Beschrijving DCTF Werkgroep Workflow Fase 1: Identificatie en selectie van een issue waarvoor mogelijk een werkgroep dient te worden opgericht 1. Het DB zet een portfolio management op ten aanzien van mogelijke issues die kunnen leiden tot de vorming van een werkgroep. Het DB volgt de status van deze issues en bepaalt wanneer de tijd rijp is om een werkgroep op te starten. 2. Een werkgroep kan ontstaan op initiatief van het DB, naar aanleiding van signalen uit het veld of vanuit de koepels die binnen de DCTF vertegenwoordigd zijn 3. Een werkgroep kan ontstaan vanuit een reeds bestaand overleg dat onder andere koepels gestart is, waar andere DCTF partijen bij aansluiten en vervolgens onder auspiciën van de DCTF wordt voortgezet 4. Na selectie van een issue wordt een proces gestart, waarbij het onderwerp d.m.v. een format wordt getoetst aan de criteria m.b.t. het onderwerp voor een te formeren werkgroep Milestone 1: Selectie van issue waarvoor mogelijk een werkgroep dient te worden opgericht Fase 2a: Stakeholdersanalyse & toetsing criteria Toetsen van het geselecteerde issue aan de hand van een aantal randvoorwaarden om te bepalen of een werkgroep geformeerd kan / moet worden 1. Het DB en AB beoordelen het onderwerp als van voldoende belang (onder meer impact op kwaliteit en efficiency en belang voor patiëntenzorg) en voldoende in lijn met de DCTF visie om een werkgroep te initiëren. Milestone 2a: Toetsing aan criteria, besluit / afwijzing werkgroep door DB. Het AB accordeert de prioriteitsstelling van de werkgroep Fase 2b: Vorming werkgroep & opstellen beleidsplan 1. Het DB geeft akkoord m.b.t. het onderwerp en legt een voorgenomen besluit ter bekrachtiging voor aan het AB (onderdeel milestone 2a). 2. Het AB wordt verzocht binnen een bepaald tijdsbestek op het voorstel te reageren. Bij geen negatief bericht zal het proces rondom het formeren van de werkgroep doorgang vinden (onderdeel milestone 2a). 3. De beoogd werkgroepvoorzitter benadert in overleg met het DB potentiële werkgroepleden, die op basis van hun competentieprofiel en betrokkenheid bij het onderwerp van de werkgroep worden geselecteerd. 4. De werkgroepleden vertegenwoordigen de verschillende koepels en organisaties binnen de DCTF 5. De werkgroep stelt een voorstel voor een beleidsplan op, op basis van het format dat in fase 2 is opgesteld. 6. Het beleidsplan stelt kaders op waarbinnen de voorstellen die de productgroep gaat ontwikkelen, moeten blijven. Milestone 2b: Goedkeuring beleidsvoorstel door DB - leidend tot vaststelling beleidsplan en besluit door DB tot start van implementatiefase
Versie 13-02-2015
Fase 3a: Vorming productgroepen (implementatieteam) en opstellen businesscase / implementatieplan 1. De productgroep stelt een SMART implementatieplan op waarin onder andere wordt beschreven hoe zaken op termijn geïmplementeerd moeten worden, welke partijen en personen daar bij nodig zijn en de (eventueel) te verwachten operationele kosten van de implementatie. Milestone 3a: Akkoord AB met implementatieplan en businesscase en het vinden / beschikbaar stellen van middelen voor implementatie Fase 3b: Implementatie / uitvoering & transfer van finale implementatie naar de koepels Milestone 3b: Hanteerbaar product voor de individuele leden (plan, richtlijn, procedure, formulier)
Fase 4: Evaluatie en Close out Milestone 4: Evaluatierapport
Versie 13-02-2015
Criteria voor een onderwerp t.b.v. werkgroep 1. Het onderwerp is sectorbreed (3 of meer partijen betreffend) 2. Het onderwerp heeft betrekking op de verbetering van klinisch onderzoeksklimaat in Nederland of op het verlagen van risico’s m.b.t. het klinisch onderzoeksklimaat in Nederland 3. Het onderwerp dient het patiëntenbelang en / of is van belang voor de verbetering van de Nederlandse gezondheidszorg 4. Het onderwerp wordt gedragen door een meerderheid van de koepels die de DCTF vertegenwoordigt. Dit wordt bepaald d.m.v. een stakeholdersanalyse, uitgevoerd door de beoogd werkgroepvoorzitter die wordt aangesteld door het DB
Versie 13-02-2015
Governance
DCTF-organisatie bestaat uit AB, DB en werk / productgroepen. Het AB stelt de aandachtsgebieden waarbinnen gekeken wordt naar mogelijke issues vast. Het DB initieert op projectmatige wijze, binnen aandachtsgebieden of op verzoek van meerderheid van leden, de totstandkoming van (nieuwe) werkgroepen. Het AB zorgt actief voor draagvlak m.b.t. de werkgroep-onderwerpen binnen de koepels. De werkgroepen worden samengesteld op initiatief van een werkgroepvoorzitter, die door het DB wordt benaderd, na afstemming met het AB. Nog te bepalen: de productgroepen worden na het gereed komen van een beleidsplan samengesteld door de voorzitter van de werkgroep. De werkgroepen en productgroepen maken een planning van hun activiteiten om tot resultaat te kunnen komen. Mogelijke scope changes in de implementatieplannen worden meegenomen in de rapportage en moeten worden goedgekeurd door DB (en AB). De voorzitters van de werkgroepen / productgroepen overleggen halfjaarlijks met het DB. Dit betreft een andere agenda dan de reguliere DB vergaderingen, dat wil zeggen dat onderwerpen die des DB’s zijn niet met de voorzitters van de werkgroepen / productgroepen worden besproken. De voorzitters van de werkgroepen / productgroepen hebben geen stemrecht in het DB. Van het overleg met de voorzitters van de werkgroepen / productgroepen wordt een verslag gemaakt dat aan AB, DB en voorzitters wordt verzonden. Minimaal eenmaal per jaar koppelt het DB in een vergadering met het AB de stand van zaken in de werkgroepen terug aan het AB. Notulen c.q. actielijsten van overleggen binnen de werkgroepen / productgroepen worden aan de werkgroepleden / productgroepleden en aan het DB verzonden. Het DB is tijdig op de hoogte van wat er speelt binnen de werkgroepen / productgroepen. Deze structuur wordt, indien instemming van het AB wordt verkregen, opgenomen in het nog op te stellen Huishoudelijk Reglement. Nog te bepalen: werkgroep / productgroep voorzitters worden benoemd door AB of DB Nader te bepalen: de werkgroepen / productgroepen worden secretarieel ondersteund door 3maal-S, hetgeen continuïteit en goede verslaglegging garandeert. Per werkgroep / productgroep wordt een budget opgesteld en bijgehouden. De werkgroepen / productgroepen worden met de samenstelling van de leden, doelstelling enzovoort vermeld op de website van de DCTF Met oog op goede afstemming met de koepels houdt een werkgroep lid dat namens een specifieke koepel in een werkgroep zit, tijdens het ontwikkelen van een werkwijze/product – contact met de eigen koepel en heeft afstemming met de koepel over het product. Dit vergroot de kans om producten te leveren die direct aangenomen worden en snel ingevoerd kunnen worden door de koepels.
Versie 13-02-2015
Fase 1: Verzamelen signalen vanuit het veld:
Aandachtspunt:
Signalen vanuit overleg tussen partijen
Identificatie van een issue passend bij DCTF
Signalen vanuit koepels
Milestone 1: Selectie van issue waarvoor mogelijk een werkgroep dient te worden opgericht
Why Fase 2a: Stakeholdersanalyse & toetsing criteria
Hoe wordt onderwerp gedragen binnen organisaties / koepels?
Aandachtspunt: Inhoudelijke capaciteit
Voldoet onderwerp aan gestelde criteria?
Fase 2b: Vorming werkgroep & opstellen beleidsplan Werkgroep wordt samengesteld en wordt operationeel Opstellen beleidsvoorstel voor implementatie
Aandachtspunt: Competenties (beleid) en ondersteuning
Milestone 2a: Toetsing aan criteria, besluit / afwijzing werkgroep door DB Het AB akkordeert de prioriteitsstelling van de werkgroep
Milestone 2b: Goedkeuring beleidsvoorstel door DB leidend tot vaststelling beleidsplan Besluit door DB tot start van implementatiefase
What Fase 3a: Vorming productgroepen (implementatieteam) en opstellen businesscase / implementatieplan Het in praktijk brengen werkgroepvoorstellen
Fase 3b: Implementatie / uitvoering Transfer van finale implementatie naar de koepels d.m.v. een praktische richtlijn
Aandachtspunt: Competenties (uitvoering) en ondersteuning
Milestone 3a: Akkoord AB met implementatieplan en businesscase Vinden / beschikbaar stellen van middelen voor implementatie
Milestone 3b: Aandachtspunt: Operationele capaciteit
Hanteerbaar product voor de individuele leden (plan, richtlijn, procedure, formulier)
How & Who
Fase 4: Evaluatie en Close out
Versie 13-02-2015
Aandachtspunt:
Milestone 4: Evaluatierapport
