ECM ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT Krachtiger, eenvoudiger
www.m-files.com
INHOUDSOPGAVE
HOOGWAARDIGE ECM BEGINT MET DE JUISTE BASIS, WAARONDER EEN SYSTEEM DAT ZO EENVOUDIG MOGELIJK TE GEBRUIKEN IS PAGINA 3 VOORUITGANG BOEKEN MET EEN ECMSYSTEEM DAT WERKNEMERS ACCEPTEREN EN ZELFS WAARDEREN PAGINA 6 WERKSTROOMAUTOMATISERING VOOR GEOPTIMALISEERD BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) PAGINA 9
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT ALS HULPMIDDEL BIJ PROJECTMANAGEMENT PAGINA 12
www.m-files.com
Hoogwaardige ECM
03
Als u een groep managers naar de redenen voor het inzetten van software voor Enterprise Content Management (ECM) vraagt, dan zal dat lijstje vaak worden aangevoerd door kostenbesparing.
HOOGWAARDIGE ECM BEGINT MET DE JUISTE BASIS,
Kostenbesparingen kunnen echter alleen juist worden beoordeeld als er ook rekening wordt gehouden met het gemak waarmee de software werd uitgerold, en de mate waarin de eindgebruikers de software ook daadwerkelijk gebruiken. Als een onderneming onvoldoende ICT'ers tot zijn beschikking heeft om de oplossing uit te rollen en te beheersen, of wanneer werknemers de voordelen van het ECM-systeem voor henzelf niet inzien, dan is de oplossing waarschijnlijk gedoemd te mislukken. Veel ECM-oplossingen zijn omslachtig en ingewikkeld, en soms wegen de tijd en kosten die ermee gepaard gaan niet op tegen de voordelen. Omdat zakelijke gebruikers om oplossingen vroegen die gemakkelijker in het gebruik zijn, werden er alternatieven ontwikkeld die minder ingewikkeld waren.
WAARONDER EEN SYSTEEM DAT ZO EENVOUDIG MOGELIJK TE GEBRUIKEN IS
www.m-files.com
Hoogwaardige ECM
Maar ook nu nog zijn er voor veel ECM-oplossingen langdurige en daardoor kostbare implementatietrajecten nodig. Er wordt heel wat ICT-capaciteit gevraagd voor het implementatieproces, eindgebruikers moeten worden opgeleid, en bedrijfsprocedures moeten vaak worden aangepast aan de ECM-oplossing. Gelukkig zijn er ook ECM-oplossingen met de juiste productkenmerken om tegemoet te komen aan de meest veeleisende bedrijfsomstandigheden. En die ook nog eens over een eenvoudige en gemakkelijk te bedienen gebruikersinterface beschikken.
VOOR ELK TYPE ONDERNEMING BEVAT DE MEEST GEBRUIKSVRIENDELIJKE ECM-OPLOSSING FUNCTIONALITEITEN ZOALS: SCHAALBAARHEID Een eenvoudig te implementeren en eenvoudig te gebruiken ECMsysteem kan binnen enkele dagen klaar zijn voor gebruik. Bedrijven kunnen het systeem uitproberen door hun ECM-initiatief eerst voor een afzonderlijke afdeling te lanceren of door een of twee bedrijfskritische processen te automatiseren, en pas na verloop van tijd de oplossing ook voor andere afdelingen en processen te introduceren. EENVOUDIGE INTEGRATIE Enterprise Content Management-oplossingen moeten niet alleen eenvoudig in het gebruik, maar ook eenvoudig in te passen zijn in bestaande bedrijfssystemen zodat content “live” en toegankelijk is in alle applicaties die werknemers gebruiken. CONFIGUREERBAAR Een flexibele architectuur zorgt ervoor dat een ECM-oplossing aangepast kan worden aan de unieke behoeften van een bedrijf en/ of sector. Veilig. Integratie met Active Directory en configureerbare autorisaties maakt toegangscontrole tot vertrouwelijke of gevoelige bedrijfsinformatie mogelijk.
www.m-files.com
04
Hoogwaardige ECM
Voor eindgebruikers biedt een effectieve ECM-oplossing: KORTE LEERCURVES Vertrouwde Windows-interfaces laten gebruikers werken op de manier die ze willen, met eenvoudig toegankelijke bestanden en documenten en eenvoudige drag-and-drop-functionaliteiten. MEER PRODUCTIVITEIT De juiste informatie vinden mag voor eindgebruikers geen tijd kosten. Voor het organiseren van bestanden zou geeningewikkelde mappenstructuur nodig moeten zijn en zouden geen kopiebestanden aangemaakt hoeven worden. De oplossing voor contentbeheer moet ook samenwerking tussen groepen en projectteams mogelijk maken, zowel binnenals buiten de organisatie. LOCATIE-ONAFHANKELIJK Om tegemoet te komen aan de behoeften van mobiele werkers, bieden veel ECM-oplossingen vanaf slimme apparaten overal toegang tot informatie. Mobiele toegankelijkheid moet in termen van prestaties en algemene capaciteit voldoen aan de verwachtingen van gebruikers.
HOE KUNT U VOORAFGAAND AAN UW AANKOOPBESLUIT HET GEBRUIKS- EN IMPLEMENTATIEGEMAK DAADWERKELIJK BEOORDELEN? Voer een pilot uit en test het concept met gratis proefversies. Als u vindt dat de beoordeling van de ECM-oplossing te veel tijd in beslag neemt, zie dit dan als een waarschuwing en streep dit product dan door op uw keuzelijstje.
www.m-files.com
05
Een stap vooruit
EEN STAP VOORUIT MET EEN ECM-SYSTEEM DAT GEBRUIKERS ZULLEN ACCEPTEREN EN ZELFS WAARDEREN
06
Niet alle platforms voor Enterprise Content Management (ECM) zijn voor medewerkers gemakkelijk te gebruiken, of voor ICT‘ers eenvoudig uit te rollen. Hoewel ICT de implementatie-uitdagingen meestal wel aankan, klagen medewerkers vaak over steile leercurves en de negatieve impact op hun productiviteit. In het ergste geval verdwijnen complexe en omslachtige informatiemanagementproducten in een kast of wordt het gebruik ervan vermeden. Het goede nieuws is dat er ECM-oplossingen op de markt zijn die zowel eenvoudig uit te rollen als gemakkelijk te gebruiken zijn. In het artikel “High-value ECM starts with the right foundations, including a system that minimizes complexity” [Hoogwaardig ECM begint met de juiste basis, waaronder een systeem dat zo eenvoudig mogelijk te gebruiken is], worden suggesties genoemd voor het selecteren van een platform dat de belemmeringen met betrekking tot de acceptatie door gebruikers doorbreekt.
ECM
www.m-files.com
Een stap vooruit
Om de best mogelijke gebruikersacceptatie te bereiken, moet de implementatie van ECM in eerste instantie gericht zijn op de een juist gebruik. Het product moet goed passen bij de specifieke behoeften en eisen van het bedrijf én bij de werkstijl van de werknemers. Zoals toegelicht in het onderzoeksrapport van Forrester "User Needs Drive a Solid ECM Business Case", moet er vooraf worden bedacht hoe "gebruikersbehoeften op een lijn kunnen worden gebracht met de technische capaciteiten". Het aanpassen van technologie aan de gebruikersbehoeften klinkt logisch. Maar de geschiedenis leert dat de meeste informatiemanagementoplossingen voortkomen uit compliancevereisten. Volgens het eerder genoemde Forrester-rapport, verschuift deze trend de laatste jaren en zijn steeds meer ECM-initiatieven gericht op productiviteitsverbetering. Of de productiviteit binnen het bedrijf inderdaad toeneemt, hangt af van een juiste beoordeling van, en of er rekening gehouden wordt met het perspectief van de eindgebruiker.
www.m-files.com
07
08
Een stap vooruit Uw bedrijf heeft een oplossing geselecteerd die tegemoetkomt aan de eisen van de eindgebruiker, die hun productiviteit laat toenemen en die op eenvoudige wijze voldoet aan de compliance-regels. Maar hoe kan een onderneming er nu voor zorgen dat het nieuwe ECM-platform op brede schaal wordt geaccepteerd? Door de volgende stappen te volgen: INVESTEER IN DE OPLEIDING EN BEWUSTWORDING VAN MEDEWERKERS Al vroeg in het project moeten medewerkers worden geïnformeerd over de bedrijfsvoordelen van de Enterprise Content Management-oplossing. Daarnaast moeten ze tijdens de implementatie volop in de gelegenheid worden gesteld om feedback te geven. BETREK EINDGEBRUIKERS BIJ EEN PILOT Een pilot kan ervoor zorgen dat medewerkers het nieuwe platform snel zullen accepteren. Naast het feit dat de gebruikers zelf kennismaken met de voordelen, kan een pilot de business case onderbouwen met meetbare resultaten. BENADRUK OVEREENKOMSTEN Als u voor een ECM-oplossing kiest met een interface die vergelijkbaar is met de interface die uw personeel al kent, dan verloopt de overgang op een intuïtieve manier en kunnen gebruikers de informatie die ze zoeken, snel en gemakkelijk vinden. LAAT DE OPLOSSING ZICHZELF VERKOPEN Ervaren gebruikers worden de voorvechters van deze applicatie als ze anderen kunnen laten zien hoeveel tijd ze ermee besparen en hoe de oplossing ze helpt betere beslissingen te nemen. In een eerste fase kan een gerichte pilot de implementatie vereenvoudigen, maar dat betekent niet dat de ECM-oplossing alleen moet worden getest voor een eerste gebruikerscase. Vermijd de valkuil van een tunnelvisie. Dit kan namelijk leiden tot de goedkeuring van een ECM-oplossing die ongeschikt is voor andere gebruikerscases. Uit een onderzoek van Forrester blijkt dat 60% van de respondenten met meerdere ECM-oplossingen werkt, en dat 22% zelfs vier of meer ECM-oplossingen in huis heeft.
RECEIVED IN REVIEW APPROVED PAID
Idealiter wordt een ECM-oplossing beoordeeld op zijn vermogen bedrijfsbrede gebruikerstoepassingen te vereenvoudigen. De pilot zou deze voordelen voor diverse afdelingen en werkstromen moeten aantonen. Met extra voordelen zoals procesautomatisering, verminderd papiergebruik, vereenvoudigde archivering, en het verbeteren van activiteiten in het kader van de naleving aan regelgeving, pakt een geoptimaliseerd en gebruiksvriendelijk ECM-platform bedrijfsbrede uitdagingen op het gebied van informatiemanagement vanaf de werkvloer aan, en niet alleen vanuit ICT-oogpunt. www.m-files.com
Werkstromen
09
Met Enterprise Content Management (ECM-)systemen beheert u bedrijfsinformatiebronnen en kunt u geautoriseerde gebruikers intuïtieve, snelle toegang daartoe geven. Ongeacht de bedrijfstak waarin u werkzaam bent. Gemak en veiligheid zijn echter nog maar het begin. De juiste, fundamentele ECM-oplossing maakt het mogelijk de activiteiten met betrekking tot het beheer van werkstromen en bedrijfsprocessen (Business Process Management - BPM) aanzienlijk te verbeteren.
WERKSTROOM-
Elk bedrijf dat een keuze moet maken uit verschillende ECM-oplossingen zou moeten zoeken naar een platform waardoor bedrijfskritische, dagelijkse processen op eenvoudige wijze efficiënter kunnen worden gemaakt met als doel kosten te besparen, de productiviteit te verbeteren en concurrentievoordeel te behalen.
AUTOMATISERING VOOR OPTIMAAL BEHEER VAN BEDRIJFSPROCESSEN
www.m-files.com
Werkstromen
BPM TRANSFORMEREN MET ECM Een ECM-oplossing kan een bedrijf dynamische hulpmiddelen bieden voor het automatiseren en beheren van alledaagse, vitale bedrijfsprocessen. Zo kan een ECM-systeem automatisch formulieren invullen en content waaraan wordt gewerkt naar de juiste teamleden versturen. Het systeem kan voor elke stap in een bedrijfsproces deadlines bewaken en e-mailberichten versturen of herinneringen in een agenda plaatsen. Managers kunnen de voortgang van teamleden met betrekking tot toegewezen taken bewaken. Daarnaast kunnen ze een melding ontvangen bij het afronden van een taak of bij het wijzigen van de inhoud van een document. Binnen een optimaal ECM-systeem is het instellen van deze automatische taken gemakkelijk aan te passen aan de behoeften van elke groep, afdeling en het hele bedrijf. Vergeleken met handmatig uitgevoerde bedrijfsprocessen, zorgen op ECM gebaseerde werkstromen bedrijfsbreed voor talloze efficiency-verbeteringen. Aangezien werknemers tegelijkertijd aan een document kunnen werken zonder verwarring over de versie ervan, zal het aantal knelpunten aanzienlijk worden teruggebracht of zelfs tot nul worden gereduceerd. Het systeem bewaakt gedurende het hele proces de samenhang en kwaliteit van de documenten, en kan werknemers ook helpen fouten te vermijden door ze te wijzen op bijvoorbeeld overgeslagen stappen.
www.m-files.com
10
Werkstromen
VOORBEELD GEBRUIKERSCASE – FACTUREN VERWERKEN
Binnen een ECM-omgeving begint een geautomatiseerd factuurverwerkingsproces met het vaststellen van de afhandelingsstappen. De statussen die facturen doorlopen zijn bijvoorbeeld "ontvangen", "ter beoordeling bij inkoop", "goedgekeurd voor betaling", "betaald" of een andere vastgestelde status. De proceseigenaar kan aangeven welke medewerkers een factuur een bepaalde status mogen toekennen of deze juist mogen opheffen. Goedkeuringen kunnen bijvoorbeeld worden beperkt tot de daartoe aangewezen inkoopmedewerker, op basis van de leverancier die de factuur indient.
RECEIVED IN REVIEW
Op basis van de werkstroomdefinities ontvangen alle aangewezen medewerkers vervolgens een melding via e-mail of een geautomatiseerd bericht in hun agenda of to-do-lijst. Om de afwikkeling van de stappen te versnellen, kunnen medewerkers daarnaast gemakkelijk zoeken in de geschiedenis van gerelateerde taken voor specifieke leveranciers door data, andere transacties, of leveranciersgegevens in te vullen. BPM-VRIENDELIJKE FUNCTIES Moderne ECM-systemen bieden veel functies voor werkstroombeheer. Let op:
APPROVED PAID
• Het gebruiksvriendelijk taggen van content (metadata-invoer, voor statusdefinities en beschrijvingen) • De mogelijkheid om alle procesgerelateerde content optimaal te gebruiken en samen te voegen, inclusief documenten (ongestructureerde content) en andere gegevensobjecten (gestructureerde data) • Flexibele toepassing (ondersteuning voor cloud- en hybride omgevingen) • Flexibele gebruikerstoegang, inclusief ondersteuning voor mobiele apparatuur, zodat mobiele werknemers geen knelpunten worden • Fijnmazige configuratiemogelijkheden • Hulpmiddelen voor het opsporen van de oorzaken van werkstroomproblemen • De mogelijkheid werkstroomvoorwaarden op te slaan en eenvoudig te wijzigen • Veiligheidscontroles (verschillende rollen en bijbehorende autorisaties voor statusovergangen definiëren) • De integratie van logs en controlemogelijkheden in werkstroombeheertools (waarmee managers de resultaten met vorige cycli kunnen vergelijken)
www.m-files.com
11
Enterprise Content Management 12 Projectmanagement omvat heel veel variabelen. Elk team bestaat uit leden met elk een unieke achtergrond en vaardigheden die specifieke rollen en verantwoordelijkheden krijgen toegewezen. Projecten worden aangestuurd door deadlines, en van teamleden wordt verwacht dat ze diverse projectdocumenten beoordelen en goedkeuren.
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
Het handmatig afwikkelen van projectgerelateerde taken, processen en documenten kan bijzonder uitdagend zijn. E-mail is vaak het standaard hulpmiddel voor het beheren van de status van projectdocumentatie en om te controleren of taken op tijd werden uitgevoerd. Helaas leidt deze aanpak nogal eens tot gemiste deadlines, het gebruik van onjuiste versies van projectdocumenten en onvoldoende zicht op projectactiviteiten. Projectdocumentatie, teamleden, processen en taken kunnen daarentegen zeer effectief worden aangestuurd door een Enterprise Content Management (ECM-) systeem in te zetten. De toegang tot gegevens kan worden gebaseerd op de functies van teamleden, werkstromen kunnen worden gedefinieerd aan de hand van de controle- en goedkeuringscycli van documenten, en taakbeheer kan worden geautomatiseerd om gemiste deadlines te voorkomen.
ALS HULPMIDDEL VOOR PROJECTMANAGEMENT
www.m-files.com
Enterprise Content Management 13
EEN MEER FLEXIBELE OPLOSSING VOOR PROJECTMANAGEMENTSOFTWARE Flexibiliteit is ontzettend belangrijk omdat projectonderdelen, op te leveren documenten en deadlines vaak halverwege de rit veranderen. In dit opzicht komt een ECM-oplossing van begin tot einde goed van pas bij projectmanagement. Projectonderdelen en regels kunnen eenvoudig vooraf worden bepaald, en de ECM-oplossing biedt ook de mogelijkheid projectparameters indien nodig op een later moment te wijzigen. Er kunnen bijvoorbeeld autorisaties worden gekoppeld aan de persoon die verantwoordelijk is voor handtekeningen, waarna de teamleden ook automatisch een bericht ontvangen wanneer die autorisatie moet worden verlengd. Herinneringen voor deadlines en goedkeuringseisen kunnen eenvoudig binnen het ECM-systeem worden opgesteld en beheerd. Regels voor de toegang tot content, versterken de op functie gebaseerde zichtbaarheid tijdens de looptijd van het project. Zo is bijvoorbeeld direct zichtbaar wie toegang moet krijgen tot budetgerelateerde bestanden.
WIJZIGINGEN KUNNEN OP ELK MOMENT EENVOUDIG WORDEN DOORGEVOERD. Als er een nieuwe contractor wordt geregistreerd, kan deze op basis van zijn functie onmiddellijk toegang krijgen tot alle relevante projectstukken.
www.m-files.com
Enterprise Content Management 14
GEPERSONALISEERDE, INTUÏTIEVE SCHERMEN EN SNELLER ZOEKEN Leden uit een projectteam bekijken en organiseren bestanden op verschillende manieren. In een traditioneel, op mappen gebaseerd systeem wordt informatie opgeslagen op een specifieke locatie. Het gevolg daarvan is dat teamleden vaak kopieën van documenten maken en de verschillende versies in diverse mappen terechtkomen. Als projectdeadlines dichterbij komen, verspillen teamleden kostbare tijd met het zoeken naar de gegevens die ze nodig hebben, en met het controleren of hun documenten wel de laatste en juiste versies zijn. Op metadata gebaseerde ECM-oplossingen die één enkele kopie van elke unieke informatiedrager opslaan op basis van wat het is (en niet waar het is opgeslagen) bieden een veel betere en meer intuïtieve aanpak, zodat de teamleden de juiste informatie snel vinden. Door gebruik te maken van specifieke metadata-kenmerken (zoals projectnaam, documentklasse, klant, contractor, enz.) kunnen teamleden de projectdocumenten bovendien op een gepersonaliseerde en in de context passende manier bekijken en openen. Denk bijvoorbeeld aan een factuur van een onderaannemer die in januari 2015 een lift installeerde. De installatie had betrekking op project A in gebouw B (en is onderdeel van fase C). In een traditionele mappenstructuur, kan de factuur uiteindelijk worden gekopieerd en opgeslagen in de mappen voor facturen met betrekking tot de onderaannemer, project A, gebouw B, fase C en januari 2015. In een ECM-systeem op basis van metadata, wordt er daarentegen slechts één exemplaar van de factuur opgeslagen en automatisch opgehaald wanneer iemand een van deze metadata-kenmerken bekijkt. Documenten zijn zichtbaar wanneer ze nodig zijn, en mappen worden automatisch aangemaakt op basis van gebruikersparameters.
www.m-files.com
Enterprise Content Management 15 BETER TOEZICHT OP PROJECTTAKEN EN WERKSTROMEN ECM-systemen zijn een effectief hulpmiddel voor het beheren van bedrijfsprocessen en werkstromen. Regels kunnen voor elk document of projectonderdeel worden opgesteld. Taken voor materiaalonderhoud kunnen bijvoorbeeld worden gekoppeld aan bepaalde personen of teams. Op vergelijkbare wijze kunnen goedkeuringstaken en handtekeningen worden geautomatiseerd, net als resource management. Projectmanagers kunnen snel vaststellen welke middelen er beschikbaar zijn, en zien onmiddellijk wie de juiste kwalificaties voor een taak heeft. Certificeringen en kwalificaties kunnen worden gevolgd, en managers kunnen meldingen ontvangen over afgeronde opleidingen (dit zijn de gebruikelijke eisen binnen kwaliteitsprogramma‘s zoals ISO 9001).
RECEIVED IN REVIEW APPROVED PAID
ECM
Met een toonaangevende ECM-oplossing krijgen teams een projectmanagement-tool in handen die het volgen en beheren van taken en hulpmiddelen vereenvoudigt. De zichtbaarheid van de status van elke taak en de details van elk af te leveren product of document neemt enorm toe. En wat misschien nog wel het belangrijkst is: aangezien projecten uiteindelijk afhankelijk zijn van de kwaliteit van het team, verbetert een ECM-systeem de samenwerking tussen alle projectmedewerkers, voor zowel eigen werknemers, externe contractors, onderaannemers, toeleveranciers als andere partners.
www.m-files.com
Over M-Files M-FILES CORPORATION
OVER M-FILES
De oplossingen van M-Files Enterprise Information Management (EIM) voorkomen de opeenhoping van informatie en bieden vanuit elk bedrijfssysteem en vanaf elk apparaat snelle en eenvoudige toegang tot de juiste gegevens. Ons gegevensbeheer werkt op basis van "wat" de informatie is, in plaats van "waar" het is opgeslagen. Dankzij deze unieke, intuïtieve benadering van EIM bereiken we een hogere gebruikersacceptatie en daarmee een snellere ROI. Met flexibele lokale, cloud-gebaseerde en hybride opties legt M-Files de kracht van EIM in handen van de gebruikers binnen het bedrijf. De druk op ICT neemt af doordat de gebruikers van de informatie op basis van hun behoeften toegang tot, en controle over de informatie krijgen. Duizenden organisaties in meer dan 100 landen gebruiken het M-Files EIM-systeem als een enkel platform voor het beheer van hun front office- en back office-activiteiten. Productiviteit en kwaliteit verbeteren, terwijl de wettelijke eisen en normen van bedrijven zoals SAS, Elekta en EADS te allen tijde worden nageleefd. Ga voor meer informatie naar www.m-files.com.
972.516.4210 358.3.3138.7500
www.m-files.com
16
