Vlaamse overheid Agentschap voor Natuur en Bos

Vlaamse overheid Agentschap voor Natuur en Bos

Bestek voor een overheidsopdracht van diensten volgens de procedure van de algemene offerteaanvraag voor de ontwikkeling en uitvoering van de campagne Week van het Bos van het Agentschap voor Natuur en Bos Bestek nummer: ANB/COMU/2013/WvhB

OPDRACHT IN DRIE PERCELEN 





Perceel 1: Ontwikkelen en uitvoeren van een informatie- en mediacampagne voor de Week van het Bos, geënt op het thema van de Week van het Bos Perceel 2: Ontwikkelen en uitvoeren van een educatief pakket voor het basisonderwijs 3de graad geënt op het thema van de Week van het Bos Perceel 3: Oproepen en stimuleren van potentiële organisatoren om activiteiten uit te werken geënt op het thema van de Week van het Bos

Uiterste indieningsdatum en openingszitting offertes: 22 maart 2013 om 10u Agentschap voor Natuur en Bos Ferrarisgebouw - lokaal 4G53 Koning Albert II laan 20 bus 8 1000 Brussel.

1

Bondige omschrijving van de opdracht De Week van het Bos is uitgegroeid tot de grootste boshappening in Vlaanderen. Jong en oud krijgt tijdens de Week van het Bos de kans om de schoonheid en de diverse functies van de Vlaamse bos- en natuurgebieden van dichtbij te ontdekken. Rond de Week van het Bos is een brede sensibilisatie- en mediacampagne opgehangen, die jaarlijks tienduizenden mensen bereikt. Deze campagne is hét moment om het publiek kennis te laten maken met de bos- en natuurgebieden die het ANB en andere terreinbeheerders in Vlaanderen beheren. Deze campagne is ook het medium om het draagvlak voor bos en natuur en het duurzaam beheer ervan in onze maatschappij te vergroten. De doelstellingen van de Week van het Bos kunnen als volgt worden samengevat. 

De Week van het Bos heeft als hoofddoelstelling het maatschappelijk draagvlak in Vlaanderen te versterken, door de samenleving warm te maken voor de Vlaamse bos- en natuurgebieden. Enerzijds door hen kennis te leren maken met positieve functies van bos en natuur voor de samenleving. Anderzijds door hen uit te nodigen natuur en bos actief te beleven.



De Week van het Bos heeft tevens als doelstelling het bestuurlijk draagvlak voor Vlaamse bos- en natuurgebieden te versterken door een momentum te creëren waarop concrete voorbeelden van bosuitbreiding – en beheer, respectievelijk natuurontwikkeling en –beheer kunnen worden gerealiseerd en/of voorgesteld aan het brede publiek.

Om deze doelstellingen te realiseren zet de campagne in op het verspreiden van informatie, educatie en netwerking. Voor 2013 is het thema ‘de natuurdoelen’. Perceel 1 omvat het ontwikkelen en uitvoeren van een informatie- en mediacampagne voor de Week van het Bos, geënt op het thema. Tijdens de Week van het Bos wordt de Vlaamse bevolking geïnformeerd over (aspecten van) het Vlaamse bos- en natuurbeleid. De campagne omvat communicatie op maat en gebeurde in het verleden o.a. via een campagnekrant, nieuwsbrief, de website, sociale media en allerlei media-acties. De Week van het Bos ambieert niet enkel de reeds ‘overtuigden’ te bereiken. De campagne wil vooral ook het brede publiek, dat minder vertrouwd is met het thema, overtuigen van de vele voordelen die bos en natuur hen kunnen bieden. Perceel 1 mag max. 120.000 euro kosten, inclusief BTW en mediaruimte. Perceel 2 omvat het ontwikkelen en uitvoeren van een educatief pakket voor het basisonderwijs 3de graad geënt op het thema van de Week van het Bos. De Week van het Bos is opgenomen in de eindtermen van het basisonderwijs 3de graad. Het ontwikkelen van een educatief pakket is een belangrijk onderdeel van de campagne WvhB. De educatieve pakketten dienen afgestemd te zijn op het jaarthema. Perceel 2 mag max. 40.000 euro kosten, inclusief BTW. Perceel 3 omvat het oproepen en stimuleren van potentiële organisatoren om activiteiten uit te werken geënt op het thema van de Week van het Bos. Allerlei potentiële organisatoren (lokale besturen, scholen, verenigingen, instellingen,…) dienen opgeroepen én actief gestimuleerd te worden om activiteiten uit te werken tijdens de Week van het Bos. Perceel 3 mag max. 25.000 euro kosten, inclusief BTW.

2

ALLE DOCUMENTEN WAAR HET BESTEK NAAR VERWIJST EN DIE NOODZAKELIJK ZIJN VOOR DE OPMAAK VAN DE OFFERTE ZIJN TE BEKOMEN BIJ HET AGENTSCHAP VOOR NATUUR EN BOS.

INLICHTINGEN Alle inlichtingen in verband met deze opdracht zijn te verkrijgen bij: Dirk Bogaert Agentschap voor Natuur en Bos Koning Albert II laan 20 bus 8 1000 Brussel Tel. 02-553 27 75 E-mail : [email protected]

3

INHOUDSOPGAVE Deel 1: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Algemene bepalingen-------------------------------------------------------------- 6 Aanbestedende overheid ------------------------------------------------------------ 6 Voorwerp en classificatie opdracht ------------------------------------------------- 6 Gunningswijze ----------------------------------------------------------------------- 6 Indiening offertes-------------------------------------------------------------------- 6 Toepasselijke wettelijke bepalingen ------------------------------------------------ 7 Overige algemeen toepasselijke bepalingen --------------------------------------- 7 Lijst afwijkingen algemene aannemingsvoorwaarden (art. 3 §1 AUR) ----------- 7

Deel 2: ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN ------------------------------------------- 8

KONINKLIJK BESLUIT VAN 8.1.1996 BETREFFENDE DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN --------------------------- 8

ART. 69 en 69bis. UITSLUITING EN SOCIALE ZEKERHEIDSBIJDRAGEN --------------- 8 ART. 70 en 71. KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA ------------------------------------ 8 ART 78 TOEGANGSVERBOD -------------------------------------------------------------- 9 ART. 86: PRIJSBEPALING ----------------------------------------------------------------- 9 ART. 88 PRIJSONDERZOEK --------------------------------------------------------------- 9 ART. 89. VORM VAN DE OFFERTE -------------------------------------------------------- 9 ART. 90. INHOUD VAN DE OFFERTE ----------------------------------------------------- 9 ART. 93 § 2: VERENIGING, VOLMACHT EN VERVANGING ----------------------------- 10 ART. 97. INVENTARIS ------------------------------------------------------------------- 10 ART. 98. VERGISSINGEN EN LEEMTEN ------------------------------------------------- 10 ART. 100. PRIJSOPGAVE----------------------------------------------------------------- 10 ART. 101. PERCELEN -------------------------------------------------------------------- 10 ART. 102. TAALGEBRUIK ---------------------------------------------------------------- 10 ART. 103. ENIGE OFFERTE -------------------------------------------------------------- 11 ART. 104. INDIENEN VAN DE OFFERTE ------------------------------------------------- 11 ART. 106. OPENING VAN DE OFFERTES ------------------------------------------------ 11 ART. 115 GUNNINGSCRITERIA ---------------------------------------------------------- 11 ART. 116. GESTANDDOENINGSTERMIJN ----------------------------------------------- 13

B. KONINKLIJK BESLUIT VAN 26.9.1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBAREWERKEN EN DE ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN B. 1. KONINKLIJK BESLUIT VAN 26.9.1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN ---------------------------------------------------------------------- 14

ART. 4 § 2: BETALINGSMODALITEITEN ------------------------------------------------ 14

B. 2. ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN -------------------------- 14 ART. ART. ART. ART. ART. ART. ART. ART. ART. ART. ART.

5 . BORGTOCHT -------------------------------------------------------------------- 14 13. PRIJSHERZIENING ------------------------------------------------------------- 14 14. INTELLECTUELE RECHTEN ---------------------------------------------------- 14 15. BETALINGEN ------------------------------------------------------------------- 15 18. RECHTSVORDERINGEN -------------------------------------------------------- 15 20, § 4. STRAFFEN ----------------------------------------------------------------- 15 28 UITVOERINGSTERMIJN --------------------------------------------------------- 16 67. ELEMENTEN DIE IN DE PRIJS ZIJN INBEGREPEN ---------------------------- 16 68 BRIEFWISSELING--------------------------------------------------------------- 17 72. AANSPRAKELIJKHEID ---------------------------------------------------------- 17 75. BOETEN WEGENS LAATTIJDIGE UITVOERING ------------------------------- 17

4

Deel 3: Technische bepalingen ---------------------------------------------------------- 18

Bijlage: Deel 4A: Offerteformulier perceel 1 Bijlage: Deel 4B: Offerteformulier perceel 2 Bijlage: Deel 4C: Offerteformulier perceel 3

5

Deel 1: Algemene bepalingen 1.

Aanbestedende overheid 1. Deze opdracht wordt uitgeschreven door het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van mevrouw Marleen Evenepoel, administrateur-generaal van het Agentschap voor Natuur en Bos. 2. De administratieve entiteit die belast is met de opvolging van deze opdracht is het Agentschap voor Natuur en Bos, Ferrarisgebouw, Koning Albert II-laan 20 bus 8, 1000 Brussel 3.

2.

Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 te 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of in pand gegeven.

Voorwerp en classificatie opdracht Deze opdracht betreft een opdracht van diensten in de zin van artikel 5 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. De opdracht omvat drie percelen :   

Perceel 1: Ontwikkelen en uitvoeren van een informatie- en mediacampagne voor de Week van het Bos, geënt op het thema van de Week van het Bos Perceel 2: Ontwikkelen en uitvoeren van een educatief pakket voor het basisonderwijs 3de graad geënt op het thema van de Week van het Bos Perceel 3: Oproepen en stimuleren van potentiële organisatoren om activiteiten uit te werken geënt op het thema van de Week van het Bos

De CPV-classificatie van de opdracht: 79340000-9 (reclame – en marketingdiensten)

3.

Gunningswijze De gunning van deze opdracht gebeurt via een algemene offerteaanvraag.

4.

Indiening offertes Deze opdracht bestaat uit 3 percelen. Iedere inschrijver mag inschrijven voor elk van de door hem gekozen percelen. Het geheel zal samengebundeld worden in een enig document, genoemd “offerte”. De offertes worden uitsluitend elektronisch ingediend conform de bepalingen van art. 104 van dit bestek. De uiterste indieningsdatum en openingszitting van de offertes is: 22 maart 2013 om 10u Agentschap voor Natuur en Bos Ferrarisgebouw - in lokaal 4G53 Koning Albert II laan 20 bus 8 1000 Brussel

6

5.

Toepasselijke wettelijke bepalingen Op deze opdracht zijn onder meer van toepassing: 







6.

Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals gewijzigd tot op heden; KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, zoals gewijzigd tot op heden; KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en zijn bijlage de algemene aannemingsvoorwaarden, zoals gewijzigd tot op heden. Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, voor zover al in werking getreden.

Overige algemeen toepasselijke bepalingen 1.

De plannen en alle bijhorende documenten die als basis gelden voor het indienen van de offertes.

2.

De opdrachtgever kan aan de inschrijvers vragen alle nodige inlichtingen te verstrekken om de aangeboden prijzen te controleren.

3.

Als dit bestek spreekt over gunning- of aanbestedingsdocumenten, dan bedoelt het daarmee het bestek.

4.

De inschrijver duidt bij zijn offerte een persoon aan met naam, adres en telefoonnummer, die gemachtigd is hem te vertegenwoordigen en die binnen 24 uur gevolg kan geven aan een oproep voor het verstrekken van eventueel vereiste verduidelijkingen.

5.

De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. Iedereen die toegang heeft tot deze informatie dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter ervan te bewaren.

6.

Voorliggende opdracht heeft een looptijd van één campagnejaar, te rekenen vanaf de datum vermeld in de toewijzingsbrief.

7.

Met toepassing van artikel 17, § 2, 2°, b van de Wet van 24 december 1993 heeft de aanbestedende overheid – binnen een periode van drie jaar na de toewijzing – het recht om deze opdracht 2 maal te herhalen voor een looptijd van 1 jaar. Hiertoe richt de aanbestedende overheid een aangetekende brief aan de opdrachtnemer uiterlijk drie maand vóór het verstrijken van de aan gang zijnde looptijd. De opdrachtnemer is gebonden door elke opgedragen herhaling, tenzij hij uiterlijk zes maand vóór het verstrijken van de aan gang zijnde looptijd aan de aanbestedende overheid een opzegging betekent bij aangetekende brief.

7. Lijst afwijkingen algemene aannemingsvoorwaarden (art. 3 §1 AUR) artikel 14, 20.

7

Deel 2: ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN (De nummers van de artikelen waarnaar wordt verwezen, stemmen overeen met de nummers van de artikelen van het KB van 8.1.1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, van het KB van 26.9.1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en van de algemene aannemingsvoorwaarden als bijlage bij laatstgenoemd besluit.)

KONINKLIJK BESLUIT VAN 8.1.1996 BETREFFENDE DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN ART. 69 en 69bis. UITSLUITING EN SOCIALE ZEKERHEIDSBIJDRAGEN Door eenvoudig deel te nemen aan deze procedure tot gunning van een overheidsopdracht en door zijn offerte te ondertekenen, verklaart de inschrijver op erewoord zich niet in één van de uitsluitingsgevallen te bevinden, zoals bedoeld in art. 69 . Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest via elektronische weg op conform art. 72, §5. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte een attest waaruit blijkt dat hij in orde is met de betaling van de sociale bijdragen.

ART. 70 en 71. KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA 1.

Zijn financiële en economische draagkracht toont hij aan door het voorleggen van:  

2.

Een verklaring betreffende de totale omzet van de onderneming en haar omzet in de diensten waarop de opdracht betrekking heeft over de laatste drie boekjaren; Indien de inschrijver om gegronde redenen niet in staat is de gevraagde referentie voor te leggen, kan hij zijn financiële en economische draagkracht aantonen met andere documenten die de aanbestedende overheid geschikt acht.

Zijn technische bekwaamheid toont hij aan door het voorleggen van: 

Een lijst met nominatieve opgave van personen die kunnen/zullen ingeschakeld worden door de dienstverlener. Deze lijst bestaat uit een tabel waarin achtereenvolgens de naam, de diploma’s en getuigschriften, de specifieke ervaring op de verschillende domeinen die aan bod komen in de opdracht en de deelaspecten, waarbij ze ingeschakeld zullen worden, vermeld zijn. Indien beroep gedaan wordt op onderaannemers, dienen bij de betrokken personen, de naam en het adres van de onderaannemer vermeld te worden. Tevens dient een document van de onderaannemer bijgevoegd te worden, waaruit blijkt voor welke deelaspecten zij hun diensten aanbieden.



Een lijst met drie opdrachten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar, waaruit de opgebouwde en gehonoreerde expertise in de bedoelde materie moet blijken. In de lijst dient achtereenvolgens vermeld: het jaar van uitvoering, de titel, het bedrag, de aanbestedende instantie, de contactpersoon en een bondige beschrijving van de inhoud van de opdracht. Minstens één van de opdrachten moet minstens 20.000 euro (incl. BTW) bedragen. Indien het opdrachten betreft die uitgevoerd werden voor openbare diensten moet het certificaat van goede uitvoering bijgevoegd worden,.

8

ART 78 TOEGANGSVERBOD Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel.

ART. 86: PRIJSBEPALING De onderhavige opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen globale prijs.

ART. 88 PRIJSONDERZOEK Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt.

ART. 89. VORM VAN DE OFFERTE De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier. Op elke offerte die op een ander document is opgemaakt, moet de inschrijver bovenaan ieder document de volgende verklaring vermelden: “Ik, ondergetekende ....., verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens volstrekt overeenstemmen met de vermeldingen van het bij het bestek behorende formulier en neem daarvoor de volledige verantwoordelijkheid op.”

ART. 90. INHOUD VAN DE OFFERTE Alle documenten en nota’s die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend onder de vermelding: “Opgemaakt door ondergetekende om gevoegd te worden bij zijn offerte van heden” of dienen minstens te worden geïnventariseerd. In geval van ondertekening in naam van een rechtspersoon, wordt een bewijs toegevoegd waaruit blijkt dat de persoon bevoegd is zich te verbinden voor de rechtspersoon voor wie hij tekent. Elke wijziging, toevoeging of schrapping aan de essentiële voorwaarden van de offerte (prijzen, termijnen, technische voorwaarden) moet van een handtekening voorzien worden (en niet geparafeerd), van de persoon die de offerte ondertekend heeft. Naast de documenten die volgens dit en andere artikelen verplicht bij de offerte moeten worden gevoegd, dienen ook volgende documenten te zijn bijgevoegd:  







Documenten die het mandaat bewijzen, indien de offerte door volmachthouders werd ingediend; Gedetailleerde samenstelling van de inschrijvingsprijzen, per onderdeel of luik van de opdracht met begroting van het benodigde aantal dagen, volgens kwalificatie van het ingezette personeel, prijs van eventueel andere prestaties, etc…; Van iedere inschrijver wordt een beknopte strategische visie op de campagne Week van het Bos en dit niet alleen voor de editie 2013 maar ook voor de middellange termijn (20132015) verwacht. Wat moet de campagne inhouden, waarvoor moet ze staan en waar moet ze rekening mee houden? Aan de inschrijvers wordt gevraagd de Week van het Bos kritisch door te lichten en vanuit hun expertise voorstellen te formuleren om de campagne nog doeltreffender (efficiëntie en effectiviteit) te maken. Deze visie wordt beoordeeld aan de hand van het methodologisch criterium. Voor perceel 1: o een aanzet tot plan van aanpak, rekening houdend met de timing o een voorstel tot media aanpak (met oog voor de klassieke én minder klassieke media) met verantwoording o een aanzet tot campagnebeeld en slogan voor het thema ‘natuurdoelen’ Voor perceel 2: o een aanzet tot plan van aanpak, rekening houdend met de timing

9

o



een uitgebreide beschrijving van het product/de producten en inschatting van het bereik

Voor perceel 3: o een aanzet tot plan van aanpak, rekening houdend met de timing o een eerste invulling van de opdracht met opgave van potentiële organisatoren.

ART. 93 § 2: VERENIGING, VOLMACHT EN VERVANGING Het bestuur behoudt zich het recht om een offerte van een tijdelijke vereniging te aanvaarden voor zover minstens één geselecteerde kandidaat deel uitmaakt van deze vereniging.

ART. 97. INVENTARIS Voor de inventaris maakt men gebruik van het offerteformulier uit de bijlage.

ART. 98. VERGISSINGEN EN LEEMTEN Door de inschrijvers kunnen bijkomende inlichtingen gevraagd worden met betrekking tot onderhavig bestek. Deze inlichtingen kunnen uitsluitend schriftelijk gevraagd worden, hetzij per brief, hetzij per fax, hetzij per e-mail. De aanbestedende overheid zal haar antwoord op de gevraagde inlichtingen niet ambtshalve meedelen aan de andere inschrijvers, tenzij zij oordeelt dat het niet meedelen van haar antwoord de gelijkheid van de inschrijvers in gedrang kan brengen. Inlichtingen kunnen slechts gevraagd worden tot uiterlijk tien dagen vóór de dag van de opening van de offertes. Aanvullende inlichtingen worden uiterlijk zes dagen vóór de dag van de opening van de offertes verstrekt.

ART. 100. PRIJSOPGAVE Per perceel wordt de prijs opgegeven voor het ontwikkelen en uitvoeren van het desbetreffende luik. De prijsopgave gebeurt in euro. Indien het voor de nauwkeurigheid van de geboden prijzen in euro vereist is, mag de inschrijver die prijzen tot twee decimale cijfers na de komma preciseren. De inschrijver geeft zijn prijs op exclusief BTW. Hij vermeldt het toepasselijke BTW-tarief. Beiden worden ingevuld op het bij dit bestek behorende offerteformulier. Inschrijvingskosten worden niet vergoed.

ART. 101. PERCELEN Deze opdracht bevat drie percelen. De aanbestedende overheid heeft het recht één of meerdere percelen niet toe te wijzen en eventueel opnieuw te gunnen op dezelfde of op een andere wijze. Iedere inschrijver mag inschrijven voor elk van de door hem gekozen percelen. Het geheel zal samengebundeld worden in een enig document, genoemd “offerte”. Het is toegelaten aan de inschrijver om een voorstel tot prijsvermindering te voorzien van de offerte in het geval van samenvoegen van percelen.

ART. 102. TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de

10

aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen.

ART. 103. ENIGE OFFERTE De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op dit artikel dat bepaalt dat de inschrijver slechts één offerte mag indienen.

ART. 104. INDIENEN VAN DE OFFERTE De offertes worden elektronisch ingediend via de e-tendering applicatie. De met elektronische middelen opgestelde offertes moeten in overeenstemming met artikel 81 quater, §1 van het KB1 worden opgesteld. De offertes moeten worden opgemaakt in pdf-format . De offerte moet digitaal ondertekend worden door iemand die de inschrijver rechtsgeldig kan vertegenwoordigen of verbinden. De indiening van de offertes via elektronische middelen moet gebeuren via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 quater, § 1 van het KB1. Offertes kunnen digitaal ondertekend worden op een van de volgende drie manieren: a. Elektronische identiteitskaart (e-ID). Enkel mogelijk voor Belgische inschrijvers. b. Certipost. c. Een eigen token met eigen handtekensoftware. Buitenlandse inschrijvers kunnen hun offerte digitaal ondertekenen via een digitaal certificaat aan te schaffen bij Certipost (www.certipost.be) of via een eigen token met eigen handtekensoftware. Algemene informatie kan worden bekomen op de website www.publicprocurement.be of via de eprocurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00 of [email protected]. Een checklist e-tendering voor ondernemingen is bijgevoegd bij dit bestek. De nodige handleidingen en verdere informatie inzake e-tendering voor ondernemers is te vinden op de website: http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc/beep%20algemeen/eprocurement/fa q De aanbestedende overheid wijst de inschrijvers er op dat de offerte digitaal moet ondertekend worden door iemand die de inschrijver rechtsgeldig kan vertegenwoordigen/verbinden.

ART. 106. OPENING VAN DE OFFERTES De opening van de offertes heeft plaats op : 22 maart 2013 om 10u Agentschap voor Natuur en Bos Ferrarisgebouw - lokaal 4G53 Koning Albert II laan 20 bus 8 1000 Brussel.

ART. 115 GUNNINGSCRITERIA De beoordeling van de offertes en de keuze van de voor de aanbestedende overheid voordeligste regelmatige bieding zal geschieden rekening houdend met de onder vermelde criteria. Voor elk van de percelen zullen deze drie criteria besproken en beoordeeld worden. VOOR PERCEEL 1: 

Financieel criterium (inschrijvingsprijs) (40%) Hierbij wordt nagegaan in welke mate rekening is gehouden met het totale bedrag van de in de inschrijving vermelde kosten, inclusief BTW.

11



Methodologisch criterium (plan van aanpak/effectiviteit) (35%) Hierbij wordt nagegaan op welke manier de bureaus de verschillende doelstellingen zullen trachten te bereiken. Specifieke aandacht gaat hierbij naar de gekozen strategie, de werkwijze en de verschillende stappen zowel tijdens de voorbereiding als tijdens de uitvoering en de eventuele nazorg van de campagne. Belangrijk hierbij is de doelstellingen en het thema van de campagne niet uit het oog te verliezen, zonder voorbij te gaan aan mogelijke verbeterpunten ten opzichte van het verleden. Om dit criterium te kunnen beoordelen zal het ANB enerzijds de strategische visie op de Week van het Bos beoordelen en anderzijds het specifieke plan van aanpak voor dit perceel.



Creativiteit (25%) Hierbij wordt nagegaan of de verschillende producten op een creatieve en originele manier de doelstellingen en het thema van de campagne verwezenlijken. Zit de toon en de beeldvorming juist. Is er voldoende aandacht voor nieuw soortige communicatie, zal de campagne voldoende leven bij de beoogde doelgroepen? Om dit criterium te kunnen beoordelen verwacht het ANB een beschrijving van de producten die zullen ontwikkeld worden. Om de uitvoering te kunnen beoordelen vraagt het ANB een eerste aanzet tot uitvoering (campagnebeeld en slogan) en referentiemateriaal dat volgens de inschrijver voldoende aan de vereisten voldoet.

VOOR PERCEEL 2: 

Financieel criterium (inschrijvingsprijs) (40%) Hierbij wordt nagegaan in welke mate rekening is gehouden met het totale bedrag van de in de inschrijving vermelde kosten, inclusief BTW. Hierbij moet het volledige kostenplaatje in rekening worden gebracht. Ontwikkelt het bureau bijvoorbeeld een gadget of krant, dan moet ook de kostprijs van de verdeling, druk en ontwikkeling meegerekend worden.



Methodologisch criterium (plan van aanpak/effectiviteit) (35%) Hierbij wordt nagegaan op welke manier de bureaus de verschillende doelstellingen zullen trachten te bereiken. Specifieke aandacht gaat hierbij naar de gekozen strategie, de werkwijze en de verschillende stappen zowel tijdens de voorbereiding als tijdens de uitvoering en de eventuele nazorg van de campagne. Belangrijk hierbij is de doelstellingen en het thema van de campagne niet uit het oog te verliezen, zonder voorbij te gaan aan mogelijke verbeterpunten ten opzichte van het verleden. Om dit criterium te kunnen beoordelen zal het ANB enerzijds de strategische visie op de Week van het Bos beoordelen en anderzijds het specifieke plan van aanpak voor dit perceel.



Creativiteit (25%) Hierbij wordt nagegaan of de verschillende producten op een creatieve en originele manier de doelstellingen en het thema van de campagne verwezenlijken. Zit de toon en de beeldvorming juist. Is er voldoende aandacht voor nieuw soortige communicatie, zal de campagne voldoende leven bij de beoogde doelgroepen? Om dit criterium te kunnen beoordelen verwacht het ANB een beschrijving van de producten die zullen ontwikkeld worden. Om de uitvoering te kunnen beoordelen vraagt het ANB een voldoende graad van uitwerking (schets) om de campagne te kunnen beoordelen en referentiemateriaal dat volgens de inschrijver voldoende aan de vereisten voldoet.

VOOR PERCEEL 3: 

Financieel criterium (inschrijvingsprijs) (40%) Hierbij wordt nagegaan in welke mate rekening is gehouden met het totale bedrag van de in de inschrijving vermelde kosten, inclusief BTW. Hierbij moet het volledige kostenplaatje in rekening worden gebracht. Voorziet het bureau een externe partner die vergoed moet worden, moet ook dat meegerekend worden.



Methodologisch criterium (plan van aanpak/effectiviteit) (60%) Hierbij wordt nagegaan op welke manier de bureaus de verschillende doelstellingen zullen

12

trachten te bereiken. Specifieke aandacht gaat hierbij naar de gekozen strategie, de werkwijze en de verschillende stappen zowel tijdens de voorbereiding als tijdens de uitvoering en de eventuele nazorg van de campagne. Belangrijk hierbij is de doelstellingen en het thema van de campagne niet uit het oog te verliezen, zonder voorbij te gaan aan mogelijke verbeterpunten ten opzichte van het verleden. Om dit criterium te kunnen beoordelen zal het ANB de strategische visie op de Week van het Bos beoordelen en het specifieke plan van aanpak. Hierbij gaat specifieke aandacht naar de manier waarop het bureau op zoek zal gaan naar verenigingen, scholen, organisaties of bedrijven die een rol kunnen spelen in de campagne. Het methodologisch criterium en het criterium creativiteit zullen gewogen worden aan de hand van volgende scoringstafel: Score

Omschrijving

Verklaring

10

Uitzonderlijk

Het voorstel benadert de perfectie, en biedt een belangrijke meerwaarde (hoogst uitzonderlijk)

9

Uitstekend

Alle belangrijke elementen zijn aanwezig en ruimschoots overtuigend

8

Zeer goed

Alle belangrijke elementen zijn aanwezig en zijn overtuigend

7

Goed

Alle belangrijke elementen zijn aanwezig en kunnen overtuigen

6

Bijna goed

Alle belangrijke elementen zijn aanwezig maar kunnen niet altijd overtuigen

5

Net voldoende

Alle belangrijke elementen zijn aanwezig maar kunnen vaak niet overtuigen

4

Onvoldoende

De opgenomen elementen kunnen niet overtuigen

3

Zwak

Enkele belangrijke elementen ontbreken

2

Zeer zwak

Meerdere belangrijke elementen ontbreken

1

Nagenoeg onbestaande

Bijna alle belangrijke elementen ontbreken

0

Onbestaande

Geen enkel belangrijk element wordt voorgesteld

ART. 116. GESTANDDOENINGSTERMIJN De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes.

13

B. KONINKLIJK BESLUIT VAN 26.9.1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBAREWERKEN EN DE ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN B. 1. KONINKLIJK BESLUIT VAN 26.9.1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN

ART. 4 § 2: BETALINGSMODALITEITEN De diensten voor de opdracht zullen per perceel uitbetaald worden na de campagne. Per perceel wordt een aparte factuur opgemaakt. De betalingen zullen binnen de 50 kalenderdagen uitgevoerd worden.

B. 2. ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN ART. 5 . BORGTOCHT Voor deze opdracht wordt per perceel een borgtocht geëist van 5% van de oorspronkelijke aannemingssom, exclusief BTW en afgerond naar het hogere tiental. Het bewijs van borgstelling dient binnen dertig dagen aan de aanbestedende overheid bezorgd te worden op het volgende adres: Agentschap voor Natuur en Bos t.a.v. Dirk Bogaert Ferrarisgebouw Koning Albert II laan 20 bus 8 1000 Brussel

ART. 13. PRIJSHERZIENING De inschrijvingsprijs, zoals vooropgezet door de inschrijver, is niet vatbaar voor enige herziening of aanpassing.

ART. 14. INTELLECTUELE RECHTEN De indiening van de offerte geldt bij gunning als een belofte van overdracht aan de opdrachtgever van alle vermogensrechten op alle grafische, audiovisuele of andersoortige producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht, met inbegrip van de slagzin, de beeldtaal en de signatuur. De overdracht geldt zowel ten aanzien van de indiener van een offerte als ten aanzien van alle personen waarop de indiener een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht en heeft betrekking op alle mogelijke exploitatiewijzen die de opdrachtgever wenselijk acht. Alle producten of documenten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht en aan

14

de opdrachtgever bezorgd, worden eigendom van de opdrachtgever. Het eindproduct wordt in zijn geheel aangeleverd op digitale drager, van waaruit reproductie mogelijk is. De opdrachtgever verkrijgt door de toewijzing van de opdracht de hierna opgesomde auteursrechten op alle producten die vanaf dat ogenblik in het kader van de opdracht worden aangemaakt: (1) het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht, (2) het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling, (3) het exclusieve en onvoorwaardelijke huur- en leenrecht, en (4) het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek, en dit alles zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. De vergoeding voor de overdracht van deze rechten is inbegrepen in het totaalbedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding. (Met andere woorden: de opdrachtnemer moet ervoor zorgen dat alle onderaannemers onder duidelijke voorwaarden afstand doen van hun rechten, en dat de opdrachtgever daarvan perfect op de hoogte is). De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het confidentieel karakter van de ter beschikking gestelde gegevens, alle informatie waarvan hij weet krijgt tijdens het uitvoeren van de opdracht, de onderzoeksresultaten en -producten te doen bewaren door hemzelf, door eventuele onderaannemers en door eenieder die er toegang tot heeft. De dienstverlener gebruikt alle gegevens en inlichtingen van de aanbestedende overheid enkel in het kader van de opdracht.

ART. 15. BETALINGEN a.

De facturen kunnen pas betaald worden na verstrekte en aanvaarde diensten. Zij worden per perceel ingediend en gericht aan Dirk Bogaert, Agentschap voor Natuur en Bos, Ferrarisgebouw, Koning Albert II-laan 20 bus 8, 1000 Brussel met vermelding van: AGENTSCHAP VOOR NATUUR EN BOS Bestek: ANB/COM/2013/WvhB Voor de ontwikkeling en uitvoering van de campagne Week van het Bos Perceel X – Naam Perceel. Factuurnummer: BIC: IBAN:

b.

Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek betreffende de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten. Deze afwijking wordt gemotiveerd door het financiële belang van de aanbestedende overheid, die bij gebrek aan deze bepaling, gehouden zou zijn intresten op intresten te betalen, terwijl de hoofdsom niet of slechts gedeeltelijk in mindering wordt gebracht.

ART. 18. RECHTSVORDERINGEN Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank te Brussel, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding.

ART. 20. MAATREGELEN AANBESTEDENDE OVERHEID De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passenals: -

De inbreuk is gepleegd, Er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd

15

De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer door de schuld van de dienstverlener niet juist kan worden bepaald. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld. Bij het verstrijken van de uitvoeringstermijn is de dienstverlener in gebreke. De boete bedraagt 0,07% van de oorspronkelijke aannemingssom, per kalenderdag vertraging. De boete mag maximum 5% bedragen van de waarde van de diensten waarvan de uitvoering met vertraging gebeurde. De boeten voor laattijdige uitvoering waarvan het totaalbedrag geen 55 euro per opdracht bereikt, worden niet aangerekend. Voor wat betreft de inhoudelijke beoordeling van het redactionele werk en de lay-out zijn telkens revisierondes voorzien (zie verder deel 3 technische bepalingen). Op de redactievergadering worden de data afgesproken waarbinnen de opdrachthouder de opmerkingen van de opdrachtgever op de tekst of de lay-out dient te verwerken. Indien de opdrachthouder deze opmerkingen niet tijdig verwerkt worden de bovenvernoemde boetes voor laattijdige uitvoering eveneens van toepassing. In de redactievergaderingen wordt het aantal revisierondes voor de inhoudelijk beoordeling van de redactie en van de lay-out vastgelegd (zie verder deel 3 technische bepalingen). Wanneer na het verstrijken van alle voorziene revisierondes de redactie of de lay-out door de opdrachtgever negatief wordt beoordeeld, zal de aanbestedende overheid de opdracht eenzijdig opzeggen zonder dat de opdrachthouder hierbij recht heeft op een schadevergoeding. Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat de opdracht een opdracht betreft die strikt gebonden is aan de voorziene uitvoeringsdata: treedt er vertraging op tijdens de uitvoering, dan dreigt de vooropgestelde datum niet gehaald te worden. De afwijking waarbij de opdracht kan worden opgezegd wanneer de inhoud als negatief wordt beoordeeld, wordt gemotiveerd door het feit dat deze campagne één van de imagobepalende campagnes van de aanbestedende overheid betreft die, zoals hierboven reeds aangegeven, ook sterk gebonden is aan de meegedeelde data: de aanbestedende overheid moet soepel kunnen overschakelen naar een andere dienstverlener, als blijkt dat de gekozen dienstverlener niet voldoet.

ART. 28 UITVOERINGSTERMIJN De opdracht begint bij aanvangsbevel gegeven door de aanbestedende overheid. De campagne Week van het Bos loopt traditiegetrouw de tweede week van oktober.

ART. 67. ELEMENTEN DIE IN DE PRIJS ZIJN INBEGREPEN Volgende elementen dienen in rekening te zijn gebracht in de inschrijvingsprijs:      

personeelskosten; vergaderkosten verplaatsingsonkosten en kosten voor plaatsbezoeken; overleg met externe belanghebbenden; secretariaatskosten; kosten voor rapportering;  kosten voor eventuele onderaannemers. alle prijzen en vergoedingen voor het gebruik of de overdracht van intellectuele en naburige rechten;

Voor de uitvoering van de opdracht gebruikt de dienstverlener de eigen installaties, het materieel en de uitrusting. Er kunnen geen uitrustingskredieten voorzien worden op de begroting van de opdracht.

16

ART. 68 BRIEFWISSELING Alle briefwisseling met betrekking tot onderhavige opdracht dient gericht te worden aan Dirk Bogaert, Agentschap voor Natuur en Bos, Koning Albert II laan 20 bus 8, 1000 Brussel. Op de aanbestedende overheid rust de verplichting adreswijziging door te geven aan de inschrijver.

Art.70. Keuringen De diensten die niet beantwoorden aan de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht of niet werden verleend overeenkomstig de regels van de kunst, dienen door de dienstverlener te worden herbegonnen. Vanaf het verstrijken van de termijn die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten of die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener (in het geval wanneer de diensten vóór of na de vastgestelde datum worden beëindigd), wordt er een procesverbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld. Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, is het aan de dienstverlener om de leidend ambtenaar bij een ter post aangetekende brief hiervan in kennis te stellen en hem bij deze gelegenheid te vragen om tot de oplevering over te gaan. De diensten die zich in staat van oplevering bevinden, worden verondersteld, tot bewijs van het tegendeel, opgeleverd te zijn op de voor hun afwerking vastgelegde datum of op de datum van de daadwerkelijke afwerking die de dienstverlener op zijn factuur heeft aangegeven. De Leidend Ambtenaar zal op leesbare wijze op deze factuur de vermelding aanbrengen "Voor gezien en uitvoering van de prestatie" alsook zijn naam, graad, functie en datum, en handtekening. De factuur zal dan dienst doen als proces verbaal van oplevering.

ART. 72. AANSPRAKELIJKHEID Onverschillig de keuringen blijft de inschrijver aansprakelijk voor een eventuele zware fout en het bedrog van de dienstverlener. De aansprakelijkheid van de inschrijver blijft tevens weerhouden wanneer de opdracht niet volgens de regels van goed vakmanschap wordt uitgevoerd.

ART. 75. BOETEN WEGENS LAATTIJDIGE UITVOERING Het louter verstrijken van de eventueel verlengde leveringstermijn stelt de dienstverlener in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boeten wegens laattijdige uitvoering, treden van rechtswege in werking, zonder enige kennisgeving of bericht. De boeten wegens laattijdige uitvoering worden berekend naar rato van 0,07 procent per kalenderdag vertraging, met een maximum van 5 percent van de waarde van de diensten waarvan de uitvoering met dezelfde vertraging gebeurde.

17

Deel 3: Technische bepalingen Situering van de opdracht Het Agentschap voor Natuur en Bos (ANB) van de Vlaamse overheid voert jaarlijks twee landelijke campagnes: de Dag van het Park (voorjaar) en de Week van het Bos (najaar). Via deze campagnes probeert het ANB, complementair aan de reguliere werking, te sensibiliseren naar diverse doelgroepen en dit rond drie strategische projecten: biodiversiteit (IHD’s of instandhoudingsdoelstellingen), gastheerschap (Adagio) én Groen in de Stad (GidS). Met deze projecten concretiseert het ANB beleidsdoelstellingen zoals geformuleerd door de Vlaamse regering in het kader van ViA en regeerakkoord. De Week van het Bos is reeds meer dan 30 jaar een traditie in Vlaanderen en is sedert 2009 ingeschreven in de communicatiestrategie en het communicatieplan van het ANB. Voor de volgende drie jaar liggen de thema’s op grote lijnen vast, jaarlijks gekoppeld aan één strategisch project: 2013 ‘natuurdoelen’ (biodiversiteit), 2014 ‘de groote oorlog’ (gastheerschap) en 2015 ‘natuur 3.0’ (Groen in de Stad). WvhB 2013 en de ‘natuurdoelen’. Het Agentschap voor Natuur en Bos heeft een belangrijke verantwoordelijkheid voor het beschermen van de natuur in Vlaanderen. Een belangrijk onderdeel vormt het beschermen van natuurwaarden die op Europees niveau belangrijk zijn (‘Europese topnatuur’). Vlaanderen vormt immers een onmisbare schakel in het Europese Natura 2000 netwerk van natuurgebieden. Dit Europees natuurnetwerk Natura 2000 verzekert de toekomst van Europa’s meest kwetsbare dier- en plantensoorten en hun leefgebieden (habitats) (zie o.a. http://ec.europa.eu/environment/nature/natura2000/index_en.htm ). Net zoals alle andere lidstaten van de Europese Unie neemt Vlaanderen in de Natura 2000gebieden maatregelen om de Europese soorten en hun leefgebieden ook in de toekomst kansen te geven. In Vlaanderen is hiervoor resoluut gekozen voor een participatieve aanpak waarbij diverse stakeholders van bij de plan- tot de implementatiefase betrokken worden via overleg, inspraak en medeverantwoordelijkheid (zie www.natuurenbos.be/natuurbeleid/natuur). Het strategische project IHD zit momenteel in de fase dat de zogenaamde natuurdoelen zijn opgemaakt en goedgekeurd. Met deze natuurdoelen is bepaald hoeveel individuen van een soort in Vlaanderen nodig zijn om te kunnen spreken van een leefbare populatie. En hoe groot bijvoorbeeld een bepaald habitat zoals een heidegebied moet zijn om onderdak te kunnen geven aan alle typische heidesoorten. Dit noemen we de instandhoudingsdoelstellingen of kortweg natuurdoelen. De natuurdoelen maken aan iedereen duidelijk waar men naar toe wil met een bepaald gebied. De doelen zullen vanaf nu richting geven aan de maatregelen die in een gebied genomen worden. Met de Week van het Bos willen we inhoudelijk inzetten op deze zogenaamde ‘natuurdoelen’. Dit om het brede publiek duidelijk te maken dat Vlaanderen over Europese topnatuur beschikt en dit zowel qua soorten als qua habitats. Europese topnatuur dichtbij, kortom, waaraan zowel door de Vlaamse overheid als door diverse partners gewerkt wordt. Met deze campagne willen we tevens voorbeeld stellend gedrag - good practices met het oog op het realiseren van natuurdoelen - in het licht stellen. Op die manier hopen we eigenaars en gebruikers van natuur te inspireren om zelf actief bij te dragen aan het realiseren van natuurdoelen. De voorgestelde strategie dient dan ook minimaal aandacht te besteden aan: o Het belang van natuur en bos in Vlaanderen voor de Europese natuur (netwerkgedachte enerzijds en topnatuur dichtbij anderzijds)…;

18

o

o o

Habitats (behoud, herstel en ontwikkeling): doelstellingen, timing en bijzondere aandacht voor eventueel te verwachten gevoeligheden en/of spanningen (bv. bosomvorming, ingrijpende infrastructuurwerken…)…; Soorten (behoud, maatregelen voor herstel populaties…)… …

Om de campagne op een professionele en creatieve manier uit te werken wil het Agentschap voor Natuur en Bos beschikken over de diensten van een gespecialiseerde organisatie die het volgende kan verwezenlijken:  Een strategische visie op en plan van aanpak voor de campagne ‘Week van het Bos’, inclusief een informatie- en mediacampagne met inbegrip van een creatief concept, een media-aanbeveling, de afgeleiden en hun realisatie;  De creatie en de productie van educatief materiaal naar de scholen toe (een educatief pakket niveau derde graad);  De organisatie van een aantal activiteiten en het stimuleren van potentiële organisatoren om activiteiten uit te werken geënt op het thema van de Week van het Bos.

Doel van de opdracht Hoofddoelstelling en doelgroepen De Week van het Bos is een campagne waarbij het Agentschap voor Natuur en Bos, samen met partners, een momentum creëert om aandacht te vragen voor natuur, bos en groen in het algemeen en het jaarthema in het bijzonder en dit prioritair voor twee doelgroepen:  

Het brede publiek: de Week van het Bos enthousiasmeert het brede publiek én nodigt uit te genieten in en van natuur; Scholen: de Week van het Bos is opgenomen in de eindtermen van het onderwijs en biedt een impuls voor een educatief aanbod.

Afhankelijk van het thema kunnen ook andere doelgroepen worden centraal gesteld: het middenveld, bedrijven, overheden, particuliere grondeigenaars, professionelen. In deze zin zal de campagne breder gaan dan het thema ‘bos’, en wordt ‘bos’ als metafoor gebruikt voor ‘natuur, bos en groen’. Voor de editie 2013 worden ook eigenaars en gebruikers van natuur als doelgroepen gedefinieerd. Eigenaars en gebruikers hebben immers een belangrijke rol in het behouden, ontwikkelen en herstellen (beheer) van Europese topnatuur in Vlaanderen. Concreet wordt hier o.a. gedacht aan grondeigenaars in de strikte zin van het woord, bosgroepen, wildbeheereenheden, natuurverenigingen, regionale landschappen…

Nevendoelstelling De Week van het Bos creëert een momentum om, afhankelijk van het jaarthema, het gevoerde beleid op een positieve wijze in het licht te stellen. De Week van het Bos kan in dat geval een katalysator vormen voor het natuur- en bosbeleid op diverse bestuurlijke niveaus, voor het middenveld en professionele actoren in het algemeen, én voor de drie pijlers van het ANB (Adagio, IHD, GidS) in het bijzonder.

Doelgroep ‘brede publiek’: informeren, enthousiasmeren en sensibiliseren Naast informatie over en toelichting bij activiteiten rond zowel beleidswerking als het concrete terreinbeheer worden, verspreid over Vlaanderen, tal van activiteiten georganiseerd in bos- en natuurgebieden. Natuur, groen en bos worden tijdens de campagne op een positieve manier in de kijker gezet, jaarlijks opgehangen aan één centraal thema. Het gaat hierbij om een thema met aandacht voor ecologische, economische en/of sociale aspecten gerelateerd aan natuur. De Week

19

van het Bos is de communicatiecampagne bij uitstek om het brede publiek aan te tonen dat natuur belangrijk is. Het centrale thema (voor 2013: de natuurdoelen of het veilig stellen van unieke Europese topnatuur) dient dan ook aansluiting te vinden bij, of vertaald te worden naar, de interessepunten van dit brede publiek. Het is de taak van het ANB en van de Week van het Bos om meer maatschappelijk draagvlak te creëren voor natuur en bos in Vlaanderen, om mensen nog meer de natuur te laten beleven, mensen te stimuleren om van natuur te genieten. De Week van het Bos zal de volgende drie jaar elk jaar georganiseerd worden tijdens de tweede week van oktober. De opdracht is voorzien voor een jaar, met de mogelijkheid om de opdracht voor een jaar te verlengen. De Week van het Bos beoogt beeld- en doelgroepdoorbrekend te zijn, waarbij we ook die personen proberen te bereiken die weinig of nog niet van natuur genieten of het belang ervan te weinig inzien. Daarom werd bijvoorbeeld twee jaar geleden een externe partner betrokken bij de organisatie van de campagne (De Gezinsbond). Hiermee beogen we de kans op het bereiken van een zo breed mogelijk publiek in het algemeen te vergroten én ook één of meerdere specifieke vernieuwende doelgroepen in het bijzonder te bereiken. We onderscheiden om die reden bij deze sensibiliserende doelstelling naar het brede publiek twee onderdelen: -

Enerzijds wordt een ‘hype’ gecreëerd rond de Week van het Bos door het opzetten van een innovatieve mediacampagne én het optimaal benutten van sociale media.

-

Anderzijds een event-onderdeel. Jaarlijks worden er talrijke activiteiten georganiseerd in en rond bos en natuur tijdens de Week van het Bos, waarbij mensen uitgenodigd worden actief te genieten van de natuur. Belangrijk hierbij is dat er zoveel mogelijk samenwerking gezocht wordt met (vernieuwende) partners, zowel op gewestniveau als lokaal waardoor dit event-onderdeel ook als netwerkmoment fungeert.

Doelgroep scholen: de educatieve doelstelling van de Week van het Bos Al jarenlang zijn scholen een belangrijke doelgroep van de Week van het Bos. De Week van het Bos is bovendien verankerd in de eindtermen van het onderwijs, waardoor de Week van het Bos ook in het programma zit van zowat alle basis- en secundaire scholen. De onderwijssector reageert zeer enthousiast op de vele activiteiten en initiatieven tijdens de Week van het Bos. Elk jaar zijn zij vragende partij voor educatie, vorming en ontspanningsmogelijkheden in bos en natuur. Aan die vraag / nood moet dan ook in de mate van het mogelijke tegemoet gekomen worden. Aangezien educatie geen rechtstreekse doelstelling van het ANB is, moet hiervoor gezocht worden naar samenwerking met partners die deze doelstellingen verder kunnen invullen, mits inhoudelijke input vanuit het ANB.

20

Elementen van de opdracht Strategische visie Het Agentschap voor Natuur en Bos verwacht van de opdrachthouder een duidelijke strategische visie voor de Week van het Bos 2013 en de daarop volgende jaren. Belangrijk is dat in deze visie voldoende afstemming wordt voorzien op overige communicatie-acties en campagnes van het ANB. De Week van het Bos is een sterk merk maar de vlag (naam) dekt de lading niet helemaal. In het uitwerken van strategie en plan van aanpak moet hier voldoende rekening worden mee gehouden. De WvhB gaat immers over meer dan bos alleen, zeker dit jaar waarin het centrale thema natuurdoelen is.

De visie dient om die reden: -

Duidelijk op te geven wat een meerjarenplanning kan inhouden en waarin de meerwaarde schuilt van een meerjarenplanning;

-

Duidelijk aan te geven op welke wijze de Week van het Bos als campagne vorm geeft aan twee kernpunten van de communicatiestrategie: o BOS: Blue Ocean Strategy Deze strategie bepaalt dat het geen zin heeft om het gevecht aan te gaan in de ‘rode oceaan’ waar al heel wat partners zwemmen en elkaars vinnen afbijten. Het agentschap, en deze campagne, moet op zoek gaan naar de ‘onontgonnen’ gebieden, de blauwe oceaan. o MIS: uit de voorgestelde strategie moet blijken dat de Week van het Bos Maatschappelijk relevant is, Inhoudelijk vernieuwend en Sectorondersteunend of sectoroverstijgend.

-

Duidelijk op te geven wat de verhouding is van de voorgestelde acties met bestaande communicatie-acties en reeds ontwikkelde communicatiedragers;

-

Duidelijk aan te geven welk relatief gewicht aan diverse doelgroepen wordt toegemeten en waarom.

Perceel 1 omvat het ontwikkelen en uitvoeren van een informatie- en mediacampagne voor de Week van het Bos, geënt op het thema. Tijdens de Week van het Bos wordt de Vlaamse bevolking geïnformeerd over en gesensibiliseerd voor (aspecten van) het Vlaamse bos- en natuurbeleid. De campagne omvat communicatie op maat en gebeurde in het verleden o.a. via een campagnekrant, nieuwsbrief, de website, sociale media en allerlei media-acties. De Week van het Bos ambieert niet enkel de reeds ‘overtuigden’ te bereiken. De campagne wil vooral ook het brede publiek, dat minder vertrouwd is met het thema, overtuigen van de vele voordelen die bos en natuur hen kunnen bieden. Perceel 1 mag max. 120.000 euro kosten, inclusief BTW én mediaruimte. Elementen die minstens in de opdracht aanwezig zijn: -

Mee uitwerken thema. Vertalen thema naar brede publiek aan de hand van campagnebeeld en leuke slagzin. Mediacampagne: ontwikkelen van nieuwe concepten voor Week van het Bos: beeld doorbrekende acties, vernieuwde concepten voor digitale media, vernieuwende samenwerking met een mediapartner... Mediaruimte: het bureau is vrij om in te zetten op de media die het het best vindt aansluiten bij het concept. Hierbij moet minstens één massamedium aan bod komen. Ofwel wordt er

21

-

-

gekozen voor radio, televisie of print of een combinatie. De keuze dient grondig onderbouwd te worden en de producten die zullen ingezet worden, moeten door het bureau uitgewerkt en uitgevoerd worden. Samenwerking met een mediapartner: de Week van het Bos is een sterk merk, het is dan ook zeker mogelijk om een samenwerking met een mediapartner op poten te zetten om extra free publicity te halen. We denken dan aan acties zoals in het verleden zoals de radio uitzending van Q-music vanuit een boomhut tijdens de Week van het Bos of het omturnen van de Wereld van Sofie op Stubru tot de Wereld van het Bos. De opdrachthouder moet dergelijke samenwerking uitwerken. Speciale aandacht voor sociale media. Het Agentschap voor Natuur en Bos is aanwezig op facebook, Twitter en Youtube. Deze kanalen kunnen ingezet en versterkt worden in de campagne. Beeld. Het Agentschap voor Natuur en Bos kiest meer en meer voor beeldtaal. De natuur in al haar schoonheid leent zich daar perfect toe. Het integreren van die keuze in de hele aanpak van de campagne is een meerwaarde.

Perceel 2 omvat het ontwikkelen en uitvoeren (verspreiden, produceren,…) van een educatief pakket voor het basisonderwijs 3de graad geënt op het thema van de Week van het Bos. De Week van het Bos is opgenomen in de eindtermen van het basisonderwijs 3de graad. Het ontwikkelen van een educatief pakket is een belangrijk onderdeel van de campagne Week van het Bos. De educatieve pakketten dienen afgestemd te zijn op het jaarthema. Wat betreft de vorm (digitaal, fysiek, auditief, etc…) is de opdrachthouder vrij in zijn voorstel. Doel van het pakket is tweeledig, enerzijds moet het inhoudelijk voldoende uitgewerkt zijn zodat de leerkracht er in de klas mee aan het werk kan. Anderzijds moet er ook een mogelijkheid zijn om er tijdens een klasuitstap in de natuur mee aan de slag te kunnen. Perceel 2 mag max. 40.000 euro kosten incl. BTW. Elementen die minstens in de opdracht aanwezig zijn: -

Ontwikkelen en uitwerken van een educatief pakket (digitaal of fysiek) ; Visie en uitwerking van vernieuwende aanpak gidsbeurten (op te nemen door derden, niet enkel door eigen wachters en medewerkers) Zoeken naar partner die de educatieve poot mee kan ondersteunen

22

Perceel 3 omvat het oproepen en stimuleren van potentiële organisatoren om activiteiten uit te werken geënt op het thema van de Week van het Bos. Allerlei potentiële organisatoren (lokale besturen, scholen, verenigingen, instellingen,…) dienen opgeroepen én actief gestimuleerd te worden om activiteiten uit te werken tijdens de Week van het Bos. Perceel 3 mag max. 25.000 euro kosten, inclusief BTW.

Elementen die minstens in de opdracht aanwezig zijn: Het opmaken van een draaiboek dat potentiële organisatoren helpt bij het organiseren van een activiteit. Het draaiboek omvat een luik algemene zaken en een luik dat geïnspireerd is op het jaarthema. Inventariseren van mogelijke partners die activiteiten rond de Week van het Bos kunnen organiseren. Hierbij is het belangrijk om ook aan niet voor de hand liggende partners te denken. Het uitwerken van een aantal tools die het mogelijke partners gemakkelijker maakt om activiteiten te organiseren. Het actief stimuleren van mogelijke partners om activiteiten te organiseren voor de Week van het Bos. Onder actief stimuleren begrijpen we: o Contacteren via mail of telefoon o Op de hoogte houden via nieuwsbrief o Meedenken over mogelijke locaties o Realistische voorstellen doen rond uitwerking programma

23