Waardenboek. Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen

Waardenboek Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen

Woord vooraf Beste collega’s, De Vlaamse overheid schuift vier kernwaarden voorop: betrouwbaarheid, klantvriendelijkheid, voortdurend verbeteren en samenwerken. Wat betekenen die waarden voor ons Agentschap? Hoe kleuren ze onze werking en geven ze invulling aan missie en visie? Veel organisaties leggen gelijkaardige of zelfs dezelfde waarden vast. Dat is op zich niet erg. Wat wel belangrijk is, is dat organisaties zich onderscheiden op het niveau van de invulling van deze waarden. Wat betekent deze waarde in het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk en hoe beleven we ze? Daarin wil ik het verschil maken met andere organisaties die ons omringen. In welke waarde staan we sterk en in welke waarde komen we nog even tekort? Hoe vullen we een waarde dagdagelijks in? Welk gedrag toont een concrete waarde? We hebben, met zijn allen, deze oefening gemaakt: in vijf werkgroepen, in telkens meerdere en geanimeerde sessies. De input is erg rijk geworden en we gaan er verder mee aan de slag. De input is hertaald, naar actieve zinnen en concrete gedragsvormen. Om toonbaar en tastbaar te maken: dit zijn de waarden waarvoor we staan en hoe we ze vorm geven. Vorm geven, nu en in de toekomst. Het zijn dus niet allemaal vastgelegde of geconstateerde gedragingen – als een chroniqueur die door de gangen waart en neerschrijft wat hij ziet. Ongetwijfeld lees je ook veel streefwaarden, concrete invullingen waar we naar toe willen groeien. Het waardenboek is zo ook een koesterboekje geworden. Dat je nu en dan weer bovenhaalt, zelf herleest, bediscussieert of je collega’s op aanspreekt (maar eerst jezelf). Ik denk dat je er geen waarde in leest waar je het niet eens mee kunt zijn: daarvoor is de input en de oefening te goed en te grondig geweest. Mocht het toch zo zijn, dan weerhoud ik je niet je zwarte viltstift boven te halen en te schrappen. Al nodig ik je eerder uit je fijne pen te nemen en aantekeningen en suggesties te noteren, voor jezelf en je collega’s. Het boekje biedt inspiratie om iedereen, individueel ertoe aan te zetten sterk en bewust het DNA van onze organisatie vorm te geven, om te groeien naar een “waardevolle” organisatie. Met vriendelijke groet, An Vrancken Administrateur-Generaal

De missie en visie, reden van bestaan en waarop we inzetten Het Agentschap werkt om een rijk en divers sociaal-cultureel leven in Vlaanderen mogelijk te maken. We zitten in een unieke positie om als uitvoerder van het beleid aanwezig te zijn in alle aspecten van de beleidscyclus. We zetten in op heldere decreten, juiste beleidsdoelstellingen, effectieve subsidietoekenningen en een efficiënte afhandeling…: adequate instrumenten om het beleid gestalte te geven. Wat de Vlaamse overheid vooropschuift in haar doelstellingen voor de grote organisatie, laten we volop doorwerken in onze entiteit. We gaan vooruit in onze opdracht t door de juiste mensen aan te werven, met kennis en visie; en door de mensen juist in te zetten, te motiveren en hun deskundigheid voluit uit te spelen. Al snel voel je doorheen deze missie en visie dat, willen we onze opdracht met succes vervullen, het niet alleen gaat om wat we doen, maar ook om hoe we het doen.

De waarden: hoe we het doen (ons DNA) Als organisatie rekenen we op medewerkers die technisch beslagen ter ijs komen, maar vooral ook medewerkers die in team kunnen werken, die betrouwbaar zijn, die willen vooruitgaan, zaken (en zichzelf) verbeteren en die open staan voor de klant. Dit zijn de vier waarden samenwerken, betrouwbaarheid, voortdurend verbeteren en klantvriendelijkheid. Dit is niet enkel wat we doen – subsidies verstrekken en regelgeving controleren -, maar vooral hoe we het doen. Het wat en hoe, brengen ons dichter bij ons doel: sterk sociaal-cultureel werk, voor jong, minder jong en oud.

De belangrijkste waarden De basis: de deontologische code en de waardegebonden competenties in jouw functiebeschrijving De twee funderingen waarop dit waardenboek bouwt zijn de deontologische code en de 4 waardegebonden competenties die in de code staan en in ieders functiebeschrijving. We verwachten van iedere ambtenaar (en iedere ambtenaar mag van zijn collega verwachten) dat hij of zij handelt in lijn met de deontologische code en deze waarden. De code moedigt aan om na te denken over wat het betekent integer te werken volgens de waarden van de Vlaamse overheid en over de concrete toepassing daarvan in de dagelijkse werkpraktijk. Dus, concreet: hoe doe je dat? Hoe zorg je ervoor dat je betrouwbaarheid duidelijk is, hoe verbeter je jezelf en je werk, hoe kan je samenwerking uitdiepen – of, hoe werk je echt samen en propageer je het niet enkel, hoe sta je open voor de vragen en verwachtingen van het kabinet, de organisatie, steunpunten (dit zijn, onze klanten aan het loket) zonder uit je eigen rol te vallen? Zoals we jou een Word-opleiding of een cursus Basisbeginselen financieel management aanbieden om je technische competenties aan te scherpen en beter je job te beheersen, pakken we ook met trainingen en dit project rond het waardenboek door op de waardegebonden competenties. Niet enkel een goede en bij de tijdse technische kennis is belangrijk voor je job. Van even groot belang is hoe je job samen met je collega’s oppakt en aanpakt.

Waarden vergen net zo training, discussie en debat, bijscholing en heropfrissing… net als je technische bagage rond wetgeving, subsidiestelsels, begroting. Traject: -

In 2010 waren er de dilemmatrainingen rond de deontologische code van de Vlaamse overheid en de invulling van het Agentschap in een eigen deontologische code. Deze deontologische code vormt de basis van je handelen. Het is goed ze geregeld opnieuw ter hand te nemen. Elk jaar is er jouw plannings- en evaluatiegesprek. Het is het moment om niet enkel je doelstellingen in kaart te brengen, maar ook je technische en waardegebonden competenties onder de loep te nemen: zit ik op schema?. Waardenboek, koesterboek. We zetten nu een stap verder met de organisatie om de waarden sterker te laten doorleven in het Agentschap. We vroegen jullie na te denken hoe je concreet een waarde vorm geeft, in het gedrag en werk van alledag.

Verdere evolutie Sommige collega’s herinneren zich misschien nog een tijd waarin er geen functiebeschrijvingen waren, noch planningsgesprekken. Toen die er kwamen, bleven ze vaak vastzitten in wat technisch van jou verwacht werd. Stilaan werden ze verrijkt met de waardegebonden competenties: niet alleen in wat ze doet, maar ook in hoe ze het doet, maakt een organisatie het verschil. Op die waardegebonden competenties gaat dit Waardenboek door: om ervoor te zorgen dat het karakter van ons Agentschap verder gevormd wordt. We doen dit dus op basis van de vier waarden die in ieders functieprofiel staan. Ondertussen evolueert de Vlaamse overheid verder door. Vanuit de ervaring met de 4 waardegebonden competenties werkt men aan de opbouw van een vernieuwd competentieboek. De waarden worden verfijnd: klantvriendelijkheid wordt klantgerichtheid, betrouwbaarheid slaat vooral op verantwoordelijkheid nemen (en niet afschuiven), voortdurend verbeteren is innoveren en tegelijk jezelf ontwikkelen. Zo wil de Vlaamse overheid groeien naar een open en daadkrachtige organisatie, die wendbaar is om op nieuwe uitdagingen in te spelen en het vertrouwen waard is.

Het is geen bijbeltje, er zijn inderdaad risico’s Tijdens de oefening kwamen, niet onverwacht en terecht, pijnpunten naar boven. In je werk ben je afhankelijk van anderen. In de verschillende werkgroepen, ingedeeld volgens functiegroepen, werden voorwaarden opgeworpen: hoe kan ik mijn afspraken nakomen, als de afspraak niet helder en duidelijk getimed is door mijn rechtstreekse baas? Hoe kan ik nog goed overkomen bij een organisatie, als die bij het onthaal niet juist werd doorverwezen? Ik wil heel loyaal inspringen voor een zieke collega, maar het zou fijn om naar een meer eerlijke werkverdeling te kijken. … Het zijn maar enkele voorbeelden.Er zijn duidelijke en terechte verwachtingen ten aanzien van ieders functie en verantwoordelijkheid. In de werkgroepen werd een aantal invullingen voorlopig “geparkeerd”. Hier werken we verder op door. Onder andere door in dit waardenboek ook waardeninvullingen op te nemen binnen elke groep die niet louter door de functiegroep zelf zijn aangegeven.

Tegelijk kan het gedrag niet voorwaardelijk zijn of blijven. Door de waarden concreet in te vullen worden ook verhoudingen en verwachtingen ten opzichte van elkaar scherper. Dit waardenboek voedt dus ook de discussie. Een risico is dat we met het waardenboek een discussie kunnen voeden, die bewust verlammend werkt. Maar dat is toch niet het opzet? Laat duidelijk zijn, de discussie willen we voeren om als organisatie vooruit te gaan.

Doe-boek Ga gerust verder aan de slag met dit waardenboek. In het rood, met de losse hand, bijgeschreven geven we u alvast verdere suggesties.

BASIS VOOR SAMENVATTENDE ILLUSTRATIE

Functiebeschrijving

Mijn / ons werk

Handboek

Planning

Tips collega’s Betrouwbaarheid Opleiding

Deontologische code

Computerkennis Klantgerichtheid Wetgeving

Dit waardenboek

Waardegebonden competenties

Technische competenties

Voortdurend verbeteren

Begroting Samenwerken Sector

Ik

… En mijn collega’s Openheid / Daadkracht / Vertrouwen/ Wendbaarheid

Betrouwbaarheid DEFINITIE Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg …). Betrouwbaarheid is afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen.

IN DE PRAKTIJK Voor allen        

Ik doe wat ik zeg en ik zeg wat ik doe. Ik zeg ook wat ik niet doe. Ik handel naar de gemaakte afspraken. Ik zeg duidelijk wanneer informatie vertrouwelijk is en met vertrouwelijke informatie ga ik zelf zorgvuldig om. Ik ben stipt, in tijd en in de inhoud van de afspraken. Collega’s die ziek uitvallen of onverwacht afwezig zijn, kunnen op mij rekenen. Maak ik een fout. Dat kan. Kom ik er niet voor uit. Dat kan niet. Ik signaleer problemen en suggereer tegelijk oplossingen.

Stafmedewerker      

Krijg ik een vraag die niet tot mijn deskundigheid of mijn taak behoort, dan verwijs ik efficiënt door. Ik handel gelijk, in gelijke omstandigheden. Vertrouwelijke informatie behandel ik vertrouwelijk. Ik geef enkel informatie door die mag doorgegeven worden. Ik handel kritisch maar ten allen tijde constructief. Overwegingen breng ik in vanuit mijn deskundigheid, en ik draag argumenten aan. Ik communiceer op een open manier, ik luister actief, stel vragen en kader. Spreek ik collega’s aan op hun verantwoordelijkheid, dan richt ik me steeds op verbetering.

Beleidsmedewerker  

Ik ben in mijn adviezen politiek neutraal en correct ten aanzien van iedereen. Ik zorg ervoor dat er geen discussie of twijfel is over hoe de regelgeving te interpreteren valt.

    

Op procedures kleef ik een timing en verantwoordelijkheden. Werkinstrumenten zijn helder en transparant. Ik geef proactief feedback over formele en informele contacten met externen, zoals het kabinet, steunpunten, organisaties… In mijn debrief over contacten met kabinet kader ik ook duidelijk zowel de politieke als de ambtelijke aandachtspunten. Een beleidsadvies onderbouw ik met argumenten en maak ik evenwichtig door pro’s en contra’s op te sommen. Een afspraak maak ik breed gedragen.

Dossier- en gegevensbeheerder  

Ik plan in functie van interne en externe deadlines en ik haal die deadlines ook. Het is de basis waarop ik vertrouwen bouw. Ik verzeker het vertrouwelijk karakter van gegevens. Ik speel vertrouwelijk gegevens niet uit, in niemands voordeel.

Dossierbehandelaars     

Ik benader organisaties en besturen op dezelfde en objectieve manier, en zorg voor de juiste werkmethoden hiervoor. Ik maak mezelf bewust van mogelijke, subtiele vooroordelen. Ik besteed de grootste zorg aan de subsidieberekening en laat correct uitbetalen. Ik reken en reken na. Ik ga na en toets af of toegeleverde informatie correct is. Ik sta scherp op het respecteren en halen van de deadlines en termijnen.

Administratief ondersteuners en onthaal      

Ik ben bereikbaar en zorg ervoor dat anderen overnemen als ik er niet ben. Ik organiseer het mee zo dat telefoons altijd een antwoord krijgen. Ik ben de vraag voor en zorg dat basiswerkmateriaal steeds voor handen is. Een foutje of vergetelheid zet ik snel en goed recht. Ik geef informatie correct, helder en volledig door, gericht aan de juiste persoon. Ik zorg ervoor dat ons contact met klanten het visitekaartje vormt van de organisatie.

Leidinggevenden    

Ik geef gelijke aandacht aan iedereen. Ik wijs vragen niet af, ik maak er tijd voor en doe moeite om de vraag juist en volledig te begrijpen. Ik zorg met leidraden, heldere afspraken en gedocumenteerde richtlijnen voor lijn in het werk. Het zorgt er mee voor dat ik dossiers, organisaties en medewerkers gelijkwaardig beoordeel.

        



Ik deel informatie. Ik kaart problemen aan. Kaart een medewerker een probleem aan, dan bespreek ik het, zonder wachten, op de juiste plek (individueel, binnen het team, staf of directiecomité). Ik zet het voorbeeld. Ik neem het op voor mijn medewerkers en ik neem ook mijn deel van de verantwoordelijkheid op als er fouten gebeuren. Ik erken snel en open mijn eigen fouten in het werk. Ik maak altijd het kader waarbinnen beslissingen worden genomen, duidelijk. Ik waak er hierbij over dat de rol van de politiek en de rol van de administratie worden geduid. Ik geef uitgebreid, correct en zakelijk feedback over gesprekken met het kabinet en de belangrijkste externe stakeholders. Ik onthou me hierbij van gekleurd commentaar. Ik waak over timing en procedures: niet enkel over de opvolging en uitvoering ervan, maar ook of ze voldoende helder en gedocumenteerd zijn en blijven. Ik voed geen verhalen uit de wandelgangen en ik sluit er de deur voor door feitelijk en correct zelf te communiceren.

Leden van het directiecomité   

Ik garandeer maximale transparantie en objectiviteit bij aanwervingen en bevorderingen Ik ben loyaal tegenover mijn medewerkers en doe niet aan paraplu politiek, ook niet als dat betekent dat ik dan zelf de vlaag vang Ik wacht niet tot dingen escaleren alvorens ze aan te pakken

Tentenherstellers     

Ik hecht groot belang aan stiptheid. Ik ben op tijd op het werk en ik voer het werk stipt uit. Onze klanten kunnen rekenen op onze inzet, correct gedrag en vlot afhandelen van hun vragen. Ik schuif werk of fouten niet af op collega’s. Ik zorg voor orde en netheid op de werkvloer. Gebruikte materialen en gereedschap leg ik terug op de juiste plaats. Ik zorg voor juist en nauwkeurig telwerk bij ontleningen.

Mijn top 3 van betrouwbaarheid (die ik zie voor mezelf)   

………………………………….. ………………………………….. …………………………………..

Voortdurend verbeteren DEFINITIE De maatschappij verandert steeds sneller. Daarom is het noodzakelijk om ons voortdurend aan te passen aan betere werkmethoden en aan nieuwe behoeften. We moeten nieuwe ontwikkelingen opvolgen en bereid zijn om open te staan voor veranderingen. We willen het steeds beter doen. Vlaamse overheidsmedewerkers hebben het recht maar ook de plicht om hun kennis en vaardigheden via vorming bij te werken. Zo garandeert de Vlaamse overheid een adequate uitvoering van al haar taken.

IN DE PRAKTIJK Voor allen           

Ik sta open voor aanmerkingen. Ik vraag zelf om feedback. Ik weet dat fouten er zijn voor lessons to be learned. Ik deel kennis en gebruik ook de tools om die te delen (DMS, Yammer, docu-cel, …) Ik kijk positief aan tegen vorming en opleidingen. Verplichte opleidingen hebben hun waarde en ik zoek zelf naar gerichte opleiding. Wat ik leer in vorming pas ik ook toe in mijn werk. Ik leer van mijn collega’s en ga ten rade bij hen. Ik ben kritisch maar bovenal constructief. Ik toon me bereid om gewoontes en gangbare manieren van werken los te laten. Ik lees en herlees het waardenboek ;-). Ik lees de muurkrant en vierkrant. Ik informeer mezelf.

Stafmedewerker     

Ik blijf gericht bij, door opleiding en kennisdelen. Ik pas nieuwe kennis toe, en durf ook mijn werkmethoden om te gooien. Reactief en proactief, handel ik oplossingsgericht. Ik reik nieuwe werkmethodes aan, om blijvend kwaliteit te verbeteren. Voor kritische opmerkingen die ik opvang, formeel of informeel, is er mogelijk een verbetervoorstel te formuleren.

Beleidsmedewerkers       



Ik evalueer, tijdig en (zelf)kritisch. Bij evaluaties weeg ik inzet af tegenover resultaat. Voor een voorstel tot verbetering zoek ik naar draagvlak. Een decreet is niet in beton gegoten en durf ik in vraag stellen. Ik ben attent om wijzigingen in het beleid voor te stellen of positief aan mee te werken. Leertrends en evoluties in de sector ontsnappen niet aan mijn aandacht. Ik maak tijd om doel, inzet en strategie af te wegen. Ik ben gedreven en durf, om een opdracht omwille van haar maatschappelijk rendement door te zetten. Ik deel kennis, via persoonlijke contacten, via overleg, via de tools.

Dossier- en gegevensbeheerders    

Ik documenteer mijn eigen werk, zodat het voor anderen inzichtelijk wordt. Ik wil niet vast geraken in routine. Voor wat ik niet weet, ga ik zelf eerst op zoek naar antwoorden. Vind ik een antwoord, dan deel ik die kennis.

Dossierbehandelaars       



Ik sta open voor nieuwe ideeën en structuren en nieuwe werktools. Ik geef nieuwe inzichten door. Ik ben leergierig over (beleids)thema’s die we opvolgen. Nieuwe evoluties in de sector volgen we op. Ik leer van collega’s en hun ervaring(en) en ik ben hierin ook onbevooroordeeld: iedereen legt zijn eigen accenten in zijn werkwijze. Ik zorg samen met de collega’s dat er tijdig tijd en ruimte is voor discussie en visieontwikkeling. Mijn planningsdocument geeft richting maar om te evolueren durf ik ook taken opnemen die er niet expliciet in verwoord zijn. Ik doe suggesties voor opleidingen, individueel of voor het team. Er zijn dagtaken, weektaken, maandtaken, jaartaken en ad hoc opdrachten: aan discussie en visieontwikkeling hecht ik evenveel waarde als aan administratieve routine. Ik maak er tijd voor.

Administratief ondersteuners   

Ik kijk met open blik aan tegen de invoering van nieuwe werksystemen. Bij een probleem neem ik zelf het initiatief om tot oplossingen te komen. Bij een probleem schat ik de ernst van de situatie in en handel overeenkomstig.

 

Ik zorg voor hulpmiddelen die mijn dagelijkse werk ondersteunen. Ik geef oplossingen aan. Leer ik iets nieuws dan deel ik het ook spontaan met collega’s.

Leidinggevenden              



Ik coach om medewerkers zelfredzaam te maken en zich te ontplooien. Ik bied medewerkers kansen en vrijheid. Ik ben kritisch tegenover onze werkmethoden en voor mezelf, en zet mijn medewerkers tot hetzelfde aan. Ik deel kennis. Ik stimuleer medewerkers om vorming en opleiding te volgen en ik maak er bewust tijd voor in hun planning. Ik hou vast, zeker als het nodig of nuttig is om tot een goede oplossing te komen. Ik schaaf mijn leidinggevende capaciteiten voortdurend bij en gebruik hiervoor onder meer de input van PLOEG, vormingen en mijn BUE. Ik stimuleer binnen het team en / of de afdeling een open leerhouding. Ik betrek alle medewerkers om verbetervoorstellen te formuleren. Ik herken en erken de talenten en competenties van eenieder en schakel hen daar ook op in. Ik overdenk en bespreek goed en grondig prioriteiten. Ik zorg in alles voor draagvlak. Ik laat tijd, en plan die tijd ook duidelijk in voor het team, om het grotere verhaal te kennen en om visie en strategie te blijven aanscherpen. Ik kijk vooruit: wekelijks, maandelijks, jaarlijks. Slechts nieuws breng ik snel, eerlijk en open, gericht op de feiten.

Leden van het directiecomité  

Ik geef alle collega’s kansen om naar buiten te treden, ik sta er niet op constant zelf het ‘gezicht’ van de organisatie te zijn. Ik schat elk voorstel van medewerkers naar waarde.

Tentenherstellers    

Ik denk met collega’s na over de inrichting van de loods, om vlotter te kunnen werken. Bij een probleem overleg ik en wegen we samen de voorgestelde oplossing af. Ik vraag aan een collega hoe hij het zou aanpakken. Ik motiveer mezelf en de collega’s.

Mijn top 3 om voortdurend te verbeteren   

………………………………….. ………………………………….. …………………………………..

Klantgerichtheid DEFINITIE De klanten een klantgerichte en professionele dienstverlening garanderen. Dit houdt in dat Vlaamse ambtenaren klantencontacten hoffelijk afhandelen en dossiers snel en efficiënt afleveren.

IN DE PRAKTIJK Voor allen         

Het onthaal van bezoekers laat ik vriendelijk en correct verlopen. Op tijd zijn is alvast een belangrijk ingrediënt. Ik neem telefoons over bij afwezigheid van een collega. Bij eigen afwezigheid, kort of lang, zorg ik ervoor dat collega’s op de hoogte zijn en de klant bij hen terecht kan; ik stel een vakantieboodschap in, ik maak mijn elektronische agenda beschikbaar en vul hem aan Ik hanteer een heldere taal, steeds aangepast aan de ontvanger Vriendelijkheid, kalm, beleefd en betrokken… zijn in alle communicatievormen mijn houding Ik ben bereikbaar bij thuiswerk. Wil ik ongestoord doorwerken, spreek ik dat vooraf duidelijk af. Favoritisme is me vreemd. Ik heb en toon inlevingsvermogen in de situatie van de klant Ik handel binnen de duidelijk afgesproken deadlines. Bij niet vastgelegde termijnen geef ik steeds een antwoord binnen een redelijke termijn. In piekperiodes blijf ik overzicht houden en vergeet niet te communiceren om geen ongenoegen te wekken bij klanten

Stafmedewerker   

Ik sta open voor vragen van de klant en beantwoord iedere vraag, binnen een redelijke termijn. Ik geef aan wanneer er (nog) niet kan gecommuniceerd worden. Ook bij drukke agenda of tijdsdruk blijf ik vriendelijk en positief communiceren.

Beleidsmedewerkers    

Met leidinggeven en kabinet maak ik duidelijke afspraken wie, wat wanneer communiceert naar buiten. Ik geef assertief aan wat kan binnen een bepaalde tijdspanne. Ik ben betrokken op het werkveld. Ik bereid standpunten intern voor en zorg voor afspraken erover, alvorens extern engagementen worden aangegaan.

Dossier- en gegevensbeheerder  

Ik zorg voor juiste en up-to-date informatie op de website. In de briefwisseling hanteer ik eenvoudige en duidelijke taal

Dossierbehandelaars     

Ik verwijs niet onnodig door. Ik ga na of ik de vraag van de klant goed begrepen heb en gekaderd. Ik duid de klant de grenzen van mijn eigen rol; ik overschrijd die grenzen niet, maar ik perk ze ook niet in. Ik hou de redelijkheid van antwoordtermijnen goed in het oog. Streng, maar rechtvaardig. Ik breng de situatie van de klant, de eigen rol en de verantwoordelijkheid van de organisatie in evenwicht.

Administratief ondersteuners    

Ik garandeer mee dat tijdens de afgesproken uren en volgens het afgesproken rooster het onthaal er steeds is. Een beller verbind ik door met de juiste collega.. Briefwisseling blijft nooit liggen maar gaat snel zijn weg. Aan logistieke vragen geef ik tijdig gevolg.

Leidinggevenden        

Ik respecteer zelf en bewaak deadlines. Ik toets, informeel of formeel en gestructureerd, de noden van onze klant af. Ik pas eventueel de werkplanning in functie ervan aan. De conclusies van het klantentevredenheidsonderzoek geven richting aan onze actieplannen. Ik hecht het grootste belang aan de factor tijd (in de zin van tijdig en voldoende) en beleid en beslissingen mee te delen en toe te lichten. Ik handel proactief ten aanzien van onze organisaties: ik organiseer toelichtingen, consultaties… Ik verwacht me aan vragen en bereid ze voor. Geen klant heeft, ongemotiveerd, voorrang op de ander; ik behandel elke klant gelijk naar gelijke omstandigheden. Ik communiceer duidelijk over de manier van werken en behandelen. Ik zorg dat beslissingen gemotiveerd worden.

Leden van het directiecomité   

Ik zorg er mee voor dat beslissingen van het directiecomité eenduidig gecommuniceerd worden zodat medewerkers duidelijk en tijdig geïnformeerd zijn. Ik doe inspanningen om met de ministers en hun agenda mee te denken. Ik wil voldoende ‘aanspreekbaar’ zijn, letterlijk en figuurlijk. Als medewerkers naar mij toestappen luister ik oprecht, zo onbevangen en onbevooroordeeld mogelijk.

Tentenherstellers    

Ik ben behulpzaam bij het afwerken van ontleningen. In de piekperiode steek ik een tandje bij. Veiligheid van onze klant is aandachtspunt nummer 1. Ik zorg er mee voor dat de klant duidelijk geïnformeerd wordt over de uitleenafspraken en het gebruik van het materiaal. Ik communiceer helder, tijdig en volledig met collega’s over vragen van de klant, zodat de dienstverlening optimaal verloopt.

Mijn top 3 om de klant beter van dienst te zijn   

………………………………….. ………………………………….. …………………………………..

Samenwerken DEFINITIE Is ijveren voor een aangename werkomgeving, waarin mensen op een professionele manier hun taken uitoefenen. Hierbij spelen de eigenschappen: collegialiteit, klantvriendelijkheid, open communicatie over entiteiten en cellen heen, open dialoog en een opbouwende sfeer om de beoogde resultaten te bereiken, inlevingsvermogen, solidariteit met collega’s, leidinggevenden en Vlaamse overheid in het algemeen.

IN DE PRAKTIJK Voor allen        

Ik hou mijn elektronische agenda correct, volledig en tijdig bijgewerkt. Bij thuiswerk ben ik bereikbaar, per e-mail en telefoon. Ik reageer open op veranderingen en pas zo nodig mijn eigen planning aan. Ik toon interesse in waar mijn collega’s mee bezig zijn of wat hen bezig houdt. Ik praat niet neerbuigend over collega’s, de organisatie, de stakeholders. Ik stel anderen niet in een slecht daglicht. Ik besef dat resultaat gevonden wordt in samenwerken. Ik spreek mijn verwachtingen ten aanzien van collega’s uit; ik geef ook mijn eigen grenzen aan. Ik breng begrip op voor ieders werkgewoonten, levensstijl, levensfase, karakter, werkcapaciteiten. Ik groet de collega’s.

Stafmedewerkers    

Ik waak er mee over dat we efficiënt en doelgericht vergaderen. Ik pas me aan en reageer flexibel op veranderingen, ook al doorkruist het mijn planning en agenda. Ik heb in overleg oog voor ieders standpunt of mening en anticipeer op een positieve wijze. Taakverdelingen stem ik goed af, rekening houdend met eigen sterktes en zwaktes en die van anderen.

Beleidsmedewerkers   

Ik stel het gezamenlijk doel voorop, en handel ernaar. Ik bouw mee aan een gezamenlijk verhaal, ook in het beleid, en zoek naar concrete projecten om dit vorm te geven. Ik zoek de samenwerking met de sector en beleidsmakers en leggen die ook vast in afspraken.

Dossier- en gegevensbeheerder    

Ik hou collega’s op de hoogte en zorg voor transparantie in mijn werkzaamheden. Ik spring een overbelaste collega bij. Ik toon appreciatie voor de behaalde resultaten van een ander. Ik deel spontaan opgedane kennis.

Dossierbehandelaars   

Ik ontdek ieders eigen talenten. Ik neem initiatief om het team dichter bij elkaar te brengen. In de dossierbehandeling zet ik persoonlijk moeilijke relaties op zij.

Administratief ondersteuners    

Ik licht collega’s in over veranderingen in het onthaal, logistiek beheer, etc. Ik hou me stipt aan de afspraken omtrent permanentie aan het onthaal. Ik ga met de onthaalcollega’s in het bijzonder vriendelijk en respectvol om. Bij pieken of groot werk, spring ik spontaan bij.

Leidinggevenden       

Ik wissel informatie uit, binnen en buiten mijn team. Ik zoek het overleg met andere teams. Ik laat ieder in zijn waarde. Ik verdeel het werk evenwichtig, naar verantwoordelijkheid en verwachtingen, rekening houdend met ieders draagkracht en competenties. Ik werk voortdurend aan samenwerken en teamgeest. Ik geef vertrouwen. Bij delegeren communiceer ik duidelijk en volledig. Ik formuleer de verwachtingen concreet. Ik integreer opgedane expertise van andere teams in de eigen werking.

Leden van het directiecomité

  

Ik scherm mijn entiteit niet af voor samenwerking omwille van een machtsdenken. Ik sta open voor actieve samenwerking. Ik verdeel taken en opdrachten zo optimaal mogelijk. In de organisatie heeft ieder zijn plaats, als mensen zijn we allemaal gelijk, ik toon interesse in elke mens achter onze medewerkers.

Tentenherstellers     

Ik maak goede afspraken en ik hou me aan gemaakte afspraken. Ik stel me collegiaal op, ben hulpvaardig en toon respect voor het werk van een ander. Ik sta mee ervoor in dat we onderling goed communiceren. Ik sta mee ervoor in dat takenpakketen goed worden afgesproken en gelijkwaardig zijn. Ik leer collega’s kennen en hou rekening met hen, zodat samenwerking vlot op gang komt, werkt en loont.

Mijn top 3 in samenwerken   

………………………………….. ………………………………….. …………………………………..

Colofon Waardenboek, Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen, 2014 Dit waardenboek kwam tot stand door een brede samenwerking binnen het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen. Het project kadert in de organisatieontwikkeling van het Agentschap waar wordt ingezet op organisatiecultuur en goed gevormde medewerkers die het verschil maken, individueel en als team. Het project kwam tot stand via de voorzet van de Diensten van de Administrateur-Generaal, workshops per functie waaraan voluit werd deelgenomen door mensen uit de twee afdelingen en een natraject met conclusies en eindredactie. Werkten mee: Richtingaangever: An Vrancken, Administrateur-generaal Kader: Deontologische code van de Vlaamse overheid, Bestuurszaken Projectleiders: Machteld Aelbrecht en Yanick Bos Moderatoren workshops: Stephanie Vermeiren, Ria Van Herck, Joost Van Haelst, Erik Desmedt, Machteld Aelbrecht, Yanick Bos Deelnemers workshops: Sofie Taghon, Mia De Smedt, Marieanne Van Hijfte, Hilde Van Dyck, Lieve Roelandt, Martine Servranckx, Jeannine Peeters, Karen Callens, Marie-Madeleine Lievens, Riet Plevoets, Christophe Cooreman, Wouter Van den Driessche, Erik Van Cauter, Yves De Backer, Hakim Aboulakil, Machteld De Smedt, Sarah Meys, Barbara Beausaert, Arent Maes, Veerle Vogelaere, Sarah Beernaert, Lieve Van Cutsem, Hanna Martens, Emily Ghekiere, Anne De Ridder, Didier L’Homme, Agnes Janssens, Ben Van Moer, Lies Verbesselt, André De Coster, Robin Scheers, Rudy Goens, Stefaan Van Casteren, Kris Vanachter, Ella Kalkowska, Jean Van Asshe, Pascal Roosen, Marc Soetaers, Tina Boriau, Annie D'Hondt, Johan Huts, Huguette Van Kerckhove, Lucio D'Amires, Jelle Van Opstal, Claudine De Baets, Tom Heyvaert, Rita Swings, Agnes Vandermeulen, Ghislaine Timmermans, Ilka De Jonghe, Claudine Verhoeyen, Lieve Bergen, An Vanderdonckt, Seppe Dams, Gerda Van Roelen, Janne Vermeesch, Lieve Caluwaerts, Andy Vandervoort, Katia De Vos, Maarten Vandekerckhove, Trees De Bruycker, Ann Vandenbussche, Christine Bussche, Krista Van Santen, Johan Van Gaens, Geert Roelandts Redactieteam: An Vrancken, Erik Desmedt, Machteld Aelbrecht, Yanick Bos Redactie en eindredactie: Lieven Boelaert Illustratie (copyright): Vormgeving: Druk: Dit boekje is door zijn specifieke inhoud en totstandkoming onvervreemdbare eigendom van het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk. Het laat zich niet kopiëren. Het staat u uiteraard vrij als andere organisatie om er u op te inspireren. We appreciëren het als u deze bron van inspiratie vermeldt. Wijzelf hebben met interesse gekeken naar het Waardenboek van GO! Onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap.