Verslag 59e jaarvergadering
1 november te Leek
Aanwezig bestuur:
Voorzitter, Dhr. Henk Voets; secretaris, Mw. Gerrie Relou; penningmeester, Dhr. Eddi Lint. Bestuursadviseur, dhr. Jan. Ijzerman
Aanwezige leden:
Theater Caprera Bloemendaal; OLT Zuiderpark, Den Haag; OLT De Lieberg, Eemnes; OLT Eibergen, Eibergen; Natuurtheater De Kersouwe, Heeswijk Dinther; OLT Hertme, Hertme; OLT podium Nienoord, Leek; OLT De Zandkuil, Lochem; OLT Mariahout, Mariahout; OLT Cabrio, Soest; Natuurtheater De Donck, Someren; OLT De Pinkenberg, Velp; Slottuintheater, Zeist ( zie bijlage 1 voor de namen van de aanwezige personen)
Afwezig met kennisgeving:
OLT Het Amsterdamse bos, Amsterdam; OLT Universiteit Twente, St.OLT Engbergen, Gendringen; OLT De Hunnebergen Luyksgestel, De Vierschaar Bergen op Zoom. Natuurtheater Hoesshenbosch, Oss; Bergum; Amfitheater natuurtuin Wolfslaar, Breda; OLT Ede, Ede; Natuurtheater Oisterwijk, Trapaff en VOS, Oisterwijk; OLT De Doolhof, Tegelen; OLT Naat piek, Uden; OLT Toutenburg, Vollehoven; OLT Hunninkmaat, Winterswijk; Zomer op het plein Alkmaar
Afwezig zonder Kennisgeving:
OLT 't Galgenveld Borculo, OLT Nijverdal, ZINiN; OLT Valkenburg, OLT De Paasheuvel Vierhouten, OLT De Klaproos Wolfheze; OLT de Kosterskoele Markelo; Joe Mann Theater Best; OLT Amersfoort, Amersfoort
1. Opening Dhr. Henk Voets opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom en bedankt haar gastheer Podium Nienoord voor de gastvrijheid. Ook heet hij de wethouder van Leek, Dhr. B. Plandsoen van harte welkom. Dhr. Plandsoen heet de leden van de VNO van harte welkom op het mooie landgoed Nienoord, bekent om zijn mooi beukenbomen.
1
Op dit landgoed ligt het “podium Nienoord” De gemeente is eigenaar van dit theater, met haar opstal. De programmering is in handen van: sector podium Nienoord”. Hij hecht veel waarde aan het fenomeen openluchttheater omdat de theaters vaak midden in de natuur liggen, en dit volgens hem iets toe voegt aan het bestaande aanbod. Het podium is voor het eerst in 1980 gerenoveerd en in 1995 nogmaals, tegen de eisen van deze tijd. Het uitgangspunt van de gemeente was om de programmering breder te maken. Dit is gelukt, dankzij de inzet van een enthousiaste club mensen, die het podium Nienoord weer op de kaart heeft gezet. Dhr. Henk Voets geeft een korte inleiding op de vergadering. Hij zegt dat we samen met alle leden de VNO vormen. Het doel van deze dag is om onderlinge ervaringen uit te wisselen, maar ook om na een druk seizoen er gezamenlijk een ontspannende dag van te maken. Het bestuur heeft Dhr. Jan IJzerman bereid gevonden om als adviseur toegevoegd te worden aan het bestuur. Dhr. Jan IJzerman is adviseur Klimaat- en Gebiedsontwikkeling bij adviesen ingenieursbureau Oranjewoud te Deventer. Oranjewoud is partner voor een brede range aan opdrachtgevers; voor het totale projectbeheer. Zo is Dhr. Jan IJzerman vanuit deze functie,ook regelmatig betrokken bij de heroprichting van nieuwe openluchttheaters. We zijn als bestuur verheugd dat hij deze taak op zich wil nemen. Hij biedt een goede meerwaarde aan het VNO bestuur. Het dagprogramma ziet er als volgt uit: Ochtend (alleen voor leden) • 10.00-10.30 Ontvangst met een kopje koffie • 10.30-12.45 Huishoudelijk deel Jaarvergadering • 13.00-14.00 Lunch Middag (voor alle openluchttheaters) • 14.00-14.30 Presentatie ‘Fondswerving’ door Eddi Lint • 14.30-15.00 Maatschappelijke stages in de openluchttheaters • 15.00-15.30 Lancering ‘Jaar van het Openluchttheater 2012’ • 15.45-18.00 Programma van Openluchttheater Podium Nienoord (Gevarieerd programma met tochtje over het landgoed Nienoord, korte theater- en muziekacts en afsluitende borrel in Openluchttheater Podium Nienoord )
2. Mededelingen en ingekomen stukken We hebben een aantal afmeldingen van theaters voor deze vergadering, die het erg jammer vinden dat ze door omstandigheden niet aanwezig kunnen zijn en die mij verzocht hebben om namens hen de vergadering veel succes toe te wensen. Deze theaters zijn: Natuurtuin Wolfslaar, Breda; OLT De Kuil, Ede (aspirant lid); OLT Huninkmaat, Winterswijk (aspirant lid); OLT Naad Piek, Uden; Stichting De Vierschaar, Bergen op Zoom. Er zijn vandaag 13 theaters aanwezig, 15 theaters zijn afwezig met kennisgeving en 7 theaters zijn afwezig zonder kennisgeving. Gezien de lange reis die veel theaters hebben moeten maken is het bestuur tevreden over de opkomst.
2
3. Aanvragen voor lidmaatschap Een viertal theaters zijn afgelopen jaar aspirant lid geworden van de VNO. Helaas konden drie van de vier theaters niet aanwezig op deze dag, wegens verplichtingen elders. De voorzitter vraagt aan de vergadering toch in te stemmen met hun lidmaatschap ondanks dat ze op deze dag afwezig zijn. Het voorstel wordt door de volledige vergadering met een applaus aanvaard. • Openluchttheater Winterswijk • Openluchttheater Ede • Toneelvereniging Trapaf Oisterwijk • Stichting openluchttheater Zuiderpark Den Haag Dhr. Dirk de Bruin van openluchttheater Zuiderpark stelt zich voor aan de vergadering. Hij is directeur van deze stichting. Het is een nieuwe beherende stichting. De stichting bestaat op dit moment uit twee theaters, te weten theater Pierrot en het openluchttheater Zuiderpark. Ze hebben een nieuw beleidsplan opgesteld voor 2009-1012. Ze willen toe naar een vaste programmering met bv. film en kindervoorstellingen op de woensdagmiddag. 4. Verslag 58e jaarvergadering 6 oktober te Lochem Het verslag wordt doorgenomen en wordt vastgesteld. Naar aanleiding van het verslag wordt gevraagd waarom de passe-partout regeling afgelopen seizoen, zoals toegezegd in de vorige vergadering, niet heeft plaatsgevonden. Het bestuur heeft hier het afgelopen jaar geen prioriteit aangegeven omdat de verwachting was dat hier weinig gebruik van gemaakt wordt. De vergadering vond de regeling toch een meerwaarde hebben, dit om de leden te stimuleren om in elkaars theater gaan te kijken. Het komend jaar zegt het bestuur toe, de regeling weer te initiëren. Wel wordt door de vergadering gevraagd om dan telefonisch vooraf contact te zoeken. Er komt een vraag vanuit de vergadering met betrekking tot het verzoek om beleidsplannen te deponeren bij de VNO. Het doel is dat theaters die bezig zijn met het (opnieuw) ontwikkelen van een beleidsplan te kunnen ondersteunen d.m.v. een beleidsplan dat er al van een ander theater ligt die in dezelfde omstandigheid verkeerd. Het verzoek is dan ook aan de theaters om dit te blijven doen. Er komt een compliment vanuit de vergadering voor de hernieuwde nieuwsbrief van de VNO. De laatste nieuwsbrief is ook digitaal verstuurd naar die theaters die geen lid zijn van de VNO, het voorstel is om dit te blijven doen in de toekomst. Vanuit de vergadering komt het verzoek om ook in het verslag de namen te benoemen van de aanwezige vertegenwoordigers van de theaters. Dit wordt toegezegd. ( zie bijlage) 5. Bestuursactiviteiten VNO 1 oktober 2007 – 1 november 2008 Een kort overzicht van de bestuursactiviteiten van het afgelopen jaar • Het bestuur is zeven maal bij elkaar geweest voor een bestuursvergadering. • Het bestuur is actief op zoek geweest naar uitbreiding van het VNO bestuur • Informatie beleidsadviseur vrije tijd en cultuur, Utrechtse heuvelrug • Zitting in begeleidings cie, revitalisering Natuurtheater Oisterwijk • Informatievoorziening naar (her) nieuw op te zetten OLT’s – Luttenberg gemeente Raalte – Ede, – Dronten, – Frankendael (Amsterdam)
3
De bezoekersaantallen 2007: De bezoekersaantallen laten een behoorlijke stijgende ontwikkeling zien. De openluchttheaters hebben een mooie ontwikkeling doorgemaakt, en zijn in aantal nog steeds groeiende. Ze zijn niet meer weg te denken uit het huidige theater aanbod. Toneel, jeugdvoorstellingen en muziek omvat het grootste deel van de programmering binnen de openluchttheaters
Toneel Jeugdvoorstellingen
44807
31,29%
32714
22,84%
Muziek
43223
30,18%
Cabaret & kleinkunst
9059
6,33%
Films
3284
2,29%
10133 143220
7,08%
Overigen Totaal
Overigen 7% Films 2% Cabaret & kleinkunst 6%
Toneel 32%
Muziek 30% Jeugdvoorstellingen 23%
Het is van belang dat de theaters hun bezoekersaantallen door blijven geven aan de VNO. We kunnen zo laten zien aan zowel gemeenten als aan overheden dat we een serieuze aanbieder zijn van theateractiviteiten verspreidt over heel Nederland. Ook voor subsidieverleners en eventuele sponsors zijn deze cijfers van belang. Het bestuur doet hierbij een oproep aan de theaters om hun gegevens tijdig en compleet per rubriek aan te leveren.
6. Financieel jaarverslag. De kascommissie was dit jaar, zoals gebruikelijk, in handen van het bezoekend theater. Dhr. Fred Wolters en Dhr. Jur Engels van Podiun Nienoord hebben zich bereid gevonden om de kascontrole te doen. Dhr. Eddi lint, penningmeester heeft vooraf aan deze vergadering een overleg met de kascontrole commissie gehad voor uitleg en het beantwoorden van de eventuele vragen. Er zijn geen onregelmatigheden aangetroffen in de boekhouding, en de kascontrole commissie heeft ingestemd met het financieel jaarverslag. Vanuit de vergadering wordt de vraag gesteld waarom het financieel jaarverslag niet toegestuurd is aan alle leden, zodat deze zich voor konden bereiden op dit agendapunt. Er wordt besloten om dit vanaf volgend jaar te doen. Voor dit jaar zal het verslag nog nagezonden worden samen met de conceptnotulen van deze vergadering. Eveneens wordt besloten om als vast onderdeel van de begroting het vaststellen van de contributie op de agenda te zetten. De vergadering dechargeert de penningmeester en daarmee het bestuur. Voor de kascontrole 2008 zal het theater benaderd worden, waar in 2008 de jaarvergadering plaats vindt.
4
7. Pr activiteiten 2008 PR activiteiten 2008 De website is afgelopen jaar “gerenoveerd”. Landelijk zijn nu de programma’s van de openluchttheaters via de website benaderbaar. Het kostte voor sommige theaters nog wel wat moeite om hun programma er (tijdig) op te krijgen. Het is wel van belang om dit allemaal en zo vroeg mogelijk te doen. Voor het eerst hebben we een banner en advertorial gedurende de zomer op landelijke website van de VVV gehad met een link naar: www.openluchttheaters.nl. Er wordt toegezegd dat het bestuur na gaat hoeveel “hits” we hierop gehad hebben. We hebben afgelopen jaar 7 nieuwsbrieven verzonden. Een overzicht van de voorgenomen van de PR activiteiten 2009 • De functionaliteit van website verder uitbreiden met nieuws, foto’s van theaters, nieuwspagina’s • In de nieuwsbrieven links plaatsen om direct naar de informatie te kunnen • Advertenties plaatsen in landelijke (dag)bladen en op landelijke websites (VVV, +?) • Het wederzijds linken en verwijzen tussen www.openluchttheaters.nl en landelijke sites zoal www.buienradar.nl , etc. • De Nieuwsbrieven (copij!) continueren • Redactionele artikelen in landelijke bladen bv. start seizoen, highlights van het seizoen etc.) en in zomerspecials van VVV website. Het verzoek aan de theaters is, om de website te voorzien van actuele programma informatie Vanuit de vergadering vraagt openluchttheater De Lieberg uit Eemnes of zij een kort verslag kunnen doen van hun PR activiteiten in 2008.De Voorzitter geeft hier de ruimte voor. De Lieberg is vanaf 1999 weer actief als klein openluchttheater. Het theater ligt in de gemeente Eemnes, maar valt onder de gemeente Utrecht en onder het Gooise Natuurreservaat. Dit geeft een complexe (onderhandeling) positie. Het ligt zo verscholen dat veel bezoekers het theater niet konden vinden. In 2005 zijn er dan ook na veel lobbywerk aanwijsbordjes geplaatst door de gemeente. Afgelopen jaar is de wethouder van Eemnes voor het eerst in het theater geweest. Het theater staat nu wat meer op de kaart, mede doordat de voorzitter van De Lieberg Mw. Helene Pijpers de felbegeerde “Eemnesser koeien trofee” heeft gewonnen. De Lieberg bedankt het bestuur van de VNO in haar bijdrage hierin. In 2010 bestaat De Lieberg 10 jaar. Zij verzoeken de vergadering of de jaarvergadering dan in Eemnes plaats kan vinden. De vergadering reageert positief en gaat hiermee akkoord. 8. Bestuurszaken. Dhr. Ben Aldewereld van OLT De Doolhof, Tegelen, is kort na de vorige jaarvergadering toegetreden tot het bestuur. Helaas moest Dhr. Ben Aldewereld vanwege werkomstandigheden zijn functie na twee vergaderingen al weer afzeggen. Het bestuur is verder blijven zoeken en is in contact gekomen met Dhr. Jan IJzerman. Vanaf augustus is hij toegevoegd aan het bestuur als adviseur. Vanuit zijn werk bij adviesbureau Oranjewoud heeft hij veel contacten met twee ministeries, n.l.: Landbouw en VROM. Daarnaast heeft hij veel contacten met de provincies en gemeenten.
5
Zo is hij de afgelopen tijd ook met regelmaat actief betrokken bij advieskwesties rondom openluchttheaters, zoals het OLT in Oisterwijk, - Oss, - Engbergen, - Almere, - Culemborg en Naaldwijk. Als VNO kunnen we gebruik maken van zijn expertise en netwerk en het feit dat hij op kan treden als intermediair. Dhr. Jan IJzerman is formeel geen lid van het bestuur en heeft daarmee ook geen stemrecht. Het bestuur ziet de toevoeging van Dhr. Jan IJzerman aan het bestuur als een meerwaarde om haar taak goed te kunnen uitoefenen en vraagt de vergadering dan ook of ze hier mee in kunnen stemmen. De vergadering was zeer positief en stemde in. Binnen het bestuur is de functie van bestuurslid PR nog (steeds) vacant. Om bovenstaande activiteiten goed en volledig te kunnen initiëren is het bestuur naarstig op zoek om te vacature ingevuld te krijgen. Dhr. Henk Voets doet dan ook een beroep op de vergadering om mee te denken en zoeken naar een geschikte kandidaat. Het profiel staat op de website.
Het rooster van aftreden: Er zijn dit jaar geen bestuursledenleden aftredend. Jaarvergadering 2008: Op de vorige jaarvergadering van 2007 heeft Mw. Marieka Rath voorgesteld om de vergadering van 2009 in Breda te houden. De vergadering heeft hier destijds positief op gereageerd. Openluchttheater De Kersouwe uit Heeswijk Dinther vraagt de vergadering dit te herzien, vanwege het feit dat het volgend jaar haar 60e jubileum jaarvergadering is. Breda is pas een jaar lid en dit jaar niet aanwezig, dit vinden ze jammer. Daarbij voeren ze als argument aan dat de beherende instantie de gemeente is en dat het lijkt of Mw. Marieka Rath de enige persoon is die zich actief bezighoudt met de programmering en exploitatie van het theater. De Kersouwe zou liever zien dat de jubileumjaarvergadering plaats gaat vinden in een theater wat al langer lid is en actief binnen de VNO. De vergadering onderschrijft de argumenten van de Kersouwe. Het bestuur bekijkt of er een alternatieve locatie voor 2009 bij voorkeur centraal in Nederland gevonden kan worden. 9. rondvraag OLT, Hertme: Hertme geeft aan dat dit hun tweede jaarvergadering is. Ze hadden de verwachting dat op de jaarvergadering meer ruimte zou zijn voor kennis en ervaring uitwisseling. De onderwerpen zouden kunnen zijn: - gemeenschappelijke inkoop van voorstellingen - informatie uitwisseling over renovatie, subsidies, sponsoring enz. - informatie uitwisseling over fiscale en financiële vraagstukken - informatie uitwisseling over onderhoud van het theater - verhuur theater aan derde - promotieactiviteiten - samenwerking met andere overdekte theaters - online ticketverkoop. - Uit de vergadering kwam dat meer theaters behoefte hadden aan bovengenoemde onderwerpen om hier met elkaar over van gedachte te wisselen en om van elkaar te kunnen leren. Dhr. Henk Voets geeft aan dat hij deze behoefte begrijpt. In het verleden hebben we dit geprobeerd door themabijeenkomsten te organiseren. Dit is op zich een goede mogelijkheid
6
om informatie uitwisseling te realiseren. Het bestuur zou dan moeten fungeren als mediair en de bijeenkomsten faciliteren. Besloten wordt om in het voorjaar een eerste uitwisseling te organiseren. Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter de vergadering en bedankt de theaters voor haar inbreng. Mw. Relou Secretaris VNO
7
Korte impressie va het middagprogramma. Aanwezige theaters die (nog) geen lid: - OLT Almere - OLT Opsterland - OLT Burgum Afmelding theater: - OLT Westland Lezing van Dhr. Eric Alexander Dhr. Eric Alexander heeft recentelijk samen met Nico van der Krogt in Nederland onderzoek gedaan naar het ontstaan van de openluchttheaters in Nederland. Dit is als een apart hoofdstuk opgenomen in hun boek “Theaters in Nederland sinds de 17e eeuw”. Beide hebben nu het voornemen om een apart boekwerk te maken van het fenomeen openluchttheaters. Hij vraagt de leden van de VNO om haar medewerking. Zo wil hij onder andere van elk theater een recente foto maken, en archief materiaal van de theaters. Hij had een bevlogen presentatie gemaakt over het ontstaan van de openluchttheaters in Nederland. Het was enorm interessant. Lancering project “ Jaar van het openluchttheater”in 2012 Het bestuur heeft tien uitgangspunten / richtingen geformuleerd: 1. De uitbouw en versteviging van een effectieve organisatiestructuur van de VNO. 2. De uitbreiding en verbreding van het ledenbestand van de VNO. 3. De bevordering van een effectieve samenwerking tussen de openluchttheaters en aanverwante organisaties. 4. Het functioneren als informatiebron – in ruime culturele betekenis – voor de openluchttheaters. 5. Repertoirebeleid; aandacht voor de verbreding en kwaliteit van het repertoire. 6. Het verwerven van een betekenisvolle plek in de culturele en (re)creatieve sector. 7. De uitwerking van een zorgvuldige herkenbare promotie en publiciteit. 8. Doelgroepenbeleid; speciale aandacht voor jeugd en jongeren. 9. Participeren in en het betrekken van ter zake doende culturele en recreatieve organisaties. 10. Het ondernemen van landelijke projecten met het doel andere en nieuwe ontwikkelingen in de openluchtsector te scheppen.
Het bestuur heeft zich 10 doelen gesteld voor 2009-2010 1. Minimaal 50 leden. 2. Enkele werkgroepen buiten seizoen operationeel (projecten, facilitaire ondersteuning) 3. Handboek voor de exploitatie van een openluchttheater up-to-date 4. Minimaal 5 koppig bestuur (mn publiciteit en projecten) en alle windstreken vertegenwoordigd 5. Back office voor bestuurlijke ondersteuning 8
6. Arrangementen voor gezamenlijke promotie verder uitbouwen 7. Theaterseizoen landelijk bij start centraal gepromoot 8. Structurele samenwerking met theater instituten en Hogescholen 9. Support punt voor juridische ondersteuning 10. Hoofdsponsor aantrekken Dit alles in de aanloop van “het jaar van de openluchttheaters In 2012 is het 150 jaar geleden dat Lewis Carrol Alice in Wonderland schreef. Hier wordt in 2012 binnen heel Europa aandacht aan besteed. Als VNO willen we hier op inhaken en de openluchttheaters in Nederland breed te promoten. Het bestuur wil 2012 “het jaar van de openluchttheaters” maken. Ze wil dit vorm gaan geven door: • In elk Nederlands openluchttheater in 2012 een versie van Alice in Wonderland in de programmering op te nemen. Dit kan van alles zijn bv. poppentheater, toneel, dans enz. • Het is aan de theaters zelf om hier invulling aan te geven • Een grote spin-off in de vorm van publiciteit voor Nederlandse openluchttheaters • Kwaliteitsverhoging door support in vorm van subsidie, organisatiepartners en productiepartners.
JAARVERGADERING 2008, Leek
De weg naar Alice in 2012 Opvoeringen van Alice in Nederlandse Openluchttheaters Juni 2012
2012 Productievoorbereidingen van start. Zomer 2011
Organisatie en partnerships geïnstalleerd. Najaar 2010
2011 Subsidie- en fondsaanvragen gereed. April 2010
Plan gereed en laatste instapmogelijkheid theaters November 2009
2010 Brainstorm sessie met theaters en andere betrokkenen April 2008
Werkgroep en steuncomité bekende Nederlanders geïnstalleerd, Februari 2009
Lancering plan VNO bij theaters, November 2008
2009
ww w.ope nlu chtth eaters.nl
9
Het bestuur is bezig met een Ondersteuningscomité in het leven te roepen. Een tweetal personen hebben inmiddels een toezegging gedaan. • Herman van Veen • Voorzitter Alice in Wonderland society • ………………. • ......................... • ......................... Verder zijn we op zoek naar partners. Mogelijke partners zijn • Speelgroepen openluchttheaters • Het SBO (Samenwerkende Brabantse Openluchttheaters) • Hogescholen • Nederlands fonds voor podiumkunsten • …………… • …………… De vergadering reageerde enthousiast en positief. Ze vond het een grote uitdaging, en een project wat de leden gezamenlijk van de grond moeten krijgen. Er kwamen meteen een aantal goede ideeën vanuit de vergadering, zoals: - Europese subsidie mogelijkheden onderzoeken - samenwerking zoeken met de internet provider “Alice” - het betrekken van de provincies Kortom, er is dus nog veel werk te doen. Het bestuur roept haar leden dan ook op om mee te zoeken naar personen die plaats willen nemen in een projectgroep “het jaar van de openluchttheaters” In de nieuwsbrieven zal het bestuur iedereen blijven informeren over de stand van zaken en de voortgang. Helaas is wegens tijdgebrek onvoldoende ruimte meer voor de onderwerpen De presentatie ‘Fondswerving’ door Eddi Lint. (optie; aparte workshop) Maatschappelijke stages in de openluchttheaters door Jan IJzerman.( komt in de nieuwsbrief)
U wordt op de hoogte gehouden
10
