Voorstelling van het project Vesta Erna Scheers Stefaan Marien Team Eerstelijn en Thuiszorg
Overzicht • Aanleiding • Doelstellingen • Voordelen voor de diensten • Bouwstenen
Aanleiding voor het project
Aanleiding voor het project • vaststelling: subsidiëringsproces voor gezinszorg op dit ogenblik zeer omslachtig • geldt zowel voor de diensten als voor het agentschap: veel papieren formulieren over-en-weer • audit Rekenhof: opmerkingen en aanbevelingen
Doelstellingen van het project
Doelstellingen van het project • op korte termijn – subsidiëringssysteem
• op langere termijn – operationeel systeem
JN I M R TE
EDoelstellingen T R O K
van het project
1. subsidiëring van de diensten voor gezinszorg verbeteren (zorgen voor een efficiënte en snellere uitbetaling van de subsidies) 2. ervoor zorgen dat gegevens over de door de diensten geholpen cliënten beschikbaar worden in een centrale databank voor verwerking, waaruit dan relevante (beleids)informatie gegenereerd kan worden
JN I M R TE
EDoelstellingen T R O K
van het project
het project Vesta moet het dus mogelijk maken voor het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid om zijn klanten (de diensten voor gezinszorg) beter aan te sturen doordat: • de gegevens die nodig zijn voor de subsidiëring sneller beschikbaar worden • de gegevens over de geholpen cliënten beschikbaar en bruikbaar worden
JN I M R TE
EDoelstellingen van het project G N LA het project kadert in de langetermijnstrategie van de Vlaamse overheid om mensen in staat te stellen zo lang mogelijk in de thuisomgeving te kunnen blijven wonen (zie eerste deel)
JN I M R TE
EDoelstellingen G N LA
van het project
delen van gegevens over: • de cliënten (BEL-profiel,…) • de zorg (tijdstip hulp,…) met • andere diensten voor gezinszorg • andere zorgactoren één up-to-date zorgdossier per cliënt
Voordelen van het project voor de diensten voor gezinszorg
Voordelen van het project voor de diensten voor gezinszorg • voordelen die verband houden met de doelstellingen op korte termijn: • subsidiëring van de diensten voor gezinszorg verbeteren (voordeel 1 tot 5) • gegevens over de door de diensten geholpen cliënten beschikbaar stellen in centrale databank voor verwerking (voordeel 6)
• andere voordelen:
• berekening gebruikersbijdrage gezinszorg (voordeel 7) • voordeel dat verband houdt met de doelstelling op lange termijn (voordeel 8)
Voordelen van het project voor de diensten voor gezinszorg subsidiëring van de diensten voor gezinszorg verbeteren
Voordeel 1: efficiëntere subsidiëring door een kortere keten Geen overbodige stappen meer NU: A G E N T S C H A P
TOEKOMST:
fluctuatielijst lijst + F75/17 subsidielijst F61B ingevulde F61B (+ F61A) subsidielijsten prestaties en bijscholing
controle lijsten en goedkeuring
D I E N S T E N
D I E N S T E N
in- en uitdiensttredingen personeel prestaties personeel
A G E N T S C H A P
€
Voordeel 2: snellere uitbetaling van de saldo’s
• nu: doorlooptijd van subsidiedossier is bijna twee jaar bijvoorbeeld: saldo’s van de subsidiebedragen voor 2006 werden uitbetaald in december 2007 • toekomst: verkorting doorlooptijd, minimaal met zes maanden dat zou bijvoorbeeld betekend hebben: saldo’s van de subsidiebedragen voor 2006 zouden ten laatste in juni 2007 uitbetaald zijn
€
Voordeel 3: voorschotten op recentere gegevens gebaseerd
• nu: voorschotten worden berekend op basis van gegevens die twee jaar oud zijn bijvoorbeeld: voorschotten voor 2008 worden berekend op basis van de gepresteerde uren in 2006 • toekomst: voorschotten worden berekend op basis van gegevens van het afgelopen werkjaar dat zou bijvoorbeeld betekenen: voorschotten voor 2008 zouden berekend worden op basis van de gepresteerde uren in 2007
€
Voordeel 3: voorschotten op recentere gegevens gebaseerd (vervolg)
Cijfers: • nu: diensten ontvangen voorschotten die soms minder dan 70% van hun subsidie-enveloppe bedragen: • openbare diensten: gemiddeld 72,27% (90% = 6 miljoen euro bijkomende subsidies in het werkjaar) • private diensten: gemiddeld 87,56% (90% = 3 miljoen euro bijkomende subsidies in het werkjaar)
• toekomst: hogere voorschotten (90%) kunnen worden uitbetaald
Voordeel 4: efficiëntere subsidiëring door een verminderde foutenlast • geen manuele tussenstappen (gegevens rechtstreeks ingevoerd door de diensten) => minder fouten => minder correcties • diensten hebben meer controle op kwaliteit gegevens • diensten beheren zelf hun personeel: geen verlies van subsidies => papieren REGULARISATIES
Voordeel 5: efficiëntere subsidiëring door een vermindering van de hoeveelheid papier • afschaffing van alle formulieren die vandaag gebruikt worden in het kader van de subsidiëring (fluctuatielijsten, F75/17, F61B, F77, F88, F81, F99,…) • administratieve lastenverlaging
Voordelen van het project voor de diensten voor gezinszorg gegevens over de door de diensten geholpen cliënten beschikbaar stellen in centrale databank voor verwerking
Voordeel 6: gegevens over cliënten worden verwerkbaar en beschikbaar
NU:
?
g
sbij r e k i ebru
?
TOEKOMST:
? n drage
?
BE L-p ro
cliënten
fiel s
? g ep rest eerd uren ng i e l l e gezi nst e m nszo rg sa zin ? ge
cor e
s
DATABANK
verwerking gegevens
verwerkte gegevens beschikbaar voor diensten en voor beleid
Voordeel 6: gegevens over cliënten worden verwerkbaar en beschikbaar (vervolg) • nu: gegevens over de geholpen cliënten worden aangeleverd in een formaat ongeschikt voor automatische digitale verwerking • toekomst: gegevens over de geholpen cliënten worden beschikbaar voor verwerking door agentschap • verwerkte gegevens worden ter beschikking gesteld van de diensten en het beleid
Voordelen van het project voor de diensten voor gezinszorg andere voordelen
Voordeel 7: berekening gebruikersbijdrage gezinszorg (in onderzoek) • het systeem wordt uitgebreid met een berekeningsmodule voor de gebruikersbijdragen • gekoppeld aan de FOD Financiën voor het opvragen van financiële gegevens van de cliënten => gebruikersbijdrage wordt automatisch berekend (geen financiële documenten nodig)
Voordeel 8: doelstelling op lange termijn Vesta is een strategisch project dat past binnen een groter geheel: kan onderdeel worden van een systeem voor gegevensuitwisseling tussen zorgactoren (huisarts, thuisverpleegkundige, gezinszorg, mantelzorger,…), onder andere in het kader van de opdracht voor de SEL’s => wordt een operationeel systeem (zie eerste deel)
Bouwstenen van het project Vesta zal bestaan uit verschillende modules
Bouwstenen van het project • • • • • •
inschrijven nieuw personeelslid beheer personeelsgegevens beheer cliënten doorsturen prestaties verzorgenden consultatie subsidies andere bouwstenen
1. Inschrijven nieuw personeelslid • alle personeelsleden krijgen een inschrijvingsnummer • eerst zelf consulteren of nieuw personeelslid al nummer heeft bij agentschap • indien niet: nummer aanvragen zoals vandaag (met kopie diploma, F02/1,…) • nummer wordt per e-mail bezorgd • migratie van gegevens naar nieuw systeem
2. Beheer personeelsgegevens • vervangt fluctuatielijsten, F75/17, F77 en F88 • per personeelslid statuut (regulier, gesco, Sociale Maribel,...) en arbeidsregime doorsturen • voor omkadering: ook % dat personeelslid specifiek voor de dienst voor gezinszorg werkt • gegevens in eigen systeem permanent actueel houden en wijzigingen doorsturen (statuut, uit dienst,…)
3. Beheer cliënten • vervangt F81 • nieuw dossier: mogelijkheid voor consultatie gegevens cliënt en berekening gebruikersbijdrage • gegevens zoals woonplaats, BELprofielscore, gezinscode,… doorsturen • nadien minstens jaarlijks actualiseren
4. Doorsturen prestaties verzorgenden • vervangt de formulieren F61B en F99, en de verwerkte subsidielijsten voor de prestaties en de bijscholing • van kwartaalstaten naar dagprestaties (zie eerste deel) • dagprestatie bestaat uit: • verzorgende • cliënt / bijscholing / gelijkgestelde uren • datum, beginuur en einduur
4. Doorsturen prestaties verzorgenden (vervolg) • tijdelijke mogelijkheid om duur prestaties verzorgenden door te sturen • streven naar een up-to-date zorgdossier: • gegevens zo snel mogelijk doorsturen • 98% correct eerstvolgende maand agentschap • 99,9% correct nog een maand later sluit af • uitzonderlijk nadien nog correcties op vraag van de dienst
5. Consultatie subsidies • elke dienst kan nagaan op welke subsidies hij recht heeft • zowel totalen als voorschotten en saldo’s • informatie over de wijze waarop de subsidies berekend werden (gegevens die als basis gebruikt werden)
6. Andere bouwstenen • gegevens structurele vermindering: enkel voor private diensten (onder voorbehoud) • toeslag werkdruk en vervoer: gegevens worden ingevoerd door agentschap • a-posterioricontroles door agentschap (aan de hand van gegevens van Dimona en DmfA)
Samengevat: Vesta wordt een systeem waarin: • de diensten zelf – na inschrijving – hun personeel beheren (in- en uitdiensttredingen en wijzigingen in statuut en arbeidsritme van elk personeelslid elektronisch versturen naar het agentschap) • de diensten de gegevens over de geholpen cliënten elektronisch versturen naar het agentschap • de diensten de dagprestaties van de verzorgenden elektronisch versturen naar het agentschap • de bovenstaande gegevens opgeslagen worden in een centrale databank en verwerkt worden (onder meer voor de subsidiëring), maar (onder bepaalde voorwaarden) ook consulteerbaar worden
Vesta past binnen de langetermijnvisie van het agentschap Vesta kan een van de “modules” worden: • zal werken via de portaalsite BeHealth, die nu al gebruikt wordt in de gezondheidssector (zie verder) • gegevens over de cliënt (bijvoorbeeld BEL-profielscore), verzameld tijdens het sociaal onderzoek, worden opgeslagen in Vesta, en kunnen beschikbaar worden voor andere zorgactoren • de diensten sturen dagprestaties door (individuele prestaties van verzorgenden, gekoppeld aan een specifieke cliënt) in de toekomst ook gegevens van cliënt uit andere modules daaraan koppelen: één volledig, up-to-date zorgdossier voor elke cliënt, beschikbaar voor alle zorgactoren, dat toelaat kwaliteitsvolle hulp te verlenen op maat van de cliënt
