Vlajo Online Rapportering
De vereffening
1
Inhoud 1. Oproep voor de Algemene Vergadering ter vereffening .............................................................................. 3 2. Voor te bereiden documenten voor de Algemene Vergadering ter vereffening .......................................... 3 3. De maandelijkse rapportering....................................................................................................................... 3 4. De aandeelhouders ...................................................................................................................................... 3 4.1 Aandeelhouders ingeven op www.vlajo.org ........................................................................................... 3 4.2 De aandeelhouder bevestigt zijn/haar gegevens ................................................................................... 4 4.3 De aandeelhouder vraagt de uitbetaling aan.......................................................................................... 4 4.4 De uitbetaling van de aandeelhouders ................................................................................................... 4 5. De voorraden liquideren ............................................................................................................................... 4 6. Afsluiting van de bankrekening .................................................................................................................... 4 7. Vlajo betaalt de aandeelhouders uit ............................................................................................................. 5 8. Belangrijke deadlines ................................................................................................................................... 5 9. Liquidatieformulier, balans en resultatenrekening ....................................................................................... 5 9.1 Het liquidatieformulier ............................................................................................................................. 6 9.2 De liquidatiebrief ................................................................................................................................... 11 9.3 Balans en resultatenrekening ............................................................................................................... 12 Bijlagen ........................................................................................................................................................... 14
2
1. Oproep voor de Algemene Vergadering ter vereffening De datum van de Algemene Vergadering ter vereffening moet bepaald worden in samenspraak met de leercoach (kies een dag in de maand mei, dus voor de examenperiode). Daarna dienen jullie zo vlug mogelijk jullie aandeelhouders uit te nodigen. Vergeet ook niet jullie regionale Vlajocoördinator, droomcoach(es) en eventueel de pers te verwittigen. Supporters zijn uiteraard ook meer dan welkom.
2. Voor te bereiden documenten voor de Algemene Vergadering ter vereffening De Vlajo-junioronderneming moet aan zijn aandeelhouders een beknopt verslag van de activiteiten, de verlies- en winstrekening en de balans overhandigen. Dit kan op papier opgemaakt worden en mag nadien per mail worden bezorgd.
3. De maandelijkse rapportering Je kan op ieder moment gedurende het schooljaar je liquidatieformulier, balans en resultatenrekening aanpassen en aanvullen, om zo een tussentijds resultaat te berekenen. Op het moment dat je je liquidatie wenst af te sluiten, moeten de maanden september t.e.m. juni gecentraliseerd zijn op www.vlajorapportering.be. Indien elke maand correct werd afgesloten, zal deze maand in het groen gemarkeerd zijn. Is de maand nog in het geel, dan wil dit zeggen dat de rapportering nog moet nagekeken worden door je dossierbeheerder. Is je maand in het rood, dan ontbreekt er een aankoop of/en verkoopbewijs. Gelieve dit ontbrekende stuk zo vlug mogelijk aan je dossierbeheerder te bezorgen, zodat de maand correct kan afgesloten worden. Ook indien je er in de laatste maand juni van je rapportering geen verrichtingen meer zullen plaatsvinden, dient die maand toch gecentraliseerd te worden.
4. De aandeelhouders 4.1 Aandeelhouders ingeven op www.vlajo.org Het team heeft de gegevens van de aandeelhouders ingegeven op de Vlajo-website bij de bedrijfsfiche. Zorg ervoor dat je aandeelhouders zo vroeg mogelijk ingegeven worden op de bedrijfsfiche (ten laatste 15 december). De aandeelhouder heeft meteen daarna een automatische e-mail ontvangen waarin gevraagd wordt om zijn/haar gegevens na te kijken aan de hand van de link in de e-mail. Deze e-mail bevat het aandeelnummer en dient als bewijs voor het aandeel.
3
4.2 De aandeelhouder bevestigt zijn/haar gegevens De aandeelhouder moet zijn/haar gegevens online bevestigen en indien nodig aanpassen. Na bevestiging door de aandeelhouder (via de link in de controlemail) zie je een groen vinkje naast de aandeelhouder in de aandeelhouderslijst. (zo weet je zeker dat het e-mailadres van de aandeelhouder juist is!) Teams die het wensen kunnen een papieren aandeelhoudersbewijs afdrukken via de website. Dit kan je bezorgen aan de aandeelhouders. Je vindt dit document (na login) terug op www.vlajo.org bij FAQ voor teams, tabblad aandeelhouders.
4.3 De aandeelhouder vraagt de uitbetaling aan 5 maanden na registratie of ten laatste op 31 mei ontvangt elke aandeelhouder een tweede aandeelhoudersmail. Via de link in deze e-mail kan de aandeelhouder de uitbetaling van het aandeel aanvragen.
4.4 De uitbetaling van de aandeelhouders Net zoals bij de ‘echte’ ondernemingen worden de aandeelhouders niet uitbetaald tijdens de Algemene Vergadering. De dossierbeheerder zal na correcte afhandeling de liquidatie doornemen en afronden. Nadat het team het project heeft afgerond én in orde is met alle administratieve en boekhoudkundige zaken, worden de aandeelhouders uitbetaald door Vlajo. Uitbetalingen gebeuren maandelijks vanaf de zomervakantie en na controle van het volledige dossier van het team door de dossierbeheerder. Na 31 december van het lopende jaar gebeuren er geen uitbetalingen meer van de aandeelhouders.
5. De voorraden liquideren Zorg ervoor dat je voorraad uitverkocht wordt op het einde van jullie project. Organiseer indien nodig promotieacties en/of een totale uitverkoop tijdens de laatste weken van het werkjaar, want wat niet verkocht is zal aan € 0 worden gelijkgesteld in de eindafrekening.
6. Afsluiting van de bankrekening Ten laatste zeven kalenderdagen voor de Algemene Vergadering, moeten minstens twee juniorondernemers die volmacht op de rekening hebben, naar het agentschap van BNP Paribas Fortis gaan om de rekening af te sluiten. Uit te voeren handelingen in jullie BNP Paribas Fortis kantoor: • laatste betalingen uitvoeren (bv.: lonen, rsz en bv) • het saldo van de kas op de eigen rekening storten met vermelding van ‘kasgeld’ • het volledige saldo van de bankrekening overschrijven naar rekeningnummer van Vlajo – BE53 2100 4413 5153 met de vermelding ‘saldo + naam én nummer van de Vlajo Junioronderneming’ • de rekening afsluiten bij de bank tip: maak een telefonische afspraak bij je kantoor voor een vlotte afhandeling
4
7. Vlajo betaalt de aandeelhouders uit De dossierbeheerder zal - na correcte afhandeling van punten 1 t.e.m. 6 door het team - de liquidatie doornemen en afronden. Hierna wordt het aandeel + het dividend gekoppeld aan de aandeelhouderslijst van het team en komen de aandeelhouders die de uitbetaling hebben aangevraagd automatisch op de uitbetalingslijst te staan. Bedraagt jullie aandeel + dividend minder dan € 2,50/aandeel, dan worden de aandeelhouders niet uitbetaald. In dit geval stellen we voor om het saldo over te maken aan een goed doel. Ben je geregistreerd als SEP-project, dan wordt het startkapitaal van € 10 teruggestort aan de aandeelhouders en wordt alle winst overgeschreven naar het goede doel van jullie keuze.
8. Belangrijke deadlines •
Ten laatste zeven kalenderdagen voor de Algemene Vergadering, moeten minstens twee juniorondernemers die volmacht op de rekening hebben, naar het kantoor van BNP Paribas Fortis gaan en het integrale saldo op de rekening van Vlajo overschrijven (zie punt 6).
•
De aandeelhouderslijst moet ingevuld worden op www.vlajo.org voor 31 mei.
•
Liquidatiedossiers van de studentenondernemingen worden afgesloten voor 31 mei, zodat het geheel vlot afgehandeld kan worden voor de zomervakantie.
•
Aandeelhouders vragen hun aandeel op via de link in de tweede aandeelhouders e-mail die ze automatisch ontvangen ten laatste op 31 mei.
•
Aanvragen tot uitbetaling door aandeelhouders na 31 december van het lopende jaar zullen geen gevolg meer krijgen.
9. Liquidatieformulier, balans en resultatenrekening Het is verplicht om het liquidatieformulier op te sturen naar je dossierbeheerder. De balans en resultatenrekening mogen mee opgestuurd worden, maar zijn geen verplicht onderdeel van de afsluiting. Op het online platform www.vlajorapportering.be zijn onderaan het dashboard drie knoppen voorzien: ‘Liquidatieformulier’, ‘Resultatenrekening’ en ‘Balans’. Je kan op ieder moment gedurende het schooljaar je gegevens in het liquidatieformulier, balans en resultatenrekening kan aanpassen, om zo een tussentijds resultaat te berekenen. Zoals reeds in punt 3. vermeld kunnen deze functies pas gecentraliseerd worden van zodra ALLE maandelijkse boekhoudingen in orde zijn (= groene markering).
5
9.1 Het liquidatieformulier De aandeelwaarde van de Vlajo-junioronderneming wordt berekend aan de hand van het liquidatieformulier. Klik onderaan het dashboard op de knop ‘Liquidatieformulier’. Sommige gegevens van het liquidatieformulier worden automatisch overgenomen uit de maandelijkse rapporteringen. De overige gegevens in het liquidatieformulier kan je aanpassen via volgende knop: Om je liquidatie correct af te sluiten, en de waarde van je dividend te kennen, volg je alle onderstaande stappen vanaf punt A tot en met punt C.
6
9.1.1 Basisgegevens: Voor je de waarde van je aandeel kan berekenen, dien je eerst bij de basisgegevens je startkapitaal in te vullen: klik op het potloodje-icoontje en vul de startwaarde van het aandeel én het aantal verkochte aandelen in. Het aantal uitgegeven aandelen ingegeven bij de basisgegevens, wordt automatisch genoteerd onderaan op het liquidatieformulier.
A. Statistische inlichtingen De gegevens van de omzet, de aankopen, de salarissen en de sociale lasten worden automatisch overgenomen uit de maandelijkse rapporteringen en kunnen niet meer gewijzigd worden.
B. Totaal van de beschikbare waarden 1. Overgeschreven op de rekening van Vlajo Vul hier het eindsaldo van jullie bankrekening in. Dit is het eindbedrag dat bij de afsluiting van jullie bankrekening werd overgeschreven op Vlajo-rekening. 2. In speciën terugbetaald Het kasgeld moet overgeschreven worden op jullie eigen rekening, en dit alvorens jullie bankrekening afgesloten wordt bij de bank. Mocht blijken dat er na afsluiting van jullie rekening jullie met kasgeld zitten, noteer dit hier en zorg ervoor dat geld op een veilige manier bij je dossierbeheerder geraakt. 3. Aftrekbare BTW Het totaal bedrag van de aftrekbare BTW wordt automatisch overgenomen uit jullie rapportering. 4. Totaal reeds betaald Betalingen van RSZ en BV die door jullie doorgevoerd werden gedurende het schooljaar komen hier automatisch te staan.
..
7
C. Totaal van de nog te betalen schulden 1. Schulden aan Vlajo De gegevens van de verschuldigde BTW, de RSZ, de bedrijfsvoorheffing en boetes worden automatisch overgenomen uit de maandelijkse rapporteringen. Na het invullen van de basisgegevens (startwaarde van het aandeel en het aantal verkochte aandelen) én het saldo wordt de belasting op de winst automatisch berekend na het afsluiten van het boekjaar. Voor de berekening van de belasting op de winst, zie verder. Indien er naast de punten onder C1 (verschuldigde BTW, RSZ, BV, …) nog andere schulden ten opzichte van Vlajo zijn, vul deze dan hier in onder Andere (te detailleren). Dit kan bijvoorbeeld gaan om openstaande facturen die nog moeten betaald worden. Geef het bedrag én de gegevens van de begunstigde instelling in op het ingevulde document (zie bijlage) en bezorg dit samen met je liquidatiebrief aan je dossierbeheerder.
2. Schulden aan de miniondernemers Netto lonen Indien het volledige saldo reeds werd doorgestort en de laatste lonen van de junior-ondernemers moeten nog uitgekeerd worden, vul dan hier het totaal bedrag in van de laatste uit te betalen lonen. Heeft jullie project de lonen uitgekeerd op jaarbasis, dan keert Vlajo op einde van het schooljaar 10% extra loon uit berekend op jullie “netto-jaarsalaris” op jullie persoonlijke BNP Fortis Bank rekening. Vul jullie gegevens in op het document in bijlage en bezorg ons dit document samen met de liquidatiebrief. Tantièmes Als junior-onderneming kan je een deel van je winst uitkeren aan de aandeelhouders (dividenden) en een ander deel uitkeerden aan de miniondernemers zelf (= tantièmes aan de beheerders). Deze manier van werken is enkel toegestaan indien aan volgende twee voorwaarden voldaan is: er moet winst zijn én de Algemene Vergadering dient akkoord te zijn. Bovendien moet er 35% belasting betaald worden op deze tantièmes.
8
Prijzengeld Het is mogelijk dat de Vlajo-junioronderneming in de loop van het schooljaar een geldprijs gewonnen heeft. Indien de Vlajo-junioronderneming de geldprijs wil verdelen onder de junior-ondernemers, noteer de geldprijs dan hier. Hierop wordt geen belasting op de winst berekend. Hebben jullie het prijzengeld van jullie rekening gehaald en reeds uitgegeven (bv voor een teambuilding), dan hoef je dit hier niet meer te noteren!
3. Andere nog te betalen schulden Openstaande schuldeisers Indien er nog openstaande facturen dienen betaald te worden én het eindsaldo werd reeds doorgestort naar Vlajo, vul dit het bedrag dan hier in. Vergeet niet de gegevens van de begunstigde instelling op het document in bijlage te noteren en mee op te sturen met je liquidatiebrief. Prijzengeld aandeelhouders Het is mogelijk dat de Vlajo-junioronderneming in de loop van het schooljaar een geldprijs gewonnen heeft. Indien de Vlajo-junioronderneming de geldprijs wil verdelen onder de aandeelhouders, noteer de geldprijs dan hier. Hierop wordt geen belasting op de winst berekend. Schenking goede doel De Vlajo-junioronderneming mag ook een deel van de winst wegschenken. De wet laat dit toe met vrijstelling van belasting onder strikte voorwaarden: de begunstigde instelling moet erkend zijn en het geschonken bedrag mag niet meer zijn dan 5% van de belastbare winst bedragen. Als er meer dan 5% van de belastbare winst wordt weggeschonken, moet op het overstijgende bedrag wel de gangbare belasting op de winst betaald worden. Vul het bedrag van de schenking hier in en noteer de gegevens van de begunstigde instelling op document in bijlage. Vergeet ook dit document mee op te sturen samen met je liquidatiebrief. Ben je geregistreerd als SEP-project, dan wordt het startkapitaal van € 10 teruggestort aan de aandeelhouders en wordt alle winst overgeschreven naar het goede doel.
9
9.1.2 Centralisatie boekjaar Na het invullen van alle verplichte onderdelen in het liquidatieformulier dien je de gegevens op te slaan. Het programma berekent automatisch de belasting op de winst en de nettowaarde van het aandeel. Indien nodig kan je de externe gegevens nog steeds wijzigen door op de knop ‘Gegevens wijzigen’ te klikken. Je kan het liquidatieformulier zelf bewaren door dit als pdf-document bij je eigen documenten op te slaan. • • • •
Indien er na de uitbetaling van de aandeelhouders nog onbetaalde facturen opduiken, worden deze NIET door Vlajo betaald. Deze vallen onder de verantwoordelijkheid van de junioronderneming. Eens de gegevens gecentraliseerd zijn, kan je het liquidatieformulier niet meer wijzigen! Van zodra het liquidatieformulier gecentraliseerd is, stuur je de afgedrukte liquidatiebrief met bijhorende documenten op naar de dossierbeheerder. Na centralisatie van je liquidatie, kan er niet meer ingelogd worden in de online rapportering of liquidatiedocumenten!
9.1.3 Berekening van de belasting op de winst Het resultaat op de winst stemt overeen met het totaal van de beschikbare waarden min het totaal van de nog te betalen schulden min het startkapitaal. Voor de berekening van de belasting op de winst moet men onderscheid maken tussen twee categorieën: • enerzijds de Vlajo-juniorondernemingen waar de totale kost van de salarissen gemiddeld € 50 of meer bedraagt per juniorondernemer; • anderzijds de Vlajo-juniorondernemingen waar de totale kost van de salarissen lager ligt dan gemiddeld € 50 euro per juniorondernemer. Totale kost van de salarissen = netto lonen + RSZ werknemer + RSZ werkgever + BV
1) Gemiddelde loonkost per jongere is groter dan 50 euro In dit geval moet men voor de berekening van de belasting gebruik maken van percentages die variëren per schijf: 24,98% op de eerste 123,94 euro winst; 31,93% op de schijf tussen 123,94 en 446,21 euro; 35,54% op de schijf tussen 446,21 euro en 1.611,31 euro; 33,99% op de winst boven 1.611,31 euro. Voorbeeld: Een Vlajo Junioronderneming met twaalf juniorondernemers heeft 619,73 euro betaald aan salarissen en sociale lasten en heeft een resultaat gerealiseerd van 297,47 euro voor belasting. Ze betaalt: 123,94 x 24,98% + (297,47 – 123,94) x 31,93% = 86,36 euro belasting.
2) Gemiddelde loonkost per jongere is kleiner dan 50 euro In dit geval moet men voor de berekening van de belasting gebruik maken van 33,99% op de totale winst. Voorbeeld: Een Vlajo Junioronderneming met twaalf juniorondernemers heeft 495,78 euro betaald aan salarissen en sociale lasten en heeft een resultaat gerealiseerd van 421,41 euro voor belasting. Ze betaalt: 421,41 euro x 33,99% = 143,23 euro belasting.
10
9.2 De liquidatiebrief Na het centraliseren van je liquidatieformulier stuur je de liquidatiebrief met de nodige bewijsstukken op naar je dossierbeheerder: •
Download de liquidatiebrief op je startscherm op www.vlajorapportering.be (vóór login)
•
De andere bewijsstukken (indien van toepassing: Andere nog te betalen schulden – Nettolonen – Schenking goede doel) kan je terugvinden in bijlage van de handleiding en stuur je SAMEN met de liquidatiebrief op naar Vlajo op volgend adres: o
•
Vlajo – t.a.v. naam dossierbeheerder - Kapeldreef 60 – 3001 Heverlee
De liquidatiedossiers dienen afgesloten te worden voor 31 mei, zodat het geheel vlot afgehandeld kan worden voor de zomervakantie.
11
9.3 Balans en resultatenrekening Alle verrichtingen in de boekhouding van een bedrijf resulteren uiteindelijk in een balans- en resultatenrekening (= winst- en verliesberekening). Hieronder worden de balans en de resultatenrekening nader toegelicht. Het aanleveren van de balans en resultatenrekening is geen verplicht onderdeel van de afsluiting.
9.3.1 Balans (niet verplicht) Klik onderaan het dashboard op de knop ‘Balans’. De linkerzijde (=actiefzijde) van de balans geeft een overzicht van alle bezittingen waaraan het vermogen is besteed. De rechterzijde (=passiefzijde) geeft een overzicht van alle bronnen waaruit het vermogen is verkregen (eigen vermogen en vreemd vermogen = schulden). In een balans kan worden afgelezen hoe groot de bezittingen en schulden van een onderneming zijn. De balans is de basis voor een aantal graadmeters voor de financiële gezondheid van het bedrijf en is altijd een momentopname. Ze zegt niets over de toekomstige ontwikkelingen. Bovenaan de balans kan je met de knoppen ‘Gegevens activa wijzigen’ en ‘Gegevens passiva wijzigen’ de balans aanpassen. Het totaal der activa en het totaal der passiva moet steeds gelijk zijn! Het aanleveren van de balans is geen verplicht onderdeel van de afsluiting.
12
9.3.2 Resultatenrekening (niet verplicht) Klik onderaan het dashboard op de knop ‘Resultatenrekening’. De resultatenrekening maakt duidelijk wat de onderneming gedurende het boekjaar heeft omgezet, welke kosten ze heeft gemaakt, of winst dan wel verlies werd geboekt, de omvang van de afschrijvingen, enz. Een resultatenrekening wordt altijd EXCLUSIEF btw gepresenteerd. Bovenaan de resultatenrekening kan je met de knop ‘Gegevens wijzigen’ de resultatenrekening aanpassen. Het aanleveren van de resultatenrekening is geen verplicht onderdeel van de afsluiting.
13
Bijlagen Liquidatiebrief Andere nog te betalen schulden door Vlajo Schenkingen goede doel Nettolonen
14
LIQUIDATIEBRIEF Op te sturen onmiddellijk na het afsluiten van je boekjaar naar je dossierbeheerder: Vlajo – t.a.v. naam dossierbeheerder - Kapeldreef 60 – 3001 Heverlee
Naam van de junioronderneming:
…………………………………………..…………
Nummer van de junioronderneming: …………………………… Datum:
……/……/20……
BESCHIKBARE WAARDE
BEDRAG
Banksaldo bij het afsluiten v/d rekening
LIQUIDATIEPOST
Volgnummer van het bewijsstuk in bijlage
C2. Andere nog te betalen schulden uit te voeren door Vlajo C3. Schenkingen aan goed doel C2. Netto lonen - Netto lonen uitbetaald op persoonlijke BNP Paribas Bankrekening (bijkomend 10% vakantiegeld)
Prijzengeld (bewijsstuk van je coördinator)
Handtekening financieel directeur
Handtekening gedelegeerd bestuurder
Handtekening leercoach
15
16
17
18
