Vaststellen subsidiereglement voor jeugd(werk) Hoofdstuk 1 – Algemene bepalingen Artikel 1 Voor een termijn aanvang nemend op 1 januari 2014 en eindigend op 31 december 2019 en binnen de perken van de jaarlijks in het budget voorziene en goedgekeurde kredieten, een subsidie te verlenen ter bevordering en ondersteuning van het particuliere, lokale jeugdwerk en ter bevordering van de ontplooiing van individuele jongeren wonend in de gemeente Stekene. Artikel 2 Dit kaderreglement is van toepassing op volgende doelgroepen: - De verenigingen of groepen van 2 of meer personen die werkzaam zijn in het vrijwillig jeugdwerk en die een werking ontwikkelen ten bate van de Stekense jeugd (jeugdvereniging), kunnen een subsidie aanvragen volgens de voorwaarden die in dit kaderreglement zijn opgenomen - Een jongere wonend in Stekene kan voor bepaalde onderdelen in het reglement een individuele subsidie aanvragen volgens de voorwaarden die in dit kaderreglement zijn opgenomen (individuele jongere) Artikel 3 Onder "jeugdwerk" wordt verstaan: "De groepsgerichte sociaal‐culturele activiteiten op basis van niet‐commerciële doelen voor en/of door de jeugd van 6‐25 jaar, die daaraan deelneemt op vrijwillige basis, in de sfeer van de vrije tijd, onder educatieve begeleiding. Men moet openstaan voor iedereen die deel kan uitmaken van de doelgroep, er mag geen discriminatie zijn op basis van ideologische, filosofische of religieuze strekking. De initiatieven mogen niet in hoofdzaak sport‐ of onderwijsactiviteiten tot doel hebben." Artikel 4 Dit kaderreglement voor subsidies voor jeugd(werk) verdeelt de gemeentelijke subsidies voor jeugd(werk) in 10 afdelingen, hiërarchisch gestructureerd als volgt: Deel 1 Subsidies in functie van het jeugdwerk Afdeling Titel 1 Subsidies voor brandveiligheid 2 Subsidies voor kadervorming 3.1 Startsubsidie voor beginnende jeugdwerkinitiatieven 3.2 Erkenningsubsidie 4 Werkingssubsidie 5 Subsidies voor milieuacties 6 Subsidies voor jeugdvakanties 7 Subsidies voor kampvervoer 8 Subsidies voor projecten 9 Verfraaiingssubsidies 10 Subsidies voor energiekosten Deel 2 Investeringssubsidies Artikel 5 Alle subsidieaanvragen gebeuren jaarlijks door middel van daartoe door het college ter beschikking gestelde aanvraagformulieren en dit ten laatste op 15 september van elk jaar, tenzij anders vermeld in het reglement. Artikel 6 Het op de begroting voorziene bedrag kan aangewend worden voor de subsidies voor jeugd(werk) op basis van het werkjaar dat loopt van 1 september X‐1 tot en met 31 augustus X (hierna afgekort tot ‘werkjaar’)
Gemeenteraadsbesluit van 26 november 2013 – Bekendmaking op website 16 januari 2014
Artikel 7 De subsidies aan instellingen in verband met jeugdwerking worden berekend volgens de modaliteiten in de deelreglementen van dit kaderreglement en mogen het begrotingskrediet niet overschrijden. Artikel 8 Wanneer onjuiste gegevens aanleiding gaven tot uitbetaling of wanneer de subsidies niet besteed werden aan het doel waarvoor ze werden toegekend, kan het College het uitgekeerde bedrag terugvorderen in toepassing van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige subsidies. Gebeurlijke geschillen over de aanvragen, worden door het college beslecht. De aanvrager wordt hiervan in kennis gesteld. Een door het gemeentebestuur van Stekene gemachtigde ambtenaar heeft inzagerecht in de ledengegevens van iedere vereniging. Hoofdstuk 2 – De deelreglementen DEEL 1 – SUBSIDIES IN FUNCTIE VAN HET JEUGDWERK AFDELING 1 – SUBSIDIE BRANDVEILIGHEID JEUGDLOKALEN Artikel 9 Gemeente Stekene voorziet in een subsidie voor de controle en het onderhoud van brandveiligheidsmateriaal (brandblusapparaten, noodverlichting,…), keuring van de elektrische installatie en het bijhouden van een veiligheidsregister inzake brandveiligheid. Artikel 10 Binnen de subsidieberekening wordt onderscheid gemaakt tussen acties (jaarlijks) uitgevoerd door het gemeentebestuur en acties uitgevoerd door de jeugdvereniging. Artikel 11 De subsidie voor brandveiligheid wordt als volgt berekend: Acties vanuit het gemeentebestuur - Jaarlijkse controle en onderhoud van de brandblusapparaten, noodverlichting en pictogrammen - 5‐jaarlijkse (of jaarlijks bij verhuur lokalen) keuring van de elektrische installatie Bovenstaande acties worden 100% gesubsidieerd. Het betreft een subsidie aan jeugdverenigingen met eigen lokalen niet in eigendom van gemeente Stekene. Acties vanuit de jeugdvereniging Opmaak en onderhoud van een veiligheidsregister dat ter plaatste wordt bewaard en ter inzage ligt van de veiligheidsdiensten. Het veiligheidsregister bevat minstens volgende documenten: - Keuringsattesten van gasinstallatie en elektrische installatie - Een draadschema en situatieplan van de elektrische installatie - Verzekeringspolissen: burgerlijke aansprakelijkheid en brand (jeugdhuis ook objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing) - Grondplan van de lokalen - Evacuatieplan - Regelmatig bijgehouden logboek van de eigen controle inzake brandveiligheid (brandmelders, noodverlichting, staat van de lokalen,…) De map wordt jaarlijks bij de subsidieaanvraag ingediend bij de gemeentelijke jeugddienst. Voor een map die aan de voorwaarden voldoet ontvangt de vereniging een subsidie van 100 EUR. AFDELING 2 – SUBSIDIE VOOR KADERVORMING Artikel 12 Elke individuele aanvrager die op 1 september van het werkjaar minimum 16 jaar oud is, die actief is in het (erkend) particulier of gemeentelijk jeugdwerk te Stekene en/of wonend in de gemeente Stekene en die op datum van aanvraag voldoet aan onderstaande criteria, kan een subsidie ontvangen voor kadervorming Artikel 13 Kadervorming is de samenhangende opleiding en begeleiding van de verantwoordelijke en toekomstig verantwoordelijke personen die belast zijn met het animeren en begeleiden van jeugdwerkinitiatieven.
Gemeenteraadsbesluit van 26 november 2013 – Bekendmaking op website 16 januari 2014
Artikel 14 We onderscheiden twee types van kadervorming: 1. Erkende kadervorming leidt tot een attest animator, hoofdanimator, instructeur of hoofdinstructeur in het jeugdwerk en wordt georganiseerd door landelijk jeugdwerk erkend door de Afdeling Jeugd van de Vlaamse Gemeenschap (erkenningsnummer) 2. Reguliere kadervorming is niet als dusdanig erkend door de afdeling Jeugd van de Vlaamse Gemeenschap en leidt niet tot een attest animator, hoofdanimator, instructeur of hoofdinstructeur in het jeugdwerk. Belangrijk is dat deze vorming nuttig is voor het ‘kader’ dat belast is met het animeren en begeleiden van jeugdwerkinitiatieven Artikel 15 De aanvrager mag voor dezelfde kadervorming geen subsidie ontvangen van een andere gemeente, de door het college aangeduide ambtenaar is gemachtigd dit te controleren Artikel 16 De aanvraag moet betrekking hebben op opleidingen gevolgd in het geldende werkjaar Artikel 17 De opleiding omvat minstens 3 uur en het inschrijvingsgeld per opleiding bedraagt minstens 12 euro Artikel 18 De aanvraag voor subsidies voor kadervorming omvat minstens volgende gegevens: - Bankrekeningnummer waarop de subsidie mag worden overgemaakt en eventueel naam en adres van gevolmachtigde personen; - Rijksregisternummer van de aanvrager; - Kopie van het bewijsstuk van betaling aan de inrichtende vereniging; - Aanwezigheidsattest waaruit blijkt dat de opleiding volledig werd bijgewoond, ondertekend door de verantwoordelijke organisator van de opleiding; - Indien de aanvrager actief is in een Stekense jeugdvereniging (gemeentelijk of particulier) omvat de aanvraag ook een ondertekende verklaring van de verantwoordelijke van een Stekense jeugdvereniging waarin vermeld wordt dat betrokkene in het aanvraagjaar deelgenomen heeft aan de activiteiten. Artikel 19 Maximum 10 % van het in de begroting voorziene budget wordt voorzien voor kadervorming. Wanneer het totaal bedrag van de aanvragen de 10 % overschrijdt, wordt het bedrag per aanvraag proportioneel verminderd. Artikel 20 Het gemeentebestuur betoelaagt deelname aan kadervorming als volgt: 1. De aanvrager is niet actief binnen een erkende Stekense jeugdvereniging (gemeentelijk of particulier), maar is wonend op het grondgebied van de gemeente: er wordt maximum 50% van het inschrijvingsgeld per opleiding, met een maximum van 75 euro per persoon per jaar betoelaagd; 2. De aanvrager is actief binnen een erkende, Stekense jeugdvereniging (gemeentelijk of particulier): er wordt maximum 75% van het inschrijvingsgeld per opleiding, met een maximum van 100 euro per persoon per jaar betoelaagd. Een verklaring van de voorzitter/hoofdbegeleider van het betrokken jeugdwerkinitiatief geldt als bewijsstuk. Een tweede of volgende opleiding van dezelfde aanvrager binnen hetzelfde werkjaar wordt betoelaagd voor zover werd voldaan aan alle eerste aanvragen. Artikel 21 Overschotten worden verder verdeeld onder volgende afdelingen. AFDELING 3.1 – STARTSUBSIDIE VOOR BEGINNENDE JEUGDWERKINITIATIEVEN Artikel 22 Jeugdwerkinitiatieven, gevestigd en met haar werking hoofdzakelijk op grondgebied Stekene, die in het werkjaar hun werking opstarten en minstens drie maanden werking achter de rug hebben kunnen eenmalig een startsubsidie voor beginnende jeugdwerkinitiatieven aanvragen. Artikel 23 Goedgekeurde aanvragen geven recht op een subsidie van 200 euro. De vereniging wordt erkend als ‘opstartend jeugdwerkinitiatief’. De vereniging kan in die hoedanigheid hun kandidatuur stellen voor de jeugdraad en kan aanspraak maken op materiële ondersteuning. De vereniging heeft echter niet dezelfde rechten als erkende verenigingen wat betreft financiële ondersteuning binnen het kaderreglement.
Gemeenteraadsbesluit van 26 november 2013 – Bekendmaking op website 16 januari 2014
Artikel 24 Bij de aanvraag als opstartend jeugdwerkinitiatief moet bijgevoegd worden: - polis van verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen; - indien de vereniging over eigen lokalen beschikt ook een kopie van de polis brandverzekering; - ondertekende intentieverklaring dat de vereniging beoogt een vaste werking op te bouwen; - een werkingsverslag waarin het doel, de doelgroep, de communicatiekanalen, de leden‐ en begeleidergegevens alsook een overzicht van de werkingsdagen staat beschreven; - eventuele andere bijlagen die aantonen dat de vereniging al drie maanden werking heeft. AFDELING 3.2 – ERKENNINGSUBSIDIE Artikel 25 Elke particuliere jeugdvereniging, behalve een jeugdhuis, welke minstens 1 jaar werking achter de rug heeft (uiterlijk op 31 augustus van het werkjaar), kan erkend worden door het college van burgemeester en schepenen indien het een kwaliteitsverbetering van de samenleving nastreeft door het vervullen van een of meer van de volgende functies: - Ontmoeting - Permanente groepsvorming - Spel en recreatie - Creativiteit - Amateuristische kunstbeoefening - Vorming - Kadervorming - Dienstverlening - Werken aan maatschappelijke en politieke veranderingen Artikel 26 De erkenning ‐ jaarlijks aan te vragen ‐ geeft recht op een erkenningssubsidie van 400 euro Artikel 27 Bij de aanvraag tot erkenning moet bijgevoegd worden: - Naam en adres van het jeugdwerkinitiatief. Ze is gevestigd en organiseert activiteiten op het grondgebied Stekene; - Handtekening van twee verantwoordelijken van de jeugdvereniging; - Een kopie van de polissen voor burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen en brandverzekering (indien men over een eigen lokaal beschikt); - Lijst met namen, adressen, geboortedata, telefoonnummers en/of emailadressen van de kaderleden (leiding, bestuur). Minstens 2/3 van de bestuursleden is op datum van de aanvraag jonger dan 30 jaar; - Een jaaroverzicht van de activiteiten: er worden minstens 12 activiteiten (eigen aan de werkvorm) per jaar ingericht; - Een opgave van het aantal deelnemers (per verschillende leeftijdsgroepen) tijdens 1 gewone werkingsactiviteit. In het totaal moet per jaar minstens 120 deelnemers bereikt zijn; - Een beknopt evaluatieverslag van de jaarwerking waarin men in samenspraak met de begeleiders tot conclusies en afspraken komt over de werking, de doelgroep, de activiteiten, de toegankelijkheid van de werking voor maatschappelijk kwetsbare jongeren,… (opgave van het doel, de doelgroep, de communicatiekanalen,… van de werking) - Een ondertekende erkenningsverklaring. AFDELING 4 – WERKINGSSUBSIDIE Artikel 28 Elke erkende particuliere jeugdvereniging, behalve een jeugdhuis, kan een werkingssubsidie aanvragen. Artikel 29 De werking van een jeugdvereniging wordt beoordeeld aan de hand van een puntensysteem. Men krijgt punten toegekend naargelang men aan de voorwaarden voldoet: Onderdeel Punten Voor het tijdig en volledig indienen van het aanvraagdossier 5 Per deelname van de afgevaardigde (of plaatsvervanger) van de jeugdvereniging aan 5 de algemene vergadering van de gemeentelijke jeugdraad (zie aanwezigheidslijst) Per, door een verslag aangetoond, vormingsmoment met minimum 10 deelnemers/begeleiders 20 Vorming = het bewust en doelgericht scheppen van voorwaarden en organiseren van Gemeenteraadsbesluit van 26 november 2013 – Bekendmaking op website 16 januari 2014
activiteiten en leerprocessen gedurende enige tijd met het oog op het vermeerderen van kennis, het vergroten van inzicht, het verbeteren van meningen en opinies Punten op basis van het aantal leden (begeleiders inbegrepen) binnen het werkjaar: ≤ 50 leden 10 > 50 leden maar ≤ 100 leden 20 > 100 leden 30 Per aangetoonde ‘specifieke’ actie waarbij men extra inspanningen levert betreffende de toegankelijkheid van de werking voor jongeren met een handicap, anderstaligen of 20 gezinnen met minder financiële mogelijkheden (acties moeten specifiek gericht zijn op de doelstelling en los van elkaar bekeken kunnen worden) Per uitgave van een tijdschrift (maximum 4 per jaar) 10 Per ledenweekend/begeleidersweekend met minimum 5 deelnemers en minimum 2 10 overnachtingen Per kopie van een attest van de afdeling Jeugd van de Vlaamse Gemeenschap ‘Animator in het jeugdwerk’ 5 ‘Hoofdanimator in het jeugdwerk’ 10 ‘Instructeur in het jeugdwerk’ 15 Artikel 30 De aanvraag voor werkingssubsidie aan particuliere jeugdverenigingen omvat minimum volgende gegevens: Verslag van de activiteiten zoals omschreven in de tabel onder nummer 3 en 4, met een omschrijving van het doel, de doelgroep, de datum, de plaats, het aantal deelnemers, het verloop en het resultaat van de activiteit Per activiteit minimum 2 kopies van stukken die kunnen aantonen dat de activiteit heeft plaatsgehad, bijv. verslag, foto’s, e‐mails, voorbereidingen, uitnodigingen, folders, affiches, persartikel… Lijst met namen, adressen, geboortedata, telefoonnummers en/of emailadressen van de leden en kaderleden (leiding, bestuur) van het betreffende subsidiejaar Kopies van de attesten ‘Animator in het jeugdwerk’ (of andere), erkend door Afdeling Jeugd Kopies van de contracten van de accommodatie van de begeleiderweekends en/of de ledenweekends. Exemplaren van de tijdschriften uitgegeven in het werkjaar Bewijsstukken die de acties omschrijven die gehouden werden betreffende extra inspanningen voor maatschappelijk kwetsbare jongeren (verslagen, foto’s, maatregelen,…) Artikel 31 Het bedrag voor de werkingssubsidies wordt vastgesteld op 7.000 euro. Artikel 32 Het bedrag van de werkingssubsidie per jeugdvereniging wordt berekend als volgt: Aantal toegekende punten per vereniging x coëfficiënt = werkingssubsidie per jeugdvereniging. Deze coëfficiënt (C) wordt berekend als volgt: B / P B = Totaal te verdelen bedrag voor werkingssubsidies P = Totaal aantal punten van alle aanvragen voor werkingssubsidies, volgens het puntensysteem AFDELING 5 – SUBSIDIES VOOR MILIEUACTIES Artikel 33 Elke erkende particuliere jeugdvereniging die deelneemt aan gemeentelijke milieuacties kunnen hiervoor een subsidie krijgen. Artikel 34 Onder milieuacties wordt verstaan: aanplantingacties, beheersacties en/of opkuisacties op het openbaar domein (in natuurgebieden, op wandelroutes, in bossen, beken, bufferzones, langs de wegen, op gemeentelijke speelpleinen,…). Tevens kan men ook gemeentelijke bewustmakingscampagnes onder deze term verstaan. Artikel 35 Voor subsidiëring komen jeugdverenigingen in aanmerking die leden en/of begeleiders, ouder of gelijk aan 16 jaar (jaar waarin men 16 jaar wordt), afvaardigen naar de milieuactie Artikel 36 De milieuacties moeten uitgevoerd worden op het grondgebied van Stekene.
Gemeenteraadsbesluit van 26 november 2013 – Bekendmaking op website 16 januari 2014
Artikel 37 Procedure milieuactie: 1. Initiatief een actie voorgesteld door het gemeentebestuur; een actie op eigen voorstel van de vereniging; een gezamenlijke actie binnen de jeugdraad. 2. Aanvraag Een vereniging die op eigen initiatief aan een milieuactie wenst deel te nemen vraagt dit aan via het daartoe ter beschikking gestelde formulier bij de gemeentelijke jeugddienst tenminste 1 maand voorafgaand aan de gewenste datum van de actie. Het gemeentebestuur kan ook rechtstreeks vragende partij zijn. In dergelijk geval wordt rechtstreeks afgesproken met de betrokken vereniging(en). Minstens de eerste aanvraag binnen het werkjaar gaat gepaard met het inzenden van een geactualiseerde ledenlijst. De lijst bevat minimum de naam, voornaam, adresgegevens en geboortedatum van de deelnemers (gelijk aan of ouder dan 16 jaar). 3. Behandeling Ingeval van een eigen voorstel door de vereniging wordt dit voorstel vooraf getoetst aan de wenselijkheid en de inhoud van de actie en ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Het college van burgemeester en schepen kan ook per advies van de dienst natuur en milieu acties voorstellen aan de vereniging. Bij een goedgekeurde milieuactie ontvangt de aanvrager een aanwezigheidslijst voor de aangevraagde milieuactie. Deze lijst wordt bij het begin van de actie ingevuld en ondertekend door de deelnemers aan de milieuactie. Enkel de personen vermeld op deze lijst kunnen deelnemen. De lijst wordt tevens ondertekend door de vertegenwoordiger van de vereniging en een vertegenwoordiger van het gemeentebestuur of externe organisatie waarvoor de milieuactie wordt ingericht. Zij verklaren dat de lijst naar waarheid werd ingevuld. De ingevulde en ondertekende aanwezigheidslijst wordt meteen (lees: binnen de twee dagen) na de milieuactie bezorgd aan het gemeentebestuur (rechtstreeks aan de jeugddienst of posten in brievenbus). De lijst krijgt een datumstempel. Laattijdig binnengebrachte of onvolledige aanwezigheidslijsten worden als ongeldig beschouwd. Wanneer een vermoeden bestaat dat de gegevens op een deelnamelijst moedwillig werden vervalst dan wordt deze lijst als ongeldig beschouwd en wordt de betrokken jeugdvereniging, nadat deze werd gehoord, geschorst voor het uitvoeren van milieuacties binnen het betreffende werkjaar Artikel 38 De subsidies worden als volgt verdeeld: per medewerker en per uur wordt 4 euro toegekend. 1 medewerker mag zich slechts voor 1 jeugdvereniging opgeven. de totale som van de subsidie per jeugdvereniging wordt berekend aan de hand van de geldige aanwezigheidslijst. Artikel 39 De dienst natuur en milieu, of desgevallend de externe organisatie, staat in voor de coördinatie van de milieuacties, de aanvoer van materiaal en de werkafspraken met de betrokken jeugdverenigingen. Artikel 40 De vereniging waakt zelf over de veiligheid en de goede orde tijdens het uitvoeren van de milieuactie. De vereniging voorziet in een afdoende verzekering voor hun leden en begeleiders. AFDELING 6 – SUBSIDIES VOOR JEUGDVAKANTIES Artikel 41 Elke erkende particuliere jeugdvereniging die tijdens de schoolvakantie een jeugdvakantie organiseert, kan hiervoor een subsidie krijgen. Artikel 42 Onder jeugdvakanties wordt verstaan: de werking die opgezet wordt tijdens een vakantie, door middel van een meerdaags verblijf, van minimum 4 overnachtingen, in een aangepaste omgeving, onder gekwalificeerde begeleiding; De jeugdvakantie heeft tot doel om in het raam van de permanente vorming op onbaatzuchtige wijze de vorming en ontspanning van de jeugd na te streven, hierbij rekening houdend met de sociale, economische en culturele situatie van de deelnemers. Gemeenteraadsbesluit van 26 november 2013 – Bekendmaking op website 16 januari 2014
Artikel 43 De aanvraag voor subsidies voor jeugdvakanties omvat minstens volgende gegevens: Een lijst van de namen, adressen en geboortedata van de begeleiders, de deelnemers en de materiële leiding zoals koks. Indien er een verschil is in het aantal overnachtingen, moet dit aangegeven worden in de lijst. De vereniging beschikt tijdens de gehele duur van de jeugdvakantie over minimum 1 gekwalificeerde, meerderjarige hoofdleider (attest ‘Animator in het jeugdwerk’) er is steeds minstens 1 speelbegeleider ouder dan 16 jaar aanwezig per 10 kinderen. Een kopie van het contract met de verhuurder van de kampplaats waaruit blijkt dat de duur van een verblijf minstens 4 overnachtingen omvat. Indien het niet mogelijk is om een kampcontract voor te leggen, motiveert de jeugdvereniging dit in haar aanvraag en voegt zij een ondertekende verklaring van de koepelorganisatie bij de aanvraag. Tijdens de gehele duur van de vakantie, beschikt de jeugdvereniging over een aangepaste verblijfsaccommodatie in tenten of gebouwen, gelegen in een gezonde en veilige omgeving. Artikel 44 25 % van het op de begroting voorziene bedrag in functie van het kaderreglement wordt voorbehouden voor subsidies voor jeugdvakanties. Artikel 45 Dit bedrag voor de verenigingen voor jeugdvakanties wordt door middel van een puntensysteem als volgt berekend: Aantal toegekende punten per vereniging x coëfficiënt = subsidie per jeugdvereniging Deze coëfficiënt (C) wordt berekend als volgt: B / P B = Totaal te verdelen bedrag voor subsidies voor jeugdvakanties P = Totaal aantal punten van alle aanvragen: 1 punt per deelnemer per overnachting per kamp (inclusief begeleiding en materiële leiding) AFDELING 7 – SUBSIDIES VOOR KAMPVERVOER Artikel 46 Elke erkende particuliere jeugdvereniging die een jeugdvakantie inricht en die hiervoor een subsidie ontvangt, kan tevens een subsidie krijgen voor kampvervoer Artikel 47 De aanvraag gebeurt samen met de aanvraag voor subsidies voor jeugdvakanties. Artikel 48 Het gemeentebestuur verleent een subsidie van 1 euro per kilometer, met een maximum van 400 km, voor één rit ‐ heen en terug ‐ naar de kamp‐ of bivakplaats. Wanneer er meerdere jeugdvakanties worden georganiseerd wordt het totaal aantal kilometers genomen als berekeningsbasis. Artikel 49 De afstand van een rit ‐ heen en terug ‐ wordt voor elke vereniging, onder dezelfde voorwaarden, berekend via een zelfde routeplanner op basis van de opgegeven informatie. AFDELING 8 – SUBSIDIES VOOR PROJECTEN Artikel 50 Elke erkende particuliere jeugdvereniging – of groep van minimaal 5 individuele jongeren onder de 30 jaar (projectgroep) – kan een projectsubsidie aanvragen Artikel 51 Onder ‘project’ wordt verstaan: een activiteit, beperkt in tijd en middelen, met het doel iets concreet te bewerkstelligen (gedrag, product,…). Een project is een tijdelijk gegeven (duidelijke afbakening in tijd). De duur kan variëren, maar beperkt zich binnen het lopende werkjaar. Het kent een begin‐ en einddatum. Een project vergt een inspanning van de organisatoren en overschrijdt, indien het een vereniging‐aanvrager betreft, de normale werking van de vereniging (extra inspanning). Artikel 52 Het project moet aan volgende criteria voldoen: Het project richt zich naar jongeren tussen 6 en 26 jaar en heeft een openbaar karakter (= toegankelijk voor alle jongeren tussen van 6 en 26 jaar van de gemeente Stekene); Het project moet een kwaliteitsverbetering van de samenleving nastreven en is die zin vernieuwend; Het project situeert zich binnen de thema’s van het geldende jeugdbeleidsplan; Het project beoogt geen winstgevend doel; Het project mag geen partijpolitieke inslag hebben. Gemeenteraadsbesluit van 26 november 2013 – Bekendmaking op website 16 januari 2014
Artikel 53 Per vereniging of per projectgroep kan slechts één project per werkjaar worden aangevraagd. Per werkjaar worden maximum 3 projecten goedgekeurd. Artikel 54 De aanvraag moet uiterlijk 2 maanden voor de start van het project ingediend worden met het door het gemeentebestuur ter beschikking gestelde formulier en omvat volgende gegevens: Identificatiegegevens van de aanvrager/organisatie, mede met de naam, het adres en de geboortedatum van twee meerderjarige personen als verantwoordelijke inrichters die gevolmachtigd werden om de subsidie in ontvangst te nemen; Het rekeningnummer; De omschrijving van het project; Begin‐ en einddatum van het project; Motivatie van het project (doelgroep, doelstelling,…); Een eenvoudige begroting (raming van uitgaven en inkomsten). Per advies van de jeugdraad wordt binnen het college van burgemeester en schepenen beslist over het al of niet betoelagen van het project. Indien meerdere verenigingen tegelijkertijd hetzelfde project organiseren, wordt enkel één gezamenlijke aanvraag betoelaagd. Artikel 55 Na afloop van het project wordt een financieel (met inbegrip van de nodige bewijsstukken) en inhoudelijk verslag ingediend alsook een overzicht van de gevoerde promotie en evt. persberichten. Artikel 56 Volgende uitgaven komen in aanmerking voor een betoelaging: ‐ Huurgelden voor infrastructuur en nutsvoorzieningen; ‐ Promotiekosten (drukwerk, portkosten, telefoon, kantoormateriaal,…); ‐ Verzekeringskosten; ‐ Uitkoopsommen, honoraria, kosten voor sprekers, lesgevers,…; ‐ Auteursrechten (SABAM, Billijke Vergoeding,…); ‐ Huurgelden of onkosten voor materiaal wat kadert binnen het project; ‐ Reiskosten. Artikel 57 De activiteiten georganiseerd of uitgaven gedaan in het kader van het project komen niet meer in aanmerking voor enige andere vorm van betoelaging. Artikel 58 De forfaitaire subsidies worden als volgt vastgesteld: Project met lokale inslag: 250 euro Project met bovenlokale inslag: 350 euro Project met internationale inslag: 450 euro Bovendien wordt per schijf van 250 euro van de verrichte uitgaven 50 euro gesubsidieerd, met een maximum van 10 schijven. AFDELING 9 – VERFRAAIINGSSUBSIDIES Artikel 59 Elke erkende particuliere jeugdvereniging kan een aanvraag indienen voor verfraaiingssubsidies. Artikel 60 De kosten die betoelaagd kunnen worden onder deze afdeling zijn de volgende: schilder/behangwerken en kosten hieraan verbonden; andere kosten in verband met de verfraaiing van het interieur (bijv. spaarlampen) of exterieur (bijv. plantgoed); kleine herstellingswerken en bijhorend materiaal. Artikel 61 Volgende kosten worden niet betoelaagd: spel‐ en sportmateriaal; kuismateriaal; uitgaven die door hun aard onder de investeringssubsidies vallen. Artikel 62 Er gelden volgende voorwaarden: De kosten moeten gemotiveerd worden, met duidelijke opgave van datum (aankoop) en reden; Enkel kosten aangetoond met een origineel factuur/kasticket kunnen in aanmerking komen voor betoelaging. De facturen/kastickets hebben betrekking op het werkjaar. Gemeenteraadsbesluit van 26 november 2013 – Bekendmaking op website 16 januari 2014
Artikel 63 Het totale bedrag voor deze subsidie is het restbedrag dat overblijft na het berekenen en verdelen van de subsidies uit afdeling 1‐8. Artikel 64 De subsidie bedraagt maximum 75 % van de bewezen kosten, met een maximum van 750 euro per vereniging per werkjaar. Indien het totaalbedrag van alle aanvragen het restbedrag overschrijdt, dan worden alle aanvragen procentueel verminderd. AFDELING 10 – SUBSIDIES VOOR ENERGIEKOSTEN Artikel 65 Elke erkende particuliere jeugdvereniging kan een aanvraag indienen voor subsidies voor energiekosten indien zij zelf instaan voor deze uitgaven. Artikel 66 De kosten die betoelaagd kunnen worden onder deze afdeling zijn de volgende: ‐ elektriciteit; ‐ gas/huisbrandolie (voor verwarming van de lokalen). Artikel 67 Enkel kosten aangetoond met een originele factuur komen in aanmerking voor betoelaging. De facturen hebben betrekking op het werkjaar. De aangetoonde kosten hebben betrekking op het gebouw of de lokalen waarin de gewone activiteiten van de vereniging plaatsvinden. Artikel 68 Het totale bedrag voor deze subsidie is het restbedrag dat overblijft na het berekenen en verdelen van de subsidies uit afdeling 1‐9. Indien er geen restbedrag overblijft wordt deze subsidie niet uitgekeerd. Artikel 69 Dit bedrag voor de subsidies voor energiekosten wordt door middel van een puntensysteem als volgt berekend: Aantal toegekende punten per vereniging x coëfficiënt = subsidie per jeugdvereniging Deze coëfficiënt (C) wordt berekend als volgt: B / P B = Totaal te verdelen bedrag voor subsidies voor energiekosten P = Totaal aantal punten van alle aanvragen: 1 punt per schijf van 25 EUR van de bewezen kosten per werkjaar Artikel 70 Verenigingen die (op voldoende wijze) kunnen aantonen dat er voor de ‘elektriciteit’ gebruik wordt gemaakt van ‘groene’ energie en/of dat er (infrastructurele) maatregelen worden gehanteerd om op het verbruik van energie (voor verwarming van de lokalen, kookgedeelte, elektriciteit) te besparen, krijgen per schijf van 50 euro een punt extra. Als bewijsmateriaal gelden volgende documenten: factuur van de energieleverancier (+ eventueel een vergelijkend overzicht met de vorige jaren waaruit blijkt dat er bespaard wordt op het energieverbruik); en/of overzicht van de getroffen maatregelen om het energieverbruik te beperken (+ foto’s, verslagen, documenten) Artikel 71 De toelage kan nooit meer bedragen dan de bewezen kosten. Indien de toelage per vereniging meer bedraagt dan de bewezen kosten, dan wordt het subsidiebedrag verminderd totdat het totaal bewezen bedrag wordt bereikt. Het verschil wordt verder verdeeld onder de andere aanvragers volgens eenzelfde systeem. DEEL 2 – INVESTERINGSSUBSIDIES Artikel 72 Elke erkende particuliere jeugdvereniging of jeugdhuis kan een aanvraag indienen voor investeringssubsidies jeugdwerkinfrastructuur indien deze infrastructuur permanent ter beschikking staat van de vereniging en men zelf instaat voor het onderhoud ervan. Artikel 73 Voor de betoelaging komen die werken/diensten/aankopen in aanmerking die een duurzaam karakter hebben en die betrekking hebben op het lopende werkingsjaar: 1. Nieuwbouw: Een volledig nieuw bouwwerk optrekken. De grond waarop het gebouw wordt opgetrokken moet eigendom zijn van de vereniging. In geval van erfpacht of huur van de grond moet er een schriftelijke overeenkomst zijn tussen Gemeenteraadsbesluit van 26 november 2013 – Bekendmaking op website 16 januari 2014
de vereniging en de eigenaar van de grond dat het gebouw voor tenminste 10 jaar ter beschikking blijft van een jeugdvereniging. 2. Verbouwing: Een bestaand gebouw waarvan de constructie nog bruikbaar is, aanpassen, moderniseren of geschikt maken als jeugdlokaal rekening houdend met het toegenomen comfort, met de grootte van de jeugdvereniging en de veiligheidsvoorschriften. Wanneer een gebouw beschadigd of vernietigd wordt door een brand of een storm is het toegestaan om het weer op te bouwen of er verbouwingswerken aan uit te voeren. Het lokaal moet ofwel eigendom zijn van de vereniging ofwel moet er een bewijsbare overeenkomst zijn tussen de vereniging en de eigenaar. 3. Herstellings‐ en/of verbeteringswerken De werken moeten betrekking hebben op de verbetering van de technische of sanitaire uitrusting van het gebouw. Het lokaal moet ofwel eigendom zijn van de vereniging ofwel moet er een bewijsbare overeenkomst zijn tussen de vereniging en de eigenaar. 4. Duurzaam materiaal Aankoop van materiaal dat niet verdwijnt bij het eerste gebruik en noodzakelijk is voor de goede werking van het jeugdwerkinitiatief (bijv. audiovisueel materiaal, meubilair, kampeermateriaal, materiaal voor onderhoud van de terreinen,…). Bij aankoop van materiaal dat al ter beschikking wordt gesteld binnen de logistieke steun voor jeugdwerkinitiatieven moet een extra grondige motivatie worden afgeleverd. Het materiaal blijft tenminste 10 jaar ter beschikking van het jeugdwerkinitiatief. Indien de vereniging ophoudt te bestaan wordt het materiaal ter beschikking gesteld van andere Stekense jeugdwerkinitiatieven met een gelijkaardige werking. Bij verlies of diefstal wordt een proces verbaal opgemaakt door de lokale politie en wordt het gemeentebestuur onmiddellijk op de hoogte gebracht. De kostprijs van het materiaal bedraagt minimum 250 euro. Artikel 74 De aanvragen moeten op voorhand goedgekeurd worden door het college van burgemeester en schepenen per advies van de gemeentelijke jeugdraad. De aanvraag moet daarom ten laatste 2 maanden voorafgaand op de werken of aankoop worden ingediend. Werken die vanaf 1 september van start gaan vallen binnen het volgende werkjaar. Artikel 75 Aanvragen die gericht zijn op de (brand)veiligheid van jeugdlokalen of die dringend van aard zijn genieten de voorkeur. Er kan een wachtlijst worden opgesteld. Bij uiterst dringende situaties, (bijv. brand, dak ingestort) neemt het college een principebeslissing en worden de prioriteiten verschoven. De gemeentelijke jeugdraad wordt hiervan formeel in kennis gesteld. Het college kan aanvragen weigeren die men onverantwoord vindt. De weigering wordt steeds gemotiveerd. Artikel 76 De aanvragen zijn slechts subsidieerbaar indien de uit te voeren werken stroken met de wetgeving betreffende ruimtelijke ordening en stedenbouw en met de wetgeving betreffende brandveiligheid. Aankoop van duurzaam materiaal wordt enkel ontvankelijk verklaard indien dit materiaal essentieel is voor een goede werking van de vereniging en bij voldoende motivatie aangetoond. De werken of aankoop van goederen moet steeds gerealiseerd worden binnen het werkjaar. Werken die na 31 augustus plaatsvinden vallen binnen het nieuwe werkjaar waarvoor opnieuw een aanvraag moet worden ingediend. Artikel 77 a. De aanvraag voor investeringssubsidies jeugdwerkinfrastructuur wordt tenminste 2 maanden vooraf ingediend via het daartoe ter beschikking gestelde formulier en omvat minstens volgende gegevens: Een beschrijving en een motivatie van de uit te voeren werken/aan te kopen goederen alsook een kostenraming. Identiteit van de jeugdvereniging, naam, voornaam, adres en het rekeningnummer van de personen die als gevolg van de statuten gevolmachtigd werden om subsidies in ontvangst te nemen. Bij vergunningsplichtige aanvragen dient een vergunning en een bouwplan gevoegd te worden en een kopie van de brandverzekering waarvan geldigheidsdatum niet verstreken is. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten is van toepassing. b. Bij de goedkeuring van het dossier door het college van burgemeester en schepenen en na de werken of aankoop van de goederen wordt uiterlijk op 15 september na het werkjaar de Gemeenteraadsbesluit van 26 november 2013 – Bekendmaking op website 16 januari 2014
bewijsstukken ingediend. Op basis van deze bewijsstukken wordt de uiteindelijke toelage berekend. Als bewijsstukken gelden enkel originele facturen/kastickets waarop een omschrijving en een prijs staat van het goed, aangekochte in het voorbije werkjaar. Artikel 78 De werken dienen uitgevoerd te worden door een geregistreerd aannemer. Wanneer de leden, oudercomité of dergelijke de werken zelf uitvoeren, kan enkel de aankoop van materialen worden gesubsidieerd. Artikel 79 De aanvragen worden door de bevoegde gemeentelijke diensten nagezien en opgevolgd. Aan de door het college aan te duiden ambtenaar dienen alle documenten te worden voorgelegd die zij noodzakelijk achten voor de vervulling van hun opdracht. De verenigingen kunnen verzocht worden regelmatig een stand van zaken mee te delen. Artikel 80 Jaarlijks wordt een budget voorzien voor de investeringssubsidies op de gemeentelijke begroting. Voor wat betreft nieuwbouw, verbouwing of herstellingswerken bedraagt de maximale subsidie 7.000 euro per aanvrager per werkjaar. Voor wat betreft aankopen duurzaam materiaal bedraagt de maximale subsidie 3.000 euro per aanvrager per werkjaar. Artikel 81 Indien het totale jaarlijks ingeschreven budget wordt overschreden dan worden alle aanvragen procentueel verminderd totdat het totale budget is bereikt. De berekening gebeurt dan als volgt: Aangevraagd en goedgekeurd bedrag per vereniging x coëfficiënt = subsidie per jeugdvereniging Deze coëfficiënt (C) wordt berekend als volgt: B / P B = Totaal te verdelen bedrag voor investeringssubsidies P = Totaal van aangevraagde en goedgekeurde bedragen Artikel 82 Het gemeenteraadsbesluit van 24 mei 2011 betreffende subsidiereglement voor jeugd(werk) op te heffen met ingang van 1 januari 2014.
Gemeenteraadsbesluit van 26 november 2013 – Bekendmaking op website 16 januari 2014
