Vraagbaak functiebeschrijving en evaluatie

Vraagbaak functiebeschrijving en evaluatie De evaluatoren De beheerder van een autonoom internaat en de directeur worden geëvalueerd door de raad van bestuur. Hoe kan de evaluatie van directies door de raad van bestuur praktisch verlopen? ........................................................................................ 3 Hoe verloopt de procedure in en pedagogische entiteit: wie wijst voor een personeelslid dat in beide betrokken scholen fungeert, de evaluatoren aan? .............. 4 Als de eerste evaluator de directeur van de instelling is, kan de tweede dan een directeur zijn van een andere instelling? ..................................................................... 4 De eerste evaluator in een CLB is de directeur van het CLB zelf; kan een directeur van een ander CLB tweede evaluator zijn? .................................................. 5 Kan een TAC worden ingeschakeld worden als evaluator van leerkrachten ASO? ..... 5 Kan een orthopedagogoog in het buitengewoon secundair onderwijs of een opvoeder-huismeester aangewezen worden als eerste evaluator? ............................. 5 Kan een leraar in het bezit van een vormingsattest van de opleiding tot directeur (akte) als evaluator worden aangewezen? .................................................................. 5 Kan een leraar die een directeur gedurende zijn korte afwezigheden vervangt, maar niet als directeur is aangesteld, als evaluator worden aangewezen? ................. 5 Kan een halftijds aangestelde directeur ook als evaluator aangesteld worden? .......... 5 Moet de eerste evaluator absoluut één en dezelfde persoon zijn voor bijvoorbeeld alle wervingsambten binnen de school? ...................................................................... 6 Kan een evaluator worden gewraakt? ......................................................................... 6 Kan het dat een evaluator zijn vrouw, zoon of dochter moet evalueren? ..................... 6 Men gaat er licht van uit dat de eerste evaluator de directeur is. Is dat noodzakelijk zo? Als de directeur de eerste evaluator is, moet de tweede dan de algemeen directeur zijn, of iemand van de PBD? ........................................................ 6 Een lid van de Raad van Bestuur was als tweede evaluator betrokken bij een evaluatie met eindconclusie „onvoldoende‟ die tot een ontslag leidt. Het is de Raad van Bestuur die het ontslag uitspreekt. Moet het betrokken raadslid zich onthouden bij de stemming over het ontslag? ............................................................. 6 Wat gebeurt er als een evaluator moet worden vervangen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een pensionering? ............................................................................... 7 Kan een evaluator van zijn taak worden ontlast? ........................................................ 7 Is een opleiding tot evaluator verplicht? ...................................................................... 7 Wanneer moet een personeelslid weten wie zijn tweede evaluator is? ....................... 7

Wat is de rol van de tweede evaluator? ...................................................................... 7 Afspraken over de inhoud van de functiebeschrijving De algemene afspraken inzake functiebeschrijving en evaluatie moeten worden onderhandeld in het tussencomité van de scholengroep Een CLB heeft zijn werkgebied over twee scholengroepen. Moet in beide comités worden onderhandeld? ...........................................................................................................10 Waarover moet dan in het basiscomité van de school worden onderhandeld?...........10 Valt een GWP onder beleidsondersteunende instellingsgebonden opdrachten? ........10 Kan een functiebeschrijving in groep (b.v. vakwerkgroep) worden vastgelegd? .........10 Kan er in de functiebeschrijving naar een nascholingsplan verwezen worden, en naar een schoolwerkplan (voor de instellingsspecifieke doelstellingen)?....................11 Moeten de bestaande en onderhandelde afspraken door de invoering van de nieuwe regelgeving over functiebeschrijving en evaluatie opnieuw onderhandeld worden? ............................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Kunnen de afspraken op het niveau van de scholengroep/scholengemeenschap zo ver gaan dat er kant-en-klare modellen aangeboden worden? ..............................11 Een personeelslid krijgt een functiebeschrijving voor het huidige schooljaar. Volgend schooljaar verandert een deel van zijn taken (het krijgt bijvoorbeeld beleidsondersteunende taken, wordt belast met personeelsadministratie….). Moet het personeelslid een nieuwe functiebeschrijving krijgen, met de volledige procedure?.................................................................................................................11 Hoofdstuk II van het BVR van 17 juni 1997 betreffende de opdracht van het personeel in het basisonderwijs sluit het houden van middagtoezicht op regelmatige basis uit uit het taken- en opdrachtenpakket van het personeel in het basisonderwijs. Kan een school dan nog middagtoezicht verzekeren? ......................11 Gesprekken Mag het functioneringsgesprek gebeuren door enkel de eerste evaluator en het personeelslid, als alle partijen het daarover eens zijn?...............................................12 Kan een personeelslid weigeren een zelfevaluatieformulier in te vullen? ...................12 Wat gebeurt er als een personeelslid niet wil ingaan op de uitnodiging voor een evaluatiegesprek? ......................................................................................................13 Kan een planningsgesprek ook door iemand anders dan de eerste evaluator gehouden worden? ....................................................................................................13 Procedure-elementen, gevolgen en overgangsmaatregelen Het gaat om grotendeels nieuwe regelgeving vanaf de eerste september 2007. Er moet minstens om de vier jaar worden geëvalueerd. Wanneer gaat de eerste periode van vier jaar in? .............................................................................................13 2

Waar vind ik de wettelijke basis voor de persoonlijke nota? .......................................13 Waarom moet het personeelslid zijn functiebeschrijving en evaluatie voor kennisneming, en niet voor akkoord, ondertekenen? .................................................13 De regelgeving bepaalt dat een eindconclusie „onvoldoende‟ die wordt vernietigd, daarom nog geen „voldoende‟ wordt; het betekent alleen dat er aan de evaluatie voor het personeelslid geen verdere gevolgen zijn verbonden. Kunnen in een volgende evaluatie nog elementen worden opgenomen die betrekking hebben op de evaluatieperiode waarop de evaluatie sloeg waarvan de conclusie werd vernietigd? .................................................................................................................14 Binnen welke termijn moet er opnieuw worden geëvalueerd na een evaluatie waarvan de eindconclusie „onvoldoende‟ werd vernietigd of hoe lang moet worden gewacht voor er opnieuw wordt geëvalueerd? ...........................................................14 Een TABD‟er wordt ontslagen na een „onvoldoende‟. Kan hij, rekening houdend met een eventueel beroep, in de praktijk wel worden ontslagen vóór het einde van het schooljaar?...........................................................................................................15 Wat gebeurt er met het personeelslid dat na een „onvoldoende‟ in een selectie- of bevorderingsambt wordt ontslagen en in een onderliggend ambt wordt ter beschikking gesteld wegens ontstentenis van betrekking? .........................................15 Kan een TADD‟er na een evaluatie met een definitieve eindconclusie „onvoldoende‟ nog worden benoemd?........................................................................15 Een personeelslid met een tijdelijke aanstelling (tijdelijke aanstelling van bepaalde duur) werd geëvalueerd en kreeg een „voldoende‟. Verwerft het personeelslid daardoor voorrangsrechten voor een nieuwe aanstelling? Het personeelslid verwerft daardoor geen recht op voorrang voor een nieuwe aanstelling op een personeelslid dat (nog) niet werd geëvalueerd of op een kandidaat die nooit eerder werd aangesteld. ..............................................................16 Wie evalueert de GON-begeleider? ...........................................................................16 Het zal technisch niet mogelijk zijn alle personeesleden op hetzelfde moment een functiebeschrijving te geven of te evalueren. Kan dat aanleiding geven tot problemen bij een procedure voor het College van Beroep? ......................................16

De evaluatoren De beheerder van een autonoom internaat en de directeur worden geëvalueerd door de raad van bestuur. Hoe kan de evaluatie van directies door de raad van bestuur praktisch verlopen? Voor de directeur en voor de beheerder van een autonoom internaat wordt een uitzondering gemaakt op het principe dat elk personeelslid twee evaluatoren heeft. Volgens dat principe is het de eerste evaluator die instaat voor het hele proces van opmaak van functiebeschrijvingen en het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken en is de tweede evaluator een procesbewaker. Voor de directeur en de beheerder van een autonoom internaat gebeurt het hele proces door 3

de raad van bestuur. In een tweede evaluator wordt niet voorzien, omdat de raad van bestuur als collegiaal orgaan zelf moet kunnen instaan voor de kwaliteitsgarantie van zijn beslissingen.

Praktisch zijn de mogelijkheden de volgende: -

de raad van bestuur stelt effectief zelf alle handelingen en geeft op die manier zonder meer op de meest orthodoxe manier invulling aan de bepalingen in het DRP;

-

de raad van bestuur geeft opdracht aan de algemeen directeur of de coördinerend directeur (SO) / directeur-coördinator (BaO) om een en ander voor te bereiden, en laat zich bij zijn beslissingen in min of meerdere mate door die voorbereiding leiden;

-

de evaluatie wordt gedelegeerd naar de algemeen directeur. Delegatie is niet uitgesloten – de raad van bestuur behoudt overigens altijd de mogelijkheid het dossier terug aan zich te trekken – maar er kunnen wel een paar bedenkingen bij worden gemaakt: er gaat iets verloren van de kwaliteitsgarantie waarvoor de collegiale samenstelling van de raad van bestuur of het werken met twee evaluatoren moest instaan (ook al kan de raad van bestuur het dossier altijd terug aan zich trekken); subdelegatie door de algemeen directeur naar een andere directeur is uitgesloten. Zo‟n delegatie zou niet meer in overeenstemming zijn met de geest van de regelgeving.

Hoe verloopt de procedure in en pedagogische entiteit: wie wijst voor een personeelslid dat in beide betrokken scholen fungeert, de evaluatoren aan? De regelgeving bepaalt dat met betrekking tot functiebeschrijving en evaluatie de pedagogische entiteit als één instelling kan worden beschouwd. Over afspraken daarover wordt onderhandeld in de basiscomités van de betrokken scholen. In voorkomend geval verloopt de procedure dus zoals voor elke „andere‟ instelling: een personeelslid krijgt één geïndividualiseerde functiebeschrijving per ambt. De directeurs van de betrokken scholen wijzen samen voor elk personeelslid binnen de entiteit de evaluatoren aan, of spreken onder elkaar af wie dat voor welk personeelslid doet. Over die afspraken wordt onderhandeld in de betrokken basiscomités. Aan de voorwaarde dat de directeur van de instelling een van de evaluatoren moet zijn, voldoen beide directeurs. Elk plannings-, functionerings- en evaluatiegesprek heeft betrekking op de uitoefening van het ambt in de beide instellingen. Als de eerste evaluator de directeur van de instelling is, kan de tweede dan een directeur zijn van een andere instelling? Ja, maar het kan bijvoorbeeld ook de algemeen directeur of de coördinerend directeur zijn, of een lid van de raad van bestuur. 4

De eerste evaluator in een CLB is de directeur van het CLB zelf; kan een directeur van een ander CLB tweede evaluator zijn? De letter van het decreet verbiedt dat niet: de tweede evaluator moet minstens dezelfde rang hebben als de eerste: heeft de eerste evaluator een bevorderingsambt, dan moet de tweede dat ook hebben, of hij moet een lid zijn van de raad van bestuur. Toch zijn er een aantal bedenkingen: -

de tweede evaluator heeft een kwaliteitsbewakende rol: hij moet die rol met enig gezag kunnen opnemen naar de eerste evaluator toe. Het is niet zeker of iemand van búiten de scholengroep dat kan en of hij voldoende voeling heeft met de „plaatselijke gebruiken‟ - de afspraken rond functiebeschrijving en evaluatie die binnen de scholengroep werden gemaakt. Omdat de tweede evaluator in voorkomend geval geen personeelslid is van de scholengroep, beschikt de raad van bestuur ook al niet over middelen om de afspraken die precies de tweede evaluator zelf betreffen, tegenover hem af te dwingen;

-

de tweede evaluator moet in elke fase van de procedure bereikbaar zijn, zowel voor de eerste evaluator als voor het betrokken personeelslid. Buiten het verband van de scholengroep zal die bereikbaarheid misschien niet altijd gegarandeerd kunnen worden.

Kan een TAC ingeschakeld worden als evaluator van leerkrachten ASO? De eerste evaluator is altijd iemand van de instelling zelf. Bovendien moet de directeur of adjunct-directeur een van de evaluatoren zijn. Strikt genomen is het niet uitgesloten dat een TAC (bevorderingsambt) eerste evaluator is van een leraar ASO. De tweede evaluator kan dan niemand anders zijn dan de directeur, vermits de adjunct-directeur in een selectieambt zit. Het is de directeur die de evaluatoren aanwijst. Hij zal moeten uitmaken of het nuttig en wenselijk is een TAC een leerkracht uit het ASO te laten evalueren. Kan een orthopedagogoog in het buitengewoon secundair onderwijs of een opvoeder-huismeester aangewezen worden als eerste evaluator? Het ambt van orthopedagoog is een wervingsambt en het ambt van opvoeder -huismeester werd naar een wervingsambt (opvoeder of administratief medewerker) geconcordeerd. Iemand die fungeert in een wervingsambt, kan geen evaluator zijn. Kan een leraar in het bezit van een vormingsattest van de opleiding tot directeur (akte) als evaluator worden aangewezen? Kan een leraar die een directeur gedurende zijn korte afwezigheden vervangt, maar niet als directeur is aangesteld, als evaluator worden aangewezen? Beide personeelsleden fungeren in een wervingsambt. Neen dus. Kan een halftijds aangestelde directeur ook als evaluator aangesteld worden? Jazeker, zolang het gaat om een effectieve aanstelling in het ambt van directeur.

5

Moet de eerste evaluator absoluut één en dezelfde persoon zijn voor bijvoorbeeld alle wervingsambten binnen de school? Neen. Maar als van 50 personeelsleden er bijvoorbeeld 48 door de ene, en twee door een andere eerste evaluator worden geëvalueerd, dan zal daar wel een goede reden voor moeten zijn. Zo‟n goede reden kan bijvoorbeeld een te nauwe verwantschap tussen het personeelslid en de eerste evaluator zijn. Het verdient aanbeveling daarover iets op te nemen in de afspraken die in het tussencomité van de scholengroep worden gemaakt, of eventueel bijkomende afspraken te maken in het basiscomité van de betrokken instelling. Kan een evaluator worden gewraakt? In wraking is niet voorzien. Als de directeur moeilijkheden voorziet, kan hij daar bij de aanwijzing van de evaluatoren natuurlijk rekening mee houden, binnen de afspraken die daarover binnen de scholengroep/-gemeenschap en de instelling werden gemaakt (zie vorige vraag). In vele instellingen zal het aantal mogelijke eerste evaluatoren niet groot zijn, zeg maar beperkt blijven tot de directeur zelf. Kan het dat een evaluator zijn vrouw, zoon of dochter moet evalueren? In vele instellingen zal het aantal mogelijke eerste evaluatoren niet groot zijn, zeg maar beperkt blijven tot de directeur zelf. En dan kan het gebeuren dat hij een naast familielid moet evalueren. Men gaat er licht van uit dat de eerste evaluator de directeur is. Is dat noodzakelijk zo? Als de directeur de eerste evaluator is, moet de tweede dan de algemeen directeur zijn, of iemand van de PBD? Het is niet zo dat de eerste evaluator noodzakelijkerwijze de directeur is. Het moet wel iemand van de instelling zijn, en van een hogere rang dan het personeelslid: in een school voor ASO in de praktijk dus váák de directeur. De tweede evaluator is van dezelfde rang als of van een hogere rang dan de eerste evaluator. De algemeen directeur kan dus tweede evaluator zijn, maar ook een andere directeur komt in aanmerking. En het kan ook een lid van de raad van bestuur zijn. Leden van de PBD komen daar eigenlijk niet voor in aanmerking. Ze behoren niet tot de scholengroep en hebben een eigen specifieke begeleidingsopdracht, die moeilijk te verzoenen is met een rol binnen het evaluatiegebeuren. Een lid van de Raad van Bestuur was als tweede evaluator betrokken bij een evaluatie met eindconclusie ‘onvoldoende’ die tot een ontslag leidt. Het is de Raad van Bestuur die het ontslag uitspreekt. Moet het betrokken raadslid zich onthouden bij de stemming over het ontslag? Het is een algemeen principe dat wie als partij bij een zaak betrokken is, niet als rechter in die zaak optreedt. Het is dan ook aangewezen dat de tweede evaluator, als belanghebbende partij, bij de bespreking en de stemming over het ontslag op basis van evaluaties „onvoldoende‟, de vergadering verlaat – ook in dié gevallen waarin de Raad van Bestuur geen appreciatiebevoegdheid heeft, en het ontslag moét uitspreken. Het lid telt dan uiteraard ook niet mee voor het bepalen van het aanwezigheidquorum voor het betrokken agendapunt. 6

De tweede evaluator kan de evaluatie en het tot-stand-komen van de conclusie „onvoldoende‟ vóór de bespreking uiteraard wel (mee) toelichten voor de Raad van Bestuur. Wat gebeurt er als een evaluator moet worden vervangen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een pensionering? De betrokken personeelsleden worden onmiddellijk op de hoogte gebracht van de vervanging. Als de naam van de evaluator in hun functiebeschrijving staat, wordt die aangepast. Het personeelslid ondertekent voor kennisname. De nieuwe evaluator kan gewoon voortzetten wat onder de oude was begonnen. Kan een evaluator van zijn taak worden ontlast? De directeur kan een andere evaluator aanwijzen. Zo‟n vervanging moet wel verantwoord (kunnen) worden, en (eventueel) binnen de afspraken passen. De betrokken personeelsleden worden onmiddellijk op de hoogte gebracht van de vervanging. Als de naam van de evaluator in hun functiebeschrijving staat, wordt die aangepast. Het personeelslid ondertekent voor kennisname. De nieuwe evaluator kan gewoon voortzetten wat onder de oude was begonnen. Is een opleiding tot evaluator verplicht? De regelgeving stelt dat een opleiding aangewezen is voor elke evaluator. Er is dus geen verplichting. Het college van beroep zal bij zijn beoordeling van een „onvoldoende‟ wél kijken of de aanpak van de nodige ernst getuigt en of de regelgeving terdege wordt geïmplementeerd, uitgaande van een positieve ingesteldheid tegenover het personeelslid: is er aandacht besteed aan functioneringsgesprekken, beschikt de evaluator over voldoende bekwaamheden om te coachen, werd het nodige gedaan om die te verwerven… Wanneer moet een personeelslid weten wie zijn tweede evaluator is? De aanwijzing door de directeur van de eerste en tweede evaluator gaat het opstellen van de functiebeschrijving vooraf. Omdat zowel het personeelslid als de tweede evaluator in elke fase van de procedure functiebeschrijving-evaluatie een beroep moeten kunnen doen op bijstand van de tweede evaluator, moet het personeelslid van bij het begin, dus vóór zijn geïndividualiseerde functiebeschrijving wordt opgesteld, weten wie zijn tweede evaluator is. Wat is de rol van de tweede evaluator? Wat zegt de regelgeving over de tweede evaluator? (de cursieve tekst is uitleg in de memorie van toelichting bij de betrokken bepalingen) De tweede evaluator heeft minstens dezelfde rang als de eerste, of hij is een lid van de Raad van Bestuur. Over de functiebeschrijvingen en evaluaties worden binnen de scholengroep/scholengemeenschap algemene afspraken gemaakt. De memorie van toelichting expliciteert dat de afspraken ook uitdrukkelijk betrekking hebben op de rol van de tweede evaluator zelf. De tweede evaluator vervult zijn rol (uiteraard) binnen de contouren van die afspraken. De memorie van toelichting zegt voorts dat de tweede evaluator vooral een kwaliteitsbewakende rol moet krijgen. Hij moet het 7

evaluatieproces bewaken en zowel t.a.v. het personeelslid als t.a.v. de eerste evaluator een ondersteunende rol bieden. De afspraken die in de scholengroep/scholengemeenschap worden gemaakt omtrent de tweede evaluator houden minstens in dat zowel de eerste evaluator als het personeelslid op elk moment in de procedure van het vastleggen van de functiebeschrijving en het evalueren op de tweede evaluator een beroep kunnen doen. De taken van de tweede evaluator mogen geen afbreuk doen aan de rol van de eerste evaluator. Zo is het de taak van de eerste evaluator, samen met het personeelslid, een geïndividualiseerde functiebeschrijving op te maken (als het personeelslid en de eerste evaluator niet tot een consensus komen, is het de raad van bestuur die een beslissing neemt). Het is ook de eerste evaluator die met het personeelslid een evaluatiegesprek houdt en het evaluatieverslag opstelt. De tweede evaluator kan nooit in de plaats treden van de eerste evaluator en kan dus nooit alleen een functionerings- of evaluatiegesprek voeren met het te evalueren personeelslid. Hij kan ook de uiteindelijke beslissing van de eerste evaluator niet wijzigen. De tweede evaluator krijgt een kopie van het verslag, ter kennisgeving, nádat het personeelslid het verslag ter kennisneming heeft ondertekend. Taken van de tweede evaluator: Opmerking vooraf: De regelgeving zegt meermaals en uitdrukkelijk dat de tweede evaluator niet tussenbeide komt, of althans nooit de taak van de eerste evaluator overneemt, in het proces dat zich afspeelt tussen de eerste evaluator en het personeelslid. Maar voor het afhandelen van de procedure is de tweede evaluator kwaliteitsbewaker. Beschikbaarheid tijdens elke fase van de procedure De tweede evaluator kan op elk moment in de procedure worden aangesproken door het personeelslid en de eerste evaluator. Het kan dan gaan van vragen om overleg over ondersteuning tot het bijwonen van en mee participeren in functionerings- en evaluatiegesprekken. De tweede evaluator moet dan ook op elk moment in de procedure voor elk van de partijen bereikbaar zijn.

Vragen om overleg: -

een eerste evaluator wil wel eens overleggen over de aanpak van een concreet probleem waardoor hij zich als coach rechtstreeks aangesproken voelt;

-

een personeelslid wil zich voorbereiden op zijn eerste evaluatiegesprek en vraagt zich af hoe hij die voorbereiding het best aanpakt;

8

-

er doet zich tijdens een functioneringsgesprek een probleem voor: de eerste evaluator wil wel eens aftoetsen wat de tweede evaluator er over denkt en hoe híj er mee om zou gaan;

-

de eerste evaluator kan een bepaalde wijze van (re)ageren van een personeelslid niet duiden en zoekt wat klaarheid;

-

de eerste evaluator vraagt zich af hoe hij invulling moet geven aan de afspraken die voor de gehele scholengroep/-scholengemeenschap zijn gemaakt;

-

…

Vragen om ondersteuning: -

de eerste evaluator voelt de behoefte met de tweede evaluator zijn eigen functioneren als coach of evaluator te bespreken;

-

de coach is op zoek naar geschikte interactiemodellen; de aanpak van een heel concrete situatie, een gepaste gesprekstechniek;

-

de eerste evaluator vraagt de tweede evaluator een functionerings- of evaluatiegesprek mee voor te bereiden;

-

een personeelslid presteert permanent ondermaats: de eerste evaluator denkt ernstig aan een „onvoldoende‟; hij wil het geval grondig doorpraten met de tweede evaluator.

-

…

Bijwonen van en participeren in planningsgesprekken (opstellen functiebeschrijving, maken van afspraken, functioneringsgesprekken, evaluatiegesprekken: Het gaat hier om opdrachten die het DRP expliciet toewijst aan de eerste evaluator. De tweede evaluator intervenieert hier enkel als hij daartoe wordt uitgenodigd door het personeelslid of de eerste evaluator, of door beide. Zijn rol kan dan eerder bewarend zijn (het proces bewaken), adviserend, stimulerend of bemiddelend. Of zijn rol eerder passief, dan wel directief is, zal afhangen van datgene waarvoor hij precies wordt aangesproken, of hij door één van de partijen of door beide gevraagd wordt, en, niet het minst, van de dynamiek van het interactieproces tussen personeelslid en eerste evaluator zelf. Wat heel duidelijk moet zijn: in geen geval kan hij in de plaats treden van de eerste evaluator (zelfs niet mocht die daar op aansturen): het DRP is, wat dat betreft formeel: functiebeschrijvingen worden opgesteld door de eerste evaluator samen met het personeelslid (komen ze niet tot een consensus, dan beslist de Raad van Bestuur). Over het evaluatieverslag zegt de memorie van toelichting nog eens nadrukkelijk dat de tweede evaluator nooit in de plaats kan treden van de eerste. Overigens zijn er situaties waarin het áángewezen is de tweede evaluator bij het plannings-, functionerings- of evaluatiegesprek te betrekken, bijvoorbeeld als er tussen de eerste evaluator en het personeelslid nauwe familiebanden bestaan. 9

Kwaliteitsbewaking - Beleidsondersteuning -

de tweede evaluator gaat, al dan niet actief, na of de afspraken op het niveau van de scholengroep/scholengemeenschap worden nagekomen;

-

hij kan de eerste evaluator feedback geven over het (niet) naleven van de afspraken;

-

hij volgt op of er geregeld (minstens om de 4 schooljaren) wordt geëvalueerd;

-

hij volgt op of er functioneringsgesprekken plaatsvinden;

-

hij ziet (mee) toe op de gelijke en billijke behandeling van alle personeelsleden van een instelling met betrekking tot functiebeschrijvingen en evaluatie; hij geeft daarover feedback aan de eerste evaluator(en);

-

hij doet suggesties voor verfijning;

-

hij doet suggesties voor verfijning of wijzigingen van de afspraken op het niveau van de scholengroep/-scholengemeenschap;

-

...

Afspraken over de inhoud van de functiebeschrijving De algemene afspraken inzake functiebeschrijving en evaluatie moeten worden onderhandeld in het tussencomité van de scholengroep Een CLB heeft zijn werkgebied over twee scholengroepen. Moet in beide comités worden onderhandeld? Een CLB maakt altijd maar van één scholengroep deel uit, ook al strekt zijn werking zich uit over twee scholengroepen. Het is in het tussencomité van de scholengroep waarin het CLB is ondergebracht, dat over de afspraken wordt onderhandeld. Waarover moet dan in het basiscomité van de school worden onderhandeld? In het basiscomité van de instellingen wordt onderhandeld over de instellingsgebonden opdrachten en, eventueel, over afspraken die de directeur wil maken over het aanwijzen van de evaluatoren. Valt een GWP onder beleidsondersteunende instellingsgebonden opdrachten? Neen. Een geïntegreerde werkperiode zal vaak zelfs (in grote mate) gewoon deel uitmaken van de lesopdracht van de leraar, van zijn hoofdopdracht dus. Kan een functiebeschrijving in groep (b.v. vakwerkgroep) worden vastgelegd? Neen, het DRP stelt duidelijk dat een geïndividualiseerde functiebeschrijving wordt opgemaakt. Die wordt vastgelegd in een individueel planningsgesprek tussen de 10

eerste evaluator en het personeelslid. Niets belet natuurlijk functiebeschrijvingen vooraf in groep worden voorbereid of besproken.

dat

de

Overigens worden functiebeschrijvingen opgesteld per ambt, niet per vak. Kan er in de functiebeschrijving naar een nascholingsplan verwezen worden, en naar een schoolwerkplan (voor de instellingsspecifieke doelstellingen)? Jawel. De verwijzing moet wel ondubbelzinnig zijn, en het personeelslid moet weten waarover het gaat en waar het bijvoorbeeld het schoolwerkplan kan vinden. Kunnen de afspraken op het niveau van de scholengroep/scholengemeenschap zo ver gaan dat er kant-en-klare modellen aangeboden worden? In het verleden werden inderdaad haast kant-en-klare modellen onderhandeld. De onderhandelingen gebeurden toen ook op het niveau van de instelling. In principe kunnen zo‟n modellen nog. Maar nu moeten ze dan kunnen gelden voor de hele scholengemeenschap of scholengroep (eventueel beperkt tot een bepaald onderwijsniveau of onderwijsvorm, type…). Het zal er dus op aankomen bij de modellen ook aan te geven hoever (en waar) van het model kan worden afgeweken, zonder dat van de afspraken wordt afgeweken. Er moet hoe dan ook ruimte blijven voor de instellingsspecifieke doelstellingen, instellingsgebonden opdrachten en individualisering. Een personeelslid krijgt een functiebeschrijving voor het huidige schooljaar. Volgend schooljaar verandert een deel van zijn taken (het krijgt bijvoorbeeld beleidsondersteunende taken, wordt belast met personeelsadministratie….). Moet het personeelslid een nieuwe functiebeschrijving krijgen, met de volledige procedure? De functiebeschrijving zal worden aangepast, na overleg met het personeelslid. De eerste evaluator ondertekent de gewijzigde functiebeschrijving, het personeelslid ondertekent voor kennisneming. Als alles gebeurt binnen de onderhandelde afspraken, zijn er geen nieuwe onderhandelingen nodig. In het andere geval gaan de onderhandelingen over nieuwe afspraken uiteraard de wijziging van de functiebeschrijving vooraf. Vergeet vooral niet de functiebeschrijvingen te dateren. Zo wordt bij een evaluatie discussie vermeden of een functiebeschrijving al dan niet van toepassing was. Het presteren van een personeelslid wordt voor elke periode immers getoetst aan de functiebeschrijving die voor de betrokken periode gold. Dat kunnen er dus voor een evaluatieperiode best wel eens verschillende opeenvolgend zijn geweest. Hoofdstuk II van het BVR van 17 juni 1997 betreffende de opdracht van het personeel in het basisonderwijs sluit het houden van middagtoezicht op regelmatige basis uit uit het taken- en opdrachtenpakket van het personeel in het basisonderwijs. Kan een school dan nog middagtoezicht verzekeren? Als er sprake is van „ middagtoezicht‟, gaat het om toezicht tijdens de periode die begint 15 minuten na de laatste les ‟s morgens en eindigt 15 minuten voor de eerste les ‟s middags. Het opdrachtenbesluit bepaalt inderdaad dat het middagtoezicht geen deel uitmaakt van de reguliere opdracht van het personeel in het basisonderwijs. De regelgeving met betrekking tot functiebeschrijving en evaluatie stelt dan ook consequent dat middagtoezicht niet in de functiebeschrijving voor die opdracht kan worden 11

opgenomen. De regelgeving sluit evenwel niet uit dat het personeel, náást, en totaal los van, zijn opdracht, ook instaat voor middagtoezicht. Dat kan bezoldigd, maar ook binnen het vrijwilligersstatuut: het gaat immers om een opdracht die het personeelslid expliciet niét in het kader van zijn arbeidsovereenkomst, contract of statutaire aanstelling uitoefent (voorwaarde om van vrijwilligerswerk te kunnen spreken). Sedert 1991 is in de globale werkingsmiddelen trouwens een bedrag opgenomen van 4,34 € (te indexeren) per leerling per jaar om in middagopvang te voorzien. Scholen kunnen het bedrag voor middagtoezicht gebruiken, maar hoéven dat niet te doen. Binnen de modaliteiten van artikel 27ter van het decreet basisonderwijs kan aan de ouders ook een bijdrage worden gevraagd: overleg in de schoolraad; duidelijke communicatie met de ouders vóór de start van het schooljaar. Middagtoezicht (1 uur per volle schooldag) valt ook onder de regeling van de zogenaamde sociale voordelen voor de leerlingen: wat een gemeente- of provinciebestuur op het grondgebied van zijn gemeente/provincie doet voor één net, moet het, onder dezelfde voorwaarden, doen voor elk net.

Gesprekken Mag het functioneringsgesprek gebeuren door enkel de eerste evaluator en het personeelslid, als alle partijen het daarover eens zijn? Functionerings- en evaluatiegesprekken gebeuren in regel enkel tussen de eerste evaluator en het betrokken personeelslid. Alleen als hij er door één van beiden (of beiden) toe wordt verzocht, kan de tweede evaluator gesprekken bijwonen. Zijn rol zal dan afhangen van de concrete vraag die hem werd gesteld, en van de dynamiek van het gesprek. Maar nooit kan hij in de plaats treden van de eerste evaluator. Kan een personeelslid weigeren een zelfevaluatieformulier in te vullen? Van het personeelslid mag worden verwacht dat het loyaal meewerkt aan zijn evaluatie. Over de wijze van evalueren worden afspraken gemaakt binnen de scholengroep/-scholengemeenschap. Die afspraken moeten natuurlijk passen binnen het kader van de regelgeving. Die bepaalt dat het personeelslid wordt geëvalueerd. Een zelfevaluatieformulier kán een hulpmiddel zijn bij de voorbereiding van een functionerings- of evaluatiegesprek, maar een personeelslid bepaalt zelf hoe en in welke mate het zich voorbereidt op zo‟n gesprek. De regelgeving legt het personeelslid niet op dat het zichzelf evalueert. Het áánbod van een zelfevaluatieformulier kan uiteraard wel binnen de algemene afspraken vallen. Het personeelslid moet dan de gelegenheid krijgen er gebruik van te maken, en het gebruik ervan moet in voorkomend geval ook worden aangemoedigd. Dat een personeelslid manifest weigert zich voor te bereiden op functionerings- of evaluatiegesprekken, kan natuurlijk in het gesprek aan bod komen, en het kan worden vermeld in het verslag van die gesprekken. In geen geval kan het personeelslid worden opgelegd zijn schriftelijke voorbereiding voor, tijdens of na het functionerings- of evaluatiegesprek aan zijn evaluator te overhandigen.

12

Wat gebeurt er als een personeelslid niet wil ingaan op de uitnodiging voor een evaluatiegesprek? Dan maakt de eerste evaluator, uitgaande van de gegevens waarover hij beschikt, een evaluatieverslag op „bij verstek‟. Hij neemt er in op dat er geen gesprek heeft plaatsgevonden en eventueel de reden die het personeelslid daarvoor opgeeft. Als hem het verslag ter kennisgeving wordt voorgelegd, kan het personeelslid alsnog om een gesprek verzoeken. Kan een planningsgesprek ook door iemand anders dan de eerste evaluator gehouden worden? Neen, het planningsgesprek, waarbij de functiebeschrijving wordt vastgelegd, wordt gehouden door de eerste evaluator. Als het personeelslid of de eerste evaluator erom vraagt, kan de tweede evaluator het gesprek bijwonen. Maar hij kan nooit in de plaats treden van de eerste evaluator.

Procedure-elementen, gevolgen en overgangsmaatregelen Er moet minstens om de vier jaar worden geëvalueerd. Wanneer gaat een eerste evaluatieperiode van vier jaar in? Bij het vastleggen van de geïndividualiseerde functiebeschrijving door 1ste evaluator en personeelslid. Hoe dan ook kan de evaluatie enkel slaan op het lopende schooljaar en de drie voorgaande. In geen geval kan de evaluatie betrekking hebben op een periode waarop het personeelslid in de instelling voor het betrokken ambt geen functiebeschrijving had. Waar vind ik de wettelijke basis voor de vaststellingsnota? Een wettelijke basis zoals voor de vroegere persoonlijke nota bestaat niet meer. Er kunnen evenwel nog altijd vaststellingen worden gedaan. Waarom moet het personeelslid zijn functiebeschrijving en evaluatie voor kennisneming, en niet voor akkoord, ondertekenen? Omdat het zo in de regelgeving staat. En dat is ook logisch. De functiebeschrijving en de evaluatie worden het personeelslid statutair opgelegd. Weliswaar komt de individuele functiebeschrijving tot stand in onderling overleg tussen het personeelslid en de eerste evaluator, maar wanneer die er samen niet uit geraken, beslist de inrichtende macht (de Raad van Bestuur) eenzijdig. Dat is overigens eigen aan een statutaire verhouding. In tegenstelling tot een contractuele verhouding, waar beide partijen over hun rechten en plichten onderhandelen en hun wederzijdse engagementen in een contract bezegelen, moet het personeelslid in een statutair verband zich onderwerpen aan wat hem (door of krachtens het statuut) wordt opgelegd, ook al is het personeelslid het daar niet mee eens. En het personeelslid hoéft er zich dan ook niet akkoord mee te verklaren. Uiteraard wordt wel altijd naar een maximale consensus gestreefd. De regelgeving bepaalt trouwens dat de Raad van Bestuur, voor hij over de functiebeschrijving een beslissing neemt, zowel het personeelslid als de eerste evaluator hoort.

13

De regelgeving bepaalt dat een eindconclusie ‘onvoldoende’ die wordt vernietigd, daarom nog geen ‘voldoende’ wordt; het betekent alleen dat er aan de evaluatie voor het personeelslid geen verdere gevolgen zijn verbonden. Kunnen in een volgende evaluatie nog elementen worden opgenomen die betrekking hebben op de evaluatieperiode waarop de evaluatie sloeg waarvan de conclusie werd vernietigd? We zitten hier volop in de casuïstiek: -

de conclusie „onvoldoende‟ wordt vernietigd omdat bijvoorbeeld het evaluatiegesprek niet helemaal is verlopen volgens de procedureregels. De gronden voor vernietiging hebben dan niets te maken met het voorwerp van de evaluatie zelf (het functioneren van het personeelslid), maar enkel met mankementen in het volgen van de procedure, die bovendien gemakkelijk te herstellen zijn. Dan verzet niets er zich tegen dat elementen van het functioneren in de betrokken periode ook nog een rol spelen in de volgende evaluatie De nieuwe evaluatie kan wel niet verder teruggrijpen dat het lopende schooljaar en de drie voorafgaande;

-

wordt de eindconclusie „onvoldoende‟ vernietigd omdat het evaluatieverslag het college van beroep niet helemaal heeft kunnen overtuigen van de ernst van de tekorten in het functioneren van het personeelslid, dan ligt de zaak moeilijker. Een eerste evaluator, overtuigd van zijn argumenten, zou bij een volgende evaluatie het college van beroep alsnog kunnen proberen te overtuigen. Voorzichtigheid is hier nochtans geboden. Roekeloos indrammen tegen het oordeel van het college van beroep zou wel eens contraproductief kunnen zijn. Aan de andere kant lijkt het ons niet absoluut uitgesloten dat in voorkomend geval bij een volgende evaluatie, om zwaarwichtige aanwijzingen voor een gebrekkig functioneren ná de vernietigde evaluatie bijkomend te stofferen, wordt teruggegrepen naar elementen uit de periode waarvoor de evaluatie werd vernietigd – altijd natuurlijk voorzover niet verder wordt teruggegrepen dan het lopende schooljaar en de drie voorgaande;

-

als het college van beroep een conclusie „onvoldoende‟ vernietigt, omdat het van oordeel is dat er wat gemangeld heeft aan de begeleiding van het betrokken personeelslid, en dat het gebrekkige functioneren (dus) oorzaken heeft die het personeelslid niet (volledig) kunnen worden aangerekend, dan is het aangewezen de betrokken periode zonder meer als afgesloten te beschouwen. Op de betrokken elementen kan dan bij een volgende evaluatie ook maar beter niet worden teruggekomen.

Binnen welke termijn moet er opnieuw worden geëvalueerd na een evaluatie waarvan de eindconclusie ‘onvoldoende’ werd vernietigd of hoe lang moet worden gewacht voor er opnieuw wordt geëvalueerd? Het antwoord op de vraag hangt samen met het antwoord op de vorige. Als de vernietiging is gebeurd op inhoudelijke gronden, is het redelijk dat een nieuwe evaluatie slaat op nieuwe prestaties gedurende een voldoende lange periode. Het personeelslid moet de kans krijgen zich (opnieuw) te bewijzen. Anderzijds hoeft een eerste evaluator die echt overtuigd is van het blijvend ondermaats functioneren van een personeelslid en die over voldoende elementen beschikt om die overtuiging te staven, niet te wachten met een nieuwe evaluatie.

14

Een TABD’er wordt ontslagen na een ‘onvoldoende’. Kan hij, rekening houdend met een eventueel beroep, in de praktijk wel worden ontslagen vóór het einde van het schooljaar? Vooraf moet duidelijk zijn: een beroep schort wel het ontslag wegens een „onvoldoende‟ op, maar wijzigt niet de duur waarvoor de aanstelling is gebeurd. Er kan dus wel degelijk een einde komen aan de aanstelling tijdens de procedure. Het personeelslid heeft twintig kalenderdagen om in beroep te gaan. Als die periode eindigt tijdens een vakantie, wordt ze met de duur van die vakantie verlengd. Er is een engagement van de overheid dat de procedure zelf binnen drie maanden moet worden afgehandeld. Afhankelijk van het tijdstip waarop de evaluatie gebeurt, is ontslag vóór het einde van een aanstellingsperiode dus best wel mogelijk. Wat gebeurt er met het personeelslid dat na een ‘onvoldoende’ in een selectie- of bevorderingsambt wordt ontslagen en in een onderliggend ambt wordt ter beschikking gesteld wegens ontstentenis van betrekking? Het personeelslid dat ter beschikking gesteld wordt wegens ontstentenis van betrekking (boventallig) in het ambt waarin het voorheen benoemd was, is onderworpen aan de gewone reaffectatieverplichtingen. Kan een TADD’er na een evaluatie met een definitieve eindconclusie ‘onvoldoende’ nog worden benoemd? Ja, maar niet overal en altijd: -

behoort de instelling waarin het personeelslid een „onvoldoende‟ kreeg, tot een scholengemeenschap, dan kan het in instellingen van de scholengroep binnen de scholengemeenschap pas worden benoemd – of een uitbreiding van benoeming krijgen – na een nieuwe evaluatie (voor het betrokken ambt en in de instelling waar het een „onvoldoende‟ kreeg), waarbij het personeelslid een „voldoende‟ krijgt;

-

behoort de instelling niet tot een scholengemeenschap, dan kan het personeelslid in instellingen van de scholengroep die niet tot een scholengemeenschap behoren, pas worden benoemd – of een uitbreiding van benoeming krijgen – na een nieuwe evaluatie (voor het betrokken ambt en in de instelling waar het een „onvoldoende‟ kreeg), waarbij het een „voldoende‟ krijgt.

-

elders is een „onvoldoende‟ geen beletsel voor benoeming.

Overigens kan een TADD‟er na een „onvoldoende‟ pas opnieuw aanspraak maken op een uitbreiding van zijn TADD in de instelling of pedagogische entiteit waar en in het ambt waarvoor het de onvoldoende had gekregen, nadat hij opnieuw werd geëvalueerd en een „voldoende‟ kreeg.

15

Een personeelslid met een tijdelijke aanstelling (tijdelijke aanstelling van bepaalde duur) werd geëvalueerd en kreeg een ‘voldoende’. Verwerft het personeelslid daardoor voorrangsrechten voor een nieuwe aanstelling? Het personeelslid verwerft daardoor geen recht op voorrang voor een nieuwe aanstelling op een personeelslid dat (nog) niet werd geëvalueerd of op een kandidaat die nooit eerder werd aangesteld. Het spreekt vanzelf dat bij de keuze van de meest geschikte kandidaat rekening wordt gehouden met positieve of negatieve ervaringen met de personeelsleden die vroeger al werden aangesteld. In die zin zouden ook elementen uit een positief evaluatieverslag formeel bij de beoordeling van de kandidaten kunnen worden betrokken. Maar waak er dan wel over dat de gelijke behandeling van de personeelsleden gegarandeerd wordt: personeelsleden die voor een vergelijkbare duur werden aangesteld, moeten ook op vergelijkbare wijze een functiebeschrijving krijgen en op vergelijkbare wijze worden gecoacht en geëvalueerd. Wie evalueert de GON-begeleider? Het personeelslid krijgt zijn functiebeschrijving en wordt geëvalueerd in de instelling voor buitengewoon onderwijs waar het werd aangesteld of geaffecteerd. Het is dus ook de directeur van die instelling die de evaluatoren aanwijst. Uiteraard zal de eerste evaluator zich, voor het opstellen van de functiebeschrijving, naar aanleiding van functioneringsgesprekken en bij de voorbereiding van een evaluatiegesprek, terdege laten informeren door de directeur(s) van de instelling(en) waar het personeelslid instaat voor de GON-begeleiding. Het zal technisch niet mogelijk zijn alle personeelsleden op hetzelfde moment een functiebeschrijving te geven of te evalueren. Kan dat aanleiding geven tot problemen bij een procedure voor het College van Beroep? Het College van Beroep zal onder meer nagaan of de procedure billijk is verlopen en de personeelsleden gelijk worden behandeld. Dat het ene personeelslid een paar weken vroeger zijn functiebeschrijving had dan een ander, hoeft geen probleem te zijn, als dat verschil kan worden verantwoord. En voor beiden geldt dat zij pas kunnen worden geëvalueerd nadat zij voldoende tijd en ruimte hebben gekregen om hun functie een invulling te geven die beantwoordt aan hun functiebeschrijving, en als zij daarbij ook voldoende werden begeleid. Wat niét kan is dat van twee personeelsleden in een zelfde ambt en aangesteld voor een vergelijkbare duur, het ene onmiddellijk een functiebeschrijving ondertekent, en het andere het maanden zónder moet stellen, of dat het ene personeelslid vier schooljaren op rij aan een evaluatie wordt onderworpen en het andere pas op het einde van het vierde schooljaar (of helemaal niet) wordt geëvalueerd. Noteer trouwens dat de overheid de evaluatie expliciet als een positief beleidsinstrument ziet. Ook goed en uitstekend presterende personeelsleden hebben recht op een evaluatie, op een formele bevestiging van hun inspanningen. Het zal hen ook ontvankelijker maken voor een “correctie”, als die ooit eens nodig mocht blijken.

16

Nog vragen? Voor algemene vragen kunt u terecht bij:  Lise Vandecan – 02/79 09 501

[email protected]  Guido Liessens – 02/79 09 351

[email protected] Voor vragen i.v.m. een dreigende evaluatie „onvoldoende‟ kunt u terecht bij:  Herman Taels – 02-79 09 352

[email protected]

17