Vlaamse overheid Inspectie RWO Afdeling Toezicht. Multidisciplinair onderzoek Inter-Vilvoordse Maatschappij voor Huisvesting

Vlaamse overheid Inspectie RWO – Afdeling Toezicht

Multidisciplinair onderzoek Inter-Vilvoordse Maatschappij voor Huisvesting Eindrapport – 03/05/2012

Inhoudstafel

INLEIDING __________________________________________________ 3 1.

Samenvatting tussentijds rapport d.d. 06/04/2012 ____________ 5 1.1.

Overheidsopdrachten ______________________________________ 5

1.2.

Beheer en organisatie ______________________________________ 6

1.3.

Financieel en boekhoudkundig onderzoek _____________________ 7

1.4.

Verhuring ________________________________________________ 8

1.5.

Overdrachten ___________________________________________ 10

2.

Bijkomende onderzoeken uitgevoerd na het tussentijds rapport 12 2.1.

Gunningen 2011 - 2012 ____________________________________ 12

2.2.

Groepsverzekering _______________________________________ 13

2.3.

Verkopen onverhuurbare sociale woningen ___________________ 14

2.4.

Verschil in openstaand saldo i.v.m. leasing ____________________ 15

2.5.

Herstellingen ____________________________________________ 16

2.6.

Huurlasten ______________________________________________ 17

2.7.

Leegstand_______________________________________________ 18

2.8.

Domiciliefraude __________________________________________ 19

2.9.

RISO Vlaams Brabant _____________________________________ 20

3.

Specifieke relaties tussen de SHM en de stad Vilvoorde _______ 21 3.1.

Onroerende transacties ___________________________________ 21

3.2.

Personeelsbeleid _________________________________________ 21

3.3.

Verhuringen aan Stad Vilvoorde_____________________________ 22

4.

Verantwoordelijkheden _________________________________ 23 4.1.

Raad van bestuur ________________________________________ 23

4.2.

Directiecomité ___________________________________________ 24

4.3.

Directeurs ______________________________________________ 24

4.4.

Commissaris ____________________________________________ 25

5.

6.

Herstelplan ___________________________________________ 26 5.1.

Inleiding ________________________________________________ 26

5.2.

Algemeen doel __________________________________________ 26

5.3.

Reeds genomen maatregelen sinds 1 juni 2011_________________ 27

5.4.

Herstelplan _____________________________________________ 33

5.5.

Conclusie Herstelplan _____________________________________ 35

Eindconclusie _________________________________________ 36

BIJLAGE ___________________________________________________ 41

2

INLEIDING Situering onderzoek

Naar aanleiding van financiële en structurele problemen in de sociale huisvestingsmaatschappij (SHM) Inter-Vilvoordse Maatschappij voor de Huisvesting (IVMH) vroeg de raad van bestuur aan de VMSW om een doorlichting van het financieel beheer uit te voeren. Het onderzoek werd uitgevoerd door een adviseur boekhouding en fiscaliteit. In de conclusie wordt gesteld dat de maatschappij virtueel failliet is en er worden vermoedens van fraude geuit. Na kennisneming ervan vroeg de minister, bevoegd voor Wonen, aan het agentschap Inspectie RWO een lijst van alle inbreuken die m.b.t. die maatschappij al waren vastgesteld door de afdeling Toezicht en de acties die hiertegen waren ondernomen. De Vlaamse Regering gelaste daarop het agentschap Inspectie RWO met een multidisciplinair onderzoek inzake de verrichtingen die tot de opdracht van de IVMH behoren krachtens artikel V, VI en VII van de Vlaamse Wooncode.

Verloop onderzoek

Tijdens het multidisciplinair onderzoek werden onderstaande domeinen aan een diepgaand onderzoek onderworpen:






Overheidsopdrachten Beheer en organisatie Financiën en boekhouding Verhuring Overdrachten

Voor het onderzoek werden tijdens de periode van 27/02/2012 tot 16/03/2012 verschillende plaatsbezoeken uitgevoerd door een team van toezichthouders en medewerkers van de afdeling Toezicht. Ze kregen daarbij de medewerking van de personeelsleden van IVMH. De voormalige directeur, dhr. XXXX en de vorige voorzitter, mevrouw XXXX, meldden, n.a.v. de commotie in de pers, aan het kabinet van de minister van Wonen dat ze hun medewerking wensten te verlenen aan het onderzoek Beiden leverden een aantal documenten aan en werden gehoord door het agentschap Inspectie RWO in samenwerking met de Interne Audit van de Vlaamse Administraties (IAVA). Op 06/04/2012 werd aan de minister een tussentijds rapport bezorgd dat een overzicht geeft van de stand van het onderzoek op 30/03/2012. Mede omdat een aantal personeelsleden gedurende voormelde onderzoeksperiode afwezig waren dienden een aantal deelaspecten verder onderzocht te worden in de periode 06/04/2012 tot 25/04/2012.

Samenwerking IAVA

De Vlaamse Regering gelaste ook de Interne Audit van de Vlaamse Administraties (IAVA) om een forensische audit uit te voeren bij de IVMH. In het kader van deze audit leverde het agentschap Inspectie RWO waar mogelijk informatie aan aan IAVA. Het rapport van IAVA werd op 06/04/2012 aan de minister van Wonen bezorgd.

3

Eindrapport

In het eindrapport wordt in een eerste hoofdstuk een samenvatting gegeven van de belangrijkste vaststellingen uit het tussentijds rapport. Vervolgens worden nog een aantal openstaande vragen en aandachtspunten opgesomd, met de bijkomende onderzoeken die in dat verband nog werden uitgevoerd. In dit eindrapport wordt ook aandacht besteed aan de bijzondere relatie tussen de 1 IVMH en de stad Vilvoorde. Het herstelplan, door de IVMH opgesteld op vraag van de Vlaamse Regering, werd geanalyseerd en er werd een inschatting aan gegeven. Ter afsluiting worden een aantal algemene conclusies geformuleerd Om een volledig beeld te krijgen van de vaststellingen is het onontbeerlijk het eindrapport te lezen in combinatie met het tussentijds rapport Het agentschap Inspectie RWO zal de, in het kader van het multidisciplinaire onderzoek gedane, vaststellingen aan de IVMH communiceren. Voor bepaalde vaststellingen zal de toezichthouder de SHM in gebreke stellen. Verder zal de toezichthouder de IVMH met verhoogd toezicht blijven opvolgen en nagaan of aan de vaststellingen gevolg wordt gegeven.

1

Met de stad wordt bedoeld zowel de gemeente en het OCMW. 4

1. Samenvatting tussentijds rapport d.d. 06/04/2012

In dit hoofdstuk wordt een samenvatting gegeven van de belangrijkste vaststellingen die werden gedaan tijdens het multidisciplinair onderzoek. De integrale tekst is terug te vinden in het tussentijds rapport d.d. 06/04/2012.

1.1. Vaststellingen

Overheidsopdrachten Controle op de gunningen Om na te gaan of de wetgeving overheidsopdrachten op een correcte manier werd toegepast werden 27 gunningen uit de periode 2008 - 2011 aan een controle onderworpen. Daarvan verliepen er 74% in strijd met de reglementering. Rapportering aan Inspectie RWO Van de gecontroleerde gunningen rapporteerde de SHM er slechts 4 aan het agentschap Inspectie RWO. Geen enkele gunning waarbij een inbreuk op de wetgeving werd vastgesteld werd gerapporteerd. Nazicht opbouwdossier kantoorgebouw De privéwoning van voormalig directeur, dhr. XXXX, werd gebouwd in dezelfde periode als het nieuwe kantoorgebouw. Voor de bouw van die woning zouden dezelfde weinig voorkomende technieken gebruikt zijn, waardoor in de sector een aantal geruchten leven. De heer XXXX toonde met facturen aan dat zijn woning volgens een ander concept werd gebouwd dan het kantoorgebouw. Uit het nazicht van het dossier moet geconcludeerd worden dat, wat de gunningsfase van het kantoorgebouw betreft, de wetgeving overheidsopdrachten gerespecteerd werd. Naar aanleiding van het vergelijken van het bestek met de plannen van het kantoorgebouw werden wel een aantal opvallende topics voor verder onderzoek doorgegeven aan IAVA:
hangdakgoten;
verwerking vuile grond;
groenaanleg. Keukens in het kantoorgebouw In het kantoorgebouw werden twee keukens geïnstalleerd, die 3,5 keer duurder waren dan de keukens die in het bestek werden voorzien. De directeur bestelde die keukens zonder naleving van de wetgeving overheidsopdrachten en zonder beslissing van een bevoegd bestuursorgaan.

5

Conclusie

1.2. Vaststellingen

De IVMH overtrad in de periode 2008 – 2011 systematisch de wetgeving overheidsopdrachten. Door het niet-rapporteren van alle gunningsbeslissingen pleegde de SHM een inbreuk op het toezichtbesluit en onttrok ze zich aan het toezicht.

Beheer en organisatie Verloning directeur De raad van bestuur kende aan dhr. XXXX in de periode 01/11/2006 – 31/10/2008 een te hoog loon toe. Hij ondertekende een overeenkomst tot terugbetaling, maar betaalde de laatste schijf van 4.104,20 euro nog niet terug. Verloning bedienden De IVMH had in 2010 een personeelskost per VTE bediende van 94.428,66 euro; hiermee is de SHM de op één na best betalende in de sector. Het sectorgemiddelde bedroeg 58.289,32 euro. Verloning arbeiders De IVMH had in 2010 een personeelskost per VTE arbeider van 45.464,32 euro. e De SHM is de 5 best betalende in de sector. Het sectorgemiddelde bedroeg 36.113,03 euro in 2010. Forfaitaire vergoeding voorzitter en ondervoorzitter De verschillende voorzitters ontvingen sinds de algemene vergadering van 2009 onterecht een forfaitaire vergoeding. Op 02/03/2012 besliste de raad van bestuur dat de voorzitter geen forfaitaire vergoeding meer zou ontvangen. Ook de ondervoorzitter ontving sinds de algemene vergadering van 2009 onterecht een forfaitaire vergoeding. Over deze vergoeding besliste de raad van bestuur van 02/03/2012 niet expliciet dat ook deze werd afgeschaft. Kosten bestuurders In 2010 betaalde de IVMH 48.352,30 euro uit aan ‘zitpenningen voorzitter en bestuurders’ (inclusief RSVZ-bijdragen) tegenover een sectorgemiddelde van 27.921,56 euro; slechts 12% van de SHM’s besteedde in 2010 meer aan deze kostenpost dan de IVMH. Verzekeringen De waarborg van de verzekering tegen arbeidsongevallen werd in gemeenschappelijk overleg tussen de partijen uitgebreid tot de ongevallen waarvan de directeur het slachtoffer zou worden tijdens zijn privéleven zowel in binnen- als in buitenland.

6

Relatie tussen de raad van bestuur en het management van de SHM en tussen de SHM en het stadsbestuur In een aantal dossiers zoals de versnelde toewijzing van een woning, de verhuur van kantoren in het administratief gebouw en het ontslag van de directeur en een personeelslid werden tussenkomsten via e-mail teruggevonden die uitgingen van de heer XXXX, burgemeester en voormalig voorzitter van de SHM van Vilvoorde, en van een bestuurder.

Conclusies

De IVMH heeft, in vergelijking met de sector, een zeer hoge personeelskost per VTE bediende en per VTE arbeider. De verschillende voorzitters en de ondervoorzitter ontvingen sinds de Algemene Vergadering van 2009 onterecht een forfaitaire vergoeding. In vergelijking met de sector heeft de SHM hoge kosten m.b.t. ‘zitpenningen voorzitter en bestuurders’. De IVMH heeft de verzekering m.b.t. arbeidsongevallen onterecht uitgebreid naar het privéleven van de directeur en neemt hiervoor de kosten ten laste.

1.3. Vaststellingen

Financieel en boekhoudkundig onderzoek Afschrijvingen De details van de afschrijvingstabellen stemmen niet steeds overeen met het totaalbedrag aan afschrijvingen in de boekhouding. Diverse debiteuren – leveranciers Op de boekhoudrekeningen met betrekking tot diverse debiteuren en leveranciers staan bedragen geboekt als vordering en/of schuld terwijl deze in praktijk geen inbare vordering of af te lossen schuld vertegenwoordigen. Dubieuze debiteuren De berekening van de dubieuze debiteuren gebeurt op een foute manier. De SHM past de waarderingsregels niet toe conform het MB van 29/10/2010. Kostenrekeningen De IVMH geeft jaarlijks grote bedragen uit aan bijstand door externen, ondermeer voor opdrachten ICT. Ook voor bijstand bij gebruik van het boekhoudprogramma en een programma ‘Huuradministratie’ werd op regelmatige basis de hulp van externen ingeroepen. Op de rekening ‘Diverse administratiekosten’ kon vastgesteld worden dat de IVMH het annualiteitsbeginsel van de boekhouding niet respecteert. Er werden boekingen uitgevoerd zonder verantwoordingsstukken.

7

Procedures De huidige directeur was niet op de hoogte van het procedurehandboek dat goedgekeurd werd door de raad van bestuur op 14/09/2010. De goedgekeurde procedures werden niet toegepast.

Conclusies

Niet voor elke boeking was een verantwoordingsstuk aanwezig. De openstaande vorderingen en leveranciers werden niet opgevolgd. De boekhouding geeft geen getrouw beeld van de realiteit wat betreft afschrijvingen, openstaande vorderingen, schulden aan leveranciers en dubieuze debiteuren. Er was in het verleden onvoldoende interne controle op het uitvoeren van betalingen, kas- en liquiditeitenbeheer, voorraad- en materialenbeheer, opvolging huurachterstal en loonadministratie. De SHM stelde in 2010 schriftelijke procedures op. De huidige directeur bleek daarvan evenwel niet op de hoogte te zijn.

1.4. Vaststellingen

Verhuring Inschrijvingen Bepaalde standaarddocumenten zijn niet in overeenstemming met de bepalingen van het KBSH of zijn onduidelijk opgesteld. Het betreft het inschrijvingsbewijs, het inschrijvingsformulier, de prioriteitscodes en het intern huurreglement. De inschrijvingsvoorwaarden werden niet steeds geattesteerd voor alle meerderjarige personen die de woning zullen betrekken. Het gaat onder meer over de taal- en inburgeringsvoorwaarde, de eigendomsvoorwaarde en de onaangepastheid van de eigen woning. De toekenning van een prioritaire mutatie gebeurt niet altijd op basis van bewijskrachtige documenten. Actualisatie en schrappingen Op basis van de stukken in het dossier is het niet steeds duidelijk waarom een kandidaat-huurder zijn keuze wijzigde bij actualisatie of geschrapt werd. De maatschappij respecteerde de termijnen voor de afronding van de actualisatie van 2011 niet. Toewijzingen Ook bij de toewijzingen worden een aantal toelatingsvoorwaarden en de toekenning van een prioritaire mutatie niet geattesteerd met bewijskrachtige documenten. Plaatsbeschrijvingen worden overgelaten aan een externe firma en er wordt een maand gratis huur toegestaan aan de huurder bij een verplichte of prioritaire verhuis.

8

De maatschappij hanteert geen consequente aanpak bij de behandeling van de dossiers. Zo gaat ze niet altijd over tot schrapping indien de kandidaat niet (tijdig) reageert op de actualisatiebrieven of wordt er tijdens de periode van drie maanden na een eerste weigering soms wel een woning aangeboden aan de kandidaat-huurder, hoewel hij hier niet uitdrukkelijk om verzocht. De bijzondere omstandigheden van sociale aard – ter staving van de beslissing tot versneld toewijzen – worden niet steeds voldoende aangetoond in het dossier. De maatschappij onderzoekt bij een aanvraag tot versnelde toewijzing niet of er hoger gerangschikte kandidaten zijn die zich in een zelfde of gelijkaardige situatie bevinden. De beslissingen tot toewijzingen worden niet steeds genomen door het daartoe bevoegde bestuursorgaan en worden niet altijd correct uitgevoerd. Huurlasten Er werd geen afrekening gemaakt. Bij de bepaling van de voorschotten op de huurlasten werden kosten in aanmerking genomen die niet ten laste zijn van de huurders of niet worden geattesteerd. Een aantal andere kosten die ten laste zijn van de huurders worden dan weer niet doorgerekend. Huurprijsberekening De berekening en de attestering van de huurprijs en -herzieningen gebeuren niet steeds correct. Andere verhuringen Een aantal verhuringen buiten stelsel zijn niet conform de bepalingen van het MB van 19/12/2008.

Conclusies

Bepaalde standaarddocumenten zijn niet in overeenstemming met de bepalingen van het KBSH of zijn onduidelijk opgesteld waardoor de consequente aanpak in het gedrang komt. De attestering voor de inschrijving, (versnelde) toewijzing, toekenning van prioriteiten en de huurprijsberekening gebeurt niet steeds op basis van bewijskrachtige documenten. Door de opmaak van de plaatsbeschrijvingen over te laten aan een externe firma en een maand gratis huur toe te staan aan de huurder bij een verplichte of prioritaire verhuis wordt de financiële toestand van de maatschappij negatief beïnvloed. De beslissingen tot toewijzingen worden niet steeds genomen door het daartoe bevoegde bestuursorgaan en worden niet altijd correct uitgevoerd. De huurlasten worden niet afgerekend. De berekening van de voorschotten op de huurlasten en de huurprijs(-herziening) gebeurt niet correct.

9

1.5. Vaststellingen

Overdrachten Verkopen volgens het overdrachtenbesluit Tijdens de inspectie bleek dat de stafmedewerker Onroerende Transacties onvoldoende op de hoogte is van de verschillende stelsels inzake de verkoop van sociale koopwoningen (zuivere sociale koopwoningen, gelabelde en zuivere Vlabinvest-woningen). Verschillende stukken en informatiedocumenten voldoen niet aan de bepalingen van het ODB (registers, ontvangstbewijs, informatieverstrekking via website en lokale pers). Uit de verschillende dossiercontroles bleek dat de IVMH ernaar streeft zoveel mogelijk huurwoningen te verkopen. Wanneer een zittende huurder niet voldoet aan de voorwaarden voor het kooprecht verkoopt de IVMH de woning toch, desnoods onder het stelsel van de verkoop van verhuurbare sociale huurwoningen, terwijl dergelijke verkopen van verhuurbare woningen in de regel moeten ingepast zijn in een bepaalde algemene verkooppolitiek en er dus niet zomaar kan ingegaan worden op particuliere vragen van huurders M.b.t. de verkoop van onverhuurbare sociale huurwoningen werd vastgesteld dat de gecontroleerde dossiers geen stuk bevatten dat aantoont dat de woning niet meer voldoet aan de voorwaarden van art. 5 van de Vlaamse Wooncode. Verkopen buiten het overdrachtenbesluit M.b.t. woningen, exclusief of gedeeltelijk gefinancierd met Vlabinvestmiddelen, werden de volgende vaststellingen gedaan:
In 9 van de 12 gecontroleerde inschrijvingsdossiers waren de stukken onvolledig of waren de aanwezige attesten onvoldoende nauwkeurig afgetoetst aan de toepasselijke wetgeving, met fouten tot gevolg.
Een groot aantal van de gecontroleerde toewijzingsdossiers bevatte onvolledige of onvoldoende recente informatie. Dit heeft tot gevolg dat in 9 toewijzingsdossiers geen uitspraak kan gedaan worden over de correctheid van de toewijzing. M.b.t. woningen in Vlabinvestprojecten, integraal gefinancierd via eigen middelen van de VMSW en/of de sociale huisvestingsmaatschappijen, werd vastgesteld dat in een groot aantal van de gecontroleerde inschrijvingsdossiers de stukken onvolledig waren of de aanwezige attesten onvoldoende nauwkeurig afgetoetst werden aan de toepasselijke wetgeving met foutieve inschrijvingen tot gevolg. Rapportering aan Inspectie RWO De IVMH rapporteerde niet correct: enkel de overdrachten werden gerapporteerd. De verwervingen zijn (op één uitzondering na) nooit gerapporteerd. Verwervingen: ruilcontracten project ‘Star’ Ter realisatie van het project ‘Star’ in het centrum van Vilvoorde, verwierf de IVMH een aantal onroerende goederen d.m.v. ruilovereenkomsten. In de toekomst zou kunnen blijken dat deze overeenkomsten in strijd zijn met het overdrachtenbesluit en de VLABINVEST reglementering.

10

Verkoop ‘Poorthuys’ aan OCMW De IVMH verkocht een complex van 24 flats aan het OCMW van Vilvoorde. De verkoopprijs was beduidend lager dan de schattingsprijs. De toezichthouder vroeg de raad van bestuur bij de beslissing rekening te houden met de financiële toestand van de SHM. Desalniettemin verkocht de SHM het complex voor 1.750.331,90 euro, 545.168,10 euro onder de schattingsprijs.

Conclusies

Er is bij de IVMH onvoldoende kennis aanwezig van de reglementering m.b.t. de overdrachten. Vanuit het streefdoel om zoveel mogelijk huurwoningen te verkopen, past de SHM de verschillende verkoopstelsels door elkaar toe, zonder rekening te houden met de specifieke modaliteiten van de afzonderlijke stelsels. De opmaak en opvolging van inschrijvings- en toewijzingsdossiers gebeurt onvoldoende zorgvuldig. De IVMH rapporteerde niet correct aan het agentschap Inspectie RWO. Ze pleegde hiermee een inbreuk op het toezichtsbesluit en onttrok zich aan het toezicht.

11

2. Bijkomende onderzoeken uitgevoerd na het tussentijds rapport

In het tussentijds rapport werden een aantal punten aangegeven als zijnde nog te onderzoeken. Deze punten worden in dit hoofdstuk verder uitgediept.

2.1.

Gunningen 2011 - 2012

Aanstelling mobiele renovatieploeg

Er werd een controle uitgevoerd op de gunning tot aanstelling van een “mobiele renovatieploeg” die in maart 2012 werd besteld door de huidige leiding van de IVMH. Vaststellingen Uit onderzoek is gebleken dat:
de erkenning van de aannemer onvoldoende is,
de gunningsbeslissing genomen werd door het directiecomité, terwijl volgens de delegatieregeling elke gunningsbeslissing die 67.000 euro excl. btw overschrijdt dient genomen te worden door de raad van bestuur Voor de opdracht “Mobiele renovatieploeg” werd een algemene offerteaanvraag uitgeschreven waarvoor slechts 1offerte ontvangen werd, namelijk van de XXXX voor een bedrag van 81.000 euro (excl. BTW). Volgens het verslag van de ontwerper voldoet de inschrijver aan de gestelde voorwaarde (klasse 1, categorie D) wat de erkenning betreft; het directiecomité bekrachtigde dit op 09/03/2012. Het bestek vermeldt inderdaad dat de aannemer diende te voldoen aan de erkenning klasse 1, categorie D (Algemene aannemingen van bouwwerken), maar de aannemer beschikte op het moment van de bestelling echter enkel over de erkenning klasse 1 ondercategorie D4 (Geluids- en warmte-isolatie, lichte scheidingswanden, valse plafonds en valse vloeren, al dan niet geprefabriceerd). Conclusies De gunning is onregelmatig gebeurd aan een aannemer die niet over de vereiste erkenning beschikte. Gelet op het feit dat er slechts 1 offerte ontvangen werd diende de IVMH tot heraanbesteding over te gaan. De gunningsbeslissing werd genomen door het directiecomité van de IVMH. Dat is in strijd met het intern reglement dat op 17/01/2012 werd goedgekeurd door de raad van bestuur van de IVMH. Op basis van dit reglement is enkel de raad van bestuur bevoegd om gunningsbeslissingen te nemen van meer dan 67.000 euro.

12

Rapportering

Voor het eindrapport werd de volledigheid van de verplichte rapportering van e e gunningsbeslissingen uit het 3 en 4 kwartaal van 2011 en van het eerste kwartaal van 2012 nagekeken. Aan de hand van de notulen van de verschillende beheersorganen van de IVMH werd nagegaan of voldaan werd aan de rapporteringsplicht aan de afdeling Toezicht. Uit dit bijkomend onderzoek blijkt dat 6 gunningsbeslissingen, die in betrokken periode zijn genomen, eveneens niet gerapporteerd werden aan de afdeling Toezicht. Door de beperkte tijdspanne die werd toegemeten aan het multidisciplinair onderzoek kon het agentschap Inspectie RWO geen verder onderzoek voeren naar de correctheid van de 6 niet gerapporteerde gunningsbeslissingen.

Conclusies

Ook recentelijk (maart 2012) werden werken gegund waarbij weer de wetgeving en de delegatieregeling, zoals vastgelegd in het intern reglement, werden miskend. e

e

Ook de recente (2 helft 2011 en 1 kwartaal 2012) gunningsbeslissingen werden niet allemaal gerapporteerd.

2.2.

Groepsverzekering

Context

In het tussentijds rapport is gemeld dat de premies die door de IVMH betaald worden voor 1 personeelslid merkbaar hoger zijn dan voor de andere personeelsleden. Er werd aan XXXX hieromtrent verduidelijking gevraagd.

Verder onderzoek

In het verdere onderzoek werd het antwoord van XXXX geanalyseerd. De hogere premie voor de groepsverzekering voor het betreffende personeelslid werd door XXXX toegelicht en verantwoord. Het is te wijten aan de berekeningswijze van de premie zoals opgenomen in het verzekeringscontract. De premie wordt voor het betrokken personeelslid sterk beïnvloed door:
de duur van de loopbaan (30 jaar);
de referentiebezoldiging (bruto geïndexeerd jaarloon) (A113 met maximale anciënniteit);
het gedeelte van de referentiebezoldiging beneden of gelijk aan het pensioenplafond; 2
het gedeelte van de referentiebezoldiging boven het pensioenplafond (2010: 13.206,38 euro in 2011: 16.019,95 euro).

2

Op 1 januari 2006 bedraagt dit 39.414,44 euro. Het plafond volgt de evolutie van het referentie-indexcijfer 138.01 (bron: verzekeringscontract) 13

Conclusie

De bedragen in dit dossier tonen aan dat een loonstijging in de laatste jaren van de loopbaan gevolgen heeft voor de premie en in het bijzonder wanneer het loon hoger ligt dan het pensioenplafond. Uit een vroeger uitgevoerde studie door de VHM (juli 1998) blijkt dat in dat geval niet alleen het verleden moet gefinancierd worden. Bij aanwerving ligt de premie immers vrij laag: jongere leeftijd en lagere wedde. Iedere loonsverhoging tijdens de loopbaan zal repercussies hebben op het verleden dat bijgefinancierd moet worden. Hoe later de loonstijging plaatsvindt tijdens de loopbaan, hoe hoger de bijfinanciering omdat meer jaren uit het verleden geregulariseerd dienen te worden. Indien het loon hoger ligt dan het pensioenplafond moet bovendien het ganse bedrag van de loonstijging worden bijgefinancierd. De IVMH heeft er aldus belang bij de bestaande groepsverzekering om te vormen naar een goedkoper stelsel van het type vaste lasten waarbij de maatschappij op voorhand exact weet welk vaste percentage van het loon van de werknemer moet worden betaald.

2.3.

Verkopen onverhuurbare sociale woningen

Context

Tijdens het multidisciplinair onderzoek werd m.b.t. de verkopen aan de stad Vilvoorde in februari 2012 vastgesteld dat er een verschil zat tussen de bepalingen omtrent verwijlintresten opgenomen in de verkoopsovereenkomst en deze opgenomen in de ontwerpakte. In de verkoopovereenkomst staat het volgende vermeld: “De koper verbindt er zich toe deze bedragen volledig te betalen, uiterlijk bij de ondertekening van onderhavige akte. Ingeval van vertraging in betaling zal er door de koper een nalatigheidintrest verschuldigd zijn op de nog verschuldigde koopprijs, gelijk aan de wettelijke rentevoet verhoogd met vier (4) ten honderd ’s jaars, zonder dat er enige ingebrekestelling nodig zal wezen.” Daarentegen werd in de ontwerpakte (de geregistreerde akte was op het moment van de controle nog niet voorhanden) volgende tekst opgenomen: “Zijnde in totaal twee miljoen honderd achttienduizend negenhonderd Euro (2.118.900 EUR), welk bedrag zal uitbetaald worden aan de verkoper van zodra de koper in het bezit zal zijn gesteld van een hypothecair getuigschrift waaruit de neerlegging blijkt van een uitgifte van onderhavige akte, en de afwezigheid van om het even welke in- en overschrijvingen. WAARVAN KWIJTING, onder voorbehoud van inning..”

Vaststelling

Het verschil tussen de verkoopsovereenkomst en de ontwerpakte is dat verkoopsovereenkomst geen ingebrekestelling vereiste om verhoogde intresten te doen lopen terwijl de ontwerpakte niets voorziet. Hierdoor is artikel 1153 van het burgerlijk wetboek van toepassing en is er bijgevolg een aanmaning vereist vooraleer (enkel) de gerechtelijke intresten beginnen te lopen. De positie van de IVMH is dus verzwakt in de ontwerpakte.

14

De ontwerpakte is niet in overeenstemming met:
de inhoud van de brief van de toezichthouder d.d. 19/04/2011;
de daaropvolgende beslissing van de raad van bestuur d.d. 26/04/2011 om steeds de verwijlintresten te eisen van de stad in geval van niet onmiddellijke betaling bij verkoop . De voorzitter en de directeur hebben er niet op toegezien dat de clausule m.b.t. de verwijlintresten correct, zoals in verkoopsovereenkomst, ook in de notariële akte werd opgenomen. Hierdoor werd de positie van de SHM verzwakt. De directeur meldde op 26/04/2012 dat hij niet kon meedelen of de in februari 2012 verkochte woningen reeds werden betaald en of er verwijlintresten werden aangerekend. In een latere e-mail geeft hij aan dat indien de stad Vilvoorde niet op tijd betaalde, ze intresten dient te betalen. Dit zou worden behandeld op het directiecomité van 11/05/2012.

Conclusie

2.4.

Ondanks de precaire financiële situatie en de vermelding in de verkoopsovereenkomst werd de clausule m.b.t. de verwijlintresten niet overgenomen in de notariële akte, waardoor de positie van de SHM verzwakt is t.o.v. de stad Vilvoorde.

Verschil in openstaand saldo i.v.m. leasing

Context

Er is vastgesteld dat leverancier XXXX in de boekhouding van de IVMH een openstaand saldo vertoonde. Hiertegenover bleek een creditnota te staan t.b.v. 15.346,50 euro d.d. 26/02/2010. Er kon echter niet worden vastgesteld of dat bedrag al teruggestort was aan de SHM. De directeur vroeg een saldobevraging op bij de leverancier en uit het antwoord bleek dat de SHM nog een openstaande vordering had van 13.743,68 euro. Het verschil van 1.602,82 euro tussen de creditnota en de openstaande vordering werd nader onderzocht.

Verder onderzoek

Volgens de boekhouding was er op datum van 26/04/2012 een openstaande vordering ten aanzien van XXXX ten bedrage van 16.211,29 euro. Dit betrof de openstaande creditnota voor 15.346,50 euro en een uitgaande betaling van 864,79 euro zonder dat daar een factuur werd voor ingeboekt. Er is dus een verschil van 2.467,61 euro dat niet door de IVMH kan verklaard worden. Op 26/04/2012 verklaarde de extern boekhouder XXXX (XXXX) dat de leverancier gecontacteerd zal worden om dit uit te klaren. Het was slechts naar aanleiding van de bijkomende vragen van de Toezichthouder dat de boekhouder zelf de stand van zaken met betrekking tot deze leverancier ging bekijken. Op 25/04/2012 liet de directeur telefonisch weten dat het openstaand saldo nog steeds niet vereffend was.

15

Conclusie

Hoewel de huidige directeur reeds op 15/03/2012 door de toezichthouder op de hoogte werd gebracht van een openstaande vordering ten aanzien van leverancier XXXX heeft hij tot op datum van 26/04/2012 nog geen stappen ondernomen om die som te innen. Dit toont aan dat de SHM haar financiën niet alert opvolgt.

2.5. Context xxx

Herstellingen De (kleine) herstellingen op vraag van de huurders konden niet onderzocht worden voor de opmaak van het tussentijds rapport. Voor dit onderzoek was de ondersteuning van het personeel van de dienst boekhouding aangewezen, doch van 27/02/2012 tot 06/03/2012 waren verschillende personeelsleden van deze dienst afwezig wegens ziekte. Ook op 25/04/2012 waren deze personeelsleden (nog steeds) wegens ziekte afwezig. Het onderzoek gebeurde dan ook met bijstand van het nieuwe boekhoudkantoor en het diensthoofd Verhuring. Er werden 61 kostennota’s van 2011 gecontroleerd. Daarvan werden er 50 willekeurig geselecteerd en de overige op basis van de rekening ‘historiek 3 derde’ . Er werd nagegaan of de volgens die nota’s aangerekende kosten ten laste van de huurders vallen en of ze overeenstemmen met de reële uitgaven van de verhuurder (op basis van bewijskrachtige documenten).

Vaststellingen

Hieronder worden de globale vaststellingen van deze controle besproken. In bijlage 1 worden de details van de gecontroleerde dossiers opgenomen.
De maatschappij rekent een administratiekost aan ten bedrage van 10 procent van het totaalbedrag. Deze berekening gebeurt dus niet op basis van de reële kosten. Deze werkwijze leidt er toe dat hoe hoger de kosten van de herstelling bedragen hoe meer administratiekosten worden aangerekend zonder dat de maatschappij hiervoor noodzakelijk meer werk heeft. In de kostennota 201100032 wordt de administratiekost bovendien berekend op de eenheidsprijs voor werkuren, en niet op het 4 reëel aantal gewerkte uren .
Op basis van de stavingstukken in het dossier is het voor een aantal gecontroleerde kostennota’s niet duidelijk of de aangerekende herstelling het gevolg is van ouderdom dan wel van slecht onderhoud of schade door de huurder. Deze informatie is vereist om te bepalen wie de kosten van de herstelling moet dragen (de huurder of de verhuurder). Het gaat ondermeer over de vervanging van een inbouwoven, bad, boiler en het bijplaatsen van muurtegels boven het bad. De IVMH tracht zich in te dekken door de werkbonnen voorafgaand aan de uitvoering van de werken te laten ondertekenen door de huurders.

3

Dit is een overzicht van de boekhoudrekening 4050880 ‘debiteuren kostennota’s’. Hierop is te zien welke kostennota’s reeds werden betaald aan de SHM en welke niet. 4 één werkuur wordt aangerekend aan 39 euro maar er werd slechts een half uur gepresteerd. De administratiekost van 10% werd gerekend op basis van 39 euro i.p.v. op 19,5 euro. 16


De maatschappij rekent een forfaitair bedrag aan voor het ontstoppen van een riool, toilet, afvoerputjes en gootsteen (100 euro excl. BTW). Het diensthoofd Verhuring kon niet aantonen dat dit bedrag gebaseerd is op de werkelijke kost. Voor de kostennota 201100017 wordt evenwel een ander bedrag aangerekend. De SHM kon hiervoor geen verklaring verstrekken.
De kostennota 201100008 betreft de kost voor het ontkalken en het nazicht van de verwarmingsketel. Via de huurlasten wordt tevens een bedrag aangerekend voor het onderhoud van de centrale verwarming. Het diensthoofd Verhuring verklaarde dat het ontkalken van de individuele boilers niet vervat is in het onderhoudscontract. Dit kon niet geverifieerd worden aangezien het onderhoudscontract niet kon voorgelegd worden.
Op basis van de rekening ‘historiek derde’ werd vastgesteld dat in 20 van de 61 gecontroleerde dossiers de kosten niet of slechts gedeeltelijk werden terugbetaald door de huurder.

Conclusies


Niet alle aan de huurder aangerekende herstellingskosten stemmen overeen met reële uitgaven van de verhuurder of worden aangerekend op basis van bewijskrachtige documenten (artikel 3 van bijlage III van het KBSH).
Indien een herstelling het gevolg is van ouderdom of overmacht valt deze kost niet ten laste van de huurder (artikel 1755 van het Burgerlijk Wetboek). Of dat zo is kan niet steeds achterhaald worden op basis van de stavingstukken bij de kostennota’s.
De opvolging van de betaling van huurdersherstellingen gebeurt niet nauwgezet.

2.6.

Huurlasten

Context

Er werd vastgesteld dat er geen afrekening werd gemaakt.

Vaststelling

Tijdens een recente inspectie is gebleken dat de maatschappij – met ondersteuning van de softwareleverancier en de externe boekhouder – bezig is met de afrekening van de huurlasten 2011

Conclusie

De afrekening huurlasten 2011 is in opmaak, maar hiervoor laat de SHM zich wel bijstaan door 2 externen, terwijl dit een basisopdracht is van de SHM.

17

2.7.

Leegstand

Context

Bij opzoekingen in de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ) werd vastgesteld dat er in 17 panden, vermeld op de lijst leegstand (d.d. 27/02/2012), nog mensen gedomicilieerd waren. Daarnaast waren er, n.a.v. een visuele controle, aanwijzingen van bewoningen in 1 pand te Vilvoorde. Deze vaststellingen werden op 19/04/2012 voorgelegd aan het diensthoofd Verhuring.

Verder Onderzoek

Vaststellingen a.d.h.v. KSZ Voor 16 van de 17 panden kon worden aangetoond dat het om een vergissing ging (geen bewoning) wegens de onduidelijkheid van de door het computersysteem gegenereerde excellijst. 1 pand (Frans Degeyndtgaarde 13 te Machelen) bleek bij een nieuwe opzoeking in KSZ (op 19/04/2012) toch leegstaand te zijn. De persoon die er tijdens een eerste controle in KSZ gedomicilieerd was, bleek bij een nieuwe opzoeking ‘geen adresgegevens’ meer te hebben. Visuele vaststelling Groenstraat 199 te Vilvoorde gaf bij visuele controle een bewoonde indruk. Het diensthoofd Verhuring verklaarde dat deze woning in het kader van een project i.s.m. Riso Vlaams Brabant ter beschikking werd gesteld aan een kunstenaar. Hij mag de woning, in afwachting van renovatie, gebruiken als atelier, maar er niet wonen. In ruil hiervoor moet de kunstenaar de woning en de tuin onderhouden. Op deze manier wordt verloedering van de wijk tegengegaan. Ter bevestiging van deze verklaring bezorgde het diensthoofd Verhuring de gebruiksovereenkomst.

Conclusie

De 17 woningen die op de lijst van 27/02/2012 van leegstaande woningen stonden en waarover getwijfeld werd of ze wel leeg stonden, zijn na verder onderzoek wel degelijk leegstaand gebleken.

18

2.8.

Domiciliefraude

Context

In het tussentijdsrapport werd gesteld dat:
in 37 huurwoningen bijwoningen werden vastgesteld;
in 1 dossier de kandidaat-huurder na toewijzing van pand 34067 nooit zijn domicilie verplaatste;
1 huurder niet langer gedomicilieerd was in de sociale huurwoning (pand 29062). Deze vaststellingen werden op 19/04/2012 voorgelegd aan het diensthoofd Verhuring van de IVMH. In een verder onderzoek werd nagegaan of de gegevens waarover het agentschap Inspectie RWO beschikte om te stellen dat er in deze gevallen sprake was van domiciliefraude accuraat en bijgewerkt waren.

Verder onderzoek

37 bijwoningen Uit verder onderzoek blijkt dat:
in 22 dossiers de SHM effectief niet werd ingelicht van de bijwoning;
7 dossiers reeds in onderzoek waren bij de SHM;
6 dossiers toch in orde waren, maar waar de informatie van de SHM niet was bijgewerkt;
1 dossier een niet bewoning van de sociale huurwoning betreft;
de SHM in 1 dossier akkoord ging met het niet verplaatsen van de domicilie omdat het gezin in principe de woning slechts tijdelijk zou betrekken (tot juni/juli 2012) nadat hun woning (in eigendom) afgebrand was. Niet bewoning pand 34067 De SHM was niet op de hoogte dat de huurder nooit haar domicilie had verplaatst naar de op 01/07/2011 toegewezen woning. Niet bewoning pand 29062 De SHM is op de hoogte dat de huurder niet langer gedomicilieerd is in de woning sinds 26/04/2011. Het diensthoofd Verhuring verklaarde dat de huurder met de noorderzon vertrokken is en dat het dossier bij de advocaat is om de woning vrij te krijgen.

Conclusie

Na verder onderzoek blijkt dat er in 33 dossiers sprake is van domiciliefraude.

Verder gevolg

Tijdens het onderhoud met het diensthoofd Verhuring van de IVMH werd reeds gevraagd om de procedure omtrent domiciliefraude op te starten zoals door het agentschap inspectie RWO wordt weergegeven op zijn website. Deze vraag zal in het kader van de verdere acties vanuit het agentschap inspectie RWO ook schriftelijk worden herhaald en opgevolgd.

19

2.9.

RISO Vlaams Brabant

Context

Op vraag van het kabinet van minister Van Den Bossche werd op 19/04/2012 een delegatie van RISO Vlaams Brabant ontvangen. RISO is een organisatie die op verschillende plaatsen in Vlaams-Brabant opbouwwerk en buurtwerk organiseert. In Vilvoorde ondersteunt ze verschillende huurdersgroepen die opkomen voor de rechten van de huurders van de IVMH. Tijdens het onderhoud werd een bundel overhandigd aan het agentschap Inspectie RWO. In een eerste deel werden de problemen die de huurders van de IVMH ondervinden opgedeeld in 4 categorieën:





leegstand en traagheid van renovaties; aanpak van de renovaties; herstellingen en onderhoud; communicatie en huurdersrelaties.

In een tweede deel werden de tevredenheidsonderzoeken opgenomen die door RISO werden gevoerd in 2005 en 2011.

Conclusie

Binnen het voor dit onderzoek toegemeten tijdsbestek kon in dat verband geen nader onderzoek worden uitgevoerd. Wel blijkt dat de SHM over een klachtenprocedure beschikt (goedgekeurd in DC d.d. 24/09/2010), maar deze is onvoldoende uitgewerkt. Er wordt wel beschreven hoe de klacht geregistreerd wordt, maar niet wie het verder opvolgt, wat de timing is, wie de klachtenbeheerder is, wie de klacht behandelt indien de klachtenbeheerder zelf het voorwerp is van een klacht,… Uit dit onderhoud kan wel geconcludeerd worden dat de relatie tussen de IVMH en haar huurders voor verbetering vatbaar is

Verder gevolg

Het agentschap Inspectie RWO zal de klachten van de huurders doorgeven aan de bevoegde instanties. Mogelijk worden dossiers doorgegeven aan de Wooninspectie, de ombudsman, de VMSW,… Waar mogelijk zal inspectie RWO een faciliterende rol spelen. RISO Vlaams Brabant zal worden ingelicht van de acties die het agentschap wel en niet kan stellen.

20

3. Specifieke relaties tussen de SHM en de stad Vilvoorde

Conform artikel 28, §1 van de Vlaamse Wooncode (VWC) is de gemeente verantwoordelijk voor het uitwerken van haar woonbeleid op lokaal vlak. In art. 29 van de VWC worden de sociale huisvestingsmaatschappijen de bevoorrechte uitvoerders van de investeringsprogramma’s genoemd. Tussen de gemeenten en de huisvestingsmaatschappijen werkzaam op hun grondgebied mag een nauwe samenwerking worden verwacht, maar in casu was deze ‘personele’ samenwerking niet steeds van aard om de belangen van de IVMH te behartigen. In dit hoofdstuk worden een aantal voorbeelden aangehaald van die bijzondere relaties tussen de SHM en de stad Vilvoorde.

3.1.

Onroerende transacties

Poorthuys

De SHM verkocht een complex met 24 flats aan het OCMW van Vilvoorde. De verkoopprijs lag 545.168,10 euro onder de schattingsprijs.

Onverhuurbare sociale woningen

Ter financiering van de renovatiewerken aan het patrimonium verkocht de SHM onverhuurbare sociale woningen. Normaliter moet dit gebeuren via openbare verkoop. Woningen die gelegen zijn in Vilvoorde en Machelen worden echter onderhands verkocht tegen schattingsprijs aan de respectievelijke gemeentebesturen. Zij verkopen de woningen op hun beurt o.b.v. een gemeentelijk toewijzingsreglement. Een neergeschreven motivering waarom de IVMH de woningen onderhands en niet openbaar verkocht kon niet worden teruggevonden in de notulen van de bestuursorganen. Bovendien gaf de IVMH ettelijke maanden betalingsuitstel op de verkochte woningen.

3.2.

Personeelsbeleid In het tussentijds rapport werd aangetoond dat het stadsbestuur van Vilvoorde zich in grote mate mengt in het personeelsbeleid van de IVMH. Bij de ontslagen van zowel dhr. XXXX als dat van dhr. XXXX waren er ongeoorloofde tussenkomsten van de burgemeester van Vilvoorde, dhr. XXXX.

21

3.3.

Verhuringen aan Stad Vilvoorde In het kantoorgebouw van de IVMH wordt een deel van de kantoorruimte verhuurd aan de stad Vilvoorde en de politie. Ook verhuurt de IVMH 4 ondergrondse staanplaatsen, omgebouwd tot garage, aan de politie. In het tussentijds rapport werd aangetoond dat:
dhr. XXXX, zowel voorzitter van de IVMH als burgemeester van de stad Vilvoorde mee de huurprijs bepaalde en dat de huurprijs voor de kantoren lager ligt dan mag verwacht worden.
De kosten voor het ombouwen van de staanplaatsen tot afgesloten garage door de IVMH gedragen werden en niet werden doorgerekend aan de politie.

22

4. Verantwoordelijkheden

In dit hoofdstuk worden voor een aantal vaststellingen verantwoordelijken in de organisatie aangeduid. Voor sommige vaststellingen is elk van de hiernagenoemde organen verantwoordelijk, bijvoorbeeld de chaotische organisatie van de boekhouding.

4.1.

Raad van bestuur Ondermeer kunnen onderstaande verantwoordelijkheden aan de raad van bestuur worden toegeschreven. Personeelsbeleid Het is aangetoond dat de SHM een bijzonder hoge personeelskost heeft. De oorzaak hiervan ligt echter bij de beslissingen die de raad van bestuur zelf nam. Representatiekosten De representatiekosten waren aan de hoge kant in de IVMH. De raad van bestuur nam echter op 08/11/2005 de beslissing om het jaarlijks plafond voor public relations vast te leggen op 1% van de omzet. Verkoop Poorthuys Ondanks het feit dat de toezichthouder aandrong op het nemen van een beslissing in het licht van de financiële situatie van de SHM, verkocht de IVMH het complex Poorthuys toch aan een prijs die 545.168,10 euro lager lag dan de schattingsprijs. Delegatieregeling Er is vastgesteld dat de delegatieregeling, zoals voorzien in het huishoudelijk reglement niet werd gerespecteerd. De raad van bestuur oefende onvoldoende toezicht uit op de door haar gedelegeerde bevoegdheden aan het directiecomité en de directeur. Domiciliefraude Tijdens het onderzoek werd vastgesteld dat er in 33 dossiers sprake is van domiciliefraude. De SHM stelde geen procedure op om domiciliefraude tegen te gaan.

23

4.2.

Directiecomité Ondermeer kunnen onderstaande verantwoordelijkheden aan het directiecomité worden toegeschreven: Delegatieregeling Er is vastgesteld dat de delegatieregeling, zoals voorzien in het huishoudelijk reglement, niet werd gerespecteerd door het directiecomité. Zo besliste het DC in maart 2012 bijvoorbeeld om de opdracht “Mobiele renovatieploeg” te gunnen aan XXXX voor een totaalbedrag van 81.000 euro (excl. BTW) terwijl het DC slechts delegatie had van de raad van bestuur tot 67.000 euro (excl. BTW). Bovendien oefende het directiecomité onvoldoende toezicht uit op de door haar gedelegeerde bevoegdheden aan de directeur.

4.3.

Directeurs Ondermeer kunnen onderstaande verantwoordelijkheden aan de directeur worden toegeschreven: Gunningen 74% van de gecontroleerde gunningen verliep in strijd met de wetgeving overheidsopdrachten. De verschillende directeurs legden dossiers voor aan directiecomité en/of raad van bestuur die strijdig waren met de wetgeving overheidsopdrachten. Andere gunningen (bv. keukens in het kantoorgebouw, Euro-decor) werden zelfs niet aan het bevoegd orgaan voorgelegd. Rapportering aan Inspectie RWO In het tussentijds rapport werd aangetoond dat een aantal rapporteringen t.a.v. inspectie RWO onvolledig zijn. Delegatieregeling Er is vastgesteld dat de delegatieregeling zoals voorzien in het huishoudelijk reglement niet werd gerespecteerd door de directeur. Onvoldoende transparantie De raad van bestuur keurde op 14/09/2010 een procedurehandboek goed. De personeelsleden van de SHM zijn echter niet op de hoogte van de goedgekeurde procedures. Ook de nieuwe directeur was van het bestaan van het procedurehandboek niet op de hoogte. Verkopen onverhuurbare sociale woningen Een afspraak overeengekomen in een verkoopsovereenkomst werd niet correct overgenomen in de daaropvolgende notariële akte waardoor de positie van de SHM werd verzwakt. Aangezien zowel de verkoopsovereenkomst als de notariële akte door directeur en voorzitter ondertekend werd, dragen zij hier ook de verantwoordelijkheid voor.

24

Afwachtende houding De huidige directeur neemt een afwachtende houding aan i.p.v. de problemen aan te pakken. Voorbeelden hiervan zijn onder andere:
Er wordt gerekend op de resultaten van de doorlichtingen door inspectie RWO en IAVA i.p.v. zelf na te gaan waar de pijnpunten in de organisatie liggen.
Het ontbreken van een boekhouder wordt steeds aangehaald als excuus wanneer er vragen rond het financiële gesteld worden. Zo kon er niet becijferd worden welke liquide middelen de SHM maandelijks nodig heeft.
Hoewel hij reeds op 15/03/2012 door de toezichthouder op de hoogte werd gebracht van een openstaande vordering ten aanzien van leverancier XXXX heeft hij tot op datum van 26/04/2012 nog geen stappen ondernomen om die som te innen.
De directeur kon op 26/04/2012 niet meedelen of er verwijlintresten werden aangerekend bij de stad Vilvoorde.

4.4.

Commissaris Niettegenstaande de boekhouding geen getrouw beeld geeft van de realiteit wat betreft afschrijvingen, openstaande vorderingen, schulden aan leveranciers en dubieuze debiteuren keurde de algemene vergadering en de commissaris de jaarrekening telkens goed zonder voorbehoud.

25

5. Herstelplan

5.1.

Inleiding De Vlaamse Regering gelastte op 17/02/2012 de IVMH een herstelplan op te stellen dat ten laatste op 1 april 2012 aan de minister voor Huisvesting moest worden overhandigd. De raad van bestuur van de IVMH besprak de ontwikkeling van een herstelplan op de volgende vergaderingen:






raad van bestuur d.d. 02/03/2012; 5 werkgroep d.d. 07/03/2012; raad van bestuur d.d. 13/03/2012; werkgroep 23/03/2012; raad van bestuur d.d. 27/03/2012.

De IVMH bezorgde op 28/03/2012 het herstelplan aan de minister. Het herstelplan van de IVMH is opgebouwd uit drie delen:
het algemeen doel;
de reeds genomen maatregelen sinds 1 juni 2011;
het herstelplan.

In dit hoofdstuk wordt het herstelplan besproken. Bij elk onderdeel wordt, waar mogelijk, een inschatting gegeven.

5.2. Doel

Algemeen doel De IVMH omschrijft het algemeen doel als volgt: Het algemene uitgangspunt binnen dit herstelplan is verzekeren dat de InterVilvoordse Maatschappij voor Huisvesting (IVMH):
een positieve kasstroom genereert;
haar negatieve rekening-courant stelselmatig afbouwt; in combinatie met:
de correcte verhuring van haar patrimonium;
rekening houdend met de kwaliteitseisen zoals wettelijk voorzien tegen 2020.

5

Alle leden van de raad van bestuur werden op deze werkgroep uitgenodigd. Er werden geen beslissingen genomen en ook geen zitpenningen uitgekeerd. 26

Het algemeen doel stelt bondig waar de SHM naar toe wil en neemt als uitgangspunt de belangrijkste vaststellingen uit het rapport van de VMSW inzake haar financiële situatie .

Inschatting

5.3.

Reeds genomen maatregelen sinds 1 juni 2011

Inleiding

De IVMH geeft in dit hoofdstuk aan welke maatregelen ze al nam sinds 01/06/2011 inzake:









herstructurering; strategisch plan; bindend plan van aanpak; patrimonium; aankoop 3P; doorlichting van haar financieel beheer door de VMSW; bestellen van een audit bij IAVA; huishoudelijk reglement;

Deze onderdelen worden hierna in detail besproken.

Herstructurering

IVMH De IVMH vermeldt: “De structuur van de IVMH is herleid naar de essentie van een sociale huisvestingsmaatschappij (SHM) waarbij de belangrijkste peilers van de maatschappij de huuradministratie en de financiële dienst zijn. Rond deze 2 diensten wordt de structuur opgebouwd om tot een homogene werking te komen waarbij de verschillende diensten optimaal met elkaar overleggen. Er is een herstructurering opgemaakt waarvan de eerste fase is doorgevoerd, namelijk het herdefiniëren van de financiële dienst. Door de herdefiniëring van de financiële dienst worden de financiële verrichtingen per dag verwerkt en bijgehouden. Dit komt rechtstreeks ten goede aan de verwerking van de huurachterstallen, afbetalingsplannen en het afrekenen van eventuele huurschade. De IVMH is nu minder afhankelijk van externen om haar financiële opvolging uit te voeren. Op deze manier worden de kosten van extern beheer ingekrompen zoals ondermeer het opvolgen en berekenen van de huurlasten. De opvolging van de rechtszaken (huurachterstal, uitdrijvingen) is efficiënter gemaakt waardoor er tot een verfijndere procedure is gekomen. Er is een vacature uitgeschreven om een interne boekhouder aan te werven maar hieruit is geen kandidaat kunnen weerhouden daar de kandidaten ofwel een te lange inwerkperiode nodig hadden ofwel overgekwalificeerd waren zodat de IVMH deze niet konden betalen. Om de financiële kostprijs van het extern boekhoudkantoor direct in te perken is geopteerd om een gunning uit te schrijven om een nieuw extern boekhoudkantoor aan te stellen. Het nieuwe extern boekhoudkantoor is aangesteld, per 1 januari 2012, met een besparing van 4,5 keer de prijs die ervoor betaald werd. Op deze manier wordt de continuïteit van de IVMH op vlak van financiële opvolging gewaarborgd terwijl er tijd wordt gecreëerd om een nieuwe vacature uit te 27

schrijven om een interne boekhouder aan te werven. Deze vacature is uitgeschreven op 1 maart 2012 en lopende om tegen 1 mei 2012 de aanverving rond te hebben.” Inschatting Het “voorstel” van herstructurering is beperkt tot een paar algemeenheden; zo is er sprake van een eerste fase zonder dat wordt aangegeven wat de volgende fases zouden inhouden. De financiële dienst werkt trouwens nog steeds niet zoals het hoort. Hiervan werden volgende voorbeelden vastgesteld tijdens het multidisciplinair onderzoek:
In het eerste kwartaal van 2012 werden geen huurachterstallen opgevolgd; de SHM had geen idee welke huurder achterstond of tijdig betaalde.
De SHM kreeg in april 2012 een aanmaning van de VMSW dat er geen doorstortingen gebeurden.
De directeur verklaarde aan de raad van bestuur (d.d. 27/03/2012) dat hij geen idee had hoeveel de SHM maandelijks nodig had aan liquide middelen om aan de gewone noden te voldoen. Het aanwerven van een boekhouder verloopt zeer moeizaam, een eerste procedure leverde geen geschikte kandidaat op en een tweede procedure leverde zelfs helemaal geen kandidaten op. In de loop van het multidisciplinair onderzoek besliste de SHM om via gespecialiseerde interim-bureaus te zoeken naar een geschikte kandidaat, deze aanwervingprocedure was op het moment van het schrijven van het eindrapport nog niet afgerond. De directeur meldde aan de raad dat de weddeschaal B111 niet realistisch was en dat er naar A111 moest worden overgeschakeld; de raad stelde hier geen vragen bij. In het herstelplan wordt niet aangegeven dat de zoektocht naar een geschikte boekhouder moeizaam verloopt, terwijl het niet hebben van een boekhouder wel als excuus wordt gebruikt om bepaalde taken niet of niet volledig uit te voeren (zie hierboven). De nieuwe aanbesteding (gunning DC 18/11/2011 aan 49.920 euro excl. BTW per jaar of 5.033,60 euro inclusief BTW per maand) voor een extern boekhoudkantoor (XXXX) mag wel een besparing heten, niet van 4,5 keer, aangezien de SHM dit spiegelt aan de zogezegde kost van 220.000 euro per jaar voor het vorig boekhoudkantoor, terwijl dat tussen 2008 – 2011 gemiddeld ‘slechts’ 114.680,61 euro was.

Strategisch plan

IVMH Op 26 juli 2011 heeft de IVMH het strategisch plan goedgekeurd. Dit strategisch plan omschrijft de opdracht van de IVMH, wat zij dient te doen, voor welke uitdagingen zij staat en met welke aandachtspunten zij rekening moet houden. Het strategisch plan werd als bijlage bij het herstelplan gevoegd. Inschatting Zoals de IVMH zelf aangeeft werd het plan goedgekeurd op 26/07/2011. Alle beslissingen die de SHM neemt na die datum zouden moeten kaderen in het strategisch plan.

28

Het strategisch plan is niet in overeenstemming met het herstelplan. Zo staat de Kortestraat te Vilvoorde als prioritaire project aangemerkt in het strategisch plan, terwijl het project in het herstelplan bij ‘te verkopen projecten’ staat. De SHM stelt zich in het strategisch plan als doel ‘[verzorgen van] voldoende aanbod van sociale huurwoningen’ terwijl ze in haar herstelplan voornamelijk spreekt van het afstoten van projecten en het verkopen van huurwoningen.

Bindend plan van aanpak

IVMH Op 23 augustus 2011 heeft de IVMH haar plan van aanpak goedgekeurd. Hierin staat als eerste summiere leidraad omschreven welke de knelpunten van de IVMH zijn en waar zij rekening moet mee houden. Het plan van aanpak, opgesteld in nauw overleg met de VMSW, werd als bijlage bij het herstelplan gevoegd. Inschatting Het bindend plan van aanpak is waarschijnlijk de oorsprong van het verhaal dat het boekhoudkantoor 220.000 euro/jaar kostte. In het bindend plan van aanpak staat immers: ‘Het extern boekhoudkantoor heeft tot en met de maand juni reeds 111.319,07 euro gekost. Tegen het eind van het boekjaar 2011 betekent dit dat de maatschappij ruim 220.000 euro zal betaald hebben.’ Er worden een aantal ‘te ondernemen acties’ opgelijst in het bindend plan van aanpak. In het herstelplan wordt niet aangegeven welke van deze punten al werden gerealiseerd of wat de stand van zaken is. In het bindend plan van aanpak wordt een herstructurering beschreven die niet in overeenstemming is met de herstructurering die eerder al werd besproken, meer bepaald:
In het bindend plan van aanpak is voorzien dat de eigen toezichthouders van de IVMH de plaatsbeschrijvingen opmaken. Dit gebeurt nog steeds extern. Ook de controle van brandblusapparaten en branddetectiesystemen zou een taak van de toezichthouders zijn, maar die werd alsnog uitbesteed (beslissing van het directiecomité van 9/03/2012).
De taken van de financiële dienst, zoals opgenomen in het bindend plan van aanpak, komen niet overeen met de uitvoering in de praktijk; zo liet de directeur het digitaliseren van de facturen en het factuurregister stopzetten.

29

In het plan van aanpak worden volgende zaken aangehaald die nog uitvoering moeten krijgen:
herdefiniëring van het renovatieplan;
opstellen informatiebrochure over huurlasten;
qua software: uitschrijven van procedures om de gegevensverwerking te vergemakkelijken en bij andere SHM’s informeren naar de software die zij gebruiken en de kostprijs ervan zodat een vergelijking kan gemaakt worden;
raamcontract ‘renovatie interieur’ opstellen;
opstellen van procedures inzake wisselwerking tussen de verschillende diensten (na herstructurering) en taakafbakening;
opmaken van een functieomschrijving voor ieder personeelslid. De SHM geeft niet aan wat hier al van gerealiseerd werd of wat de stand van zaken is.

Patrimonium

De IVMH geeft aan dat in het kader van hun patrimonium al een aantal acties genomen zijn. Evalueren projecten i.f.v. financieringssysteem NFS2 “Er zijn diverse gesprekken aangegaan met de ontwerpers om projecten die de conformiteit overschrijden aan te pakken. Door deze gesprekken is erin [sic]geslaagd om bepaalde projecten dichter bij de conformiteit te brengen zodat zij minder financieel zwaar worden voor de IVMH. De conformiteit is gekoppeld aan het financieringssyteem NFS2. Alles dat boven de conformiteit 100 komt dient door de IVMH zelf te worden gedragen met eigen middelen. Daar de IVMH niet meer beschikt over eigen middelen betekent dit dat zij hiervoor een marktconforme lening moet aangaan bij de VMSW. Uit deze gesprekken zijn volgende projecten meer conform gesteld:









Oude Haachtsesteenweg te Diegem; Mechelsesteenweg, Vilvoorde; Parkstraat (Parkresidentie 2), Vilvoorde; Parkstraat 113-115-117-119, Vilvoorde; Begoniagaarde (Fase 2), Machelen; Zaventemsesteenweg, Diegem; Degeyntgaarde, Machelen; …”

Afstoten van projecten “Projecten die niet meer voor sociale doeleinden kunnen worden aangewend daar deze te duur zijn om nog te kunnen realiseren worden afgestoten. In sommige gevallen betreft het projecten die door een collega-SHM kunnen worden uitgevoerd waarbij een regeling moet worden uitgewerkt of de gronden/gebouwen in erfpacht of in opstal worden gegeven of direct verkocht aan de collega-SHM. Projecten die niet op deze manier kunnen worden opgevangen zullen openbaar moeten worden verkocht. Meer bepaald gaat het om volgende projecten:






Witherenstraat, Vilvoorde; Kortestraat, Vilvoorde; Kruisboogschutterstraat, Vilvoorde; Ridderstraat, Vilvoorde; …”

30

Doorlichting met het oog op opmaak prioriteitenlijst “Het patrimonium wordt doorgelicht om, op basis van het bouwjaar en de ernst van de renovatie of herstellingswerken die dienen te worden uitgevoerd, een prioriteitslijst aan te leggen. Er dient een keuze te worden gemaakt welke woningen er nog in aanmerking komen om te renoveren, welke woningen er worden afgebroken om opnieuw op te bouwen en welk woningen er moeten worden verkocht (kostenefficiënt). Woningen die dringende herstellingswerken nodig hebben dienen volgens dringendheid te worden opgelijst zodat hieraan een realistische prioriteit kan worden gegeven. Renovatie van woningen met eigen middelen worden niet meer uitgevoerd. Op deze woningen zaten in wezen 2 financieringen. Een financiering met eigen middelen die in sommige gevallen kon oplopen tot 25.000 euro en daarnaast een financiering op latere termijn omdat deze woning reeds in een renovatieproject was opgenomen.” Inschatting De SHM geeft niet aan:
welke besparingen er kunnen gerealiseerd worden met ‘het meer conform stellen van de projecten’;
of de projecten al werden gestart of wat de stand van zaken is;
hoeveel de opbrengst kan zijn bij de verkoop van projecten, wat de besparing dan is (wegvallen leningslast en leegstandsheffing,…) De doorlichting van het patrimonium zou al zijn gerealiseerd (want opgenomen onder het luik ‘realisatie vanaf 01/06/11’), maar nergens wordt een prioriteitenlijst opgenomen en vermeld welke panden/projecten eerst worden gerenoveerd.

Aankoop softwareprogramma (3P)

IVMH “Om de huidige en toekomstige aanbestedingen in een goede baan te leiden is er overgegaan tot de aankoop van een softwareprogramma die daartoe in staat is. Het programma 3P begeleidt de medewerker bij het opmaken van een bestek zowel op administratieve als op technische wijze. Via een aantal ingebouwde controlesystemen is het op heden onmogelijk een aanbesteding uit te schrijven die niet voldoet aan de wetgeving inzake de openbare aanbestedingen.” Inschatting Ondanks het gebruik van dit softwareprogramma blijft de IVMH overtredingen begaan tegen de wetgeving m.b.t. overheidsopdrachten (zie punt 2.1 hiervoor).

Doorlichting VMSW

IVMH “De raad van bestuur heeft op eigen initiatief bij de VMSW een doorlichting van haar financieel beheer gevraagd. De beslissing hierover is genomen op het directiecomité van 9 september 2011 Het onderzoek is uitgevoerd in de maanden november en december 2011. Op het directiecomité van 13 januari 2012 is beslist dit verslag te bespreken op de eerstvolgende raad van bestuur. Op de raad van bestuur van 17 januari 2012 is het verslag besproken en is beslist dit verslag door te sturen naar Inspectie RWO en de Minister van Wonen. Teneinde een duidelijk beeld te krijgen wat het verslag daadwerkelijk betekent naar de werking van de 31

maatschappij toe is op vraag van de raad van bestuur op 14 februari 2012 een toelichting gegeven door de VMSW.” Inschatting Voor de sanering van de SHM doet de VMSW enerzijds 10 voorstellen van maatregelen die door de IVMH zelf zijn uit te voeren en anderzijds reikt ze 5 maatregelen aan die bij de VMSW kunnen worden aangevraagd. Het merendeel van de aangereikte maatregelen worden niet of niet concreet uitgewerkt in het herstelplan. Aan een aantal maatregelen lijkt de SHM tegemoet te komen door de aanstelling van een nieuw boekhoudkantoor, de aanwervingsprocedure van een interne boekhouder, een tijdelijke investeringsstop en het overhevelen van de huurwaarborgen naar de VMSW.

Audit IAVA

IVMH “Op basis van de toelichting door de VMSW gegeven, heeft de raad van bestuur van 14 februari 2012 beslist een audit te bestellen bij de Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA). Dit onderzoek is momenteel lopende parallel aan het onderzoek van Inspectie RWO.” Inschatting De SHM verlaat zich (gemakshalve) op de bevindingen van IAVA (en IRWO) om voorstellen te bekomen waarmee ze haar werking zou kunnen verbeteren.

Huishoudelijk reglement

IVMH “Naar aanleiding van het opmaken van de modelstatuten is op de raad van bestuur van 17 januari 2012 een nieuw huishoudelijk reglement opgemaakt dat de taken van de algemene vergadering, raad van bestuur, het directiecomité, de voorzitter en de directeur afbakent. Dit huishoudelijk reglement wordt als bijlage toegevoegd. Er is omschreven welk orgaan binnen welk financieel kader iets kan beslissen/uitvoeren. Hierin is een deontologische code voorzien voor de leden van de raad van bestuur. De deontologische code wordt door de leden van de raad van bestuur ondertekend.” Inschatting Het huishoudelijk reglement is onduidelijk, niet in overeenstemming met de geldende reglementeringen (bv. oprichting tijdelijke werkgroep als beraadslagend orgaan) en op een bepaald punt strijdig met de statuten van de IVMH (bv. delegatie aan de voorzitter om over te gaan tot ontslag om dringende reden). De beslissingen die in het kader van de door de raad van bestuur aan het directiecomité en/of directeur verleende delegaties zijn genomen, worden niet of onvoldoende gerapporteerd aan de raad van bestuur, met als gevolg een gebrek aan interne controle op de gedelegeerde bevoegdheden. De delegaties worden onvoldoende duidelijk omschreven waardoor de IVMH het risico loopt op discussies van wat wel en wat niet mogelijk is conform het eigen huishoudelijk reglement.

32

5.4.

Herstelplan

Inleiding

Het herstelplan is opgebouwd rond de volgende domeinen:





bestuur en werking; financieel beheer; bestaand patrimonium; nieuwe projecten.

Elk domein heeft een aantal subdomeinen waarvan het doel wordt omschreven. Voor ieder doel tracht de IVMH aan te geven wat de aanpak zal zijn en binnen welke timing. De timing is onderverdeeld in korte termijn (KT), middenlange termijn (MLT) en lange termijn (LT). Daarnaast worden er een aantal ‘Qwinn’s’ opgesomd.

Bestuur en werking

IVMH Hier worden volgend subdomeinen onderscheiden:






deugdelijk bestuur; doelgericht management; geëngageerd personeel; gesteund door de gemeenten; betrokken huurders die correct worden behandeld.

Inschatting Belangrijkste actiepunt dat de SHM in dat verband aanhaalt is het laten uitvoeren van een externe personeelsaudit. Op die manier wil ze komen tot het plaatsen van de juiste personen op de juiste plaatsen. Dit is nochtans een opdracht die tot het takenpakket mag gerekend worden van de directeur. Bovendien wordt aan dit initiatief ook weer geen timing noch kostprijs gekoppeld.

Financieel beheer

IVMH De subdomeinen zijn:
financiële transparantie;
opstellen van een transitietraject. Inschatting Ondanks haar precaire situatie komt de SHM in haar herstelplan niet verder dan te stellen dat ze “moet komen tot een globaal en gedetailleerd beeld van de actuele financiële situatie van de IVMH om op basis hiervan weloverwogen beslissingen te nemen”. Daarnaast neemt de SHM als doel het “ reduceren van de uitgaven, verhogen van de opbrengsten om te komen tot een financieel sluitende werking.”

33

Een aantal suggesties worden gedaan:
zoeken naar externe/tijdelijke financiële hulp bij bv. aandeelhouders en de VMSW d.m.v.(saneringslening);
omzetten van financieringen met eigen middelen naar NFS2financieringen;
marktconforme leningen van 20 jaar omzetten naar leningen met een looptijd van 33 jaar. Geen enkele suggestie wordt echter concreet uitgewerkt of becijferd.

Bestaand patrimonium

IVMH De subdomeinen zijn:





gedetailleerde inventarisatie toestand en noden; renovatieplanning; afstootstrategie; beheer.

Inschatting De SHM is hierin niet duidelijk. Enerzijds geeft ze aan dat ze wil komen tot een masterplan per gemeente na een inventarisatie van haar patrimonium, anderzijds geeft ze aan dat de inventarisatie al gebeurd is (reeds genomen maatregel sinds 01/06/2011). Een stand van zaken wordt niet meegedeeld. Ook de opstelling (en uitvoering) van het masterplan wordt op geen enkele wijze geconcretiseerd of becijferd.

Nieuwe projecten

IVMH De subdomeinen zijn:







algemeen; Star; Witherenstraat; Kortestraat; Ridderstraat; Kruisboogschutterstraat.

Inschatting Het subdomein ‘algemeen’ wordt verduidelijkt als volgt: “Op basis van de kostprijs en de conformiteit kan bepaald worden of een bepaald project financieel haalbaar is. Indien dit niet haalbaar is wordt onderzocht of een collega-SHM het project via een recht van opstal of erfpacht kan realiseren of dat het project openbaar wordt verkocht. Hierbij wordt rekening gehouden met de financiële kost en de situatie op de vastgoedmarkt.” Hoewel het domein als titel ‘nieuwe projecten’ kreeg, vermeldt de SHM bij 4 van de 5 projecten dat het dat project wenst te verkopen. Enkel Star zou gerealiseerd worden. Voor geen enkel project wordt gemotiveerd waarom het wel dan niet gerealiseerd wordt.

34

Er wordt niet becijferd wat de opbrengst zou kunnen zijn van het verkopen van de projecten. De te realiseren besparingen worden in algemene bewoordingen omschreven, zonder enige becijfering: “De opbrengst van de verkoop wordt als eerste aangewend om de financiering terug te betalen. Jaarlijks terugkerende kosten (bv. onroerende voorheffing, annuïteiten, leegstandsheffing,…) worden hierdoor vermeden.”

5.5.

Conclusie Herstelplan In het herstelplan wordt niet aangegeven hoe de SHM de vooropgestelde doelstellingen, t.w.: een positieve kasstroom genereren en afbouwen van de negatieve rekening-courant, wil bewerkstellingen. Het plan is overigens ook niet ingebed in de maatschappelijke opdracht van de SHM: het (blijven) realiseren van sociale woningen en die ter beschikking (blijven) stellen aan gerechtigde sociale huurders en kopers . Het plan is inconsistent; er is geen samenhang tussen de verschillende delen en rond bepaalde aspecten is er zelfs tegenspraak. Het is een samenraapsel van algemeenheden, zonder richtinggevende visie, zonder cijfermatige onderbouwing, bovendien worden de maatregelen niet binnen een concreet tijdspad geplaatst. Tekenend is ook het feit dat de raad afwacht welke voorstellen er uit de rapporten van IAVA en inspectie RWO zouden gedistilleerd kunnen worden ter verbetering van de werking. Weer zou beroep gedaan worden op externen ook in zaken die tot de verantwoordelijkheid en het takenpakket van de raad van bestuur en de directeur behoren.

35

6. Eindconclusie Overheidsopdrachten

In het licht van de controle op de naleving van de wetgeving overheidsopdrachten werden 27 gunningen uit de periode 2008 – 2011 aan een onderzoek onderworpen. Bij 74 % van deze gunningen werd vastgesteld dat de toewijzing gebeurde in strijd met de reglementering. Het bestuursorgaan dat de beslissing nam pleegde ondermeer inbreuken door de concurrentie niet te raadplegen, het niet respecteren van de drempelbedragen en publicatievoorschriften, opsplitsing van werken en ongelijke behandeling van offertes. Een aantal gunningsbeslissingen werd genomen door de toenmalige directeur met miskenning van de delegatieregeling van de IVMH. Uit een recente controle van een gunningbeslissing genomen in maart 2012 is gebleken dat de SHM nog steeds niet handelt conform de geldende wetgeving overheidsopdrachten. Die gunning gebeurde onregelmatig aan een aannemer die niet over de vereiste erkenning beschikte. Bij die door het directiecomité genomen beslissing werd eveneens de delegatieregeling, op basis waarvan de raad van bestuur de beslissing diende te nemen, miskend.

Rapportering aan Inspectie RWO

Van de gecontroleerde gunningen uit de periode 2008 – 2011 rapporteerde de IVMH slechts 4 gunningen aan het agentschap Inspectie RWO. Geen enkele gunning waarbij een inbreuk op de wetgeving werd vastgesteld werd gerapporteerd. Als hoofd van de administratie ligt de verantwoordelijkheid bij de directeur. Ook de gunningsbeslissingen uit de 2de helft van 2011 en het 1ste kwartaal 2012 werden niet allemaal gerapporteerd. Door het niet rapporteren van gunningsbeslissingen onttrekt de SHM zich aan het toezicht.

Opbouwdossier kantoorgebouw

De wetgeving overheidsopdrachten werd gerespecteerd, zowel wat betreft de gunningsfase als de uitvoeringsfase. Na vergelijking van het bestek met de plannen werden een aantal topics (hangdakgoten, verwerking vervuilde grond en groenaanleg) voor verder onderzoek doorgegeven aan IAVA. Het kantoorgebouw staat in de boekhouding voor meer dan 2,7 miljoen euro ingeschreven. Volgens een schattingsverslag van 24/04/2012 uitgevoerd op vraag van XXXX bedraagt de venale waarde van het kantoor 1.400.000 euro. Binnen het toegemeten tijdsbestek was het niet mogelijk hieromtrent bijkomend onderzoek te doen. De privéwoning van voormalig directeur werd gebouwd in dezelfde periode als het nieuwe kantoorgebouw. Voor de bouw van die woning zouden dezelfde weinig voorkomende technieken gebruikt zijn, waardoor in de sector een aantal geruchten leven. De heer XXXX toonde met facturen aan dat zijn woning volgens een ander concept werd gebouwd dan het kantoorgebouw. 36

In het bestek waren 3 keukens voorzien. Slechts één van de drie geleverde keukens werd geïnstalleerd. De directeur liet 2 andere keukens (die 3,5 keer zo duur waren) installeren na deze besteld te hebben zonder naleving van de wetgeving overheidsopdrachten en zonder beslissing van een bestuursorgaan.

Beheer en organisatie

De raad van bestuur kende eind 2006 de vorige directeur een te hoog loon toe van afgerond 8.100,00 euro. Daarvan betaalde hij afgerond 4.100,00 euro nog steeds niet terug. Het directiecomité en de raad van bestuur namen in 2005 kennis van het op dat moment toegepaste systeem dat inhield dat ieder personeelslid een jaarlijkse verhoging in geldelijke anciënniteit kreeg toegekend. Dat systeem van automatische jaarlijkse loonsverhoging wordt nog steeds toegepast. De SHM behoort tot de best betalende uit de sector. Sinds de bijeenkomst van de algemene vergadering in 2004 ontvangen de leden van de bestuursorganen een zitpenning die overeenkomt met het hoogste bedrag aan presentiegeld dat aan de gemeenteraadsleden van de gemeenten gelegen binnen het werkingsgebied van de SHM wordt toegekend. Daardoor behoort de SHM ook wat dit aspect van de kosten betreft tot de koplopers in de sector. De voorzitter en de ondervoorzitter ontvingen sinds de Algemene Vergadering van 2009 onterecht een forfaitaire vergoeding. Eind 2004 besliste de raad van bestuur om de groepsverzekering die werd afgesloten ten voordele van haar werknemers om te vormen aangezien ze niet meer beantwoordde aan de wettelijke bepalingen en aan de richtlijnen van de toenmalige VHM. De raad opteerde daarbij voor het type ‘vaste prestaties’ waarbij, in tegenstelling tot het goedkopere stelsel van ‘vaste lasten’, niet op voorhand geweten is welke vaste premie of percentage van het salaris van de werknemer moet worden betaald. De verzekering tegen arbeidsongevallen heeft de SHM op haar kosten ten onrechte uitgebreid tot het privéleven van de directeur.

Financieel en boekhoudkundig onderzoek

In het rapport van de VMSW wordt gesteld: “De administratieve organisatie van de boekhouding voldoet niet aan de bepalingen van de boekhoudwetgeving. De chaotische toestand van deze administratie en de informele administratieve organisatie ervan maakt ze bijzonder kwetsbaar voor fraude.” De uitgevoerde onderzoeken onderschrijven deze conclusie. Niet voor elke boeking was een verantwoordingsstuk aanwezig. De openstaande vorderingen en leveranciers werden niet opgevolgd. Niettegenstaande de boekhouding geen getrouw beeld geeft van de realiteit wat betreft afschrijvingen, openstaande vorderingen, schulden aan leveranciers en dubieuze debiteuren keurde de algemene vergadering en de commissaris de jaarrekening telkens goed zonder voorbehoud. Er was in het verleden onvoldoende interne controle op het uitvoeren van betalingen, kas- en liquiditeitenbeheer, voorraad- en materialenbeheer, opvolging huurachterstal en loonadministratie. De SHM stelde in 2010 schriftelijke procedures op. De huidige directeur bleek daarvan evenwel nog niet op de hoogte te zijn. Dit duidt op een gebrek aan 37

informatiedoorstroming binnen de SHM en op het feit dat de directeur die in dienst is sinds 01/06/2011 nog niet geïnformeerd heeft naar de geldende procedures. Verder stelt het rapport van de VMSW : “Financieel beleid ontbreekt volledig” Aangezien noch uit notulen van de raden van bestuur, noch uit het herstelplan blijkt dat de SHM een financieel beleid voert wordt ook deze conclusie bevestigd. De uitgevoerde financiële analyse onderschrijft de stelling uit het VMSW rapport dat de SHM in de periode 2008 – 2010 structureel verlieslatend was. De SHM geeft jaarlijks grote bedragen uit aan bijstand door externen, ondermeer voor opdrachten ICT, boekhouding en huuradministratie. De SHM verkoopt onverhuurbare sociale woningen aan de stad Vilvoorde en aan de gemeente Machelen en verleent, ondanks de precaire financiële toestand, daarbij betalingsuitstel. Sinds 2010 stortte de SHM geen vermindering van onroerende voorheffing terug aan de huurders. Met betrekking tot de representatiekosten vermeldde het rapport VMSW: “Maandelijks werd hiervoor aan de heer XXXX gemiddeld tussen de 1.000 en 2.000 euro terugbetaald en dus ten laste genomen van de IVMH”. Op basis van dit onderzoek kan deze conclusie niet bevestigd worden. Bovendien nam de raad van bestuur op 08/11/2005 de beslissing om het jaarlijks plafond voor public relations vast te leggen op 1% van de omzet.

Verhuring

Een aantal standaarddocumenten m.b.t. de inschrijving en de toewijzing van de woningen beantwoorden niet aan de wettelijke bepalingen en/of zijn onduidelijk opgesteld waardoor het risico vergroot dat kandidaten op een verschillende wijze worden behandeld. De SHM beschikt niet altijd over voldoende bewijskrachtige documenten wat betreft de controle van de inschrijvingsvoorwaarden, de toekenning van de prioriteiten, het toestaan van een versnelde toewijzing en de berekening van de huurprijs. De toewijzingsbeslissingen worden niet altijd genomen door het daartoe bevoegde bestuursorgaan. De volgorde van de kandidaten op de toewijzingslijsten beantwoordt niet altijd aan de wettelijke bepalingen. De SHM maakte geen individuele afrekening op van de kosten en lasten die op basis van maandelijkse voorschotten aan de huurders werden aangerekend. Bij de vaststelling van die voorschotten werden kosten in aanmerking genomen die niet ten laste van de huurders zijn of waarvoor geen stavingsstukken konden voorgelegd worden. Een aantal andere kosten die ten laste van de huurders zijn werden dan weer niet aangerekend. Niet alle aan de huurders aangerekende herstellingskosten stemmen overeen met reële uitgaven van de verhuurder of worden aangerekend op basis van bewijskrachtige documenten. Op basis van de voorgelegde stavingsstukken kan niet altijd uitgemaakt worden of de aangerekende kosten ten laste van de huurders vallen. De vaststelling van de referentiehuurprijs gebeurde niet steeds conform de wettelijke bepalingen.

38

De SHM volgt de wijzigingen in de gezinssamenstelling van haar huurders onvoldoende op. Tijdens het onderzoek werd er in 33 dossiers domiciliefraude vastgesteld.

Overdrachten

Er is bij de SHM onvoldoende kennis aanwezig van de reglementering. Vanuit het streefdoel om zoveel mogelijk huurwoningen te verkopen past de SHM de verschillende verkoopstelsels door elkaar toe, zonder daarbij rekening te houden met de specifieke modaliteiten van elk ervan. De opmaak en opvolging van de inschrijvings-en toewijzingsdossiers vertonen onvolkomenheden. De rapportering aan het Agentschap Inspectie RWO was onvolledig waardoor de SHM een inbreuk pleegde op het toezichtsbesluit. Ter realisatie van het project ‘Star’ in het centrum van Vilvoorde, verwierf de IVMH een aantal onroerende goederen d.m.v. ruilovereenkomsten. In de toekomst zou kunnen blijken dat deze overeenkomsten in strijd zijn met het overdrachtenbesluit en de VLABINVEST reglementering.

Ondanks aandringen van de toezichthouder om rekening te houden met de financiële situatie verkocht de SHM het complex Poorthuys voor een bedrag dat lager lag dan de schattingsprijs.

Relaties lokaal bestuur

De SHM onderhoudt bijzondere relaties met de stad Vilvoorde waardoor de genomen beslissingen niet steeds in het belang zijn van de IVMH.

Herstelplan

Het herstelplan bevat een aantal algemeenheden, in algemene bewoordingen geformuleerde doelstellingen en mogelijke acties, die echter niet geconcretiseerd zijn, niet cijfermatig onderbouwd zijn en niet ingebed in een tijdspad. De maatregelen die sedert 1 juni reeds zouden moeten genomen zijn, zijn eigenlijk niet of maar gedeeltelijk gerealiseerd. Het plan is niet consistent, niet onderbouwd en biedt geen garantie tot herstel.

Relatie met huurders

De relatie met huurders is ogenschijnlijk verre van ideaal. De SHM zal geconfronteerd worden met de klachtenbundel. Mogelijk zal de ombudsman en/of de VMSW moeten worden ingeschakeld voor de behandeling van de klachten en/of voor bemiddeling.

Verantwoordelijkheden

Raad van bestuur Conform artikel 17 van de statuten is de raad van bestuur bevoegd voor alle aangelegenheden die niet voorbehouden zijn aan de algemene vergadering en beraadslaagt en beslist hij voor alles wat de vennootschap aanbelangt.

39

De raad van bestuur is dus verantwoordelijk voor de gevolgen van zijn beleid. Weliswaar werd de raad door de voormalige directeur niet altijd geïnformeerd of onvoldoende geïnformeerd, maar toch heeft de raad een aantal beslissingen genomen in weerwil van aanmaningen van toezicht die het belang van de SHM niet hebben gediend. De directeur(s) Conform artikel 21 van de statuten is de directeur belast met de uitvoering van de door de raad van bestuur genomen beslissingen. De voormalige directeur is in een aantal gevallen buiten zijn rol getreden, heeft met miskenning van de delegatieregeling beslissingen genomen die niet altijd de toets van de behoorlijkheid konden doorstaan. De huidige directeur blijkt onvoldoende daadkrachtig; hij neemt teveel een afwachtende houding aan; hij slaagt er niet in miskenning van reglementering te vermijden. Hij kon ook geen valabel herstelplan voorleggen. Commissaris Volgens het IBR is de voornaamste doelstelling van een commissaris(-revisor) “de betrouwbaarheid van de jaarrekening te waarborgen waarvan de gebruikers verwachten dat die een getrouw beeld geeft van het vermogen, van de financiële toestand en de resultaten van de onderneming.” De controlenormen, zoals uitgevaardigd door het Instituut der Bedrijfsrevisoren, vereisen dat de controle door de commissaris-revisor zo wordt georganiseerd en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang, als gevolg van fraude of van het maken van fouten bevat. Vaststellend dat afschrijvingstabellen niet steeds overeenstemmen met het totaalbedrag om afschrijvingen in de boekhouding, dat de berekening van de dubieuze debiteuren op een foute manier gebeurt, dat de waarderingsregels zoals voorzien in het MB van 29/10/2010 niet toegepast worden, … moet besloten worden dat de commissaris(-revisor) manifest tekort is geschoten in zijn opdracht.

Eindconclusie

Indien de SHM uit de huidige precaire situatie wil geraken is er een sterk bestuur nodig waarbij de raad van bestuur, het directiecomité en de directeur op een krachtdadige manier samenwerken. Op dit ogenblik zijn er geen tekenen dat een krachtdadig bestuur aanwezig is bij de Inter-Vilvoordse Maatschappij voor de huisvesting. Het agentschap Inspectie RWO adviseert aan de Vlaamse minister bevoegd voor wonen om minstens toepassing te maken van artikel 48, eerste lid, 3° van de Vlaamse Wooncode.

40

BIJLAGE 1. Details gecontroleerde dossiers inzake herstellingen

41