SUBSIDIEREGLEMENT VOOR ONTWIKKELINGSSAMENWERKING
Artikel 1
De Ieder kalenderjaar, tijdens de eerste vergadering van de GROS, beslist de algemene vergadering van de GROS over een verdeelsleutel van het budget over de twee volgende posten : 1. een bedrag voor initiatieven van de GROS zelf; 2. een bedrag voorbehouden voor zogenaamde “Affligemse initiatieven voor Ontwikkelingssamenwerking”, hierna aangeduid als “AIOS”. De verdeelsleutel zal in ieder geval zo worden vastgesteld dat het totale bedrag voor post 1 niet meer bedraagt dan EUR 5000.
Artikel 2 De GROS kan tot maximum 15% van het jaarbudget besteden aan noodhulp of aan kortlopende initiatieven. Noodhulp is bestemd voor speciale rampen of voor acute noden in ontwikkelingslanden, ten gevolge van onverwachte gebeurtenissen. Kortlopende initiatieven zijn spontane acties of initiatieven op korte termijn die, vanwege hun kortlopende of spontane karakter, de aanvraagprocedure en termijnen voor AIOS zoals omschreven in dit Reglement niet kunnen nakomen.
Artikel 3 De GROS acht een bedrag voor eigen initiatieven van de GROS zelf verantwoord om op die manier als adviesraad naar buiten te treden en activiteiten in Affligem te ontplooien in overeenstemming met de statuten van de GROS.
Artikel 4 De GROS acht een bedrag voor AIOS verantwoord omdat op die manier ondersteuning kan worden geboden aan individuen, groepen, verenigingen of andere initiatieven die een band hebben met de gemeente en die zich richten op sensibilisering in Affligem of projecten in derde wereldlanden. Initiatieven komen in aanmerking die aan de volgende voorwaarden beantwoorden : •
voor initiatieven gericht op sensibilisering in Affligem: o het initiatief moet worden geïnitieerd door minstens één inwoner van Affligem indien het initiatief in Affligem plaatsvindt of door minstens drie inwoners van Affligem indien het initiatief in een andere gemeente plaatsvindt;
•
o indien het initiatief in een andere gemeente plaatsvindt moet de locatie waar het initiatief plaatsvindt binnen een straal van 20 kilometer vanaf de gemeentegrenzen liggen; o het initiatief moet met de nodige publiciteit worden aangekondigd in Affligem. Hiertoe behoort minstens een aankondiging in het gemeentelijke infoblad, maar bij voorkeur ook via affiches, strooipamfletten en andere; o het initiatief mag niet enkel uitgaan van de GROS zelf; de GROS of leden van de GROS kunnen wel ondersteuning bieden aan of betrokken zijn bij het initiatief. voor initiatieven gericht op projecten in derde wereldlanden : o minstens één inwoner van Affligem moet van nabij betrokken zijn bij het project (ter plaatse meehelpen of uitgebreide ondersteuning bieden vanuit de gemeente) en minstens drie inwoners van Affligem moeten het project vanuit Affligem ondersteunen door bewustmaking, fondsenwerving of logistieke ondersteuning; o het project moet in Affligem de nodige publiciteit en feedback krijgen. Hiertoe behoort minstens één aankondiging of bespreking in het gemeentelijk infoblad, evenals een aankondiging of bespreking op een activiteit van de GROS. Bij de goedkeuring van het project zal de GROS nader specifiëren op welke activiteit - deze aankondiging of bespreking dient te gebeuren; o het bedrag toegekend door de GROS mag niet de enige vorm van financiering vormen van het project; o het land waarbinnen het project wordt gerealiseerd moet voorkomen op de UNDPlijst onder de lage- of middencategorie van de Human Development Idex); o het project moet gericht zijn op de verbetering van de leefomstandigheden van de plaatselijke bevolking en moet mee gedragen worden door de plaatselijke bevolking (betrokkenheid, goedkeuring en ondersteuning van de plaatselijke bevolking).
AIOS komen slechts in aanmerking indien deze geen geldelijke steun ontvangen van een andere gemeentelijke adviesraad van de gemeente Affligem of van een andere Vlaamse gemeente. AIOS die een subsidie ontvangen van de GROS zullen geen gelijkaardige vraag om subsidie indienen bij een andere adviesraad van de gemeente Affligem of van een andere Vlaamse gemeente.
Artikel 5 De GROS vereist over AIOS de volgende feedback : • •
Voor initiatieven gericht op sensibilisering in Affligem waaraan niet meer dan EUR 200 subsidie wordt toegekend : Ten laatste 6 maanden na de toekenning van de subsidie volgens dit reglement bezorgt de aanvrager aan de GROS een beknopt schriftelijk verslag over het initiatief, het verloop ervan, het aantal mensen dat werd bereikt en een beknopt financieel overzicht.
voor initiatieven gericht op sensibilisering in Affligem waaraan meer dan EUR 200 wordt toegekend, alsook voor initiatieven gericht op projecten in derde wereldlanden: Ten laatste 6 maanden na de toekenning van de subsidie volgens dit reglement bezorgt de aanvrager een schriftelijk verslag aan de GROS over de evolutie van het initiatief. Indien de aanvrager deel uitmaakt van een nationale vereniging moet de aanvrager een deelverslag bezorgen naast –of in afwachting van- het bredere nationale verslag.
Het verslag omvat een financieel verslag, inkomsten en uitgaven per rubriek met aanduiding van het gedeelte waarvoor een subsidie werd ontvangen. De GROS wenst voorts via brieven, beeldmateriaal of conferenties geregeld op de hoogte te worden gehouden van de projectactiviteiten (voor projecten gericht op projecten in derde wereldlanden).
Artikel 6 Alle publiciteit en drukwerk dat wordt gebruikt voor AIOS zal in duidelijk leesbare druk vermelden: “In samenwerking met de Gemeentelijke Raad voor Ontwikkelingssamenwerking (GROS) en het gemeentebestuur van Affligem”.
Artikel 7 De GROS kan de betaling van de toegekende subsidie afhankelijk stellen van bepaalde, bij de toekenning meegedeelde voorwaarden. De Gros heeft het recht de initiatieven te bezoeken en/of te controleren. Bij gebrek aan voldoende rechtvaardiging door de aanvrager van een AIOS over het gebruik van de subsidie of bij misbruik tijdens of na het initiatief, kan de GROS de gestorte subsidie inhouden of terugvorderen.
Artikel 8 Aanvragen voor subsidie voor AIOS kunnen op twee momenten per jaar worden ingediend. De aanvragen dienen ten laatste te worden voorgelegd aan de GROS op : • •
15 april of de eerstvolgende werkdag na 15 april; 15 oktober of de eerstvolgende werkdag na 15 oktober.
De aanvraag dient de volgende elementen te bevatten : •
• • • • • •
De volledige identiteit van de aanvragende persoon of vereniging (naam of benaming, adres, beschrijving en doelstelling van de aanvragende vereniging, rekeningnummer,…);Een duidelijke omschrijving van het initiatief (activiteit, project,…):plaats, doelgroep, duur, beoogde verandering, aangewende middelen,…; Een begroting, met onderscheid tussen eigen middelen en subsidie (waaronder het bedrag aangevraagd aan de GROS); Een dossier dat meerdere onderdelen omvat (vb. educatie en project) moet in de begroting per onderdeel aanduiden welke inkomsten en uitgaven voorzien worden; De handtekening van minstens één inwoner van Affligem voor initiatieven gericht op sensibilisering in Affligem (cf. Artikel 4, 1°) of van minstens drie inwoners van Affligem voor initiatieven gericht op projecten in derde wereldlanden (cf. Artikel 4, 2°). Specifiek voor initiatieven gericht op projecten in derde wereldlanden, zoals vermeld in artikel 4 : vermelding van de lokale partner: naam, adres, hoedanigheid, aandeel van de partner in de uitvoering van het project; een langetermijnvisie op het project.
De aanvragen dienen te worden opgestuurd naar of afgegeven bij : Gemeentelijke Raad voor Ontwikkelingssamenwerking Affligem t.a.v. Leen Pauwels Bellestraat 99 1790 AFFLIGEM Na ontvangst van de aanvraag kan de GROS vragen dat het initiatief of project mondeling wordt toegelicht. Naar aanleiding van deze toelichting kan de GROS bijkomende vragen stellen of een bijsturing van het project vragen. De toekenning van de subsidie kan afhankelijk worden gesteld van de gevraagde of voorgestelde bijsturing.
Artikel 9 De GROS beslist ten laatste over de toekenning van bedragen voor AIOS op : • •
31 mei voor de aanvragen die werden ontvangen vóór 15 april; 30 november voor de aanvragen die werden ontvangen vóór 15 oktober.
Op 31 mei kan de GROS maximum 50% van het budget toekennen dat werd voorbehouden voor AIOS. De beslissing over de toekenning van de bedragen voor AIOS wordt genomen door de Algemene Vergadering van de GROS, volgens de procedure beschreven in de Statuten van de GROS. Indien een lid van de GROS zelf een aanvraag voor AIOS heeft ingediend of lid is van een vereniging die een aanvraag heeft ingediend, kan dit lid niet deelnemen aan de beslissing over de betreffende aanvraag. De GROS deelt de beslissing mee aan de aanvragers binnen een periode van drie weken na het nemen van de beslissing. Initiatieven die steun ontvangen zullen kenbaar worden gemaakt op de website van de gemeente.
Artikel 10 De Algemene Vergadering van de GROS kan ten allen tijde (eventueel in een speciaal daartoe bijeengeroepen vergadering) beslissen om een speciaal bedrag te besteden aan noodhulp of aan kortlopende initiatieven, volgens de beperkingen van artikel 2. Het bedrag dat wordt besteed aan noodhulp of kortlopende initiatieven zal in mindering worden gebracht van het budget voor AIOS waarover de GROS kan beslissen.
Artikel 11 Bij het toekennen van subsidies aan bepaalde (kleinere) initiatieven zoals hieronder omschreven zal de GROS de hieronder vermelde richtbedragen hanteren. Deze richtbedragen zijn niet bindend voor de GROS maar wanneer de GROS van deze bedragen afwijkt zal hij deze afwijking uitdrukkelijk motiveren :
quiz thema-avond, debat, voordracht eetmaal (voorwaarde minstens 200 euro naar sensibilisering artikel van minimum 1 bladzijde in een tijdschrift vertonen van een derdewereldfilm optreden van een derdewereldgroep cursussenreeks organiseren van workshop
200 euro 125 euro 200 euro 25 euro 125 euro 150 euro 25 euro per dagdeel 125 euro per dagdeel
Elke dag telt drie dagdelen: voormiddag (9u.-12u.30), namiddag (13u.30-17u.) en avond (18u.-23u.)
Artikel 12 Indien op 30 november van het lopende jaar het budget van de GROS niet blijkt te zijn opgebruikt of niet kan worden besteed aan AIOS die in aanmerking komen, kan de GROS zelf een zinvol initiatief uitkiezen waaraan het (resterende) budget kan worden besteed. De GROS kan ook beslissen om het (resterende) budget over te dragen naar het volgende jaar. Dit reglement doet geen enkel recht of aanspraak op subsidie van AIOS ontstaan. Bij de toekenning van subsidies leeft de GROS de regels en richtlijnen van dit reglement na, maar bij de uiteindelijke toekenning van een subsidie beoordeelt de GROS ook de opportuniteit van de toekenning van een subsidie aan een bepaald project of initiatief.
Artikel 13 Het subsidiereglement zoals vastgesteld door de Algemene Vergadering van de GROS, treedt in werking per 10 februari 2010.
