Workflow Workflow beheer Bij elke klant in RADAR (het vinkje klant staat aan in het tabblad ALGEMEEN van het bedrijf of de familie) kunt u een planning maken van een aantal periodieke taken, bijvoorbeeld: Aangifte OB, Aangifte LB, Jaarrekening, Aangifte VPB, Aangifte IB, Deponering KVK etc. In het beheer van RADAR kiest u WORKFLOW BEHEER om voor deze terugkerende taken een sjabloon te maken of te wijzigen, om met behulp van de sjablonen de taken te genereren en hiermee aan uw klanten te koppelen en om wijzigingen aan te brengen in reeds gegenereerde taken (bijv op naam van een andere medewerker zetten).
Taak Sjablonen Kies voor TAAK SJABLONEN als u een nieuwe taak sjabloon wilt aanmaken of een bestaande wilt wijzigen. In een taak sjabloon staat o.a. de code en omschrijving van de taak, of het een maandelijkse, kwartaal of jaartaak is en of de taak betrekking heeft op de huidige of de vorige periode.
Figuur 1 Een taak sjabloon is dus een model voor een periodieke taak. Bijvoorbeeld voor de Loon belasting. U kunt een bestaande Taak sjabloon openen of een nieuwe toevoegen.
1/15
Workflow 3.6
Figuur 2 Als u een nieuwe Taak sjabloon aanmaakt dan zult u deze aan een actiecode moeten koppelen door de actiecode te kiezen in het scherm. Een actiecode is in dit scherm alleen zichtbaar als de naam minder dan 10 posities bevat. Verder geeft u in de sjabloon aan hoe lang deze taak ongeveer duurt, op welk moment de taak ste naar voren moet komen (Bijvoorbeeld op elke 21 dag van de maand, zie Figuur 2) ,op welke periode de taak betrekking heeft en verantwoordelijke en uitvoerende medewerker invullen. Daarnaast kunt u de rubrieken invullen. De gegenereerde taak wordt daardoor automatisch ondergebracht bij de aangegeven rubriek indeling.
Vul GEEN rubrieken met een jaartal of boekjaar, wanneer boekjaren in de rubriek gebruikt worden lees dan in de Handleiding CRM Beheer paragraaf 2.1.4. RADAR genereert automatisch taken met het juiste boekjaar(geen rubriek) bij een correcte inrichting.
De ACTIE CODE voor een TAAK SJABLOON mag maximaal 10 posities lang zijn!
Planning Genereren Voor iedere klant wordt vanuit het beheer in eerste instantie een identieke planning aangemaakt via de optie PLANNING GENEREREN, zie Figuur 3. Zorg ervoor dat, voordat u op de knop PLANNEN klikt, de taaksjablonen zo goed mogelijk staan ingevuld. U kiest bij de LB taak bijvoorbeeld maandelijks als de meeste klanten een maandelijkse LB aangifte hebben. U hoeft dan alleen bij de kwartaal klanten de periode aan te passen.
2/15
Workflow 3.6
Figuur 3 Vervolgens gaat u bij elke klant de standaard aangemaakte planning aanpassen. U gaat hiervoor bij de klant naar de optie WORKFLOW en u kiest voor PLANNING.
Figuur 4 Alle periodieke taken staan gepland op actief. Als een periodieke taak niet van toepassing is bij een klant dan dubbelklikt u deze periodieke taak en zet u het vinkje voor ACTIEF uit. Verder kunt u bij de klant de periode, de geplande datum en de medewerker en de rubrieken wijzigen. Ziet u geen periodieke taak bij een klant in de planning dan is er mogelijk geen uitvoerende medewerker ingevuld. U kunt de planning dan wel bewerken in WORKFLOWBEHEER.
3/15
Workflow 3.6
Figuur 5 Voordat u de taken kunt aanmaken dient in de planning de uitvoerende medewerker ingevuld te zijn.
Het verwijderen van de geplande taak heeft geen zin. Elke keer als de planning wordt gegenereerd, zal deze verwijderde geplande taak opnieuw aangemaakt worden! Haal het vinkje bij ACTIEF weg om de taak uit zicht te houden.
De planning die betrekking heeft op personen zoals bijvoorbeeld de IB aangifte vindt u terug bij de optie WORKFLOW bij een persoon.
De uitvoerende medewerker kunt u per klant invullen maar ook in een keer voor meerdere klanten tegelijk vanuit het beheer, de optie PLANNING BEWERKEN. Heeft u één nieuwe Taak sjabloon aangemaakt en wilt u deze toevoegen aan alle klanten dan zet u bij TAAK GENEREREN een vinkje bij SELECTIE OP TAAK SJABLONEN, zie . Er verschijnt dan een overzicht van alle taak sjablonen. U kunt nu alleen een vinkje te zetten bij de nieuwe taak sjabloon waarvoor de taken gegenereerd mogen worden. Dit is overigens niet noodzakelijk, er zullen geen taken dubbel aangemaakt worden maar actiedatum en uitvoerende medewerker kunnen wel overschreven worden.
4/15
Workflow 3.6
Figuur 6
Planning Bewerken
Figuur 7 U kunt in de lijst aan de linkerkant een aantal periodieke taken selecteren en dan, naar keuze, de uitvoerende of verantwoordelijke medewerker of een van de rubrieken aan de rechterkant kiezen. Met de knop AANPASSEN wordt nu deze medewerker als uitvoerende medewerker of de rubriek in de planning opgenomen. 5/15
Workflow 3.6
Vinkt u Medewerker LEEG aan dan zal de huidige uitvoerende of verantwoordelijke medewerker van deze taak weggehaald worden. U kunt de lijst van periodieke klanten filteren met behulp van de opties die boven de lijst staan. Typ bijvoorbeeld achter AANGIFTE CODE de tekst IB. In de lijst worden alleen de taken van de IB zichtbaar. Kiest u bijvoorbeeld voor een uitvoerende medewerker dan worden alle taken van die medewerker getoond. Zet u een vinkje bij Zonder uitvoerende medewerker dan worden alleen die taken weergegeven waar geen uitvoerende medewerker aan gekoppeld is.
Wanneer, na een aanpassing, de taken opnieuw gegenereerd worden dan worden instellingen zoals hierboven beschreven gebruikt. Aanpassingen die gedaan zijn in de planning van de klant of via het takenoverzicht worden dan overschreven.
Taken Aanmaken Nadat alle geplande taken goed staan ingevuld kunt u in het beheer de optie TAKEN AANMAKEN kiezen. U gaat nu voor een periode die u kiest de taken aanmaken op basis van de planning. Let op dat u gedurende een jaar niet vanaf januari de taken aanmaakt maar vanaf de huidige of volgende maand. U moet anders alle maandtaken van de afgelopen maanden nog afvinken in RADAR, deze blijven anders “open” staan. De taken vindt u terug: via de optie TAKEN in het hoofdmenu via de optie TAKEN in het medewerkerscherm via de relaties bij de optie NOTITIES/TAKEN of via de optie WORKFLOW bij relaties en kies vervolgens de keuze VOORTGANG
Figuur 8
6/15
Workflow 3.6
In de TAKEN overzichten in het hoofdmenu en bij de medewerker heeft u alleen als beheerder de mogelijkheid om geselecteerde workflow taken maar ook de andere taken te verwijderen of de actiedatum aan te passen.
Een nieuwe klant Voert u een nieuw bedrijf of een nieuwe familie toe aan RADAR en u zet het vinkje klant aan dan wordt automatisch onder WORKFLOW, PLANNING de planning toegevoegd aan de hand van de TAAK SJABLONEN. Hier kunt u voor deze klant dan weer de juiste wijzigingen in aanbrengen en vervolgens kunt u direct onder in dit scherm de taken aanmaken voor een bepaalde periode.
Workflow gebruik Met behulp van de optie Workflow in RADAR kunt u allerlei taken periodiek terug laten komen bij uw klanten. Een groot deel van de planning en toewijzing van taken gebeurt in het beheerders deel van RADAR. U kunt meer daarover vinden in de beheerders handleiding onder de titel Workflow beheer. Het is echter binnen de relatie mogelijk om de taken voor een relatie aan te passen naar uw eigen werkschema.
Algemeen Wanneer u de knop WORKFLOW selecteert bij de eigenschappen van een relatie is dit het eerste scherm dat u ziet:
Figuur 9
7/15
Workflow 3.6
Fiscale nummers Hier kunt u de gegevens noteren zoals een fiscaal nummer, administratief nummer, inloggegevens voor de belastingdienst. Indien de wet WID van toepassing is, kunt u dat hier aangeven, zodat u kunt bijhouden of hieraan voldaan is:
Controle WID onder kopje WORKFLOW Hier kunt u ook het vakje CONTROLE WID aanvinken wanneer dit van toepassing is voor de relatie. Dit kunt u gebruiken om intern te administreren of aan de controle voldaan is. Wanneer u dit vakje selecteert, vertelt u RADAR dat deze wet van toepassing is. RADAR genereert dan automatisch de juiste selectievakjes die van toepassing zijn.
Controle WID Bedrijf Bij een bedrijf zijn dit de volgende vakjes:
Figuur 10 Wanneer INSCHRIJVING BIJ KVK gekozen wordt, vraagt RADAR om de datum van het uittreksel. Na registratie hiervan, is het bedrijfsdeel klaar. De relatie is echter pas WID GEREED wanneer alle aan deze relatie verbonden personen ook WID GEREED zijn. Wanneer u INGESCHREVEN BIJ KVK niet kiest, wordt de gereedheid uitsluitend bepaald door de aan de relatie verbonden personen. Wanneer een bedrijf WID GEREED is, zal RADAR het vakje zelf aanvinken en daar een datum aan verbinden.
Controle WID Persoon Bij een persoon vindt u na selectie van WID VAN TOEPASSING de volgende vakjes:
Figuur 11 Wanneer de kopie in bezit is, vinkt u KOPIE IDENTITEITSBEWIJS IN BEZIT aan. Hiermee vinkt RADAR het vakje WID GEREED aan en vult tevens de datum in achter GEREED OP en de medewerker code achter MEDEWERKER.
8/15
Workflow 3.6
Controle lijst WID Deze lijst geeft u een duidelijk overzicht of een relatie heeft voldaan aan de WID en wanneer dit niet zo is, welke gegevens er nog ontbreken voor deze relatie. U vindt deze lijst in het hoofdmenu via de optie OVERZICHTEN AFDRUKKEN zie.
Planning Een basisplanning voor alle klanten wordt gereed gezet in het BEHEER menu van RADAR. In het BEHEER heeft u de mogelijkheid om sjablonen aan te maken in WORKFLOWBEHEER. Aan de hand van deze taaksjablonen kunt u de basisplanning taken voor de relaties genereren.Dit wil zeggen dat u de planning nog per klant zult moeten aanpassen. In RADAR maakt u een relatie een klant door in het tabblad ALGEMEEN vinkje KLANT aan te zetten. Wanneer u PLANNING selecteert, ziet u het volgende scherm (bij een relatie waar het vinkje KLANT aan staat):
Figuur 12 Hier vindt u alle taaksjablonen die voor de relatie beschikbaar zijn. Standaard worden de actieve taaksjablonen weergegeven. Door bij ACTIEF? Te kiezen voor Nee of Alles worden ook de niet actieve taken zichtbaar.
Periodieke taken per klant instellen In dit scherm kunt u per sjabloon voor deze relatie instellen: − wie de taak moet uitvoeren. − wanneer de taak uitgevoerd moet zijn. (oftewel wanneer de taak in het hoofdmenu verschijnt) − of het een 4 weken, maand, kwartaal of jaartaak is. Dubbelklik op de sjabloon om deze aan te passen. U ziet nu het volgende scherm:
9/15
Workflow 3.6
Figuur 13 Duur De totale tijd die voor deze taak gepland is. Deze kunt u aanpassen in minuten of in uren. Periode De periode die voor de taak gepland is. U kunt hier kiezen uit JAAR, KWARTAAL, 4 WEKEN of MAAND. Dit wordt weergegeven in het overzicht bij PLANNING. Deze periode is in principe ingesteld in beheer, maar kan hier aangepast worden voor deze specifieke klant. Selecteer een dag Dit bepaalt op welke dag van de gekozen periode deze taak gepland wordt. De keuzemogelijkheden passen zich aan de gekozen periode aan. Wanneer de gekozen periode een kwartaal is, zal de maandag gekozen kunnen worden van de eerste tot de zestiende week. Dag 1 kan gekozen worden vanaf maand 1 tot en met 3.
Figuur 14 Actief Wanneer ACTIEF geselecteerd is, moet deze taak voor deze relatie uitgevoerd worden. Wanneer u de taak inactief maakt door het vinkje uit het vakje te halen, zal deze taak op PLANNING als inactief staan en niet in de VOORTGANG te vinden zijn.
Rubrieken
10/15
Workflow 3.6
Met het invullen van de rubrieken vergemakkelijkt u het terugzoeken van taken. Afhankelijk van uw inrichting in RADAR kunt u geen, één of meerdere rubrieken alsvast invullen in het taaksjabloon. Bij het genereren van de taken zullen de rubrieken overgenomen worden. Aanmaken/wijzigen vanaf Hiermee stelt u in wat de datum van de eerste uitvoering van deze taak is. Deze datum heeft betrekking op de datum waarop de taak betrekking heeft. Als de taak betrekking heeft op de vorige periode, zal de datum hier ook betrekking moeten hebben op de vorige periode. Wanneer de taak betrekking heeft op de huidige of toekomstige periode, zal de datum daarop ook betrekking moeten hebben. Voorbeeld: U wilt een taak inkomstenbelasting plannen. Deze heeft betrekking op de vorige periode en wordt jaarlijks e uitgevoerd in de 3 maand van het jaar. Wanneer u hier 2006 invult, is de eerste geplande taak in maart 2007.
Taken genereren per klant Vanuit het BEHEER kan voor alle klanten in 1 keer alle taken voor bijvoorbeeld een jaar gegenereerd worden. U kunt ook voor alleen 1 klant (bijvoorbeeld een nieuwe klant) taken genereren. Kies onder in Figuur 12 het jaar en de maanden waarvoor u taken wilt genereren. Dit is het jaar waarin de uitvoering van de taak plaatsvindt.
Voortgang Zodra op basis van de planning de taken zijn gegenereerd kunt u per klant een overzicht van de taken terugvinden onder Voortgang. Kies bij WORKFLOW de derde mogelijkheid VOORTGANG en het volgende scherm verschijnt:
Figuur 15 Hierin vindt u een overzicht van alle voor deze klant uit te voeren taken. Met behulp van de selectiecriteria OMSCHRIJVING, GEREED en JAAR kunt u de lijst filteren. U kunt hier zien wanneer de taken gepland zijn en of zij afgehandeld zijn. Wanneer u dubbelklikt op een taak, ziet u het volgende scherm:
11/15
Workflow 3.6
Figuur 16 Dit scherm is hetzelfde als een “gewone”taak in RADAR. Dus u ziet hier alle gegevens over de taak zoals de actie, urgentie en datum en tijd van afhandeling. U kunt hier ook een taak verwijderen of aan een andere medewerker toewijzen (met VOOR).
Taken opzoeken en voortgangslijsten Taken De taken die gegenereerd worden hebben dezelfde eigenschappen als de “telefoonnotities en taken” die u maakt De taken die gegenereerd worden vindt u dan ook terug tussen de notities en taken bij de relatie onder het tabblad NOTITIES/TAKEN. Daarnaast vindt u de taken ook terug in het hoofdmenu, via de lijst die u direct in het hoofdmenu ziet en via de optie TAKEN.
Voortgangslijsten Workflow taken Deze lijst is uitsluitend gebaseerd op de in de workflow geplande taken. Wanneer u deze optie kiest, ziet u het volgende scherm:
12/15
Workflow 3.6
Figuur 17 U kunt hierin filteren op medewerker, periode en soort aangifte. Wanneer u de selecties heeft gemaakt, klikt u op WORKFLOW TAKEN AFDRUKKEN. U krijgt dan een rapportage waarin per medewerker de te verzorgen periodieke taken staan vermeld:
Jaar voortgang Hierin kunt u een overzicht afdrukken van alle taken binnen een bepaald jaar. Net als bij WORKFLOW TAKEN kunt u hier ook filteren:
Figuur 18
13/15
Workflow 3.6
Allereerst op jaar, daarnaast op relatie beheerder, medewerker en of relatie code. In de kolommen 1 t/m 7 kunt u kiezen welke soort taken u in het overzicht wilt zien:
Figuur 19 U krijgt dan in één oogopslag een overzicht van de openstaande en afgesloten taken in dit jaar.
Maand voortgang Hier kunt u een lijst afdrukken van alle taken binnen een bepaalde maand of tot en met een bepaalde datum. Met de filterinstelling kunt u aangeven welke groep taken u op de voortgangscontrole wilt zien.
Figuur 20
% voortgang Hier kunt een overzicht met het voortgangspercentage van de IB en VPB aangiften afdrukken.
Figuur 21
14/15
Workflow 3.6
U kunt aangeven voor welk jaar u de percentages wilt zien en of u op het overzicht wel of niet de afzonderlijke aangiftes wilt zien.
Controle lijst WID Deze lijst geeft u een duidelijk overzicht of een relatie heeft voldaan aan de WID en wanneer dit niet zo is, welke gegevens er nog ontbreken voor deze relatie. U heeft de keuze uit 2 rapporten:
Figuur 22 De lijst van “alle relaties waar WID van toepassing” ziet er als volgt uit:
Figuur 23
15/15
Workflow 3.6
