Beleidsplan 2015-2016 Ganymedes LGBT Studentenvereniging Groningen Bestuur 2015-2016
Voorwoord
7
14
21
Voor je ligt het beleidsplan van het VIIe bestuur der Ganymedes LGBT Studentenvereniging Groningen. De afgelopen jaren is Ganymedes als vereniging met grote sprongen vooruit gegaan. Met een ledental rond de 190 is de vereniging zeker geen kleine vereniging meer te noemen en met dat in ons achterhoofd hebben wij ons beleidsplan van dit jaar opgezet. De visie van het beleidsplan voor het collegejaar 2015/2016, staat in het teken van verbondenheid. Voor ons houdt dit drie dingen in: verbondenheid met de leden, verbondenheid met Groningen, en verbondenheid met de zusterverenigingen. Deze punten zijn van groot belang voor de voortzetting van de grote ontwikkelingen die Ganymedes de laatste jaren heeft doorgemaakt. Mede dankzij de inzet van actieve leden en de inspanningen van het VIe bestuur, hebben wij een goed beeld hoe wij Ganymedes in het aankomende jaar nog verder vooruit kunnen brengen. In het beleidsplan zal allereerst onze visie voor Ganymedes LGBT Studentenvereniging Groningen uiteengezet worden. Daarna volgt een algemeen deel waarin de verschillende functies binnen het bestuur worden omschreven en het interne en externe beleid aan bod komen. Tenslotte volgt de begroting voor het jaar 2015/2016 en de verdere financiële aspecten van de vereniging. Uiteraard willen wij ook het VIe bestuur bedanken voor hun inzet. Het afgelopen jaar hebben zij al hard gewerkt om Ganymedes meer zichtbaar te krijgen, met als absolute hoogtepunt onze eerste deelname ooit aan de Canal Parade van de Gay Pride in Amsterdam. Wij kijken er naar uit om in het aankomende jaar op hetgeen zij hebben bereikt, voort te bouwen.
28
Namens het VIIe bestuur der Ganymedes LGBT Studentenvereniging Groningen f.t., Myrte Halman, voorzitter Lisa Kuiper, secretaris Esmee Schipper, penningmeester en bestuurslid intern Celine de Bruijn, bestuurslid extern 35
2
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 3 Visie ......................................................................................................................................................... 5 Verbondenheid met de leden ............................................................................................................. 5 Verbondenheid met de stad Groningen.............................................................................................. 5 42
Verbondenheid met de zusterverenigingen ....................................................................................... 6 Het bestuur.............................................................................................................................................. 7 Algemene taken en verantwoordelijkheden ....................................................................................... 7 Voorzitter......................................................................................................................................... 7 Vicevoorzitter .................................................................................................................................. 7 Secretaris ......................................................................................................................................... 7 Penningmeester .............................................................................................................................. 7
49
Bestuurslid intern ............................................................................................................................ 7 Bestuurslid extern ........................................................................................................................... 8 Intern beleid ............................................................................................................................................ 9 Ganymedesavond ................................................................................................................................ 9 Verloop ledenbestand ......................................................................................................................... 9 Algemeen beleid commissies .............................................................................................................. 9 Overzicht commissies ........................................................................................................................ 10
56
Activiteitencommissie ................................................................................................................... 10 Acquisitiecommissie ...................................................................................................................... 10 Feestcommissie ............................................................................................................................. 10 Fotocommissie .............................................................................................................................. 11 Galacommissie............................................................................................................................... 11 Gay Pride-commissie ..................................................................................................................... 11 Introductiecommissie .................................................................................................................... 11
63
Kascommissie ................................................................................................................................ 11 KEI-commissie................................................................................................................................ 11 Maatschappelijke commissie ........................................................................................................ 11 PR-commissie ................................................................................................................................ 11 Redactiecommissie ........................................................................................................................ 12 Reiscommissie ............................................................................................................................... 12 Vertrouwenspersooncommissie ................................................................................................... 12 3
70
Webcommissie .............................................................................................................................. 12 Raad van Advies................................................................................................................................. 12 Disputen ............................................................................................................................................ 12 Online platform en nieuwe app ........................................................................................................ 12 Nieuwsbrief ....................................................................................................................................... 12 Ledenpasjes ....................................................................................................................................... 13 Wanbetalers ...................................................................................................................................... 13
77
Extern beleid.......................................................................................................................................... 14 Horeca ............................................................................................................................................... 14 Ledenwerving .................................................................................................................................... 14 Belangenverenigingen ....................................................................................................................... 15 Zusterverenigingen............................................................................................................................ 15 Sponsoring ......................................................................................................................................... 16 Financiën ............................................................................................................................................... 17
84
Balans ................................................................................................................................................ 17 Vooraf gedane uitgaven .................................................................................................................... 17 Begroting ........................................................................................................................................... 18 Verklaringen bij begrotingsposten .................................................................................................... 19 Opbrengsten .................................................................................................................................. 19 Uitgaven ........................................................................................................................................ 19
91
4
Visie De rode draad in onze visie voor het collegejaar 2015/2016 is verbondenheid. Dit kan worden onderverdeeld in drie punten die wij hieronder zullen toelichten. Deze punten zijn mede tot stand gekomen door de inbreng van enthousiaste leden en wij hechten hier dan ook veel waarde aan. 98
105
112
119
126
133
Verbondenheid met de leden Het afgelopen jaar is er al veel ontwikkeling geweest op het gebied van ledenbinding. De unieke grijze Ganymedesvesten hebben hier bijvoorbeeld al zeer positief aan bijgedragen. Echter is er naar ons inzien nog veel te verbeteren aangaande de ledenbinding binnen de vereniging. Eén manier waarop wij dit willen verbeteren is door buiten de algemene activiteiten en wekelijkse borrels leden aan te moedigen onderling activiteiten te organiseren. Een voorbeeld hiervan is het vormen van een dispuut: een concept dat binnen de meeste studentenverenigingen veel voorkomt. Wij zullen de leden dus aanmoedigen om disputen te gaan vormen. De focus wordt door ons dit jaar niet zo zeer gelegd op ledengroei, maar voornamelijk op ledenbinding. Onzes inziens is een goede relatie tussen het bestuur en de leden van de vereniging ook een belangrijk punt om verbondenheid te creëren. Hierbij is transparantie vanuit het bestuur cruciaal. Wij zullen dan ook streven naar toegankelijkheid vanaf onze kant, zodat leden ons leren kennen en zich niet bezwaard voelen om ons te benaderen voor eventuele feedback. Dit willen wij bereiken door spreekuren op afspraak in te stellen. Op de site komt een link via welke men een afspraak kan maken met het bestuur. Ook het actiever persoonlijk benaderen van leden staat bij ons als bestuur hoog in het vaandel zodat er een vertrouwensband kan ontstaan tussen de leden en het bestuur. Verder is de nieuwsbrief een handig medium voor communicatie vanuit het bestuur en heeft in onze ogen meer potentie. Wij zullen deze meer gaan uitbreiden dit jaar en roepen hiervoor een nieuwe commissie in het leven; de RedaCie. In het kader van betere communicatie willen wij ook posters op gaan hangen in onder andere De Kast en Tram 13, met een overzicht van alle activiteiten. Wij hebben gemerkt en van de leden gehoord dat Facebook Events niet altijd iedereen bereiken en dit willen wij op deze manier oplossen. Iedereen die op de borrels komt zal voortaan duidelijk kunnen zien welke activiteiten wanneer ingepland staan. Verbondenheid met de stad Groningen Verbondenheid is niet alleen van belang binnen de vereniging. Wij hebben ook verbondenheid met de stad Groningen en haar andere studenten- en sportverenigingen hoog in het vaandel staan. Ganymedes heeft bij uitstek de positie om homoacceptatie in Groningen te verbeteren, maar daarvoor moet de vereniging natuurlijk wel zichtbaar zijn. Dit willen wij teweeg brengen door meer activiteiten te organiseren met de verschillende verenigingen in Groningen. Op het gebied van sport willen wij bijvoorbeeld dit jaar met een groep deelnemen aan het voetbaltoernooi van GSVV The Knickerbockers. Ook gaan wij dit jaar proberen een deelname aan de Lauwersloop te realiseren. Door middel van deelname aan activiteiten zoals deze willen wij Ganymedes duidelijker op de kaart zetten van het Groningse studentenleven. Verder willen wij lezingen gaan organiseren door externen bij Ganymedes, en, door leden 5
140
147
154
van Ganymedes bij externen. Op deze manier benutten wij de unieke positie van Ganymedes om kennis te verspreiden op het gebied van LGBT-rechten en -kwesties, en stellen wij onze leden in de gelegenheid hierover meer informatie in te winnen. Voorbeelden van externen in Groningen zijn Kalliope, GSp, Flanor en de PvdA, welke allemaal interesse hebben getoond voor een eventuele samenwerking met Ganymedes. De zichtbaarheid van Ganymedes in Groningen willen wij ook verbeteren door de genoemde posters met het overzicht van de activiteiten bij de Rijksuniversiteit Groningen en bij de Hanzehogeschool Groningen, zowel in het centrum als op Zernike, op te hangen. Ook willen wij deze posters en flyers, in overleg, verspreiden bij andere clubs en kroegen. Dit zorgt voor meer naamsbekendheid onder de studenten en zo bereiken wij meer potentiële nieuwe leden. Verbondenheid met de zusterverenigingen Ons derde punt dat wij dit jaar willen realiseren, is meer verbondenheid met de zusterverenigingen van Ganymedes. Afgelopen jaar is het contact met UHSV Antheros (Utrecht), ASV Gay (Amsterdam), Vitruvian LGBT Studentenvereniging Tilburg, Outsite Homojongerenorganisatie (Delft) versterkt, wat in een erg gezellig zusjeskamp en -feest resulteerde. Toch willen wij de verbondenheid tussen Ganymedes en de zusjes dit jaar vergroten. Dit willen wij bereiken door meer gezamenlijke activiteiten te organiseren buiten het kamp en het feest om. Uiteraard zullen wij de zusjes dit jaar dus ook weer uitnodigen voor ons gala en willen we een gezamenlijke activiteit organiseren.
161
6
Het bestuur Het bestuur 2015-2016 van Ganymedes bestaat uit vier personen welke zes functies vervullen. Deze personen zullen de volgende functies vervullen: voorzitter, vicevoorzitter, secretaris, penningmeester, bestuurslid intern en bestuurslid extern. 168
Algemene taken en verantwoordelijkheden Hieronder staan de taken per functie. Het bestuur is als geheel verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de vereniging, de hieronder beschreven punten gelden alleen als richtlijn.
175
182
189
196
203
Voorzitter - Woordvoerder en publieke vertegenwoordiging van de vereniging - Coördinatie van bestuursleden - Voorzitten van de bestuursvergaderingen - Voorzitten van de algemene ledenvergaderingen Vicevoorzitter - Ondersteunen van de voorzitter bij het algemene beleid van de vereniging en andere overkoepelende zaken. - Overnemen van de taken van de voorzitter indien de voorzitter niet in staat is deze te vervullen. Secretaris - Notuleren van de bestuursvergaderingen - Notuleren van de algemene ledenvergaderingen - Bestandsbeheer - Ledenadministratie bijhouden - Interne communicatie - Beheer van het Ganymedes e-mailaccount - Nieuwsbrief schrijven Penningmeester - Beheer financiële administratie en beheer verenigingsrekening - Contactpersoon Kascommissie Bestuurslid intern - Contactpersoon voor locaties en borrels/activiteiten - Contactpersoon ledenpasjes - Verantwoordelijke voor commissies en disputen - Uitdragen bestuursbeleid naar de commissies en disputen
7
210
Bestuurslid extern - Onderhouden van (zakelijke) contacten met bedrijven en instanties - Het regelen van nieuwe zaken met partners en sponsoren: acquisitie - Opstarten en onderhouden van contacten met studentenverenigingen - Onderhouden van de communicatie naar potentiële leden, dus promotie, flyers en posters. - Contactpersoon CUOS - Beheer van de Ganymedes Facebookpagina, het Twitter-account en de Nestor-pagina
8
Intern beleid 217
Ganymedesavond Tijdens het jaar 2015-2016 zullen de Ganymedesborrels alsmede de -feesten plaatsvinden op donderdagavonden. Het is vooralsnog onduidelijk of alle activiteiten op donderdag zullen vallen.
224
Verloop ledenbestand Op het moment van schrijven bestaat de vereniging uit 187 leden en donateurs. Dit betekent dat Ganymedes nog steeds groeiende is en wij hopen het jaar 2015-2016 met een nog hoger aantal leden af te kunnen sluiten. Zoals eerder genoemd is dit niet ons hoofddoel dit jaar, maar kijkend naar de in het verleden behaalde resultaten rekenen wij wel op een lichte stijging. Jaar
Aantal nieuwe leden
Aantal continueren de leden
Aantal gestopt e leden
Totaal aantal leden
Totaal aantal ereleden
Totaal aantal alumni
Totaal aantal donateurs
Totaal aantal leden + donateurs
2008-2009
14
X
4
14
X
X
X
14
2009-2010
22
10
18
32
X
X
X
32
2010-2011
31
14
20
45
3
X
X
51
2011-2012
70
28
23
95
3
X
4
102
2012-2013
74
72
38
146
3
X
28
177
2013-2014
64
57
63
121
3
2
22
148
2014-2015
45
76
38
121
3
3
20
147
2015-2016*
37
115
5**
157
3
3
24
187
De bovenstaande tabel geeft een overzicht van het ledenbestand.
231
*Deze cijfers gaan over de periode vanaf de KEI-week 2015 (10-08-'15) tot moment van schrijven. ** Deze leden zijn in het huidige jaar (2015-2016) nog lid en moeten dus nog meegerekend worden voor het collegejaar. Deze leden worden aan het eind van het jaar uitgeschreven.
238
245
Algemeen beleid commissies De commissies zijn ook in het jaar 2014-2015 zeer actief geweest. De actieve leden hebben de vereniging goed vertegenwoordigd en we willen graag op deze voet verder gaan. Wij hebben echter een aantal veranderingen voor ogen met betrekking tot de structuur van de commissies. Deze structuur wordt onder het kopje “Overzicht commissies” verduidelijkt. Ten eerste kan een commissie slechts succesvol zijn indien enthousiaste leden zich opgeven en vol goede moed aan de slag gaan. Dit jaar is de aanmeldingsprocedure voor commissies enigszins veranderd. Geïnteresseerde leden kunnen hun voorkeuren met betrekking tot de commissies kenbaar maken op een inschrijvingsformulier tijdens de borrel of via de mail. Het 9
bestuur zal naderhand een definitieve indeling maken, zodat alle commissies voldoende gevuld worden.
252
259
266
Ten tweede hebben wij net als het VIe bestuur besloten om de contracten voor de web- en vertrouwenspersooncommissie te laten bestaan. De reden hiervoor is dat deze commissies met gevoelige informatie te maken hebben. Voor de overige commissies gelden richtlijnen die wij bij de eerste vergadering met de commissies zullen doornemen. Ten derde zullen wij ook dit jaar commissiekleding beschikbaar stellen voor de commissies. Alle commissies ontvangen hiervoor een bijdrage van de vereniging. Het is geen verplichting, maar naar onze mening is het erg belangrijk dat bepaalde commissies, zoals de PR-, de activiteiten-, de foto- en de feestcommissie, zichtbaar zijn. Zichtbaarheid draagt tevens bij aan de waardering die de commissies zullen ontvangen van leden. De leden weten precies wie ze kunnen complimenteren voor het organiseren van een goed feest of wie ze kunnen benaderen voor het maken van een leuke foto. Ook het bestuur zal een extra blijk van waardering geven aan de commissieleden door het organiseren van twee actieve-ledenborrels: één halverwege het jaar en één aan het einde van het jaar. Tenslotte wordt er van de commissies verwacht dat zij gedurende het jaar overdrachtsdocumenten gaan opstellen die aan het einde van het jaar kunnen worden overgedragen aan de opvolgende commissie. Het bestuur levert een standaardformat aan de commissies, waarin zij hun activiteiten, problemen en mogelijke oplossingen bijhouden. Op deze manier kunnen opvolgende commissies profiteren van kennis van voorgaande commissies én gaat er geen kennis verloren. Overzicht commissies Hieronder worden de commissies op alfabetische volgorde besproken.
273
280
Activiteitencommissie De activiteitencommissie zal net als afgelopen jaar zich slechts focussen op het organiseren van activiteiten. De activiteitencommissie zal zich dit jaar bezig houden met het organiseren van zeven grote activiteiten. Ook zal de activiteitencommissie gezamenlijk met de feestcommissie verantwoordelijk zijn voor de organisatie van de Kiezelweek. Indien er sprake is van een groot aantal commissieleden, zal een afvaardiging van beide commissies voldoende zijn om een Kiezelcommissie te vormen. Acquisitiecommissie De acquisitiecommissie zal, met ondersteuning van het bestuurslid extern, proberen zoveel mogelijk sponsoring binnen te halen. De informatiefolders met prijslijsten en de contracten zijn vorig jaar geheel vernieuwd, dus de acquisitiecommissie kan direct van start gaan.
287
Feestcommissie De feestcommissie zal zich komend jaar bezig houden met het organiseren van vijf spetterende feesten. Deze commissie is onder andere verantwoordelijk voor de organisatie van de Dies en het Eindfeest. Ook organiseert (een afvaardiging van) de feestcommissie gezamenlijk met (en afvaardiging van) de activiteitencommissie de Kiezelweek (zie activiteitencommissie). 10
294
301
Fotocommissie De fotocommissie zal dit jaar op dezelfde voet als vorig jaar verdergaan. Geïnteresseerden in fotografie kunnen zich aanmelden voor de commissie om foto’s te maken van activiteiten en borrels. Galacommissie De galacommissie is verantwoordelijk voor de organisatie van het gala van Ganymedes. De commissie draagt zorg voor het vinden van een locatie, het bedenken van het thema en verdere invulling van de avond. Gay Pride-commissie De Gay Pride-commissie is dit jaar niet actief, omdat Ganymedes niet mee zal loten voor een plek in de Canal Parade van de Amsterdam Gay Pride.
308
315
Introductiecommissie De introductiecommissie van 2015 is al druk bezig met de organisatie van het introductiekamp dat zal plaatsvinden in het eerste weekend van oktober. Tevens organiseert de introductiecommissie verscheidene introductieactiviteiten gedurende het jaar. Kascommissie De kascommissie controleert de penningmeester gedurende het jaar en vergadert een aantal keer per jaar, vaak samen met de penningmeester. De kascommissie doet verslag van hun controle tijdens de halfjaarlijkse-, de eindejaars- en de overdrachts-ALV. KEI-commissie De KEI-commissie is verantwoordelijk voor het organiseren van een KEI-week vol gezellige en spraakmakende activiteiten. Deze commissie start in maart en van commissieleden wordt verwacht dat ze aanwezig zijn gedurende de KEI-week.
322
Maatschappelijke commissie De maatschappelijke commissie is het afgelopen jaar erg actief geweest en wij hopen dat deze commissie dit jaar wederom veel zal bijdragen aan het maatschappelijke facet van Ganymedes.
329
PR-commissie De PR-commissie is verantwoordelijk voor de zichtbaarheid van Ganymedes. De PR-commissie bezoekt feesten en andere activiteiten om daar iedereen op de hoogte te brengen van het bestaan van Ganymedes.
11
336
343
Redactiecommissie De redactiecommissie is een commissie die dit jaar wordt ingesteld. De redactiecommissie is verantwoordelijk voor het uitbrengen van een tweemaandelijkse digitale nieuwsbrief. De commissie schrijft stukken over gedane activiteiten en bijgewoonde feesten, bedenkt verschillende columns en rubrieken en verwerkt ingezonden stukken voor de nieuwsbrief door leden of bestuursleden. Reiscommissie De reiscommissie zal dit jaar tweemaal een reis organiseren: één in de winter en één in de lente/zomer. Vertrouwenspersooncommissie Wij vinden een vertrouwenspersooncommissie onmisbaar voor een LGBT vereniging. Er zullen twee vertrouwenspersonen worden aangesteld (één man en één vrouw). Zij krijgen net als vorig jaar een eigen e-mailadres. Van de leden in de vertrouwenspersooncommissie wordt verwacht dat zij met enige regelmaat aanwezig zijn op borrels van Ganymedes.
350
Webcommissie De webcommissie zal dit jaar de vernieuwde website onderhouden. Er wordt in het begin van het bestuursjaar een nieuwe app en een online forum ontwikkeld. Op het moment dat de nieuwe app en het online platform in gebruik zijn genomen, zal de webcommissie ook deze media onderhouden. 357
364
371
378
Raad van Advies De Raad van Advies bestaat uit oud-bestuursleden die het huidig bestuur (gevraagd en ongevraagd) van advies dienen. Ook dit jaar zullen wij de expertise van de Raad van Advies goed kunnen gebruiken om toekomstige dilemma’s op te lossen. Disputen Vorig jaar is het eerste dispuut van Ganymedes opgericht. Ook dit jaar zullen wij leden aanmoedigen om een dispuut op te richten. De oprichting van een dispuut geschiedt schriftelijk en dient te worden goedgekeurd door het bestuur. Indien leden voornemens zijn een dispuut op te richten, kan het bestuur helpen met de formaliteiten die komen kijken bij de oprichting van een dispuut. Online platform en nieuwe app Dit jaar zal een online platform worden ontwikkeld die wordt gekoppeld aan een nieuwe app. Op deze manier kunnen zowel leden die meer gericht zijn op smartphones als leden die meer gericht zijn op computers te allen tijde bij alle informatie die de vereniging ter beschikking stelt. In het online platform, dat alleen is opengesteld voor leden, zullen alle foto’s en de nieuwsbrief worden gepubliceerd. Daarnaast zit er een forum en een chatfunctie in het platform. Alle activiteiten, feesten en andere belangrijke aankondigingen worden aangekondigd in de agenda van het platform. Nieuwsbrief De nieuwsbrief zal dit jaar worden uitgebreid en er wordt een speciale redactiecommissie voor ingesteld. Ook dit jaar zal de nieuwsbrief in digitale vorm verschijnen op de app en op het online platform. De nieuwsbrief zal om de twee maanden worden uitgegeven. Het voorwoord 12
385
wordt geschreven door de voorzitter. In de nieuwsbrief zullen verder verhalen en anekdotes worden geschreven door de redactiecommissie of leden over gedane activiteiten en feesten. Daarnaast kan de redactiecommissie andere ludieke of interessante rubrieken toevoegen, zodat de nieuwsbrief een waar genot wordt om te lezen. Ledenpasjes De ledenpasjes van het VIe bestuur zijn gemakkelijk in het gebruik en wij zullen deze in dezelfde vorm behouden. Door het grote ledenaantal is het wederom verplicht om de ledenpas te laten zien om korting te krijgen op drank in de stamkroegen.
392
Wanbetalers Het lidmaatschap zal, zoals geregeld in de statuten, namens de vereniging worden opgezegd tegen het einde van het lopende boekjaar indien leden na herhaalde aanmaningen de contributie niet betalen voor de deadline van 1 november. Deze leden zullen vanaf november geen gebruik (meer) kunnen maken van de korting op borrels.
13
Extern beleid 399
Verbondenheid met Groningen en verbondenheid met de zusjesverenigingen zijn twee uitgangspunten in ons beleidsplan die binnen het extern beleid passen. Om meer verbonden te zijn met Groningen zullen wij zelf meer prominent aanwezig moeten zijn in Groningen. Dit kan gedaan worden door contact op te zoeken met andere verenigingen in Groningen of mee te doen aan sportactiviteiten. 406
De verbondenheid met de zusjesverenigingen zal op een zelfde manier verkregen kunnen worden; door meer aanwezig te zijn. Meer communicatie en meer activiteiten samen organiseren zijn hierbij erg belangrijk. Vorig jaar is Ganymedes samen met de zusjesverenigingen UHSV Anteros (Utrecht), ASV Gay (Amsterdam), Vitruvian LGBT Studentenvereniging Tilburg, Outsite Homojongerenorganisatie (Delft) op kamp geweest. Dit was een groot succes. 413
Ook met LGBT organisaties buiten het zusterverband zal contact worden gezocht. Vorig jaar is St.Out uit Enschede bij ons op bezoek geweest. Komend jaar zullen wij ook contact zoeken met deze, en andere LGBT-organisaties.
420
427
434
441
Horeca Zolang Ganymedes nog niet beschikt over een eigen pand zijn we voor onze borrels en activiteiten afhankelijk van horecaondernemingen binnen Groningen. Dit jaar hebben de borrels 3 keer per maand plaats gevonden in De Kast en elke derde donderdag van de maand in Tram 13. De contracten met deze kroegen lopen af op 23 oktober. Wij zullen ons vanaf 4 september bezig gaan houden met de mogelijkheden wat betreft de kroegen en de verdeling van de avonden per kroeg. Ledenwerving Verbondenheid is de rode draad van ons beleid en daarom zullen we ons dit jaar voornamelijk richten op de ledenbinding en in mindere mate op de ledenwerving. Maar om een vereniging jong te houden – we zijn immers een studentenvereniging – zijn nieuwe leden nodig. Deze bieden nieuwe inzichten en zijn de toekomstige commissieleden en potentiële bestuursleden. Om de nieuwe leden te werven, hebben we een simpele doch effectieve aanpak: nieuwe gezichten aanspreken, informatie geven over de vereniging en voorstellen aan huidige leden. Over de jaren zijn al veel leden op deze manier bij onze vereniging aangesloten. Naast in persoon potentiële leden aanspreken, is de social media ook erg belangrijk. Vaak hoor je dat studenten Ganymedes hebben gevonden via het internet. Potentiële leden kijken vaak even naar de foto’s, bekijken de afgelopen activiteiten en zoeken de borreltijden en borrellocatie op. Tegenwoordig gaat dit gelukkig allemaal heel makkelijk. Ganymedes is een zeer actieve vereniging waar een grote verscheidenheid aan activiteiten wordt aangeboden. Uiteraard is het belangrijk dat dit beeld goed wordt weerspiegeld via social media. De website, Facebook, Instagram en Twitter moeten, om dit te kunnen bewerkstelligen, worden bijgehouden.
14
448
Voor Ganymedes zijn er twee belangrijke evenementen: de Kiezel- en de KEI-week. Tijdens deze twee weken draait alles om ledenwerving. Samen met de KEI-commissie trekken wij nieuwe leden naar onze locatie door leuke activiteiten te organiseren, feesten te geven en actief aanwezig te zijn op de evenementen van de KEI-week zelf, zoals de jaarlijkse KEI-parade.
455
Belangenverenigingen Het idee is om dit jaar meer activiteiten te organiseren met de verenigingen in Groningen zoals Dionysos, Cleopatra, Bernlef, NSG en Ichthus. Niet alleen zetten we Ganymedes meer op de kaart binnen Groningen door contact met andere verenigingen te onderhouden, ook zouden de activiteiten zo groter kunnen worden. Er kan worden gedacht aan een pooltoernooi, voetbalwedstrijden of een pubquiz net als vorig jaar. Met NSG en Ichthus is afgelopen jaar veel contact geweest. Er is met Ichthus een pubquiz georganiseerd, maar met NSG is het er nog niet van gekomen een activiteit te organiseren. Daar willen we dit jaar verandering in brengen. Aan het begin van het jaar zal er contact worden opgenomen met de nieuwe besturen van deze twee verenigingen om te peilen of zij deze interesse met ons delen.
462
Het doel van Amnesty International Studentgroup Groningen is ´to raise awareness for specific human rights´. Hier valt onder andere gelijkheid onder, iets wat in de LGBT gemeenschap niet altijd vanzelfsprekend is. Door Amnesty International Studentgroup Groningen te steunen en met deze groep activiteiten te organiseren, helpen wij onszelf ook.
469
476
Zusterverenigingen Met onze zusjes, UHSV Anteros (Utrecht), ASV Gay (Amsterdam), Vitruvian LGBT Studentenvereniging Tilburg en Outsite Homojongerenorganisatie (Delft) willen we dit jaar meer contact leggen. Het zusjeskamp was vorig jaar een succes en hier willen we op voortborduren. Het verbeteren van het contact willen we bewerkstelligen door vroeg in het jaar een ontmoeting plaats te laten vinden en de zusjes uit te nodigen voor een van onze wekelijkse borrels. De besturen van de zusterverenigingen hebben weliswaar (vanzelfsprekend) contact met elkaar, maar wij vinden het ook erg belangrijk dat de leden van de zustervereninigen onderling contact met elkaar hebben. Wij zijn dan ook van plan om samen met de zusterverenigingen activiteiten te organiseren waardoor ook de leden met elkaar in contact komen.
15
483
Sponsoring Sponsoring voor een vereniging vinden, is vaak een uitdaging. Met de acquisitiecommissie gaan we dit jaar ons best doen om de sponsoren binnen te halen. De ervaringen van de acquisitiecommissie van vorig jaar zijn meegenomen en verwerkt in het nieuwe plan voor de commissie. Zo willen we als bestuur intensiever contact houden met de commissie en samen langs bedrijven gaan. We zullen ons hierbij focussen op kleine bedrijven, omdat de ervaring ons heeft geleerd dat kleinere bedrijven sneller bereid zijn een vereniging te steunen dan de grotere concerns.
490
Onder sponsoring verstaan wij niet alleen het binnen halen van geld, maar we proberen ook kortingen voor de leden bij verschillende winkels, restaurants of sportscholen te regelen. Denk hierbij aan de sportschool MiBoSo, waar de Ganymedes-leden op vertoon van hun ledenpas gratis hebben kunnen sporten. Wij zullen proberen het contact met MiBoSo te onderhouden en voor de leden een zo goed mogelijke deal te maken.
16
497
Financiën Balans Hieronder staan de balansen per 25 september (overdracht Ve naar VIe bestuur) en 26 augustus 2015 (op het moment van schrijven de meest recente) vermeld. De balans van 1 september – de start van het boekjaar – is op het moment van schrijven nog niet klaar. Deze zal toegevoegd worden het het HALV-verslag.
504
Vooraf gedane uitgaven Het vorige bestuur heeft voor ons al een aanbetaling van € 300,- gedaan voor de kamplocatie van het introkamp. Deze valt onder ‘introkamp’ op de begroting die hieronder staat.
511
17
Begroting Opbrengsten 1 Contributie leden 2 Contributie donateurs 3 Contributie alumni 4 Vrienden van Ganymedes 5 Bijdrage Hanzehogeschool 6 Bijdrage Rijksuniversiteit Groningen 7 Sponsoring 8 Subsidies 9 Overige inkomsten 10 Reservering sponsoring 11 Reservering GayPride 2015 12 Reservering Camera 13 Reservering Dagreis 5 september 2016 14 Reservering Ouderdag 2016 15 Reservering Overdrachts ALV
2014-2015 Begroot Voorlopig resultaat € 6,055.00 € 5,460.00 € 665.00 € 875.00 € 80.00 € 60.00 € € 195.00 € € € € € 500.00 € € € € € 40.22 € 500.00 € 500.00 € 250.00 € 250.00 € 100.00 € 100.00 € € € € € € -
€ 8,150.00 €
2015-2016 Begroot € 6,055.00 € 945.00 € 60.00 € 180.00 € € € 500.00 € € 40.00 € € € € 200.00 € 150.00 € 100.00
7,480.22 € 8,230.00
Uitgaven 16 Activiteiten 17 Zusjesactiviteiten (voorheen: Zusjeskamp) 18 Sportactiviteiten 19 Feesten 20 Gala 21 Gay Pride 2015 22 Reizen 23 Dagreis 5 september 2015 24 Introweekend 25 Actieve leden borrel 26 Ouderdag 27 KEI-week 28 Kiezel 29 Online platform en app (voorheen: Digitale almanak) 30 Camera 31 PR-kosten (algemeen) 32 Commissieshirts (voorheen: Shirtjes commissies) 33 Relatiegeschenken 34 Bestuurskosten 35 Overdrachts ALV 36 Constitutieborrel 37 Ledenpasjes 38 Drukwerk 39 Bankkosten 40 Kamer van koophandel kosten 41 Internetkosten 42 Reservering Camera 43 Reservering Dagreis 5 september 2015 44 Reservering Toekomstige GayPride 45 Reservering Lustrum 46 Reservering Ouderdag 2016 47 Reservering Overdrachts ALV 48 Onvoorziene kosten (10%) 49 Overschot (toevoeging eigen vermogen)
2014-2015 Begroot Voorlopig resultaat € 900.00 € 565.61 € € € € € 400.00 € 247.52 € 360.00 € 311.84 € 750.00 € 290.81 € 750.00 € 392.55 € € € 400.00 € 305.35 € 80.00 € 109.24 € € € 750.00 € 649.87 € 160.00 € 66.80 € 550.00 € 435.60 € 170.00 € 149.00 € 240.00 € 489.96 € 200.00 € 227.36 € 100.00 € 38.12 € 440.00 € 440.28 € € € 470.00 € 469.78 € 250.00 € 251.78 € € 53.98 € 254.00 € 304.43 € € € 35.00 € 42.50 € € 50.00 € € 200.00 € € 250.00 € 150.00 € 250.00 € € 150.00 € € 100.00 € 740.90 € 478.64 € 0.10 € 159.20 € 8,150.00 €
2015-2016 Begroot € 810.00 € 200.00 € 200.00 € 480.00 € 360.00 € € 600.00 € 200.00 € 480.00 € 200.00 € 150.00 € 750.00 € 110.00 € 450.00 € € 200.00 € 250.00 € 100.00 € 440.00 € 100.00 € 550.00 € 100.00 € 70.00 € 320.00 € € 110.00 € 100.00 € € € 150.00 € € € 748.00 € 2.00
7,480.22 € 8,230.00
18
518
Verklaringen bij begrotingsposten Zowel de begrote bedragen als de voorlopige resultaten van 2014-2015 staan in de begroting. De voorlopige resultaten zijn op het moment van schrijven nog niet bekendgemaakt en goedgekeurd door de ALV.
Opbrengsten 525
1-3 Contributies Gebaseerd op 173 leden (bestaande uit 157 continuerende leden en 16 verwachte leden), 27 donateurs (bestaande uit 24 continuerende donateurs en 3 verwachte donateurs) en 3 alumni (bestaande uit 3 continuerende alumni). 4 Vrienden van Ganymedes Dit concept is door het VI e bestuur geïntroduceerd. Wij verwachten ongeveer hetzelfde bedrag te ontvangen.
532 5-6 Bijdrage Hanzehogeschool en Rijksuniversiteit Groningen Wij verwachten geen bijdrage van de Hanzehogeschool en Rijksuniversiteit Groningen. 7 Sponsoring Wij proberen om dit jaar € 500,- aan sponsorgelden te ontvangen. 539
8 Subsidies Wij verwachten geen subsidies te ontvangen. 9 Overige inkomsten Wij verwachten € 40,- aan rente op de spaarrekening te ontvangen.
546
13-15 Reservering Dagreis 2016, Ouderdag 2016, Overdrachts-ALV Door het VI e bestuur zijn een aantal reserveringen gemaakt die wij dit jaar zullen aanwenden voor de door hen aangewezen posten.
Uitgaven
553
16 Activiteiten De post activiteiten hebben wij begroot op € 810,- en is daarmee relatief groot op onze begroting. Wij vinden het belangrijk dat activiteiten dit jaar groots worden aangepakt en willen de eigen bijdrage van de leden zo laag mogelijk te houden. Het begrote bedrag is als volgt opgedeeld: 6 activiteiten à € 110,- en een kerstdiner à € 150,-. 17 Zusjesactiviteiten Wij streven ernaar om dit jaar meer te gaan ondernemen met onze zusterverenigingen. We hebben hiervoor dus € 200,- apart begroot.
560
18 Sportactiviteiten Wij streven ernaar om dit jaar aan diverse sportactiviteiten deel te nemen. We hebben hiervoor dus € 200,- apart begroot. 19
19 Feesten Wij zijn van plan om dit jaar 5 speciale feesten organiseren en daarvoor hebben we € 480,- begroot. Het begrote bedrag is als volgt opgedeeld: 3 feesten à € 80,- en de Dies en eindfeest à € 120,-. 567 20 Gala Vorig jaar had de galacommissie voldoende aan € 360,- om een mooi gala te kunnen organiseren, dus wij begroten net als het VIe bestuur € 360,- voor het gala.
574
21 Gay Pride Wij gaan niet proberen Ganymedes in te loten voor de Gay Pride, waardoor niets is begroot voor deze post. 22 Reizen Wij zijn van plan om tweemaal een korte reis te organiseren die vergelijkbaar is aan de reis naar Bremen van vorig jaar. De reis naar Bremen kostte ongeveer € 300,- en om die reden begroten wij €600,- voor twee reizen.
581
23 Dagreis 5 september 2015 Reservering gemaakt door het VI e bestuur. 24 Introweekend Vorig jaar heeft het introweekend ongeveer € 300,- gekost. Dit jaar gaan meer leden mee en begroten wij dus € 480,-.
588
595
25 Actieve leden borrel We zijn van plan om tweemaal een actieve leden borrel te houden waarvoor in totaal € 200,- is begroot. Vorig jaar is gebleken dat € 80,- onvoldoende is om een volwaardige borrel te organiseren voor de actieve leden. Daarom begroten wij tweemaal € 100,- voor twee actieve leden borrels te organiseren. 26 Ouderdag Er is een reservering gemaakt van € 150,- door het VI e bestuur. 27 KEI-week Om de KEI-week even succesvol te laten verlopen als afgelopen jaar, begroten wij wederom € 750,voor de KEI-week. Afgelopen jaar zijn de kosten van de KEI-shirts die de commissieleden, het huidig bestuur en het kandidaatsbestuur droegen in mindering gebracht op de post “commissieshirts”. Wij verwachten daardoor dit jaar een bedrag van € 750,- nodig te hebben.
602 28 Kiezel Vorig jaar is er ongeveer € 70,- uitgegeven aan de Kiezel in plaats van de begrote € 160,-. Om die reden begroten wij dit jaar minder voor de Kiezel.
20
609
616
29 Online platform en app (voorheen: Digitale almanak) De digitale almanak wordt vervangen door een nieuwe app. Voor de ontwikkeling van het online platform, de app en een eventuele korte verlenging van het contract van de Socie app tijdens de transitieperiode is € 450 begroot. Hier zit tevens een iDEAL abonnement en de licentie bij inbegrepen. 30 Camera Wij verwachten dat we dit jaar geen nieuwe camera hoeven aan te schaffen. Hiervoor is dus niets begroot. 31 PR-kosten (algemeen) Aangezien het vorig bestuur veel promotiemateriaal heeft ingekocht, hebben wij deze post lager begroot.
623
630
32 Commissieshirts (voorheen: Shirtjes commissies) Wij vinden het belangrijk dat commissies zichtbaar zijn en daarom willen wij een bijdrage leveren in de commissieshirts. Afgelopen jaar waren er 29 verschillende leden actief bij de vereniging. Ervan uitgaande dat er een aantal leden is dat geen commissieshirt wil, begroten wij een bijdrage van € 10,per commissieshirt. In totaal verwachten wij aan 25 leden een commissieshirt te kunnen overhandigen, wat resulteert in een begroot bedrag van € 250,-. 33 Relatiegeschenken Dit zijn de geschenken die worden gegeven bij de constitutieborrels. Afgelopen jaar zijn veel relatiegeschenken niet gedeclareerd, waardoor het resultaat een stuk lager is uitgevallen dan begroot. Dit jaar begroten wij dus wederom € 100,-. 34 Bestuurskosten Wij begroten net als het VI e bestuur € 440,- aan bestuurskosten.
637
644
35 Overdrachts ALV Reservering door het VI e bestuur. Deze post omvat de kosten van koffie en thee tijdens de ALV en een drankje voor de leden na de ALV. 36 Constitutieborrel Voor het VIe bestuur was het (onder andere door de gestegen bierprijzen) onhaalbaar om een constitutieborrel te organiseren voor € 440,-. Wij begroten daarom dit jaar € 550,- voor de constitutieborrel. 37 Ledenpasjes Er moeten nieuwe ledenpasjes worden besteld. Deze kunnen per 100 stuks worden besteld, waardoor € 100,- wordt begroot.
651
38 Drukwerk Deze post bestaat uit printkosten van bestuursleden en het printen van posters.
21
39 Bankkosten Deze post bestaat uit maandelijkse kosten voor ING à € 45 per kwartaal en het boekhoudprogramma à € 11,50 per maand. Aangezien het VIe bestuur extra incassokosten moest betalen, begroten wij € 320,-. 658 40 Kamer van koophandel kosten Wij verwachten geen kosten die verbonden zijn met de KvK.
665
41 Internetkosten Om het nieuwe online platform te kunnen realiseren is een grotere hosting nodig die ongeveer € 95,per jaar kost. Tevens dient de hosting op naam van Ganymedes of een Ganymediaan om te worden gezet, hetgeen ongeveer € 15,- kost. In totaal worden de internetkosten dus begroot op € 110,-. 42 Reservering Camera Aangezien wij geen nieuwe camera kopen, reserveren wij € 100,- voor een nieuwe camera voor een volgend bestuur.
672
45 Reservering Lustrum Wij hebben dit jaar geen lustrum en begroten hier dus niets voor. Wel maken we een reservering van € 150,- voor het volgende lustrum. 48 Onvoorziene kosten (10%) Wij begroten 10% onvoorziene kosten (standaard).
679
49 Overschot (toevoeging eigen vermogen) Om onze doelen te kunnen realiseren, hebben wij besloten volledig gebruik te maken van de opbrengsten en een overschot van slechts € 2,- te begroten.
22
