a věnovat zbylý čas svým osobnostním záležitostem, také může nápomoci změně myšlení mezi pracovníky. Je důležité postupovat kupředu pomalu, ale rytmicky. V tomto smyslu se zavedení time managementu podobá principu kaizen, neboli malé, ale neustálé zlepšování. Je vhodné alespoň jednou za týden nabízet podřízeným nové techniky time managementu. Lze se věnovat 15 minut na týdenních poradnách posouzení pozitivních a negativních stránek různých metod time managementu. Výměna názorů bude napomáhat zapojení pracovníků do problému správného řízení času. Občas je nutné zavedeni povinných metod time managementu. Ve firmě se soubor takových metod označuje jako standarty řízení času. Je nutné se vyhnout plošnému zavedeni jedině správných metod, doporučuje se držet principu „méně je více“.
Začít můžete
nenákladnými, ale užitečnými technikami, jako jsou diáře, algoritmy plánování, plánovací tabule apod. Hodně manažerů rádo používá metodu cukru a biče, neboli systém odměn a trestů. Tato metoda může motivovat pracovníky k lepším výsledkům, ale má se používat velmi opatrně, aby se správně stimuloval začínající růst efektivity. Kritériem efektivity v daném kontextu je včasné a kvalitní zvládnutí úkolu v souladu s cíli organizace. Jako příklad správné motivace Archangelsky uvádí odměnu třech majitelů nejlepších diářů jedním dnem volná, anebo trest v podobě pokuty ve výše jednoho pracovního dne za nejhorší diář. Trénink time managementu může pomoct lepé pochopit zásady time managementu, procvičit některé postupy a posílit spolupráci. Ale před tím, než podřízené pošlete na tento typ tréninku, zvažte jeho kvalitu a poměr výsledky-náklady. Špatná kvalita tréninku může pracovníky odradit. V případě zavedení nových metodik, technik a pomůcek time managementu zvažte možnost jejích aplikace na zkušební vzorek pracovníků či projektů. Tímto získáte přehled o všech pozitivních a negativních stranách nového přístupu v reálných podmínkách, ale s minimálními náklady času a úsilí.
18
4. Plánovací systémy V procesu řízení času hrají důležitou role různé pomůcky, jako například plánovací systémy. Takové systémy pomohou uspořit a organizovat čas, naučit se pravidelně písemně plánovat svůj den či týden. Vytváření takových písemnosti zaručí to, že se nebudete muset stresovat strachem, že zapomenete na něco důležitého. Nepřetržitý tok informací vyžaduje kontrolu a efektivní zpracování dat, což je přímo spojeno s úsporou času. Plánovací systémy lze rozdělit na papírové a elektronické. Každý z těchto typů má svoje klady a zápory. Proto je vhodné si uvědomit, co přesné od takového systému očekáváte a pak podle povahy a stylu práce zvolit nejvhodnější způsob. Také je dobré si uvědomit, že špatně používaný systém může snížit efektivitu práce, stejně jako dobrý plánovací systém nenahradí špatné pochopení principů plánování.
4.1 Papírové plánovací systémy Papírové plánovací systémy jsou vhodné především pro ty lidí, co raději místo počítače používají tužku a papír. Práce s takovými systémy je jednoduchá a lze se s nimi rychle naučit zacházet. Kromě toho, papírový systém jednoduše můžete vzít s sebou a nemusíte se bát, že se mu vybije baterka. Nestaráte se také o antivirové kontroly a jiné zabezpečovací programy. Na druhou stranu, při použití papírového systému nemůžete pružně reagovat na případné změny ve svém plánu. V takových situacích jste nuceni škrtat a přepisovat, co může na někoho působit nepřehledně a nepečlivě. Dalším problémem může být zálohování dat. Jediným řešením může být skenování a pořízení xerokopii. Ale možná největším problémem je synchronizace, neboli papírové systémy v tomto smyslu přináší nulovou míru flexibility. To znamená, že nemůžete mít přístup ke svým datům odkudkoliv, a proto jste nucené nosit všude s sebou diář. Nejjednodušší papírový systém je seznam činností, neboli „to do“ list, který se sepisuje hned ráno, nebo předem večer. Tento seznam úkolů lze doplnit také datem, do kdy má být splněn, a stupněm důležitostí. Avšak i po doplnění není tento systém vhodný pro složitější plánování. Dalším papírovým systémem je kalendář. Kalendáře se dělí na nástěnné a stolní. Používají se pro jednoduché zaznamenáni činnosti a pro kontrolu plnění. Nejpoužívanější papírový systém je diář. Jak jsem uvedla dříve, existují dva typy diářů: denní a týdenní. Typ diáře je vhodné zvolit podle typu plánování. V denním diáři každá stránka představuje jeden den, s tím že může obsahovat speciální místo pro různé druhy 19
poznámek. Týdenní diář má každý týden na jedné dvoustránce: pondělí až středa levá strana, čtvrtek až neděle pravá strana. Nejznámějším diářem je diář Moleskine, který existuje už víc než dvě stě let. Tento diář používali Pablo Picasso, Vincent Van Gogh, Ernest Hemingway. Tento diář vyniká svou odolností a komfortem použiti24. Z jednoduchých diářů se postupem času vyvinuly složitější papírové systémy, neboli organizéry, plánovací diáře apod. Tyto systémy nabízejí uživatelům pokročilejší funkce plánování v souladu s time managementem čtvrté generace. Pomocí organizérů lze sledovat a plánovat vše v nejrůznějších souvislostech a najednou. Rovněž nabízejí výrazně kvalitnější materiálové provedení. Zároveň je používání takového plánovacího diáře prestižní záležitostí. Příkladem je ADK diář, který obsahuje pět částí neboli kroků. V první častí plánovaní jsou týdenní a denní termínované formuláře. Druhá část obsahuje informace, které potřebujete mít s sebou, nebo projekty, úkoly a jejích terminy. Do této častí patří finanční plány, povinnosti, důležitá data narozenin a společenských událostí, které se každoročně opakují. Do třetího kroku náleží dlouhodobý plán a oblast priorit, ke kterým se pak přiřazují jednotlivé strategie. Čtvrtý krok obsahuje různé kreativní záznamy myšlenek, jako myšlenkově mapy, poznámky, osobní grafické náčrtky. Pátým krokem je „databanka standardizovaných znalostí a informace“. Pod tímto názvem se skrývá adresář ve dvou podobách: pro krátkodobé a dlouhodobé kontakty. Plánovací diář ADK existuje také v elektronické podobě a má přímou vazbu na některé standardní elektronické produkty, zároveň umožňuje tisknout individuální formuláře pro papírový plánovací systém ADK. Dalším příkladem plánovacího diáře je diář FranklinCovey. Hlavní předností tohoto diáře je filozofie, na které je založen. Spoluzakladatelem společností FranklinCovey je Stephen R. Covey, v České republice známý především díky své knize „The 7 Habits of Highly Effective People“, která vyšla pod názvem „7 Návyků skutečně efektivních lidí“. Tento plánovací systém vychází z hodnot popsaných v knize. Základní baliček diáře FranklinCovey obsahuje: -
denní či týdenní náplň,
-
stránky pro sepsání vašich hodnot, rolí a poslání,
-
formuláře pro stanovení cílů a jejich rozepsání do dílčích kroků,
-
pravítko pro nalistování aktuálního dne,
-
kartičky "týdenní kompas" na celý rok (kartičky slouží k sepsání úkolů „Velkých kamenů“ v daném týdnu),
24
Moleskine [online]. [cit. 2012-05-15]. Dostupné z WWW: http://www.moleskine.com/moleskine_world/
20
-
jednoduchý adresář,
-
jednoduché finanční formuláře,
-
záznam klíčových informací,
-
5 volných oddělovačů.
I přesto, že pokročilé papírové plánovací systémy mají řadu užitečných funkcí, mají i jednu velkou nevýhodu: stojí opravdu hodně peněz. Například cena plánovacího systému ADK se pohybuje od 800 do 9000 korun českých, cena diáře FranklinCovey od 1700 do 6000 korun českých.
4.2 Elektronické plánovací systémy Technicky založení lidé preferují používání elektronických plánovacích systémů. Na rozdíl od papírových nabízejí pokročilou uživatelskou podporu. Hlavním důvodem proč používat elektronický plánovací systém je možnost synchronizace dat, kdy můžete mít současně stejný elektronický plánovací systém na počítači, internetu, mobilním telefonu nebo tabletu s možnosti jejich vzájemného propojení. To vám umožní nahlédnout do svého elektronického diáře odkudkoliv. Další jejich předností je možnost zálohování. Na rozdíl od papírových diářů proces zálohování trvá jen několik vteřin. Data v tomto systému můžete také hranit heslem. V množství uložených dat vám pomůže rychle se zorientovat funkce vyhledávání a třídění dat. Někdo uvitá i možnost snadno přepisovat data bez nutností škrtání. Hlavní nevýhodou plánovacích systému je jejich nepružnost. Předem jsou definovány hranice bez možnosti jejich potenciální úpravy. Také nenabízejí prostor pro kreativitu. A pro někoho může být problémem ovládání takového systému. Jiným vadí, že musí neustále myslet na nabíjení baterky. Nesmíme také zapomenout na nutnost chránit uložená data proti vírům. Elektronické plánovací systémy lze rozdělit podle toho, zda se používají na počítači, PDA, tabletu nebo telefonu. Dále se budeme zabývat pouze plánovacími systémy Microsoft Outlook a Google Aps pro počítače s možností synchronizace s mobilním telefonem anebo tabletem. Microsoft Outlook je nejrozšířenější klient pro skupinovou spolupráci ve firemní sféře. Je to univerzální, mnohostranný, variabilní software. Jednou z jeho předností je i synchronizace s telefonem. Microsoft Outlook obsahuje šest částí: Kalendář, Úkoly, Pošta, Kontakty, Poznámky, Deník. Pomocí „Kalendáře“ lze sestavovat vlastní rozvrh, rozlišovat různými barvami různé typy úkolů. Pro manažery je užitečná možnost sledovat kalendáře podřízených a spolupracovníků pomocí Exchange-servisu a automatická přednastavitelná analýza jejich času. Část „Úkoly“ představuje kontextní plánování. Můžete vytvářet různé kategorie úkolů, 21
čímž si zjednodušíte práci s úkoly a zlepšíte jejich přehlednost. Manažeři mohou vidět informace o procesu plnění delegovaných úkolů a také analyzovat úkoly pomocí různých pohledů, například časové výdaje, včasnost plnění apod. Část „Kontakty“ umožňuje vytvořit jedinečnou bázi kontaktů a sledovat jejich vztah k úkolům, schůzkám a poznámkám. To umožňuje rychle zjistit kdo nad jakým projektem pracuje, jaké důležité kontakty k tomu potřebuje. Pomocí „Pošty“ je možné nastavit frekvenci kontroly poštovní schránky, automatické zpracování doručených dopisů, standardizaci typizovaných dopisů. Část „Deník“ umožňuje zafixovat časové náklady na různé druhy činností ručně pomocí stopek nebo automaticky pomocí přednastaveni a pak je analyzovat. Pomocí „Poznámek“ lze zaznamenat veškeré myšlenky, nápady, které souvisí s určitým problémem. Microsoft Outlook pomáhá vytvořit jediný integrovaný systém oběhu dokumentů v organizace, vzájemných vztahů s klienty a také organizovat efektivní systém kontroly úkolů a projektů. Balík služeb Google Aps od společnosti Google je další možností použiti elektronických nástrojů. Toto řešení je dostupné pro malé, střední i velké podniky, přičemž do 10 uživatelů je navíc poskytováno zcela zdarma. Filozofie Google má tří základní aspekty: jednoduchost používání, přistup odkudkoliv a flexibilita. V kontextu time managementu se nejvíce používají Google Tasks, Gmail, Google Calendar. Jako pomocník může také sloužit Google Reader jako RSS čtečka nebo Google Docs jako on-line kancelářský balík. Pro správu úkolů se používá Google Tasks, který umožňuje organizovat úkoly do libovolného počtu seznamů, přiřadit jim termín splnění a poznámku. Webové prostředí Gmail je klientem pro prací s elektronickou poštou. Příchozí poštu je možné pro lepší orientaci označovat štítky a přidávat jim příznak důležitosti. Google Calendar umožňuje vytvářet libovolný počet barevně odlišených kalendářů. Navíc je možné přijímat kalendáře jiných lidí nebo organizací.
22
5. Praktická část Cílem praktické části je demonstrovat použití time managementu na příkladu dvou vybraných manažerů, porovnat zjištěné výsledky s teoretickými východisky a formulovat doporučení pro správnou organizaci času manažerů. Potřebné údaje byly získány pomocí dotazníku, který obsahoval deset otázek: 1. Název pracovního místa, na kterém jste pracovali nebo pracujete. 2. Název společnosti, pro kterou jste pracovali nebo pracujete. 3. Popis pracovní náplně. 4. Popis standardního pracovního dne. 5. Principy, podle kterých řídíte svůj čas. 6. Postup plánování pracovního dne či týdne. 7. Jaké pomůcky pro řízení svého času používáte (diáře, organizér, software apod.)? 8. Jak postupujete při delegování úkolů podřízeným? 9. Máte zkušenosti se zavedením time managementu mezi svoje kolegy a podřízené? Pokud ano, jaké techniky jste k tomu používali? 10. Jak podle vás znějí pravidla time managementu? První čtyři otázky popisují pracovní místo, pracovní náplň a pracovní den. Dalších pět otázek je zaměřeno na užití time managementu v praxi. Poslední otázka zjišťuje nejpodstatnější pravidla time managementu, které respondenti mohou doporučit ostatním manažerům. V roli respondentu vystupovali dva manažeři z různých společností, jeden z České Republiky, druhý z Ruské Federace.
5.1 Odpovědi prvního respondenta 1. Název pracovního místa, na kterém jste pracovali nebo pracujete. Manažer pro řízení změn a komunikace. 2. Název společnosti, pro kterou jste pracovali nebo pracujete. Siemens AG, Praha 3. Popis pracovní náplně.
23
-
Realizace globálních projektů v oblasti neustálého zlepšování (technologie, procesy, organizační design, kultura atd.)
-
Zajišťování podpory komunikace, a to jak interní (uvnitř projekčního týmu), tak externí (mezi projektem a podnikem).
-
Vývoj a implementace metodik a nástrojů pro řízení změn. 4. Popis standardního pracovního dne.
-
Prohlížení plánů na den a týden, upřesnění plánovaných akci dle potřeby.
-
Rozdělení úkolů na den dle Eisenhowerového principu na důležité a nedůležité, naléhavé a nenaléhavé
-
On-line jednání, hovory, status updaty.
-
Oběd.
-
Pošta, práce s písemnými podklady.
-
Shrnutí výsledků činnosti za den.
-
Aktualizace plánů na příští dny s ohledem na dlouhodobý harmonogram projektu. 5. Principy, podle kterých řídíte svůj čas.
-
V souladu s cíli a podcíli sestavuji dlouhodobý pracovní plán.
-
Dlouhodobý plán se dělí na krátkodobé plánování.
-
Vždycky zvažuji priority.
-
Používám princip Eisenhowera. 6. Postup plánování pracovního dne či týdne. Nejdřív se stanoví cíle, z nich vychází dlouhodobé a pak i krátkodobé plány. 7. Jaké pomůcky pro řízení svého času používáte (diáře, organizéry, software apod.)?
-
Diář a tužka.
-
MS Outlook.
-
MS Project.
-
Shared Point. 8. Jak postupujete při delegování úkolů podřízeným?
-
Nejprve přesně určím delegované a nedelegované úkoly. 24
-
Zaučím podřízené v práci s delegovaným úkolem.
-
V počáteční fázi delegování je třeba provádět kontrolu po krátkých časových úsecích, později lze kontrolu provádět po delších časových úsecích.
-
Nedeleguji odpovědnost za konečné výsledky práce, ta vždy zůstává nadřízenému. 9. Máte zkušenosti se zavedením time managementu mezi svoje kolegy a podřízené? Pokud ano, jaké techniky jste k tomu používali?
-
Osobní příklad.
-
Zapojení podřízených do projektů, ve kterých je time management velice důležitý.
-
Provádění tréninku s externími poskytovateli.
-
Studium doporučených publikací.
-
Seznámení se s metodami time managementu (metoda SMART, matice Eisenhoweru, snímek pracovního dne apod.). 10. Jak podle vás znějí pravidla time managementu? Čas znamená peníze, jde o vzácný a omezený zdroj. Proto je důležité správně plánovat svůj
den, týden nebo měsíc, realizovat svoje plány, analyzovat výsledky, neustále se zlepšovat.
5.2 Doporučení pro prvního respondenta Z odpovědí na otázky je vidět, že se první manažer time managementem skutečně zabývá, že se snaží řídit svůj čas i čas svých podřízených. Kontrola diáře ráno a večer, stejně jako upřesnění plánu je prospěšný zvyk pro efektivní práci. Shrnutí výsledků denní činností napomáhá kontrole a podporuje motivaci. Manažer aktivně používá Eisenhowerův princip, což určitě pomáhá vymezení důležitých aktivit a cílenému provádění práce. Ovšem zůstává otázkou, jak se zjištěnými výsledky nakládá. Není zcela zřejmé, zda se zaměřuje na naléhavé a důležité, respektive zda se více zabývá prevencí v podobě důležitých, ale nenaléhavých úkolů. Zajímavě je popsano zavedení time managementu na pracovišti. V této oblasti lze také vyzkoušet i správně nastavený systém odměn a trestu. Použiti on-line jednání je také zajímavou oblastí implementace time managementu. Při použiti on-line video hovoru nebo konference přes Skype se můžete vyhnout dopravním zácpám a zúčastnit se jednání z jakéhokoliv místa. Manažer také zmínil použití metody SMART a časového snímku pracovního dne, které napomáhají lepšímu pochopení cílů a problémů. Při popisu procesu delegování má manažer chybnou představu o delegování zodpovědnosti za výsledky. Jak bylo popsáno v teoretické častí, míra zodpovědnosti za výsledky by měla narůstat s právem 25
rozhodování. Také je otázkou, co přesně manažer pokládá za delegované úkoly a co ne. Delegovat by se měly pouze pro manažera nedůležité úkoly. Další otázkou pro zamyšlení je rytmus pracovního dne. Za prvé, z popisu pracovního dne je vidět, že větší část pracovních úkolů je možné plnit z pohodlí domova pomocí komunikačních a informačních technologií. Za druhé, lze doporučit zavedení rytmického střídání činností a aktivního odpočinku během přestávek. Co se tyče použití nástrojů time managementu, oceňuji jejich výběr jako profesionální, ale navrhuji několik vylepšení. Za prvé, manažer používá denní diář, což může vést k nepřehlednosti úkolů a k stresovým situacím. Použití týdenního diáře může zlepšit přehled o plánovaných úkolech v delším časovém horizontu. Za druhé, manažer nevyužívá všechny možností programu MS Outlook. Tady lze doporučit zařídit pro sebe a svoje podřízené kurz práce s MS Outlook, se zaměřením na nepoužívané funkce. Také nesmíme zapomenout na možnost propojení MS Outlook v organizaci a tím vytvoření efektivnějšího systému komunikace a řízení. Celkově je možné hodnotit organizaci práce tohoto manažera jako velice efektivní.
5.3 Odpovědi druhého respondenta 1. Název pracovního místa, na kterém jste pracovali nebo pracujete. Projektový manažer 2. Název společnosti, pro kterou jste pracovali nebo pracujete. „Turbomilk“, Ruská Federace, Samara 3. Popis pracovní náplně. Viz popis standardního pracovního dne 4. Popis standardního pracovního dne. První hodina – třídění pošty a upřesnění plánu na den. Druhá hodina – práce s týmem, kontrola delegovaných úkolů. Třetí hodina – řízení projektů. Čtvrtá hodina – strategické otázky. Pátá hodina – oběd. Šestá hodina – otázky prodeje. Sedmá hodina – rozvoj nástrojů. Osmá hodina – manažerská evidence 26
5. Principy, podle kterých řídíte svůj čas. -
Standardní pracovní rozvrh na týden.
-
Seznamy úkolů – každé kategorii z týdenního rozvrhu naleží stejná kategorie v seznamu úkolů.
-
Inbox – nové úkoly během dne, aby se nepřerušovala hlavní činnost. Na konci dne úkoly z tohoto seznamu putují do hlavního seznamu úkolů.
6. Postup plánování pracovního dne či týdne. Existuje speciální pracovní rozvrh na týden, ve kterém je každá hodina pracovního času spojena s jednou z kategorií. Na začátku každého týdne se tento rozvrh bere jako osnova a doplňuje se o nové skutečnosti, přizpůsobuje se současné situaci. Každá pracovní hodina během dne se děli na 50 minut hlavní činnosti a 10 minut odpočinku. Během pracovních 50 minut se nejdřív vykonává prioritní činnost z kategorie, a pokud ještě zbývá čas, tak ostatní úkoly související s kategorií. 7. Jaké pomůcky pro řízení svého času používáte (diáře, organizéry, software apod.)? -
Nejvíc se používá MS Outlook pro rozvrh a sepsaní úkolů.
-
Skype pro video-konference
-
Dropbox25 pro sdílení souboru pomocí Internetu
-
Evernote26
-
Gmail pro zprávu e-mailu
-
iPad, iPhone pro přistup k datum odkudkoliv
-
Dřív se používal servis Toodledo pro zprávu úkolů
8. Jak postupujete při delegování úkolů podřízeným? Nejdřív přesně definuji úkol a rozdělím ho na části neboli stadii.
Na každé stadii
kontroluji, jak se pokračuje v jeho plnění, pomáhám, pokud je to potřebné a na konce schvaluji výsledek. 9. Máte zkušenosti se zavedením time managementu mezi svoje kolegy a podřízené? Pokud ano, jaké techniky jste k tomu používali? -
Systém odměn a trestu.
25
Dropbox je webové úložiště, které využívá cloud computingu a umožňuje tak uživateli ukládat a sdílet soubory a složky s ostatními uživateli internetu pomocí synchronizace souborů. 26 Evernote je jednoduchá aplikace pro správu poznámek.
27
-
Osobní příklad spojený s charismatem.
10. Jak podle vás znějí pravidla time managementu? Pro každou činnost je nutné vymezit místo v denním rozvrhu. Pokud víte, že každý den strávíte hodinu brouzdáním po internetu, máte si tuto hodinu zapsat do rozvrhu. Pokud si něco dopředu naplánujete, pak určený čas věnujte pouze tomuto úkolu. Je důležité úkoly neustále neodkládat. Pokud je něco zapsáno v Inboxu víc než 3 týdny, je nutné to udělat, nebo zcela vyškrtnout. Princip nádoby s kameny, kamínky a pískem podle Stephena R. Covey.
5.4 Doporučení pro druhého respondenta Odpovědi druhého manažera jsou velice podrobné a přínosné. Manažer praktikuje vlastní systém plánování dne, který se ještě v žádné publikaci nevyskytuje. Bohužel tento systém se nehodí pro všechny. Málokdo dokáže rozdělit svůj den na přesně definované bloky s tím, že se budou opakovat každý den či týden. Za prvé, je to v rozporu s pravidlem plánování pouze 60 % svého času. Za druhé, žijeme v rychle se měnícím světě. Každý den se setkáváme s jinými úkoly, občas se potřebujeme soustředit pouze na jeden úkol, proto nemůžeme rozdělit jeden pracovní den na 8 hodin tak, abychom se mohli každou hodinu věnovat jiné činnosti, a aby se toto rozdělení pořad opakovalo. Ale zároveň chci ocenit správné rozdělení práce. Střídaní práce a odpočinku napomáhá zvýšení produktivity a lepšímu soustředění. Také bych mohla doporučit využití biorytmu s tím, že v čase největší aktivity vykonáme nejsložitější práce. Další pozitivní věcí na zvoleném způsobu plánování manažera je důraz na priority. Tím, že každou hodinu začíná prioritními úkoly, klesá riziko ztráty času nedůležitými záležitostmi. Dalšími zajímavými prvky plánování manažera jsou seznamy úkolů a Inbox. Takové seznamy se skvěle hodí pro vyčištění mozku od zbytečných informací. Zajímavé je také členění hlavního seznamu úkolů na kategorie, které napomáhají snadno se orientovat v naplánované činnosti na pracovní den. Co se tyče použiti Inboxu, tento termín pochází z knihy Davida Allena „Getting Things Done“. Inbox znamená „schránku“, kam shromažďujeme úkoly, nápady, informace. Manažer ale používá tento termín v poněkud netradičním významu. Za prvé, nevyužívá metody Getting Things Done (GTB) jako celku. Za druhé, do tohoto seznamu začleňuje pouze určitý druh úkolů. Plusem tohoto specifického používání je přesnější a možná i srozumitelnější rozdělení různých seznamů. Oceňuji důraz na každodenní vyprazdňování Inboxu. Právě to napomáhá jeho správnímu fungování. Co se týče používání pomůcek, kromě už výše popsaných elektronických plánovacích systému jako Outlook a Gmail, manažer používá řadu dalších. Ale zase je otázkou, jestli 28
takové množství nástrojů není zbytečné. Funkce Gmailu a Toodledo lze například najít v MS Outlook. To znamená, že MS Outlook by se používal nejenom pro rozvrh a sepsaní úkolu, ale i pro poštu, poznámky, kontakty. Také z důvodu usnadnění komunikace a koordinace mezi pracovníky týmu navrhuji vytvořeni jediného integrovaného systému na bázi MS Outlook. Dropbox a Evernote, stejně jako Skype, lze ponechat jako pomocníky pro zvyšování efektivnosti a jednodušší sdílení informací pomocí internetu, buď prostřednictvím hovorů nebo sdílení dokumentů. Zároveň je přístup k těmto službám možný i přes smart-telefony a tablety. Velice užitečná jsou i pravidla time managementu, která manažer doporučuje. Zahrnuti do rozvrhu všech druhů aktivit umožní strávit nedůležitými činnostmi jen povolený čas. Hlavním úkolem je snažit se tento čas minimalizovat. Druhé pravidlo je také velmi důležité. Hodně lidí si umí správně naplánovat svůj den, ale pak naplánovaný čas věnují něčemu jinému a nedodržují svůj rozvrh. Proto je zásadní pochopení toho, že čas určený pro nějaký úkol patří pouze tomuto úkolu. Zároveň se tady můžeme setkat s neočekávanými událostmi, pak je otázkou, jak je začleníme do rozvrhu. Další pravidlo je zaměřeno na každodenní odkládáni úkolů. Často se lze setkat se situací, kdy termín splnění úkolu se pořad posouvá na další den. V tomto případě může být princip 3 týdnů velmi užitečný. Posledním pravidlem je zásada důležitosti. Podle Stephena R. Covey platí, že pokud naplníme nádobu pískem, nezůstane místo pro velké kameny a kamínky. Ale pokud nejdřív dáme do nádoby velké kameny a následně kamínky, vejde se tam i písek. Kameny v tomto příkladu znázorňují důležité věci v životě, kamínky méně důležité věci, a písek ostatní nedůležité věci. Z toho vyplývá, že nejdřív máme usilovat o plnění důležitých úkolů, zbylý čas se máme věnovat méně důležitým věcem a nedůležité věci přijdou na samy konec. Celkově lze přistup manažera k plánování pracovního času hodnotit jako velice inovativní a nevšední. Ovšem tento způsob plánování vyžaduje určitou zodpovědnost a ne každý manažer se bude moci tímto přístupem řídit. Ale pokud manažerovi tento způsob plánování času vyhovuje, necítí se pod tlakem rozvrhu a jeho pracovní náplň nenese velkou míru nejistoty, tak nevidím důvod měnit přístup k plánování času.
29
6. Zásady správné organizace času Na základě porovnání skutečného plánování času dvou manažerů s teoretickými východisky je možné formulovat zásady správné organizace času manažera: 1. Mít neustále na paměti cíle a priority. Abychom v životě něčeho dosáhli, je důležité vědět, kam chceme směřovat. Přesné vymezení cílů a priorit nám pomáhá stanovit, co je důležité, jakým činnostem se věnovat. Pokud známe svoje cíle a priority, můžeme stanovit i kroky k jejich dosažení. 2. Snažit se co nejvíce času věnovat důležité, ale nenaléhavé činnosti. Pokud se budeme soustředit pouze na důležité a naléhavé činností neboli krize a problémy, budeme neustále pod tlakem a ve stresu. Pokud chceme dosáhnout vnitřní rovnováhy, musíme těmto problémům předcházet, musíme se zaměřit především na důležité a nenaléhavé činnosti. 3. Systematicky plánovat svůj čas. Při sestavování rozvrhu dne či týdne je nejdůležitější frekvence těchto činností. Plánování času musí být soustavné. 4. Plánovat pouze 60 % svého času. V současných rychle se měnících podmínkách, musíme ve svých plánech vždy počítat s určitou časovou rezervou. Obecně se doporučuje počítat se 40 % časovou rezervou, která nám vždy umožní dodržet domluvené terminy, a to i v případě neočekávaných událostí. 5. Delegovat úkoly, které mohou být delegovány. Pokud se nejedná o pro nás důležitý úkol, můžeme jej delegovat podřízeným. Tím získáme více času na pro nás podstatné činnosti. 6. Současně se soustředit jen na jeden úkol. Pokud se zabýváme více úkoly najednou, nevěnujeme se ani jednomu z nich naplno. Pokud budeme dělat úkoly postupně, budeme se moci více soustředit a tím dosáhneme i lepších výsledků. 7. Efektivně využívat pomůcky. Je v podstatě jedno, jestli zvolíme elektronický nebo papírový plánovací systém. Důležité je, co do zvoleného systému zahrneme, jak často ho budeme používat, budeme li dodržovat vše, co jsme naplánovali. Na druhou stranu se nedoporučuje používání příliš velkého množství pomůcek najednou, protože pak ztrácíme přehled o tom, kde máme zapsané podstatné informace.
30
8. Identifikovat a eliminovat rušivé vlivy. Rušit mohou být jak časté telefonáty a emaily, tak i kolegové nebo podřízení. Rušivé vlivy mohou být také vnitřní, například pocit stresu nebo nespokojenosti. To vše způsobuje narušení soustředění a obrací pozornost na nepodstatné věci. Zásadní je vymezit, co nás ruší a snažit se to eliminovat. 9. Pravidelné střídat práce s odpočinkem. Aby naše práce byla efektivní, musíme brát v úvahu fáze poklesu a nárůstu aktivity. Pro snížení únavy během pracovního dne se doporučuje zařadit každou hodinu desetiminutovou přestávku. Během této přestávky je důležité změnit charakter činnosti. Pro manažerskou sedavou práci bude vhodné začlenit do takové přestávky několik krátkých cvičení. 10. Šířit pravidla time managementu mezi kolegy a podřízené. Obvykle odsuzujeme krádež osobních věcí, ale zároveň považujeme za normální situace krádeže času. Běžným příkladem je pozdní příchod na domluvenou schůzku o 20 až 30 minut. Abychom omezili takové situace v pracovním životě, je potřeba seznámit kolegy a podřízené s pravidly time managementu a dosáhnout jejich každodenního dodržení.
Cílem dodržování uvedených zásad správné organizace času je dosáhnout zvýšení efektivity práce a vnitřní spokojenosti. Přitom není podstatné dodržovat všechny uvedené zásady, ale najít si určitý vlastní způsob organizace času, který upokojí naše potřeby a ten systematicky používat pro zlepšení našeho pracovního i osobního života.
31
Závěr Cílem bakalářské práce bylo analyzovat pojetí a nástroje time managementu v práci manažera, demonstrovat použití time managementu na příkladu dvou vybraných manažerů, porovnat zjištěné výsledky s teoretickými východisky a formulovat doporučení pro správnou organizaci času manažerů. Teoretická část shrnula zásady a postupy efektivní organizace času. Praktická část demonstrovala použití time managementu na příkladu dvou vybraných manažerů. Výsledkem jsou doporučení pro správnou organizaci času manažerů. Time management se zabývá hospodaření s časem. Jde o zásady a postupy, pro plánován a řízení času za účelem zvýšení efektivnosti využití času. Mezi přínosy time managementu, které jsou užitečné především pro manažery, patří úspora pracovního času a zefektivnění práce, což se pozitivně odráží ve výsledcích manažerů i firmy. Pokud chce být manažer efektivnější a výkonnější, měl by se naučit efektivně organizovat čas svůj i čas svých podřízených. Měl by se naučit stanovovat svoje cíle a priority a řešit především nenaléhavé a důležité úkoly. Schopnost delegovat rutinní a nedůležité úkoly na podřízené poskytuje manažerovi prostor pro úkoly s vyšší prioritou, ovšem není možné být efektivní na 100 %, pokud nekoordinujeme osobní time management se spolupracovníky, podřízenými atd. Proto je důležité aplikovat time managementu v týmu, na pracoviště. V procesu řízení času hrají významnou roli i různé pomůcky, jako například plánovací systémy. Takové systémy pomáhají organizovat a systematicky plánovat den či týden. Výsledkem je nejenom dobře a včas odvedená práce, ale i záruka vnitřního uspokojení.
32
Literatura ● АРХАНГЕЛЬСКИЙ, Глеб. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Манн, Иванов и Фербер, 2007. ISBN 978-5-902862-37-6. ● АРХАНГЕЛЬСКИЙ, Глеб. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007– 2010. Манн, Иванов и Фербер, 2010. ISBN 978-5-91657-131-8. ● CAUNT, John. Time management: jak hospodařit s časem. 1. vyd. Praha : Computer Press, 2001. 125 s. ISBN 80-7226-441-9. ● CIPRO, Martin. Delegování jako způsob manažerského myšlení: jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 1. vyd. Praha : Grada, 2009. 159 s. ISBN 978-80-247-2945-9. ● COVEY, Stephen R. 7 návyků skutečně efektivních lidí: zásady osobního rozvoje, které změní váš život. 2. vyd. Praha: Management Press, 2011. 342 s. ISBN 978-80-7261-241-3. ● GRUBER, David. Time management: rady a tipy jak efektivně hospodařit s časem. 1. vyd. Praha : Management Press, 2002. 175 s. ISBN 8072610651. ● KNOBLAUCH, Jörg, WÖLTJE, Holger. Time management: jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 1. vyd. Praha: Grada, 2006. 106 s. ISBN 80-247-1440-X. ● KOCH, Richard. Pravidlo 80/20: umění dosáhnout co nejlepších výsledků s co nejmenším úsilím. 2. aktualiz. vyd. Praha: Management Press, 2008. 243 s. ISBN 978-80-7261-175-1. ● МОРГЕНСТЕРН,
Джулия.
Тайм-менеджмент.
Искусство
планирования
и
управления своим временем и своей жизнью. Добрая книга, 2007. ISBN 5-94015-0055. ● PACOVSKÝ, Petr. Člověk a čas: time management IV. generace. 2. aktualiz. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006. 259 s. ISBN 80-247-1701-8. ● SMITH, Hyrum W. 10 přírodních zákonů managementu času a života: jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 1. vyd. Praha: Pragma, 1998. 247 s. ISBN 80-720-5587-9. ● СТЕПАНОВ, Сергей. Скажем переработкам нет!. Эксмо, 2010. ISBN 978-5-69944243-0. ● UHLIG, Beatris. Time management: staňte se pánem svého času. 1. vyd. Praha: Grada, 2008, 153 s. ISBN 978-80-247-2661-8. ● ТРЕЙСИ, Брайан. Управляй своим временем и удвой результаты. Вильямс, 2008. ISBN 978-5-8459-0790-5. 33
● VEBER, Jaromír a kol. Management: základy, prosperita, globalizace. 1. vyd. Praha : Management Press, 2006. 700 s. ISBN 80-7261-029-5.
Internetové zdroje ● ADK [on-line]. © 2008 ADK [cit. 2012-05-15]. Dostupné z WWW: http://www.adk.cz/ ● Delegování. Vedeme.cz [on-line]. © 2005–2012 Vedeme.cz [cit. 2012-05-15]. Dostupné z WWW:http://www.vedeme.cz/index.php?view=category&id=64%3Adelegovani&optio n=com_content&Itemid=214 ● Důležité a naléhavé - Time management II kvadrantu. Patrik Šlechta [online]. © 2012 Patrik
Šlechta
[cit.
2012-05-14].
Dostupné
z
WWW:
http://www.patrik-
slechta.cz/2010/03/dulezite-a-nalehave-time-management-ii-kvadrantu/ ● Franklin Covey [on-line]. © 2008 FranklinCovey [cit. 2012-05-15]. Dostupné z WWW: http://www.franklincovey.cz/ ● Mít vše hotovo.cz [on-line]. © 2012 Mít vše hotovo.cz [cit. 2012-05-15]. Dostupné z WWW: http://www.mitvsehotovo.cz/ ● Microsoft Office [on-line]. © 2012 Microsoft [cit. 2012-05-15]. Dostupné z WWW: http://www.microsoft.com/ ● Moleskine [on-line]. [cit. 2012-05-15]. Dostupné z WWW: http://www.moleskine.com/ ● Obrázky produktu Denní plán. Mefisto [online]. © 2010 Mefisto s.r.o. [cit. 2012-05-15]. Dostupné
z
WWW:
http://www.mefisto2000.cz/diare-adk/format-a5/denni-plan-
terminovany-adk-a5-2012/ ● Time Management Tools. Time Management Help [on-line]. © 2012 [cit. 2012-05-15]. Dostupné z WWW: http://www.timemanagementhelp.net/ ● Time management. Wikipedia, the free encyclopedia [on-line]. 2007-03-22 [cit. 2012-0515]. Dostupné z WWW: http://en.wikipedia.org/wiki/Time_management. ● Týdenní diář. Studeny Group [online]. © 2011 Studený Group s.r.o. [cit. 2012-05-15]. Dostupné
z WWW:
http://www.studeny.eu/produkt/tydenni-diar-tomas-balacron-a4-
modra-diare-2012-btt7-1/
34
