ECM - “Enterprise Content Management” Daniel Kucharski
IT vraagstukken in de KMO • Nood aan gebruiksvriendelijke software afgestemd op specifieke behoeften • Geen grote investering in software en hardware • Typische KMO heeft geen interne IT medewerkers • Snel aan de slag •Standaard pakketten volstaan, maar soms nood aan specifieke aanpassingen
Closed vs Open Source • Stel je koopt een lekkere Zabaione • Je wilt exact dezelfde Zabaione maken maar net iets minder zoet • Zonder recept kan je dit niet namaken – De fabrikant gaat dit niet prijsgeven
Closed vs Open Source • Stel je hebt het recept voorhanden • Je wilt exact dezelfde Zabaione maken maar net iets minder zoet • 100 g suiker 80 g suiker
Closed vs Open Source • Stel je hebt programma code voorhanden • Je wilt dat … • Aanpasbaar door informaticus
Closed vs Open Source • Voordelen Open Source – Makkelijk om aan te passen door een informaticus – Niet vastgebonden aan één leverancier – Vaak “gratis” software – Betalende dienstverlening voorhanden
Closed vs Open Source • Voordelen Closed Source – Vaak niet of beperkt aanpasbaar – Vastgebonden aan één leverancier – Meestal betalend
Lokaal vs gehoste applicatie • Applicatie draait (meestal) op individuele computers (vb Microsoft Word) • Vaak ontworpen voor individueel gebruik • Moeilijk en dure onderhoud – Installatie software – Onderhoud software – Handmatige backups
Lokaal vs gehoste applicatie • Applicatie draait op externe systemen (vb. Hotmail, Gmail ) • Vaak ontworpen voor samenwerking • Geen onderhoud nodig : de dienstverlener is verantwoordelijk voor infrastructuur en software • Software as a Service • Geen backup zorgen
ECM - “Enterprise Content Management”
ECM “Enterprise Content Management”
ECM “Enterprise Content Management” Wikipedia: • Enterprise content management (ECM) betreft: – het beheer – van ongestructureerde informatie – binnen een onderneming
ECM “Enterprise Content Management” Wikipedia: • Enterprise content management (ECM) betreft: – het beheer – van ongestructureerde informatie – binnen een onderneming Ongestructureerde informatie is alle informatie dat niet door middel van een gegevensbank benaderbaar is. vb. Word, Excel, PDF, E-mails, afbeeldingen, …
ECM “Enterprise Content Management” Van informatiebeheer op papier naar digitaal informatiebeheer
ECM “Enterprise Content Management” Op welke manier kijken we er vandaag samen naar?
ECM “Enterprise Content Management” Op welke manier kijken we er vandaag samen naar?
ECM “Enterprise Content Management” Initiële intenties…
ECM “Enterprise Content Management” Initiële intenties…
…bakermat voor chaos…
ECM “Enterprise Content Management” …chaos
ECM “Enterprise Content Management” Van informatiebeheer op papier naar digitaal informatiebeheer
ECM domeinen
Bewaar
Invoer
Beheer
Aflevering
Behoud
Strategie, methodes en tools om inhoud en documenten die belangrijk zijn in de processen van je organisatie te vatten, te beheren, te bewaken en ter beschikking te stellen
Invoer • Opladen van documenten – – – –
Via een web interface Via een netwerk map Inscannen en rechtstreeks doorsturen ( Integratie met Microsoft Office )
Invoer • Wie mag het bestand bekijken / wijzigen ? • Opladen van een nieuwe revisie – Oude versies worden bijgehouden – Terugkeren naar een oudere versie
Invoer • Document kenmerken – Meest gekend • Wijzigingsdatum • Auteur
– Eigen kenmerken kunnen worden toegekend • Contract nummer • Klant nummer • Fiscaal jaar •…
Invoer • Zoeken op karakteristieken “ Geef me eens alle contracten voor de Janssens groep voor 2010” “Alle dossiers met betrekking tot schenking van onroerende goederen nog in behandeling waar nog niemand op werkt”
ECM domeinen
Bewaar
Invoer
Beheer
Aflevering
Behoud
Beheer • Een document kan verschillende stadiums doorlopen in samenwerkingsverband Ontwerp
Stagiair
Valideren van gegevens
Notaris assistent
Ter goedkeuring Notaris Beschikbaar voor klant
Notaris
Beheer • Gegevensprocessen kunnen op maat worden opgezet – Goedkeuring – Publicatie “publiceer vanaf 1 juni op onze site de nieuwe prijslijst “
• Takenlijst & werkvoorraad – “document X wacht ter goedkeuring”
ECM domeinen
Bewaar
Invoer
Beheer
Aflevering
Behoud
Bewaar • Bewaken van de consistentie – Opstellen van regels • Het kenmerk “btw tarief” mag alleen de waarden 0, 6 of 21 aannemen • Map “afgewerkte btw listings” mag alleen btw listings bevatten die goedgekeurd zijn door Ann.
ECM domeinen
Bewaar
Invoer
Beheer
Aflevering
Behoud
Behoud • Welke informatie blijft relevant binnen jouw onderneming? – Is een contract voorstel uit 1998 nog relevant voor een reeds failliete ondermening? – Wat doen we in 2012 met een jaarcontract voor 2011? Een document kan zichzelf ter aandacht brengen
ECM domeinen
Bewaar
Invoer
Beheer
Aflevering
Behoud
Aflevering • Interne medewerkers: informatie is altijd en overal beschikbaar – Elke PC : niet gebonden aan één werkplek – Mobiel toestel (Ipone, Ipad, …) – Mobiele goedkeuring
Aflevering • Externe doelgroepen – Bezoekers van de website – Prospecten – Klanten
• Gerichte informatie – Beperkt & op het juiste moment beschikbaar
Waarom ECM? • • • • • • •
Kosten doen dalen Efficiëntie verhogen Geen dubbel werk doen Vlot documenten/info terugvinden Samenwerken op één document Altijd en overal (mobile device) ...
Waarom ECM? • Verbeteren van dienstverlening Servicegraad verhogen Vb. Klant toegang geven tot zijn documenten
Sneller kunnen handelen ...
Te vermijden valkuilen • Lage gebruikersacceptatie als gevolg van een matig ontwerp of onhandige implementatie. • Onvoldoende training voor interne medewerkers. • Ongelijk gebruik – slechte procedures en handhaving.
The way to go • Gedegen analyse van doelstellingen, processen & informatiestromen • Beleid & procedures goed geregeld + afgestemd op organisatiedoelstellingen. • Vroegtijdige betrokkenheid & voldoende training van gebruikers.
Praktisch Prijsschatting
• 5 à 10 gebruikers • 5 à 10 GB aan data ⇒50 – 100€ per maand (wederkerend) • Analyse, implementatie & training niet inbegrepen ⇒gemiddeld 2 à 5 werkdagen
Open Zebra • ° januari 2010 • dochteronderneming van Oryx Consulting • Oryx Consulting = implementatie grootschalige SAP projecten voor multinationals • Open Zebra = professionele gehoste open source oplossingen voor “de KMO”
Open Zebra oplossingen • Aanbieden van gehoste open source bedrijfsapplicaties – Document beheer
– Project beheer
– CRM (Beheer van klanten, contact personen, prospecten en offertes )
Contact
Tel: 03 826 93 16 E-mail:
[email protected]
