Enterprise Content Management

Enterprise Content Management

© 2009 Tieto Corporation

ZČU

Michal Beránek Tieto, [email protected]

Agenda 1. Představení 2. Co je Enterprise Content Management (ECM) 3. Je oblast ECM významná ?! 4. Co obsahuje ECM 5. Nabídka ECM na trhu 6. Nasazení ECM 7. Závěrečná diskuse 2


2009-11-08


Představení

Tieto Globální poskytovatel IT služeb s vysokou přidanou hodnotou ve vybraných odvětvích 17 000 lidí globálně Země původu: Finsko a Švédsko Největší IT společnost ve Skandinávii a jedna z největších v Evropě 1600 lidí v ČR Pobočky Praha, Plzeň, Brno, České Budějovice, Ostrava Naše mise: „Budujeme informační společnost“ 4


Tieto ve světě

5

20/12/ 2009

© 2009 Tieto Corporation 5

Obchodní oblasti Tieto

6


20/12/2009


Co je ECM

Enterprise Content Management ECM je souhrnný název pro produkty resp. řešení, která podporují správu podnikového obsahu Podnikovým obsahem se mají na mysli všechny nestrukturované informace tj. dokumenty (papírové i elektronické), www stránky a obsahy Intranetu, obrázky, fotky, videa a další multimediální soubory a všechny další informace, které tvoří nehmotný majetek firmy Práce s tímto obsahem se týká všech lidí ve firmě a časově představuje často více než 50 % z celkového objemu pracovních činností

8


2009-11-08


Je oblast ECM významná ?!

Informační exploze

manuály nabídky emaily video

XML

informace

faktury www faktury obrázky

maily reporty 10


zprávy

tabulky

manuály dopisy 2009-11-08

Jak zpracovat informace ? Rostoucí problém ! Problém není ve zdrojích informací - je jich dost Informace, je-li uložena „někde“ nic neřeší, musí být k dispozici v pravý čas na pravém místě pravému člověku Objem informací meziročně narůstá dramaticky, čas na zpracování zůstává stejný protože pracovní doba se neprodlužuje Doba na zpracování

11

© 2009 Tieto Corporation ECM

Bez účinných nástrojů uložení, správy a vyhledávání bude stále obtížnější informace využít 2009-11-08

Situace v podnicích ČR (výzkum FOCUS IT BW 2006)

S kolika elektronickými dokumenty pracujete ?

do 1 mil. 40% do 10.000 7%

nad 1 mil. 20%

12


do 100.000 33%

2009-11-08


Používáte ve společnosti systém umožňující přehledné a unifikované ukládání různorodých firemních dokumentů včetně jejich metadat ? • Jeho potřeba roste a plánujeme použití 37% • Již dlouho ale není přínosný 13% • Nepoužíváme ani neplánujeme 13 % • Již dlouho a je nepostradatelný 13% • Jsme v implementační fázi 24%

13


2009-11-08


• Má Vaše organizace vypracovanou komplexní strategii pro manipulaci s nestrukturovanými daty a pro jejich archivaci ?

Ne 62%

0%

14

10%

20%


30%

Ano 38%

40%

50%

60%

70%

80%

2009-11-08

90%

100%

Trendy na trhu ECM ve světě Světový trh ECM vzrostl v roce 2007 oproti 2006 o 12,8 %. (zdroj Gartner)

95% z 2000 největších globálních firem investuje do ECM řešení pro řízení a kontrolu Web obsahu a s tím spojených nákladů. (zdroj META Group 2004)

Cca 64 % času věnují zaměstnanci práci s dokumenty (zdroj Wirtschaftwoche)

15


2009-11-08

Trendy na trhu ECM ve světě Trh ECM

$ 2,16 mld.

2006

$ 2,90 mld.

2007

$ 3,30 mld.

2008

$ 3,70 mld.

2009

$ 4,20 mld.

2010 (Zdroj IDC)

16


2009-11-08

Faktory pro / proti ECM Narůstající objem informací

Malé množství dokumentů resp. zdrojů obsahu

Hledání nových služeb - informace je komodita !

Pocit firem, že tato oblast nepotřebuje řešení

Implementace dílčích řešení potřeba integrujícího prvku resp. řešení

Nedostatek finančních prostředků investice jen do IT nutné pro „holé přežití“ (ERP)

Nutnost zefektivnit práci a snížit náklady

Neznalost problematiky ve firmách, neúspěšný projekt nebo špatné zkušenosti

Rozsáhlé Weby a Intranety nutnost nástroje řízení Snaha získat konkurenční výhodu ERP, CRM apod. neposkytují všechny potřebné informace

17


2009-11-08


Co obsahuje ECM ?

„Content“ a další pojmy Metadata Objekt

Obsah

Práva

(Essence)

(Content)

(Rights)

Využitelný obsah (Asset)

Objekt (Essence) je video, audio, obrázek, image dokumentu, text atd. Je to výsledek něčí tvůrčí činnosti, soubor Metadata jsou data, která objekt popisují: kdo ho vytvořil, co obsahuje, jaký je to formát, datumové a časové údaje,… Metadata jsou nezbytná při hledání a přístupu ke zdrojovému objektu. Obsah (Content) je cesta jak se dostat k objektu prostřednictvím vyhledávácího algoritmu Práva (Rights) jsou práva k nakládání s obsahem. Bez řízení přístupových práv je obsah bezcenný. Využitelný obsah (Asset) je prakticky využitelná informace pro konkrétního uživatele, personalizovaný obsah 20


2009-11-08

Architektura obecného řešení Uživatelské rozhraní – nejčastěji Webové, uživatelský i administrační přístup, správa dokumentů, vyhledávání

Frontend Frontend

Funkční moduly – workflow, collaboration services, automatická klasifikace, zabezpečení a práva, atd…

Content Repository – uložiště objektů, zajišťuje uložení a indexaci obsahu i řízení přístupovách práv

Aplikační vrstva Content repository

Data storage – hardwarová platforma, dle kategorie může být Enterprise, Midrange nebo Low cost storage popř. Tape archive 21


Data

Hardware storage

Referenční architektura Frontend

Hardware

22


Co obsahuje ECM řešení

23


2009-11-08

Součásti ECM DMS, EDM (Document Management System)

nástroje pro správu a ukládání dokumentů

DAM (Digital Asset Management)

Správa digitálních mediálních dat – obraz, audio, video

WCM (Web Content Management)

Správa webového obsahu

FFM (Fixed nebo Final Form Management) Records Management

Většinou se pod tímto pojmem chápe archivační systém, tj. úložiště již hotových finálních dokumentů

Workflow, BPM (Business Proces Management)

Řízení a návrh předdefinovaných procesů

CCM, Collaboration nebo Workgroups

Nástroje týmové spolupráce

DIP (Digital Image Processing)

Skenování, vytěžování a ukládání papírových dokumentů

COLD (Computer Output to Laser Disc)

Podpora ukládání dat na optických data storage

Portal connectivity

Napojení na standardní portálová řešení

OMS (Output management systéme)

Optimalizace výstupů a tisků, podpora obálkovacích strojů atd.

E-Forms

Formuláře, propojení databází a dokumentů

EDM/PDM/PLM (product data management/product life-cycle management )

Správa produkčních dat a životního cyklu produktů, zpravidla se tím má na mysli napojení na CAD/CAM systémy

Report Management

Správa reportů

Information life-cycle management

Správa životního cyklu informací


Enterprise Document Management (EDM, DMS) Tato část řešení se stará o dokumenty (elektronické i papírové) resp. objekty (video, audio, obrázky,…) jako o nositele obsahu Správa zahrnuje objekty došlé zvenčí, vznikající v rámci organizace činností uživatelů nebo činností aplikací Většinou společnosti nerozlišují archiv a správu „živých“ dokumentů protože potřebují řešit obojí U spravovaných objektů se požaduje správa verzí, řízení uživatelských práv, zamykání pro editaci (check-in/out) příp. jednoduché řízení životního cyklu Samostatným tématem ve zpracování dokumentů je spisová služba

25


2009-11-08

Workflow, BPM, Collaboration Nástroje pro návrh, modelování, simulaci, řízení, sledování a vyhodnocování procesů v reálném čase Workflow řídí procesy pomocí přednastavených scénářů, kde jsou stanoveny jednotlivé kroky, kompetence, role a úkoly všech uživatelů. Součástí je většinou grafické prostředí pro návrh procesů, nástroje řízení procesu a vyhodnocení procesů, návrháře dialogů, konektory na aplikace ERP, CRM apod. Collaboration zahrnuje nástroje pro podporu týmové spolupráce, řízení projektů apod. Oproti workflow ad-hoc procesy, komunikaci mezi uživateli 26 podporuje 2009-11-08 © 2009 Tieto Corporation

Digital Asset Management Řešení určené speciálně na správu multimediálního obsahu. Oproti EDM/DMS (umí také uchovávat v zásadě jakékoli soubory) obsahuje DAM některé speciální vlastnosti jako např. :

Podporu stream video/audio Nástroje na transformaci formátů on-line Identifikaci a automatické generování náhledů Integrace s editačními nástroji multimediálního obsahu

DAM by měl podporovat také poměrně speciální funkce např. nástroje pro autorská práva nebo sledování kolikrát bylo které dílo použito 27


2009-11-08

Web Content Management Řešení určené pro správu WEB obsahu. (Intranet/Internet velkých firem často obsahuje řádově tisíce stránek a to není možné spravovat „ručně“)

Obsahuje nástroje integrace s běžným Office prostředím a nástroje pro publikaci přístupné běžným uživatelům, tj. obsah dokumentů je možné zároveň publikovat na Intranet Podporuje XML, konverzi dat do HTML a PDF Automatizuje publikační proces např. pomocí workflow Měl by podporovat nástroje aktivního kontaktu s potenciálními zákazníky, propojení na back-office tj. např. publikace aktuálních datasheetů, formulářů, informačních materiálů On-line formuláře mohou být napojené i na spuštění procesu

28


2009-11-08

COLD, E-Forms, OMS ERP connectivity COLD označuje podporu hardwarových datových úložišť, nejčastěji optických nebo magnetooptických. Často také představuje implementaci algoritmů pro prediktivní cache apod. protože v tomto případě je nutno řešit přístupy na mediích s rozdílnou vybavovací rychlostí E-Forms se týká tématu napojení dokumentů na databázové zdroje, vytváření dokumentů pomocí přednastavených strukturovaných algoritmů, sjednocení vzhledu dokumentů atd. OMS má význam tehdy, jestliže se produkuje velké množství tištěného i elektronického výstupu, který je potřeba distribuovat ke klientům optimálním způsobem ERP Connectivity zajišťuje napojení na standardizovaná ERP řešení (SAP apod.) 29


2009-11-08

Související řešení Vytěžování dokumentů – získávání metadat nejen z textových souborů v elektronické formě ale také z papírových dokumentů, obrázků, PDF atd. OCR, ICR BarCode recognition ABBYY, KOFAX, Captiva

Skenování dokumentů – dokumentové skenery jsou zásadně jiná zařízení než běžné skenery stolní nebo skenery v multifunkčních zařízeních – jsou stavěné na zátěž v řádech desítek str./min, mají různé speciální nástroje (otáčení obrazu podle orientace písma, vylepšení obrazu, imprinter, hlídání tloušťky papíru, atd.) Canon, Fujitsu, Kodak, Bell&Howell, Xerox, Ricoh atd. 30


2009-11-08

Shrnutí: ECM zahrnuje široké spektrum nástrojů (logicky vyplývá z faktu, že spravovaný obsah a s tím spojené úkoly jsou velmi různorodé) ECM systém by měl být volbou vhodných nástrojů schopen pokrýt všechny potřeby při konkrétním zadání na projekt správy podnikového obsahu ECM musí být připraven na spolupráci s okolními systémy protože sám o sobě nepokryje IT potřeby společnosti Nelze položit striktní hranice mezi jednotlivé součásti řešení ECM, často se u konrétního produktu kombinují resp. překrývají

31


2009-11-08


Příklad produktu ECM

EMC Documentum RŮZNÉ UŽIVATELSKÉ ROZHRANÍ

ROZSÁHLÉ SLUŽBY PRO PRÁCI S INFORMACEMI Basic Content Services

Business Process Management

Content Capture

Information Rights Management

E-mail Ingestion

Web Publishing

Security & Rights Management

Enterprise Reports Archiving

Document Image Management

Automatic Information Classification

Compound Document Management

Lifecycle Management

Unified Desktop & Ent. Search

Web site Management

Business Process Optimization

SAP Archiving

VŠECHNY TYPY INFORMACÍ A OBSAHU Documents

Web

Rich Media

Fixed

Messaging

Collaborative

Documents Spreadsheets Presentations Notes

HTML SGML WML XML

Images Flash Sound Video

Paper Fax Images Reports Scanned Images

E-mail Messages IM Messages Chats

Discussions IM Notes Projects


EMC Documentum


EMC Documentum – repository


EMC Documentum - služby Základní funkce CM – check in/out, verzování, řízení přístupů Služby životního cyklu informace Služby zabezpečení – kryptování, elektronický podpis, historie a audit práce s informací, digitální skartace atd. Služby napojení na specializovaný hardware – storage systémy (EMC Centera, IBM, SUN apod.)

Životní cyklus informace Vytvoření

Modifikace

Revize

Potvrzení

Služby podporující archivaci – retention policy services apod.

Publikování

Uložení


EMC Documentum - IRM


EMC Documentum – Transformation services


EMC Documentum – Site deployment services


EMC Documentum – BPM


EMC Documentum - API


EMC Documentum - GUI



Příklad řešení konkrétní implementace

Architektura řešení - příklad DMS systém s podporou arhivace a vstupu dokumentů Požadavky: Podpora skenování a vytěžování dokumentů Pokročilé řízení práv Možnost obecné integrace na okolní komponenty IS včetně napojení na workflow Archivace velkých objemů dokumentů Propojení na hardwarové úložiště Řízená archivace dokumentů Generování výstupních sestav © 2009 Tieto Corporation

Architektura řešení – obecné schéma Klient Integrační vrstva Řízení práv – IRM

Input management

Dokument management

Fyzická archivace

45


2009-11-11

Architektura řešení – pokrytí moduly Klinet

EMC Documentum Taskspace/Webtop

DFC, DFS, SOA

Integrační vrstva Řízení práv

EMC Documentum WDK

EMC Documentum Content server

Document management

EMC Documentum Content storage services EMC Retention policy services

Fyzická archivace

46

Records manager

EMC Centera

2009-11-11

Reporting services

EMC Documentum IRM Services

Input EMC Captiva Input Enterprise management Accel server & client


Process integrator


Nabídka ECM na trhu

Trh ECM Enterprise řešení – komplexní pokrytí všech funkcí, podpora mnoha platforem, schopnost zvládnout i největší projekty EMC Documentum, IBM FileNet, Oracle Universal Content Management, OpenText, Microsoft SharePoint Server 2007

Další řešení – zpravidla nepokrývají kompletní portfolio, podporují jen určitou platformu, okruh řešení apod. (např. ELO, SARA 2000, M/TeamBridge apod.) Specializovaná řešení – určená pro určitou konkrétní oblast řešení např. elektronické formuláře (Adobe Livecycle), spisová služba apod. 49


2009-11-08

ECM – Gartner Magic Quadrant

50


2009-11-08

Děkuji za pozornost ! Michal Beránek


+420 724 169 234 [email protected]

Enterprise Content Management

Recommend Documents