Handleiding BBC. RTF sjablonen

Handleiding

BBC RTF sjablonen

Cevi NV – Bisdomplein 3 – 9000 GENT – Tel 09 264 07 01 – [email protected] – http://www.cevi.be Logins NV – Gen. De Wittelaan 17 B32 - 2800 Mechelen – [email protected] – http://www.logins.be

1 INHOUDSOPGAVE 1

INHOUDSOPGAVE .................................................................................................... 1.1

2

INLEIDING ................................................................................................................... 2.1

2.1

Voorwoord .................................................................................................................................................... 2.1

2.2

Colofon ........................................................................................................................................................... 2.2

3

INSTELLINGEN VAN RTF-SJABLONEN ................................................................. 3.1

3.1

Algemene instellingen .................................................................................................................................. 3.1 3.1.1 Optionele module RTF-documenten ........................................................................................ 3.1 3.1.2 Algemene parameters RTF-sjablonen ....................................................................................... 3.1

3.2

Instellingen per type document................................................................................................................. 3.6 3.2.1 Bestelbonnen .................................................................................................................................. 3.6 3.2.2 Mandatenlijsten .............................................................................................................................. 3.9 3.2.3 Verkoopfacturen .......................................................................................................................... 3.12 3.2.4 Herinneringen ............................................................................................................................... 3.15 3.2.5 Beleidsdocumenten ..................................................................................................................... 3.20 3.2.6 Kassa-documenten ...................................................................................................................... 3.23

4

STANDAARDSJABLONEN EN EIGEN SJABLONEN ............................................ 4.1

4.1

Standaardsjablonen....................................................................................................................................... 4.1

4.2

4.3

4.4

Eigen sjablonen .............................................................................................................................................. 4.1 Stap 1: nieuw document............................................................................................................... 4.1 Stap 2: extensie .rtf ....................................................................................................................... 4.1 Stap 3: zet alle niveaus in het sjabloon ..................................................................................... 4.1 Stap 4: samenvoegvelden invoegen ........................................................................................... 4.2

Standaardsjablonen aanpassen ................................................................................................................... 4.3

Wat met de RTF-sjablonen uit NGB? ..................................................................................................... 4.6 4.4.1 Bestelbonnen .................................................................................................................................. 4.6 4.4.2 Facturen ........................................................................................................................................... 4.6 4.4.3 Herinneringen ................................................................................................................................. 4.8 4.4.4 Kassa-documenten ........................................................................................................................ 4.9

2 INLEIDING 2.1 VOORWOORD In de BBC-boekhouding kun je bestelbonnen, mandatenlijsten, verkoopfacturen, herinneringen, beleidsdocumenten en kassadocumenten afdrukken via een RTF-sjabloon. Deze afdrukfuncties vormen een uitbreiding van de bestaande afdrukfuncties en zijn niet verplicht te gebruiken. De standaard afdrukfuncties blijven beschikbaar en kun je dus verder gebruiken naast de RTF-afdrukmogelijkheden.

Deze handleiding bevat de werkwijze om een RTF-sjabloon te koppelen in de toepassing. Een document kan afgedrukt worden eens het sjabloon op een correctie manier gekoppeld is in de toepassing. Verder bespreken we de mogelijkheden om standaard RTF-sjablonen te gebruiken, standaard RTF-sjablonen aan te passen of eigen RTF-sjablonen te gebruiken.

Tot slot overlopen we de verschillen tussen RTF-sjablonen uit de NGB-toepassing en RTF-sjablonen uit de BBCtoepassing. Op die manier weet je welke aanpassingen nodig zijn om NGB-RTF-sjablonen bruikbaar te maken in BBC.

Hoofdstuk 2: Inleiding

Handleiding RTF-documenten in BBC

Versie 2013-12-30

2.2

2.2 COLOFON

© Cevi/Logins NV 2013-12-30

Cevi NV - Bisdomplein 3 - 9000 GENT Tel. Cevi Contact Center: 09 264 07 01 - fax: 09 264 07 02 E-mail: [email protected] Internet: http://www.cevi.be/ - extranet: http://ce-site.cevi.be/ Ondernemersnummer: BE 0860.972.295

Logins NV - Generaal De Wittelaan 17 B32 - 2800 Mechelen Tel.: 015 45 48 50 - fax: 015 45 48 89 E-mail: [email protected] Internet: http://www.logins.be Ondernemersnummer: BE 0458.715.671

Cevi NV en Logins NV maken deel uit van de Adinfo groep

Hoofdstuk 2: Inleiding


Versie 2013-12-30

3 INSTELLINGEN VAN RTF-SJABLONEN 3.1 ALGEMENE INSTELLINGEN 3.1.1 Optionele module RTF-documenten Bestelbonnen, verkoopfacturen en herinneringen kun je maar afdrukken wanneer de optionele module XVB018 RTF-documenten NOB/BBC geactiveerd is.

Als je deze module nog niet bezit, kun je steeds vrijblijvend een offerte aanvragen.

De RTF-afdruk van mandatenlijsten is pas mogelijk wanneer je bestuur met mandaten werkt.

De RTF-afdruk van beleidsdocumenten maakt geen deel uit van deze optionele module. Deze RTF-afdrukmogelijkheden worden standaard voorzien in de BBC-toepassing. De RTF-afdruk van kassadocumenten maakt geen deel uit van deze optionele module. Deze RTF-afdrukmogelijkheden maken deel uit van de module Kassa.

3.1.2 Algemene parameters RTF-sjablonen Om een document af te drukken door middel van een RTF-afdrukfunctie heb je een RTF-sjabloon nodig. Voor elk type document (bestelbonnen, mandatenlijsten, verkoopfacturen, herinneringen, beleidsdocumenten en kassadocumenten) worden standaard sjablonen aangereikt door Cevi/Logins (zie website) Daarnaast heb je ook de mogelijkheid om zelf een sjabloon aan te maken. Daarvoor reikt Cevi/Logins de nodige Exceldocumenten aan met een overzicht van de beschikbare RTF-velden.

Hoofdstuk 3: Instellingen van RTF-sjablonen


Versie 2013-12-30

3.2

Elk RTF-sjabloon moet gedefinieerd worden in menu “1.3.2.12 User-defined samenvoegdocumenten”.

Hierna wordt elk veld van dit parameterscherm besproken. Documenttype Elk type document heeft een vaste code:

* Bestelbonnen: BBRTF * Mandatenlijsten: MAND * Verkoopfacturen: XFCF * Herinneringen: HERIN * Beleidsdocumenten: DOEL * Kassadocumenten: KASSA Aard van het document Dit laat je standaard staan op “Rich Text Format.rtf bestand”.

Naam en volledig pad van het document Via de -toets kun je het aangemaakte RTF-sjabloon ophalen in de Verkenner. Let wel: het sjabloon moet onder een gedeelde map staan waar alle gebruikers die dit document moeten gebruiken rechten op hebben om af te drukken.

Document opslaan als De afgedrukte documenten kun je opslaan. In dit veld geef je de locatie en de naam op waar deze documenten terecht moeten komen. Elke afdruk kan een unieke naam krijgen door gebruik te maken van de documentvariabelen. Voor meer informatie: zie onderstaand voorbeeld. Maak agendapunt Dit veld is niet van toepassing voor de RTF-afdrukfuncties binnen BBC. Betreft bij maak agendapunt Dit veld is niet van toepassing voor de RTF-afdrukfuncties binnen BBC.

Omschrijving document Dit is de naam dat je meegeeft aan het sjabloon. Deze naam zal ook het referentiepunt zijn van het sjabloon bij het verder instellen van de afdrukfunctie. Dit veld vul je beter overal in.



Versie 2013-12-30

3.3

Titel bij maak agendapunt Dit veld is niet van toepassing voor de RTF-afdrukfuncties binnen BBC. Interne naam Dit is een gegenereerd veld door de toepassing zelf.

Bij wijze van voorbeeld koppelen we volgende RTF-sjablonen voor herinneringen:

In menuscherm “1.3.2.12. User Defined Samenvoegdocumenten” drukken we op de knop , waarna we het type “HERIN” aanklikken in het veld “Type document”.

In het veld “Aard van document” blijft de standaard waarde “Rich Text Format.rtf bestand” staan.



Versie 2013-12-30

3.4

Vervolgens drukken we op de -toets in het veld “Naam en volledig pad van het document”, waarna we in de Windows Verkenner terechtkomen. Navigeer naar het te koppelen sjabloon en klik op .

In het veld “Document opslaan als” kun je een pad opgeven waar de afdruk in Wordformaat opgeslagen mag worden. We raden sterk aan om de afdrukken niet in dezelfde map op te slaan waar de sjablonen opgeslagen zitten. Om de benamingen van de afdrukken uniek te maken, kun je gebruik maken van documentvariabelen, die zichtbaar zijn onder de matrix. De documentvariabelen zijn verschillend naar gelang het type document.



Versie 2013-12-30

3.5

Documentvariabelen beginnen en eindigen steeds met een %-teken. In onderstaand voorbeeld worden de documentvariabelen %RappelJaar% en %RappelNummer% gebruikt (op die manier zal het jaar en het nummer verwerkt worden in de documentnaam van het resultaat van de afdruk).

De velden “Maak agendapunt” en “Betreft bij maak agendapunt” zijn niet van toepassing voor de BBC. Deze velden vullen we niet in. Vervolgens vul je het veld “Omschrijving document” in. Hier geef je een naam aan het sjabloon, die op de volgende parameterschermen zichtbaar zal zijn.



Versie 2013-12-30

3.6

Het veld “Titel bij maak agendapunt” is niet van toepassing in de BBC.

Vervolgens klik je op , waarna het sjabloon gekoppeld is aan de toepassing. Om een volgend sjabloon op te laden, klik je op de knop , waarna het tweede sjabloon opgeladen kan worden. Het sjabloon “Laatste Herinnering” kan op dezelfde manier gekoppeld worden zoals hierboven beschreven.

Vanuit menu “1.3.2.12 User Defined Samenvoegdocumenten” kun je elk gekoppeld sjabloon visualiseren. Dat doe je door op het te visualiseren sjabloon te klikken en dan op . Vervolgens krijg je het sjabloon te zien. Ter info: een RTF-sjabloon is steeds wijzigbaar, zelfs wanneer het sjabloon al gekoppeld is in de toepassing. Je kunt het wijzigen door het gekoppelde sjabloon te openen en de gewenste wijzigingen op te slaan in het bestaande sjabloon.

3.2 INSTELLINGEN PER TYPE DOCUMENT Eens het sjabloon gekoppeld is in menu “1.3.2.12 User-defined samenvoegdocumenten” kun je het sjabloon gebruiken in de afdrukinstellingen. Afhankelijk van het type document, moet het sjabloon verder gekoppeld worden in verschillende parameterschermen. Hierna wordt elk type document overlopen met de in te vullen parameterschermen om een RTF-afdruk te maken met het gekoppelde sjabloon.

3.2.1 Bestelbonnen Volgende sjablonen werden gekoppeld in menuscherm “1.3.2.12 User-defined samenvoegdocumenten”.

Om Bestelbonnen af te drukken met een RTF-sjabloon moet je volgende opties instellen: Hoofdstuk 3: Instellingen van RTF-sjablonen


Versie 2013-12-30

3.7

1) Algemene parameters boekhouding In het menuscherm “1.3.2.1. Algemene parameters boekhouding” moet de optie “Grafische Afdruk Bestelbons” uit “Deel 4” aangevinkt staan.

Met deze optie geef je aan dat de bestelbonnen afgedrukt worden via RTF.

2) Toewijzing van het RTF-sjabloon aan de afdrukfunctie van bestelbonnen Via menuscherm “1.3.1.2. Diensten binnen het bestuur” kun je het juiste sjabloon koppelen aan de RTF-afdrukfunctie van bestelbonnen.

De toewijzing van de RTF-sjablonen moet per dienst gebeuren. Als je niet met diensten werkt, maar je wilt werken met RTF-afdrukken voor bestelbonnen, dan moet je minimum 1 dienst aanmaken zodat je in dit scherm de juiste RTF-sjablonen kunt kop-



Versie 2013-12-30

3.8

pelen. Zodra er 1 of meerdere diensten bestaan van het type “Bestellende dienst”, kun je voor de eerste, tweede en derde afdruk telkens een RTF-sjabloon instellen. Bij het toewijzen van het RTF-sjabloon kun je de keuzelijst openen door op het omgekeerde driehoekje te klikken. Vervolgens zie je de omschrijving(en) van alle gekoppelde RTFsjablonen van bestelbonnen die ingegeven werden in menuscherm 1.3.2.12.

Zodra deze velden ingevuld zijn, kun je een bestelbon afdrukken met het geselecteerde RTF-sjabloon in menuscherm “4.1.2.2. Afdruk bestelbon”.



Versie 2013-12-30

3.9

Vervolgens wordt de bestelbon afgedrukt. Als je voor het gebruikte sjabloon een pad opgegeven hebt in het veld “Document opslaan als” in menuscherm “1.3.2.12. Userdefined samenvoegdocumenten”, dan zal de afdruk opgeslagen worden.

3.2.2 Mandatenlijsten Volgend sjabloon werd gekoppeld in menuscherm “1.3.2.12 User-defined samenvoegdocumenten”.



Versie 2013-12-30

3.10

Om mandatenlijsten af te drukken met een RTF-sjabloon moet in het menuscherm “1.3.2.1. Algemene parameters boekhouding” “Mandateren?” uit “Deel 1” aangevinkt staan.

Met deze optie geef je aan dat er in jouw bestuur met mandaten gewerkt wordt. Dit is uiteraard een vereiste om mandatenlijsten te kunnen afdrukken. Vervolgens kun je de mandatenlijsten afdrukken met de RTF-afdrukfunctie in menuscherm “4.4.3. Opzoeken van mandaten”.



Versie 2013-12-30

3.11

Bij het aanklikken van deze afdrukfunctie kom je in volgend scherm terecht waar je het gekoppelde RTF-sjabloon kunt selecteren om af te drukken.

Als je de mandatenlijst onmiddellijk wilt afdrukken, dan klik je functie “Afdrukken na merge” aan. Als je de mandatenlijst wilt opslaan, dan klik je de optie “Opslaan na merge” aan. Als je de optie “Opslaan na merge” aangeklikt hebt, dan kun je het opgeslagen document onmiddellijk tonen op het scherm. Dit kan door de optie “Openen na merge” aan te klikken. De optie “XML datasource opslaan” laat je steeds afgevinkt.



Versie 2013-12-30

3.12

3.2.3 Verkoopfacturen Volgende sjablonen werden gekoppeld in menuscherm “1.3.2.12 User-defined samenvoegdocumenten”.

Verkoopfacturen kunnen ingegeven worden in module “5 Verkopen” (binnen BBC) en in de module Uitgaande facturatie (buiten BBC).

Verkoopfacturen kun je in module 5 (binnen BBC) afdrukken via RTF in menuscherm “5.1. Registratie Verkoopfacturen”.



Versie 2013-12-30

3.13

Via de knop kun je de verkoopfactuur afdrukken. Volgend scherm verschijnt.

In de selectiecriteria staat de selectie ingesteld zodat de actieve factuur uit menuscherm “5.1 Registratie Verkoopfacturen” afgedrukt wordt. Deze instellingen zijn nog steeds wijzigbaar om andere of meerdere facturen af te drukken.



Versie 2013-12-30

3.14

Bij de samenvoegopties kun je het gewenste samenvoegdocument (= RTF sjabloon) selecteren die gebruikt zal worden om de verkoopfactuur af te drukken.

Nadat je het sjabloon geselecteerd hebt, wordt het veld “Beschrijving” en “Resultaat opslaan als” opgevuld vanuit de instellingen van het RTF-sjabloon (menuscherm “1.3.2.12 User-defined samenvoegdocumenten”).

Vervolgens kun je aangeven of je de afdruk onmiddellijk wilt doorsturen naar de printer (optie “Afdrukken na merge”), en/of het document opgeslagen moet worden (optie “Opslaan na merge”), en/of het document geopend moet worden (optie “Openen na merge”). De optie “XML datasource opslaan” laat je steeds afgevinkt.

Let op: De optie “Openen na merge” kun je alleen gebruiken als de optie “Opslaan na merge” aangevinkt staat. Verkoopfacturen kun je in de module Uitgaande Facturatie (of Diverse Facturatie) afdrukken via RTF in menuscherm “2.6. Afdruk facturen en creditnota’s via RTF-merge”.

In de selectiecriteria geef je aan welke factu(u)r(en) je wilt afdrukken.

Bij de samenvoegopties kun je het gewenste samenvoegdocument (= RTF sjabloon) selecteren dat gebruikt zal worden om de verkoopfactuur af te drukken.



Versie 2013-12-30

3.15

Nadat je het sjabloon geselecteerd hebt, worden de velden “Beschrijving” en “Resultaat opslaan als” opgevuld vanuit de instellingen van het RTF-sjabloon (menuscherm “1.3.2.12 User-defined samenvoegdocumenten”).


Let op: de optie “Openen na merge” kun je enkel gebruiken als de optie “Opslaan na merge” aangevinkt staat.

3.2.4 Herinneringen Volgende sjablonen werden gekoppeld in menuscherm “1.3.2.12 User-defined samenvoegdocumenten”.

Herinneringen druk je af via de map “7.4 Herinneringen”.



Versie 2013-12-30

3.16

Volgend parameterscherm “7.4.1.2. Afdrukmodellen” moet ingevuld worden zodat elk RTF-sjabloon van de herinneringen gelinkt kan worden aan het juiste niveau.

In dit scherm voeg je voor elk niveau een nieuw record in. Daarvoor druk je op de knop .



Versie 2013-12-30

3.17

Taal Dit laat je op “N” van Nederlands staan. Niveau In dit veld geef je het niveau in.

Model In dit veld geef je een naam aan het afdrukmodel dat je ingeeft.

Documentintegratie Hier heb je de keuze om “Standaard rapport (RGEN)”, “Microsoft Word Mail Merge” of “RTF-Merge” aan te klikken. Hier klik je “RTF-merge” aan.

Naargelang de soort documentintegratie verandert het parameterscherm. Bij het aanklikken van “RTF-Merge” als documentintegratie verandert het scherm als volgt.



Versie 2013-12-30

3.18

In het veld “RTF-merge document” moet de omschrijving van het RTF-sjabloon komen. Via kom je in menuscherm “1.3.2.12” terecht waar je het juiste sjabloon kunt selecteren.

Klik dubbel op “Herinnering Niveau 1” en de omschrijving wordt automatisch overgenomen in het parameterscherm van de herinneringen.



Versie 2013-12-30

3.19

Aanvaard het ingegeven afdrukmodel. Vervolgens voeg je een nieuw record in dit parameterscherm om het volgende niveau aan te maken. Herhaal deze procedure tot alle niveaus gekoppeld zijn. Een afdruk van een herinnering maak je in menuscherm “7.4.2. Herinneringslijsten”.

Let op: Om een herinnering af te drukken, moet er eerst een gevalideerde herinneringslijst bestaan. Bij wijze van voorbeeld druk je herinneringslijst 2013/25 af. Daarvoor druk je op “Document”, waarna de afdrukparameters tevoorschijn komen.

In het veld “Niveau herinnering tussen” geef je aan welk niveau je wilt afdrukken. In het veld “Vanaf herinnering” geef je aan welke herinneringen je wilt afdrukken. In het veld “Afdrukmodel” geef je mee met welk sjabloon je wilt afdrukken.



Versie 2013-12-30

3.20

Nadat je op hebt gedrukt, worden de herinneringen afgedrukt met het geselecteerde RTF-sjabloon.

3.2.5 Beleidsdocumenten Volgende sjablonen werd gekoppeld in menuscherm “1.3.2.12 User-defined samenvoegdocumenten”.

Deze RTF-afdrukfunctie kan gebruikt worden voor de afdruk van de doelstellingennota, Strategische Nota, Doelstellingenrealisatie, toelichting … Binnen het type “DOEL” bestaan er 2 soorten sjablonen:

* Sjablonen per doelstelling: Deze sjablonen tonen gegevens opgesomd per doelstelling (strategische- en/of beleidsdoelstellingen). De afdruk van prioritair beleid en overig beleid gebeuren in verschillende sjablonen. Voorbeeld van sjablonen voor het prioritaire beleid: Doelstellingennota.rtf, StrategischeNota2014.rtf. Voorbeeld van sjablonen voor het prioritaire beleid: Doelstellingennota_overig.rtf, StrategischeNota2014_overig.rtf.



Versie 2013-12-30

3.21

Deze sjablonen druk je af via menuscherm “3.5.2.2. Doelstellingen”.

Bij de selectiecriteria kun je aangeven of je voor alle doelstellingen of voor 1 aparte doelstelling een afdruk wilt maken. Bij de samenvoegopties kun je het sjabloon selecteren in het veld “Samenvoegdocument”. Let op: selecteer een sjabloon dat niet eindigt met “BD”, want dit zijn sjablonen per beleidsdomein die niet via dit menuscherm gebruikt kunnen worden. Vervolgens kun je aangeven of je de afdruk onmiddellijk wilt doorsturen naar de printer (optie “Afdrukken na merge”), en/of het document opgeslagen moet worden (optie “Opslaan na merge”), en/of het document geopend moet worden (optie “Openen na merge”). De optie “XML datasource opslaan” laat je steeds afgevinkt. Let op: de optie “Openen na merge” kun je alleen gebruiken als de optie “Opslaan na merge” aangevinkt staat.

* Sjablonen per beleidsdomein Deze sjablonen tonen gegevens opgesomd per beleidsdomein per doelstelling. Deze sjablonen herken je doordat de naam eindigt met “BD”. De afdruk van prioritair beleid en overig beleid gebeurt in verschillende sjablonen. Voorbeeld van sjablonen voor het prioritaire beleid: Doelstellingennota_BD.rtf, StrategischeNota2014_BD.rtf.



Versie 2013-12-30

3.22

Deze sjablonen druk je af via menuscherm “3.5.2.3. Doelstellingennota”.

Bij de selectiecriteria kun je aangeven of je voor alle beleidsdomeinen of voor 1 apart beleidsdomein een afdruk wilt maken. Bij de samenvoegopties kun je het sjabloon selecteren in het veld “Samenvoegdocument”. Let op: selecteer een sjabloon dat wel eindigt met “BD”, want dit zijn de enige sjablonen die via dit menuscherm gebruikt kunnen worden. Vervolgens kun je aangeven of je de afdruk onmiddellijk wilt doorsturen naar de printer (optie “Afdrukken na merge”), en/of het document opgeslagen moet worden (optie “Opslaan na merge”), en/of het document geopend moet worden (optie “Openen na merge”). De optie “XML datasource opslaan” laat je steeds afgevinkt. Let op: de optie “Openen na merge” kun je alleen gebruiken als de optie “Opslaan na merge” aangevinkt staat.



Versie 2013-12-30

3.23

3.2.6 Kassa-documenten Volgende sjablonen werden gekoppeld in menuscherm “1.3.2.12 User-defined samenvoegdocumenten”.

Deze RTF-sjablonen kun je gebruiken om een kassaticket of een kassatelling af te drukken.

In menuscherm “2.4 Afdrukken” van de module Kassabeheer kan een ticket afgedrukt worden.

Nadat je de selectiecriteria hebt ingesteld, kun je het juiste RTF-sjabloon selecteren in de samenvoegopties. Hoofdstuk 3: Instellingen van RTF-sjablonen


Versie 2013-12-30

3.24


Vervolgens kun je aangeven of je de afdruk onmiddellijk wilt doorsturen naar de printer (optie “Afdrukken na merge”), en/of het document opgeslagen moet worden (optie “Opslaan na merge”), en/of het document geopend moet worden (optie “Openen na merge”). De optie “XML datasource opslaan” laat je steeds afgevinkt. In menuscherm “3.4. Afdrukken voorraad” kun je een stocktelling afdrukken via RTF.

Na het instellen van de selectiecriteria kun je het juiste RTF-sjabloon selecteren in de samenvoegopties.





Versie 2013-12-30

4 STANDAARDSJABLONEN EN EIGEN SJABLONEN 4.1 STANDAARDSJABLONEN Cevi/Logins levert voor elk type document in BBC 1 of meerdere standaard RTFsjablonen aan. Deze sjablonen zijn beschikbaar op de site, waar steeds de recentste versie beschikbaar is.

4.2 EIGEN SJABLONEN De kans bestaat dat je een sjabloon wilt gebruiken dat voldoet aan de huisstijl in jouw bestuur, dat je specifieke informatie wilt afdrukken dat niet op het standaard RTFsjabloon vermeld staat … In dat geval kun je een standaard sjabloon wijzigen of een volledig nieuw sjabloon maken. Cevi/Logins reikt voor elke type document een Exceldocument aan met een overzicht van de beschikbare samenvoegvelden. Een samenvoegveld komt overeen met een gegeven in de BBC-toepassing. Bijvoorbeeld: een datum van een verkoopfactuur kan voorzien worden in een RTF-sjabloon door het samenvoegveld “facturatieDatum” toe te voegen aan het RTF-sjabloon van de verkoopfacturen.

Hieronder staan de verschillende stappen hoe je een nieuw RTF-sjabloon op een correcte manier opstelt. Stap 1: nieuw document Voor de opmaak van een afdruksjabloon moet je vertrekken van een nieuw Worddocument.

Stap 2: extensie .rtf De extensie van de bestandsnaam moet “rtf” zijn (bijvoorbeeld “rappel.rtf”). Je slaat dit nieuwe Word-document onmiddellijk op op een gedeelde schijf met de extensie .rtf.

Stap 3: zet alle niveaus in het sjabloon Een samenvoegveld behoort telkens tot een niveau. In de aangeleverde Exceldocumenten staan de beschikbare niveaus van elk type document bovenaan opgesomd. In de lijst van de samenvoegvelden staat steeds het niveau waartoe elk samenvoegveld behoort. De bedoeling is dat je het samenvoegveld steeds onder het juiste niveau plaatst. Bijvoorbeeld: de beschikbare niveaus van de bestelbonnen zijn de volgende.

Het samenvoegveld “BESJAAR” behoort tot niveau 1 “Bestelbon”. Het komt erop aan om de samenvoegvelden onder het juiste niveau te plaatsen in het RTF-sjabloon. Dus in dit voorbeeld moet het samenvoegveld “BESJAAR” onder niveau 1 komen te staan.

Hoofdstuk 4: Standaardsjablonen en eigen sjablonen Handleiding RTF-documenten in BBC

Versie 2013-12-30

4.2

Een niveau kan als volgt in het RTF-sjabloon geplaatst worden: [#START naam niveau] [#END naam niveau]

Het voorbeeld om niveau 1 van de bestelbonnen in het RTF-sjabloon te plaatsen, kan als volgt: [#START Bestelbon] [#END Bestelbon] Let op: de bestelbonnen bevatten 2 niveaus. Niveau 2 zit steeds ingesloten in niveau 1. Beide niveaus worden als volgt ingegeven: [#START Bestelbon] [#START Detaillijn] [#END Detaillijn] [#END Bestelbon]

Bij de laatste code van het laatste niveau geef je steeds een sectie-einde doorlopend in. Dit is noodzakelijk om succesvolle RTF-afdrukken te bekomen.

De gemakkelijkste manier is door alle beschikbare niveaus in je RTF-sjabloon te plaatsen. Stap 4: samenvoegvelden invoegen Op de plaats waar je gegevens uit de toepassing wilt invoegen (in je nieuwe RTFdocument), moet je het op te nemen samenvoegveld als volgt ingeven: [#samenvoegveld]. Stel dat je een beschikbare zone BESJAAR en ACTIEPLAN zou willen ingeven, dan moet je in jouw RTF-sjabloon [#BESJAAR] ingeven. Een rtf-merge veld dat niet herkend wordt als samenvoegveld wordt na het afdrukken van het rtf-document weergegeven door een “?”. Als je bijvoorbeeld [#naamdossier] hebt geplaatst in plaats van [#naamDossier], dan zal het samenvoegveld niet herkend worden bij de afdruk. Deze typefout zal eerst rechtgezet moeten worden in het rtfsjabloon zodat het samenvoegveld bij een volgende afdruk wel herkend wordt. Zoals in stap 3 gemeld, is er wel een voorwaarde: het samenvoegveld moet binnen de codes van het juiste niveau gezet worden.

Het samenvoegveld BESJAAR maakt deel uit van niveau 1 en het samenvoegveld ACTIEPLAN maakt deel uit van niveau 2, dus moeten deze samenvoegvelden op de volgende plaats ingegeven worden: [#START Bestelbon] [#BESJAAR] [#START Detaillijn] [#ACTIEPLAN] [#END Detaillijn] [#END Bestelbon]

Als je een samenvoegveld niet in het juiste niveau zet, dan zal het samenvoegveld niet herkend worden door de RTF-afdrukfunctie.

De gemakkelijkste manier is door stapsgewijs te werken: voeg een beperkt aantal samenvoegvelden toe, druk vervolgens het document af om te zien of het gewenste resultaat bekomen wordt. Indien alles correct staat kan je de volgende samenvoegvelden invoegen in het sjabloon, waarna je opnieuw afdrukt … Hoofdstuk 4: Standaardsjablonen en eigen sjablonen Handleiding RTF-documenten in BBC

Versie 2013-12-30

4.3

De reden hiervan is dat je gemakkelijker de fouten kunt achterhalen die in het RTF-sjabloon zitten als je niet de gewenste afdruk verkrijgt. Tot slot kan je volgende tips nalezen:

* De RTF-afdrukfunctie is gevoelig: een teken, spatie of blanco regel op de verkeerde plaats kan ervoor zorgen dat de hele afdruk blokkeert. * [?Samenvoegveld] wijst erop dat het samenvoegveld niet herkend wordt, controleer schrijfwijze/niveau. * Stel een sjabloon niet op in 1 keer zonder een proefafdruk te maken. Verdeel de opstelling in verschillende stappen en maak steeds een proefafdruk om na te gaan of de doorgevoerde wijzigingen correct zijn. * Sla een kopie van het originele sjabloon op alvorens je wijzigingen aanbrengt. Op die manier kun je altijd terug naar de oorspronkelijke situatie als de aanpassing verkeerd is. * Samenvoegvelden kunnen ook in de kop- en voettekst gebruikt worden. Hiervoor moet je ook steeds de niveaus in de kop- en voettekst bepalen zoals uitgelegd in stap 3. * Geconditioneerd samenvoegen is mogelijk door de volgende syntax te gebruiken: [#IF] voorwaarde [#ENDIF] Voorbeeld 1: [#IF #aantalLijnenDetail > 3] Naam: [#naamBetaler] [#voornaamBetaler] [#ENDIF]: De “naam + zones naamBetaler en voornaamBetaler” zullen dan alleen ingevoegd worden als het aantal lijnen in het detail van de herinnering hoger is dan “. Je kunt hier bijvoorbeeld ook in plaats zones doorgeven dat er een pagina-einde ingevoegd moeten worden, wat erop duidt dat een pagina-einde ingevoegd zal worden als de factuur meer dan 3 detaillijnen bevat, zodat het detail van de herinnering dan op een 2e pagina zal verschijnen. Voorbeeld 2: [#IF #aantalLijnenDetail > 3 OR #betPlan = “ja”] Een betaalplan wordt voorgesteld. [#ENDIF] Als er meer dan drie detaillijnen zijn en er is een betaalplan voor het document, dan wordt de zin “Een betaalplan wordt voorgesteld” gedrukt. Je kunt in de [#IF] condities dus meer dan 1 test opnemen, waarbij je dan met “OR” en “AND” moet aangeven of aan alle voorwaarden voldaan moet zijn of aan 1 van de voorwaarden. Deze beknopte uitleg helpt je om een eigen RTF-sjabloon op te stellen. Naargelang de vraag kunnen er ook klassikale opleidingen ingericht worden. Tijdens deze opleiding wordt de structuur van een RTF-sjabloon aangeleerd zoals hierboven beschreven.

4.3 STANDAARDSJABLONEN AANPASSEN Standaardsjablonen staan steeds beschikbaar op onze site. Je hebt de mogelijkheid om deze standaard sjablonen te wijzigen: samenvoegvelden toevoegen, samenvoegvelden verwijderen, logo toevoegen, gegevens bestuur aanvullen …

Dat kan op een correcte manier gebeuren als de structuur steeds gerespecteerd wordt: de niveaus moeten bestaan in het sjabloon zoals aangegeven in de aangeleverde Excellijsten en elk samenvoegveld moet onder het juiste niveau staan. Hieronder vind je een aantal voorbeelden van mogelijke wijzigingen.


Versie 2013-12-30

4.4

Voorbeeld 1: logo, hoofding en voettekst in beleidsdocumenten wijzigen

Deze gegevens kun je gewoon overschrijven in het sjabloon zodat het juiste logo en de juiste gegevens van je bestuur op het document afgedrukt worden.


Versie 2013-12-30

4.5

Voorbeeld 2: je wenst de budgetten in de beleidsdocumenten niet op elk niveau af te drukken zodat er niet op elk niveau budgetcijfers zichtbaar zijn. De budgetgegevens kunnen in principe in elk niveau verwijderd worden. Let op: gegevens verwijderen uit het sjabloon moet gebeuren met enige voorzichtigheid: als je een code teveel verwijdert, dan kan dat tot gevolg hebben dat het sjabloon niet meer functioneert. Zorg er steeds voor dat de codes [#START…] en [#END…] van elk niveau in het sjabloon blijven staan. Stel: je wenst de budgetcijfers van niveau strategische doelstelling te verwijderen uit de doelstellingennota. Dat kun je doen door de volgende omkaderde gegevens te verwijderen.


Versie 2013-12-30

4.6

4.4 WAT MET DE RTF-SJABLONEN UIT NGB? De kans bestaat dat je in de oude NGB-boekhouding al gebruik maakte van RTFsjablonen. Hierna overlopen we de documenttypes die in NGB voorzien werden en welke wijzigingen er nodig zijn om dezelfde sjablonen bruikbaar te maken in BBC.

4.4.1 Bestelbonnen De naam van het eerste niveau “Bestelbon” in NGB komt overeen met de naam van het eerste niveau in BBC. Hier is er dus geen wijziging nodig. De naam van het tweede niveau “BestelbonDetail” in NGB komt niet overeen met de naam van het tweede niveau in BBC. De naam van “BestelbonDetail” moet vervangen worden door “Detaillijn”. Geen enkel samenvoegveld van NGB komt overeen met de beschikbare samenvoegvelden in BBC. Elk samenvoegveld zal gewijzigd moeten worden volgens de voorziene samenvoegdocumenten in BBC (zie Excellijst).

4.4.2 Facturen De naam van het eerste niveau “UitgaandeFactuur” in NGB komt overeen met de naam van het eerste niveau in BBC. Hier is er dus geen wijziging nodig. De naam van het tweede niveau “UitgaandeFactuurDetail” in NGB komt overeen met de naam van het tweede niveau in BBC. Hier is er dus geen wijziging nodig.

Volgende samenvoegvelden van het RTF-sjabloon in NGB zul je nog moeten veranderen om het RTF-sjabloon bruikbaar te maken in BBC. In de eerste kolom staat het samenvoegveld dat voorzien werd in het RTF-sjabloon in NGB. In de tweede kolom staat vermeld wat er voor het samenvoegveld precies gewijzigd is in het RTF-sjabloon in BBC. Indien een samenvoegveld niet meer bestaat in BBC moet je in de Excel-lijst nakijken of er een ander veld als alternatief gebruikt kan worden. In sommige gevallen (vooral als het samenvoegveld informatie bevat eigen aan je bestuur zoals adres, openingsuren …) kun je deze gegevens rechtstreeks in het sjabloon ingeven. Samenvoegveld NGB

Wijziging in BBC

today

In BBC valt dit samenvoegveld onder niveau “UitgaadeFactuur”.

arrondissementAdm

In BBC valt dit samenvoegveld onder niveau “UitgaadeFactuur”.

datumAfdruk soortAdm

benamingAdm burgVoorzit secretaris

ontvRekenplanpl adresAdm

postcodeAdm

gemeenteAdm telAdm

faxAdm

openingsDagen openingsUren btwNrAdm

provincieAdm

In BBC valt dit samenvoegveld onder niveau “UitgaadeFactuur”. In BBC valt dit samenvoegveld onder niveau “UitgaadeFactuur”. In BBC valt dit samenvoegveld onder niveau “UitgaadeFactuur”. In BBC valt dit samenvoegveld onder niveau “UitgaadeFactuur”. In BBC valt dit samenvoegveld onder niveau “UitgaadeFactuur”. In BBC valt dit samenvoegveld onder niveau “UitgaadeFactuur”. In BBC valt dit samenvoegveld onder niveau “UitgaadeFactuur”. In BBC valt dit samenvoegveld onder niveau “UitgaadeFactuur”. In BBC valt dit samenvoegveld onder niveau “UitgaadeFactuur”. In BBC valt dit samenvoegveld onder niveau “UitgaadeFactuur”. In BBC valt dit samenvoegveld onder niveau “UitgaadeFactuur”. In BBC valt dit samenvoegveld onder niveau “UitgaadeFactuur”. In BBC valt dit samenvoegveld onder niveau “UitgaadeFactuur”. In BBC valt dit samenvoegveld onder niveau “UitgaadeFactuur”. Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC.


Versie 2013-12-30

4.7

Samenvoegveld NGB

Wijziging in BBC

gewestAdm

Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC.

contactAdm


inschrNrAdm contactTelAdm

contactFaxAdm

contactEmailAdm bankRek1Adm ibanRek1Adm bivRek1Adm

finlnstRek1Adm bankRek2Adm ibanRek2Adm bicRek2Adm

finlnstRek2Adm domicRekAdm kboNrAdm

nummerDebExtern

omschrijvingFactuur

interfaceExternBestand reknrBegunstigde vrijeMededeling foutBoodschap Toestand

aanmaakExternBestand naamExternBestand typeOnwaarde

codeMotiefOnwaarde motiefOnwaarde

codeBeslissinginstantie tekstInOntwerpfase Duplicaat

typePersoonDeb

rekeningNummerDeb IBANnrDeb BICnrDeb

datumStopzettingDeb postNaarCorrAdres personeelsnrDeb btwPlichtigeDeb

adresDebAutomBijw straatCorr

huisNummerCorrNum huisNummerCorr BusNummerCorr postCodeCorr

woonplaatsCorr LandCodeCorr

straatCodeCorr

Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC. Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC. Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC. Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC.

Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC. Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC. Dit samenvoegveld bestaat nietmeer in BBC.


Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC. Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC. Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC. Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC. Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC.





Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC. Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC. Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC. Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC. Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC. Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC. Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC. Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC. Dit samenvoegveld bestaat niet meer in BBC.




Versie 2013-12-30

4.8

Samenvoegveld NGB

Wijziging in BBC

telefoonCorr


emailCorr


faxCorr

leveringsDatum

Dit samenvoegveld bestaat nietmeer in BBC.


4.4.3 Herinneringen De naam van het eerste niveau “Herinnering” van de RTF-sjablonen in NGB komt niet overeen met de naam van het eerste niveau van de RTF-sjablonen in BBC. Deze naam moet je vervangen door “Rappel”. De naam van het tweede niveau “Detailherinnering” van de RTF-sjablonen in NGB komt niet overeen met de naam van het tweede niveau van de RTF-sjablonen in BBC. Deze naam moet je vervangen door “Detaillijn”. Er zijn slechts 2 samenvoegvelden van de RTF-sjablonen uit NGB die overgenomen werden naar de RTF-sjablonen van BBC: “lijstNr” en “strucMed”. Alle andere samenvoegvelden van de RTF-sjablonen uit NGB werden niet overgenomen naar de RTF-sjablonen van BBC. Voor de volgende samenvoegvelden van de RTF-sjablonen uit NGB bestaat een alternatief samenvoegveld dat wel bruikbaar is in de RTF-sjablonen van BBC. Samenvoegveld NGB

Samenvoegveld BBC

LijstJr

Jaar

nivMaxDeb

Niveau

herinneringsNr verzendDatum

totOpenFacturen totVervallen

totNietvervallen totKosten

totOpenstSchuld totTeBetalen nummerDeb

aasprekingDeb naamDeb

straatDeb huisNummerDebNum huisNummerDeb busNummerDeb

rapNr

datumVerzending totaalSaldo

totaalVervallen

totaalNtVervallen Kost

vervalKost saldoKost

nrDossier

aanspDossier naamDossier

adresDossier

postCodeDeb

postCodeDossier

kboNummerDeb

rrnrDossier

woonplaatsDeb factuurJaar factuurNr

faacturatieDatum vervalDatum

bedragFactuur

vervallenSaldoFactuur

nietVervallenSaldoFactuur

gemeenteDossier jrDoc

nrDoc

datFact

vervFact

bedragFact

vervallenFact

ntVervallenFact


Versie 2013-12-30

4.9

Samenvoegveld NGB

Samenvoegveld BBC

kostenFactuur

kostFact

nivHerinnering

niveauFactuur

omschFactuur

omsFact

4.4.4 Kassa-documenten De namen van de niveaus van de RTF-sjablonen in NGB komen exact overeen met de namen van de niveaus van de RTF-sjablonen in BBC. Dus hier is er geen wijziging nodig. De samenvoegvelden van de RTF-sjablonen in NGB komen bijna allemaal overeen met de samenvoegvelden van de RTF-sjablonen in BBC. Enkel voor volgende samenvoegvelden is er een wijziging. Samenvoegveld NGB

Wijziging in BBC

Idk

IDk

indRek


algRek Ids

algRekBank IDs


Versie 2013-12-30

Handleiding BBC. RTF sjablonen

Recommend Documents