ECM Enterprise Content Management
čt 9:15 Petr Bouška (xboup00) Zbyněk Hostaš Lukáš Maršíček Martin Nikl (xnikm00)
Co nás čeká... ‣Definice ECM ‣Problém podnikového obsahu ‣Historie vzniku ECM ‣Architektura ‣Životní cyklus podnikové obsahu ‣Magic Quadrant ‣Komponenty ‣Trh
4IT314 | ECM
*
Definice ECM „ ECM jsou strategie, metody a nástroje sloužící k získávání, řízení, uložení, zachování a doručení obsahu a dokumentů vztahujících se k procesům organizace. ECM nástroje a strategie umožňují řízení nestrukturovaných informací organizace všude, kde tyto informace existují“ podle AIIM (The Association fo Information and Image Management)
4IT314 | ECM
*
Problém podnikového obsahu
Strukturovaná data 20% Nestrukturovaná data 80%
0
20
40
60
4IT314 | ECM
80
100 *
Problém podnikového obsahu Strukturovaná data ‣Údaje logicky uspořádané ve struktuře jednotlivých datových položek podle určitého systému, který určuje, jak má být souhrn datových objektů strukturován.
‣Například: číslo – 1084; význam - popisné číslo domu
Nestrukturovaná data 80%
4IT314 | ECM
*
Problém podnikového obsahu Nestrukturovaná data ‣Nestrukturovaný dokument je ten, jehož obsah není možné více strukturovat a je uchováván ve formě jednoho celku.
‣Například: volný text, obrázek, graf ‣Metadata – strukturovaná data o datech
4IT314 | ECM
*
archivační systémy, byly zdokonalovány technologie pro fulltextové vyhledávání, rozpoznávání značek, čárových kódů, tištěného i psaného písma.
Historie vzniku ECM
Rozrůstání datových zdrojů – úložiště webových dat, uložiště multimediálních dat – vznik speciálních aplikací pro správu těchto datových zdrojů (Web content management, Digital asset management). S přibývajícími aplikacemi vznikaly stále komplexnější řešení, pro která v roce 2001 zavedla společnost AIIM označení Enterprice Content Management.
‣Polovina 80. let – digitalizaci dokumentů (Imaging) ‣90. léta – workflow ‣elektronické archivace ‣úložiště webových dat ‣úložiště multimediálních dat
Obr. Historie vzniku ECM – str. 18 KUNSTOVÁ, Renáta. Efektivní správa dokumentů : Co nabízí Enterprise Content Management. Havlíčkův Brod : Grada Publishing, 2009. 208 s. ISBN 978-80-247-3257-2
Architektura
4IT314 | ECM
*
ECM je tvořeno soustavou relativně samostatných, ale vzájemně propojených aplikací a s nimi souvisejících technických prostředků.
Architektura ‣ECM je tvořeno soustavou relativně samostatných, ale vzájemně propojených aplikací a s nimi souvisejících technických prostředků
‣Dříve byly na trhu nabízeny nejprve produkty se specifickou funkcionalitou
‣Dnes jsou tyto jednotlivé aplikace shrnuty do celku (= ECM) a jsou nazývány komponenty
4IT314 | ECM
*
digitalizaci dokumentů, správu dokumentů. Postupně byla funkcionalita rozšiřována nebo se dříve samostatně nabízené produkty spojily do jednoho.
Architektura
Dnes jsou tyto jednotlivé aplikace shrnuty do celku (= ECM) a jsou nazývány komponenty. Komponenta = část / složka ECM řešení poskytující funkcionalitu, která je pro ni typická. Seznam komponent ECM Anglický název
Český e kvivalent
Archiving
archivace
Business Process Management
řízení podnikových procesů
Data Capture
vytěžování dat
Digital Asset Management
správa multimediálního obsahu
Document Management Systém
systém pro správu dokumentů
E-mail Management
správa e lektronické pošty
Groupware
týmová spolupráce
Imaging
digitalizace dokumentů
Knowledge Management
správa znalostí
Records Management
správa záznamů
Web Content Management
správa webového obsahu
Workflow
automatizace procesů
Tab. Seznam komponent ECM – str. 26 KUNSTOVÁ, Renáta. Efektivní správa dokumentů : Co nabízí Enterprise Content Management. Havlíčkův Brod : Grada Publishing, 2009. 208 s. ISBN 978-80-247-3257-2
Jednotlivé konkrétní produkty4IT314 označované jako „ECM“ mají různou strukturu komponent a jsou | ECM individuálně modifikovány tak aby ve výsledku co nejlépe přispívaly k podpoře podnikových procesů
*
Architektura produktů ECM Architektura produktů ECM Znázornění vnitřní architektury produktů Open Text ECM Suite a Alfresco ECM. Rozdílný počet komponent (Open text – 9 komponent, Alfresco – 4 komponenty)
Obr. Struktura komponent ECM produktů společností Open Text a Alfresco – str. 27 KUNSTOVÁ, Renáta. Efektivní správa dokumentů : Co nabízí Enterprise Content Management. Havlíčkův Brod : Grada Publishing, 2009. 208 s. ISBN 978-80-247-3257-2
4IT314 | ECM
*
Architektura produktů ECM
Obr. Struktura komponent ECM produktů společností Open Text a Alfresco – str. 27 KUNSTOVÁ, Renáta. Efektivní správa dokumentů : Co nabízí Enterprise Content Management. Havlíčkův Brod Obr. Struktura komponent ECM produktů společností Open Text a Alfresco – str. 27 KUNSTOVÁ, : Grada Publishing, 2009. 208 s. ISBN 978-80-247-3257-2 Renáta. Efektivní správa dokumentů : Co nabízí Enterprise Content Management. Havlíčkův Brod : Grada Publishing, 2009. 208 s. ISBN 978-80-247-3257-2
4IT314 | ECM
*
Životní cyklus podnikové obsahu Životní cyklus podnikové obsahu
Obr. Fáze životního cyklus podnikové obsahu – str. 29 KUNSTOVÁ, Renáta. Efektivní správa dokumentů : Co nabízí Enterprise Content Management. Havlíčkův Brod : Grada Publishing, 2009. 208 s. ISBN 978-80-2473257-2
ECM jako souhrn technologií pokrývá všechny fáze životního cyklu podnikové obsahu. Představíme si jednotlivé komponenty (viz. Seznam komponent ECM) a na životním cyklu ukážeme, jakou jeho část svojí funkcionalitou pokrývají.
Komponenty
4IT314 | ECM
*
Magic Quadrant
4IT314 | ECM
*
Trh ‣ V poslední době se stává ECM základním prvkem celopodnikové
informační infrastruktury a zároveň se vyznačuje vysokou návratností nákladů a přínosy jsou opravdu velké.
‣ Gartner předpovídá růst ECM trhu do roku 2015 v průměru o 11,4 % ročně
‣ Důvody oblíbenosti ECM:
1) ECM zvyšuje produktivitu 2) ECM může pomoci ke snížení operativních nákladů 3) ECM často zasahuje do BPM (Bussines process management), což se projeví ve větší efektivnosti procesů
4IT314 | ECM
*
“Four Worlds” 1. Transactional content management - tato dimenze je zaměřená na digitalizaci, workflow a bussines procesy, správu záznamů a elektronické formuláře - hlavní zástupci: EMC, Hyland Software, IBM, Open Text 2. Social content management - soustředí se na jednotlivé služby pro podporu spolupráce jako jsou automatizace workflow či spolupráce na tvorbě dokumentů, různé wiki či blogy - hlavní zástupci: Alfresco, IBM/Lotus, Microsoft, Open Text 3. Online channel optimalization - soustředí se na technologie spojené převážně s řízením webového obsahu - zahrnují se sem WCM, analýza webu, XML či podpora mobilních prostředků - hlavní zástupci: Autonomy, Adobe, Open Text, Oracle 4. Content management as infrastructure - soustředí se na komplexní řešení, která umožňují on-line řešení publikace a správy obsahu - jedná se o “řešení na míru” - jde vlastně o velké “hráče”, kteří začlenili ECM řešení do balíku již existujících produktů - hlavní zástupci: IBM, Microsoft, Oracle
4IT314 | ECM
*
Trh Aktuální pořadí největších a nejúspěšnějších hráčů na trhu ECM 1. IBM 2. Microsoft 3. Oracle 4. Open Text 5. EMC 6. Hyland
4IT314 | ECM
*
Aktuální zpráva 2. 4. 2012
Aktuálně všichni prodejci pociťují obrovský rozmach v oblasti mobilních technologií, který zároveň považují za určité narušení trhu ECM. Mobilní možnosti jsou pro uživatele důležitější než kdy jindy, neboť stále více podnikového obsahu je vytvářeno s využitím mobilních zařízení. Příkladem může být aplikace pro Iphone umožnující vzdálené skenování. Z toho vyplývá, že každý prodejce by měl v rámci svých produktů umožnit přenesení tohoto obsahu do podnikových informačních systémů. Z toho důvodu opět klíčový prodejci přikročí k dalším akvizicím, aby tak získali tyto služby s co nízkými náklady. http://www.prweb.com/releases/2012/4/prweb9358354.htm
4IT314 | ECM
*
