Voorbeeldmelding Koninklijke Horeca Nederland Er komen steeds meer plaatsen met Collectieve horecaontzeggingen. Het bijbehorende protocol en de hoofdmelding moeten worden goedgekeurd door het College bescherming persoonsgegevens (CBP). Vervolgens dienen de deelnemende horecabedrijven zich te melden. Hoofdmelding Het aanmelden van nieuwe Collectieve Horecaontzeggingsgebieden bij het CBP gebeurt in twee fasen. In de eerste fase wordt de hoofdmelding gedaan voor het hele gebied. De verantwoordelijke is veelal een lokale KHN afdeling. Bij de hoofdmelding hoort een ondertekend protocol met een ondertekend politiebesluit. Als het protocol gelijk is aan het modelprotocol van KHN, dan zal het CBP dit doorgaans in een verkorte procedure goedkeuren. Meldingen van de deelnemers Nadat de hoofdmelding en het protocol door het CBP zijn goedgekeurd, begint de tweede fase. Nu kunnen de deelnemende horecabedrijven (deelnemers) bij het CBP worden aangemeld. De meldingen van de deelnemers dienen inhoudelijk gelijk te zijn aan de hoofdmelding. Uiteraard zijn de naam en adresgegevens van het horecabedrijf steeds verschillend. Dit geldt ook voor de contactpersoon van de melding, tenzij die optreedt als gemachtigde voor verschillende deelnemers. De gemachtigde dient dan een schriftelijke machtiging van de deelnemers naar het CBP op te sturen. Het is raadzaam de hoofdmelding bijvoorbeeld de naam “Collectieve Horecaontzeggingen Juinen hoofdmelding” te geven, en de meldingen van de deelnemers “Collectieve Horecaontzeggingen Juinen Grand Café Het Wapen van Juinen” o.i.d. Melden van veel deelnemers Het digitaal melden van Collectieve Horecaontzeggingsgebieden bij het College bescherming persoonsgegevens wordt door sommige betrokkenen als lastig ervaren. Bovendien biedt het meldingsprogramma geen mogelijkheid om de invulvelden voor verschillende deelnemende horecabedrijven tegelijk in te vullen. Per bedrijf moet niet alleen apart worden gemeld, maar ook moeten alle velden steeds opnieuw worden ingevuld, ook al zijn de meeste velden voor de bedrijven gelijk. Daar is nu een praktische oplossing voor gevonden. Iedere melding heeft uniek meldingsnummer Eerst nog even dit. Een hoofdmelding en meldingen van deelnemers hebben elk een uniek meldingsnummer. Het komt voor dat iemand een bestaand meldingsnummer gebruikt om een nieuwe melding te doen. Dat gaat fout, omdat dan de oude melding wordt overgeschreven. Daarom is het belangrijk bij een nieuwe hoofdmelding of een nieuwe deelnemer een nieuwe melding aan te maken. Bij nieuwe meldingen wordt het meldingsnummer door het CBP toegekend. Instructie enkelvoudige en meervoudige meldingen Deze instructie bestaat uit twee delen. Deel I van deze instructie laat zien hoe een hoofdmelding of een deelnemer kan worden gemeld. Deel II toont hoe middels een praktische oplossing verschillende deelnemers kunnen worden gemeld, zonder dat alle velden steeds opnieuw worden ingevuld. Authenticatieformulier Bij een melding hoort een authenticatieformulier. Dit is een document waarin wordt verklaard dat de melding naar waarheid is ingevuld. Dit document wordt uitgeprint vóórdat de melding kan worden verzonden. Het authenticatieformulier kan – met handtekening – naar het CBP worden verzonden per post (CBP, t.a.v. Afdeling Bestandsbeheer, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag).
Deel I: het melden van de hoofdmelding of van een deelnemer In het scherm Beheer, krijgt u dit scherm. U drukt op Nieuw voor een nieuwe melding.
Hier vult u de naam van de verwerking in. (Juinen is een niet-bestaande plaatsnaam.) Geef de hoofdmelding de naam Collectieve Horecaontzeggingen Juinen – Hoofdmelding. Geef de melding van een horecabedrijf bijvoorbeeld de naam Collectieve Horecaontzeggingen Juinen – Grand Café Het Wapen van Juinen. Twee meldingen kunnen niet dezelfde naam hebben. Een reeds eerder ingevoerde naam geeft daarom een foutmelding. Volgende >>
Bij het doen van de hoofdmelding (de eerste melding die hoort bij het protocol), vult u dit scherm zo in:
Een deelnemend horecabedrijf vult u zo in:
Na Volgende >> vult u de contactpersoon in. Soms is dat de regioadviseur, soms de horecaondernemer (bij een melding van een deelnemer) of een andere door de afdeling of ondernemer aangewezen verantwoordelijke.
In sommige, maar lang niet alle gevallen, beschikt een afdeling over een verwerker. Dit is bijvoorbeeld de technisch beheerder van het registratiesysteem. Dit scherm vult u in als er een bewerker is.
Hier vult u bijvoorbeeld in: persoon die een (schriftelijke) waarschuwing, individuele of collectieve horecaontzegging heeft gekregen
Vervolgens drukt u weer op Volgende >> en vult u de te registreren gegevens in:
Nu drukt u bij het bovenste gele pijltje op Verzameldoel en vult u het verzameldoel in:
Voor het invullen van het verzameldoel van de volgende categorie, drukt u op >> vult u idem in. Dit herhaalt u tot u niet meer verder kunt. Hierna drukt u weer op Terug. Als het goed is zijn de gele pijltjes vervangen door groene vinkjes. U drukt nogmaals op Terug om de Bijzondere persoonsgegevens aan te kruisen (gele pijltje)
Nu kruist u de bijzondere persoonsgegevens aan. LET OP: dit is slechts een voorbeeld.
Hierna weer op Terug drukken. Nu moet uw scherm er zo uit zien:
Volgende >>
Ontvanger(s) invullen en Volgende >>
Onderaan Maatregelen.
Hier aanvinken wat van toepassing is. Let op: dit is slechts een voorbeeld.
Op Afspraken drukken. Dit scherm krijgt u alleen te zien als u eerder heeft ingevuld dat de afdeling een bewerker heeft. Dit zal in veel gevallen niet zo zijn.
Onderaan Toegang.
Aankruisen wat van toepassing is
Onderaan Netwerk: aankruisen wat van toepassing is:
Onderaan Encryptie: aankruisen wat van toepassing is:
Volgende >> Aankruisen wat van toepassing is:
Volgende >>
Volgende >> en daarna Beheer Nu staat de melding in het veld In bewerking. Als u op de knop ==> drukt, komt de melding onder Verzendklaar te staan:
Druk op Alles verzenden. Vervolgens op Aanmaken formulier en nu print u het authenticatieformulier uit.
Dit formulier dient door de verantwoordelijke (bij melding van een deelnemer is dit meestal de horecaondernemer) ondertekend te worden opgestuurd naar het CBP. Van elke deelnemer dient dus een aparte handtekening te worden opgestuurd! Zie voor verdere mogelijkheden het begin van deze instructie.
Nu kunt u afsluiten.
Deel II: het melden van meerdere deelnemers U opent het programma Windows Explorer. Met dit programma zoekt u naar *.RDB Zo vindt u de locatie van het meldingsbestandje, dat eindigt op .RDB Dit is een bestand waarvan de naam begint met MD, en wordt gevolgd door een nummer, zoals MD000001.
Vervolgens gaat u met de muis op het bestandje staan, drukt op de rechter muisknop zodat u een menu ziet, en kiest u Bestandslocatie openen. Nu gaat u weer met de muis op de regel van het bestandje staan, en drukt opnieuw op de rechter muisknop zodat u een menu ziet, en kiest u Kopiëren. Daarna klikt u onder de regel van het bestandje, kiest nu uit het menu onder de rechtermuisknop Plakken. (U kunt ook tegelijkertijd op Ctrl en v drukken.) Dit herhaalt u zo vaak als u deelnemende horecabedrijven wilt melden.
De meldingsbestandjes hebben als naam MD gevolgd door een volgnummer van zes cijfers. Daarom gaan we de namen handmatig aanpassen. Ga op een meldingsnaam staan en kies in het menu onder de rechter muisknop Naam wijzigen.
Dit herhaalt u voor de andere meldingsnamen, zodat u het volgende krijgt:
Nu opent u het meldingsprogramma (als het nog open stond dient u het eerst te sluiten en opnieuw te openen).
Als het goed is gegaan ziet u bij Beheer in het veld In bewerking een hele rij identieke meldingen staan.
U kunt nu de tweede in de rij openen en de gegevens van de verantwoordelijke wijzigen (i.p.v. Grand Café Het Wapen van Juinen vult u bijvoorbeeld Restaurant De Keuken van 1870 in). Zo kunt u meerdere meldingen tegelijk doen terwijl u alleen de gegevens van het horecabedrijf hoeft te wijzigen. Uiteraard dient u wel steeds het hele proces met Volgende >> te doorlopen en het authenticatieformulier af te drukken. Let op: van iedere deelnemende horecaondernemer is een aparte handtekening benodigd. Succes!
