2013. 02. 01.
Folyamat menedzsment Workflow
1
2013. 02. 01.
Üzleti folyamatok változása • Mind az üzleti, mind a privát életben egyre fontosabbá válik a meglévő idő minél hatékonyabb felhasználása és a beérkező igényekre való gyors, pontos reagálás. • A korábban kialakult papír alapú modellek helyére elektronikus megoldások kerülnek előtérbe • Napjainkban erre a problémára adnak megoldást az úgynevezett Workflow rendszerek, amelyek hathatósan segítik és szabályozzák a különböző munkafolyamatokat.
2
2013. 02. 01.
Workflow definició • Adminisztratív eljárások papírmentes, számítógépes megvalósítását nevezzük workflow-nak, más szóval ügymenet automatizálásnak
3
2013. 02. 01.
Példa szabadságolás folyamata • A beosztott kitölti a szabadságolási formanyomtatványt • Elküldi az osztályvezetőnek • Az osztályvezető vagy elfogadja a szabadság igényt, vagy visszautasítja • Amennyiben az osztályvezető elfogadja az igényt, akkor továbbítja azt az ő felettesének (igazgató) • A felettes (igazgató) dönt a szabadságolási kérelemről. • Szabadságolási kérelem
4
2013. 02. 01.
5
2013. 02. 01.
Workflow modellek
6
2013. 02. 01.
Folyamatábra elemei 1
7
2013. 02. 01.
Feladatok egymással való kapcsolata Szekvencia, sorrendiség: egyes feladatok csak meghatározott sorrendbe követhetik egymást Kiválasztás:végrehajtás feltétel rendszer függvénye Párhuzamosság: A feladatok végrehajtása egymástól függetlenül, de egy időben történik Összehangolás szinkronizáció: külön futó feladatokat kövehet olyan feladat, mely igényli minden megelőző feladat befejezését Ismétlődés: az egyes feladatok , de akár szekvenciák is ismétlődhetnek
8
2013. 02. 01.
Folyamatábra elemei 2
9
2013. 02. 01.
Tipikus workflow folyamatok • Engedélyezési folyamatok pl: utazás engedélyezés, szabadság engedélyezés, IT igénylések login, eszköz stb; • választ igénylő folyamtok; • reklamáció, panaszkezelés, helpdesk; • jóváhagyási folyamatok; • költség elszámolás, beszerzések kezdeményezése, szabályzatok publikálása stb.
10
2013. 02. 01.
Workflow előnyei
11
2013. 02. 01.
Workflow előnyei • • • • •
Átláthatóság Költséghatékonyság Automatizáltság Biztonság Követhetőség
12
2013. 02. 01.
Workflow felépítése • Workflow Engine, amelyik működteti a munkafolyamatokat • Munkafolyamatokat tervező szoftver • A vállalat szervezeti felépítését tartalmazó Organizációs adatbázis, melyet mindig napra készen állapotban kell tartani a munkafolyamatok sikeres működtetése érdekében • Felhasználói felület • Workflow viewer lehetővé teszi egy futó vagy lezajlott munkafolyamat megtekintését visszajátszását egy folyamatábrában
13
2013. 02. 01.
Munkafolyamat tervező program • https://creately.com
14
2013. 02. 01.
Konferencia szervezés workflow diagramja
15
2013. 02. 01.
Folyamatábra szerkesztés
https://creately.com
16
2013. 02. 01.
Átláthatóság A vállalati folyamatok átláthatóvá válnak. - Minden lépésnél konkrét felelős adható meg. - Követhető a munkatársak tevékenysége. - A csúcsvezetők a teljes folyamatot ellenőrizhetik. • - Csökkenti a folyamatokban rejlő működési kockázatokat. • - Valósidőben monitorozható az osztályok működése. • • • •
17
2013. 02. 01.
Költséghatékonyság A vállalati folyamatok átláthatóvá válnak. - Minden lépésnél konkrét felelős adható meg. - Követhető a munkatársak tevékenysége. - A csúcsvezetők a teljes folyamatot ellenőrizhetik. • - Csökkenti a folyamatokban rejlő működési kockázatokat. • - Valósidőben monitorozható az osztályok működése. • • • •
18
2013. 02. 01.
Automatizáltság • - Automatizálja a folyton ismétlődő manuális feladatokat. • - Hatékonyan végigvezeti a folyamatokon a feladatvégzőket. • - Pontosan annak adja a feladatot, akinek dolga van vele. • - Mindig tudható, hol kell beavatkozni a folyamatokba.
19
2013. 02. 01.
Biztonság • - Ellenőrzötté válik az adatbevitel (többszemelv). • - Kontrollált az adatokhoz való hozzáférés. • - Jól definiálhatók a szerepkörök. • - A jóváhagyási folyamatok biztonságossá teszik az üzletmenetet. • - A felhasználók saját profilokkal rendelkeznek.
20
2013. 02. 01.
Követhetőség • - Az emlékeztetők biztosítják, hogy minden időben legyen elvégezve. • - A riasztások figyelmeztetnek, ha be kell avatkozni. • - Elemezhetővé válnak a folyamatok gyenge pontjai. • - Az összegyűlt adatok minden szempontból lekérdezhetők.
21
