VŠTVS PALESTRA
Systém školení obecných a odborných kompetencí dobrovolníků při sportovních akcích pro veřejnost
Kompetence dobrovolníků
Obsah
1.
Motivace dobrovolníků
1
1.1
Motivace dobrovolníků v regionálním sportu
1
1.2
Motivace dobrovolníků při sportovních akcích
2
1.2.1
Motivace dobrovolníků při pořádání maratonů
2
1.3
Motivace dobrovolníků při Olympijských hrách
3
1.3.1
Příklad z praxe – Olympijské hry v Londýně
3
1.4
Shrnutí
4
2.
Management dobrovolníků
5
2.1
Model managementu dobrovolníků
5
2.2
Koordinátor dobrovolníků
5
2.2.1
Profil koordinátora dobrovolníků
6
2.2.2
Osobní kvality koordinátora
6
2.2.3
Koordinátor jako manažer lidských zdrojů
6
2.2.4
Schopnost vedení
7
2.2.5
Zkušenosti a vzdělání
8
3.
Oslovení dobrovolníků
9
3.1
Příprava
9
3.2
Marketing
9
3.3
Komunikační kanály pro nábor dobrovolníků
10
3.3.1
„In-house“ nábor – „word of mouth“
10
3.3.2
Aktivní oslovení institucí
10
3.3.3
Reklama
11
4.
Výběr a školení dobrovolníků
12
4.1
Výběr dobrovolníků
12
4.1.1
Pohovory – noty
13
4.2
Školení dobrovolníků
14
4.2.1
Školení ve skupině (před akcí)
15
4.2.2
Školení na místě (při akci)
15
4.2.3
Obsah školení
15
5.
Formy spolupráce s dobrovolníky
16
5.1
Smlouva o spolupráci
16
5.2
Komunikace s dobrovolníky v průběhu akce
17
6.
Ocenění a udržení dobrovolníků
18
6.1
Tipy pro ocenění dobrovolníků
18
6.2
Udržení dobrovolníka
18
1
Kapitola
1.
Motivace dobrovolníků
Dobrovolníci ve sportu mají obvykle jinou motivaci než dobrovolníci, kteří pracují v jiných oblastech (dobrovolníci ve zdravotnictví, sociálních službách, kultuře apod.). Dobrovolnictví je rozdílné od placené práce, jelikož dobrovolníci poskytují práci či služby bez obdržení přímé finanční odměny. Dobrovolnictví je tak založeno na dobré vůli, a proto je řízení dobrovolníků, jejich management, odlišný od obecného vedení a řízení lidí v obchodních společnostech. Zaprvé, motiv organizátorů sportovních akcí pro nábor dobrovolníků je zcela zřejmý, a sice snížení personálních nákladů a zvýšení kvality při organizaci samotné sportovní akce. Vedoucí dobrovolníků musí znát motivy dobrovolníků, proč se chtějí do sportovní akce zapojit, a podle toho nasadit správnou náborovou kampaň, poskytnout jim školení a najít způsoby, jak si dobrovolníky udržet i do příštích let. Zadruhé, dobrovolnictví na sportovních akcích obvykle znamená zapojení velkého počtu dobrovolníků, kteří pracují pouze v krátkém časovém horizontu. Vezmeme-li to na příkladu největších sportovních událostí na světě (Olympijské hry, mezinárodní mistrovství světa apod.), dobrovolníci se zřídkakdy účastní stejné sportovní akce dvakrát a organizátoři se tak nemohou spoléhat na skupinu zkušených dobrovolníků. Povzbudit dobrovolníky, aby vyvinuli vlastní invenci a přispěli tak k úspěchu celé akce, může být prvním cílem managementu dobrovolníků. Vedoucí dobrovolníků by proto měl znát cíle organizace, jaké dobrovolníky sportovní akce přitahuje a samotnou motivaci dobrovolníků. Porozumění motivaci dobrovolníků umožňuje vedoucím dobrovolníků stanovit lepší způsoby náboru dobrovolníků, jejich výběru, školení, organizaci a stanovení strategií pro jejich udržení pro dlouhodobou spolupráci. Vedoucí dobrovolníků by měl při náboru dobrovolníků poskytnout takové informace o sportovní akci, aby se mu dostalo ujištění, že má vybraná skupina dobrovolníků správnou motivaci. Dobrovolník bez motivace způsobí ztrátu jak organizaci, tak sobě z hlediska hodnocení času a zpětného osobního užitku. Ačkoliv dobrovolníci nepožadují za práci finanční odměnu, neznamená to, že nepotřebují být odměněni. Vedoucí dobrovolníků by měli na základě znalosti motivace dobrovolníků umět odhadnout, jaký způsob odměny je pro dobrovolníky nejlepší a vhodný. 1.1
Motivace dobrovolníků v regionálním sportu
V regionálním sportu jsou dobrovolnické aktivity zapotřebí v delším horizontu a v pravidelných opakujících se intervalech (regionální ligové zápasy apod.). Dobrovolnické aktivity vyžadují zpravidla určité specifické dovednosti a odbornost (certifikát, trenérské oprávnění apod.) a zahrnují organizátory a dobrovolníky často pouze z regionu.
1
Nejčastější motivací dobrovolníků bývá snaha podpořit sportovní klub, ve kterém dobrovolník vyrostl a ztotožnil se s jeho cílem. Dobrovolník zde využívá svých schopností pomoci, znalosti daného prostředí a stává se tak užitečným dané sportovní organizaci, která jeho práci oceňuje. Dobrovolnictví je v regionálním rozsahu důležitou součástí života komunity. Je běžné, když budete pořádat jakoukoliv akci v místním rozsahu, která nemá žádnou ambici dané místo překročit, že požádáte o pomoc a spolupráci především místní organizace, spolky a společnosti – dobrovolné hasiče, členy místních sportovních klubů apod. To jsou skupiny nebo organizace, které v případě dobrého záměru akci podpoří svojí pomocí právě díky vztahu ke komunitě a ne k případnému mediálnímu zviditelnění. Vždy vycházejte z toho, že dobrovolnictví a spolupodílení se na konkrétních akcích je pro místní komunitu důležité a že máte v místě partnery, které je třeba ke spolupráci přizvat. Každá akce se koná v konkrétním místě a má velmi konkrétní vztah a (snad i) přínos pro dané místo. Bez velmi konkrétního propojení a podpory od místních obyvatel a organizací se vám velmi pravděpodobně nepodaří připravit a realizovat kvalitní akci. A je celkem jedno, jestli plánujete sportovní odpoledne pro děti místní mateřské školky, nebo akci s potenciálem mezinárodního a prestižního závodu. 1.2
Motivace dobrovolníků při sportovních akcích
Dobrovolnictví na sportovních akcích je většinou kratšího charakteru (jednodenní akce – vícedenní akce), nepravidelně se opakující, s celorepublikovým či mezinárodním dosahem a vyznačující se vysokou soutěživostí a prestiží. Dobrovolníci pomáhají, protože touží být užitečnými a přispět tak k úspěchu akce. Dalšími motivátory jsou sociální integrace, networking či využití osobních dovedností při dobrovolnické činnosti. 1.2.1 Motivace dobrovolníků při pořádání maratonů
S rozvojem a neustále zvyšující se popularitou pořádání velkých městských běhů lze odlišit i rozdílnou motivaci dobrovolníků při pořádání maratonů. V roce 2001 byla provedena na Floridě studie ohledně motivace dobrovolníků při pořádání maratonu v Tallahesse na vzorku 60 dobrovolníků. Pomocí dotazníků bylo zjištěno 5 složek motivace dobrovolníků: materiální, účelová, volnočasová, egoistická a externí motivace. První složka, materiální, zahrnuje racionální očekávání odměny za odvedenou práci (tričko, bageta, pití). Druhá složka nazvaná účelová vyjadřuje touhu dobrovolníků pomoci k úspěchu sportovní akce nebo organizace. Volnočasová složka motivace vyjadřuje individuální potřeby pro trávení volného času. Egoistickou složkou motivace je míněna sociální integrace, mezilidské vztahy, networking, hrdost či seberealizace. Pátou složkou motivace, označenou jako externí, je myšlen především vliv rodinných tradic či blízkého okolí (kamarád, škola a další).
2
1.3
Motivace dobrovolníků při Olympijských hrách
Olympijské hry jsou bezesporu největší sportovní akcí na světě. Mají dlouhou tradici, historii, sportovce na nejvyšší úrovni, účastníky z celého světa, vysoké pokrytí médii a rozdílné hostující země. Dobrovolníci na Olympijských hrách se stali důležitou součástí Her a jejich přínos je zde velice ceněn. Olympijské hry jsou však zcela odlišné od sportovních akcí. Hry se pořádají každé čtyři roky v jiném městě a v jiné zemi. Mají největší počet sportovních disciplín v rámci jedné akce, nejvíce sportovců a nejvíce zúčastněných zemí. Slavnostní atmosféra, která všechny Olympijské hry provází, dělá v kombinaci s dodržováním olympijských tradic, protokolu a ceremoniálů každé Olympijské hry unikátní a vysoce atraktivní. Dobrovolnictví na Olympijských hrách má nejdelší tradici. Nejčastějšími složkami motivace jsou podle Morena (1999) myšlenka solidarity a míru, jenž je součástí olympijské filosofie, národní hrdost, vlastní výzva, pocit sounáležitosti, identifikace s organizačním týmem, či různé formy individuálního potěšení. 1.3.1 Příklad z praxe – Olympijské hry v Londýně
Olympijské hry v Londýně v roce 2012 pomáhalo zorganizovat na 70 tisíc dobrovolníků z různých koutů světa, kteří přijeli na vlastní náklady, aby mohli tři týdny pracovat, a pak za odměnu měli šanci vidět hvězdy sportu. Český olympijský výbor vystavil organizaci Českého domu v Londýně na práci dobrovolníků, kterých bylo 115. Dobrovolníci v Českém domě zajišťovali podporu programu, dělali VIP hostům či sportovcům řidiče, působili na akreditaci, pomáhali na partnerských stáncích Českého domu či podávali informace návštěvníkům a chodcům. Všichni dobrovolníci přijeli či ve městě pobývali na vlastní náklady a odměnou jim byla možnost dostat se na některá sportoviště. Konkrétní shrnutí po skončení akce: Celkový počet dobrovolníků a dobrovolnic: 115. Většina byla po celou dobu olympiády (26. 7. – 12. 8.), část z celkového počtu (cca 8 – 10 lidí) byla nabrána až v průběhu olympiády. Z celkového počtu skončili dříve pouze 2 dobrovolníci. Dobrovolníci byli rozděleni na dvě základní skupiny. První skupinu tvořili ti, kteří měli jasně dané činnosti, o kterých většinou věděli dopředu. Ti byli v menších skupinách řízeni konkrétními lidmi a jejich pracovní doba se odvíjela od potřeb konkrétní pozice. Druhou skupinou byli dobrovolníci „na ploše“, kteří zajišťovali informovanost návštěvníků, bezpečnostní pozice a další činnosti podle potřeb. Jejich pracovní doba byla od 9,30 do 17,00 hodin a od 16,30 do 24,00 hodin. Na těchto směnách se střídali podle potřeby a podle svých časových možností. Činnosti zajišťované dobrovolníky z první skupiny: akreditace, 5 lidí,
prodejní stánek Alpine Pro, 5 lidí,
basketbal, 3 lidi,
3
catering, 9 lidí,
help desk, 2 lidi,
stánek iDnes, 2 lidi,
bar na ploše, 6 lidí,
press room, 4 lidi,
řidiči, 8 lidí,
stánek krajů, 4 lidi,
vstup do VIP, 3 lidi.
Činnosti zajišťované dobrovolníky z druhé skupiny: informace u autobusu venku,
informace pro návštěvníky na ploše,
informace na telefonní info lince,
vykrývání aktuálních potřeb na jednotlivých stáncích,
hlídání vstupů do kanceláří a do zázemí,
pomoc při díkůvzdání (medailisté v Českém domě),
pomoc při zvučení kapel,
pomoc při úpravě plochy pro návštěvníky,
přines, podrž, pohlídej, … 1.4
Shrnutí
Lidé vnímají dobrovolnictví jako činnost na základě dobré vůle bez požadování odměny a účastní se jej z rozdílných důvodů. Obecně se běloši, ženy a lidé s vyšším příjmem častěji stávají dobrovolníky. Nábor a udržení kvalitních dobrovolníků je stále obtížnější, proto je nutné dobrovolníky poznat a vytvořit jim zázemí a program na míru. Motivace dobrovolníků byla předmětem četných výzkumů, nicméně z obecného hlediska se kromě benevolence (altruismus) složky motivace liší dle typu sportovní události.
4
2
Kapitola
2.
Management dobrovolníků 2.1
Model managementu dobrovolníků
Model managementu dobrovolníků (obr. 1) je obdobný jako u managementu lidí v obchodních společnostech. Dle typu akce a zařazení dobrovolníků však musíme počítat s tím, že dobrovolníci přicházejí a odcházejí mnohem častěji než firemní zaměstnanci. S tímto faktem je třeba počítat a nenechat se jím odradit. Obrázek 1: Model managementu dobrovolníků. OSLOVENÍ
VÝBĚR
UDRŽENÍ
2.2
ŠKOLENÍ
OCENĚNÍ
Koordinátor dobrovolníků
Dobrovolnický program má řídit koordinátor dobrovolníků. Úspěšný program pro dobrovolníky => stanovení koordinátora dobrovolníků. Zaměstnanec / osoba zapojená přímo v organizaci akce. Finanční odměna za koordinaci dobrovolníků. Má-li být nastaven úspěšný program spolupráce s dobrovolníky, musí být stanovena alespoň jedna osoba jako jejich koordinátor. Některé organizace se snaží snížit personální náklady tak, že stanoví koordinátora dobrovolníků z řad samotných dobrovolníků. Může se pak stát, že tento koordinátor neporozumí cílům organizace. Jako nejlepší způsob se jeví stanovit koordinátorem osobu, která je zapojená přímo v organizaci, ale současně dostává za práci koordinátora dobrovolníků finanční odměnu.
5
Dobrovolnický program musí mít stanoven adekvátní finanční rozpočet. Dobrovolníci si zaslouží dobrou péči, pečlivě zpracované popisy práce a respekt od ostatních zaměstnanců firmy, kteří práci dobrovolníků oceňují. Dobrovolníci nezůstanou v organizaci déle, pokud nebudou vědět, že jejich práce je vítaná a oceňovaná ostatními sportovci nebo členy organizačního týmu. 2.2.1 Profil koordinátora dobrovolníků
Pro úspěch dobrovolnického programu je zapotřebí vybrat správného koordinátora, který by měl: rozumět cílům a vizi organizace, vědět, jak věci fungují, být schopen interpretovat cíle organizace a převést je do praxe, mít vůdčí schopnosti, usměrňovat dobrovolníky a vést je ke společnému cíli organizace, být schopen spolupracovat se členy organizačního týmu na všech úrovních a udržovat dobré vztahy mezi dobrovolníky a členy organizačního týmu, mít administrativní a manažerské schopnosti, profesionální i osobní. 2.2.2 Osobní kvality koordinátora
Nejdůležitější vlastnosti koordinátora dobrovolníků se váží k postoji a k osobním vlastnostem, které určují, jak se bude koordinátor chovat k jiným a jakým způsobem dosáhne stanoveného úkolu či cíle. Koordinátor určuje tón a způsob komunikace stejně jako styl jednání s dalšími lidmi. Následující charakterové vlastnosti jsou nepostradatelné: zdvořilost a respekt v jednání s dalšími kolegy, dobrá verbální a písemná komunikace (…dobrá verbální a pýsemná komunykace ), ochota převzít iniciativu, vůdčí schopnost včetně osobní zodpovědnosti, schopnost práce v týmu, takt a vnímání pocitů jiných lidí, empatie, smysl pro humor, flexibilita a adaptabilita, umět pracovat pod tlakem, dobrý úsudek, dokázat vyhodnotit situaci v případě problémů a soustředit se na dlouhodobý / nejdůležitější cíl, umět motivovat ostatní, stanovit priority. 2.2.3 Koordinátor jako manažer lidských zdrojů
Práce koordinátora dobrovolníků je stejně časově náročná (možná někdy náročnější) jako práce manažera lidských zdrojů v obchodních společnostech. Vyžaduje kombinaci profesionálních znalostí mezilidských vztahů, vedení, organizace a plánování se znalostí administrativních procesů.
6
Koordinátor musí být schopen:
činit rychlá rozhodnutí a stanovit priority, stanovit popisy činností, delegovat úkoly vhodným osobám, stanovit obecné jednání dobrovolníka (desatero správného dobrovolníka…), vytvořit reporting, vyhodnotit statistické údaje, připravit finanční rozpočet. 2.2.4 Schopnost vedení
Schopnost vedení v sobě zahrnuje kombinaci dvou těžko postižitelných faktorů: vizi (schopnost nasměrovat rozvoj dobrovolnického programu a jeho umístění v organizaci), rozvoj schopnosti pracovat s lidmi a sdílet s nimi vizi dobrovolnického programu.
Koordinátor potřebuje disponovat širokou škálou mezilidských vlastností, musí mít kreativitu, sebedůvěru, schopnost se odpoutat od dennodenních povinností a problémů, vidět věci v delším časovém horizontu. Zde je výčet úkonů, které jsou zapotřebí při vedení lidí: Iniciace akce. Odhad schopností a zájmu dobrovolníků, analýza organizačních potřeb, definice úkolů, které mají být dokončeny. Management změny. Přetransformování plánovacích procesů do reality bez způsobení změny v organizaci či v lidech. Teambuilding. Propagace a sdílení vize, inovace, kreativity, iniciativy a důvěry. Schopnost udělat rozhodnutí. Sběr informací a jejich vyhodnocení, zahrnutí relevantních poradců pro vyřešení problému. Vyřešení problému. Práce s ostatními na vyřešení problémů, které se vyskytnou během sportovní akce, a rozvoj vyjednávacích dovedností v případě stížností či konfliktů. Plánování. Stanovení směru a dílčích cílů či kroků, které směřují k jednotnému cíli organizace. Kontrola. Dohled a zodpovědnost nad vedením lidí, mezilidské vztahy dobrovolníků. Delegování. Sdílení odpovědnosti a autority s dalšími vedoucími dobrovolníků. Motivace. Podpora zapojení se do dobrovolnického programu sdílením společných hodnot. Vedení neznamená pouze dělat všechna důležitá rozhodnutí. Jde o to, umožnit jiným převzít odpovědnost nad daným úkolem, motivovat je a posunout je vpřed z hlediska žebříčku hierarchie.
7
2.2.5 Zkušenosti a vzdělání
Mnoho koordinátorů dobrovolníků se dostalo do této funkce z řad dobrovolníků. Jiní se stali koordinátory z řad zaměstnanců organizace. Je na organizaci samotné, jaká nastaví kritéria pro výběr koordinátorů (dosažené vzdělání, pouze lidé se zkušenostmi, apod.). Ať už budou požadavky organizace jakékoliv, budoucí koordinátor musí prokázat: zkušenost jako dobrovolník, mít výborné komunikační schopnosti, zkušenost v rozvoji, managementu a plánování, znalost práce s počítačem (vedení databáze dobrovolníků, základní uživatelská znalost PC). Koordinátorem dobrovolníků se může stát jak bývalý dobrovolník, zaměstnanec organizace: Dobrovolník -> zkušený dobrovolník -> koordinátor dobrovolníků. Zaměstnanec -> zkušený zaměstnanec -> koordinátor dobrovolníků.
8
tak
3
Kapitola
3.
Oslovení dobrovolníků
Dobrovolnictví se stává čím dál více oblíbenějším a využívanějším z hlediska firem, ale i státních organizací. Poptávka po dobrovolnících převyšuje její nabídku na trhu. Jak tedy zajistit dostatek kvalitních dobrovolníků a jakou metodu pro jejich nábor použít? Zajištěním náborové kampaně by měla být odpovědná vždy jedna osoba, koordinátor dobrovolníků, který má celý program pro dobrovolníky na starosti. 3.1
Příprava
Co musí být připraveno před tím, než se začne s náborem dobrovolníků: umístění dobrovolníků / pracovní místo / popis pracovního místa, počet potřebných dobrovolníků na jednotlivá stanoviště, jednoduchý formulář pro přehled odpracovaných hodin, postup pro výběr dobrovolníků, jejich rozřazení a umístění, plány pro orientaci a školení dobrovolníků, vymezení pozice dobrovolníka vzhledem k organizaci (jaké příkazy dobrovolník dodržovat a od koho, atd.). 3.2
má
Marketing
Správný marketing je klíčem k nalákání dobrovolníků a k jejich přesvědčení, že daná sportovní akce či organizace nabízí dobrovolníkům ten nejlepší servis a že čas, který věnují této organizaci či akci, poslouží dobré věci. Marketing je o prodávání a to také zahrnuje schopnost propagovat pracovní místa či pozice dobrovolníků. Cílem dobrého marketingu je zajistit „správného“ dobrovolníka, který rozumí organizaci, chápe její potřeby a sám sebe vidí v pozici toho, jenž umí pomoci. Z hlediska náboru dobrovolníků je důležité zjistit, co je jejich hlavním motivem. Potřebují vědět, která pracovní místa jsou volná, co je jejich obsahem a hlavně proč jsou tato místa důležitá pro organizaci a pro dosáhnutí společného cíle.
3.3
Komunikační kanály pro nábor dobrovolníků 3.3.1 „In-house“ nábor – „word of mouth“
60% dobrovolníků uvádí, že se dostali k dobrovolnictví na doporučení kamaráda, známého. Rodina, nejbližší přátelé, současní dobrovolníci. 3.3.2 Aktivní oslovení institucí
Je dobré si vytvořit kontakty v závislosti na tom, jaké dobrovolníky daná organizace potřebuje. Mladé lidi pro organizaci sportovní akce je dobré rekrutovat na středních či vysokých školách. Pokud je zapotřebí zkušenějších a starších dobrovolníků, je výhodné se obrátit na některé firmy. V současné době se rozvíjí ve větších firmách program společenské odpovědnosti firem, jehož součástí je i dobrovolnický program. Vyplatí se také nezapomenout navštívit univerzitu třetího věku či se obrátit na církevní organizace. Samozřejmostí je kontaktovat dobrovolnické centrum v daném místě. Které instituce můžeme oslovit: Střední, vysoké školy, Univerzita 3. věku. U studentů středních a především vysokých škol můžete domluvit možnost uznání pomoci jako odborné praxe, kdy studenti spojí příjemné s užitečným. Obchodní společnosti (společenská odpovědnost firem). Církevní organizace. Dle velikosti město, radnice, magistrát. Dobrovolnické centrum. Zájmová občanská sdružení. Oslovení sportovních svazů a sportovních klubů – pro pořádání sportovní akce nezapomeňte také oslovit sportovní oddíly a kluby, případně se vyptejte i na jednotlivce. Podívejte se do historie, zda se akce v konkrétním sportu v místě dříve nekonala a pokud ano, kdo ji organizoval. Tohle všechno jsou lidé, kteří vám mohou pomoci už při přípravě záměru a přípravě akce, protože znají daný sport, znají prostředí, mohou mít tipy koho oslovit a čeho se vyvarovat. Takové rady a tipy mohou být skutečně k nezaplacení. Navíc, pokud s nimi najdete společnou řeč, mohou vám pomoci i v realizaci na vyšších – koordinátorských – pozicích. Mnoho sportovců, kteří se akce z různých důvodů aktivně nezúčastní, může být i poctěno tím, že mohou pomoci a udělat něco pro sport, nebo ještě lépe pro „ten svůj“ sport.
10
3.3.3 Reklama
V dnešní době je mnoho způsobů, jak říci lidem o sportovní akci: Místní noviny – byť mají většinou malý náklad, jsou zdarma a dostávají je všichni obyvatelé města. Internetový portál jobs.cz – tento portál je nejčtenější a nejznámější v České republice. Nabízí také sekci dobrovolníci. Internetové portály www.dobrovolnik.cz / www.volunteer.cz. Newsletters – pokud již existuje databáze dobrovolníků, je vhodné oslovit dobrovolníky, kteří již na akci či v organizaci pomáhali. Nová média (Facebook, Twitter, Linked-In). Rádio / televize – využití rádia či televize nemusí být nákladné, zvláště zaměří-li se na lokální mediální nosiče. Je žádoucí vymyslet zajímavý příběh či nabídnout formu soutěže. Tištěné letáčky, plakáty – s distribucí propagačních letáčků či plakátů mohou skvěle pomoci samotní dobrovolníci (knihovny, sportovní centra, sportovní obchody apod.).
Mnohdy je dobré se zeptat samotných dobrovolníků, jestli mohou pomoci s vytvořením letáčku, natočením spotu do rádia apod.
11
4
Kapitola
4.
Výběr a školení dobrovolníků
Vzhledem ke stálému převisu poptávky nad nabídkou dobrovolníků na trhu, probíhá řádný výběr dobrovolníků zřídka. Výjimkou jsou pouze prestižní události typu Olympijských her v Londýně 2012, kdy byl dělán výběr dobrovolníků na základě osobních pohovorů. Výběr dobrovolníků se taktéž týká oblasti postupu na hierarchickém žebříčku na vyšší pozice v rámci dobrovolnictví: dobrovolník – vedoucí dobrovolníků – koordinátor dobrovolníků.
4.1
Výběr dobrovolníků
Vzhledem k situaci na trhu probíhá zřídka. Problém s výběrem vhodných a schopných osob na pozice vedoucích dobrovolníků. Způsoby výběru: o Přihláška. Nejčastější formou pro výběr dobrovolníků je samotná přihláška dobrovolníka, neboť skoro každý dobrovolník je současně zároveň i rovnou přijat. Ukázka přihlášky je uvedena v příloze č. 1. o Pohovor. Některé pozice vyžadují specifické vlastnosti dobrovolníků, které mohou být ověřeny na základě osobního pohovoru s koordinátorem dobrovolníků. Osobní pohovor také velmi dobře poslouží při výběru samotného koordinátora dobrovolníků nebo při postupu výše v rámci hierarchického žebříčku. Součástí pohovoru mohou být i různé druhy písemných testů (znalost cizího jazyka, psychologické testy,…). o Formy prohlášení, výpis z rejstříku trestů. V případě, že s dobrovolníky spolupracujete v menším rozsahu, na kratší dobu, je možné nahradit výpis z rejstříku trestů čestným prohlášením, jehož možné znění najdete zde1
1
1_ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ DOBROVOLNÍK
12
4.1.1 Pohovory – noty
Jako příklad pro výběr dobrovolníků uvádíme podklady (noty) pro jednání se zájemci o dobrovolnickou práci v Olympijském parku Sochi-Praha-Letná 2014: 1. Podívat se na životopisy, pokud nejsou předem, vyžádat si je. 2. Představit park, ukázat jak budou vypadat sportoviště, říct že práce mohou být dost variabilní, aby s tím počítali = nemusí být nutně pořád na jednom místě. 3. Říct o plánovaném točení podle směn (1. nebo 2. cyklus, jestli dopolední nebo odpolední směna se bude řešit již v malých skupinách přímo na konkrétních pozicích, protože v menších skupinách se dobrovolníci lépe domluví). 4. Dostanou: a. oblečení (zimní bunda, rukavice, čepice), b. jídlo v době směny (2 jídla, z toho jedno teplé), c. pojištění na blbost, d. certifikát na konec potvrzující jejich zapojení, e. pokud jsou z vysokých škol, obvykle může být započítáno jako praxe. 5. Podívat se na zkušenosti a trochu se vyptat – co dělali, jaká zodpovědnost, jaké mají zkušenosti s organizátory (pozor, pokud je někdo příliš kritický k akcím, kde pomáhal). 6. Zjistit, v jakém termínu mohou pracovat, zda tam není nějaký problém. 7. Zeptat se na pozici, kde by chtěli pracovat (ke sportům hledáme opravdu ty, kteří daný sport umí a dělají/dělali. V případě potřeby může být třeba, aby zaskočili jako trenéři, učitelé sportu, rozhodčí, …). 8. Zjistit, jak jsou na tom jazykově a pokud dobře (2-3 jazyky) a budou se vám líbit i komunikačně, směřovat je na „volné a organizátorské“ pozice. 9. Pokud se vám budou zdát jako použitelní, hned jim řekněte, že s nimi počítáme, ať si domluvený termín zablokují. Pokud se vám nebudou zdát, tak řekněte, že se vyjádříme do 2 týdnů e-mailem. V případě, že budeme spolupracovat, tak: 10. Komunikace bude vedená přes FB. 11. Komunikovat se bude v podstatě výhradně přes FB, takže pokud jej moc nevyužívají, ať to rychle změní. 12. Budou podepisovat smlouvu, její znění bude k dispozici měsíc před akcí. 13. Proběhne jednodenní školení o víkendu / v týdnu před zahájením parku, ať s tím počítají. 14. Když se u nich něco změní (= nemůžou dělat dobrovolníky), ať to dají ihned vědět, abychom našli náhradu, případně doporučí někoho za sebe.
13
4.2
Školení dobrovolníků
Školení je nutností! Dobrovolníci by měli znát: – základní strukturu organizačního týmu, – veškerá pravidla, řády a směrnice, – pravidla bezpečnosti práce, – styl chování, jednání s lidmi, – kritické situace / Ambush marketing, – popis / představení vlastní činnosti dobrovolníka při akci. Dobrovolníci musí znát, co budou dělat a jak svou prací přispějí k úspěchu akce či samotné sportovní organizaci. Během úvodního školení by se dobrovolníci měli seznámit se základní strukturou organizačního týmu a s prostředím. Měli by získat základní informace o tom, jak se mají chovat, jaký styl jednání je požadován, jaké kritické situace mohou nastat či základy ambush marketingu, aby jej dokázali odhalit („ambush“ můžeme přeložit jako útok nebo přepad ze zálohy, číhání v úkrytu nebo lépe jako léčka, příživnický. Ambush marketing tak můžeme v českém překladu označit jako parazitující marketing. Nejčastěji se vyskytuje tam, kde se podnikající subjekt pomocí reklamy snaží využít nejrůznější akce, aniž by byl jejich oficiální sponzor. Typicky se s takovým jednáním setkáváme u velkých sportovních akcí. Protože ambush marketing parazituje na aktivitách konkurence, řadíme ho mezi ofenzivní a agresivní formy marketingu. „Oficiální sponzoři si zaplatili práva na reklamu, která tímto oficiálně získali, zatímco ten, kdo uplatňuje ambush marketing, toto neudělal a mohl by být označován jako příživník. Zpravidla na velkých akcích jako fotbalová mistrovství světa nebo mistrovství Evropy, ale především na olympijských hrách je zájem některých firem z těchto akcí těžit enormní. Oficiální sponzoři, kteří svoje postavení neumí optimálně využít, jsou tímto ve stupni známosti a propojení se sponzorovanou událostí rychle předehnáni důvěryhodnými reklamními nesponzory. Ambush marketing se tak stává cenově výhodnou alternativou klasického sponzoringu. Ambush marketing je považován za typ guerillového marketingu.“)3. Většina organizací hledá stále nové a nové dobrovolníky, proto by mělo být úvodní školení provedeno vždy. Dobrovolníci se po absolvování školení budou cítit mnohem více součástí organizace či organizačního týmu a budou sdílet společné hodnoty a cíle. Školení dobrovolníků je důležité i z hlediska vnímání profesionality organizace, neboť dobrovolníci v daný moment zastupují samotné organizátory a podílejí se tak značnou měrou na úspěchu celé akce.
3
http://cs.wikipedia.org/wiki/Ambush_marketing, citováno 24.1.2014
14
4.2.1 Školení ve skupině (před akcí)
Výborným způsobem, jak předat stejné informace ve stejný čas určité skupině dobrovolníků, je zorganizovat školení dobrovolníků ve skupině. Je to také způsob, jak představit nové dobrovolníky či vedoucí dobrovolníků ostatním. Setkání může proběhnout buď formálně v organizaci, což je vhodná příležitost pro představení organizace a jejich zaměstnanců, nebo neformální v nějakém restauračním zařízení. Výhoda: úspora času, předání stejných informací v jeden čas. 4.2.2 Školení na místě (při akci)
V případě nedostatku času je možné udělat školení až na místě (v organizaci či v den sportovní akce). Toto školení by mělo být prováděno ale pouze vedoucími dobrovolníků pro menší skupinky dobrovolníků. Ke zvýšení efektivity školení dobrovolníků přispívá distribuce předem připravených informačních materiálů pro dobrovolníky, jakými jsou např.: elektronická prezentace rozeslaná emailem dobrovolníkům před konáním sportovní akce, tištěný informační balíček, který může tvořit brožura pro dobrovolníky se základními informacemi o sportovní akci, tištěné desatero správného dobrovolníka – příklad uveden v příloze č. 2 Výhoda: konkrétní instrukce na místě výkonu činnosti. 4.2.3 Obsah školení
Při tvorbě obsahu školení se také musíte rozhodnout, co všechno dobrovolník znát: Musí. Měl by. Nemá (např. interní informace). I tato oblast je důležitá, protože pracujeme obvykle s velkou skupinou lidí, takže je třeba některé informace, které by mohly organizátora poškodit, chránit. Nejedná se o utajování informací, ale o rozumné rozhodnutí, jak s informacemi nakládat. I ve společnosti je obvykle určen odpovědný pracovník, který bude komunikovat s medii, další, jehož podpis musí být na smlouvách apod. A přesně tohle musíme dodržet i při organizaci akcí. Jasně danou hierarchii. A pozor na to, když některé důvěrné informace probíráte, zda není okolo moc uší, které by je neměli slyšet. Protože i jednou vyřčená nepravda nebo poloviční pravda se jen velmi těžko vrací zpátky …
15
5
Kapitola
5.
Formy spolupráce s dobrovolníky 5.1
Smlouva o spolupráci
V případě, že s dobrovolníky pracujete dlouhodobě, případně pořádáte akci, kde je zapojení dobrovolníků delší než pár hodin, je dobré připravit smlouvu o spolupráci, která by měla obsahovat následující body: Kdo uzavírá smlouvu – tedy dobrovolník na straně jedné a organizace na straně druhé. Kdo bude koordinátorem dobrovolníků a od koho především půjdou pokyny k práci (a také kam a na koho se obrátit při problémech a připomínkách). Co je předmětem dobrovolnického zapojení – tedy jaká akce a v jakém časovém rozsahu. Obecné prohlášení dobrovolníka, že „byl informován, že výkon činnosti podle této Smlouvy je považován za fyzicky namáhavou práci v nepříznivých klimatických podmínkách a prohlašuje, že jeho zdravotní stav nebrání výkonu činnosti podle této Smlouvy. Dobrovolník dále prohlašuje, že mu nejsou známy žádné skutečnosti, které by bránily výkonu jeho činnosti podle této Smlouvy nebo které by v souvislosti s účastí dobrovolníka na pořádaných akcích poškozovaly dobré jméno nebo pověst (organizátor/akce), nebo organizací účastněných na pořádaných akcích, zejména prohlašuje, že nebyl odsouzen za trestný čin a v současné době není proti němu vedeno žádné trestní stíhání“. Zde se jedná o návrh textu, který je možné upravovat podle konkrétních podmínek akce. Co zajistí organizátor dobrovolníkovi po dobu akce, např.: o Občerstvení, o ubytování (za jakých podmínek), o oblečení (zde by mělo být jasně specifikováno, zda oblečení zústane po akci v držení dobrovolníka nebo ne a podmínky, kdy je musí vrátit, včetně případného finančního postihu při jeho nevrácení), o pojištění apod. Od kdy do kdy platí smlouva, kdy a za jakých podmínek ji lze vypovědět. Formy odměny – pokud nějaké jsou. Zda je součástí zapojení dobrovolníka školení a zda je povinné. Místo, kde je smlouva platná (město, region, …). Souhlas se zpracováním osobních údajů.
16
5.2
Komunikace s dobrovolníky v průběhu akce
Je třeba také rozumně nastavit formy komunikace s dobrovolníky v průběhu akce. Asi není problém se domluvit při jednorázové odpolední akci na malém stadionu, kde v případě potřeby si všechny během deseti minut obejdu a nebo nechám vyhlásit rozhlasem. Ale při akcích, které jsou na velkém prostoru, nebo během delšího časového období, je třeba se nad tímto problémem zamyslet. Veškerá komunikace by měla být jasná a hlavně přesná, musíme podávat informace včas, ale současně až si jimi budeme jisti. Nechat co nejméně prostoru pro „... ale já jsem si myslel ...“, „... já jsem to zaslechl ...“, „... všichni to říkají ...“ apod. Akce na velkém prostoru (závody na MTB apod.) – nutnost mobilních telefonů a kontaktů na všechny včetně přesného rozpisu umístění a dodržení tohoto rozmístění. Skvělé je, když máte možnost využít na klíčová místa vysílačky. Zde je ale třeba také jasně stanovit, kdo a kdy do vysílačky může mluvit. Při organizaci velkých běžeckých akcí využíváme 2 okruhy vysílaček, jeden pro oblast startu, cíle a trasy a druhý pro technické zabezpečení včetně doprovodných vozidel. Oba kanály registruje pouze operační a krizové centrum a koordinátor závodu, který případné informace z druhého okruhu zprostředkuje. Také je jasně stanoveno, že v době startu a doběhu prvních do cíle je absolutní radiový klid, který může narušit pouze nezbytná informace vedoucí k zajištění okamžité bezpečnosti (např. průjezd sanitky apod.). Dlouhodobější akce – rozhodně doporučuji využití sociálních sítí, např. uzavřené skupiny na facebooku, kde se dá komunikovat pouze mezi dobrovolníky.
17
6
Kapitola
6.
Ocenění a udržení dobrovolníků 6.1
Tipy pro ocenění dobrovolníků
Ocenění dobrovolníků je důležitou součástí managementu dobrovolníků. Zde je několik tipů, jak lze dobrovolníky ocenit: úsměv, pozdrav, poděkování, zahrnutí dobrovolníků do organizační struktury = vize dlouhodobé spolupráce pro dobrovolníky, což je pro ně velmi motivující a pro organizátora se otevírá jak možnost vyzkoušet nové potenciální zaměstnance, tak získat jistotu dobře prověřených dobrovolníků, kterým se následně dají svěřovat odpovědnější úkoly, vánoční, velikonoční a narozeninová přání s poděkováním, doporučují dopis, certifikát o absolvování dobrovolnické činnosti, dobrovolnické tričko / klubové tričko, volné vstupenky na sportovní akci, soutěž o dobrovolníka měsíce / roku, zvláštní ocenění za 1, 3, 5, 10 či 15 let činnosti, večírek pro dobrovolníky, výstava fotografií dobrovolníků, sestřih dobrovolnické činnosti ze sportovní akce. Jak je vidět, forem ocenění dobrovolníků lze vymyslet mnoho. Dobrovolníci neočekávají, že budou zahrnuti poděkováním neustále. Stačí, pokud jim organizátor dá najevo, že jsou důležitou součástí organizačního týmu a vyjádří jim svůj dík. Spokojený dobrovolník, který má pocit, že je organizaci potřebný, se bude na tyto akce rád vracet. 6.2
Udržení dobrovolníka
Pokud jsou potřeby uspokojeny, dobrovolníci zůstávají. Je zcela jasný vztah mezi motivací dobrovolníků, jejich uspokojením z vykonané práce a jejich závazku do budoucna. Pokud jsou potřeby dobrovolníků uspokojeny, dobrovolníci se spíše identifikují s danou organizací a jejími cíli a mají tendenci být organizaci či sportovní akci věrni dlouhodobě.
18
Spokojení dobrovolníci zůstávají v organizaci déle než dobrovolníci nespokojení. Dlouhodobá spolupráce je důležitá z hlediska několika faktorů: náklady – neustálý nábor, výběr, školení dobrovolníků zabírá mnoho času i peněz, potřeba zkušených dobrovolníků – vysoký počet stále se střídajících nových dobrovolníků limituje kvalitu organizace. I když jsou zkušení dobrovolníci přeřazeni na jiné místo v rámci organizace, stále vědí hlavní cíl organizace a směřují k němu, potřeba dobrovolníků se specifickými dovednostmi – mnoho dobrovolnických činností zahrnuje specifickou práci, kterou je třeba se naučit. Spokojení dobrovolníci budou spíše: akceptovat jinou práci v rámci organizace, řeknou svým přátelům o organizaci či sportovní akci. Dobrá zkušenost dlouhodobých dobrovolníků s akcí může napravit její reputaci v očích veřejnosti. Jedním ze způsobů, jak zajistit pozitivní zkušenost u dobrovolníků, jsou jasná a přesně definovaná očekávání obou stran z hlediska práce a odměny. Může být sepsána jednoduchá smlouva o spolupráci, ale záleží na rozsahu, délce a typu organizace či sportovní akce. Příloha č. 1 Přihláška dobrovolníka http://goo.gl/eKYIEh Příloha č. 2 Sedmero správného dobrovolníka: 1) Správný dobrovolník má vždy oči otevřené a je připraven pomoci v každé situaci. 2) Správný dobrovolník povzbuzuje, dokud poslední běžec není v cíli. 3) Správného dobrovolníka nikdo nespatří během závodu s cigaretou ani alkoholem. 4) Správný dobrovolník se za každých okolností snaží být tou nejlepší vizitkou Prahy a České Republiky – „svět se dívá!“. 5) Správný dobrovolník nikdy nenechá svůj tým ve štychu! 6) Správný dobrovolník naslouchá pokynům svého vedoucího či organizátora. V krizové situaci přijme rychlé rozhodnutí s chladnou hlavou. 7) Úsměv nic nestojí a jde s ním vše lépe!
19
Použitá literatura: MACLEOD, F., HOGARTH, S. Leading today’s volunteers. International Self-Counsel Press Ltd., Second edition, 1999. ISBN 1-55180-247-3 CUSKELLY, G., HOYE, R., AULD, Ch. Working with volunteers in Sport. Theory and practice. Routledge, 2006. ISBN 0-415-38452-4 CHEN, Y.-Ch. Sport event volunteer motivation and commitment. University of Louisville, Kentucky, 2010. CHOUTKA, M. Sport a společnost. Praha : Olympia, 1978.
20
