Vlajo Online Rapportering
Inhoud 1.1 Praktische informatie ……………………………………………
2
1.2 Login en paswoord ………………………………………………
3
1.3 De fictieve gezinssituatie ……………………………………….
4
1.4 Het dashboard …………………………………………………....
6
1.5 Het startkapitaal boeken ……………………………………….. 8 1.6 Het aankoopdagboek ……………………………………………
10
1.7 Het verkoopdagboek …….………………………………………
11
1.8 Reminder openstaande betalingen ….…………….…
15
1.9 Het kasboek ……..……………………….……………………….
16
1.10 Het bankboek …………………………….……………………..
18
1.11 Het salarisjournaal …….…………………………….…………
21
1.12 De centralisatie ………….……………………………..……….
25
1.13 De verbetering …………………………………………..……..
29
1.14 De btw-aangifte …..…………………………………………….
31
Bijlagen …………………..……………………………………………
33
1
1.1 Praktische informatie De boekhouding houdt een heleboel administratieve en financiële verplichtingen in. Hier gaan het financieel en het administratief departement van de Vlajo junior-onderneming dus goed moeten samenwerken. Om het registeren en verbeteren van de boekhouding snel en efficiënt te laten verlopen, heeft Vlajo een online platform ontwikkeld: www.vlajorapportering.be.
Maandelijkse administratieve verplichtingen De maandelijkse online rapportering moet uiterlijk de 10de van de maand afgesloten worden = centraliseren (bv.: boekhouding september = uiterlijk 10 oktober centraliseren). Dit geldt ook voor de maanden waarin geen verrichtingen plaatsvinden; in dit geval moeten er geen documenten naar Vlajo opgestuurd worden, maar moet de desbetreffende maand enkel gecentraliseerd worden. Zodra de online boekhouding is gecentraliseerd, stuur je de originele aankoopbewijzen (gekleefd op een A4-blad en genummerd) en de verkoopfacturen samen met de begeleidende brief in 1 enveloppe naar je Vlajo dossierbeheerder. Deze documenten moeten uiterlijk de 15de na de maand van de verrichtingen bij je Vlajo dossierbeheerder in het hoofdkantoor te Heverlee aankomen (p.a. Innovatieen Incubatiecentrum – Kapeldreef 60 – 3001 Heverlee). Ook de betaling van eventuele boetes, RSZ, BV en/of btw moet voor deze deadline gebeuren. Laattijdige zendingen en/of betalingen worden door Vlajo beboet. Uitstel kan aangevraagd worden bij de dossierbeheerder.
2
Indien je de garantie wil dat je enveloppe zeker toekomt (en niet verloren gaat in de post), werk dan met een aangetekend schrijven. Vergeet niet om voor jezelf koppies te nemen van alle aan‐en verkoopbewijzen!
Iconen en hyperlinks Het online platform maakt gebruik van een aantal iconen: : een regel/item toevoegen : een regel/item wijzigen : een regel/item verwijderen De onderlijnde woorden zijn hyperlinks. Deze kunnen aangeklikt worden. In dit hoofdstuk wordt stapsgewijs uitgelegd hoe je de boekhouding via het online platform moet registreren.
1.2 Login en paswoord Om te kunnen starten met de rapportering, heb je een login en paswoord nodig. Het aanmaken van de login gebeurt automatisch op 2 tijdstippen: half september en half oktober. Indien jouw project later wordt opgestart, gelieve contact op te nemen met je dossierbeheerder voor het aanmaken van je login. De gedelegeerd bestuurder, de financieel directeur, de administratief directeur, een (financieel) medewerker en je leercoach ontvangen een e mail met daarin jullie login en paswoord. Dit is een automatische email, gelieve niet op deze mail te antwoorden! Opgelet: soms komt deze e-mail in je ongewenste mail (SPAM) terecht. Alle 5 geregistreerde personen ontvangen dezelfde login en paswoord. Om veiligheidsredenen wordt het paswoord niet gepersonaliseerd, het wordt automatisch door het systeem aangemaakt. Hou dit paswoord goed bij! Indien je het paswoord toch vergeten bent, kan je een nieuw aanvragen door op de homepage (www.vlajorapportering.be) ‘Paswoord vergeten?’ aan te klikken. Dit paswoord wordt vervolgens opnieuw naar alle 5 contacten verzonden.
3
1.3 De fictieve gezinssituatie Bij het begin van het werkjaar kiest iedere junior-ondernemer een fictieve gezinssituatie. Dit is nodig om het nettoloon, RSZ en bedrijfsvoorheffing te berekenen. LET OP: Het is belangrijk dat elk lid van de Vlajo junior‐onderneming op de fictieve gezinssituatie wordt geregistreerd, dit heeft invloed op de liquidatie op het einde van het schooljaar!
Wanneer je je de eerste keer aanmeldt, vraagt het programma om de fictieve gezinssituatie in te vullen = verplicht. Zolang deze niet correct is ingevuld, krijg je geen toegang tot het programma.
Klik op ‘Doe dit eerst hier’ om de fictieve gezinssituatie in te vullen.
Elke werknemer van de junior-onderneming moet hieraan worden toegevoegd. Druk op ‘Nieuwe werknemer toevoegen’.
4
Vul de gegevens van de werknemer in en druk op ‘Opslaan’.
Zijn de gegevens van de werknemer correct ingevuld, dan krijg je onderaan de fictieve gezinssituatie het volgende groen bericht te zien:
Je kan vervolgens nog een werknemer toevoegen ‘Nieuwe werknemer toevoegen’ of terugkeren naar het dashboard ‘Keer terug naar het dashboard’. Zijn de gegevens van de werknemer NIET correct ingevuld, dan krijg je een rode waarschuwing. Lees deze waarschuwing en pas de foutieve gegevens aan.
5
Je kan ook een werknemer op inactief zetten in je gezinssituatie. Ga hiervoor naar het ‘Beheer fictieve gezinssituatie’: selecteer de betrokken werknemer en klik helemaal onderaan in de fiche ‘werknemer geactiveerd’ uit. Deze werknemer wordt niet uit jullie fiche geschrapt maar zal nu wel helemaal onderaan in de lijst in het lichtgrijs verschijnen, Deze wijziging heeft enkel invloed op de maanden die nog niet gecentraliseerd zijn.
1.4 Het dashboard Het dashboard is het hoofdscherm van de administratie van je Vlajo junior-onderneming. Helemaal bovenaan vind je de knop ‘Fictieve gezinssituatie wijzigen’; hiermee kan je steeds de bestaande fictieve gezinssituatie wijzigen. De nieuwe wijzigingen hebben enkel invloed op de salarisjournalen van de maanden die nog niet gecentraliseerd zijn. De berekeningen in de salarisjournalen van de reeds gecentraliseerde maanden worden hierdoor niet meer gewijzigd. Onderaan vind je 3 knoppen terug: ‘Liquidatieformulier’, ‘Resultatenrekening’ en ‘Balans’. Deze zijn nodig om op het einde van het schooljaar jullie boekhouding af te sluiten (voor de afsluiting van jullie project wordt een aparte handleiding voorzien die binnenkort online beschikbaar is).
Naast deze 4 functies bestaat het dashboard uit 2 belangrijke tabellen:
Het boekhoudoverzicht:
Op dit overzicht kan je per maand zien hoeveel correcties de dossierbeheerder heeft doorgevoerd en/of er ontbrekende documenten zijn. Indien je een maand aanklikt (bv.: ‘september’ ) dan kan je de boekhouding van die betreffende maand invullen.
6
Het betalingsoverzicht
Deze tabel geeft je een overzicht van alle maandelijks te betalen/te ontvangen bedragen (BV, RSZ en btw). Indien de onderneming een tegoed heeft van Vlajo, dan wordt dit bedrag niet op jullie rekening gestort, maar de volgende maand mee in rekening gebracht.
De maandelijkse boekhouding beheren Hiervoor klik je in het boekhoudoverzicht op de naam van de in te geven maand.
7
Het scherm ‘Beheer boekhouding’ wordt zichtbaar.
Maand
Verschillende tabbladen
1.5 Het startkapitaal boeken De allereerste verrichting in je online rapportering is het boeken van het startkapitaal. Zonder startkapitaal kunnen er geen financiële verrichtingen gebeuren. Deze verrichting moet je in het kasboek boeken. Klik in het scherm ‘Beheer boekhouding’ het tabblad ‘Kasboek’ aan:
8
Om je startkapitaal te boeken, druk je op ‘Nieuwe regel toevoegen’
Nummer:
Vul hier het volgnummer in, dit mag je vrij kiezen (bv.: K/001)
Datum:
Vul hier de datum in waarop je het geld hebt ontvangen (DD-MM-JJJJ). Dit kan je manueel doen of via het kalender-icoontje. Gelieve te noteren dat de boekingen gerangschikt worden volgens datum.
Omschrijving: Vul hier een omschrijving in (bv.: startkapitaal). Debet:
Wanneer het bedrag in de kassa komt (bv.: startkapitaal of ontvangst van geld bij een verkoop), dan vul je het bedrag hier in.
Credit:
Wanneer het bedrag uit de kassa gaat (bv.: betaling van een aankoop), vul hier het bedrag in.
Opmerking:
Dit vakje is voorzien om eventueel de boeking van extra uitleg te voorzien (bv.: verkoop aandelen). Het is niet verplicht een opmerking in te vullen.
Opslaan:
Niet vergeten je gegevens op te slaan. Wanneer je iets fout hebt ingevuld, dan verschijnt er bovenaan een rode foutmelding. Lees deze foutmelding en voer de nodige aanpassingen door. Druk op ‘Opslaan’.
Na het opslaan kom je terug op het tabblad van het kasboek.
9
1.6 Het aankoopdagboek Klik in het scherm ‘Beheer boekhouding’ het tabblad ‘Aankoopdagboek’ aan:
Elke aankoop die de junior-onderneming doet, moet geboekt worden in het aankoopdagboek. Elke boeking wordt vergezeld van het originele aankoopbewijs (kasticket of factuur). Zonder bewijs telt de boeking niet! Je boekt de aankoopfacturen in chronologisch volgorde, op datum van aankoop. Om je aankoopfactuur/bewijs te boeken druk je op ‘Nieuwe regel toevoegen’.
10
Datum:
Vul hier de aankoopdatum in (DD MM JJJJ).
Nummer:
Vul hier het volgnummer in, dit mag je vrij kiezen (bv.: AF/1, AF/2, … of 1,2,…). Schrijf dit volgnummer eveneens op het aankoopdocument, op deze manier kan de dossierbeheerder het document snel terugvinden.
Leverancier:
Vul hier de naam van de leverancier in.
Totaal bedrag (incl. btw):
Vul hier het bedrag in dat je aan de leverancier betaalt = bedrag INCLUSIEF btw. Indien je een creditnota moet boeken dan vul je hier een negatief bedrag in = het bedrag van de creditnota met een minteken ervoor (bv.: -100,00).
btw percentage:
Vul hier het btw percentage in, voor 21% btw vul je het getal 21 in, 6% = 6, …
Betaling:
Hier kan je kiezen tussen ‘Kas’, ‘Bank’ of ‘Blanco’. Wanneer je kas of bank kiest dan moet je in het veld ‘Betaling op’ de datum van betaling invullen. Op die manier wordt deze betaling AUTOMATISCH in het kas of bankboek geregistreerd. Wens je dat dit niet automatisch gebeurt of heb je uitstel van betaling gekregen, laat dit veld dan blanco.
Betaling op:
Vul hier de datum van betaling in (zie uitleg hierboven ‘Betaling’).
Opslaan:
Vergeet niet je gegevens op te slaan. Wanneer je iets fout hebt ingevuld, dan verschijnt er bovenaan een rode foutmelding. Lees deze foutmelding en voer de nodige aanpassingen door. Druk op ‘Opslaan’.
Na het opslaan kom je terug op het tabblad van het aankoopdagboek. Onderaan het aankoopdagboek zie je de vakken uit de maandelijkse btw aangifte.
1.7 Het verkoopdagboek Een verkoopbewijs aanmaken Vooraleer de verkopen te boeken in het verkoopdagboek, dien je eerst de (interne) verkoopbewijzen te maken. In bijlage vind je een voorbeeld. Deze kan je volgens je eigen noden kopiëren. Je kan ook zelf een model ontwerpen in de huisstijl van jouw Vlajo Junior onderneming. Zorg dat alle nodige elementen (klantgegevens, gegevens Vlajo Junior-onderneming, totalen, …) hierop aanwezig zijn. De verkopen van één verkoopdag mag je samenvatten op één verkoopbewijs. Opgelet: er zijn 2 soorten verkoopbewijzen : • Intern verkoopdocument = voor het opmaken van een intern verkoopdocument, dient enkel voor rapportering aan Vlajo. Bijv. bij verkoop op een oudercontact, markt,... Voor producten met een verschillend btw-percentage gebruik je een aparte regel. • Extern verkoopbewijs = voor het opmaken van een verkoopdocument aan een klant (klant kan de btw niet recupereren bij aankoop van een Mini-onderneming, dus geen btw vermelden op het document, enkel de totaalprijs) Personaliseer gerust in je eigen huisstijl.
11
12
Een verkoopfactuur/creditnota boeken Klik in het scherm ‘Beheer boekhouding’ het tabblad ‘Verkoopdagboek’ aan:
Om je verkoopfactuur te boeken, druk je op ‘Nieuwe regel toevoegen’.
13
Datum:
Vul hier de datum in waarop je het geld hebt ontvangen (DD MM JJJJ). Dit kan je manueel doen of via het kalender-icoontje. Gelieve te noteren dat de boekingen gerangschikt worden volgens datum.
Nummer:
Vul hier het volgnummer in, dit mag je vrij kiezen (bv.: VF/1, VF/2, … of 1,2,…). Schrijf dit volgnummer eveneens op het verkoopdocument, op deze manier kan de dossierbeheerder het document snel terugvinden.
Klant:
Vul hier de naam van de klant in.
Totaal bedrag (incl. btw):
Vul hier het bedrag in dat je van de klant hebt ontvangen = bedrag INCLUSIEF btw. Indien je een creditnota moet boeken dan vul je een negatief bedrag in = het bedrag van de creditnota met een minteken ervoor (bv.: 100,00)
btw percentage:
Vul hier het btw percentage in, voor 21% btw vul je het getal 21 in, 6% = 6, …
Betaling: Hier kan je kiezen tussen ‘Kas’, ‘Bank’ of ‘Blanco’. Wanneer je kas of bank kiest dan moet je in het veld ‘Betaling op’ de datum van ontvangst invullen. Op die manier wordt deze ontvangst AUTOMATISCH in het kas of bankboek geregistreerd. Wens je dat dit niet automatisch gebeurt of heb je uitstel van betaling gegeven, laat dit veld blanco. Betaling op:
Vul hier de datum van ontvangst in (zie uitleg hierboven: ‘Betaling’).
Opslaan:
Vergeet niet je gegevens op te slaan. Wanneer je iets fout hebt ingevuld, dan verschijnt bovenaan een rode foutmelding. Lees deze foutmelding en voer de nodige aanpassingen door. Druk op ‘opslaan’.
Na het opslaan, kom je terug op het tabblad van het verkoopdagboek. Onderaan het verkoopdagboek zie je de vakken uit de maandelijkse btw aangifte.
14
1.8 Reminder openstaande betalingen Als je de boekhouding afgesloten hebt en er zijn nog openstaande boekingen in het aan of verkoopdagboek van de voorgaande maanden (als je bij de betaling het vakje blanco hebt gelaten), verschijnen deze bovenaan in je dashboard:
Ga naar ‘betaling ingeven’ en geef bij de openstaande boeking de datum van de betaling in en de wijze van betaling (kas of bank). Deze verwittiging zal steeds verschijnen tot wanneer je de openstaande boeking aangevuld hebt.
15
1.9 Het kasboek Een kasverrichting boeken Alle in- en uitgaande bedragen van de kassa moeten in het kasboek geregistreerd worden. Hoe je een kasverrichting moet boeken, is reeds uitgelegd in punt 1.5 ’Het startkapitaal boeken’. Geldtransfer van kas naar bank Om verlies of diefstal van geld te vermijden, is het aan te raden om niet te veel geld in de kassa te bewaren. Stort dit op jullie bankrekening! In de rapportering moet je voor deze geldtransfer twee verrichtingen boeken: het kasboek crediteren en het bankboek debiteren, dit voor hetzelfde bedrag. In het kasboek is er een knop voorzien om deze twee verrichtingen in één keer automatisch uit te voeren: ‘Transfer naar bankboek toevoegen’. Klik in het scherm ‘Beheer boekhouding’ het tabblad ‘Kasboek’ aan:
16
Om de geldtransfer te boeken druk je op ‘Transfer naar bankboek toevoegen’.
Nummer:
Datum:
Vul hier het volgnummer in, dit mag je vrij kiezen (bv.: K/001) . De boekingen worden ingegeven volgens oplopend nummer. Vul hier de datum in waarop je het geld op de bankrekening hebt gestort (DD‐ MM‐JJJJ). Dit kan je manueel doen of via het kalender-icoontje.
Te transfereren bedrag naar bankboek:
Vul hier het bedrag in.
Opmerking:
Dit vak is voorzien om de boeking van eventuele extra uitleg te voorzien.
Opslaan:
Vergeet niet om je invoer op te slaan. Wanneer je iets fout hebt ingevuld verschijnt er bovenaan een rode foutmelding. Lees deze foutmelding en voer de nodige aanpassingen door. Druk op ‘Opslaan’.
Na het opslaan kom je terug op het tabblad van het kasboek. automatisch gedebiteerd.
Het bankboek is ondertussen
17
1.10 Het bankboek Een bankverrichting boeken Alle bewegingen op de bankrekening moeten in het bankboek geregistreerd worden. Klik in het scherm ‘Beheer boekhouding’ het tabblad ‘Bankboek’ aan:
Om een bankverrichting manueel te boeken druk je op ‘Nieuwe regel toevoegen’.
18
Nummer:
Vul hier het volgnummer in, dit mag je vrij kiezen (bv.: B/001). De boekingen worden ingegeven volgens oplopend nummer.
Datum:
Vul hier de datum in waarop je het geld hebt ontvangen/betaald (DD MM JJJJ). Dit kan je manueel doen of via het kalender-icoontje.
Omschrijving:
Vul hier een omschrijving in.
Debet:
Vul hier het bedrag in dat op de bankrekening komt (bv.: ontvangst van geld bij een verkoop).
Credit:
Vul hier het bedrag in dat van de bankrekening gaat (bv.: betaling van een aankoop).
Opmerking:
Dit vak is voorzien om de boeking van eventuele extra uitleg te voorzien.
Opslaan:
Vergeet niet je gegevens op te slaan. Wanneer je iets fout hebt ingevuld dan verschijnt bovenaan een rode foutmelding. Lees deze foutmelding en voer de nodige aanpassingen door. Druk op ‘Opslaan’.
Na het opslaan kom je terug op het tabblad van het bankboek. Het kasboek is ondertussen automatisch gedebiteerd. Geldtransfer van bank naar kas In de boekhouding moet je voor deze geldtransfer twee verrichtingen boeken: het bankboek crediteren en het kasboek debiteren, dit voor hetzelfde bedrag. In het bankboek is er een knop voorzien om deze twee verrichtingen in één keer automatisch uit te voeren: ‘Transfer naar kasboek toevoegen’.
Klik in het scherm ‘Beheer boekhouding’ het tabblad ‘Bankboek’ aan:
19
Om de geldtransfer te boeken druk je op ‘Transfer naar kasboek toevoegen’.
Nummer:
Vul hier het volgnummer in, dit mag je vrij kiezen (bv.: B/001)
Datum:
Vul hier de datum in waarop je het geld van de bankrekening hebt gehaald (DD MM JJJJ).Dit kan je manueel doen of via het kalendericoontje.
Te transfereren bedrag naar kasboek: Vul hier het bedrag in Opmerking:
Dit vak is voorzien om de boeking van eventuele extra uitleg te voorzien.
Opslaan:
Vergeet niet je gegevens op te slaan. Wanneer je iets fout hebt ingevuld dan verschijnt bovenaan een rode foutmelding. Lees deze foutmelding en voer de nodige aanpassingen door. Druk op ‘Opslaan’.
Na het opslaan kom je terug op het tabblad van het bankboek. automatisch gedebiteerd.
Het kasboek is ondertussen
20
1.11 Het salarisjournaal Automatische berekening In de online rapportering is een tool voorzien om de maandelijkse berekeningen van de lonen volledig automatisch af te handelen. Klik in het scherm ‘Beheer boekhouding’ het tabblad ‘Salarisjournaal’ aan. In de linkse kolom staan de namen van de werknemers die in de fictieve gezinssituatie zijn ingevuld:
Klik op de naam van een werknemer om het maandelijks aantal gepresteerde uren van deze persoon in te vullen (hou rekening met de functie) en druk op ‘opslaan’. Herhaal dit voor alle werknemers.
OPGELET: Het is NIET verplicht om nettolonen uit te betalen aan de leden van de Vlajo junioronderneming. Tip: men kan de nettolonen bijvoorbeeld ook schenken aan een goed doel.
LET WEL: Ook al worden er geen lonen uitbetaald, het is wel verplicht om deze nettolonen maandelijks te berekenen. Het is bijgevolg ook verplicht om maandelijks RSZ en BV te betalen aan Vlajo. Enkel wanneer er geen verkopen of vergaderingen hebben plaatsgevonden en indien er niet geproduceerd is, moet er geen salarisjournaal worden ingevuld.
21
Maandelijkse loonbetalingen die dienen te gebeuren:
• nettolonen aan de junior ondernemers • RSZ bijdragen aan Vlajo (van werknemer en werkgever) • bedrijfsvoorheffing (BV) aan Vlajo Nettolonen moeten tegen de 15de werkdag van elke maand worden uitbetaald. Zoals in de meeste bedrijven gebeuren de betalingen via overschrijving op een zichtrekening van een bank naar keuze. BNP Paribas Fortis biedt daarvoor graag haar diensten aan. Indien jullie de nettosalarissen storten op een persoonlijke zichtrekening bij BNP Paribas Fortis, dan krijgen jullie op het einde van het schooljaar 10% extra loon. Dit ‘vakantiegeld’ wordt berekend op jullie netto jaarsalaris (deze bijlage ‘Maak je rekening! Bijkomend vakantiegeld’ bevindt zich in de handleiding van de vereffening van de onderneming). Gelieve te noteren dat voor elke maand dat er verkopen ingegeven worden, het salarisjournaal moet ingevuld worden. Hier geef je de uren in dat je effectief gewerkt hebt aan je product of diensten geleverd hebt. Indien er geen uren in het salarisjournaal ingegeven worden en je wenst je rapportering te centraliseren, krijg je volgende melding:
Vul de gepresteerde uren aan in het salarisjournaal en centraliseer je maandelijkse rapportering. Manuele berekening 1.
Je kiest uit de volgende vier mogelijkheden: Alleenstaand/ongehuwd (1 inkomen) barema A Weduwe/weduwnaar (1 inkomen) barema A Getrouwd, beide partners werken (2 inkomens) barema A Getrouwd, één partner werkt (1 inkomen) barema B
Ben je ‘gehuwd met één inkomen’ dan is barema B van toepassing. Voor alle andere mogelijkheden geldt barema A. 2.
Kies per mini-ondernemer het aantal kinderen en het aantal personen ten laste (bijvoorbeeld een inwonende grootmoeder). Beslis voor jezelf of je een gehandicapte werknemer bent of een gehandicapte partner zonder inkomen hebt.
3.
Je kijkt in de tabel in de bijlagen naar het belastbaar inkomen (BI) dat voor jou van toepassing is. Naast dit bedrag staat het bedrag aan bedrijfsvoorheffing (BV) dat betaald moet worden.
22
4.
Neem het bedrag van het barema dat van toepassing is (A of B, naargelang de gezinssituatie). Als het BI tussen twee bedragen van het barema ligt, neem dan het laagste bedrag.
5.
Het bekomen bedrag wordt in sommige gevallen nog verminderd:
1 kind
€ 0,10
2 kinderen
€ 0,30
3 kinderen
€ 0,79
4 kinderen
€ 1,44
5 kinderen
€ 2,16
6 kinderen
€ 2,90
7 kinderen
€ 3,62
8 kinderen
€ 4,34
Meer dan 8 kinderen Alleenstaande met kinderen
€ 4,34 + € 0,72 per kind vanaf het achtste € 0,10
Gehandicapte kinderen tellen voor twee indien: - De belastingplichtige alleenstaand is: € 0,10 - De belastingplichtige gehandicapt is: € 0,10 - De belastingplichtige een niet hertrouwde weduwe of weduwnaar is ofwel een ongehuwde moeder of vader, met één of meerdere kinderen ten laste: € 0,10 - De belastingplichtige andere personen ten laste heeft (bloedverwanten, bloedverwanten van echtgenoot, broers of zusters, broers of zusters van echtgenoot, personen die de belastingplichtige ten laste hebben gehad als kind): € 0,10 vermindering per persoon - De echtgeno(o)t(e) van de belastingplichtige gehandicapt is en geen enkel beroepsinkomen, van welke aard ook, ontvangt: € 0,10
Een voorbeeld van een manuele loonberekening: Eric Dupont is gehuwd, zijn echtgenote studeert en heeft geen beroepsinkomen, hij heeft één kind ten laste. In maart heeft hij zes uren gepresteerd als bediende en vijf als arbeider.
Ter info Brutoloon = aantal gepresteerde uren x bruto bedrag per uur. Nettoloon = brutoloon - RSZ werknemer en werkgever - BV
23
Verklaring van de berekeningen: Kolom 1: type bezoldiging: directeur (= Gedelegeerd Bestuurder), bediende en arbeider. Kolom 2: bruto uurlonen volgens het type gepresteerde arbeid Kolom 3: aantal gepresteerde uren in de verschillende categorieën in de loop van de maand Kolom 4: totaal brutobedrag = (2) x (3) Kolom 5: berekeningsbasis voor de RSZ-bijdrage:= (4) x 108% als arbeider = (4) voor de andere gevallen Kolom 6: RSZ werkgever:= (5) x 40,71% voor een arbeider (dus 40,71% op 108% van het bruto) = (5) x 34,71% voor de andere gevallen Kolom 7: RSZ werknemer = (5) x 13,07% in alle gevallen (dus 13,07% op 108% van het bruto voor de arbeiders) Kolom 8: belastbaar inkomen = (4) min (7) = belastbaar maandelijks inkomen Kolom 9: bedrijfsvoorheffing: volgens de toegepaste schaal B is de bedrijfsvoorheffing € 1,02 op een belastbaar inkomen van € 12,01 voor een gezin met één inkomen. Bovendien geeft een kind ten laste recht op een verlaging van € 0,10 wat de bedrijfsvoorheffing op 1,02 - 0,10 = € 0,92 brengt Kolom 10: netto bezoldiging = (8) - (9) = de som die effectief aan de mini-ondernemer wordt uitbetaald is: € 12,01 - € 0,92 = € 11,09 Kolom 11: totaal te betalen RSZ: RSZ werkgever + RSZ werknemer = (6) + (7) of 5,42 + 1,88 = € 7,30 Uiteindelijk is de Vlajo Junior onderneming schuldig: aan Eric Dupont: € 11,09 aan de overheid (= Vlajo): € 8,22 (€ 7,30 RSZ + € 0,92 BV).
Een overzichtstabel van het belastbaar inkomen vind je terug in bijlage.
24
1.12 De centralisatie In de maandelijkse boekhouding kan je dagelijks gegevens toevoegen, wijzigen of verwijderen. Wanneer de maandelijkse boekhouding volledig is, moet je deze centraliseren en dit uiterlijk voor de 10de van de volgende maand. De boekhouding van september moet uiterlijk 10 oktober gecentraliseerd worden, enz. Klik in het scherm ‘Beheer boekhouding’ het tabblad ‘Overzicht’ aan.
Opgelet: controleer steeds of je de juiste maand centraliseert!
LET WEL: In een gecentraliseerde maand zijn enkel beperkte wijzigingen mogelijk! •
• • •
In het aan‐ en verkoopdagboek kan je per boekingsregel nog steeds kas‐ of bankbetalingen aanduiden; aan de hand van de betalingsdatum weet het programma in welke maand het kas‐ of bankboek aangepast moet worden. Kas‐ en bankboek kunnen steeds aangepast worden. Er kan geen aan‐ of verkoop meer geboekt worden. Er kunnen geen aanpassingen gebeuren in het salarisjournaal.
Klik op de knop ‘Gegevens centraliseren’ en daarna op ‘Ja’. Het volgende scherm verschijnt:
25
De maandelijkse aan en verkoopbewijzen per post opsturen Nu de maandelijkse boekhouding gecentraliseerd is, moet je alle originele aankoop en verkoopfacturen per post opsturen naar jullie dossierbeheerder. Digitale documenten worden NIET aanvaard! Kleef elk origineel aankoopbewijs netjes op een A4 papier en schrijf bij het aankoopbewijs het volgnummer op (zie 1.6 ‘Het Aankoopdagboek’). Doe dit ook voor de verkoopbewijzen. Vul daarna de begeleidende brief in (zie voorbeeld hieronder + blanco in bijlage) en stuur alles samen op per post naar Vlajo. Dit moet uiterlijk voor de 15de van de maand volgend op de maand van centralisatie toekomen bij jouw dossierbeheerder (bv.: voor september is dit 15 oktober).
26
De begeleidende brief
27
Boekhoudoverzicht en betalingsoverzicht In het boekhoudoverzicht bovenaan het dashboard kan je zien wanneer een maand gecentraliseerd is. De gele kleur duidt aan dat de maand gecentraliseerd is MAAR nog niet verbeterd is of dat je dossierbeheerder de papieren documenten nog niet ontvangen heeft.
In het betalingsoverzicht onderaan het dashboard vind je terug hoeveel je die maand aan Vlajo moet betalen of van Vlajo moet ontvangen. Indien de onderneming een tegoed heeft van Vlajo, dan wordt dit bedrag niet op jullie rekening gestort, maar de volgende maand mee in rekening gebracht.
28
1.13 De verbetering Van zodra jouw dossierbeheerder de originele documenten met begeleidende brief heeft ontvangen, kan hij met de verbetering starten. Eens de boekhouding verbeterd is, ontvang je hierover een standaard e mail. Surf naar het digitaal platform van Vlajo (www.vlajorapportering.be) en bekijk het boekhoudoverzicht om te weten of de boekhouding in orde is. In onderstaand voorbeeld kan je aan de rode markering zien dat de boekhouding niet in orde is. Er werd één correctie doorgevoerd in het aankoopdagboek en er ontbreekt één verkoopfactuur.
Om te zien welke correctie de dossierbeheerder in het aankoopdagboek heeft doorgevoerd, klik je eerst op de maand (september) en daarna op het tabblad van het aankoopdagboek.
Uit bovenstaand voorbeeld kan je afleiden dat de dossierbeheerder het btw percentage naar 6% heeft aangepast, dit wordt gemarkeerd door een rood vakje. Correcties worden enkel door de dossierbeheerder uitgevoerd na ontvangst van de papieren boekhouddocumenten; op deze manier werk je steeds met correcte gegevens verder!
29
Om te weten welk verkoopfactuur er ontbreekt, klik je op het tabblad van het verkoopdagboek.
Uit bovenstaand voorbeeld kan je afleiden dat VF1 ontbreekt. De volledige lijn is rood gemarkeerd.
OPGELET: Ontbrekende aan‐ of verkoopfacturen moet je onmiddellijk met begeleidende brief (zie bijlage) naar jouw dossierbeheerder opsturen! Zodra je dossierbeheerder de ontbrekende stukken heeft ontvangen, wordt dit aangepast op het boekhoudoverzicht en krijgt deze een groene markering. Het aantal doorgevoerde correcties blijft staan, doch de boekhouding is in orde!
30
1.14 De BTW aangifte De BTW aangifte in jullie Vlajo Rapportering: Wanneer de maandelijkse boekhouding verbeterd is door je dossierbeheerder, dan verschijnt er tussen de tabbladen een extra tabblad ‘BTW aangifte’. Klik dit tabblad aan om de ingevulde btw aangifte van de betreffende maand te downloaden. Dit document is enkel voor eigen gebruik en moet niet opgestuurd worden naar Vlajo.
Vlajo junior-ondernemingen worden niet beschouwd als BTW belastingplichtigen. Omdat Vlajo geen commerciële ingesteldheid heeft, geniet je als Vlajo junior-onderneming van de vrijstelling bedoeld in artikel 44, §2, 4° van het BTW wetboek. Als gevolg daarvan kan je geen ondernemingsnummer of BTW nummer krijgen en kan je niet als BTW belastingplichtige beschouwd worden. Deze vrijstelling geldt eveneens ten aanzien van Vlajo, het overkoepelend orgaan voor de Vlajo junior-ondernemingen (ministeriële beslissing ET 60.276 van 20 december 1989). Om de werkelijkheid zo dicht mogelijk te benaderen en het economische leven zo goed mogelijk na te bootsen moet de Vlajo junior-onderneming evenwel op de facturen die zij aflevert aan Vlajo en op haar kasontvangsten een fictieve BTW berekenen. Maandelijks moet een BTW aangifte opgemaakt worden. In dit mechanisme speelt Vlajo de rol van staat: de Vlajo Junior onderneming betaalt de BTW die uit haar aangifte blijkt aan Vlajo. Heb je na indiening van je BTW aangifte bij Vlajo een BTW tegoed dan wordt het saldo naar de volgende maand overgedragen. De afrekening gebeurt bij de vereffening van de Vlajo junior- onderneming. Tegenover je klanten ben je dus niet-BTW plichtig. Officieel mag je geen BTW aanrekenen op je verkoopprijs. Je vermeld enkel het totale bedrag inclusief BTW. Zet op die factuur wel de vermelding: vrijstelling van BTW ingevolge art 44, §2, 4° BTW-wetboek; beslissing ET 60.276 van 20 december 1989 – BTW niet aftrekbaar. Je klant ziet dat deze BTW niet in aftrek kan gebracht worden omdat de factuur werd afgeleverd door een niet-BTW-belastingplichtige. Wanneer je klant dus een onderneming of een BTW belastingplichtige is, dan kan hij de BTW niet in aftrek brengen, maar het volledige factuurbedrag kan wel ingebracht worden als kost of aankoop.
Vergeet niet dat de Vlajo junior-onderneming de BTW op aankopen wel degelijk moet betalen aan haar leveranciers. Het statuut van niet-belastingplichtige (wegens de vrijstelling art. 44, §2, 4°) wil immers niet zeggen dat je geen BTW moet betalen op je aankopen. Het is bijgevolg zinloos en bovendien illegaal om bij een leverancier aankopen te doen zonder betaling van BTW. Vraag steeds een factuur omdat je de daarop aangerekende BTW in aftrek kan brengen op je BTW aangifte die je bij Vlajo moet indienen. Geen factuur of aankoopdocument is geen aftrek van kosten en van BTW.
31
Berekening van het bedrag zonder BTW (wordt ook wel MvH genoemd = Maatstaf van Heffing) en het BTW bedrag:
Het normale BTW tarief in België bedraagt 21%. Daarnaast bestaan er verlaagde tarieven van 12%, 6% en 0%. Vergeet niet dat de wetgeving een hele reeks uitzonderingen en bijzondere regelingen bevat!
0% op dagbladen, bepaalde weekbladen, vervoersbewijzen (NMBS) en De Post. 6% op onder meer landbouwproducten, bepaalde voedingsmiddelen en waterdistributie, boeken, tijdschriften, kunstvoorwerpen, bepaalde diensten, … 21% op alle goederen en diensten welke onderworpen zijn aan de BTW en die niet elders zijn opgesomd. Voor extra informatie omtrent BTW percentages kan je altijd eens een kijkje gaan nemen op de website van de federale overheid inzake financiën (http://www.fisconet.fgov.be)
32
Bijlagen Verkoopbewijs Intern verkoopdocument voor het opmaken van een intern verkoopdocument, dient enkel voor rapportering aan Vlajo. Bijv. bij verkoop op een oudercontact, markt,... Voor producten met een verschillend btw-percentage gebruik je een aparte regel.
Extern verkoopbewijs l voor het opmaken van een verkoopdocument aan een klant. (klant kan de btw niet recupereren bij aankoop van een Mini-onderneming, dus geen btw vermelden op het document, enkel de totaalprijs) Personaliseer gerust in je eigen huisstijl.
Overzichtstabel belastbaar inkomen Begeleidende brief
33
Verkoopbewijs (intern verkoopdocument) (Adresgegevens junior-onderneming) ................................................................. ................................................................. ................................................................. (Adresgegevens klant) ................................................................. ................................................................. ................................................................. Rekeningnummer junior onderneming Datum verkoopbewijs Nummer verkoopbewijs
AANTAL
OMSCHRIJVING
TOTAAL BEDRAG (excl. BTW)
TOTAAL EXCL. BTW* TOTAAL BTW* TOTAAL FACTUUR*
Document te kopiëren volgens jullie noden * De op dit stuk vermelde BTW is niet aftrekbaar. De Vlajo Junior onderneming is niet aan BTW onderworpen (beslissing van de BTW-administratie van 20 december 1989, nr. E.T. 60.276). Zij is een uitvloeisel van de Vlajo, die zich tot doel gesteld heeft jongeren de zin voor initiatief en ondernemingsgeest te ontwikkelen. De klant gaat akkoord dat de Vlajo Junior onderneming of de personen hierbij betrokken geen verantwoordelijkheid dragen. De verantwoordelijkheid wordt gedragen door de Vlajo, en beperkt zich tot dekking van de verzekering ‘ING (polisnr 705.556.401)’ en houdt geen aansprakelijkheid na levering in. vzw Vlajo, Kapeldreef 60, 3001 Heverlee. Tel 016 29 84 01.
34
Verkoopbewijs (extern verkoopdocument) (Adresgegevens junior-onderneming) ................................................................. ................................................................. ................................................................. (Adresgegevens klant) ................................................................. ................................................................. ................................................................. Rekeningnummer junior onderneming Datum verkoopbewijs Nummer verkoopbewijs
AANTAL
OMSCHRIJVING
TOTAAL BEDRAG (excl. BTW)
TOTAAL FACTUUR*
Document te kopiëren volgens jullie noden De Vlajo Junior onderneming is niet aan BTW onderworpen (beslissing van de BTW-administratie van 20 december 1989, nr. E.T. 60.276). Zij is een uitvloeisel van de Vlajo, die zich tot doel gesteld heeft jongeren de zin voor initiatief en ondernemingsgeest te ontwikkelen. De klant gaat akkoord dat de Vlajo Junior onderneming of de personen hierbij betrokken geen verantwoordelijkheid dragen. De verantwoordelijkheid wordt gedragen door de Vlajo, en beperkt zich tot dekking van de verzekering ‘ING (polisnr 705.556.401)’ en houdt geen aansprakelijkheid na levering in. vzw Vlajo, Kapeldreef 60, 3001 Heverlee. Tel 016 29 84 01
35
36
37
Vlajo Online Rapportering Naam van de junior-onderneming:
………………………………………….
Nummer van de junior-onderneming: …………………….. Rapportering van de maand: …………………….. Datum van de zending: ……/……/…………
Hierbij zenden wij u de volgende documenten: •
Originele aankoopfacturen nr.: …………………………………………………………
•
Verkoopfacturen nr.: …………………………………………………………………….
•
Ontbrekende documenten nr.: …………………………………………………………
Wij verrichten een overschrijving van ……………………. euro op rekening van Vlajo BE53 2100 4413 5153 met als mededeling de naam én het nummer van de onderneming. Opsturen naar : Vlajo – p.a. Innovatie- en Incubatiecentrum t.a.v. de dossierbeheerder Kapeldreef 60 3001 Heverlee
Handtekening financieel directeur
Handtekening gedelegeerd bestuurder
Handtekening leercoach
38
