Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening (VMW)

Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening (VMW) Feitenonderzoek betreffende deelname van VMW-delegatie aan 63ste congres van International Water Association IWA (Beijing 2006) Vertrouwelijk Verslag nr. 1/10 van 3 juni 2009

Inhoud

1. DOELSTELLINGEN EN DRAAGWIJDTE VAN HET FEITENONDERZOEK ............................. 3 2. TOETSINGSKADER ....................................................................................................... 4 3. BEVINDINGEN .............................................................................................................. 5 3.1. RAAD VAN BESTUUR VAN 9 JUNI 2006: BESLISSING EN UITVOERING ......................................... 5 3.2. SAMENSTELLING DELEGATIE ........................................................................................... 8 3.3. BESTELLING & BETALING REIS & VERBLIJF BETREFFENDE IWA-CONGRES ..................................... 9 3.4. BOEKING DOCUMENTEN REIZEN DE POSTILJON .................................................................. 12 3.5. VERLOFREGELING ..................................................................................................... 13 3.6. DOORBELASTING KOSTEN AAN PARTNERS VAN PERSONEELSLEDEN .......................................... 13 3.7. RAMING KOSTPRIJS DEELNAME AAN 63STE IWA-CONGRES (BEIJING 2006) ............................ 14 4. ANALYSE EN EVALUATIE PERSARTIKEL .................................................................... 19 5. AANBEVELINGEN....................................................................................................... 20 5.1. VASTLEGGING, ACTUALISERING, FORMALISERING EN COMMUNICATIE VAN PROCEDURES .................. 20 5.2. AUTORISATIE BESTELBONS, FACTUREN EN ANDERE VERANTWOORDINGSSTUKKEN ......................... 20 5.3. MARKTBEVRAGING .................................................................................................... 21 5.4. AFSTEMMING BESTELBON MET LEVERANCIERSFACTUUR ........................................................ 21 5.5. GEBRUIK VAN BOEKHOUDKUNDIGE VERANTWOORDINGSSTUKKEN ............................................. 22 5.6. GEBRUIK VAN GROOTBOEKREKENINGEN EN ANALYTISCHE REKENINGEN ...................................... 22 5.7. TIJDIGHEID BOEKING IN RESULTATENREKENING .................................................................. 23 5.8. BUDGET TO ACTUAL VERGELIJKING ................................................................................. 23

Vertrouwelijk Verslag nr. 1/10 van 3 juni 2009

2

Feitenonderzoek betreffende deelname van VMW-delegatie aan 63ste congres van International Water Association IWA (Beijing 2006)

1. Doelstellingen en draagwijdte van het feitenonderzoek Naar aanleiding van persartikelen hebben de Raad van Bestuur (beslissing 24 april 2009) en het Auditcomité (beslissing 7 mei 2009) Ernst & Young verzocht om gedurende de maand mei 2009 een feitenonderzoek uit te voeren betreffende de uitgaven ten laste van de VMW naar aanleiding van het 63ste congres van de International Water Association IWA(Beijing 2006). Deze opdracht kadert binnen de overeenkomst tussen Ernst & Young en de VMW betreffende het verlenen van diensten aan de Interne Audit van de VMW. Dit onderzoek betreft: · · · ·

Toetsing van de verrichte uitgaven met de in 2006 toepasselijke procedures en richtlijnen betreffende buitenlandse reizen en corresponderende uitgaven Analyse van de betreffende uitgaven aan de hand van boekhoudkundige en andere verantwoordingsstukken, beslissingen en correspondentie Interviews met personeelsleden/ambtenaren en een lid van de Raad van Bestuur (RVB) in overleg met de opdrachtgever (voorzitter Auditcomité) Rapporteren van bevindingen.

De klemtoon ligt hierbij op een analyse van feiten en niet op een beoordeling van de opportuniteit van de deelname aan het betreffende IWA-congres. Daarnaast formuleren wij een aantal aanbevelingen die werden opgenomen aan het einde van dit verslag. Documenten werden ons overhandigd door de voorzitter van het Auditcomité M. Offeciers en door de geïnterviewde personeelsleden. Op 13 mei 2009 werden de volgende personen geïnterviewd: -

H. Daerden, hoofd interne audit

-

A. Lysens, boekhouder

-

O. Courard, boekhouder

-

O. Ector, hulpboekhouder

-

L. Rahoens, directieassistente.


3

Op 19 mei 2009 werden de volgende personen geïnterviewd: -

J. Hammenecker, commercieel directeur

-

B. Breda, directeur-generaal

-

Personeelsdienst: C. Luyten (beheer aanwezigheden), A. Van Lierde (hoofd lonen & pensioenen), Y. Desmedt (hoofd lonen & wedden), N. De Clercq (hoofd personeel & regelgeving).

Voor bepaalde werkzaamheden hebben wij bijstand ontvangen van het hoofd van de interne audit (H. Daerden).

2. Toetsingskader Wij hebben de samenstelling van de VMW-delegatie en de verrichte uitgaven getoetst aan: -

De beslissing genomen door het college van voorzitter en ondervoorzitters van 19 maart 1993: Dit betreft deelnames aan belangrijke internationale seminaries of congressen met betrekking tot de watersector met maximum 3 leden van de RVB en 1 vertegenwoordiger van de algemene directie (AD). Deelname aan een internationaal seminarie of congres en samenstelling van de VMW-delegatie is gebaseerd op een beslissing van de RVB. Dit reglement voorziet de mogelijkheid dat bestuurders en algemene directie zich door hun partner laten vergezellen tijdens deelnames aan belangrijke internationale seminaries of congressen mits betaling van de vluchtkosten van deze partner. Wij hebben begrepen dat het hier een interne richtlijn betreft die door de toenmalige voorzitter en ondervoorzitters als dusdanig sinds 1993 werd aangenomen en bijgevolg intern werd gevolgd. Wij hebben vastgesteld dat in de beslissing van 19 maart 1993 enkel sprake is van leden van de RVB en van de AD (niet van personeelsleden/ambtenaren). De motivatie voor de beslissing van het college van voorzitter en ondervoorzitters van 19 maart 1993 heeft geen betrekking op het personeel van de VMW maar wel op de vergoeding van de bestuurders.

-

Toepasselijk personeelsreglement 2006 (ten tijde van de betreffende reis): Wij hebben het eigenlijke reglement evenals deelreglementen geconsulteerd. Wij hebben vastgesteld dat geen regeling werd voorzien voor partners van personeelsleden tijdens internationale seminaries of congressen.

-

De beslissing van de Raad van Bestuur van de VMW van 9 juni 2006:


4

Dit betreft de eigenlijke beslissing met betrekking tot de deelname aan het IWAcongres. -

Interpretatie van het hoger geciteerd toetsingskader door de directeurgeneraal van de VMW: In eerste instantie hebben wij ons gebaseerd op een letterlijke lezing en interpretatie van het hoger geciteerd toetsingskader. Bijkomend hebben wij rekening gehouden met de interpretatie en de praktische toepassing zoals ons door de directeur-generaal werd toegelicht (zie verder in dit verslag).

3. Bevindingen 3.1. Raad van Bestuur van 9 juni 2006: beslissing en uitvoering 3.1.1. Eigenlijke beslissing RVB De beslissing van de RVB werd gebaseerd op een mededeling van directeur-generaal B. Breda van 8 juni 2006 aan de RVB1. In deze mededeling wordt verwezen naar het tweejaarlijkse internationale IWA-congres van 10 tot 14 september 2006. Aan de mededeling werd een gedetailleerd ontwerp programma gehecht voor de periode 8 september 2006 (vertrek) – 23 september 2006 (aankomst Zaventem). De directeur-generaal verduidelijkt: “Het uitgangspunt is dat de VMW-deelnemers aan de Beijing-reis, naast de openingsceremonie en de slotceremonie, naar keuze deelnemen aan de congresactiviteiten.” De RVB beslist betreffende het IWA-congres “dat plaatsheeft van 10 tot en met 15.09.2006 in Beijing (China)”2. Er wordt in het overwegende gedeelte nog verwezen naar “het voorstel van reisprogramma, uitgewerkt door Reizen De Postiljon uit Dilbeek” en naar “de geraamde, globale kostprijs”. Wij nemen aan dat het voorstel van reisprogramma (waarvan sprake in het verslag van de RVB) overeenstemt met de bijlage aan de mededeling van de directeur-generaal van 8 juni 2006. De beslissing van de RVB en de mededeling van de directeur-generaal bevatten geen aanduiding van een geraamde, globale kostprijs. De RVB beslist over de samenstelling van de VMW-delegatie (6 personen: 3 bestuurders, 3 personeelsleden) en over de prijs per persoon:

1

Kenmerk: 01/L.R. Betreft: IWA-congres Beijing

2

In de mededeling van de directeur-generaal is sprake van 10 tot 14 september 2006. Op 15 september 2006 vond een bezoek plaats aan het waterbedrijf van Beijing. Vertrouwelijk Verslag nr. 1/10 van 3 juni 2009

5

“De nodige reservaties voor verblijf en luchtvervoer worden besteld bij het reisbureau Reizen De Postiljon in Dilbeek. De geraamde, globale kostprijs bedraagt 3 500 euro per persoon.” De kosten dienen volgens de RVB te worden geboekt op de grootboekrekening 613000D00. Dit betreft de grootboekrekening 61300 (algemene boekhouding) met als omschrijving: “dienstverlenende organismen” en de analytische rekening 0D00 met als omschrijving: “centrale directie”. Uit wat vooraf gaat kan worden aangenomen dat de geraamde globale kostprijs: 6 x 3.500 EUR = 21.000 EUR bedraagt (verblijf en vluchten). Op basis van het ontwerp programma nemen wij aan dat de volgende posten hierin zijn inbegrepen: -

intercontinentale vluchten in economy class

-

nachttrein Beijing-Xian

-

verblijf met ontbijt in alle hotels

-

transfers

-

gidsen.

Uit het ontwerp programma blijkt ook dat voor een aantal dagen lunches of diners zijn inbegrepen. Het geraamde bedrag van 21.000 EUR houdt geen rekening met een aantal kosten ter plaatse, de inschrijving voor het congres, medische kosten, etc. Conform de beslissing van de RVB van 9 juni 2006 is de samenstelling van de VMWdelegatie als volgt (6 personen) -

-

3 bestuurders: ·

Kr. Gevaert

·

R. Lernout-Martens

·

L. Vandekerkhove

3 personeelsleden: ·

J. Hammenecker, commercieel directeur

·

W. Rogge, hoofd afdeling watertechnologie

·

J. Paulussen, laboratoriumdirecteur.


6

3.1.2. Rapportering deelname IWA-congres aan RVB In een mededeling van 13 december 2006 werd door J. Hammenecker (delegatieleider) aan de RVB verslag van de activiteiten uitgebracht van het IWAcongres in Beijing van 10 – 14 september 2006. Er werd ons meegedeeld dat dit verslag aan de vergadering van de RVB van 22 december 2006 werd voorgelegd. Op pagina 29 van het jaarverslag van de VMW van 2006 komen aspecten van de deelname aan het IWA-congres aan bod. 3.1.3. Uitvoering beslissing RVB van 9 juni 2006 Directeur-generaal B. Breda heeft ons verklaard dat de beslissing van het college van voorzitter en ondervoorzitters van 19 maart 1993 (die volgens onze letterlijke lezing en interpretatie enkel op bestuurders en algemene directie betrekking heeft en niet op personeelsleden) ook op personeelsleden betrekking heeft. Dit impliceert bijgevolg dat voor de personeelsleden de mogelijkheid bestaat dat zij door hun partner vergezeld worden op seminaries of congressen in of buiten Europa. Wij hebben vastgesteld dat de directeur-generaal en de commercieel directeur de betreffende beslissing van de RVB volgens deze interpretatie hebben uitgevoerd. Dit blijkt onder meer uit: -

de vraag van de commercieel directeur over het bedrag van de doorrekening aan de partners van de 3 personeelsleden vÓÓr de aanvang van de reis

-

het initiatief van de commercieel directeur om de doorrekening aan de partners uit te voeren (onder meer betaling aan de VMW nog vÓÓr de VMW doorrekening factureerde).

De hoger vermelde interpretatie blijkt ook uit de volgende handelingen van de directeur-generaal. -

De inschrijvingsformulieren voor het IWA-congres (Registration Form – Delegate registration – 10-14 September 2006) werden ingevuld voor de delegatieleden zoals beslist door de RVB en voor de partners. Deze inschrijvingsformulieren werden door de directeur-generaal geautoriseerd (naamstempel, handtekening, datum: 26 juni 2006). Om de registratie te bespoedigen heeft de directeur-generaal toestemming verleend dat zijn creditcard gegevens op het inschrijvingsformulier werden ingevuld (naam, handtekening, nummer creditcard, vervaldatum creditcard).


7

-

De bestelbon (nr. 9844/23 van 27 juni 2006 – bedrag 35.180 EUR) van Reizen De Postiljon werd door de directeur-generaal geautoriseerd (naamstempel + handtekening). De namen van 10 deelnemers (met vermelding van geboortedatum en waaronder partners) werden op pagina 1 van de bestelbon vermeld.

3.2. Samenstelling delegatie Op basis van het groepsvisum4 hebben wij vastgesteld dat de VMW-delegatie uit de volgende 8 personen was samengesteld (zie ook onder punt 3.3.4. van dit verslag): -

-

-

2 bestuurders: ·

R. Lernout-Martens

·

L. Vandekerkhove

3 personeelsleden ·

J. Hammenecker

·

J. Paulussen

·

W. Rogge

3 partners (van de 3 personeelsleden).

Wij hebben de samenstelling van de VMW-delegatie getoetst aan: -

De beslissing Raad van Bestuur RVB van VMW van 9 juni 2006: De opname van 3 partners (van de 3 personeelsleden) is niet conform de beslissing van de RVB van 9 juni 2006 aangezien zij niet nominatief waren opgenomen in de goedgekeurde lijst met deelnemers.

-

De beslissing genomen door het college van voorzitter en ondervoorzitters van 19 maart 1993:

3

Wij merken hierbij op dat achteraf nog aangepaste bestelbons (voor andere bedragen) door VMW werden ontvangen. De namen van de 10 oorspronkelijke deelnemers werden niet gewijzigd. Zie par. 3.3. 4

Group visa permit nr. TCTBEL – 100 – 0910 van 18 augustus 2006 (geldigheidsduur 5 september 2006 – 28 september 2006)


8

Dit betreft deelnames aan belangrijke internationale seminaries of congressen met betrekking tot de watersector met maximum 3 leden van de RVB en 1 vertegenwoordiger van de algemene directie AD. Deelname aan internationaal seminarie of congres en samenstelling van de VMW-delegatie is gebaseerd op een beslissing van de RVB. Deelname van partners kan mits betaling van de reiskosten. Wij hebben vastgesteld dat in deze beslissing van 19 maart 1993 enkel sprake is van leden van de RVB en van de AD (niet van personeelsleden/ambtenaren). Bijgevolg kan de beslissing van het college van voorzitter en ondervoorzitters van 19 maart 1993 niet worden ingeroepen als verantwoording om de partners van de 3 personeelsleden in de VMW-delegatie op te nemen. -

Toepasselijk personeelsreglement 2006 (ten tijde van de betreffende reis): Het personeelsreglement bevat geen bepalingen betreffende de opname van partners van personeelsleden in een VMW-delegatie.

-

Interpretatie directeur-generaal: beslissing van het college van voorzitter en ondervoorzitters van 19 maart 1993 kan voor personeelsleden worden toegepast mits betaling reiskosten door partners van personeelsleden (idem als bestuurders & algemene directie).

3.3. Bestelling & betaling reis & verblijf betreffende IWA-congres 3.3.1. Bestelling De keuze van de leverancier (Reizen De Postiljon) werd op 9 juni 2006 door de RVB goedgekeurd. Wij hebben vastgesteld dat geen offertes bij verschillende kandidaatleveranciers werden opgevraagd en dat dus geen marktbevraging heeft plaatsgevonden. Wij hebben het bestaan van verschillende bestelbons (wegens wijzigend programma) vastgesteld waarbij de 4de versie (bestelbon 9844/4 van 10 augustus 2006) intern als boekingsstuk werd beschouwd en als dusdanig als definitief werd beschouwd:

EUR -

bestelbon nr. 9844/4:

39.845,30

-


37.891,44

-


35.180,00


9

Het bedrag volgens bestelbon nr. 9844/4 (39.845,30 EUR – 10 personen) vertoont een relatief belangrijke afwijking van wat de RVB impliciet heeft toegestaan (6 x 3.500 EUR geraamd bedrag per persoon = 21.000 EUR).

3.3.2. Leveranciersfactuur Wij hebben bij VMW geen leveranciersfactuur aangetroffen wat ook wordt bevestigd door het feit dat bestelbon nr. 9844/4 als boekingsstuk werd gebruikt. Wij zijn van mening dat de afwezigheid van een leveranciersfactuur een afwijking van de toepasselijke reglementering (onder meer de boekhoudreglementering) betreft.

3.3.3. Betaling De betaling stemt overeen met het bedrag van bestelbon nr. 9844/4 en gebeurde in 2 schijven: EUR

datum

-

voorschot:

11.000,00

28 juni 2006

-

saldo:

28.845,30

11 augustus 2006

Totaal:

39.845,30

De betalingsaanvraag betreffende het voorschot verwijst naar de goedgekeurde bestelbon nr. 9844/2. Deze aanvraag werd door 3 personen ondertekend: L. Rahoens (in haar hoedanigheid van afdelingsadviseur), B. Breda (directeur-generaal), L. Keustermans (technisch directeur). De betalingsaanvraag betreffende het saldo verwijst naar bestelbon nr. 9844/4 (dus ander nr. dan bij de betaling van het voorschot). Deze aanvraag werd door de volgende 3 personen ondertekend: -

L. Rahoens (in haar hoedanigheid van afdelingsadviseur – opmerking: ondertekend “i.o” door M. Van De Pontseele (administratief medewerker directiesecretariaat))

-

J. Hammenecker (commercieel directeur – opmerking: ondertekend “i.o” door L. Liekens (hoofd project engineering))

-

L. Keustermans (technisch directeur).

Deze versie van de bestelbon (nr. 9844/4 – bedrag 39.845,30 EUR) werd niet geautoriseerd door de directeur-generaal. De geautoriseerde versie betreft bestelbon


10

nr. 9844/2 voor een ander bedrag (35.180,00 EUR). Verschil: 4.665,30 EUR (wegens wijziging aan het programma).

3.3.4. Deelnemers De reis en het verblijf (15 dagen – 14 nachten) werden besteld voor 10 personen: -

-

-

3 bestuurders ·

R. Lernout-Martens

·

L. Vandekerkhove

·

Kr. Gevaert

3 personeelsleden ·

J. Hammenecker

·

J. Paulussen

·

W. Rogge

4 partners ·

3 partners van personeelsleden

·

1 partner van bestuurder.

Voor bestuurder Kr. Gevaert en haar partner werd de reis en het verblijf op haar verzoek omwille van gezondheidsredenen geannuleerd. Bijgevolg werd 2 x 1.848 EUR = 3.696 EUR terugbetaald5. Dit betreft “het volledige bedrag van de diensten terplaatse” terwijl “De vliegtuigbiljetten zijn verrekend om aan het groepstarief te blijven.”

5

Afschrift Dexia nr. 238/10 van 13 december 2006 (“mededeling: terugbetaling na annulatie”) – bedrag: 3.696 EUR Vertrouwelijk Verslag nr. 1/10 van 3 juni 2009

11

Bijgevolg hebben 8 personen aan de betreffende reis deelgenomen: -

2 bestuurders

-

3 personeelsleden

-

3 partners (van de 3 personeelsleden).

Aan het reisbureau werd betaald:

EUR

-

voorschot + eindafrekening:

39.845,30

-

terugbetaling (annulatie 2 personen):

-3.696, 00

Subtotaal:

36.149,30 of 4.518,66 EUR per deelnemer.

Aan de 3 partners werd doorbelast: 3 x 1.085,16 EUR (zie punt 3.6. van dit verslag) = 3.255,48 EUR. Dit geeft dan een totale netto betaling aan het reisbureau van (36.149,30 – 3.255,48 =) 32.893,82 EUR of 4.111,72 EUR per deelnemer.

3.4. Boeking documenten Reizen De Postiljon Conform de beslissing van de RVB dienden de kosten betreffende het IWA-congres te worden geboekt op de grootboekrekening 61300-0D00 (grootboekrekening 61300 (algemene boekhouding) – omschrijving: “dienstverlenende organismen” en analytische rekening 0D00 – omschrijving: “centrale directie”). De VMW heeft van Reizen De Postiljon geen leveranciersfactuur ontvangen. De betaling van de reis en het verblijf werd aanvankelijk op een wachtrekening geboekt(grootboekrekening 41630). Tijdens de jaareindeafsluiting 2006 vond een correctie van de wachtrekening6 en een toewijzing aan de resultatenrekening plaats. Hiervoor werden verschillende grootboekrekeningen van de resultatenrekening gebruikt: -

61500 – 0D000 – reizen

-

61404 – 0D000 – diverse verzekeringen.

Wij hebben vastgesteld dat de door de RVB gesuggereerde grootboekrekening niet werd gebruikt. De toewijzing aan grootboekrekeningen 61500 en 61404 is vanuit boekhoudkundig standpunt aanvaardbaar.

6

Journaal diverse verrichtingen (DIV0) – intern stavingstuk nr. 142057, periode 13/2006, datum 29 januari 2007 Vertrouwelijk Verslag nr. 1/10 van 3 juni 2009

12

3.5. Verlofregeling Wij hebben vastgesteld dat voor 2 personeelsleden (J. Paulussen en W. Rogge) verlof werd geregistreerd (code 1103) gedurende 18 – 22/25 september 20097. Het IWAcongres vond plaats gedurende 10-14 september 2006. Op 15 september 2006 werd een bezoek gebracht aan het drinkwaterbedrijf van Beijing. De commercieel directeur declareert verlof op de volgende dagen: vrijdag 8 september 2006, vrijdag 22 september 2006 en maandag 25 september 2006. Hij heeft ons meegedeeld dat hij als delegatieleider de ganse periode actief is geweest voor de VMW-delegatie. Op basis van interviews met de personeelsdienst en een analyse van de toepasselijke codes werden geen vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen toegekend. Maaltijdcheques werden enkel toegekend voor de gewerkte dagen. Aangezien voor een aantal dagen verlof werd opgenomen kan worden aangenomen dat de uitgaven met betrekking tot die dagen niet in de werksfeer kaderen.

3.6. Doorbelasting kosten aan partners van personeelsleden Aan de partners van de 3 personeelsleden werd doorbelast: 3 x 1.313,04 EUR = 3.939,12 EUR (inclusief BTW 21% - netto = 1.085,16 EUR). Dit gebeurde in 2007 naar aanleiding van de jaareindeafsluiting 2006. Bijgevolg dient het volgende bedrag in mindering te worden gebracht van de verrichte uitgaven: 3 x 1.085,16 EUR = 3.255,48 EUR. De VMW heeft bij het reisbureau de vluchtkosten per persoon opgevraagd en bekomen (19 december 2006) en aan de 3 partners doorbelast. Hiervoor werd gesteund op de beslissing van het college van voorzitter en ondervoorzitters van 19 maart 1993 (van toepassing voor bestuurders en algemene directie).

7

Eén personeelslid tot en met vrijdag 22 september 2006, ander personeelslid tot en met maandag 25 september 2006. Vrijdag 22 september 2006 was een sectorale verlofdag binnen de VMW die automatisch wordt toegekend aan de personeelsleden, tenzij die dag dienstprestaties worden vervuld. Vertrouwelijk Verslag nr. 1/10 van 3 juni 2009

13

3.7. Raming kostprijs deelname aan 63ste IWA-congres (Beijing 2006) 3.7.1. Methode Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht: -

identificatie grootboekrekeningen

-

narekenen

-

interviews (zie hoofdstuk 1)

-

analyse van terug geclaimde kosten deelnemende bestuurders: Op basis van ons onderzoek hebben wij geen terug geclaimde kosten van bestuurders met betrekking tot de reis en het verblijf in China vastgesteld.

-

analyse van terug geclaimde kosten deelnemende personeelsleden: Op basis van ons onderzoek hebben wij geen terug geclaimde kosten van personeelsleden (en hun partner) met betrekking tot de reis en het verblijf in China vastgesteld.

-

analyse van creditcard uitgaven op naam van de VMW: Wij hebben vastgesteld dat een Amex en Visa creditcard op naam van de VMW door de commercieel directeur werd gebruikt. Wij hebben aan de directeurgeneraal, het personeel van de boekhouding en de personeelsdienst gevraagd of nog andere creditcards werden gebruikt voor uitgaven betreffende de reis en de deelname aan 63ste IWA-congres (Beijing 2006). Hierop werd ontkennend geantwoord.

3.7.2. Bestelbon Reizen De Postiljon EUR Finaal bedrag:

39.845,30

Annulatie 2 personen:

-3.696,00

Doorbelasting partners:

-3.255,48 32.893,52

Door het reisbureau werd ons bevestigd dat het bedrag van de bestelbon een finaal bedrag betreft.


14

3.7.3. Afrekening creditcards Dit betreft de company Visa en Amex creditcards die door de commercieel directeur werden gebruikt. Als delegatieleider heeft J. Hammenecker de uitgaven van de VMWdelegatie gefinancierd. Wij hebben bij de dienst boekhouding, de personeelsdienst en de delegatieleider nagegaan of door de deelnemers terugbetaling van kosten werd geclaimd. Met uitzondering van een aantal uitgaven betreffende de wasserij van het hotel (68,80 EUR) blijkt dit niet het geval te zijn. 3.7.3.1. Amex Totaal: 9 EUR (pasfoto J. Hammenecker) Deze creditcard werd niet gebruikt in China. 3.7.3.2. Visa Totaal: 6.032,07 EUR Uitsplitsing:

grootboekrekening

EUR

- transactiekosten:

65700

20,00

- drank, restaurant, cashverrichtingen

61630

1.905,35

- hotelkosten

61640

204,24

- inschrijvingen IWA-congres8

62301

1.951,24

61640

1.951,24 6.032,07

De totale inschrijvingskosten voor het IWA-congres werden over 2 verschillende grootboekrekeningen verdeeld (één rekening van toepassing voor directie, de ander voor personeel). Dit betreft de ganse reis voor alle deelnemers, dit wil zeggen: -

de bestuurders, de personeelsleden, de partners

-

de dagen die als werkdag werden aangegeven en de dagen die als verlof werden aangegeven.

8

Het was aanvankelijk de bedoeling om de inschrijving te betalen via internet door middel van de Amex creditcard van de directeur-generaal. Zie par. 3.1.3. Deze betaling werd uiteindelijke niet uitgevoerd en diende bijgevolg ter plaatse te worden vereffend. Vertrouwelijk Verslag nr. 1/10 van 3 juni 2009

15

3.7.4. Diverse uitgaven Uitsplitsing:

EUR

Reisapotheek – diverse medische kosten:

157,53

Paspoort J. Hammenecker

71,50

Apotheek – vaccinatie JH

47,20

Retour kas

-10,00 266,23

De pasporten en eventuele vaccinaties van de overige deelnemers werden blijkbaar door de betrokkenen zelf gedragen.

3.7.5. Bemerking betreffende cashverrichtingen Wij hebben de volgende cashverrichtingen geïdentificeerd: EUR -

via Visa creditcard (4 cash opnames)

500,63

-

afrekening J. Hammenecker

676,13

-

4 verrichtingen in hotel (wasserij)

68,80

Totaal:

1.245,56

Deze cash verrichtingen werden als uitgaven opgenomen in het hoger vermelde totaal der uitgaven. In de totale afrekening van de verrichte uitgaven is sprake van 1.233,04 EUR aan cash (zie par. 3.7.9). Het verschil betreft grotendeels de retour aan de kas van VMW voor 10 EUR. Delegatieleider J.Hammenecker heeft ons meegedeeld dat hem ter plaatse in China een omslag met Chinese valuta in cash werd overhandigd door een plaatselijke correspondent van het Belgische reisbureau. Dit gebeurde tijdens het verloop van de reis (bedrag: 676,13 EUR). Volgens betrokkene werd het volledige bedrag aan cash ter plaatse besteed. Wij hebben vastgesteld dat het bedrag dat ter plaatse in cash aan de delegatieleider werd overhandigd (676,13 EUR) door het reisbureau aan VMW voor 889,60 EUR werd doorgerekend (bestelbon 9844/4). Voor het verschil van 213,47 EUR hebben wij geen verklaring bekomen. Vertrouwelijk Verslag nr. 1/10 van 3 juni 2009

16

3.7.6. Bemerking betreffende verantwoordingsstukken De uitgaven worden verantwoord door middel van een bestelbon van reizen De Postiljon (geen leveranciersfactuur aanwezig), een afrekening Amex (inclusief verantwoordingsstuk), een afrekening Visa (inclusief verantwoordingsstukken) en verantwoordingsstukken betreffende diverse uitgaven. Wij hebben deze verantwoordingsstukken geanalyseerd waarbij wij onder meer hebben nagegaan of het originele documenten betreft, of zij betrekking hebben op de reis en het verblijf in China, of het geen uitgaven met een privé karakter betreft, etc. Op basis van ons onderzoek betreft het originele documenten die betrekking hebben op de reis en het verblijf in China en geen uitgaven met een privé karakter. Zie opmerking betreffende verlofdagen: aangezien voor een aantal dagen verlof werd opgenomen, kan worden aangenomen dat de uitgaven met betrekking tot die dagen niet in de werksfeer kaderen. Er werd een aantal cash opnames verricht voor de financiering van een aantal uitgaven zonder verantwoordingsstuk (bvb. fooien, consumpties, etc.). Voor de cashopnames door de delegatieleider met Visa creditcard zijn wel verantwoordingsstukken beschikbaar.

3.7.7. Bemerking betreffende autorisatie van uitgaven en documenten Op basis van de beslissing van de RVB van juni 2006 bedraagt de kostenraming 21.000 EUR (6 x 3.500 EUR). Commercieel directeur en delegatieleider J. Hammenecker bekomt op 25 december 2006 via email een goedkeuring van directeurgeneraal B. Breda (“Deze afrekening is OK.”) voor een totaal bedrag van 47.096,19 EUR (exclusief annulatievergoeding en doorrekening aan partners). Deze goedkeuring heeft betrekking op: -

bestelbon reisbureau (zie echter discrepantie tussen geautoriseerde bestelbon nr. 9844/2 en 9844/4)

-

Visa creditcard J.Hammenecker

-

Uitgaven cash J.Hammenecker

Wij hebben hierbij de volgende bemerkingen: -

De totale afrekening, die afwijkt van de impliciete raming van 21.000 EUR goedgekeurd door de RVB van 9 juni 2006, werd niet goedgekeurd door de RVB.

-

Leveranciersfactuur reisbureau: afwezig.

-

Amex creditcard J.Hammenecker en diverse uitgaven(zie hoger)waren niet opgenomen in de totale afrekening.


17

-

Uitgaven cash: totaal bedrag is samengesteld uit een bedrag volgens bestelbon van het reisbureau (dat ter plaatse in China aan J.Hammenecker werd overhandigd) en uit opnamen ter plaatse in China via Visa creditcard (zie par. 3.7.6). Bijgevolg bevat de goedgekeurde totaalafrekening een dubbeltelling voor de cash uitgaven.

-

Voor de ontvangst van cash in China ter plaatse is geen verantwoordingsstuk beschikbaar.

3.7.8. Bemerking betreffende bezochte steden Wij hebben de verrichte uitgaven vergeleken met de steden zoals vermeld in het roadboek van de reisorganisatie en het verslag van de delegatieleider aan de RVB. Betreffende de bezochte steden hebben wij geen afwijkingen vastgesteld. 3.7.9. Totaal bedrag verrichte uitgaven 3.7.9.1. Overzicht Ernst & Young Reizen De Postiljon

32.893,52

Amex J.Hammenecker

9,00

Visa J.Hammenecker

6.032,07

Uitgaven hotel (wasserij)

68,80

Diverse uitgaven

266,23 39.269,62

Aangezien de verrichte uitgaven op verschillende grootboekrekeningen en analytische rekeningen werden geboekt bestaat geen absolute zekerheid betreffende de totaliteit van de uitgaven die wij hierboven hebben gereconstrueerd. 3.7.9.2. Antwoord minister H. Crevits op de Parlementaire Vraag EUR Totale kostprijs:

43.400,16

Doorrekening (3 partners – inclusief BTW)

-3.939,12

Ten laste van VMW:

39.461,04

Het bedrag dat de minister heeft geciteerd werd gebaseerd op de totale afrekening die door J.Hammenecker werd opgesteld (47.096,19 EUR exclusief doorrekening en annulatievergoeding). Wij hebben onder meer vastgesteld dat de totale afrekening:


18

-

een dubbeltelling bevat (cash), deels opgenomen in de bestelbon en deels in de Visa-afrekening

-

geen rekening houdt met uitgaven Amex (9 EUR), diverse uitgaven (266.23 EUR), uitgaven hotelwasserij (68,80 EUR)

4. Analyse en evaluatie persartikel Op verzoek van de opdrachtgever hebben wij het persartikel van 24 april 2009 zoals gepubliceerd in Het Laatste Nieuws geanalyseerd. Dit artikel bevat een aantal interpretaties, waarop wij niet ingaan, en een aantal feitelijkheden. De volgende weergegeven feiten in het artikel stemmen niet overeen met ons onderzoek: -

Dagvergoeding voor verblijf in het buitenland: Op basis van ons onderzoek is niet gebleken dat de 3 personeelsleden dergelijke vergoeding zouden hebben genoten.

-

Verlof: Voor een aantal dagen na het IWA-congres werd door deelnemende personeelsleden verlof genomen.

-

Totaal bedrag der uitgaven: EUR

-

o

Volgens persartikel:

39.461 (gebaseerd op antwoord minister)

o

Ernst & Young:

39.269,62

Deelname partners: o

Volgens persartikel: “Vijf toplui van de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening (VMW) maakten – met hun partner- …”. “Zij namen alle 3 hun echtgenote mee.”

o

Op basis van ons onderzoek is gebleken dat enkel de 3 personeelsleden (niet de bestuurders) vergezeld waren van hun partner.


19

5. Aanbevelingen 5.1. Vastlegging, actualisering, formalisering en communicatie van procedures Onderwerp: Vastlegging, actualisering, formalisering en communicatie van procedures Observatie: Momenteel is een aantal procedures niet eenduidig vastgelegd, geformaliseerd en geactualiseerd zodat interpretatieproblemen bestaan. - aankoopprocedure -

procedure betreffende deelname van partners van personeelsleden aan reizen (inclusief door te belasten kosten)

-

procedure betreffende terugclaimen van gemaakte kosten

Risico : Onduidelijkheid en interpretatieproblemen Risico van fouten Aanbeveling : Vastlegging, actualisering, formalisering van procedures Communicatie geactualiseerde procedures aan personeel Geactualiseerde procedures toegankelijk via intranet VMW

5.2. Autorisatie bestelbons, facturen en andere verantwoordingsstukken Onderwerp: Autorisatie bestelbons, facturen en andere verantwoordingsstukken Observatie: Een aantal verantwoordingsstukken werd niet voldoende geautoriseerd. Risico: Onduidelijkheid en interpretatieproblemen Risico van fouten Aanbeveling : Verantwoordingsstukken dienen te worden geautoriseerd volgens een vastgelegde en goedgekeurde delegatietabel.


20

5.3. Marktbevraging Onderwerp: Marktbevraging Observatie: Afwezigheid marktbevraging bij het bestellen van de reis Risico: Verhoogde kosten Aanbeveling: Aankopen dienen te worden voorafgegaan door marktbevraging wat kostenverlagend werkt.

5.4. Afstemming bestelbon met leveranciersfactuur Onderwerp: Afstemming bestelling – levering/dienstprestatie - leveranciersfactuur Observatie: Voor een aantal aankopen gebeurt geen afstemming tussen bestelling, levering/dienstprestatie en leveranciersfactuur. Risico: Ongeoorloofde en/of niet bedrijfsmatige aankopen die op de vennootschap worden afgewenteld. Aanbeveling: Strikte afstemming (inclusief documentatie) tussen bestelling, levering/dienstprestatie en leveranciersfactuur. Nauwkeurige bevoegdheidsbepaling en -afbakening betreffende bestelbevoegdheid, goederenontvangst, aanvaarding en controle facturen, betaling.


21

5.5. Gebruik van boekhoudkundige verantwoordingsstukken Onderwerp: Gebruik van boekhoudkundige verantwoordingsstukken Observatie: De bestelling van de reis werd niet gevolgd door een geëigende leveranciersfactuur. Risico : Ongeoorloofde en/of niet bedrijfsmatige aankopen die op de vennootschap worden afgewenteld. BTW-probleem Aanbeveling: Goedgekeurde bestellingen dienen te worden afgestemd met leveranciersfacturen..

5.6. Gebruik van grootboekrekeningen en analytische rekeningen Onderwerp: Gebruik van grootboekrekeningen en analytische rekeningen Observatie : Momenteel bestaan geen eenduidigheid en duidelijkheid betreffende het gebruik van grootboekrekeningen en analytische rekeningen. Risico: Ongeoorloofde aankopen Risico van fouten Onduidelijke managementinformatie Aanbeveling : Duidelijke en éénduidige interpretatie van grootboekrekeningen en analytische rekeningen die beantwoorden aan de aard van de transactie.


22

5.7. Tijdigheid boeking in resultatenrekening Onderwerp: Tijdigheid boeking in resultatenrekening Observatie: De boeking van de kosten in de resultatenrekening betreffende de reis vond pas plaats tijdens de jaareindeafsluiting. Risico: Tussentijdse financiële positie niet accuraat Tussentijds financieel resultaat niet accuraat Managementinformatie onduidelijk Aanbeveling: Tijdige boeking van aankopen boekhoudreglementering

op

aangewezen

grootboekrekeningen

conform

5.8. Budget to actual vergelijking Onderwerp: Budget to actual vergelijking Observatie: De gebudgetteerde kosten betreffende het IWA-congres werden niet vergeleken met de uiteindelijke bedragen. Afwijkingen werden niet geanalyseerd of verklaard. Risico: Overmatige kosten Risico van fouten Aanbeveling: Het verdient aanbeveling om gebudgetteerde en uiteindelijke bedragen te vergelijken en te analyseren en afwijkingen te verklaren.


23

Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening (VMW)

Recommend Documents