Enterprise Content Management
Collaboration MIS 3TI 2010-2011
Mensen zijn met samenwerkings kwesties geconfronteerd geweest sedert lang “De toren van Babel” (4000 VC)
Consequentie:
Babylonische spraakverwarring:
Einde van een samenwerking op een eenvoudige manier.
Wat is collaboration? Collaboration is een visie en een set van competenties en methoden die leiden naar een betere en snellere voltooiing van werk
Drivers voor ECM: collaboration
The rise of virtual collaboration 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20%
Different Time, Different Place Same Time, Different Place Same Time, Same Place Working Alone
10% 0% 2000
2005 2010
Knowledge Management Platform Supporting structured & unstructured collaboration
XML
Structured Collaboration Process/System orientation Document-centric
Knowledge Management
Unstructured Collaboration People orientation Project/Team centric
ECM Infrastructure Business processes, records management, archive, security & standards
Historiek van collaboration tools • Het schrift 3200 VC (Soemerisch spijkerschrift) • Boekdrukkunst (Gutenberg 1450) • Fotografie (Niépce & Daguerre 1839) • Telefoon (Bell 1876) • Fonograaf (Edison 1877)
Historiek van collaboration tools • Film (Lumière 1895)
• Draadloos (radio) (Tesla 1891 en Marconi 1895) • Video Conferencing (Bell PicturePhone 1956)
Bell PicturePhone 1964 NY World’s Fair Debut
Een oud idee, nu klaar voor de markt...
Historiek van Computer-Aided Collaboration Tools • Eerste killer applicatie: Email (Ray Tomlinson 1971) “The first use of network email announced its own existence. “
Historiek van Computer-Aided Collaboration Tools Graphical User
Interface (1984 - $2495) Merk op:
Bruikbaarheid en gebruikersvriendelijkheid zijn heel belangrijk!
Historiek van Computer-Aided Collaboration Tools • World Wide Web (1990 Time Berners-Lee @ CERN) • Aantal web sites in de wereld in 1990 = 1. • 2000- Semantic Web, WC3, and XML
Color videophone 1992 • “Never give up, never surrender!”
Historiek van Computer-Aided Collaboration tools • Tweede Killer Applicatie: Graphical Web Browser (Marc Andreeson, NCSA, Mosaic 1993)
Mobiele Communicatie • De eerste “walkman”
Definitie en bereik Desktop sharing
Collaborative editing Portal
Workflow
Discussion threads
Whiteboarding Wikis
Project mgmt.
Web conferencing
Dashboards
3 types collaboratieve toepassingen • Remote display • Interactive collaboration • Persistent virtual space
Remote Display “Show and Tell”
Polycom Visual Concert (Bron - Mary Trauner, I2 Commons Training)
Interactive Collaboration • Een desktop of een window delen om Het web samen te browsen Samen te werken aan whiteboard diagrammen Samen een document aan te passen
• Een toepassing delen om Samen zijn bediening te controleren Ondersteuning of training te bieden rond het gebruik ervan Problemen op te lossen Waardevolle, gelimiteerde resources te gebruiken
Interactive Collaboration
Persistent Virtual Workspace • Met remote medewerkers, in a virtual workspace De mogelijkheden van interactieve samenwerking op data gebruiken Samenwerken over de tijd op een project of activiteit Werk records beheren: documenten, discussies, digitale objecten, nota’s, ...
Persistent Virtual Workspace • SharePoint Server • Dot Net Nuke • Groove
Nieuw - Social Software • "software that supports self-organizing communities“ Blogs and Wikis photo & playlist sharing Games
http://www.opencroquet.org/
Collaboration en ECM • Portal: een instrument dat bedrijven toelaat om de interne kennis te beheren • De meeste kennis is ongestructureerd • ECM: ondersteunt het beheer van ongestructureerde content
Collaboration en ECM • Collaboration laat toe om kennis te delen • Met behulp van een ECM systeem kan die kennis gedeeld worden tussen medewerkers van het bedrijf, maar ook toegankelijk gemaakt worden van buiten het bedrijf. Dit laat toe om leveranciers en klanten actief te laten deelnemen in een organisatie op elk moment
Collaboration en ECM • Collaboration aangeboden via een ECM systeem zorgt ervoor dat gebruikers kunnen deelnemen onafhankelijk van locatie en tijd.
De Content Hiërarchie Bedrijfs Content
Werkgroep Content
Persoonlijke Content
Bron: Butler group: the value of different types of content
De Content Hiërarchie
Documenten
Bedrijfs Content
Gecreëerd door meerdere personen Web content
Werkgroep Content
Gecreëerd door meerdere personen
Persoonlijke Content Laagste waarde Collaboration tools moeten dit proces ondersteunen
Niet gecreëerd via collaboratie
Wat is Collaboration? Gewenste Functionaliteit? – A “third stream” in addition to audio and video – A shared electronic document – A view of an electronic workspace
– A shared interface to a running application – A one-time, impromptu or planned engagement – A persistent, group electronic workspace – Synchronous or asynchronous (From: Mary Trauner, I2 Commons Training)
Functionaliteiten – Whiteboard – Chat or Instant Messenger – Shared Documents (Still Image) – File Transfer – Shared Applications – Remote Control – Pointers – Surveys, Polling, Quizzing – Recording – Telephone and/or VC Bridges – Video Streaming – Animation Support
– Chair Control – Scheduling and Timers – Agendas for Meetings, Classes – Announcement Boards – Participant List, Status panels – Management Console – Directories – Logging, Tracking – Security - Authentication - Encryption – Shared Repository, Meeting/Class Archives
Collaboration functionaliteit • • • • • • •
Synchrone samenwerking Asynchrone samenwerking Direct/remote samenwerking Externe samenwerking Shared workspaces Multithreaded discussions Kalender
Collaboration functionaliteit • • • • • •
Virtual whiteboards Rating Annotaties en post-its On-the-fly workgroup creation Ondersteuning voor meerdere projecttaken Toekennen van taak aan de eerste beschikbare persoon in de groep • Security
Business processes well-suited to collaboration • • • •
Product design New product introduction IT project management Advisory board interactions • Mergers and acquisitions process • Idea management • Sharing best practices
• Sales proposal or quarterly report creation • Public relations firm coordination • Deal management • Complex consulting engagements • Legal case management
Key trends in collaboration • Market is fragmented but consolidating • Functionality is moving into apps and infrastructure • Communications and collaboration are converging • Disparate tools (today) collaboration platform (2-3 years) information workplace (5-8 years)
Key trends in collaboration • Collaboration platform is part of something bigger – Composite apps, interaction platform, nextgeneration IT architecture, information workplace
Waarom blijft collaboration zo moeilijk? • Samenwerken met mensen • Soms is het heel moeilijk om te begrijpen hoe je best gebruik kan maken van de technologie
Why the transition to collaboration platforms? • Enable IT to keep up with the speed of change • Deliver to users a truly functional collaboration environment • Provide users with contextual collaboration • Simplify the IT environment
Mensen en processen zijn key - niet de technologie
Albert Robida Journal Telescopique
Does the Tool Feel like Progress or Not?
