Voortgangsrapport 31 januari 2010 Beleidsdomein CJSM - Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen (ASCW)
Vooraf In dit voortgangsrapport beperken we ons tot een bespreking van de items die in het actieplan “Administratieve vereenvoudiging en kwaliteitsvolle regelgeving” van het ASCW dd. 13 oktober 2008 voorkomen onder de noemer ‘analyse van nulmeting en vereenvoudigingssuggesties’ en de ‘lopende vereenvoudigingsprojecten (in 2008)’ die niet in het voortgangrapport 2009 zijn opgenomen als ‘afgerond’. De berekening van de vereenvoudigingen in 2009 gebeurde op basis van de gegevens in het Eindrapport Administratieve Lastenmeting van het domein Cultuur, Jeugd, Sport en Media. Deze verschillen op een aantal punten van de nulmeting ASCW - eindrapport in het kader van het pilootproject administratieve lastenmeting 2007-2008 (zie het eindrapport CJSM voor meer info).
Vereenvoudigingen 2009 1.
Decreet sociaal-cultureel volwassenenwerk
Zie actieplan 3.1.1.c) Het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen maakt een leidraad op voor beleidsplan en voortgangrapport. Na de huidige beleidsplanperiode zal het agentschap de manier waarop de subsidies worden verantwoord evalueren. Project: Vereenvoudiging van handelingen gericht op ‘het behoud van de subsidie’. Dit werd door het ASCW vertaald in: − het opmaken van een leidraad ter ondersteuning van de opmaak van het beleidsplan − een evaluatie van de manier waarop subsidies verantwoord worden Status: − leidraad: deze actie wordt geannuleerd. Door de laatste decreetwijziging worden nog weinig eisen gesteld aan het beleidsplan. Het is in de eerste plaats een instrument van de organisatie zelf. Een leidraad is dan ook niet zinvol. − verantwoording subsidies: lopend. In 2009 kregen alle organisaties een visitatiecommissie over de vloer. Begin 2010 gebeurt een evaluatie van de verschillende verantwoordingsmechanismen (visitaties, voortgangsrapporten, begrotingen, financiële verslagen). Deze zullen worden besproken met de minister. Impact (kwalitatief): niet van toepassing Impact (kwantitatief): niet van toepassing
2.
Criteria voor het uitreiken van attesten aan jeugdwerkers
Zie actieplan 3.1.2.f)
De opmerkingen i.v.m. de attesten voor kadervorming worden opgevolgd in het kader van het rapport ‘Samen vereenvoudigen’. Hierover zijn afspraken gemaakt tussen de Dienst Wetsmatiging en het Agentschap SociaalCultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen.
Project: Vereenvoudiging van procedure attesten kadervorming. Status: Lopend. Dit is een permanente opdracht voor de afdeling Jeugd. Hoewel de procedure voor het aanvragen van een attest voor animator jeugdwerk grotendeels autonoom wordt bepaald door de erkende landelijke georganiseerde jeugdverenigingen, heeft de afdeling Jeugd volgende acties ondernomen om de procedures duidelijker te maken: De procedure voor het behalen en het aanvragen van een attest wordt scherpgesteld en gecommuniceerd. Daarbij wordt aandacht besteed aan de afbakening van de rol van de Vlaamse overheid en van de erkende landelijke georganiseerde jeugdverenigingen in deze procedure. De Vlaamse overheid wil een verbintenis aangaan dat alle aanvragen meteen (binnen de 30 werkdagen) behandeld worden. De erkende landelijke georganiseerde jeugdverenigingen worden gesensibiliseerd over administratieve lasten en de kosten die gepaard gaan met informatie die zij opvragen. Deze sensibilisering gebeurt via bestaande overlegmomenten tussen de Vlaamse overheid en de erkende landelijke georganiseerde jeugdverenigingen. Administratieve lasten worden opgenomen als thema bij visitaties bij de erkende landelijke georganiseerde jeugdverenigingen: tijdens de gesprekken worden de procedures voor het behalen en aanvragen van een attest animator jeugdwerk toegelicht, waarna de visitatiecommissie tips geeft om deze procedures administratief eenvoudiger te maken. In 2009 werden de criteria slechts geactualiseerd. De aanpassing was doelbewust beperkt omdat er op termijn een grondige herziening is gepland die rekening houdt met evoluties in het kader van het competentiegericht denken (EVC).
Impact (kwalitatief): De actualisering van de regelgeving heeft geleid tot een meer heldere tekst betreffende de procedures. Samen met de continue sensibilisering omtrent de administratieve lasten van de verenigingen zelf (t.o.v. de deelnemers), kan men ervan uitgaan dat daardoor ook minder fouten gebeuren bij het uitvoeren van deze procedures. We vermoeden een tijdsbesparing van 10% bij een aantal administratieve handelingen (opstellen en laten goedkeuren vormingsprogramma, invullen aanvraagformulier vormingen, opstellen stageverloop en –evaluatie).
Impact (kwantitatief): Dit resulteert in een besparing van 57.815,79 euro (7,5% van de administratieve lasten voor de attestenregeling).
3.
Decreet lokaal jeugdbeleid
Zie actieplan 3.1.3 b) en c) Het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen heeft op dit terrein reeds een sterke vereenvoudiging doorgevoerd. Het zal nog onderzoeken in welke mate visitaties de omstandige voortgangsrapporten kunnen vervangen. Bovendien realiseert het agentschap vanaf 2009 extra ondersteuning bij
de opmaak van het jeugdbeleidsplan door de verspreiding van gemeentelijke gegevens via de website www.cijferboek.be. Op deze website worden de resultaten van een gemeentelijke enquête weergegeven en zullen gemeenten hun eigen prestaties op vlak van jeugdbeleid kunnen vergelijken met andere gemeenten.
Projecten: − faciliteren van de opmaak van het jeugdbeleidsplan: aanbieden van een algemene gemeentelijke profielschets op www.lokalestatistieken.be (een samenwerking met de Studiedienst van de Vlaamse Regering) en van gegevens over het jeugdbeleid in een gemeente op www.cijferboek.be. − onderzoeken in welke mate visitaties voortgangsrapporten kunnen vervangen
Status: − aanbieden van informatie: afgerond (driejaarlijks te herhalen) − evaluatie visitaties: dit project werd geannuleerd. Sinds de aangepaste regelgeving werd ook de rapportering sterk vereenvoudigd. De verantwoordingsnota’s zijn op dit ogenblik alles behalve omstandig.
Impact (kwalitatief): − Op www.lokalestatistieken.be kan een gemeentelijke profielschets worden gedownload. De gemeentelijke jeugddienst vindt hierin waardevolle informatie voor de algemene situatieschets (eerste hoofdstuk van het jeugdbeleidsplan). Op www.cijferboek.be kan elke geïnteresseerde gegevens van de eigen gemeente terugvinden over de organisatie van het jeugdbeleid (jeugddienst, verzelfstandiging, intergemeentelijke samenwerking), het lokale jeugdverenigingsleven, de jeugdraad en het jeugdbeleid (financiële en materiële ondersteuning, jeugdinfrastructuur en –ruimte, jeugdinformatie). De website biedt bovendien de mogelijkheid om gemeenten onderling te vergelijken en te benchmarken t.o.v. andere gemeenten. Het aanreiken van deze informatie vereenvoudigt de opmaak van het driejaarlijkse jeugdbeleidsplan, biedt bouwstenen ter ondersteuning van het beleid en reikt interessante cases en voorbeelden aan uit andere gemeenten.
Impact (kwantitatief): − 10% van de tijd die nodig is voor het opmaken van het driejaarlijkse jeugdbeleidsplan: dit betekent een reductie van de administratieve lasten met 34.853 euro (2,8% van de administratieve last verbonden aan het decreet lokaal jeugdbeleid).
4.
Decreet lokaal cultuurbeleid
Zie actieplan 3.1.4 b) en c) Het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen heeft op dit terrein reeds een sterke vereenvoudiging doorgevoerd. Vanaf 2009 biedt het extra ondersteuning bij de opmaak van het cultuurbeleidsplan door de verspreiding van gemeentelijke gegevens via de website www.cijferboek.be. Op deze website worden de resultaten van een gemeentelijke enquête weergegeven en zullen gemeenten hun eigen prestaties op vlak van cultuurbeleid kunnen vergelijken met andere gemeenten.
Project: faciliteren van de opmaak van het cultuurbeleidsplan: aanbieden van een algemene gemeentelijke profielschets op www.lokalestatistieken.be (een samenwerking met de Studiedienst van de Vlaamse Regering) en van gegevens over het cultuurbeleid in een gemeente op www.cijferboek.be.
Status: aanbieden van informatie: afgerond (driejaarlijks te herhalen)
Impact (kwalitatief): * Op www.lokalestatistieken.be kan een gemeentelijke profielschets worden gedownload. De gemeentelijke cultuurdienst vindt hierin waardevolle informatie voor de algemene situatieschets * Op www.cijferboek.be kan elke geïnteresseerde gegevens van de eigen gemeente terugvinden over de organisatie van het cultuurbeleid (verzelfstandiging, intergemeentelijke samenwerking, …), het lokale culturele verenigingsleven, de cultuurraad en het cultuurbeleid (financiële en materiële ondersteuning, informatie en communicatie). De website biedt bovendien de mogelijkheid om gemeenten onderling te vergelijken en te benchmarken t.o.v. andere gemeenten. Het aanreiken van deze informatie vereenvoudigt de opmaak van het zesjaarlijkse cultuurbeleidsplan, biedt bouwstenen ter ondersteuning van het beleid en reikt interessante cases en voorbeelden aan uit andere gemeenten.
Impact (kwantitatief): 10% van de tijd die nodig is voor het opmaken van het zesjaarlijkse cultuurbeleidsplan: dit betekent een reductie van de administratieve lasten met 3.272 euro (0,6% van de totale administratieve lasten van het decreet lokaal cultuurbeleid).
5.
Decreet jeugdverblijfcentra
Zie actieplan 3.1.6 a) en b) Het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen dringt er bij de minister op aan om het decreet op de jeugdverblijfcentra aan te passen.
Project: aanpassing decreet jeugdverblijfcentra Status: In 2009 werd het decreet op de jeugdverblijfcentra niet aangepast. Minister Smet heeft een evaluatie en aanpassing wel opgenomen in de regelgevingsagenda voor 2010.
Impact (kwalitatief): Niet van toepassing Impact (kwantitatief): Niet van toepassing
6.
Circusdecreet
Zie actieplan 3.1.8. b) Het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen werkt een aanvraagformulier en een leidraad voor het jaarverslag tegen dat het decreet en uitvoeringsbesluit van kracht zijn.
Project: uitwerken van aanvraagformulieren en leidraden voor rapportering Status: Lopend/ afgerond wat betreft aanvraagformulieren; nog niet wat betreft formulieren voor financieel en werkingsverslag. Impact (kwalitatief): Een gestandaardiseerd aanvraagformulier betekent voor de aanvrager een vereenvoudiging. Het maakt duidelijk welke informatie wordt verwacht en in welke vorm. Impact (kwantitatief): Een tijdsbesparing van 10% voor het indienen van het subsidieaanvraag. Dit betekent een vermindering van de 1 administratieve lasten verbonden aan dit decreet met 5,9% (-6.338 euro).
7.
Algemene projectvoorstellen
Zie actieplan 3.2.1. Binnen het beleidsdomein CJSM wordt gewerkt aan de ontwikkeling van een Centraal Identificatie Bestand. Via het CIB worden alle identificatie- en contactgegevens van de organisaties en personen waarmee het ministerie een relatie onderhoudt centraal beheerd. Deze gegevens worden zoveel mogelijk opgevraagd uit de Verrijkte Kruispunt Bank voor Ondernemingen (VKBO) respectievelijk de Verrijkte Kruispunt Bank voor Personen (VKBP). Dit zijn authentieke gegevensbronnen die door CORVE ter beschikking gesteld worden. Van zodra deze toepassing actief is, kan ze worden ingezet om formulieren e.d. te vereenvoudigen. Project: Centraal Indentificatie Bestand Status: Afgerond. Het CIB is in gebruik. Impact (kwalitatief): Het CIB heeft als gevolg dat minder vaak onjuiste contactgegevens worden gebruikt en dat contactgegevens minder vaak moeten worden opgevraagd (cf. aansluiting op VKBO en VKBP).
1
Dit bedrag is berekend op basis van de administratieve lasten, zoals opgenomen in de tabellen in het eindrapport. Ondertussen is het reglement vervangen door een decreet. Op basis hiervan is er een vermindering met 4.628 euro (5,6% van het decreet).
Impact (kwantitatief): De besparing kan niet worden berekend.
Zie actieplan 3.2.2. Het agentschap zal telkens een bepaalde regelgeving wordt herzien, alle informatieverplichtingen stelselmatig aan een onderzoek onderwerpen. Project: Status: In 2009 werden geen decreten gewijzigd. Impact (kwalitatief): niet van toepassing Impact (kwantitatief): niet van toepassing
Zie actieplan 3.2.3. Het agentschap zal haar medewerking blijven verlenen aan het Formulierenproject van de Dienst Wetsmatiging. Binnen de sectoren waar nog geen sjablonen voor handen zijn voor de aanvraag en/of verantwoording van een bepaalde subsidie worden deze ontwikkeld (zie ook hierboven). Project: Ontwikkelen van formulieren met een kwaliteitslabel van de Dienst Wetsmatiging Status: Lopend. Door de lancering van de nieuwe website van het ASCW zijn alle aanvraagformulieren eenvoudig terug te vinden. De meeste formulieren zijn opgemaakt volgens de standaard van de Dienst Wetsmatiging. Impact (kwalitatief): Impact (kwantitatief):
Administratieve lasten van het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen op 31 december 2009.
In 2009 werden administratieve vereenvoudigingen geboekt voor 102.279,16 euro. Zie tabel voor een overzicht van de verschillende deeldomeinen.
wijzigingen 2009 decreet lokaal jeugdbeleid decreet lokaal cultuurbeleid circusdecreet kadervorming jeugd totaal
34.852,86 3.272,46 6.338,05 57.815,79 102.279,16
Deze vereenvoudigingen vertegenwoordigen een vermindering van de administratieve lasten die worden opgelegd door (regelgeving die wordt uitgevoerd door) het ASCW met 1,55%. Toegevoegd aan de verminderingen in de periode 2005-2008 bereikt het ASCW een vereenvoudiging met 28,43%.
AL 2005 AL 2007 AL 2008 AL 2009 vermindering 2009 % vermindering 2009 9.325.088,06 6.616.011,55 6.775.987,54 6.673.708,38 102.279,16 1,55%
totale vermindering
Reductiedoelstelling Voorlopig kan de reductiedoelstelling van 33% behouden worden. In het volgende voortgangsrapport zal het realiteitsgehalte geëvalueerd worden. De doelstelling van het ASCW is uitzonderlijk hoog in vergelijking met andere entiteiten. Indien een aantal lopende acties kan worden afgewerkt en een aantal geplande acties nog wordt opgestart is de doelstelling haalbaar.
28,43%
