Een nieuwe blik op Enterprise Content Management

P R E M I U M

RESOURCE

e-book

Een nieuwe blik op Enterprise Content Management Alles wat u moet weten over de Cloud, mobiele toepassingen en meer

Gesponsord door

P R E M I U M

RESOURCE

E en nieuwe blik op E nterprise Content M anagement

inhoud

Voorwoord.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. .. .. .. . 3 Medewerkers.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. .. .. .. . 4 Van onze sponsor.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. .. .. .. . 5 Zal file sharing uw ECM-oplossing vervangen? David Roe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. .. .. .. . 6

10 obstakels en manieren om ze te overwinnen

Mike Ferrara . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... .. .. .. 12

Cloud & Mobiele toepassingen: Uitdagingen bij informatiemanagement

John Mancini . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... .. .. .. . 16

Content beheren? Begin met metadata.

John Horodyski .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... .. .. .. . 20

De 6 beste praktijkvoorbeelden van ECM David Roe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. .. .. . 24 2

P R E M I U M

RESOURCE

terug naar de inhoudsopgave


voorwoor d

ECM:Ontrafeld en in ontwikkeling Zakelijke gebruikers willen informatie op het werk op dezelfde manier kunnen terugvinden als thuis: in de Cloud, op elk apparaat, op elk moment en in de juiste context. Organisaties zullen de manier waarop zij bedrijfscontent aanbieden via Enterprise Content Management (ECM)-systemen dan ook moeten aanpassen. En ze kunnen daar niet langer mee wachten, aangezien hun werknemers en zakelijke partners onofficiële, voor de consumentenmarkt bedoelde, systemen gebruiken voor opslag en synchronisatie (EFSS). Journalisten van CMSWire en professionals uit de bedrijfstak onderzochten een maand lang de problemen en ontwikkelingen rond ECM. Dit e-book bevat hun analyses en adviezen. De belangrijkste conclusies uit hun onderzoek zijn:

ECM- en EFSS-platforms zullen naast elkaar bestaan. Aangezien beide categorieën hun capaciteiten uitbreiden, zullen de grenzen ertussen steeds verder vervagen.

ybride hosting is een mogelijke oplossing. Sommige bedrijven zullen nooit al H hun gegevens naar de Cloud verplaatsen. Een aantal van hen zal aan lokale eisen voor toezicht en beveiliging moeten voldoen.

etadata vormen een sleutelfactor. Ze maken gegevens gemakkelijker te vinden. M

Wij hopen dat deze bijzondere kijk op ECM nuttig voor u is, en we hopen dat dit document u helpt bij het stellen van de juiste vragen en het nemen van de juiste beslissingen. Geef ons gerust uw feedback.

3

P R E M I U M

RESOURCE



medewerkers

David Roe

David Roe is journalist in Parijs en een van de vaste redacteuren bij CMSWire. Hij is geïnteresseerd in informatiemanagement, big data en Cloud computing.

Mike Ferrara

Mike Ferrara is vicevoorzitter van de juridische adviesgroep Duff & Phelps.

John Mancini

John Mancini is voorzitter van AIIM (Association for Information and Image Management), een wereldwijde gemeenschap van informatieprofessionals.

John Horodyski

John Horodyski is partner bij Optimity Advisors en heeft meer dan 15 jaar ervaring met managementstrategieën.

over ons CMSWire CMSWire, een publicatie van Simpler Media Group, Inc., biedt nieuws, advies en analyses voor professionals die zich voor marktleiders bezighouden met de strategie, het beheer en de marketing van digitale content. Meer dan 400 professionals en redacteuren uit de sector voeren elk kwartaal onze toonaangevende en innovatieve analyses uit voor een gemeenschap van meer dan 750.000 specialisten. Deze analyses hebben onder meer betrekking op klantervaring, digitale marketing, social business en informatiemanagement.

4

va n o n z e s p o n s o r

ECM: Luister naar uw gebruikers! H

et invoeren van een Enterprise Content Management (ECM)-systeem dat tegemoet komt aan de behoeften en eisen van werknemers lijkt een eenvoudige zaak. Maar veel bedrijven richten zich op de beoordeling van specifieke ECM-functies en -mogelijkheden, en vergeten te onderzoeken hoe en waar hun werknemers hun voordeel kunnen doen met het systeem. Wij spraken met duizenden gebruikers over wat zij zoeken in een ECM-oplossing, en dit is wat ze ons vertelden:

1

Maak het eenvoudig... maar veilig Nu de populariteit en het gebruik van tools voor het delen en synchroniseren van bestanden toeneemt, worden bedrijven zich steeds bewuster van de noodzaak veiligheid en gegevensbescherming in balans te brengen met de behoefte van werknemers aan een eenvoudige oplossing waarmee ze documenten kunnen delen en kunnen samenwerken met andere personen van buiten hun bedrijf.

2

Zorg dat het altijd en overal beschikbaar is Mensen werken tegenwoordig overal, en ze zijn mobieler dan ooit. Daarom willen ze op elk moment en vanaf elke locatie toegang hebben tot kritische bedrijfsinformatie. ECM-apps waarmee gebruikers via hun mobiele apparatuur ook buiten kantoor toegang tot informatie hebben en hun werkstroom kunnen beheren, zijn inmiddels een must geworden, en niet langer iets dat ‚leuk is om te hebben‘.

3

Maak het slim Snelle en nauwkeurige toegang tot gestructureerde gegevens en ongestructureerde content is prima, maar het intelligent koppelen van content en context laat pas echt de toegevoegde waarde van ECM zien. Door informatie uit een gestructureerd datasysteem (CRM, ERP) op een intelligente manier te koppelen aan ongestructureerde contentbronnen in een ECM-systeem, creëer je een onmisbare gegevensbank. Hiermee kunnen offertes gekoppeld worden aan een bepaalde klant die via het CRM-systeem beheerd wordt, of een factuur aan een bepaalde leverancier of een bepaald project. Deze geïntegreerde omgeving biedt onmiddellijke toegang tot de meest recente informatie uit welk systeem dan ook.

5

Mika Javanainen, Senior Director of Product Management, M-Files Corporation

M-Files helpt ondernemingen documenten en informatie te vinden, te delen en te beveiligen. Dit doen we ook voor bedrijven uit zeer gereguleerde bedrijfstakken. Tel: +1.972.516.4210 e-mail: [email protected] @M _Files

P R E M I U M

RESOURCE



Zal file sharing uw ECM-oplossing vervangen? door

D avid R oe

Enterprise File Sync and Share (EFSS) is een verstorende technologie die een paar jaar geleden zijn intrede deed op de informatiemanagementmarkt. Werknemers van overal ter wereld wilden hier graag op overstappen omdat ze de grote, moeilijk te gebruiken eigen Enterprise Content Management (ECM)-systemen beu waren. Naarmate meer werknemers EFSS gingen gebruiken, werd de mogelijke teloorgang van ECM steeds vaker onderwerp van gesprek onder analisten en leveranciers. Maar zou dat een realistisch scenario zijn? Vergeleken met ECM-systemen heeft EFSS maar weinig functies.

De kwestie

Natuurlijk kun je bestanden binnen je bedrijf rondsturen. Je kunt zelfs bestanden door de firewalls van collega‘s, klanten en wie dan ook sturen, met een snelheid die ICT-managers de stuipen op het lijf jaagt. Maar zou deze technologie ECM kunnen vervangen? Ja? Nee? Misschien? De jury is er nog niet over uit, en de kwestie biedt nog heel wat stof tot discussie in de ICT-sector. Beide opties kennen hun eigen aanhangers, die zich gesteund zien door de talloze cijfers en onderzoeken van leveranciers, bedrijfstakorganisaties en onafhankelijke onderzoeksinstituten. Om meer inzicht te krijgen in wat er aan de hand is, en waar deze discussie waarschijnlijk toe zal leiden, vroegen we een aantal sectorspecialisten naar hun mening.

6

P R E M I U M

RESOURCE



de vr aag

Zullen systemen voor het delen van bestanden ECM gaan vervangen? de antwoorden ▼ Tijdens de carrière van iedere sectoranalist komt er van tijd tot tijd wel iets voorbij dat de markt verstoort om een manier die niemand verwachtte. Dat is wat er gebeurde toen het synchroniseren en delen van bestanden mogelijk werd.

Al an Pe l z-S harpe , o n d er zoe k s d i rec teur voor social bus i n ess b i j 451 R esearch

Alan Pelz-Sharpe is eindverantwoordelijk voor de verslaggeving over social businesstechnologie en -trends zoals maatschappelijke samenwerking, compliance- en juridische zaken, de automatisering van marketing en sales, en integratie. Hij heeft meer dan 25 jaar ervaring in de ICT, en werkte met een diverse organisaties van eindgebruikers en leveranciers van overal ter wereld. Eerder was hij partner bij The Real Story Group.

De producten werden op de markt gebracht als een consumententool voor het delen van foto‘s. Binnen no time vonden ze echter hun weg naar bedrijven. Hulpmiddelen voor het beheren van bestanden zijn natuurlijk niets nieuws. Wij ontwikkelen inmiddels al meer dan 20 jaar systemen voor het beheren van documenten. Maar documentbeheer en ECM-tools vormden slechts een deel van de oplossing omdat ze alleen gericht waren op echt bedrijfskritische bestanden. Deze bestanden maken echter maar een klein deel uit van het digitale landschap waarin we actief zijn. Voor de meeste bestanden is het strenge toezicht dat een ECM-systeem biedt, helemaal niet nodig. EFSS-systemen bieden een eenvoudig bestandsbeheer en maken eerdere strenge controles op strikt aan de locatie gebonden bestanden, mobiel. Het gebruiksgemak van EFSS, gecombineerd met de mobiliteitselementen zijn nog steeds enorm aantrekkelijk voor eindgebruikers, en de systemen zullen dan ook niet zomaar verdwijnen. Het is echter onwaarschijnlijk dat ze binnen afzienbare tijd de plaats van ECM-toepassingen zullen innemen. Wat ze wel vervangen, zijn gedateerde fileservers en SharePoint-installaties. EFSS biedt een dynamisch alternatief voor deze logge en relatief statische voorgangers.

7

P R E M I U M

RESOURCE



ECM zal als markt in de toekomst wellicht niet spectaculair groeien. Maar een effectief ECM-systemen bestaat in feite uit hoogwaardige, procesgedreven bedrijfsapplicaties. Het zijn op maat gemaakte systemen waarmee bedrijfsactiviteiten worden geautomatiseerd en aangestuurd. EFSS zijn hiervoor geen alternatief, hoewel ze in de toekomst wellicht van meer functionaliteit worden voorzien en daarmee iets gelijkwaardiger worden. ECM is niet sexy, maar belangrijk, en zal voorlopig een grote rol blijven spelen. ©

Systemen voor het delen van bestanden waren oorspronkelijk bedoeld om de eenvoud en het gebruiksgemak te bieden dat aan veel ECM-producten ontbrak. De boodschap van Box en andere spelers op de markt was eigenlijk dat zij ECM als een vies woord wilden positioneren, en hun eigen producten als hét product waarop iedereen wachtte. Ale x G or ban s k y, CE O e n me d e - opr i chter van Docurate d

Alex Gorbansky was eerder CEO van de Frontier Strategy Group (FSG). Daarvoor werkte hij als consultant bij de Boston Consulting Group, waar hij zich vooral richtte op het terrein van natuurlijke hulpbronnen. Daarnaast bekleedde hij strategische functies bij LoudCloud en EMC.

Dat was vijf jaar geleden. Tegenwoordig is het filesharing-landschap heel wat drukker geworden, en is het concept inmiddels gemeengoed. Het resultaat daarvan is dat leveranciers waarde en functies aan hun product willen toevoegen die verder gaan dan basale opslag. Denk daarbij aan het ontwikkelen van geavanceerde werkstroom- en taggingsmogelijkheden, en andere specialistische functies die je eerder alleen bij ECM-producten vond. Ironisch genoeg zien we nu dus dat tools voor het delen van bestanden de producten worden die consumenten volgens de leveranciers ervan eerder maar beter uit de weg konden gaan. Op korte termijn zullen deze applicaties ECM niet volledig vervangen, maar wel meeprofiteren van sommige oplossingen en daarmee van budgetten. Op de lange termijn zullen oplossingen zoals Box direct concurreren met een aantal gevestigde ECM-producten.

8

Zullen systemen voor het delen van bestanden ECM gaan vervangen?

P R E M I U M

RESOURCE



Om de waarschijnlijkheid te beoordelen waarmee EFSS-systemen conventionele ECM-oplossingen in de B2B-markt zullen verdringen, zullen we eerst de aannames over ECM-producten helder moeten krijgen. ECM-systemen zullen door EFSS-systemen worden vervangen, als je ervan uitgaat dat: Ke n Bur n s, M ar k e t I n s i ght s M anagers b i j H y l an d

Ken Burns is Market Insights Manager bij Hyland, oprichter van OnBase. Hij is verantwoordelijk voor onderzoek en informatieverwerving over concurrenten, marktsegmentatie, strategische positionering en sectoroverschrijdende trends met betrekking tot ECM, BPM, case management en daaraan gerelateerde technologieën. Hij werkt al bijna 15 jaar in de ECM-sector.

e onderdelen voor het gezamenlijk autoriseren en publiceren van D documenten in alle ECM-systemen dezelfde diepgang en mix van algemene toepassingsmogelijkheden en specialistische functies bieden et gezamenlijk autoriseren en publiceren van documenten de H kernfunctie van alle ECM-systemen vormt De opslaglocaties van transactie- en dossiergerelateerde contentmanagementoplossingen zijn een basisproduct waarin geavanceerde mogelijkheden ontbreken voor het ophalen van metadata, gebeurtenissen en bedrijfsprocessen, waarmee mensen en systemen content en de bijbehorende informatiedragers op een zeer dynamische manier, binnen de juiste context, kunnen gebruiken. De contentmanagement interoperability specificiation (CMIS) is een effectieve integratiemethode voor EFSS-systemen waarmee BPM-suites en bedrijfsapplicaties (zoals ERP en CRM) content kunnen inzetten voor transactie- en dossierbeheerscenario‘s.

Als je er net zo over denkt als ik, dat deze aannames onjuist zijn, dan lijkt het idee van EFSS dat ECM vervangt niet langer onvermijdelijk, maar eerder onaannemelijk. In plaats daarvan beschouw ik de relatie tussen EFSS en ECM als complementair, die op drie manieren kan uitpakken: ECM-leveranciers zullen EFSS-mogelijkheden ontwikkelen of verwerven om ze te gebruiken als aanvulling op hun bestaande producten. Uitbreidingen zullen meestal multifunctioneel zijn, maar aangepast worden aan de gevallen waarvoor het ECM-product het vaakst wordt gebruikt. Conventionele ECM-leveranciers zullen EFSS-systemen ontwikkelen of verwerven om als zelfstandige „eindproducten“ gebruikt te worden, om het productassortiment uit te breiden. Ook deze eindproducten zullen meestal multifunctioneel zijn, maar worden toegespitst op de doelmarkten van de leverancier.

9


P R E M I U M

RESOURCE



Een reeks consumenten- en gespecialiseerde EFSS-producten voor zeer gereguleerde omgevingen zal in bedrijven naast ECM blijven bestaan. In de afgelopen twintig jaar ontwikkelden ECM-suites zich vooral doordat technologieën uit verwante markten werden gecombineerd of overgenomen. EFSS vormt geen bedreiging voor die ontwikkeling, maar is juist veelbelovend als hulpmiddel daarbij. ©

EFSS zal ECM niet vervangen. Maar ze zijn beiden onderdeel van de verstoring van het ECM-landschap.

Greg Milliken, VP marketing bij M-Files

Greg Milliken richt zich op marketing wereldwijd. Hij heeft 20 jaar managementervaring, die hij bij uiteenlopende technologiebedrijven opdeed. Eerder was hij CEO bij Alibre, een leverancier van 3D CAD/CAM-software, en VP Marketing voor Knowledge Revolution, dat door MSC Software werd overgenomen. Daarnaast richtte hij AccelGraphics op, een leverancier van 3D grafische hardware. In 1997 was dit het achtste snelstgroeiende bedrijf in Silicon Valley.

Zakelijke gebruikers neigen de voorkeur te geven aan platforms voor het delen van bestanden en synchronisatie (of dat nu mag van hun werkgever of niet) omdat deze tools meestal toegankelijker en gebruiksvriendelijker zijn dan de systemen die hun bedrijf ze biedt voor het beheren van documenten en andere bedrijfsinformatie. Oplossingen voor het delen van bestanden ontberen echter vaak de solide ECM-functies die nodig zijn om te voldoen aan de eisen die veel bedrijven stellen aan beveiliging, werkstroom en compliance. De ‚heilige graal‘ van informatiemanagement is een gebruiksvriendelijke werkplek die samenwerking in, en het eenvoudig delen van bestanden mogelijk maakt, en die vanaf elke locatie, en op elk moment vanaf elk apparaat toegankelijk is, zonder dat er ingeleverd hoeft te worden op de veiligheid van bedrijfskritische informatie en toegangscontrole. Daarmee weet je zeker dat er aan beveiligings- en compliance-eisen wordt voldaan, terwijl er ook functies worden ingeschakeld die in verdergaande behoeften voorzien, zoals procesautomatisering en versiecontroles. Beide bedrijfsmatige informatiebeheersystemen zoals ECM en programma‘s voor het delen van bestanden, zullen steeds verder worden aangepast en ontwikkeld. Maar het blijft een feit dat de verspreiding van goedkope, en zelfs gratis, platforms voor het delen van bestanden en synchronisatie opslagkosten tot een minimum terugdringt.

10


P R E M I U M

RESOURCE



Toegevoegde waarde en differentiatie zullen daarom steeds in toenemende mate gebaseerd moeten zijn op geavanceerde mogelijkheden om informatie en processen te sturen en te beheren, in plaats van het eenvoudig opslaan van bestanden in de Cloud. ©

De populariteit van hulpmiddelen voor het delen van bestanden en synchronisatie is het resultaat van de voortdurende spanning tussen de diverse tools die gebruikers willen en de tools die een onderneming nodig heeft. Gebruikers zoeken naar eenvoudige programma‘s die eenvoudig te gebruiken zijn en doen wat ze moeten doen. Hun eisen zijn veel eenvoudiger dan die van een bedrijf. Ze willen een overtuigende ervaring, uitstekende prestaties en geen ingewikkelde instructies, wat betekent dat de functiemogelijkheden minimaal moeten zijn. Lu bor P tace k , V P, Pro d uc t M ar k e ti n g b i j O pe nTe x t

Lubor Ptacek werkte in het verleden voor grote namen zoals EMC, Documentum, Vignette en Novell. In 2008 begon hij bij OpenText, waar hij de bedrijfsbrede marketing aanstuurt, zoals productmarketing, bedrijfscommunicatie, ‚thought leadership‘ en technische marketing. Daarnaast zit hij in de raad van bestuur van de Association for Intelligent Information Management (AIIM).

Ondernemingen eisen controle en toewijsbaarheid. Ze hebben beveiliging nodig, toezicht op hun bedrijfsgegevens, integratie met andere systemen en uitgebreide functionaliteit. De eerste golf van EFSS-tools was uitsluitend gericht op gebruikers, maar inmiddels richten leveranciers hun aanbiedingen steeds meer op de inkopers van bedrijven. Vooral bedrijven met een groot aantal gebruikers zijn interessante klanten voor een bedrijfslicentie. Zodra een bedrijf die aanschaft, heeft de leverancier heel wat meer invloed op de functies die er in de volgende versie worden opgenomen. Aan EFSS-systemen zullen bedrijfsmatige functies worden toegevoegd, zodat ze zich in wezen tot ECM-producten zullen ontwikkelen. De meeste EFSS-systemen zullen die overgang echter niet maken en langzamerhand van de markt verdwijnen. Ondertussen zullen ECM-leveranciers eenvoudigweg EFSS als een functie aan hun ECM-platforms toevoegen, iets wat bij OpenText al is gebeurd. ■

11


P R E M I U M

RESOURCE



10 Cloud obstakels en manieren om ze te overwinnen M ike F err ar a

door

Nu organisaties met toenemende druk te maken krijgen om de groei van hun digitale content te beheren, presenteren Cloudleveranciers een breed scala aan verbeteringen in een poging hun gunst te winnen. Clouddiensten voor consumenten zijn alomtegenwoordig en ook bedrijven gebruiken ze steeds vaker. Toch weten IT-bedrijven vaak niet hoe ze Clouddiensten moeten aanpakken. In de afgelopen vijf jaar voerde ik diverse Cloudprojecten voor mijn klanten uit, van uiteenlopende vorm en omvang. Sommige mislukten en sommige lukten prima, maar vaak had ik te maken met resultaten waarvoor een aantal compromissen gesloten moesten worden voordat ze aan de doelstellingen voldeden. En wat doet een goede consultant met de lering die hij hieruit trekt? Hij maakt er lijstjes van. Hieronder volgen de tien meest voorkomende obstakels, en zes tips over hoe u ze kunt vermijden.

Tien obstakels

1

ezwaren van de klant: Uw klanten kunnen bezwaar hebben tegen de opslag van hun content B op Cloudservers; vaak is dit opgenomen in contracten. En of dat nu wel of niet terecht is, kan dit alle goede bedoelingen die u hebt met uw overstap naar de Cloud, volledig in het honderd sturen.

12

P R E M I U M

RESOURCE



2

terk gereguleerde markten: Voor klanten uit sterk gereguleerde sectoren, of die S aan ingewikkelde bedrijfsmatige complianceregels moeten voldoen, kan een hoger beveiligingsniveau vereist zijn dan uw Cloudleverancier kan bieden.

3

ereldwijde locaties: Klanten kunnen vragen om opslag in regio‘s waarin uw W Cloudleverancier niet is gevestigd. Een veelvoorkomend voorbeeld zijn bedrijven van buiten de Verenigde Staten, die niet willen dat hun gegevens binnen bereik van de Amerikaanse overheid komen.

4

ngst: Gebruikers kunnen bezwaar hebben tegen Cloudopslag omdat ze er eenvoudigweg A bang voor zijn. Dit kan initiatieven om bedrijfsonderdelen te laten overstappen op nieuwe ICT-diensten, ernstig in de weg staan.

5 6 7 8 9

Procesuitdagingen: E-discovery kan moeilijker worden als Clouddata niet eenvoudig geïntegreerd kunnen worden in het huidige onderzoeksproces. Vervallen data: Het kan zijn dat je niet 100% kunt garanderen dat je gegevens werkelijk verdwenen zijn als je ze wilt verwijderen.

rivacyproblemen: Mensen in de Verenigde Staten zijn nog altijd bang dat Cloudproviders P hun eigen privacyregels zullen schenden als de overheid naar gegevens vraagt. Klantenservice: Gebruikers of bedrijven op afgelegen locaties krijgen mogelijk niet dezelfde service als van een lokale leverancier. uidige service: Bestaande, op consumenten gerichte Clouddiensten in het netwerk hebben H de mogelijkheid om bedrijfsmatige Clouddiensten aan te bieden, al voor je neus weggekaapt.

10

osten: Inschrijvingskosten lopen snel op, en het zal moeilijk worden het management ervan K te overtuigen dat kosten juist de belangrijkste drijfveer voor het invoeren van Clouddiensten zijn. Dit is vooral het geval als de huidige systemen nog niet aan het einde van hun levenscyclus zijn, en u daar stevig in geïnvesteerd hebt.

13

P R E M I U M

RESOURCE



Met zoveel variabelen om rekening mee te houden, zult u moeten plannen. En nog meer plannen. Het is voor bedrijven niet ongewoon van het eventuele gebruik van Clouddiensten af te zien als ze niet aan hun verwachtingen voldoen. Het goede nieuws is dat daar niets mis mee is, mits u de juiste verwachtingen schept.

tips uit het veld Hoe voorkomt u, of vermijdt u een aantal van de obstakels die hierboven genoemd worden, of hoe gaat u ermee om?

Kijken, kijken dan pas kopen. Het kan geen kwaad een Clouddienst uit te

proberen voordat u zich vastlegt. Vind een op zichzelf staande business unit, gebruikersgroep of project om een Clouddienst te beoordelen. Met de juiste analyse zou u in staat moeten zijn te bepalen of een bepaalde Cloudservice geschikt is voor de hele organisatie.

Breng de besparingen juist en duidelijk in kaart voor het management. Dit is vooral van belang als kostenbesparing het belangrijkste doel is.

Vaak zijn de kosten voor een langlopend abonnement op een Cloudservice alleen, geen goede reden om over te stappen. Daarnaast kunnen lagere implementatiekosten overschaduwd worden door problemen die het integreren van Clouddiensten met uw lokale systemen met zich mee kunnen brengen. Als u hier niet op voorbereid bent, loopt u het risico dat er onvoldoende budget is voor de volledige implementatiekosten.

Betrek uw juridische en compliance-afdelingen bij het project. Een aspect dat bij de overstap naar de Cloud vaak over het hoofd wordt gezien, is dat uw juridische en/of compliance-adviseurs de contracten van Cloudleveranciers ruim voordat u een beslissing neemt, moeten kunnen beoordelen. Voor organisaties zonder lang, formeel inkoopproces is dit zeer belangrijk, vooral wanneer ICT-leveranciers inkopers ergens toe kunnen verplichten zonder dat de overeenkomst uitgebreid contractueel is vastgelegd.

14

P R E M I U M

RESOURCE



Maak een rampenplan. En vergelijk dit met de service-level agreements van Cloudleveranciers. Als u vindt dat u ook maar ergens op moet inleveren, bedenk dan zorgvuldig wat daarvan de impact op uw organisatie kan zijn.

Maak een plan voor uitval. Het enige dat zeker is, is dat u te maken zult

krijgen met uitval, van welke aard dan ook. Zelfs met Clouddiensten. Overweeg, indien mogelijk op locatie, een draaiend stand-by-systeem of cache-omgeving in te richten, afhankelijk van hoe belangrijk de dienst voor het bedrijf is.

Zorg voor uitgebreide interne communicatie. Neem de vrees voor veranderingen of tegenstrijdige eisen weg door gebruikers te informeren over de mogelijke overstap naar Clouddiensten. U kunt uzelf veel problemen besparen door duidelijk te maken dat er voorafgaand aan de uiteindelijke ingebruikname van een Clouddienst, het systeem eerst een testfase doorloopt. ■

15

P R E M I U M

RESOURCE



Cloud- en mobiele applicaties: Uitdagingen bij informatiemanagement door

J ohn M ancini

Hoewel technologie veel mogelijkheden schept, wordt er voor elk probleem nieuwe technologie ontwikkeld die de oude vervangt. Denk maar aan informatiemanagement: dat heeft in de afgelopen tien jaar ongelofelijke veranderingen doorgemaakt. Enterprise Content Management (ECM)-systemen hebben de opslag, het beheer en het gebruik van traditionele content eenvoudiger gemaakt dan ooit voor mogelijk werd gehouden. Maar andere technologieën betekenen dat het volume van content in een moderne onderneming groeit, en dat het bijhouden van recente plannen, voorstellen, video‘s, tweets, e-mails, white papers en artikelen een ondankbare taak wordt. Wij worden er regelmatig aan herinnerd hoe belangrijk het in de digitale economie is om deze informatiedragers te beheren. Veel organisaties waarmee we spreken, hebben het gevoel dat ze verdrinken in een zee aan content en informatie. Fileservers stromen over en er zijn er steeds meer nodig. En organisaties maken zich zorgen over de waarschijnlijkheid en gevolgen van informatielekken. Maar simpelweg gesteld hebben Cloud- en mobiele toepassingen alles veranderd, en informatiemanagement niet het minst.

16

P R E M I U M

RESOURCE



Cloud: k ans en bedreiging De Cloud is niet nieuw maar blijft voor veel organisaties een constante zorg van bedreigingen en kansen. En nu aanbieders min of meer in een platformoorlog verwikkeld zijn, zal dat op korte termijn ook niet veranderen. Alle platformaanbieders hebben voor hun toekomst ingezet op de Cloud. Op dit punt in de ontwikkeling van Cloudtoepassingen lopen aanbieders mijlenver voor op gebruikers. Dus Google, Microsoft en IBM zijn er altijd op uit om organisaties aan hun Cloudplatforms te binden. Uit de Cloud is geen ontsnappen mogelijk, maar veiligheidsrisico‘s ontstaan vanuit het informatiemanagement in de Cloud.

Simpelweg gesteld hebben Cloud-en mobiele toepassingen alles veranderd, en informatiemanagement niet het minst.

Bij het delen van documenten en content zijn externe medewerkers betrokken, terwijl traditionele, lokale systemen er juist op gericht zijn om de toegang van mensen buiten het bedrijf te voorkomen. Dit resulteert erin dat gebruikers consumentenproducten gaan gebruiken voor het delen van bestanden, zoals Dropbox, Skydrive, iCloud, Google Drive en YouSendIt. Die brengen beveiligingsproblemen met zich mee, en bezorgen CIO‘s slapeloze nachten over het lekken van bedrijfskritische informatie.

mobiele uitdagingen Voor mobiele toepassingen geldt een vergelijkbaar verhaal over kansen en bedreigingen. Toegang op afstand speelt een grote rol bij het delen van informatie en samenwerken. En die toegang vindt plaats door middel van een hele reeks mobiele apparaten. Veel organisaties achten mobiele toegang tot content van vitaal belang, vooral vanwege de mogelijkheden tot interactie met ECM-werkstromen, en om documenten van commentaar te voorzien, goed te keuren en te bewerken. Werknemers stimuleren deze overstap naar mobiele

17

P R E M I U M

RESOURCE


toepassingen ook. Hun drijfveer zijn de veranderende arbeidsomstandigheden en de wens de balans tussen werk en privéleven te verbeteren buiten de traditionele werkdag van 9-5 uur om. Bedrijven zien de ondersteuning van mobiele apparatuur voor kenniswerkers als een verbetering voor de productiviteit en de efficiëntie van processen. Maar het altijd mobiel aangesloten zijn, via diverse apparaten en besturingssystemen, brengt zijn eigen set uitdagingen met zich mee.


Hybride Cloudmodellen zijn één manier om van een aantal Cloudvoordelen te genieten en de risico‘s tot een minimum te beperken.

Cloud- en mobiele toepassingen hebben echt alles veranderd. Ze veranderen onze verwachtingen over waar we kunnen werken, wanneer we kunnen werken, met wie we kunnen werken en op welke apparatuur we kunnen werken. In het opzicht van informatiemanagement is dit een uitdaging. Maar geen onoverkomelijk probleem.

informatiemanagement in 2015 Hybride Cloudmodellen zijn één manier om van een aantal Cloudvoordelen te genieten en de risico‘s tot een minimum terug te dringen. Omdat veel organisaties terughoudend zijn om al hun content in de Cloud onder te brengen, vindt men het vaak prettiger om een hybride model te gebruiken. Bij hybride modellen wordt kritische informatie veilig op locatie opgeslagen en wordt actievere content waarop wordt samengewerkt, overgeheveld naar de Cloud. Het aanbieden van bedrijfsgerichte diensten voor het delen van bestanden in de Cloud, zou voor veel bedrijven een uitkomst zijn, aangezien ze dan geen consumentenproducten meer hoeven te gebruiken. Het toezicht op informatie is een volgende uitdaging. De basis van goed toezicht is een gezond solide toezichtsbeleid. Voor technologie zijn immers regels nodig. Een uitgebreid toezichtsbeleid voor informatie bestrijkt de diverse contenttypes, waaronder mobiele content, op usb-sticks, in de Cloud, op mobiele apparaten enzovoort.

18

P R E M I U M

RESOURCE



Maar misschien is de grootste uitdaging in 2015 voor informatiemanagement wel dat mobiele en Cloudtechnologieën het volume, de verscheidenheid en de snelheid van informatie laten toenemen. Dat maakt het vinden van de juiste bedrijfsinformatie, waarmee je de kansen uit de informatiechaos filtert, voor veel organisaties de belangrijkste doelstelling. Dat is een flinke uitdaging, maar wel één die uiteindelijk loont. Analytisch gereedschap is hierbij onmisbaar, vooral wanneer dat gereedschap goed geïntegreerd wordt in bestaande content- en zoeksystemen. Informatiemanagement is anno 2015 geen eenvoudige zaak. De opkomst van Cloud- en mobiele technologie hebben informatiemanagement voorgoed veranderd. Door content en processen op nieuwe en onverwachte manieren te combineren, kunnen organisaties risico‘s spectaculair terugdringen, proceskosten verlagen, zich beter richten op klanten, werknemers en partners, en informatie omzetten in inzicht. ■

19

P R E M I U M

RESOURCE



Content beheren? Begin met metadata door

J ohn H orodyski

Om bedrijfskennis effectief te beheren en in te zetten, heb je een metadataplan nodig. Voor de implementatie van een contentgerelateerde strategie te laten slagen, of het nu om data, digitale informatiedragers of tekst gaat, is een holistisch metadataschema nodig, ondersteund door technologie, mensen en processen. Het bouwen van een DAM of CMS zonder metadataplan is als het opbergen van documenten in een blanco doos. De systematische organisatie van metadata zorgt ervoor dat een contentsysteem zijn investering terugverdient doordat informatie eenvoudig verwerkt, teruggevonden, gedeeld en verspreid kan worden.

wat zijn metadata?

“Metadata zijn een liefdesbrief aan de toekomst.” - auteur onbekend Eenvoudig gezegd zijn metadata informatie die andere gegevens beschrijft, informatie over gegevens dus. Het zijn de beschrijvende, administratieve en structurele data waarmee gegevens beschreven worden.

Beschrijvende metadata beschrijven een bron voor doeleinden als terugvinden en identificatie (d.w.z. de informatie die je zou gebruiken bij een zoekopdracht). Dit kunnen elementen zijn zoals de titel, maker, auteur en zoekwoorden.

20

P R E M I U M

RESOURCE



Structurele metadata geven aan hoe

samengestelde objecten zijn samengevoegd. Bijvoorbeeld: hoe een digitale EXIF-afbeelding geconfigureerd is, of hoe pagina‘s georganiseerd zijn om hoofdstukken te vormen (bijv. bestandsformaat, bestandsgrootte, of duur).

Administratieve metadata

Uit onderzoek blijkt dat werknemers veel tijd verspillen met het zoeken naar bestaande gegevens, en dat ze ze opnieuw aanmaken als ze die niet kunnen vinden.

bieden informatie die nuttig is bij het beheer van een gegevensbron. Twee veelgebruikte subtypes van administratieve data zijn de metadata voor rechtenbeheer (dat betrekking heeft op de intellectuele eigendomsrechten) en metadata voor archivering (waarin de informatie is opgenomen die nodig is voor het archiveren van een gegevensbron). Als structureel onderdeel van een DAM of CMS, worden metadata een belangrijke gegevensdrager op zich. Metadata bieden de basis waarmee gegevensdragers eenvoudiger te vinden en toegankelijker worden, en daarmee waardevoller zijn. Met andere woorden: Metadata zorgen ervoor dat content „een slim hulpmiddel“ wordt. Het eenvoudigweg digitaliseren van video-, audio- en grafische bestanden is eenvoudig, maar het is de mogelijkheid om bestanden met specifieke kenmerken terug te vinden, te delen en te verspreiden, dat hun volledige potentieel en waarde bewijst.

zoek, en gij zult het geluk vinden

„Deze zoektocht naar wat je wil, is net als iets volgen dat niet gevolgd wil worden. Het kost tijd om een dans onder de knie te krijgen, om iets fantastisch neer te zetten.“ - Fred Astaire Uit onderzoek blijkt dat werknemers veel tijd verspillen met het zoeken naar bestaande gegevens, en dat ze ze opnieuw aanmaken als ze die niet kunnen vinden. Het productieverlies en de aanmaak van overbodige gegevens die hieruit voortvloeien, kosten een bedrijf veel geld. Inefficiëntie neemt alleen maar toe naarmate het systeem groter wordt, zich verder ontwikkelt, en blootgesteld wordt aan nieuwe types content en gebruikers. Naar schatting worden er elk jaar 800 neologismen (nieuwe woorden en zegswijzen) aan het Engels toegevoegd. Metadata zijn als een momentopname van bedrijfsprocessen en -doelen. In een constant veranderende bedrijfsomgeving moeten metadata zich kunnen ontwikkelen. Als metadata goed onderhouden en gecontroleerd worden, zullen ze blijven bijdragen aan de toenemende bedrijfsbehoeften.

21

P R E M I U M

RESOURCE



De beste manier om u voor te bereiden op toekomstige veranderingen is het ontwikkelen van het juiste toezicht op metadata. Vergeet niet dat metadata een ‚momentopname‘ zijn. Neem de tijd om de taal te beheren, en veranderingen te sturen.

waarom metadata? Metadata zijn de beste manier om digitale gegevensdragers te beschermen tegen een overdaad aan informatie en mismanagement. Investeer in tijd, energie en de juiste bronnen om informatiedragers zodanig te identificeren, te definiëren en te organiseren, dat ze gevonden kunnen worden. Metadata helpen bij het zoeken naar informatie door: Informatiedragers van relevante zoekcriteria te voorzien Informatiedragers te identificeren Vergelijkbare informatiedragers samen te voegen Onderscheid te maken tussen informatiedragers die van elkaar verschillen Locatie-informatie te verstrekken U weet dat informatiedragers van kritiek belang zijn voor de bedrijfsvoering. U wilt dat ze op elk moment van hun digitale levenscyclus gevonden en verspreid kunnen worden. Gebruik om dit te bereiken systemen die het vertrouwen en de zekerheid bieden dat data juist en bruikbaar zijn. Metadata verbeteren het rendement op de investeringen in gegevensdragers en voorkomen daarnaast dat u kansen mist. Denk aan de digitale ervaring van gebruikers, en zorg ervoor dat zij een product gebruiken, ontdekken en ervaren op de manier zoals het bedoeld is. Dat werkt niet alleen prettiger, maar ook veiliger. Metadata zijn het fundament onder elke digitale strategie. U hebt ze nodig voor het leveren van een optimale en betrouwbare consumentenervaring. Daarnaast zult u andere stappen moeten nemen, zoals het samenstellen van het juiste team, het opstellen van een goede business case, en het verzamelen van de juiste eisen, maar niets kan het fundament van effectieve metadata vervangen. Het doel van het opslaan van gegevens, is om ze weer terug te kunnen vinden. Metadata helpen bij het opbouwen van het juiste systeem voor de juiste gebruikers.

22

P R E M I U M

RESOURCE



Metadata-ontwerp: waar begint u? Een goed metadata-ontwerp begint met de vaststelling dat digitale gegevensdragers geïdentificeerd, georganiseerd en beschikbaar voor terugvinden moeten worden gemaakt. De volgende drie vragen helpen daarbij:

1 2 3

Welke problemen moet u oplossen? Stel de bedrijfsdoelen van uw organisatie vast en de manier waarop metadata aan deze doelen kunnen bijdragen. Het doel is een „samenhangend“ geheel, geen losse onderdelen.

Wie gaan de metadata gebruiken, en voor wat? Bedenk welk publiek de metadata zal gebruiken en hoeveel metadata u nodig hebt. De beste strategie is nauwkeurig onderzoek.

Welke types metadata zijn belangrijk voor deze doelstellingen? Beschrijf nauwgezet wat u nodig hebt, en zorg voor flexibiliteit in de toekomst door een model met uitbreidingsmogelijkheden te ontwikkelen dat toekomstige groei niet in de weg staat.

een continu proces „Een reis van duizend mijl begint met een enkele stap“, en er is geen leukere reis dan te beginnen aan contentbeheer. Metadata zijn nooit echt klaar. Het is een continu verbeterings- en ontwikkelingsproces dat heel wat tijd en inspanning vergt. Net zoals andere goede governance-praktijken, zal er volop aandacht voor veranderingen nodig zijn. De manier waarop metadata zich ontwikkelen is afhankelijk van de ontwikkeling ervan binnen een organisatie. Metadata doen ertoe. Ze zijn geen trend, of een mode. Metadata zijn de meest reële toepassing van gegevensdragers en datamanagement waarmee de aanmaak, het terugvinden en uiteindelijk het verspreiden en gebruik van informatie mogelijk wordt. Begin er nu mee!. ■

23

Metadata vormen de basis voor elke digitale strategie.

P R E M I U M

RESOURCE



De zes beste praktijktoepassingen voor ECM door

D avid R oe

Hoewel bedrijven graag de voorkeur te geven aan de fraaiste, nieuwste technologieën, kan niets een goedontwikkeld Enterprise Content Management (ECM)-systeem vervangen. Tijdens een onderzoek van non-profit adviesbureau APQC gaf echter de helft van de bedrijven aan dat ze slechte contentmanagers zijn. Minder dan 20 procent van de respondenten gaf technologie daarvan de schuld. Het probleem ligt volgens hen bij verandermanagement, de organisatiestructuur en verantwoordelijkheden.

geef de techniek niet de schuld Deze bevindingen, samengebracht in het APQC-rapport „Connecting People to Content“, laten zien dat de meeste technologieën voor contentbeheer al gebruikt worden door bedrijven. Wat er ontbreekt, is een beter gebruik van bestaande technologieën in combinatie met een effectieve informatiemanagementstrategie. Het rapport is gebaseerd op de antwoorden van 500 professionals op een vragenlijst die begin 2014 aan ze werd voorgelegd. Het onderzoek richtte zich op content zelf en wat bedrijven kunnen doen om content effectiever te maken. Van de respondenten gaf 43 procent aan dat zij hun content niet of minimaal beheren, en de leemtes proberen op te vullen met nieuwe technologieën. „

24

P R E M I U M

RESOURCE



Hoe kunnen organisaties de waarde van hun content optimaliseren?

Voor ons bleek dat een gerichte strategie waarmee de verantwoordelijkheden voor het aanmaken en bijhouden van content worden vastgelegd, bepalend is voor het een geslaagd proces. Effectieve contentteams richtten zich op de behoeften van belanghebbenden en eindgebruikers binnen hun organisaties. Ze begrijpen hun publiek en bieden hulpmiddelen en processen aan die inspelen op de manier waarop mensen willen bijdragen aan, en toegang willen krijgen tot, kennis over de organisatie en de manier waarop ze die kennis willen delen en hergebruiken“, vertelt Lauren Trees, Knowledge Management research program manager bij APQC.

De nadruk ligt hierbij dus op de mensen. Technologie moet als ondersteuning worden beschouwd, en niet als schuldige voor het mismanagement van het bedrijf worden aangewezen. Volgens APQC moet er in de richting van mensen en processen worden gedacht, zodat medewerkers betrokken raken, er content wordt ontwikkeld, en de juiste, technische of menselijke, hulpbronnen worden ingezet. Maar het aantal contenttypes groeit door wiki‘s, gesprekken via social media, presentaties en video‘s. Deze groei veroorzaakt enorme problemen met bijvoorbeeld opslag, toegankelijkheid en terugvinden, om nog maar te zwijgen over het universele probleem van het vinden van de juiste content bij een bepaalde taak. Hoe kunnen mensen goede content van de verkeerde onderscheiden, en hoe kunnen organisaties de waarde van hun content maximaliseren en in de context van werkzaamheden aanleveren bij hun werknemers?

het belang van processen Hoewel er in het onderzoek uiteenlopende vragen werden gesteld, was één van de doelstellingen vast te stellen hoe effectief contentmanagementsystemen relevante content aanleveren en werknemers in staat stellen datgene te vinden wat ze nodig hebben. Uit het onderzoek kwam naar voren dat 43 procent van de respondenten zei dat hun contentbeheer ineffectief verliep, en slechts 25 procent gaf aan dat het effectief was.

25

P R E M I U M

RESOURCE



Minder dan 25 procent stelde dat het probleem te wijten was aan technologie. Zij vonden eerder dat het probleem bij verandermanagement, de organisatiestructuur en verantwoordelijkheden lag. APQC concludeerde daaruit dat werknemers bestaande procedures voor contentbeheer niet volgen, of dat organisaties onvoldoende aandacht besteden aan het eigenaarschap van de hulpmiddelen en benaderingen.

mensen betrekken bij content APQC voerde ook een onderzoek uit dat gericht was op het in kaart brengen van de beste praktijkvoorbeelden van contentmanagement. Voor dit onderzoek werden de situaties binnen vijf organisaties bestudeerd. Hieruit kwamen een aantal eigenschappen naar voren, waarvan er één kenmerkend was voor alle onderzochte bedrijven: organisaties die best practices hanteren, kennen hun doelgroep voor content door en door. Het resultaat is dat hun tools en processen perfect passen bij de manier waarop mensen bijdragen aan, en toegang hebben tot kennis van de organisatie, en deze delen en hergebruiken. Op basis hiervan kon APQC twintig verschillende best practices voor contentontwikkeling en -beheer vaststellen, gegroepeerd rond zes thema‘s.

1

Een contentstrategie ontwikkelen

Organisaties zullen een contentstrategie moeten ontwikkelen die het aanmaken van content laat aansluiten op de bedrijfsdoelstellingen. Dit doen ze door de manier waarop werknemers met content omgaan te koppelen aan de algemene resultaten van het bedrijf. Daarnaast zullen ze verantwoordelijkheden moeten toewijzen aan degenen die eigenaar zijn van de contentgerelateerde processen en de eigenaren van de content. De contentstrategie zou rond de behoeften van de gebruikers van die content ontwikkeld moeten worden. Organisaties die de best practices toepassen, hebben een duidelijk beeld van hun interne en externe publiek. Ze ontwikkelen hun contentprocessen, hulpmiddelen en aanpassingen met het oog op deze groepen.

26

P R E M I U M

RESOURCE


2 3 4


Nuttige content ontwikkelen

Makers van content moeten het type en formaat van beschikbare content aanpassen aan de doelgroep. Organisaties die best practices gebruiken, ontwikkelen content gericht op jonge, mobiele en samenwerkende medewerkers. Ook moeten er rollen of processen worden opgesteld om leemtes in het contentaanbod aan het licht te brengen. Bedrijven die best practices toepassen, zetten hiervoor specialisten in.

Een levenscyclus voor content ontwikkelen

Organisaties die best practices hanteren maken een duidelijk onderscheid tussen goedgekeurde en niet-goedgekeurde content, en tussen officiële en informele content. De juiste balans tussen de diverse metadata-eisen is daarbij noodzakelijk voor een soepel verlopende gebruikerservaring. Deze organisaties stellen verder dat content getagd moet zijn om gevonden te worden, maar ze gebruiken zoveel mogelijk automatisch aangevulde metadata om dat proces zo goed en snel mogelijk te laten verlopen. Ook wordt content regelmatig en nauwgezet bijgehouden, en wordt verouderde content verwijderd.

Ervoor zorgen dat content gevonden kan worden

Organisaties die best practices hanteren, organiseren hun content in een hiërarchisch georganiseerde structuur die reflecteert hoe gebruikers over content denken. De betrokkenheid van gebruikers zorgt voor input van werknemers bij het organiseren van metadata zodat termen en relaties de manier weergeven waarop data in de organisatie wordt gebruikt. Om te zorgen dat zoekresultaten en contentsuggesties op een gecoördineerde manier tevoorschijn komen, en om organisaties te laten weten waarnaar gebruikers zoeken, zal het systeem geanalyseerd moeten worden. Volgens APQC hebben deze organisaties geen betere zoektechnologie in huis, maar gebruiken ze die beter. Tot slot zullen bedrijven hun content in hun bedrijfsapplicaties en -processen moeten integreren, en mobiele apps moeten aanbieden om mensen via hun smartphones en tablet toegang te bieden tot content.

27

P R E M I U M

RESOURCE


5 6


De integratie van content met social media

Bedrijven die best practices hanteren, gebruiken communities en sociale netwerken om behoeften te inventariseren en content te ontwikkelen. Mensen en zoekopdrachten naar content worden moeiteloos gecombineerd. Als er sociale behoeften ontstaan, krijgt de aanmaak van content die daaraan tegemoetkomt, prioriteit. Zoekopdrachten moeten zodanig ontwikkeld worden dat zoeken in content eenvoudig gecombineerd wordt met het vinden van expertise.

Verandermanagement

Organisaties moeten hun medewerkers leren zoeken en content leren gebruiken. Bedrijven die best practices hanteren, controleren de effectiviteit van hun contentmanagementbeleid door te meten hoeveel mensen er gebruik van maken. Bovendien zullen ze het rendement op hun investering in content management en de gevolgen ervan voor het bedrijf moeten aantonen. ■

28

P R E M I U M

RESOURCE



tot slot

Dankwoord Bij de totstandkoming van dit boek waren veel mensen betrokken. Wij danken de auteurs voor het delen van hun inzichten. Wij danken onze sponsor M-Files voor hun steun. En wij bedanken u, onze lezers, voor uw tijd en belangstelling. Kijk voor meer informatie over Enterprise Content Management op cmswire.com. Vragen of opmerkingen over ECM of dit e-book kunt u kwijt op onze social media.

29

Een nieuwe blik op Enterprise Content Management

Recommend Documents