Workflow menedzsment
• Workflow menedzsment – – – –
Workflow fogalma Workflow fejlődése Workflow bevezetés céljai Workflow bevezetés célterületei
Workflow fogalama
• A WorkFlow menedzsment nem más, mint üzleti folyamatok számítógépes megvalósítása vagy automatizálása részben vagy egészben.
• A workflow olyan folyamatok automatizálásával foglalkozik, ahol dokumentumok, információk és feladatok cserélődnek ki a résztvevők között, egy közös cél elérése érdekében.
Workflow fejlődése
• A workflow evolúciója az 1980-as évek elején kezdődött. • Fejlődésében jelentős szerepet játszott: A
képfeldolgozás és archiválás Dokumentum menedzsment rendszerek Elektronikus levelező és könyvtár rendszer Csoportmunka alkalmazások Tranzakció alapú alkalmazások
Folyamat automatizálás nem automatizált feladatok és feladattovábbítás
részben automatizált feladatok és nem automatizált feladattovábbítás
részben automatizált feladatok és automatizált feladattovábbítás
Workflow
Workflow bevezetés céljai Az üzleti célok:
a termelékenység növekedése (költségek) az üzleti folyamatok felgyorsítása (vevők) a versenyképesség növelése (konkurencia) a folyamatok menedzselése általános értelemben (elsajátítása, elemzése, feltérképezése, megvalósíthatósága…)
Számítástechnikai célok:
szoftverszigetek összeintegrálása (költségek) ismert kezelőfelületek megtartása (betanítás) folyamatok időbeni követhetősége (statisztika)
Workflow célterületei A felhasználó szervezetek rendszerint kritikus üzleti folyamataikban használják a workflow rendszereket. Ezekre a folyamatokra jellemző, hogy:
Jól definiáltak, Időérzékenyek, Általában előre tervezhetők, Rendszeresen ismétlődők, Több ügyintéző részvételével járnak, Vezetői jóváhagyásokat igényelnek, Nagy számban fordulnak elő és A felhasználó által alkalmazott rendszerek integrációját igénylik.
BPR és ERP rendszerek kapcsolata
• BPR és ERP rendszerek kapcsolata – BPR kapcsolata ERP rendszerekkel – ARIS Toolset kapcsolata az SAP-val – Rendszer specifikus referencia modellek
BPR kapcsolata ERP rendszerekkel
Folyamatorientált elemzés
ARISToolset
Vállalati célkitûzések
Megvalósítás ARIS Toolset Ágazati referencia modellek
A vállalat valóságos helyzete
Célmodell (Vállalati célkitûzések)
Létezõ modellek
SAP-n alapuló célkitûzés
Ágazati referencia modell
ARIS-Toolset SAP R/3 Referenciamodell (R/3-Analyzer), IMG)
Célmodell
SAP R/3 Referenciamodell
(SAP-n alapuló célkitûzések)
Optimalizált vállalati folyamatok megvalósítása
ARIS Toolset kapcsolata az SAP-val ARISToolset 3.1
modellezés elemzés navigáció
folyamatköltség számítás szimuláció
ARIS Link for R/3 Checkin-/ Checkout -ja SAP-Modellek
ARISRepository
SD
FI
Vertrieb
Finanzwesen
MM PP
QM Management
PM Instandhaltung
Adato k
SD MM ... Business Navigator
R/3Repository CO
Materialwirtschaft
Controlling
AM
R/3
Produktionsplanung
Qualitäts-
Modellek Checkout-Módja: – Read-Only – Redlining – Full-Control Locking-Mechanismen (reteszelési mechanizmusok)
Funkciómeghívás
R/3rendszer 3.0E
Anlagenwirtschaft
Client/Server ABAP/4
PS OC Office & Communication
HR
IS
Personalwirtschaft
Branchenlösungen
Projektsystem
R3Referenzmodell
API
Rendszer specifikus referencia modellek Verkaufsaktion ist durchzuführen
Szoftverek belső összefüggéseit, funkcióit, adat-struktúráit írja le
Termin für Kundenbesuch steht an
Szoftverek
Außendienst/ Kundenbesuch XOR
ARIS Analyser for R/3
Anfrage mit Bezug Kd.besuch ist eingegangen
Kundenanfrage ist eingetroffen
Auftrag mit Bezug Kd.besuch ist eingegangen
Pl.: SAP R/3
S A P R / 3 Baan
BaaN
Anfragenbearbeitung/ Angebotserstellung XOR
Ratioplan
RATIOPLAN RP-ASS
Angebot ist an Kunden übermittelt
Absage ist an Kunden übermittelt
Baan Triton
Esettanulmány
ÖSSZEFOGLALÓ az informatikai szolgáltatási és igénykezelési projekt munkájáról
A projekt célrendszere
Inf. s zolg. m enedzs elés hatékonyabbá tétele
Inform atikai Inf. s zolgáltatások definiálás a és def. aktualizálás a
Inform atikai igények szûrése
igény-teljesítés átfutási idõ csökkentése
Igény kezelés i
Szolgáltatások
folyam atok
hatékonyabb
szabályozása,
m enedzselése
dokum entálása
IT s zolgáltatási Igények teljes ítés -
m utatók folyam atba
követés e építés e Felhas ználói elégedetts ég m érés e
Helyzetfelmérés
• Cél: – a jelenlegi működés megismerése – a gyenge pontok és okainak feltérképezése – a jó működési elemek feltárása
• Munkamódszer: – jelenleg érvényes dokumentációk, utasítások tanulmányozása – interjúk az érintett folyamatok szereplőivel – WS- ok az érintett folyamatok szereplőivel
Helyzetfelmérés eredményei • Fontosabb megállapítások: Az igények kielégítése gyakran ad- hoc jelleggel történik. Az igények kielégítése során esetenként hosszú átfutási idő. Az igények bejelentési helye esetleges / változó. Az igénylő felé történő visszajelzés, információadás hiányzik. Túlzott mennyiségű és mértékű beszerzési igény jelenik meg (igény jogosság, jogosultság ellenőrzés nincs, vagy nem jól működik) A beszerzési beszállítások ideje, helye nem menedzselhető az INI részéről. Az osztályok közötti információáramlás szabályozatlan, hiányos. Nem tisztázottak a fejlesztéshez és üzemeltetéshez kapcsolódó igények kielégítésének útjai. Nincs egyértelmű elhatárolás az igények kielégítésére nyújtott szolgáltatások és az INI alapfeladataihoz tartozó tevékenységek között.
Célkoncepció
Informatikai szolgáltatások: A felhasználók által jelzett igényekre történő igény kielégítési folyamat, illetve annak eredménye. Standard szolgáltatás: Mindazok a szolgáltatások, melyek az informatikai szolgáltatások gyűjteményében megtalálhatók. Ezekhez a szolgáltatásokhoz állandó folyamatok és mérőszámok rendelhetők (teljesítési idő, minőség, költség, stb..) Nem standard szolgáltatás: Olyan igények, melyek egyedi módon kerülnek kielégítésre. Ezek feltételeit az igénylővel külön megállapodásban kell rögzíteni.
Célkoncepció STANDARD INFORMATIKAI SZOLGÁLTATÁSOK I N I I N F O R M A T I K A I S Z O L G Á L T A T Á S O
K
Standard szolgáltatás lista
F E L H A S Z N Á L Ó
Belső folyamatok
I g é n y e k
INI
Igénykezelés Létesítés Biztosítás, támogatás Megszüntetés
Standard informatikai szolgáltatások költsége
NEM STANDARD INFORMATIKAI SZOLGÁLTATÁSOK Folyamata és költsége egyedi elbírálás alapján
Irodai környezet szolgáltatásai Magyarázat: oszlopok egy szolgáltatás életútját követik sorok kiajánlott standard szolgáltatások
Az egy csoportban jelölt -ák egy folyamatot jelölnek
*=Notes alkalmazás hozzáférés jogosultságára vonatkozik
*
Eredmények Az irodai környezet standard szolgáltatásainak áttekintő ábrája elkészült. A standard informatikai szolgáltatások nyújtásához szükséges belső folyamatokat definiáltuk. A standard irodai környezet szolgáltatásainak listáját és az egyes szolgáltatásokra a
definíciós sablont elkészítettük. Az irodai környezetre vonatkozóan belső folyamatok modelljeit ARIS-Toolset-el elkészítettük
Példaként bemutatásra kerülő folyamat: belső levelező rendszere (Lotus-Notes).
Szükséges tennivalók Standard informatikai szolgáltatások
definíciós sablonjának kitöltése szolgáltatásonként Workflow szintű folyamatok kiválasztása és
modellezése Kompetencia mátrix (osztályszintű folyamatokról) előállítása ARIS-Toolset segítségével Standard informatikai szolgáltatás kezelési rendszerének leírása
Javaslatok Igénykezelés egykapus rendszerré tétele
Érintett munkakörök újraértelmezése (pl. HD kezelő) Igénykezelési folyamat informatikai támogatása, jelenlegi Help-Desk alkalmazás fejlesztése vagy workflow bevezetése
Javasolt HD alkalmazás fejlesztései Standard szolgáltatások definícióinak adatbázisa.
Hierarhizált checklisták probléma meghatározás támogatására. Szakértői lista, probléma eszkaláció támogatására. HW-, SW-nyilvántartás elérhetőségének biztosítása. Személyre szóló hozzáférések és jogosultságok
nyilvántartása.
Köszönöm a figyelmet! FENYVESI ISTVÁN Business Consulting Üzletág Igazgató PROCONT Holding ZRt. H-1113 Budapest, Bocskai út 77-79. Telefon: +36 1 372-7050 Telefax: +36 1 372-7051 Mobil: 06-20-964-6015 e-mail:
[email protected]
