Vlaamse overheid
Agentschap voor Natuur en Bos
Bestek voor een overheidsopdracht van diensten volgens de procedure van de Algemene offertevraag
Bestek nummer: ANB/COMM/ADAGIO2
Aanleveren van teksten en beeldmateriaal voor de onthaalborden, folders en website van de domeinen van het ANB
Uiterste indieningsdatum offertes: 25 juli 2011 om 10 u in lokaal 4G53, Ferrarisgebouw, Koning Albert II-laan 20, bus 8 te 1000 Brussel
1
Algemene situering van ANB Het Agentschap voor Natuur en Bos is een agentschap van de Vlaamse Overheid en maakt deel uit van het Ministerie van Leefmilieu, Natuur en Energie. Het Agentschap voor Natuur en Bos (ANB) is in werking getreden op 1 april 2006 en is de fusie van de afdelingen Natuur en Bos & Groen van het vroegere AMINAL. Het Agentschap voor Natuur en Bos staat in voor het uitvoeren en het ondersteunen van het beleid, het duurzaam beheren en het versterken van natuur, bos, parken en openbaar groen in Vlaanderen en dit van in de stadskern tot in het buitengebied Circa 850 medewerkers staan in voor deze waaier van acties en activiteiten. Zij zijn werkzaam over heel Vlaanderen. De centrale diensten zijn in Brussel gehuisvest. In iedere provinciale hoofdplaats is er een provinciale afdeling die nog eens verder opgesplitst worden in verschillende beheerregio’s (18 in totaal). Omschrijving van de opdracht Het Agentschap voor Natuur en Bos wil de volgende jaren versterkt inzetten op het onthaalbeleid van haar domeinen. Stap één hierbij is het op punt zetten van alle onthaalborden. Bij de meeste grote domeinen plaatst het ANB een bord dat de bezoeker welkom heet en zin doet krijgen om het gebied te bezoeken. Een deel van die borden bevat verouderde informatie of is leeg. De opdrachthouder zal op basis van de bestaande informatie en eventuele interviews met de boswachter, regiobeheerder of andere ANBmedewerkers een voor een breed publiek toegankelijke tekst aanleveren en een pakket foto’s (minstens 10) met aandacht voor landschap, ecologische waarden (fauna, flora, habitats) en gebruikers (bezoekers, recreanten…) die op het bord kunnen geplaatst worden en ruimer kunnen worden gebruikt bij de communicatie over het betrokken domein. Daarnaast verwachten we ook een tekst voor op de domeinpagina’s van de website www.natuurenbos.be en eventueel tekstmateriaal voor de aanmaak van een domeinfolder. Voor de diverse producten worden gebruiksvriendelijke sjablonen ter beschikking gesteld. Deze opdracht is een bestellingsopdracht, d.w.z. dat de opdracht uitgevoerd wordt d.m.v. deelbestellingen naargelang van de werkelijke behoeften, zonder verbintenis vanwege de aanbestedende dienst voor de af te nemen hoeveelheden. Het zal vermoedelijk gaan om minstens 30, maximaal 100 domeinen. Het sluiten van een overeenkomst op basis van onderhavig bestek geeft de leverancier bovendien geen exclusiviteitsrecht. De Vlaamse overheid kan gedurende de geldigheidsduur van het contract prestaties, identiek of analoog aan deze beschreven in onderhavig bestek, laten uitvoeren door andere leveranciers. De leverancier kan uit dien hoofde geen aanspraak maken op enigerlei vergoeding. De tekst en de foto’s voor het onthaalbord zijn de basis. Daarnaast verwachten we een opgave van een meerprijs indien er ook een tekst voor een website of folder moet geschreven worden. ALLE DOCUMENTEN WAAR HET BESTEK NAAR VERWIJST EN DIE NOODZAKELIJK ZIJN VOOR DE OPMAAK VAN DE OFFERTE ZIJN TE BEKOMEN BIJ HET AGENTSCHAP VOOR NATUUR EN BOS. INLICHTINGEN Alle inlichtingen in verband met deze opdracht zijn te verkrijgen bij: Marie-Laure Vanwanseele Communicatieverantwoordelijke Agentschap voor Natuur en Bos
[email protected] 02/553.81.32 0499/86.51.58
2
INHOUDSOPGAVE
INLEIDING: SITUERING VAN AANBESTEDENDE OVERHEID ---------------------------- 2 ALGEMENE SITUERING VAN ANB -------------------------------------------------------- 2 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ---------------------------------------------------- 2 INHOUDSOPGAVE ------------------------------------------------------------------------- 3
DEEL 1
ALGEMENE BEPALINGEN -------------------------------------------------------- 5
1.
AANBESTEDENDE OVERHEID ----------------------------------------------------- 5
2.
VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT ------------------------------------ 5
3.
GUNNINGSWIJZE ------------------------------------------------------------------ 5
4.
INDIENING OFFERTES ------------------------------------------------------------ 5
5.
TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN ------------------------------------ 5
6.
OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN --------------------------- 6
7. LIJST AFWIJKINGEN ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN ------------------------------------------------------------- 6
DEEL 2
ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN ----------------------------------------- 7
2.1. KONINKLIJK BESLUIT VAN 8.1.1996 BETREFFENDE DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN -------------------------- 7 ART. 69 en 69bis. UITSLUITING EN SOCIALE ZEKERHEIDSBIJDRAGEN ------------------- 7 ART. 70 en 71. KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA ---------------------------------------- 7 ART. 78. TOEGANGSVERBOD ---------------------------------------------------------------- 7 ART. 86. PRIJSVASTSTELLING --------------------------------------------------------------- 7 ART. 88. PRIJSONDERZOEK ------------------------------------------------------------------ 8 ART. 89. VORM VAN DE OFFERTE ------------------------------------------------------------ 8 ART. 90. INHOUD VAN DE OFFERTE --------------------------------------------------------- 8 ART. 97. INVENTARIS ------------------------------------------------------------------------ 8 ART. 98. VERGISSINGEN EN LEEMTEN ------------------------------------------------------ 8 ART. 100. PRIJSOPGAVE --------------------------------------------------------------------- 9 ART. 102. TAALGEBRUIK --------------------------------------------------------------------- 9 ART 103. ENIGE OFFERTE -------------------------------------------------------------------- 9 ART 104. INDIENEN VAN DE OFFERTE------------------------------------------------------- 9 ART 106. OPENING VAN DE OFFERTES ------------------------------------------------------ 9 ART. 113. VARIANTEN BIJ AANBESTEDING ------------------------------------------------- 9 ART. 115 GUNNINGSCRITERIA ------------------------------------------------------------- 10 ART. 116. GESTANDDOENINGSTERMIJN -------------------------------------------------- 10 2.2. B. KONINKLIJK BESLUIT VAN 26.9.1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBAREWERKEN EN DE ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN
3
B. 1. KONINKLIJK BESLUIT VAN 26.9.1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN ------------------------------------------------------------------------------- 11 ART. 4. BETALINGSMODALITEITEN ------------------------------------------------------ 11 B. 2.ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN --------------------------------------- 11 ART. 1. LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING --------------------------------------- 11 ART 5 § 1. BEDRAG VAN DE BORGTOCHT ---------------------------------------------- 12 ART. 13. PRIJSHERZIENING ------------------------------------------------------------- 12 ART. 14. INTELLECTUELE RECHTEN ----------------------------------------------------- 12 ART. 15. BETALINGEN -------------------------------------------------------------------- 12 ART. 18. RECHTSVORDERINGEN -------------------------------------------------------- 12 ART. 20, § 4. STRAFFEN ----------------------------------------------------------------- 12 ART 67. ELEMENTEN DIE IN DE PRIJS ZIJN INBEGREPEN ----------------------------- 13 ART. 68 BRIEFWISSELING --------------------------------------------------------------- 13 ART. 69 § 1.VASTE EN MINIMALE HOEVEELHEDEN. – WIJZIGINGEN AAN DE OPDRACHT. ---------------------------------------------------------------------- 13 ART.69 §3 en 4 WIJZE VAN UITVOERING ------------------------------------------ 14 ART. 70. DIENSTVERLENINGSPLAATS --------------------------------------------------- 14 ART. 71. KEURINGEN --------------------------------------------------------------------- 14 ART. 72. AANSPRAKELIJKHEID ---------------------------------------------------------- 14
DEEL 3 TECHNISCHE BEPALINGEN ---------------------------------------------------- 14 DEEL 4
OFFERTEFORMULIER ---------------------------------------------------------- 18
DEEL 5
INVENTARIS BIJ HET BIJZONDER BESTEK --------------------------------- 20
4
Deel 1: Algemene bepalingen 1.
Aanbestedende overheid 1. Deze opdracht wordt uitgeschreven door het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van mevrouw Marleen Evenepoel, administrateur-generaal van het Agentschap voor Natuur en Bos. 2. De administratieve entiteit die belast is met de opvolging van deze opdracht is het Agentschap voor Natuur en Bos, Koning Albert II laan 20 bus 8, 1000 Brussel. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 te 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of in pand gegeven.
2.
Voorwerp en classificatie opdracht Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten in de zin van artikel 5 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. De CPV-klassificatie van de opdracht: zie publicatie
3.
Gunningswijze De gunning van deze opdracht gebeurt via algemene offerteaanvraag
4.
Indiening offertes De offertes moeten worden gestuurd naar of ingediend op volgend adres: Agentschap voor Natuur en Bos Tav Marie-Laure Vanwanseele Koning Albert II laan 20 bus 8 1000 Brussel Uiterste indieningsdatum offertes: 25 juli 2011 om 10 uur in lokaal 4G53
5.
Toepasselijke wettelijke bepalingen Op deze opdracht zijn onder meer van toepassing:
Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor
5
6.
openbare werken; KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en zijn bijlage de algemene aannemingsvoorwaarden. Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, voor zover reeds in werking getreden.
Overige algemeen toepasselijke bepalingen 1. De plannen en alle bijhorende documenten die als basis gelden voor het indienen van de offertes. 2. De opdrachtgever kan aan de inschrijvers vragen alle nodige inlichtingen te verstrekken om de aangeboden prijzen te controleren. 3. Als dit bestek spreekt over gunning- of aanbestedingsdocumenten, dan bedoelt het daarmee het bestek, inschrijver duidt bij zijn offerte een persoon aan met naam, adres en telefoonnummer, die gemachtigd is hem te vertegenwoordigen en die binnen de 24 uur gevolg kan geven aan een oproep voor het verstrekken van eventueel vereiste verduidelijkingen. 4. De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. Eenieder die toegang heeft tot deze informatie dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter ervan te bewaren.
7.
Herhaling van de opdracht Voorliggende opdracht heeft een looptijd van drie jaar, te rekenen vanaf de datum vermeld in de toewijzingsbrief. Bij toepassing van artikel 17, §2, 2°, b van de wet van 24 december 1993 heeft de aanbestedende overheid het recht om deze opdracht te herhalen binnen een periode van drie jaar na toewijzing. Hiertoe richt de aanbestedende overheid een aangetekende brief aan de opdrachtnemer uiterlijk drie maanden vóór het verstrijken van de aan de gang zijnde looptijd. De opdrachtnemer is gebonden door elke opgedragen herhaling, tenzij hij uiterlijk 6 maanden vóór het verstrijken van de aan de gang zijnde looptijd aan de aanbestedende overheid een opzegging betekent bij aangetekende brief.
8.
Lijst afwijkingen algemene aannemingsvoorwaarden (art. 3 §1 AUR) Er zijn geen artikelen die afwijken van de algemene aannemingsvoorwaarden.
6
Deel 2: ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN (De nummers van de artikelen waarnaar wordt verwezen, stemmen overeen met de nummers van de artikelen van het KB van 8.1.1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, van het KB van 26.9.1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en van de algemene aannemingsvoorwaarden als bijlage bij laatstgenoemd besluit.)
KONINKLIJK BESLUIT VAN 8.1.1996 BETREFFENDE DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN ART. 69 en 69bis. UITSLUITING EN SOCIALE ZEKERHEIDSBIJDRAGEN Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 69 . Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest via elektronische weg op conform art. 72, §5. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 69bis, §2.
ART. 70 en 71. KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA
1. Zijn financiële en economische draagkracht toont hij aan door het voorleggen van:
een verklaring betreffende de totale omzet van de onderneming en haar omzet in werken, producten of diensten waarop de opdracht betrekking heeft over de laatste drie boekjaren Indien de inschrijver om gegronde redenen niet in staat is de gevraagde referentie voor te leggen, kan hij zijn financiële en economische draagkracht aantonen met andere documenten die de aanbestedende overheid geschikt acht.
2. Zijn technische bekwaamheid toont hij aan door het voorleggen van:
een lijst met nominatieve opgave van personen die kunnen/zullen ingeschakeld worden door de dienstverlener en hun ervaring. Een lijst van drie referenties die aantonen over voldoende ervaring inzake copywriting te beschikken om de voormelde opdracht tot een goed einde te brengen.
ART 78 TOEGANGSVERBOD
7
Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel.
ART 86: PRIJSBEPALING De onderhavige opdracht wordt beschouwd als een opdracht volgens prijslijst. Deze opdracht is een bestellingsopdracht, d.w.z. dat de opdracht uitgevoerd wordt d.m.v. deelbestellingen naargelang van de werkelijke behoeften, zonder verbintenis vanwege de aanbestedende dienst voor de af te nemen hoeveelheden. Het zal vermoedelijk gaan om minstens 10, maximaal 50 domeinen. Het sluiten van een overeenkomst op basis van onderhavig bestek geeft de leverancier bovendien geen exclusiviteitsrecht. De Vlaamse overheid kan gedurende de geldigheidsduur van het contract prestaties, identiek of analoog aan deze beschreven in onderhavig bestek, laten uitvoeren door andere leveranciers. De leverancier kan uit dien hoofde geen aanspraak maken op enigerlei vergoeding.
ART 88 PRIJSONDERZOEK Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt.
ART. 89. VORM VAN DE OFFERTE De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier. Op elke offerte die op een ander document is opgemaakt, moet de inschrijver bovenaan ieder document de volgende verklaring vermelden: “Ik, ondergetekende ....., verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens volstrekt overeenstemmen met de vermeldingen van het bij het bestek behorende formulier en neem daarvoor de volledige verantwoordelijkheid op.”
ART. 90. INHOUD VAN DE OFFERTE Alle documenten en nota’s die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend onder de vermelding: “Opgemaakt door ondergetekende om gevoegd te worden bij zijn offerte van heden” of dienen minstens te worden geïnventariseerd. In geval van ondertekening in naam van een rechtspersoon, wordt een bewijs toegevoegd waaruit blijkt dat de persoon bevoegd is zich te verbinden voor de rechtspersoon voor wie hij tekent. Elke wijziging, toevoeging of schrapping aan de essentiële voorwaarden van de offerte (prijzen, termijnen, technische voorwaarden) moet van een handtekening voorzien worden (en niet geparafeerd), van de persoon die de offerte ondertekend
8
heeft. Naast de documenten die volgens dit en andere artikelen verplicht bij de offerte moeten worden gevoegd, dienen ook volgende documenten te zijn bijgevoegd:
Documenten die het mandaat bewijzen, indien de offerte door volmachthouders werd ingediend; Gedetailleerde samenstelling van de inschrijvingsprijzen, per onderdeel of luik van de opdracht met begroting van het benodigde aantal mandagen, volgens kwalificatie van het ingezette personeel, prijs van eventueel andere prestaties,…
ART 93 § 2: VERENIGING, VOLMACHT EN VERVANGING Het bestuur behoudt zich het recht om een offerte van een tijdelijke vereniging te aanvaarden voor zover minstens één geselecteerde kandidaat deel uitmaakt van deze vereniging.
ART. 97. INVENTARIS Voor de inventaris maakt men gebruik van het formulier in bijlage 1.
ART. 98. VERGISSINGEN EN LEEMTEN Door de inschrijvers kunnen bijkomende inlichtingen gevraagd worden met betrekking tot onderhavig bestek. Deze inlichtingen kunnen uitsluitend schriftelijk gevraagd worden, hetzij per brief, hetzij per fax, hetzij per e-mail. De aanbestedende overheid zal haar antwoord op de gevraagde inlichtingen niet ambtshalve meedelen aan de andere inschrijvers. Inlichtingen kunnen slechts gevraagd worden tot uiterlijk vijf dagen vóór de dag van de opening van de offertes.
ART. 100. PRIJSOPGAVE De prijsopgave gebeurt in euro. Indien het voor de nauwkeurigheid van de geboden prijzen in euro vereist is, mag de inschrijver die prijzen tot twee decimale cijfers na de komma preciseren. De inschrijver geeft zijn prijs op exclusief BTW. Hij vermeldt het toepasselijke BTW-tarief. Beiden worden ingevuld op het bij dit bestek behorende formulier (Bijlage I. Inventaris) Inschrijvingskosten worden niet vergoed.
ART. 102. TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en
9
schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen.
ART 103. ENIGE OFFERTE De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op dit artikel volgens hetwelk de inschrijver slechts één offerte mag indienen.
ART 104. INDIENEN VAN DE OFFERTE De offertes worden ofwel elektronisch overgelegd via de e-tendering applicatie, ofwel via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. De indiening van de offertes dient te gebeuren ofwel per aangetekende zending in dubbele omslag gericht aan: Agentschap voor Natuur en Bos, Dienst Communicatie Koning Albert II laan 20 bus 8 1000 Brussel ter attentie van Marie-Laure Vanwanseele
ofwel door afgifte aan de voorzitter van de zitting vóór de opening van de offertes De buitenste omslag van de dubbele omslag die over de post wordt ingestuurd, draagt de melding “OFFERTE” alsook het hierboven vermelde adres van het opdrachtgevende bestuur. De binnenste omslag die over de post wordt ingezonden of de omslag die ter plaatse wordt afgegeven omvat de offerte en dient definitief gesloten te zijn. Deze omslag moet volgend opschrift dragen: Bestek: 1. “Aanleveren van teksten beeldmateriaal voor de onthaalborden, folders en websites van de domeinen van het ANB” 2. Het nummer van het bestek ANB/COMM/ADAGIO2
Offertes die via elektronische middelen worden overgelegd De offertes die via elektronische middelen worden overgelegd, moeten worden overgelegd via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 quater, § 1 K.B. 8 januari 1996. Meer informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 58.
De aanbestedende overheid geeft aan de inschrijvers de toestemming om de offerte, overgelegd met elektronische middelen tevens in te dienen als een veiligheidskopie, opgesteld met elektronische middelen (CD-ROM) of op papier. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop
10
duidelijk “veiligheidskopie” wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. Deze kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk. De veiligheidskopie is voor het overige onderworpen aan de op offertes toepasselijke regels van het K.B. van 8 januari 1996. Bij gelijk bod zullen de betrokken bieders aangeschreven worden om een nieuw bod uit te brengen. Indien er dan ook een gelijk bod is, zal de toewijzing gebeuren bij lottrekking. De betrokken bieders zullen hier op uitgenodigd worden.
ART 106. OPENING VAN DE OFFERTES De opening van de offertes heeft plaats op 25 juli 2011 om 10 uur ten overstaan van de heer Bert Dedoncker in de kantoren van het Agentschap voor Natuur en Bos, Ferrarisgebouw, Koning Albert II-laan 20 te 1000 Brussel, Lokaal 4G53.
ART. 113. VARIANTEN Er zijn geen varianten. Varianten zijn verboden.
ART. 115 GUNNINGSCRITERIA
De beoordeling van de offertes en de keuze van de voor de aanbestedende overheid voordeligste regelmatige bieding zal geschieden rekening houdend met de onder vermelde criteria. De gunningcriteria zijn de volgende en worden als volgt gequoteerd: Prijs (50%) Er wordt een prijs gevraagd voor de foto’s, de tekst voor een onthaalbord, de tekst voor de website en een tekst voor de folder. De basis is altijd de tekst voor het onthaalbord, daarvoor zal de opdrachthouder de baan opmoeten (de domeinen liggen verspreid in Vlaanderen). Afhankelijk van het domein zal er ook gevraagd worden om bijkomend een tekst voor website en een tekst voor een folder te maken. De opdrachthouder moet dus een basisprijs opgeven (voor de tekst voor het onthaalbord), een meerprijs indien er ook een tekst voor de website moet aangeleverd worden en een meerprijs indien er ook een tekst voor een folder moet aangeleverd worden. Daarnaast verwachten we ook een prijs voor het aanleveren van 10 kwaliteitsvolle foto’s. De basisprijs weegt door voor 20%, de meerprijs voor website voor 5 %, de meerprijs voor folders voor 5%, de prijs voor de foto’s 20 %.
11
De prijzen worden vergeleken en gequoteerd aan de hand van volgende formule 0.5 x (goedkoopste prijs/in beschouwing te nemen prijs). Kwaliteit van het aangeleverde materiaal (30%) Graag kregen we één tekst met een vijftal foto’s ter illustratie van hoe de opdrachthouder zijn publiek benaderd en met welke beelden er uitgepakt wordt. Voor de tekst kan men zich op materiaal vanop de website baseren. Het materiaal mag ook afkomstig zijn van een andere opdracht, indien de opdrachthouder van oordeel is dat doelpubliek en inhoud relevant en gelijklopend zijn met deze opdracht. Dit materiaal zal beoordeeld worden op leescomfort, uitstraling en creativiteit. Plan van aanpak (20%) We verwachten van de kandidaten een duidelijk plan van aanpak waaruit we kunnen afleiden hoe men te werk zal gaan om aan de informatie te geraken. Wie zal gecontacteerd worden, met wie wordt teruggekoppeld? Hoeveel tijd wordt gerekend voor de verschillende stappen? Idem voor het verzamelen van de foto’s? Naar welk soort foto’s gaat men op zoek, waar gaat men zoeken, welke fotografen schakelt men in? Dit criterium zal beoordeeld worden op efficiëntie, snelheid en klantvriendelijkheid.
ART. 116. GESTANDDOENINGSTERMIJN De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes.
12
B. KONINKLIJK BESLUIT VAN 26.9.1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBAREWERKEN EN DE ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN B. 1. KONINKLIJK BESLUIT VAN 26.9.1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN ART 3 AFWIJKINGEN AAV Er zijn geen afwijkingen. ART 4 § 2: BETALINGSMODALITEITEN
De diensten voor de opdracht zullen uitbetaald worden na aanlevering van teksten en beeldmateriaal per domein of een cluster domeinen indien deze gelijktijdig en binnen één ruimer – regionaal bepaald - project worden ingericht.
B. 2. ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN ART. 1. LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: a. de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; b. de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; c. het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; d. het opstellen van de processen-verbaal; e. de opleveringen; f.
het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de gunningsdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn.
ART 5 . BORGTOCHT Voor deze opdracht wordt geen borgtocht geëist aangezien er geen vaste aannemingssom is.
13
ART. 13. PRIJSHERZIENING De inschrijvingsprijs, zoals vooropgezet door de inschrijver, is niet vatbaar voor enige herziening of aanpassing. ART. 14. INTELLECTUELE RECHTEN De indiening van de offerte geldt bij gunning als een belofte van overdracht aan de opdrachtgever van alle vermogensrechten op alle grafische, audiovisuele of andersoortige producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht, met inbegrip van de slagzin, de beeldtaal en de signatuur. De overdracht geldt zowel ten aanzien van de indiener van een offerte als ten aanzien van alle personen waarop de indiener een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht en heeft betrekking op alle mogelijke exploitatiewijzen die de opdrachtgever wenselijk acht. Alle producten of documenten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht en aan de opdrachtgever bezorgd, worden eigendom van de opdrachtgever. Het eindproduct wordt in zijn geheel aangeleverd op digitale drager, van waaruit reproductie mogelijk is. De opdrachtgever verkrijgt door de toewijzing van de opdracht de hierna opgesomde auteursrechten op alle producten die vanaf dat ogenblik in het kader van de opdracht worden aangemaakt: (1) het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht, (2) het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling, (3) het exclusieve en onvoorwaardelijke huur- en leenrecht, en (4) het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek, en dit alles zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten.
De vergoeding voor de overdracht van deze rechten is inbegrepen in het totaalbedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding. (Met andere woorden: de opdrachtnemer moet ervoor zorgen dat alle onderaannemers onder duidelijke voorwaarden afstand doen van hun rechten, en dat de opdrachtgever daarvan perfect op de hoogte is)
ART. 15. BETALINGEN a. De facturen kunnen pas betaald worden na verstrekte en aanvaarde diensten. Zij worden ingediend en gericht aanMarie-Laure Vanwanseele, Agentschap voor Natuur en Bos, Koning Albert II laan 20 bus 8, 1000 Brussel b. Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek betreffende de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten. Deze afwijking wordt gemotiveerd door het financiële belang van de aanbestedende overheid, die bij gebrek aan deze bepaling, gehouden zou zijn intresten op intresten te betalen, terwijl de hoofdsom niet of slechts gedeeltelijk in mindering wordt gebracht ART. 18. RECHTSVORDERINGEN Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank te Brussel, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding.
14
ART. 20, § 4. STRAFFEN
Elke inbreuk waarvoor geen speciale straf is voorzien en waarvoor geen enkele rechtvaardiging werd aanvaard of binnen de vereiste termijn werd verstrekt, wordt van rechtswege bestraft. De dienstverlener wordt in verband met de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn: Wanneer de prestaties niet geheel voltooid zijn binnen de contractuele bedongen termijn of op de verschillende voor de gedeeltelijke voltooiingen vastgestelde data. Ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid. Wanneer de geldig gegeven schriftelijke bevelen van het bestuur niet worden nageleefd. Wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in de opdracht. Bij het verstrijken van de uitvoeringstermijn is de dienstverlener in gebreke. De boete bedraagt 0.07% van de oorspronkelijke aannemingssom, per kalenderdag vertraging. De boete mag maximum 5% bedragen van de waarde van de diensten waarvan de uitvoering met vertraging gebeurde. De boeten voor laattijdige uitvoering waarvan het totaalbedrag geen 55 euro per opdracht bereikt, worden niet aangerekend.
ART 28 UITVOERINGSTERMIJN De opdracht loopt gedurende drie jaren. De opdrachthouder is gehouden aan de timing die hij opgeeft in zijn offerte. ART 67. ELEMENTEN DIE IN DE PRIJS ZIJN INBEGREPEN De dienstverlener wordt geacht in zijn prijzen alle kosten en heffingen die op de dienst(en) wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. De prijs wordt opgegeven in euro. Eventueel kan voor bepaalde aspecten beroep gedaan worden op derden. Volgende elementen dienen in rekening te zijn gebracht in de inschrijvingsprijs:
personeelskosten; verplaatsingsonkosten (naar de terreinen zowel als naar de kantoren van de opdrachtgever); secretariaatskosten; kosten voor rapportering (stuurgroep en overlegmomenten); kosten voor eventuele onderaannemers.
Voor de uitvoering van de opdracht gebruikt de dienstverlener de eigen installaties, het materieel en de uitrusting. Er kunnen geen uitrustingskredieten voorzien worden op de begroting van de opdracht.
15
ART. 68 BRIEFWISSELING Alle briefwisseling met betrekking tot onderhavige opdracht dient gericht te worden aan Marie-Laure Vanwanseele. Op de aanbestedende overheid rust de verplichting adreswijziging door te geven aan de inschrijver.
ART. 69 § 1.VASTE EN MINIMALE HOEVEELHEDEN. – WIJZIGINGEN AAN DE OPDRACHT. Deze opdracht is een bestellingsopdracht, d.w.z. dat de opdracht uitgevoerd wordt d.m.v. deelbestellingen naargelang van de werkelijke behoeften, zonder verbintenis vanwege de aanbestedende dienst voor de af te nemen hoeveelheden. Het sluiten van een overeenkomst op basis van onderhavig bestek geeft de leverancier bovendien geen exclusiviteitsrecht. De Vlaamse overheid kan gedurende de geldigheidsduur van het contract prestaties, identiek of analoog aan deze beschreven in onderhavig bestek, laten uitvoeren door andere leveranciers. De leverancier kan uit dien hoofde geen aanspraak maken op enigerlei vergoeding.
ART 69 § 3 en §4: WIJZE VAN UITVOERING De uitvoeringstermijn is vastgesteld op twee jaar te rekenen vanaf de voorgeschreven datum voor de aanvang van de opdracht, zoals vastgesteld in het aanvangsbevel van de opdracht, dat gegeven wordt door de verantwoordelijke van het bestuur dat de opdracht gunt. De opdracht vangt aan op de datum bepaald in het aanvangsbevel.
ART. 72. AANSPRAKELIJKHEID Onverschillig de keuringen blijft de inschrijver aansprakelijk voor een eventuele zware fout en het bedrog van de DIENSTVERLENER. De aansprakelijkheid van de inschrijver blijft tevens weerhouden wanneer de opdracht niet volgens de regels van goed vakmanschap wordt uitgevoerd.
ART. 75. Boeten wegens laattijdige uitvoering Het louter verstrijken van de eventueel verlengde leveringstermijn stelt de dienstverlener in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boeten wegens laattijdige uitvoering, treden van rechtswege in werking, zonder enige kennisgeving of bericht. De boeten wegens laattijdige uitvoering worden berekend naar rato van 0,07 procent per kalenderdag vertraging, met een maximum van 5 percent van de waarde van de diensten waarvan de uitvoering met dezelfde vertraging gebeurde.
16
17
Deel 3: Technische bepalingen 1.Situering van de opdracht Het Agentschap voor Natuur en Bos wil de volgende jaren versterkt inzetten op het onthaalbeleid in haar domeinen. Stap één hierbij is het op punt zetten van alle onthaalborden. Bij de meeste grote domeinen plaatst het ANB een bord dat de bezoeker welkom heet en zin doet krijgen om het gebied te bezoeken. Heel wat van die borden bevatten verouderde informatie of zijn leeg. De opdrachthouder zal op basis van de bestaande informatie en eventuele interviews met de boswachter een toegankelijke tekst aanleveren en een pakket foto’s (minstens 10) die op het bord kunnen geplaatst worden en ruimer kunnen worden gebruikt bij de communicatie over het betrokken domein. Optioneel (zal per domein worden bepaald) verwachten we soms ook een tekst voor op de website en eventueel voor op een folder.
2. Doel van de opdracht Gelet op het groot aantal domeinen is het onmogelijk om alle teksten zelf te schrijven. In samenspraak met de provincies wordt een meerjarenplan opgemaakt. De communicatie met betrekking tot een deel van de domeinen zal intern worden ingevuld. De communicatie met betrekking tot de overige domeinen zal worden uitbesteed. Bedoeling is dat de opdrachthouder zelf teksten zal schrijven en foto’s zal aanleveren over deze domeinen. De teksten moeten de bezoeker enthousiasmeren en informeren. De bezoeker moet zin krijgen om het gebied te ontdekken. Daarnaast moet de bezoeker ook geïnformeerd worden over wat kan en niet kan in het gebied. Kwaliteitsvolle, aantrekkelijke foto’s dragen hier ontegensprekelijk toe bij.
3. Elementen van de opdracht De opdrachthouder pakt de opdracht aan zoals hij of zij zelf wil. Belangrijk om weten is dat het project getrokken wordt vanuit de Centrale Diensten, waar er één vast aanspreekpunt is die de officiële ‘go’ geeft. Enkel opdrachten vanuit de Centrale Diensten kunne opgestart worden. Daarna is er een communicatieverantwoordelijke binnen elke provincie die de coördinatie overneemt. Hij of zij kent de juiste contactpersonen en kan u verder helpen met bepaalde vragen. Pas wanneer de teksten ook door de provinciale communicatieverantwoordelijke zijn goedgekeurd, worden deze aan de Centrale Diensten bezorgd, waarna na goedkeuring de factuur kan volgen. Een duidelijke verfijning van deze aanpak wordt door de kandidaat opdrachthouder in de offerte beschreven. Tekst en foto’s De basis van de opdracht is een tekst voor een onthaalbord en minstens 10 kwaliteitsvolle foto’s. Deze foto’s kunnen niet allemaal uit een databank komen. De opdrachthouder zal dus foto’s op het terrein moeten (laten) maken. De beelden worden exclusief eigendom van het Agentschap voor Natuur en Bos en kunnen veelvuldig door ons gebruikt worden. Daarnaast kan er optioneel gevraagd worden om een tekst voor een infofolder of de website aan te leveren. Alle teksten zijn opgebouwd volgens een vast sjabloon. In bijlage van dit bestek vindt u de verschillende sjablonen. Aanlevering De teksten worden per mail bezorgd aan het Agentschap voor Natuur en Bos. De teksten worden aangeleverd in word (.doc of .docx bestand) en zijn vrij van opmaak. De foto’s worden per cd-rom toegestuurd of via wetransfer doorgestuurd. Toegang tot een ftp server is niet mogelijk.
18
Bestek opgemaakt op 31/05/2011 te Brussel,
Marie-Laure Vanwanseele
Nagezien en voorgesteld door,
Goedgekeurd door,
Dirk Bogaert Directeur Communicatie
Jos Rutten Algemeen directeur ANB
19
DEEL 4
OFFERTEFORMULIER
Agentschap voor Natuur en Bos Koning Albert II-laan 20 bus 8 1000 Brussel Bestek nummer: ANB/COMM/ADAGIO2 Omschrijving van de opdracht: Aanleveren van teksten en beeldmateriaal voor de onthaalborden, folders en website van de domeinen van het ANB
Algemene verbintenis OFWEL1 De ondergetekende: (naam en voornaam) Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Adres:
OFWEL De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel):
Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n)
OFWEL De ondergetekende(n) en/of de vennootschap(pen) die optreedt (optreden) als vereniging zonder rechtspersoon (voor elke deelnemer gegevens als hierboven):
Vereniging die tegenover de overheid wordt vertegenwoordigd door één van hen, met name:
Verbindt zich op zijn, resp. verbinden zich hoofdelijk op hun, roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van bovenvermeld bestek, van de in dat bestek beschreven opdracht, tegen de som van: (in cijfers, inclusief BTW, in euro):
(in letters, inclusief BTW, in euro): 1
Doorhalen wat niet van toepassing is.
20
1. Algemene inlichtingen (in geval van vereniging zonder rechtspersoonlijkheid afzonderlijk voor elke deelnemer): - Ondernemingsnummer: - BTW-nummer:
2. Onderaannemers OFWEL
2
Er zullen geen onderaannemers worden aangewend.
OFWEL De onderaannemers die zullen worden aangewend, hebben als nationaliteit:
3. Personeel Het personeel dat zal worden aangewend, heeft als nationaliteit:
4. Betalingen De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op rekeningnr. …………………………….. van de financiële instelling …………………………. op naam van ………………………………………
5. Bijlagen Bij deze inschrijving zijn eveneens gevoegd: - de documenten die het bestek verplicht over te leggen, zijnde referentiemateriaal.
Gedaan te …………………………………. op …………………………………….
De inschrijver(s),
2
Doorhalen wat niet van toepassing is.
21
Deel 5: Inventaris
Agentschap voor Natuur en Bos Bestek nummer: ANB/COMM/ADAGIO2
Posten
Vermoedelijke hoeveelheden
1. Basis: tekst voor één onthaalbord
1
Eenheidsprijs
Totaal
2. 10 kwaliteitsvolle foto’s 10 3. Tekst voor een infofolder 1 4. Tekst voor de website 1
Eventuele korting Totaal zonder BTW BTW (bedrag + aanslagvoet) Totaal met BTW
Gedaan te ………………………………op (datum) ………………………………………………………… De inschrijver(s) (naam + handtekening)
22
