Vragenlijst evaluatie BBC standpunt VLOFIN

Vragenlijst evaluatie BBC – standpunt VLOFIN Concept en regelgeving 1. Lokale informatiebehoeften Essentie van BBC is zeggen wat je gaat doen en dat is niet altijd zo eenvoudig. Sommigen willen het niet, anderen hechten er minder belang aan. 1.1. Hebben de raadsleden op basis van de beleidsrapporten de juiste informatie om beleidskeuzes te kunnen maken en worden de raden gestimuleerd om op hoofdlijnen te sturen? Het is zo dat de beleidsrapporten eigenlijk al het resultaat zijn van de gemaakte beleidskeuzes. Raadsleden krijgen immers de rapporten pas nadat ze intern zijn afgetoetst. Het is dus een illusie te denken dat raadsleden op basis hiervan keuzes maken. Bovendien is de hoeveelheid informatie voor veel raadsleden niet echt verteerbaar. Er moet ook een onderscheid gemaakt worden tussen raadsleden uit de meerderheid en de oppositie. De ene groep wordt – al dan niet sterk – betrokken bij de opmaak van het beleidsplan (veel is afhankelijk van hoe het college met haar eigen achterban omgaat), terwijl de oppositie maar op het einde kennis neemt van de plannen die de meerderheid voorlegt. Hoewel het opzet is om op de hoofdlijnen te sturen, wensen raadsleden graag te weten wat er in hun gemeente effectief gebeurt en gaan ze snel voorbij aan de als doelstellingen en actieplannen geformuleerde hoofdlijnen. Het detail is voor hen dikwijls veel belangrijker dan de hogere doelstelling of de hoofdlijn. Wat voor hen ook verwarrend is, is dat dezelfde informatie vanuit verschillende standpunten wordt weergegeven en dan toch nog net iets anders. Dit wil niet zeggen dat we terug naar af willen, maar een sterke vereenvoudiging van de wettelijk verplichte rapportering, ondersteund door vrij te kiezen detailrapportering vanuit de administratie, zou dit kunnen oplossen. 1.2. Kunnen raadsleden op een vlotte manier de gewenste informatie krijgen over specifieke thema’s? Om de informatie vlotter te ontsluiten zou het juist mogelijk moeten zijn om de massa gegevens die in het programma zitten makkelijker te kunnen raadplegen. Dit is een softwareprobleem. Een goede viewer via browsertechnologie zou het mogelijk moeten maken om opvragingen te doen en via klikken en doorklikken (overlay) informatie aan te bieden zonder dat men een goede kennis van de software moet hebben. Raadsleden geven zelf aan dat ze uit de rapportering te weinig informatie krijgen over specifieke thema's. Er zijn teveel overzichtstabellen die te weinig zeggen. 1.3. Heeft het college op basis van de BBC-rapportering de nodige informatie om zijn rol naar behoren te kunnen spelen? Beleidsinformatie en rapportering zijn niet aan BBC gebonden. Goede informatie en regelmatige rapportering is een noodzaak en staat los van BBC. Ze moet er gewoon

Visie VLOFIN evaluatie BBC 2015 versie 3 goedgekeurd 3/9/2015

Pagina 1

zijn. Er blijken in de praktijk heel wat verschillen te zijn afhankelijk van de werkwijze elk bestuur. 1.4. Is BBC een goede basis voor managementinformatie? De kwaliteit is sterk afhankelijk van de manier waarop het werken met doelstellingen en actieplannen ingeburgerd is bij de lokale administratie. Het is een bedrijfscultuur die moet groeien. Zie ook 1.3. De huidige schema’s en voorgeschreven rapporten volstaan echter niet of zijn juist te gedetailleerd. We zijn er van overtuigd dat raadsleden ook geïnteresseerd zijn in de volledige kostprijs van activiteiten. Bv. wat kost de exploitatie van een sporthal, een woonzorgcentrum, een dagzorgcentrum, een dienstencentrum, een museum, de buitenschoolse kinderopvang, enz.? Dit is niet zomaar te realiseren via de huidige BBCrapportering, waar vandaag geen plaats is voor interne facturatie en voor financiële lasten per doelstelling of actieplan of “kostenplaats”. Wie echt een minimum aan transparantie wil, of zelfs voor het "aansturen op hoofdlijnen", moet hiervoor een oplossing bieden. Het duidelijk afficheren van zo volledig mogelijke benaderingen van netto kostprijzen per doelstelling of actieplan of actie, is ons inziens één van de meest waardevolle rapporten om een gemeente of OCMW te besturen. We vragen dan ook om dit mogelijk te maken. In de BBC gaat zeer veel aandacht naar output. BBC heeft immers - terecht - de aandacht gevestigd op output ipv, zoals vroeger, enkel op input. We moeten echter oppassen dat input géén aandacht meer krijgt en efficiëntie ondergeschikt raakt aan effectiviteit. We zeiden reeds dat we de kostprijs van de dienstverlening willen kennen, waar we eigenlijk de ‘controlling’-functie (eenheden en kostprijs) meer aandacht willen geven. Door de aandacht van de raadsleden óók op efficiëntie (ipv enkel te spreken over wat ze ermee kunnen bereiken) te vestigen, verruim je het debat, zeker als je ziet hoeveel (genomen of op punt staande) maatregelen vanuit kostenoverwegingen gerechtvaardigd worden. Samengevat: als Vlaanderen wil dat de overheid in zijn geheel zijn kosten leert beheersen, snoei dan wat in het woud van de rapportering rond effectiviteit en open een venster op efficiëntie (kostendrijvers). 1.5. Biedt BBC voldoende mogelijkheden om lokale externen (bv. adviesraden) de juiste informatie aan te bieden? Er zijn besturen die een decentralisatieoefening hebben gehouden. Diensten kunnen blijkbaar zelf rechtstreeks informatie halen uit het BBC-pakket. Vanuit financiën hebben we er daarom minder zicht op of de informatie die diensten genereren inderdaad voldoet aan de verwachtingen. De formele rapportering wordt in elk geval nog weinig gebruikt door lokale externen, omdat de internen er onvoldoende hun weg in vinden en omdat het werken met doelstellingen nog onvoldoende ingeburgerd is. 2. Samenhang en inhoud MJP en budget Het concept van BBC is dat je een meerjarenplan maakt en daaruit het budget afleidt. In de praktijk maakt men een budget van waaruit een meerjarenplan wordt gegenereerd. Er is echter wel een verschil tussen het exploitatiebudget dat eigenlijk een normale ontwikkeling kent en het investeringsbudget waar veel meer accenten kunnen worden gelegd waardoor schommelingen in dat budget normaal zijn. Investeringen zijn ook vaak jaaroverschrijdend. Hier moet dus een andere benadering gevolgd worden dan bij het exploitatiebudget.


Pagina 2

Het basisconcept klopt wel: je maakt een exploitatiebudget dat jaarlijks hernomen wordt en bijgestuurd en dat dus bepalend is voor het meerjarenplan. Daar hangen dan twee andere budgetten mee samen: de investeringen waarvan we de budgettaire effecten vertaald willen zien in het jaarlijks budget – wat is de weerslag op het vlak van uitgaven en dus van beschikbare middelen – en het liquiditeitenbudget (niet echt een goeie naamkeuze!) die het sluitstuk vormt. 2.1. Heeft het budget als afzonderlijk beleidsrapport naast het meerjarenplan nog een meerwaarde, of kan het een onderdeel worden van het MJP? We maken te veel rapporten en tabellen, dat is voor niemand overzichtelijk, dus ja, laat het budget maar een onderdeel worden van het meerjarenplan, dan kunnen we van de rapporten één geïntegreerd geheel maken. In het laatste kwartaal wordt samen met de actualisatie van het budgetjaar ook het meerjarenplan aangepast zodat meteen het budget voor het volgend jaar wordt vastgelegd. 2.2. Waar kan de coherentie tussen de verschillende schema’s worden verhoogd? Er zijn veel te veel verplichte schema’s die bovendien vaak nog ongeveer hetzelfde zeggen. Kies zoveel mogelijk voor één relevant schema dat dan misschien wat ingewikkelder wordt, maar er staan nu te veel schema's in. Bijvoorbeeld in het budget: • in eerste instantie integreren in MJP • voeg M1, B1, TB1, B2 en TB2 samen, • voeg B3, TB3, B4 en TB4 samen. Het werken met enveloppen leek op het eerste zicht een goed idee, maar dat blijkt niet te werken in de praktijk. In de volgende legislatuur gaan veel besturen zo weinig mogelijk enveloppen maken, want er zitten voldoende garanties in de andere regels dat dit niet uit de hand loopt. • voeg M2 en TB5 samen (en voor de rekening, koppel dit aan J5) 2.3. Is de indeling in prioritaire beleidsdoelstelling en overig beleid voldoende, of zouden we beter met een driedelige indeling werken? Dit onderscheid is totaal overbodig. Men kan betere gewoon spreken over doelstellingen en niet langer over prioritaire en overige. De raad bepaalt zelf waarover er gerapporteerd wordt. Het gebruik van prioritaire beleidsdoelstellingen is eigenlijk nefast. Op zich is het goed dat het bestuur enkele doelstellingen naar voor schuift als zeer belangrijk voor haar. Maar het concept dat daarmee verbonden is werkt negatief en zorgt voor praktische problemen. Zo moet je enkel rapporteren over prioritaire doelstellingen terwijl andere doelstellingen soms ook belangrijk zijn. Bovendien heeft het prioritair stellen van een doelstelling een grote invloed op de budgetten die daarmee verbonden zijn. Zo moeten investeringen apart in een enveloppe worden opgenomen waardoor ze soms geïsoleerd staan. Beter is om deze verplichting te schrappen en eigenlijk de keuze voor een prioritaire beleidsdoelstelling enkel te behouden als kenmerk voor die doelstelling, de actieplannen en de acties + budgetten die daarmee verbonden zijn maar er voor de rest geen andere criteria aan te verbinden. Met andere woorden: investeringen mogen in een andere enveloppe opgenomen worden of gebundeld, budgetverschuivingen moeten kunnen en de opdeling in de schema’s kan beter worden weggelaten. Enkel in de voorstelling van de beleidsnota kunnen de prioritaire doelstellingen afzonderlijk vermeld worden omdat


Pagina 3

ze het belangrijkste doel zijn van het bestuur. Bovendien is de terminologie ook niet zo goed gekozen. 2.4. Moeten we ook acties opnemen in het meerjarenplan, in plaats van enkel de actieplannen ? Laat de mate van detail over aan de maturiteit en gevoeligheden binnen het bestuur. Maak meer detail zeker niet verplicht. In die waar er vraag is naar meer detail, zal die ook wel meegegeven worden, maar als het een verplicht nummer wordt en er staat ergens een foutje in (hoe meer detail, hoe groter het risico), dan zijn de documenten alweer niet correct. 2.5. Volstaan de huidige mogelijkheden om te werken met horizontale doelstellingen? De mogelijkheden volstaan, maar het is niet evident om daar een weg in te vinden en het zal vermoedelijk nog enkele legislaturen van experimenteren vragen, eer we binnen het systeem onze manier van werken vinden die bij ons past. In dat opzicht zou het interessant zijn moest iemand een analyse maken van hoe de verschillende gemeenten daar mee om gaan, zodat bij opmaak van de volgende legislatuurplannen, enkele scenario's beschikbaar zijn. 3. Looptijd MJP 3.1. Blijft het meerjarenplan over een vaste periode van zes jaar, of wordt dat (deels) rollend?1 De looptijd van zes jaar is in principe prima. Er ontstaat wel een spanning omdat je over de legislatuur moet gaan en dat is niet zo vanzelfsprekend voor een bestuur dat zijn focus legt op het einde van haar bestuursperiode. De looptijd niet verder laten gaan heeft dan weer als nadeel dat het effect na de legislatuur niet in beeld komt. Maar nu is het ook zo dat wie telkens het meerjarenplan met een jaar verlengd, de verplichting om een positieve autofinancieringsmarge te behalen ook elk jaar opschuift. Doordat bij elke budgetopmaak/budgetwijziging het meerjarenplan wijzigt (of toch zo goed als), blijkt het vooral rollend te zijn in de praktijk. Meestal is dat ook nodig om de evenwichten aan te tonen en naarmate we opschuiven in de legislatuur gaan we enkele jaren verder denken dan de legislatuur reikt. Het betekent dat er weinig 'vast' is aan het meerjarenplan, behalve dan dat de grote lijnen vastliggen en er via de details wordt bijgestuurd. Veel besturen houden het meerjarenplan tem 2019 om het meerwerk voor de diensten en financiën te beperken. Pas in 2018 nemen ze 2020 er bij. Het niet altijd evident om zover vooruit te plannen. 4. Financieel evenwicht 4.1. Volstaan de huidige evenwichtsnormen? Dubbel evenwicht is goed maar de pensioenfondsen moeten eigenlijk allemaal uit de 53-rekening omdat dit niet langer deel uitmaakt van beschikbare geldmiddelen op korte termijn. Dit zijn geen termijnbeleggingen. Het zou zinvol zijn dat er voor het berekenen van de autofinancieringsmarge kan worden gewerkt met prognoses. Deze prognoses vormen een algemene correctie en worden als een aparte lijn op de te verwachten uitgaven en ontvangsten toegevoegd. 1

Nu is er op dit punt een zekere contradictie in de bepalingen van het decreet: GD 147, §1, 4de lid versus GD 146, §1, tweede lid.


Pagina 4

Ze moeten in het onderdeel financiële risico’s worden toegelicht zodat duidelijk is waarop ze gebaseerd zijn. Er moet ook nagedacht worden over de inbedding van alternatieve financieringsvormen omdat deze nu vaak buiten de autofinancieringsmarge vallen. 4.2. Hebben we nu voldoende middelen in handen om ontwijkingsgedrag op te vangen? a) Zijn er bijkomende maatregelen nodig om de invloed van alternatieve financieringen correct mee te nemen in de evenwichtsberekeningen? Het kan niet zijn dat financieringstechnieken toelaten een onvolledig beeld te krijgen van de werkelijke financiële situatie. Daar zou zeker melding van gemaakt moeten worden en eventueel apart gerapporteerd. Elk systeem dat voor een grote groep moet passen is manipuleerbaar, nog meer regeltjes opleggen voor diegenen die het niet allemaal zo nauw nemen, zal dit niet meteen oplossen. Wie alternatieven gebruikt, zal aan het einde van de rit toch altijd moeten aantonen dat het leefbaar blijft. We vinden dat thesauriebewijzen een volwaardige vorm van financiering zijn. Ze mogen in de balans voorkomen als korte termijnschuld, maar ze moeten wel behouden blijven in het kasresultaat van de budgettaire boekhouding. Indien een bestuur bullet-leningen opneemt (kapitaal integraal terugbetaald op de eindvervaldag), dan zou men kunnen opleggen dat het een amortisatiefonds moet opbouwen, zodat op de eindvervaldag het kapitaal voor die terugbetaling beschikbaar is. Zowel de opbouw van die financiering van dit amortisatiefonds als de benutting ervan op de vervaldag moeten meegeteld worden in de autofinancieringsmarges, anders krijg je jaren een kunstmatige positieve AFM en in het jaar van de eindvervaldag een sterke negatieve AFM. Daar kan enkel van afgeweken worden indien het bestuur kan aantonen dat het op het moment van de terugbetaling wel over de nodige fondsen kan beschikken, bvb. door de verkoop van onroerend goed. Het kan zijn dat dit past in een totaalproject waarbij men gedurende een bepaalde periode moet prefinancieren en op het einde bij realisatie terug inkomsten verwerft (bvb. bouw van sociale voorzieningen die dan verkocht worden). Transparantie is nodig maar de boekingswijze moet eenduidig zijn. Blijkbaar komen er tegenstrijdige aanwijzingen vanuit het toezicht. b) ) Moeten we de normen voor de autonome bedrijven verstrengen (art. 14 en 192 van het BVR) om het verschuiven naar de AGB’s en APB’s tegen te gaan? AGB’s en APB’ zijn vaak een techniek om op een andere wijze te kunnen werken. Niet de normering op zich is een oorzaak van toename, wel de mogelijkheden om fiscale optimalisaties te doen, of om specifieke beleidsdaden te kunnen stellen waarvoor de huidige besluitvorming te omslachtig is. Eigenlijk moet Vlaanderen zich ernstig bezinnen of een bestuurscultuur van opdeling naar binnen en naar buiten (AGB’s, IGS’s, …) nog beantwoordt aan wat we als hedendaags besturen beschouwen. De gemeente evolueert steeds meer naar een functie als regisseur waarbij het voor velen zoeken en tasten is want men ziet door de bomen het bos niet meer. Bovendien stelt men vaak vast dat er dan een cultuur van voldongen feiten groeit. Binnen die entiteiten ontwikkelt zich een eigen dynamiek waaruit dan allerlei initiatieven groeien die financieel wel een impact hebben op de lokale besturen.


Pagina 5

Misschien moet er gezocht worden naar alternatieven die toelaten dat gemeenten instellingen zoals een sporthal of zwembad op een economische manier kunnen uitbaten en financieren. Of AGB's veel efficiënter werken dan de gemeente zelf (tenzij dan omdat ze een goedkoper fiscaal of sociaal statuut mogen hanteren) is de vraag. 4.3. Moet het evenwicht niet veeleer beschouwd worden op geconsolideerd niveau (gemeente, AGB’s en eventueel OCMW)? Ja a) Kan de gemeenteraad dan verantwoordelijk gemaakt worden voor het evenwicht van de hele groep? Volgens de regelgeving moet de gemeente instaan voor de tekorten van het OCMW. Volgens de recente regelgeving moet dit bijpassen in onderling overleg gebeuren ipv dat die bijdrage “automatisch” gebeurt. Toch blijft de verantwoordelijkheid hetzelfde. Wie dochters uitbouwt moet natuurlijk consolideren. Voor AGB’s zeker nodig, het OCMW misschien ook maar daar is nu een andere piste in ontwikkeling (inkanteling) zodat dit nu niet aan de orde is. b) Hoe moeten we dat dan benaderen voor het bestuurlijk toezicht op de beleidsrapporten van de AGB’s? Administratieve overlast is zeker te vermijden Maak geconsolideerde rapporten maar vermijd om nog een keertje extra te rapporteren. Normale boekhoudsoftware moet dit kunnen oplossen. Dit vraagt wel een aanpassing van de software. c) Wat zou dat dan betekenen voor de budgetwijziging van een AGB of een OCMW? Budgetwijzigingen gebeuren dan ook op het niveau van de groep. Het betekent dat AGB’s of het OCMW dit aan de gemeente moeten voorleggen en dat die in haar eerstvolgende budgetwijziging of budgetopmaak daar rekening moet mee houden, maar is dat nu al niet zo? Voorgaande zou kunnen betekenen dat we geconsolideerde budgetten of budgetwijzigingen maken. 5. Structuur budgettaire rapporten 5.1. Zou een andere indeling in exploitatie, investeringen, (andere), liquiditeiten, samenvatting en financiële toestand niet duidelijker zijn dan de huidige structuur? Er zijn nu teveel rapporten die alleen maar hetzelfde weergeven in een andere vorm. Een grondige reductie is aangewezen. We kunnen spreken van een “overkill” aan rapporten waar niemand nog aan uit kan. Beter is hier enkele rapporten te behouden die een goed overzicht bieden. De overige rapporten kunnen opgevraagd worden (cfr 1 waar software de opvraagmogelijkheden zou moeten verbeteren) of raadpleegbaar voor wie dieper wil graven. Maar maak de officiële stukken compacter! Integreer die zoveel mogelijk en laat de detaillering aan de gemeenten zelf en de wensen van de gemeenteraden over. 5.2. Zijn investeringsenveloppen voor alle investeringen nodig of nuttig? Maak van de investeringsenveloppes een optie, geen verplichting. Bundel de investeringskredieten zoals bij de exploitatiekredieten. Door het doorbreken van het verbod beleidsvelden aan één beleidsdomein te koppelen kan er specifieker gewerkt worden. Het is niet zinvol om op rubriekniveau verwerken. Dit is te gedetailleerd.


Pagina 6

5.3. Moet de regeling voor de overdracht van transactiekredieten geheel of gedeeltelijk worden herdacht? Transactiekredieten moeten in de tijd verschoven kunnen worden. Dat moet het uitgangspunt zijn. Dat is het belangrijkste aan deze transactiebudgetten. Er stelt zich een probleem om dat we tegelijk met de rekening een budgetwijziging moeten doen om de overdrachten die het gevolg zijn van een overschot weer uit te schrijven en meestal moeten we daardoor ook het meerjarenplan aanpassen omdat door de overdrachten ook andere uitgaven kunnen verschuiven en de financiering misschien moet aangepast worden in functie van de overdrachten. Dat maakt de afsluiting van de jaarrekening tot een zware oefening en dat zou allemaal in één beweging moeten gebeuren. Als de kredietbewaking op enveloppeniveau behouden blijft, dan zou het toch mogelijk moeten zijn om bij de rekening zelf de ontvangsten uitgaveramingen binnen die enveloppe wel af te sluiten. Verder heeft de regelgever bij art. 118 niet gedacht aan onvoorziene ontvangsten. Voorbeeld: er is voor een bepaalde investering 10.000 euro ontvangst voorzien in jaar 2014. In 2014 is op dezelfde post een afrekening geboekt van 2013 van 5.000 euro (= niet voorziene ontvangst), terwijl voor de voorziene ontvangst slechts 3.000 euro is geboekt en de overige 7.000 zal pas in 2015 binnenkomen. Wat zet je dan over: 5.000 of 7.000 euro? In dit geval dus 7.000 euro. Manueel ingrijpen is dus noodzakelijk. Of omgekeerd, men budgetteert 10.000 euro aan ontvangsten, er worden er 8.000 van gerealiseerd maar men toch de resterende 2.000 overdragen en in het volgende jaar via een wijziging gaan aanpassen. Als dit dan een budget is voor één jaar en nergens bij aansluit, dan gaat dit zweven. Hetzelfde voor afgesloten investeringsuitgaven die bij opmaak van de rekening als afgesloten worden beschouwd maar je kan ze pas wijzigen in het volgende boekjaar. 5.4. Voldoet de huidige indeling in beleidsdomeinen? Het gebruik van beleidsdomeinen is een mooie voorstelling maar in wezen irrelevant en werkt verstorend. De indeling kan best zinvol zijn maar in de praktijk belet ze besturen om haar budgetten op haar concrete werking af te stemmen. Een dienst gebouwen moet immers haar budgetten dan verdelen over diverse beleidsdomeinen, investeringsenveloppes en rijdt zo vaak vast. Behoud de indeling via de beleidsvelden die statistisch belangrijk is, schrap het verbod dat een beleidsveld maar in één beleidsdomein mag voorkomen en laat de indeling in investeringsenveloppes gewoon vrij. Besturen zullen dan zelf hun eigen indeling kunnen maken die veel beter aansluit bij haar werking. Op informatief niveau – voor ABB dus – blijft de bundeling via beleidsvelden (en items voor wie daar nood aan heeft) gecombineerd met de AR de beste techniek om een zicht te krijgen over waar (beleidsveld) een bestuur haar geld haalt of besteedt en wat ze daar dan mee doet (AR geeft aan wat voor soort uitgave of ontvangst het is). Het behoud van het beleidsdomein “algemene financiering” met beleidsvelden die enkel hier thuishoren kan in overweging worden genomen. De rest moet gewoon aan de vrijheid van het bestuur gelaten worden. Veel besturen beperken pragmatisch hun beleidsdomeinen tot twee om vlotter kredieten te verschuiven. Past dit in de geest van BBC? De huidige indeling in beleidsdomeinen is een nachtmerrie voor de facilitaire diensten i.f.v. kredietcontrole.


Pagina 7

6. Kredieten 6.1. Moeten verbintenissen kunnen worden aangegaan op grond van transactiekredieten?2 Verbintenissen moeten kunnen aangegaan worden op grond van verbinteniskredieten, anders heeft die indeling in verbintenis/transactiekrediet toch weinig zin? Waar er wel nog wat mee wordt geworsteld is de opvolging van de verbinteniskredieten en hoe dit in de software/rapporten naar voor komt. 6.2. Hoe kan de regeling voor de voorlopige kredieten (GD 152, OD 154, PD 148) worden aangepast, zodat ze wel werkbaar is? Uit ervaring met voorlopige twaalfden is gebleken dat de huidige regeling absoluut niet toepasbaar is. Deze is immers nog geënt op de Functioneel Economische indeling van het ARGC, niet op BBC. Bij ABB afdeling Oost-Vlaanderen is men het hier volmondig mee eens. De algemene regel is : Tijdens de periode van voorlopige twaalfden kunnen alleen exploitatie-uitgaven gebeuren, en de aflossingen van leningen en leasing die bij het liquiditeitenbudget horen. De exploitatiekredieten zijn per beleidsdomein en per verlopen of begonnen maand niet groter dan een twaalfde van het krediet in het exploitatiebudget van het vorige jaar. Bovendien geldt er een maximum van drie maanden. Knelpunten : Lonen moeten ten allen tijden betaald worden. Niet betalen van lonen is een strafrechterlijke inbreuk. Dit is echter niet decretaal hernomen. Welke beslissingen mogen genomen worden, en welke niet (binnen de voorlopige 12en)? Standpunt gehanteerd door een bestuur dat met deze problematiek geconfronteerd werd : wat vorig jaar bestond, mag opnieuw gebeuren (vorig jaar 12 jobstudenten, dit jaar opnieuw … vorig jaar geen vuurwerk op 11 juli, dit jaar ook niet, …) Een dergelijke afbakening is niet werkbaar en zelfs niet officieel. Nieuwe gesubsidieerde projecten die al goedgekeurd zijn : mogen uitgevoerd worden. Indien er nog convenanten moeten afgesloten worden, of nieuw personeel dient aangesteld is een beslissing van het bevoegd orgaan nodig. Indien dit niet beschikbaar is, kan enkel bestaand personeel ingeschakeld worden om de subsidie niet verloren te laten gaan. Niet-personeelsuitgaven kunnen enkel beslist worden door het bevoegd orgaan. Voor het eigen aandeel moet geput worden uit kredieten voor initiatieven van vorige jaar, die dit jaar niet meer gedaan worden. Binnen beleidsdomeinen zitten verschillende items, en verschillende soorten kosten (personeel, werking, subsidies, …) Er is decretaal geen enkele afbakening gebeurd. Als er dus in januari beslist wordt om alles op te souperen aan subsidies voor de jeugdverenigingen, kan het zijn dat er in februari geld tekort is voor werkingskosten van de sportdienst.

2

Er is nu een tegenspraak tussen artikel 156 van het GD 156 en 119 van

het BVR BBC.


Pagina 8

6.3. Moet het onderscheid tussen budgetwijzigingen, interne kredietaanpassingen en aanpassingen van de ramingen behouden blijven, of volstaat het onderscheid tussen wat wél door de raad moet worden beslist (budgetwijziging) en wat niet? In BBC zijn de regels voor kredietcontrole bij exploitatie zeer ruim. Je kunt, zolang het saldo niet daalt, alle kredieten binnen een beleidsdomein verschuiven. Binnen de wettelijke regels kan men het prioritair beleid gewoon “leegmaken” met kredietverschuivingen. Bij investeringen is dit veel strikter geregeld: zelfs bij een daling van een uitgavekrediet is een budgetwijziging nodig. Het onderscheid tussen deze niveaus is niet altijd duidelijk voor niet-specialisten. Ook voor mensen in de financiële diensten was in het eerste BBC-jaar het onderscheid tussen die niveaus niet altijd even duidelijk. De IKA vergt in verhouding te veel administratie. Het zou beter zijn als er maar twee systemen waren, waarbij het eenvoudige systeem zonder al te veel plichtplegingen door het college kan goedgekeurd worden, op voorwaarde dat de evenwichten niet in het gedrang komen en dat al het andere naar een budgetwijziging verschuift. Verder zijn we van oordeel dat wijzigingen van het budget die het evenwicht niet aantasten en de autofinancieringsmarge niet negatief maken, geen aanpassing zouden vergen van het meerjarenplan. 6.4. Is het huidige niveau van kredieten het meest aangewezen? Budgetbewaking: er is een zeer strenge controle op het niveau van de investeringsenveloppes, terwijl deze zeer ruim is in de exploitatiebudgetten. Voor investeringskredieten is de regeling te strak. De kredieten laten niet toe te verschuiven tussen grondaankoop, ruwbouw en meubilair per gebouw. Bij kredietaanpassingen voor investeringen op een lager niveau dan de budgetwijziging is dit niet zo evident, zeker indien er kredieten moeten verschoven worden tussen budgetbeheerders. Budgetbeheerders of diensthoofden zijn niet geneigd om zomaar krediet af te staan aan elkaar. Zo ontstaan er heel wat discussies bij interne kredietaanpassingen op het jaareinde: er is krediettekort bij voor bvb. een schoolgebouw en elders is er krediet beschikbaar omdat de bouw van een jeugdlokaal vertraging oploopt. Er is dan heel wat intern overleg nodig om de kredietverschuiving te kunnen doen. Dit behoort natuurlijk tot het klassieke besluitvormingsproces. • We pleiten ervoor om budgetverschuivingen binnen de investeringsenveloppe tussen rubrieken via een interne kredietaanpassing toe te staan. Overschrijdingen van budgetten worden bewaakt, maar wat met het niet realiseren van opbrengstbudgetten? => deze kunnen ook zware impact hebben op AFM. Waarom is een dergelijke budgetcontrole (BBC in het algemeen) nodig die zo streng is, kan dit niet eenvoudiger (cfr. Openbare ziekenhuizen): namelijk op het niveau van saldi. Het jaar 2019 is een cesuur tussen een grote mate van detail (én transactiekredieten én verbintenissenkredieten,…) en helemaal niets (cfr de discussie over bulletconstructies, het gebrek aan investeringsanalyses op lange termijn).

7. Delegatiemogelijkheden van raad naar college/deputatie/bijzondere comités OCMW De spanning tussen wat tot de bevoegdheid van de gemeenteraad behoort en wat tot het college leidt vaak tot frustraties. Raadsleden willen graag over concrete punten meepraten en stellen


Pagina 9

vast dat dit niet tot hun taak behoort. Maar een te grote overdracht naar het college is voor veel (kleinere) besturen een te grote stap. De agenda van de gemeenteraad wordt dan erg geminimaliseerd en de verplichting maandelijks te vergaderen leidt tot steriele zittingen. Het toekennen van subsidies blijft bij voorkeur een bevoegdheid van de raad. De combinatie met een budget is de beste garantie om willekeur te voorkomen. 7.1. Moet de notie van de term “dagelijks bestuur” worden herzien? Neen. 7.2. Is het nog zinvol om overheidsopdrachten en daden van beschikking nominatief in het budget te laten opnemen en de delegatiemogelijkheid daarvan te laten afhangen? Bij veel besturen wordt dit niet gebruikt omdat de gemeenteraad al zo weinig dossiers te behandelen krijgt, dat raadsleden zich soms afvragen wat ze nog wel mogen doen (zoals eerder vermeld, sturen op hoofdlijnen blijkt in de praktijk niet altijd zo eenvoudig). Veel besturen gaan daarom met alle dossiers voor overheidsopdrachten die niet tot het dagelijks bestuur horen naar de raad en ook met alle daden van beschikking. 7.3. Moet de bevoegdheidsverdeling rond het aanvaarden van schenkingen en legaten, rond dadingen, rond het vaststellen van tarieven worden herbekeken? Men kan altijd toestaan dat dit deels binnen het dagelijks bestuur kan ressorteren, maar eigenlijk zijn er hier weinig problemen mee. 7.4. Moet het toekennen van subsidies, als exclusieve bevoegdheid van de raad, gekoppeld blijven aan het budget, of mag de raad daar ook los van het budget over beslissen (waarna dan de financiële impact ook per interne kredietaanpassing kan worden verwerkt)? Het huidige systeem werkt, maar een versoepeling zou misschien wel werken, vooral dan voor subsidies aan de verwante besturen (OCMW, AGB, politiezone, kerkfabrieken, ...). Beslissingen van de raad over nominatieve subsidies buiten de budgetzittingen zou een veel versoepelen. 8. Interne controle / Organisatiebeheersing 8.1. Kunnen we de term “interne controle” niet beter vervangen door term organisatiebeheersing? Ja dit is een veel betere term. 8.2. Kunnen de delegatiemogelijkheden van het college naar het management niet worden versoepeld? Dat verdient de voorkeur hoewel de politieke cultuur daar nog niet helemaal klaar voor is. In ieder geval zou het herschrijven van art 57 en 58 GD de leesbaarheid ten goede komen. 8.3. Kan alles wat betreft de interne verzelfstandiging (budgethouderschap, IVA) niet worden overgelaten aan de besturen zelf en dus verregaand worden gedereguleerd?. Akkoord met deregulering gekoppeld aan intern of extern toezicht (controle) op de werking. 8.4. Moeten de mogelijkheden tot delegatie inzake overheidsopdrachten, verhuur goederen, leningen en financieel beheer niet worden herbekeken?


Pagina 10

8.5.

8.6.

8.7.

•

•

Als Vlofin zijn we daar niet tegen, maar we hebben niet echt concrete voorstellen op dit moment. Volstaat het niet om de voorwaarden waaronder kan gedelegeerd worden te bepalen, in plaats van wat er allemaal delegeerbaar is? Bij voorkeur de voorwaarden bepalen + vastleggen wat niet delegeerbaar is. Is het visum een geschikt instrument voor de wettelijkheidscontrole? Het visum is een goede basis om verbintenissen af te toetsen aan een minimum van regels die moeten worden toegepast. Zowel de regelgeving overheidsopdrachten als de verplichting over het nodige krediet te beschikken zijn een waarborg om ervoor te zorgen dat het bestuur haar beslissingen binnen het wettelijk kader neemt. Een goede organisatiebeheersing maakt dat er voortdurend toegekeken wordt op een correcte uitvoering. Het visum is daarin een vast toetsingsmoment die een bevestiging geeft of juist onthoudt aan de beslissing die het bestuur wil nemen. Anderzijds stuiten we regelmatig op grenzen wat betreft beschikbare kredieten. Misschien moet gedacht worden aan een mogelijkheid om in dergelijke gevallen toch een positief visum te verlenen indien het college (of bevoegd orgaan) in haar beslissing aangeeft dat ze dit regulariseert in de eerstvolgende budgetwijziging. Vraag hier bij is: waar ligt de grens? Het visum zou ook beter telkens vooraf gegeven worden, met die vermelding dat als het visumplichtig besluit ter zitting nog wordt aangepast, dat dan het visum vervalt en de financieel beheerder opnieuw visum zou geven. Indien de secretaris een visumplichtig besluit zonder visum niet mag agenderen, zou het visum veel beter afdwingbaar zijn en is de verantwoordelijkheid voor het visum gedeeld. Een laatste heikel punt van het visum is de redelijke termijn die de financieel beheerder krijgt om een dossier na te kijken en de mate waarin dit afdwingbaar is. Als er intern goede afspraken zijn, is een wettelijke regeling niet echt nodig, maar soms is het toch moeilijk afdwingbaar. In welke mate kan het visum een belemmering zijn voor de realisatie van bepaalde doelstellingen van het bestuur en hoe kan dat worden ondervangen? Een visum kan nooit een belemmering zijn voor de realisatie van een doelstelling. Als een visum wordt geweigerd betekent dit dat de procedure niet juist werd toegepast, dat er geen of onvoldoende krediet is of dat er een combinatie is van factoren waardoor het voorgelegde dossier gebreken vertoont. Het is dus juist door die elementen dat de realisatie wordt belemmerd. Wie de geëigende regels niet naleeft kan moeilijk de weigering van een visum inroepen als belemmering. Een goede organisatie zorgt ervoor dat ze de voorschriften getrouw naleeft en tijdig de nodige budgetten voorziet. Het enige probleem dat zich kan voordoen is timing. In het geval van onvoldoende tijd om een visum te geven, kan het dossier een week, een maand, … vertragen - indien het visum na beslissing gegeven wordt en de financieel beheerder talmt, kan het nog aanslepen. In geval van een negatief visum kan de uitvoering in het gedrang komen, maar we gaan er van uit dat geen enkele financieel beheerder daar lichtzinnig mee omspringt

8.8. Werkt de overrulingsprocedure en de rol van de provinciegouverneur daarin naar behoren?


Pagina 11

We hebben daar nu weinig zicht op. Maar er zouden voorbeelden zijn van besturen die het besluit van de overruling niet insturen, of van ingestuurde besluiten waarvan het toezicht/de gouverneur de termijn laat verstrijken om een beslissing te nemen zodat ze zich niet moeten uitspreken. Er bestaan zelfs afspraken om weigeringen enkel gebaseerd op te weinig krediet te negeren. Het toezicht hanteert hier wel een tegenstrijdige visie. 8.9. Kan de betalingsprocedure niet worden vereenvoudigd? Schaf de dubbele handtekening terug af en laat het intern controlesysteem iets op maat van het bestuur uitwerken. Wel behoud van de prerogatieven van de financieel beheerder. 8.10. Moeten de gedetailleerde regels over kleine kassen voor ontvangsten en uitgaven wel decretaal worden vastgelegd? Neen, maar er moeten wel mogelijkheden van optreden zijn als het bestuur dit zelf niet afdoende regelt. Zoals reeds enkele keren aangehaald: minder regels, maar wel mogelijkheden om op te treden indien nodig. 8.11. Zijn er voldoende rapporteringsverplichtingen in gebouwd over de gekregen delegaties? Dit zou ook geregeld kunnen worden binnen het kader van interne controle. 8.12. Moeten de verantwoordelijkheden voor de opmaak beleidsrapporten (rol van secretaris vs. rol van de financieel beheerder) door het decreet worden bepaald? De taakstelling van secretaris en financieel beheerder blijven op dit vlak best behouden. 9. Bestemde gelden 9.1. Moet de definitie van de bestemde gelden niet worden aangepast in die zin dat het enkel gaat om onbeschikbare gelden, om te vermijden dat onnodige leningen worden opgenomen? Bestemde gelden staan nu wat te zweven. Enerzijds heb je voorzieningen die niet financieel afgedekt zijn, anderzijds moet je bestemde gelden budgettair in rekening brengen (geen zeepbellen dus) maar of je ze ook effectief thesauriematig moet aanhouden is niet zo duidelijk. Is het zinvol budgettair dergelijke gelden aan te houden terwijl ze niet echt bijdragen aan een goed beheer? Misschien is het beter ze op te nemen als voorzieningen? 10. Districten 10.1. Moeten de districten wel afzonderlijke budgetten hebben, of kan dat volledig overgelaten worden aan Antwerpen zelf? 11. Boekhouding 11.1. Voldoet het registratiesysteem aan de behoeften, zowel wat betreft de planning als wat betreft de uitvoering? Voor opzoekingen en rapporteringen zijn er zeker nog verbetermogelijkheden, maar wellicht zijn de meeste op te vangen binnen de software. Voorzieningen v helpen wel om toekomstige kosten onder aandacht van de mandatarissen te brengen. Probleem van transactiemoment waarbij kosten en opbrengsten in verschillende jaren vallen: er is een impact op het resultaat op kasbasis (betreft overlopende rekeningen: over te dragen kosten en opbrengsten).


Pagina 12

De rubriek “netto-actief” blijkt een zeer grote “restpost” in schema J7: kan dit weer verder uitgesplitst worden? In het bijzonder stellen we in de praktijk vast dat er grote moeilijkheden en twijfels blijven bestaan tussen wat “algemeen” en “budgettair” geboekt moet worden. We stellen in vraag wat het nut is van twee “parallelle” boekhoudingen (een budgettaire boekhouding en een algemene boekhouding). Het “dubbele” systeem zorgt nodeloos voor fouten en opzoekwerk. De aansluiting tussen beide boekhoudingen is geen evidentie en doet denken aan de aansluiting met het “beruchte schema 11 van de NOB”. Artikel 164 van het Gemeentedecreet legt een dubbele boekhouding op. Het dubbel boekhouden is een registratietechniek waarbij alle financiële gevolgen van een transactie gelijktijdig geregistreerd worden. De naam dubbel boekhouden verwijst naar het principe dat iedere transactie die afgesloten wordt, al dan niet kasgebonden, resulteert in ten minste twee boekingsposten. Een voorbeeld van een dubbele boekhouding is de boekhouding die gevoerd werd obv het besluit van de Vlaamse regering van 17 december 1997 betreffende de boekhouding en de administratieve organisatie van de OCMW’s. De boekhouding obv de BBC is ook een dubbele boekhouding maar deze wordt verplicht gecombineerd met een “enkelvoudige” boekhouding voor wat betreft het budgettaire luik. Eigenlijk moeten we hier spreken over een soort “driedubbele” boekhouding. . Is dit nog overeenkomstig art. 164? De bekommernis in deze is dermate groot dat we vragen dat als men dan toch kiest voor het behoud van deze twee boekhoudingen samen, men het 100 % hard moet kunnen maken dat elke registratie ondubbelzinnig in beide boekhoudingen tegelijk correct geregistreerd wordt, zodat onze medewerkers zich op geen enkel moment nog het hoofd moeten breken over de juiste boekingswijze. Indien men dit niet 100 % waterdicht kan maken, dan moet men het probleem bij de wortel aanpakken en dat is kiezen voor één van beide registratievormen, waarbij het geen geheim is dat het algemeen boekhouden veel meer info biedt dan een kasboekhouding. Uit een degelijk gevoerde dubbele boekhouding, volgens de registratietechniek zoals hierboven bondig beschreven en zoals algemeen bekend en onderwezen, kan immers àlle informatie verstrekt worden zoals door ABB én Europa opgevraagd wordt.

11.2. Is het stelsel van algemene rekeningen tot op het juiste niveau opgelegd en is het volledig? Op zich is het een goed idee om high level te rapporteren, de mandatarissen hebben via de openbaarheid van het bestuur de mogelijkheid om alle details verder op te vragen. Er zijn echter nog teveel onduidelijkheden ( wat hoort onder welke rekening cfr. de problematiek met de beleidsvelden). Er is helaas wat geprutst met de MAR waardoor starters technisch heel wat problemen


Pagina 13

hebben ondervonden. Ook heeft ABB pas laat ingezien dat de geboden vrijheid toch te veel afwijkingen toeliet. BBC blijft in het zelfde bedje ziek als de NGB die een combinatie wil zijn van een budgettaire en een algemene boekhouding. Die opdeling maakt het moeilijk om het rekeningstelsel éénduidig te houden. Ook is het verplichte gebruik van AR 26 bij verkoop van vaste activa een onnodige omweg. Zaken worden nu eenmaal verkocht en het overbrengen naar overige MVA heeft geen meerwaarde. .

11.3. Biedt de functionele indeling in beleidsdomeinen en -velden voldoende flexibiliteit? De indeling in beleidsdomeinen is reeds hoger aangehaald: weg ermee ofwel alleen als voorstellingswijze zonder verdere beperkingen daaraan gekoppeld. Basis blijft de indeling in beleidsvelden en AR. Die matrix vormt de beste combinatie om een beeld te krijgen van het budget van het bestuur. 11.4. Zijn de juiste beleidsvelden gedefinieerd (of welke zijn er te veel/ te weinig)?. Beleidsvelden: de benamingen zijn soms ontoereikend zoals bijvoorbeeld. voor het Gemeenschapscentrum. Dat zou gebundeld kunnen worden onder de noemer culturele infrastructuur. De opdeling is voor andere thema’s dan weer te gedetailleerd (bijvoorbeeld bij onderwijs: leerlingenvervoer, middagtoezicht, ochtend en avondtoezicht, ...) en soms te algemeen (sport zonder zwembaden),... Ook voor nutsvoorzieningen zou er een samenvoeging kunnen zijn i.p.v. verschillende beleidsvelden voor elke soort. Het onderscheid wordt immers opgelegd in de algemene rekeningen. Voor de ondersteunende diensten zijn er te weinig. 11.5. Kan het gebruik van de economische sectorcode worden beperkt tot bepaalde transacties en zo vervangen worden door een aantal bijkomende algemene rekeningen? De economische sectorcodes zorgen voor een aanzienlijke werklast. Kunnen die codes niet gekoppeld worden aan de algemene rekeningnummers? Zo kan er maar één ESC zijn voor Gemeentefonds. 11.6. Voldoen de waarderingsregels? De waarderingsregels voldoen maar de mutatietabellen moeten aangepast worden want nu bevatten ze geen overboekingen van één post naar een ander en dan is er geen aansluiting. Door het ontbreken van opgelegde waarderingsregels, zal de vergelijkbaarheid tussen besturen wel moeilijk zijn. Waarderen van erfgoed aan 1 euro is niet goed. Waarom niet toelaten dat hier wel een waarde aan toegekend kan worden. 11.7. Archiefregels – toegevoegd item door Vlofin Deze blijken thans onvoldoende duidelijk te zijn of tegenstrijdig. Kan hiervoor een uniforme en duidelijke regeling worden uitgewerkt? Blijkbaar moeten de stukken van de boekingen die nog gebaseerd zijn op overgedragen budgetten vanuit het verleden – dus voor invoering BBC – 30 jaar bewaard blijven (oude regeling) terwijl dit voor de overige 10 jaar is. Kan men niet gewoon alle stukken vanaf het jaar waarop BBC is toegepast onder de regel van 10 jaar laten vallen?


Pagina 14

12. Vlaamse informatiebehoeften Te beantwoorden door de Vlaamse overheid zelf. 12.1. Kan de Vlaamse Regering/overheid de benodigde beleidsinformatie uit de BBCrapportering putten? 12.2. Welke beleidsinformatie over de lokale besturen ontbreekt momenteel nog en kan die worden geïntegreerd in de BBC-rapportering? We denken dat Vlaanderen meer dan voldoende informatie krijgt, maar we vragen ons soms af hoe ze daar nog ernstige conclusies kunnen uittrekken, nu er steeds meer vrijheidsgraden worden ingebouwd. 12.3. Welke technische oplossing zou moeten worden uitgewerkt om ook de beleidsinformatie over de lokale besturen die niet in BBC geïntegreerd kan worden toch op een efficiënte en betrouwbare manier in te zamelen? Extra bevragingen van ABB zouden misschien vermeden kunnen worden door deze standaard te integreren in de beleidsrapporten. Behalve als ze ad hoc zijn. Bijvoorbeeld: niet traditionele deelnemingen en langetermijnprojecten voor vastgoed en infrastructuur. Jammer dat we nog steeds extra info moeten bezorgen die eigenlijk toch perfect uit de jaarrekening te halen is (over de deelnemingen bijvoorbeeld). 12.4. Hebben we een stok achter de deur nodig om de besturen aan te zetten om die beleidsinformatie te bezorgen? Hangt er van af hoe belangrijk die is. 12.5. Voldoet de rapportering over de beleidsrapporten en de kwartaalrapportering om te voldoen aan de Europese verplichtingen?. 12.6. Kunnen de bijkomende Europese rapporteringsverplichtingen gekoppeld worden aan de BBC-rapportering? Op voorwaarde dat het niet zwaarder wordt voor de gemeenten. 12.7. Biedt het bestuurlijk toezicht voldoende garanties om de kwaliteit van de gerapporteerde data te verzekeren? In combinatie met de audit zou dat toch moeten. Toezicht is misschien nog net iets te detaillistisch en 'mechanisch'. Foutjes waar geen enkele mandataris van wakker ligt, geven soms aanleiding tot een volledig nieuwe besluitvorming, terwijl aan de essentie niet geraakt wordt. Software 1. Relatie lokaal bestuur – softwarehuizen 1.1. Laat de BBC-software toe om alle verplichte rapporteringen op een gebruiksvriendelijke manier op te maken? Er zijn zeker nog verbeteringen mogelijk, maar we komen in de buurt. Het zou wel handig zijn, mocht de software een volledige rekening, budget of meerjarenplan in één keer kunnen genereren, met alle verplichte informatie. De gemeente kan dan kiezen om bijlagen toe te voegen voor bijkomende informatie. Een rekening, budget of meerjarenplan met één druk op de knop, dat zou een verbetering zijn! 1.2. Maakt de software het mogelijk om voldoende flexibel bijkomende rapporteringen te genereren op basis van de registraties? Ja, maar soms weten we niet meer welk rapport en welke parameter we nu moeten


Pagina 15

gebruiken voor toezicht, en welke voor eigen gebruik zijn. Daar is zeker nog werk aan de winkel. 1.3. Biedt de software een meerwaarde voor de werking van het bestuur? Dit blijkt zeer variabel te zijn. Hangt samen met de werking van het bestuur, de bestuurscultuur en de wijze waarop men gebruik maakt van de software. 1.4. Geven de softwareleveranciers voldoende ondersteuning bij het gebruik van hun product en loopt de communicatie zoals het hoort? Het is moeilijk geweest bij de opstart, maar we komen in de buurt van een goede samenwerking. 2. Relatie ABB – softwarehuizen 2.1. Communiceert ABB tijdig naar de softwarehuizen over wijzigingen in (de interpretatie van) de BBC-regelgeving? Belangrijk is dat softwarehuizen voldoende tijd krijgen om aanpassingen door te voeren. Eventueel vaste periodes voorzien zoals een kwartaal of semester. Wijzigingen moeten dan gebundeld worden en kunnen niet meer op het allerlaatste moment worden opgelegd. Ondersteuning door ABB 1. Helpdesk 1.1. Worden de vragen die via de bbcgop-helpdesk gesteld worden voldoende snel beantwoord? Redelijk. Vaak weten ook de ABB medewerkers niet altijd hoe het precies moet. Veel collega’s stellen vragen aan een contactpersoon ipv aan de helpdesk en daar wordt snel op geantwoord. 1.2. Is de kwaliteit van de antwoorden die daar gegeven worden voldoende? Soms wel soms niet. We vinden dat vragen beter gecentraliseerd dan per provincie worden behandeld. We moeten vermijden dat twee provincies eenzelfde regel op een andere manier interpreteren. 2. Website 2.1. Maken de besturen gebruik van de informatie die op de ABB-website wordt aangeboden in verband met BBC? Ja, daar wordt geregeld gebruik van gemaakt. 2.2. Is de presentatie van de informatie die daar beschikbaar is voldoende overzichtelijk?. Ja, maar opkuis van niet meer relevantie informatie is aangewezen. Het zou ook goed zijn om een look-and-feel structuur in te brengen. Velen ondervinden toch moeilijkheden om de informatie die men zoekt te vinden. 2.3. Is er informatie of ondersteunend materiaal dat daar nog ontbreekt? Ja. In mensentaal een draaiboek van wat ABB exact verwacht aan rapporten bij een budget, MJP, budgetwijziging, wijziging MJP, rekening… Waarom worden de voorbeelden van andere gemeenten niet meer aangevuld of zijn ze niet opvraagbaar? Graag enkele voorbeelden van goede besluitvorming voor CBS of gemeenteraad en van “best practices”. We vinden nog steeds geen voorbeelden van BBC-rekeningen van pilootbesturen op de website van ABB. 3. Communicatie (nieuwsbrieven, …) 3.1. Zijn alle besturen geabonneerd op de BBC-nieuwsbrief?


Pagina 16

3.2. Voldoet de inhoud en de frequentie van die nieuwsbrief aan de verwachtingen? Redelijk maar ze zijn niet altijd voldoende concreet. Draagvlak 1. Wordt (de invoering van) BBC gedragen door raadsleden en mandatarissen van het bestuur? Voor veel mandatarissen blijft BBC een technisch verhaal. Er wordt nog teveel geredeneerd in “begrotingstermen” en te weinig planmatig gedacht. 2. Wordt (de invoering van) BBC gedragen binnen de administratie van het bestuur? Een grondig veranderingstraject zoals BBC vraagt een mentale omschakeling, en dat heeft wel wat tijd nodig. Het gaat om een bestuurscultuur die strategische denken en werken vooropzet en die cultuur is niet bij alle besturen even sterk aanwezig. In veel besturen was het de financiële dienst die BBC trok en nog steeds trekt. Tegelijkertijd werd omgeschakeld naar een nieuwe software. Veel problemen werden verbonden met de software en vaak werd de financiële dienst verantwoordelijk geacht voor zaken die fout liepen of een vertraging kenden. Ondertussen raakt BBC ingeburgerd en zien we dat de administratie er beter mee overweg kan. Maar groot enthousiasme is er niet en de inhoudelijke link is zeker nog niet verteerd. Digitale rapportering 1. Kan de digitale rapportering op een gebruiksvriendelijke manier worden aangemaakt? Dit werkt vandaag redelijk goed, maar er blijven nog een pak knelpunten op te lossen. Wel moet de software het mogelijk maken om na te kijken wat er als bestand wordt doorgestuurd. 2. Is de manier waarop de digitale rapportering aan Vlaanderen wordt bezorgd voldoende gebruiksvriendelijk? Dit is verbeterd. 3. Komt de ontsluiting van de data van de digitale rapportering naar de collega’s van andere Vlaamse entiteiten tegemoet aan hun behoeften? Gevolgen integratie OCMW & eventuele fusies 1. Welke praktische problemen verwachten de besturen bij de integratie van de OCMW’s in de gemeenten wat betreft BBC? Verschillen in rekeningstelsels tussen gemeenten en OCMW. Verschillen in budgetopbouw. Alweer een volgende grote verandering op korte tijd en zijn de softwarehuizen er wel klaar voor? 2. Welke praktische problemen verwachten de besturen wat betreft BBC bij een eventuele fusie van gemeenten? Verschillende software, verschillende beleidsdomeinen, verschillende rekeningstelsels, verschillende waarderingsregels, … De samengevoegde besturen zullen hun processen op elkaar moeten afstemmen, veranderingsperikelen, ... Gevolgen uitbreiding toepassingsgebied 1. Welke voor- en nadelen zien de besturen bij een uitbreiding van het toepassingsgebied van BBC naar de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden? Voordeel zou zijn dat we allemaal dezelfde taal spreken en dat het geheel transparanter wordt, alhoewel, met al die vrijheidsgraden zal het toch voor iedereen nog net iets anders zijn.


Pagina 17

2. Welke voor- en nadelen zien de besturen bij een uitbreiding van het toepassingsgebied van BBC naar de politiezones en de hulpverleningszones? Voordeel zou zijn dat eenzelfde model gebruiken en dat het geheel transparanter wordt maar hier is het knelpunt dat de bevoegdheid federaal is. De federale overheid wil natuurlijk wel een eenvormig stelsel voor het ganse land behouden. Het mag geen dubbel werk worden.


Pagina 18

Vragenlijst evaluatie BBC standpunt VLOFIN

Recommend Documents