Workflow Management
MIS 3TI 2010-2011
Een scenario
CREATE ORDER PRODUCTION PRE-PROCESSINGORDER PROCESSING
SHIPPING
Work Collection of tasks that have to be executed sequentially or in parallel, by at least 2 persons to achieve a common goal
Workflow The tasks, procedural steps, in which organizations and persons are involved, the input necessary and output generated, the tools used, for each step in a business process.
Workflow Management The and of work processes in which documents, information or tasks are passed through from one participant to another in a way determined by
Workflow Management Tool • Software automating and managing the business process in an organization Process automatisation Process Management
Process vs. Document centric Process
DocCentric
Process central Based on business rules and policies Independant component
Source: Delphi Consulting
Document central Document life cycle management Component of DMS
BPM tool
BPM tool
Procesmodelling
Procesmodelling • Process structure Sequential routing (Dynamic) Parallel routing (non-exclusive) Conditional routing Pre- and post-conditions Exceptions Iteration
Procesmodelling • Time Constraints – Deadlines for processes and tasks – Priorities
• External events – Other processes – Information
Procesmodelling • Organisation model – Participant – (functional) Group – Role – Manager – Authority
Procesmodelling • Work assignment Based on workload Based on predefined business rules Roles defined for tasks Links between people and roles for reusability Behandelen van afwezigheden van medewerkers Knelpunten in de werkstroom
•K2.net™ 2003 Studio – Design View
BPM tool
BPM tool
Process Management • • • • • • • • • •
work (re-)assignment (workload balancing) alerting notification prioritizing tracking reporting real-time monitoring (bottleneck detection) dynamic optimization exception handling change in process
Real-time Procesinformatie
• Live data feed uit BPM tool • Maak sneller beter-geïnformeerde beslissingen
Monitoring
BPM tool
Cost-based Analysis
• Geassocieerde kosten met taken • Identificeer gebieden om te optimiseren • Kwantitatieve kostanalyse
BPM tool
Optimizatie via Simulatie • Validatie voor produktie – Meer voorspelbare resultaten – Minder risico
• Verfijnen business proces • Verzekeren optimaal resource gebruik • Kosten reduceren
Werkwijze bij WFM modellering • Bepaal welke workflow je wil modelleren • Bepaal doelstelling van het proces • Bepaal start: wanneer wordt workflow opgestart? • Waar moet het dan naartoe? • Beslissingsmoment? Routering? • Wanneer wordt het gearchiveerd? • Wanneer wordt het vernietigd? En door wie?
WFM modelling What ?
Who?
Why?
How?
Modellering: tools • Grafisch: flowchart voorstelling van de flow Proces componenten kunnen met drag en drop in diagram toegevoegd worden Bvb Microsoft Visio
• Semi-grafisch: gebruiker voert tekst in, systeem zet om naar grafische voorstelling Bvb mbv activiteitendiagrammen Minder krachtig, minder interactief
• Form-gebaseerd: geen grafische component Niet bruikbaar bij complexe workflow
Modellering • State definition: verschillende toestanden waarin een content item zich kan bevinden doorheen zijn levenscyclus moeten beschreven kunnen worden • Task assignment: taken moeten toegekend kunnen worden aan personen, groepen, rollen. Moeten ook dynamisch aangepast kunnen worden
Modellering • Alerts en Notifications: moeten ingesteld kunnen worden op basis van bepaalde voorwaarden in de workflow • Management van prioriteiten: relatieve taken toekennen aan taken die gegenereerd worden door workflows • Escalation: een bepaalde taak escaleren bvb op basis van tijdsbeperking
Modellering • Sub-processen: verzamelen van een aantal stappen in een herbruikbare unit. • Conditional branching: beslissingsmomenten afhankelijk van inhoud van de content of acties ondernomen tijdens de workflow • Parallelle uitvoering: stappen kunnen gelijktijdig uitgevoerd worden
Modellering • Granulariteit: niveau van de content (volledig document, individueel content element,...) • Externe links: sommige stappen vragen interacties met derden • Version control: nodig voor content items • Integratie met mail systeem
Uitvoering • Flexibiliteit: taken dynamisch toekennen aan andere personen/ groepen/ rollen = task reassignment • Stappen overslaan: als die stap voor die bepaalde workflow niet nodig is, moet je die kunnen overslaan • Annotation: commentaar toevoegen bij bepaalde stappen
Uitvoering • Audit trail: het systeem moet een spoor laten van alle stappen die genomen werden
voorbeeld
Redactie nota • Verantwoordelijkheid – Redacteur
• Termijn en timing – Volgens afspraak met Beleidsverantwoordelijken of verplichte (interne) procedures
• Beschrijving activiteit – Deze fase is bepalend voor het opmaken van een nota met aandacht voor standaardisering van zowel vormgeving (lay-out) als opbouw (structuur) van de inhoud
Kwaliteitscontrole 1 van nota en eventuele bijlagen • Verantwoordelijkheid – Dienstverantwoordelijke
• Termijn en timing – Zo vlug mogelijk.
• Beschrijving activiteit – Volgende elementen maken deel uit van de 1e kwaliteitscontrole • Correcte weergave van de problematiek of de vraag tot wijziging van een besluit - controle naar inhoud: – Draagwijdte
Pré-validatie 1 van nota en eventuele bijlagen • Verantwoordelijkheid – Dienstverantwoordelijke
• Termijn en timing – Zo vlug mogelijk.
• Beschrijving activiteit – De dienstverantwoordelijke is als “eindredacteur” verantwoordelijk voor controle naar inhoud en naar vorm van zowel de nota als (eventuele) bijlage(n). – Controle van (eventuele) correcties
