Voorbereiding pilootfase Het Nieuwe Werken Het Nieuwe Werken
Het Nieuwe Werken gaat ruimer dan telewerken. Terwijl telewerken beperkt is tot het werken op een andere plaats, gaat het bij het Nieuwe Werken om tijd- en plaatsonafhankelijk werken en om prestaties die gemeten worden met doelstellingen, afspraken en resultaten. Het gaat dus om een nieuwe benadering van de arbeidsorganisatie. De voorwaarden en omstandigheden die gelden voor telewerken zijn de nieuwe algemene voorwaarden en omstandigheden. Bij het Nieuwe Werken horen ook het volledig digitaal werken, het gebruik van flexibele werkplekken, het evalueren op resultaten enz.
De pilootfase
Dit document is een voorbereiding voor de pilootfase. Het beschrijft de voorwaarden die werden opgesteld om met de pilootfase te kunnen starten. De benadering van de pilootfase wordt beschreven op p. 5.
Na de pilootfase
We moeten ons na de pilootfase verwachten aan een implementatiefase, waarbij we het nieuwe werken doorheen beide organisaties uitrollen. Dat houdt in dat we die implementatie tijdens de pilootfase al moeten voorbereiden.
1
Voorwaarden voor het Nieuwe Werken De planning en organisatie van het werk zijn aangepast. • Er is een manier om de resultaten van het werk te meten. • Er is een regeling voor het garanderen van permanentie en voor de kwaliteit van de dienstverlening. Werkorganisatie De werkorganisatie is geënt op het eerder ingevoerde competentiemanagement en de nieuwe evaluatie- en ontwikkelcyclus.
Planningsgesprek
• Jaarlijks • Doelstellingen
Kwartaaloverzicht
• Driemaandelijks • Projecten
Teamvergadering
• Wekelijks • Taken / acties
De basis is het planninggesprek. Dat bepaalt de grote lijnen van de taken en verantwoordelijkheden. Vanuit deze planning kan verder verfijnd worden, waarbij de verschillende taken en opdrachten in een kwartaal gepland worden. Per kwartaal wordt een fijnere planning opgemaakt, die tijdens de wekelijkse teamvergadering wordt opgevolgd. De wekelijkse teamvergadering De wekelijkse teamvergadering is het instrument bij uitstek voor de opvolging van het werk. Vragen die daarbij gesteld kunnen worden zijn: • Hoe was de afgelopen week? • Hoe staat het met je planning? • Zijn er problemen geweest? • Ben je knelpunten tegengekomen? • Hoe kunnen die opgelost worden? • Wat staat er op je programma voor volgende week? • Hoe ver wil je geraken? Eigenlijk komt het erop neer dat het planninggedeelte van de jaarlijkse evaluatiecyclus naar een wekelijkse cyclus wordt vertaald. Zeker in de beginfase is het goed dat de leidinggevende ook naar het welbevinden van de medewerker informeert. Organisatie van permanentie en kwaliteit van de dienstverlening Tijdens de kantooruren is er een permanentie op dienstniveau. Het diensthoofd is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de dienstverlening en dus ook voor de organisatie van het Nieuwe Werken. 2
Diensthoofden zijn telefonische bereikbaar tijdens de kantoortijden, behalve bij ziekte of verlof.
De medewerker past zich aan
Het werken op een andere plek gebeurt vrijwillig. Dat wil zeggen dat men als personeelslid zelf mag kiezen of men elders werkt of niet. Wanneer men ervoor kiest om steeds op kantoor te werken, neemt men alleszins deel aan de andere aspecten van het Nieuwe Werken. Men mag in principe elders werken wanneer men dat wenst en wanneer het werk het toelaat. Er is geen vaste telewerkdag en elders werken is nooit een excuus om niet aanwezig te zijn wanneer dat functioneel nodig is. Men mag werken op elke plaats die voor het werk geschikt is. Dat kan thuis zijn, op het werk, in een co-working space of elders. I.v.m. de arbeidsongevallenverzekering is het belangrijk dat er zekerheid, of een duidelijk vermoeden is, dat men aan het werk is. Dat kan door vooraf de plaatsen op te lijsten waar men wil werken of door te melden waar men gaat werken. Iedereen spant zich in om informatie en documenten maximaal te delen en digitaal beschikbaar te maken. Werktijd wordt niet gemeten. De medewerker maakt afspraken met de leidinggevende over de taken die hij/zij tijdens een welbepaalde periode zal uitvoeren. Hierover wordt regelmatig gerapporteerd. Wanneer een afgesproken resultaat niet wordt gehaald, meldt men dit vooraf. De tikklok blijft behouden voor wie zijn werktijd wil registreren, maar het voldoen aan de tijdsregistratie heeft geen invloed op de evaluatiecyclus. Om te voldoen aan de arbeidswetgeving hanteren de medewerkers die plaats- en tijdonafhankelijk werken een uurrooster dat hen op weekdagen toelaat te werken tussen 7 en 22 uur, met een maximum van 50 uur per week en 11 uur per dag. Er gelden drie halve dagen stamtijd per week die vrij in te plannen zijn. In het raam van de reglementering op arbeidsongevallen en de bijhorende verzekering meldt elke medewerker vooraf wanneer hij elders werkt en waar hij werkt. Wanneer de medewerker aangeeft een volledige dag te werken, gebeurt dit in het vertrouwen dat dit ook ongeveer overeenkomt met een normale werkdag. Op andere uren werken is uiteraard geen probleem. Als men slechts een halve dag werkt, wordt dit aangevuld met vakantieverlof. Hierbij geldt de heersende dagindeling met een langere werkdag op dinsdag en een halve werkdag op vrijdag. Het zijn de resultaten die tellen en niet de werktijd, maar daarbij hoort ook een eerlijke omgang met werktijd en vakantieverlof. Men is op de gepaste manier aanwezig en bereikbaar. Wie aan het werk is, is telefonisch bereikbaar. Iedereen is aanwezig tijdens vergaderingen. Online vergaderen en telefonisch overleg kunnen een alternatief zijn voor vergaderingen. E-mail is geen alternatief voor vergaderen. Bij diensten waar een aanwezigheid vereist is, zet iedereen zich in voor een eerlijke verdeling van de aanwezigheid. Het diensthoofd is hiervoor de eindverantwoordelijke. 3
Elke medewerker is tijdens de stamtijden telefonisch bereikbaar, behalve bij ziekte of verlof. Documenten, toepassingen en apparatuur zijn voldoende mobiel • Documenten zijn voldoende gedigitaliseerd. • Documenten zijn voldoende beschikbaar. • Toepassingen zijn voldoende beschikbaar. • Apparatuur is voldoende mobiel. • Er is gepaste technische ondersteuning. • De jobinhoud laat toe dat (een deel van) het werk elders gebeurt. Documenten Papieren documenten zijn ongeschikt voor het Nieuwe Werken. Ze worden niet meer geproduceerd, en als men er krijgt van derden, worden ze gescand en digitaal opgeslagen. Documenten worden opgeslagen in een cloudopslag. Op die manier zijn ze beschikbaar waar men ook is. Synchronisatie laat toe om bestanden lokaal op te slaan en te bewerken op een plaats waar men niet over een internetverbinding beschikt. Wanneer het toestel opnieuw een internetverbinding heeft , wordt het bestand op de cloudserver automatisch geactualiseerd. In principe heeft men wanneer men elders werkt recht op dezelfde omstandigheden als op kantoor. Dat houdt niet in dat de gemeente als werkgever thuis exact en volledig dezelfde omstandigheden moet creëren op het vlak van IT-materieel of meubilair. Er wordt in overleg afgesproken voor welke taken men extra uitrusting krijgt, of waarvoor men materiaal mag meenemen. Toepassingen Taken kunnen pas elders worden uitgevoerd wanneer de toepassingen die daarvoor nodig zijn, extern beschikbaar zijn, of met IT-middelen extern beschikbaar kunnen gemaakt worden. Technische ondersteuning Je kunt tijdens de normale kantoortijden en van op afstand een beroep doen op de technische ondersteuning van de dienst ICT. Je apparatuur is mobiel, dus wanneer een probleem niet op afstand op te lossen is, breng je je apparatuur binnen bij de dienst ICT.
4
De pilootfase De pilootfase moet toelaten om de principes van het nieuwe werken te vertalen naar de gemeente en het OCMW van Zwijndrecht. Voor een goede pilootfase is het nodig om risico’s te kunnen nemen, en om op beperkte schaal te mogen mislukken. Als we ervoor kiezen om alleen oplossingen op te nemen die zeker gaan lukken, is er geen echte pilootfase. We grijpen dan niet de kans om uit onze eigen verwachtingen of uit de koudwatervrees van anderen te groeien. Bij de evaluatie op het einde van de pilootfase zal blijken welke elementen op langere termijn werkbaar zijn en welke aanpassingen er nodig zijn.
Te onderzoeken tijdens de pilootfase Voor de medewerkers • De houding t.o.v. het eigen takenpakket • De ervaring met het werken op resultaten • Samenwerking en communicatie met het team • De work-life balance • De communicatie met anderen • De transparantie van de verschillende vormen van afwezigheid (werken, vakantie, ziekte…) • De beschikbaarheid van documenten • De beschikbaarheid van toepassingen • De werking van de mobiele apparatuur Voor de leidinggevende • Alle elementen die gelden voor de medewerkers • Het aansturen van het team • De kwaliteit en beschikbaarheid van de dienstverlening • Het organiseren van permanentie op de dienst Voor de organisatie • De (telefonische) bereikbaarheid van afwezige medewerkers • De dienstverlening • De permanentie op de dienst • De samenwerking met andere diensten
Duur van de pilootfase
Het is zinvol om de pilootfase een volledig jaar te laten duren. Op die manier komen alle situaties aan bod, bijvoorbeeld piekmomenten in het werk of vakantieperiodes.
Evaluatie van de pilootfase
Omdat het de bedoeling is om tijdens de pilootfase ervaring op te doen en om een aantal aspecten te kunnen testen, is het best om regelmatig te evalueren, bv driemaandelijks. Na elke evaluatie kan de pilootdienst bijsturen. Op het einde kan een meer algemene evaluatie de aanzet zijn tot een werkwijze om Het Nieuwe Werken in de hele organisatie uit te rollen.
5
Na de pilootfase
De communicatiedienst heeft een heel traject achter de rug. Ook om aan de pilootfase te kunnen beginnen, moesten heel wat voorwaarden vervuld worden. Wanneer een dienst wil overschakelen naar het nieuwe werken, is dit een groot veranderingstraject. Medewerkers gaan nieuwe dingen moeten aanleren en oude gewoonten en werkmethoden moeten loslaten. Een verandering heeft meer kans op slagen als de eindsituatie gekend is en men dus weet waarvoor alle kleine en grote aanpassingen dienen. Het is daarom goed om een traject uit te werken waarbij stapsgewijze aan de voorwaarden wordt voldaan. Nadien kan bekeken worden in welke volgorde het nieuwe werken wordt geïntroduceerd. Dit traject en een visie op de volgorde van de overschakeling van de diensten wordt uitgewerkt tijdens de pilootfase.
6
