VIAA Oproep tot kandidatuurstelling in het kader van een beperkte offerteaanvraag

1

iMinds / VIAA Project “Testbeeld”: Ontwerp en ontwikkeling van een webplatform voor interactie en ontsluiting van archiefmateriaal tbv onderwijs, bibliotheken en onderzoek + Raamovereenkomst voor het onderhoud en verdere ontwikkeling van het webplatform “Testbeeld” Oproep tot kandidatuurstelling in het kader van een beperkte offerteaanvraag

Zuiderpoort Office Park - Gaston Crommenlaan 8 (bus 102) - B-9050 Gent-Ledeberg - T +32 9 275 31 72 - F +32 9 331 48 05 - BE 0866 386 380

2

INHOUDSTAFEL 1

OVER IMINDS & VIAA ........................................................................................................................ 3 1.1 IMINDS ............................................................................................................................................ 3 1.2 VIAA ............................................................................................................................................... 3

2

HET “TESTBEELD”-PROJECT .......................................................................................................... 5 2.1 DOELSTELLING................................................................................................................................. 5 2.2 PROJECTOMSCHRIJVING .................................................................................................................. 5 2.3 FUNCTIONELE VEREISTEN................................................................................................................. 7 2.4 TECHNISCHE VEREISTEN ................................................................................................................ 10 2.5 AANVULLENDE VEREISTEN .............................................................................................................. 14

3

SCOPE VAN DE OFFERTEAANVRAAG .......................................................................................... 15 3.1 FASE 1: OPDRACHT VOOR ONTWERP EN ONTWIKKELING “TESTBEELD” ............................................. 15 3.2 FASE 2: RAAMOVEREENKOMST CORRECTIEF EN ADAPTIEF ONDERHOUD “TESTBEELD” ...................... 15 3.3 TIMING EN PLANNING ...................................................................................................................... 15

4

TOEPASSELIJKE WETGEVING ....................................................................................................... 16

5

SELECTIE-EISEN .............................................................................................................................. 17 5.1 UITSLUITINGSCRITERIA ................................................................................................................... 17 5.2 CRITERIUM INZAKE DE FINANCIËLE EN ECONOMISCHE DRAAGKRACHT .............................................. 18 5.3 CRITERIUM INZAKE DE TECHNISCHE BEKWAAMHEID ......................................................................... 19 5.4 CRITERIUM INZAKE DE CAPACITEIT EN BESCHIKBAARHEID ................................................................ 19

6

INSTRUCTIES VOOR KANDIDAAT-LEVERANCIERS .................................................................... 20 6.1 DATUM WAAROP ANTWOORDEN INGEDIEND MOETEN WORDEN ......................................................... 20 6.2 WIJZE VAN INDIENING ..................................................................................................................... 20 6.3 TAAL ............................................................................................................................................. 20 6.4 AANBESTEDENDE OVERHEID ........................................................................................................... 20 6.5 LEIDEND AMBTENAAR ..................................................................................................................... 21 6.6 INHOUD VAN UW KANDIDATUURSTELLING - CHECKLIST ..................................................................... 21 6.7 SELECTIE VAN DE KANDIDATEN ....................................................................................................... 21


3

1 Over iMinds & VIAA 1.1 iMinds iMinds is een onafhankelijke onderzoeksinstelling die in opdracht van de Vlaamse overheid innovatie binnen ICT stimuleert. Het iMinds-team biedt bedrijven en organisaties actieve ondersteuning bij onderzoek en ontwikkeling en brengt daarvoor uiteenlopende bedrijven, overheden en non-profitorganisaties samen rond onderzoeksprojecten. Bij elk van die projecten komen zowel technische als niet-technische aspecten aan bod. Voor meer informatie over iMinds kunt u terecht op www.iminds.be. De voorbije jaren heeft iMinds een aantal projecten uitgevoerd rond digitaliseren, archiveren en ontsluiten van erfgoed. Belangrijke onderzoeksprojecten waren onder meer BOM-VL, Vlaanderen in Beeld en Archipel, waaruit bleek dat er een grote vraag bestond naar een meer geïntegreerde aanpak voor het digitaal bewaren en ontsluiten van ons (audiovisueel) erfgoed. Deze projecten hebben geleid tot het ontstaan van het VIAA. De opstart van VIAA werd toevertrouwd aan iMinds met de bedoeling om het VIAA eind 2014 te verzelfstandigen. Tot op heden is VIAA dus een project binnen iMinds. Voor meer informatie over VIAA kunt u terecht op www.viaa.be. iMinds zal in het kader van deze opdracht optreden als aanbestedende overheid. In dit document dienen de termen “VIAA”, “iMinds” en “VIAA/iMinds” gelezen te worden in de context van de opstart van VIAA binnen iMinds.

1.2 VIAA 1.2.1 Introductie en context De opstart van het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) werd op 21 december 2012 principieel goedgekeurd door de Vlaamse Regering. De belangrijkste taken van VIAA – die vooralsnog geoperationaliseerd worden binnen iMinds – zijn:   

digitaliseren: bestaand materiaal uit de erfgoedsector en de mediasector digitaliseren archiveren: digitaal materiaal duurzaam bewaren en indexeren zodat het bruikbaar wordt voor verschillende doelgroepen interactie: het digitale materiaal ter beschikking stellen, bijvoorbeeld van scholen, bibliotheken en onderzoekers

1.2.2 Missie en Visie VIAA is een service provider op het vlak van digitaliseren, archiveren en interactie, waar dienstverlening en klantgerichtheid centraal staan. Er zijn op dit moment reeds 35 klanten (‘content providers’) geïdentificeerd in de volgende sectoren: 

de audiovisuele sector (commerciële, publieke en regionale omroepen)


4



de cultuur-en erfgoedinstellingen (in eerste instantie in eerste instantie de door het Cultureel Erfgoeddecreet erkende instellingen.

Ondertussen wordt ook bekeken welke diensten VIAA kan ter beschikking stellen voor bestuurlijke informatie (het Digitaal Archief Vlaanderen project, DAV). De oplevering van deze studie is gepland voor het najaar van 2014. VIAA beperkt zich op termijn dus niet tot audiovisueel erfgoed, ook andere vragen en noden kunnen later een invulling krijgen. Daarnaast wil VIAA zich ook niet alleen als erfgoedspeler profileren, maar wil ze bv. door het realiseren van een handelsplatform voor content stimulerend werken voor nieuwe economische activiteiten en het hergebruik van waardevol materiaal. VIAA zal op termijn zowel gratis als betalende diensten aanbieden bovenop haar basisinfrastructuur.


5

2 Het “Testbeeld”-project 2.1 Doelstelling Elke dag aanwezig in de klas en in de bib. Dit willen we bereiken door leerkrachten en leerlingen, bibliothecarissen en bibliotheekbezoekers de mogelijkheid te bieden om online, op een eenvoudige manier voor hun relevant kwalitatief hoogstaand audiovisueel materiaal te vinden en ontdekken. Dat materiaal moet crossmediaal1 en zonder technische beperking gebruikt kunnen worden.

2.2 Projectomschrijving Achtergrond Vlaanderen beschikt over een bijzondere rijkdom aan audiovisueel materiaal. Een groot deel van dit materiaal dreigt echter op termijn te verdwijnen. Om dat materiaal voor iedereen toegankelijk te maken en te houden heeft VIAA de opdracht gekregen materiaal te digitaliseren en het digitale erfgoed duurzaam te archiveren. In het begin zal VIAA zich toeleggen op de historische audiovisuele archieven van de cultuur- en erfgoedinstellingen en van de audiovisuele sector (omroepen). Ondertussen wordt ook bekeken welke diensten VIAA kan bieden voor bestuurlijke documenten en andere digitale objecten. Digitale objecten vandaag zijn immers het erfgoed van morgen. VIAA streeft ernaar om het archief zo maximaal als mogelijk open te stellen voor de content providers, het onderwijs, de bibliotheken, de wetenschappelijke wereld en uiteindelijk het grote publiek. Dat zal gebeuren door de creatie van digitale platformen (interfaces) en diensten (API’s) waarlangs het archiefmateriaal beschikbaar wordt gemaakt voor diverse toepassingen, zowel door VIAA als door derden. Het “Testbeeld”-project voor het onderwijs Het is essentieel om van bij de start het (digitale) erfgoed in te bedden in de bestaande en groeiende digitale praktijk van het onderwijs. Hierbij heeft het onderwijs nood aan verschillende vormen van contextualisering en didactisering, en de instrumenten om dit zelf te kunnen toevoegen en beheren. In de eerste fase willen we een interface (website) ontwikkelen om archiefmateriaal te vinden en te gebruiken. Als toegevoegde waarde voor het onderwijs moet dit materiaal bruikbaar zijn in een didactische omgeving. Inhoudelijk is daarbij gekozen voor materiaal dat past binnen het curriculum rond Wereldoorlog I (1914-‘18), wereldorientatie algemeen (basisonderwijs) en techniek (1ste graad secundair onderwijs). In deze fase wordt zowel kwalitatief als kwantitatief onderzoek verricht d.mv. een SOTA, survey, co creation sessies, om een beter inzicht te krijgen in de behoeften. Dit onderzoek is een work in progress: Living labs, dat uitgevoerd wordt door iLab.o van iMinds en loopt tot juni 2014. In de tweede fase zal het platform in de praktijk getest worden tijdens een veldtest (januari – juni 2014) met beperkt aantal leerkrachten en leerlingen uit verschillende scholen zowel in het basis- als secundair 1

Device- en platformonafhankelijk.


6

onderwijs. Tijdens deze veldtest zullen de behoeften van de gebruikers mbt de interface zowel naar inhoud als functionaliteit worden getoetst. Op basis van de bevindingen tijdens de veldtest zal de website in de eerste helft van 2014 worden doorontwikkeld en waar nodig de specificaties verfijnd, aangepast of bijgestuurd. Hierbij wordt uitgegaan van een aantal iteraties (blokken) die telkens 1-2 weken development zullen vereisen. Het “Testbeeld”-project voor de openbare bibliotheken Naar analogie van onderwijs wordt eenzelfde traject opgestart voor de openbare bibliotheken. Binnen de bibliotheekwereld wordt een onderscheid gemaakt tussen de biliotheekmedewerkers enerzijds en de bezoekers anderzijds. Voor deze doelgroepen wordt vertrokken vanuit een intra-muros beschikbaarheid (omwille van de auteursrechten) van de interface. Zowel de beschikbaarheid op basis van locatie als de functionele en inhoudelijke vereisten voor bovenstaande doelgroepen worden parallel onderzocht en meegenomen bij de ontwikkeling van de website. Het “Testbeeld”-project voor wetenschappelijk onderzoek Bedoeling is dat ook wetenschappelijke instellingen en hun onderzoekers het VIAA-materiaal kunnen raadplegen en gebruiken in het kader van hun onderzoek en desgewenst integreren in de onderzoeksresultaten. Het ecosysteem Aangezien de archief-infrastructuur van VIAA nog in opbouw is en niet volledig operationeel tegen de veldtest, zal de content tijdens dit project opgehaald en geleverd worden via de restful API (XML) van een stand-alone digitaal archief. Op termijn zal deze applicatie mogelijk vervangen worden door het VIAA-archiefsysteem. De website dient dan ook zodanig te worden opgebouwd dat in dat geval geen noemenswaardige aanpassingen aan het platform moeten worden doorgevoerd. Daarnaast past de website in een breder landschap van toepassingen zoals ingebeeld.be, cultuurkuur.be (piloot), klascement.be, websites van uitgevers enzovoort. Zowel content als metadata uit deze toepassingen moet uitgewisseld kunnen worden met “Testbeeld” om de content daar te verrijken en vice-versa.


7

Figuur 1: Ecosysteem Onderwijs (schets ter illustratie)

2.3 Functionele vereisten Op de volgende pagina’s wordt beschreven welke functionaliteit in fase 1 voor gebruikers en beheerders dient te worden geïmplementeerd. Op basis van de bevindingen tijdens de veldtest kunnen hier wijzigingen en/of toevoegingen worden gedaan. Deze wijzigingen worden uitgevoerd in de adaptieve iteraties in fase 2 en vallen onder de raamovereenkomst. Tijdens de veldtest moet de eindgebruiker met behulp van de website materiaal kunnen: -

Vinden Bekijken Gebruiken

Ongeacht het door hem gebruikte device of besturingssyteem. Daarnaast kan de gebruiker actief deelnemen door een account aan te maken, eigen collecties samen te stellen, te reageren en annoteren, via sociale netwerken te delen en door feedback te geven aan de beheerders.


8

Tot slot kan de gebruiker op de website op de hoogte blijven via blog en nieuwsbrief en inhoudelijke informatie vinden over onder meer de aanbieder(s) en de aangeboden collecties en de website an sich. Vinden De gebruiker kan: • • • • • • • •

content zoeken via een zoekvenster, d.m.v. trefwoord (titel, omschrijving, onderwerp, …) door de zoekresultaten bladeren zijn zoekopdracht verfijnen via filters (type, formaat, datum, ...) zijn zoekopdracht verfijnen via andere modifiers (duur, etc.) krijgt suggesties bij zijn zoekresultaten (autocorrectie, auto fill) content ontdekken door te browsen door de contentcategorieën (laatste, editor's pick, per leergebied/onderwijsgraad, etc.) content ontdekken via redactioneel samengestelde thema’s inspiratie opdoen via contentsuggesties op de homepagina: Laatst toegevoegd, nieuws, ‘In the picture’, meest bekeken/populair, etc.

Bekijken De gebruiker kan: • • • • •

previews bekijken in zoekresultaten zonder naar een detail te hoeven gaan basismetadata bekijken in zoekresultaten zonder naar een detail te hoeven gaan van elk content item op de respectievelijke detailpagina de publiek toegankelijke metadata bekijken elk item afspelen mits rechten-vrij verwante content ontdekken via “related content widgets” bij een detail

De ingelogde gebruiker kan bovendien: • •

van elk content item op de detailpagina de voor zijn gebruikersgroep beschikbare metadata bekijken elk item afspelen

Gebruiken De gebruiker kan: •

elk item gebruiken binnen zijn eigen kanaal via embed (indien toegestaan op basis van de rechten)

De ingelogde/geautoriseerde eindgebruiker kan bovendien: • • •

elk item gebruiken via embed, streaming (download) persoonlijke collecties samenstellen, beheren en delen afspeellijsten samenstellen (crf. YouTube)


9

Deelnemen De gebruiker kan: • • • •

een account aanmaken en beheren om zijn ervaring verder te personaliseren op elk item reageren elk item delen via Facebook, Twitter (e.a.) zich inschrijven op de nieuwsbrief

De ingelogde gebruiker kan bovendien: • • • • • •

items als fragment embedden of streamen via timelinepointers (vb. van 00:33 tot 01:21) zijn gebruikshistoriek (views/plays, favorites, playlists, collections) raadplegen via zijn accountprofiel favorieten aanduiden en beheren reageren/reviewen als officiële gebruiker time-based annoteren (cfr. Soundcloud) (gesloten) groepen maken om materiaal te delen en becommentariëren met andere gebruikers

De beheerders De beheerders van de website zijn enerzijds VIAA medewerkers maar ook zogenaamde ‘content providers’ (musea, erfgoedinstellingen, archieven) De contentproviders hebben elk een eigen pagina waarop ze meer informatie kunnen geven over hun werking, hun collecties kunnen duiden en gerelateerde evenementen via cultuurkuur/net kunnen worden binnengetrokken. De inhoud op deze pagina moeten ze via het CMS kunnen beheren. De VIAA-beheerders van de website kunnen: • • • • • • • • •

Gebruikersaccounts activeren en beheren (moderatie) Reacties beheren en modereren De inhoud van banners en indekijkers aanpassen Redactionele thema’s aanmaken en beheren Inhoudelijke pagina’s aanmaken en beheren Volgorde van content binnen categorieën aanpassen Blog/Nieuwsbreichten aanmaken Nieuwsbrieven opstellen en versturen via VIAA CampaignMonitor Gebruiks- en gebruikersstatistieken bekijken en exporteren


10

2.4 Technische vereisten Webdevelopment Bij de webdevelopment worden minimaal de volgende principes/technologieën gebruikt: -

Responsive design HTML5 en CSS3 JavaScript MVC framework (cfr. AngularJS) De website bevraagt en haalt alle archiefmateriaal op via een externe restful webservice (gedocumenteerde API) De website kan content en metadata van externe services opvragen en verwerken Getest en bruikbaar in IE9+ en de recente versies van Chrome, Firefox, Safari op: o Windows 7+ o OSX o iOS 6+ o Android 3+

Figuur 2: Vereenvoudigde schets webplatform "Testbeeld"

Content en api’s De audiovisuele content en haar metadata zal bewaard worden in een afzonderlijk digitaal archiefsysteem dat bevraagd kan worden via een restful API. Het moet ook mogelijk zijn materiaal uit andere bronnen en locaties via hun respectieve (web)services te raadplegen. De website bevindt zich bovendien in een ecosysteem van verschillende platformen zoals ingebeeld.be, cultuurkuur.be, enzovoort. Het moet mogelijk zijn om content en metadata via de beschikbare API’s van deze platformen binnen te halen en te verwerken.


11

Authenticatie Gebruikers moeten kunnen geauthenticeerd worden tegen externe services met een fallback in het CMS zelf. In de eerste fase moeten gebruikers zich zowel rechtstreeks via de website als met behulp van ldap en oAuth kunnen registreren en aanmelden. Het authenticatieluik moet dusdanig ontworpen worden dat in latere fases op relatief eenvoudig wijze onderliggende authenticatiemethodes (vb. Shibboleth, eID (saml), …) kunnen worden toegevoegd. Gebruikersgroepen en –rollen Het is mogelijk specifieke rechten toe te kennen per gebruikersgroep. Binnen een gebruikersgroep (vb. onderwijs) kunnen bovendien rollen gedefinieerd worden (vb. leerkracht, leerling). Afhankelijk van de rechten en/of de rol van een gebruiker kan de inhoud afgeschermd worden en het takenpakket aangepast worden en zowel de content als het design van de website aangepast worden. Rights Management Niet alle inhoud zal de zelfde rechten hebben. Sommige inhoud zal bijvoorbeeld mogen bekeken worden, maar niet ge-embed. Van sommige inhoud zal alleen een preview en de metadata beschikbaar zijn, enzovoort. Het moet het dus mogelijk zijn om op basis van de opgegeven auteursrechten de zichtbaarheid en beschikbaarheid van inhoud te beheren. Streaming van audiovisuele content Voor het afspelen van beeld en audio word teen html5-player gebruikt. Het gelijktijdig streamen van audiovisuele content van het archief naar verschillende gebruikers zal worden afgehandeld via een extern platform. CMS Aangezien de inhoud en metadata niet in de website wordt opgeslaan, maar beschikbaar wordt gesteld via webservices dient het CMS in hoofdzaak voor het opslaan en beheren van gebruikersaccounts, door gebruikers aangemaakte content (vb. reacties, persoonlijke collecties), en inhoudelijke pagina’s. Het CMS dient hiervoor minimum te voldoen aan de volgende vereisten: -

op rollen en groepen gebaseerd gebruikersbeheer modulair aanpasbaar flexibele templating visualisatie van de sitemap bij voorkeur geen jaarlijkse licentiekosten export en import van data is mogelijk aanpasbare status van inhoud publicatie van content op basis van datum/status (sub)categorisatie van content


12

Hosting Hosting wordt in afwachting van de realisatie van de VIAA-infrastructuur voorzien door de opdrachtnemer. In de offerte zal hiervoor afzonderlijk de jaarlijkse kostprijs worden vermeld. In de offerte worden alle gegevens met betrekking tot opslag, bandbreedte, uptime, back-ups en interventietijd meegedeeld. Indien de hosting als reseller wordt aangeboden dan worden ook de details van de SLA met de provider opgegeven. Er wordt uitgegaan van de volgende minimum setup: -

Linux/Apache/MySQL hosting Staging en productie environment 2GB opslagruimte 20GB transfer/mo FTP-toegang

Zowel opslagruimte als bandbreedte dienen eenvoudig schaalbaar te zijn. Het uiteindelijke budget zal een voorbeeldprijs per extra GB opslag en bandbreedte bevatten. Versiebeheer De site wordt ontwikkeld op een staging-omgeving. De volledige development, correctieve en adaptieve aanpassingen en bugfixing wordt eerst uitgevoerd op de staging-omgeving en na testing gepushed naar de productie-omgeving. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een versiebeheersysteem zoals Git of Subversion. Uitrol naar andere lokaties kan zonder probleem voorzien worden. Monitoring Bezoekers- en gebruiksstatistieken worden standaard bijgehouden via Google Analytics. Daarnaast moet het mogelijk zijn om het gebruik en gedrag van bezoekers tot op rolniveau na te gaan (cookie/sessie). Bijvoorbeeld: hoe gebruiken leerkrachten de website, welke content is het populairst bij leerlingen, etc. Meer bepaald willen we weten welke content (op individueel assetniveau: VIAA.id aangeleverd door archief) door wie (individuele gebruiker: VIAA.id aangeleverd door authenticatiesysteem), vanaf welke locatie, op welk moment en op welke manier (stream, embed, etc.) geraadpleegd wordt. Minimaal wordt dus in het systeem gemonitord aan de hand van: VIAA-id van een item, gebruiker (groep, rol), tijd, locatie, contentconsumptie (view+play+duration). Sociale Media In eerste instantie wordt de website niet opengesteld voor het publiek. Delen op Sociale Media is dan nog niet opportuun, maar moet wel reeds geïntegreerd worden. Bijvoorbeeld door het voorzien van de correcte metatags (Open Graph, Twitter Cards, etc.). Idem voor wat betreft het eventuele koppelen van socialemedia-accounts.


13

SEO De website houdt out-of-the-box rekening met de basisregels inzake SEO, meer bepaald worden volgende specificaties gevolgd: -

schone en aanpasbare URL's een unieke en beschrijvende meta description en title per pagina semantisch correcte en schone HTML5 code optimalisatie voor een snelle laadtijd (zie bij performantie) rich snippets, social media tags (og) en microformats indien van toepassing een dynamische XML-sitemap geschikt voor Webmaster tools

Performantie De website wordt geöptimaliseerd voor een snelle laadtijd door minimaal rekening te houden met volgende specificaties: -

gzip compressie beperken van http requests optimalisatie van afbeeldingen (responsive) gebruik van sprites server en clientside cacheing gecombineerde en minified CSS en JS


14

2.5 Aanvullende vereisten Usability Bij het ontwerp en de ontwikkeling van de website wordt bijzondere aandacht besteed aan de usability en architectuur van de site. Aan de hand van een relationele sitemap worden de flows gevisualiseerd. Alle belangrijke pagina’s worden door middel van wireframes uitgewerkt. Tijdens de veldtest zal de website irl gebruikt en getest worden bij een selectie van gebruikers uit de verschillende doelgroepen. De bevindingen van deze gebruikers tijdens de veldtest worden meegenomen en de website zal hieraan aangepast moeten worden (zie adaptief onderhoud in fase 2). Accessibility Het eindresultaat voldoet waar mogelijk aan de basisvereisten zoals beschreven in de Anysurfer checklist voor toegankelijke websites, zie: http://www.anysurfer.be/nl/in-de-praktijk/checklist. Design De look and feel wordt bepaald door de uitvoerder. Rekening houdend met: -

de stijl en waarden van VIAA (zie onder) usability guidelines accessibility (Anysurfer)

Meertaligheid In eerste instantie zal de website alleen Nederlandstalig zijn. Het moet echter mogelijk zijn om de website in de toekomst in meerdere talen aan te bieden. In de offerte zal het meertalig (NL/EN) maken van de website als optie worden opgenomen. Project Management Voor de gehele duur van het project wordt een dedicated project manager voorzien die toeziet op de scope, timing en voortgang van het project en fungeert als ‘spoc’ naar de opdrachtgever. De uitvoerder doet een voorstel naar planning en aanpak (agile, scrum, pm-tool voor ticketing …). Hierbij wordt rekening gehouden met de doorlooptijd en deadlines zoals opgegeven in de offerteaanvraag en waarvan niet kan worden afgeweken. Correctief en adaptief onderhoud Tijdens fase 2 verwachten we tot en met 30 juni 2014 maximum 3 mensdagen per maand te reserveren voor correctief onderhoud (vb. bugfixing). De aanpassingen die voortvloeien uit de veldtest vallen onder adaptief onderhoud. Hiervoor worden voorlopig drie blokken van 10 mensdagen ingeschat. (zie ook 3.2)


15

3 Scope van de offerteaanvraag De beperkte offerteaanvraag handelt over het ontwerp en de ontwikkeling van een webplatform voor de ontsluiting van VIAA-archiefmateriaal en de interactie met en tussen gebruikers uit de VIAAdoelgroepen. iMinds/VIAA is voor dit dossier op zoek naar een leverancier die niet alleen de nodige componenten kan leveren maar ook een duidelijke inhoudelijke meerwaarde kan betekenen aan het hele project en bereid is om een langetermijnrelatie met VIAA op te bouwen voor de verder ontwikkeling en de uitbouw van het platform de komende jaren.

3.1 Fase 1: Opdracht voor ontwerp en ontwikkeling “Testbeeld” In deze fase wordt het platform op basis van de bovenvermelde vereisten ontworpen, ontwikkeld en vormgegeven.

3.2 Fase 2: Raamovereenkomst correctief en adaptief onderhoud “Testbeeld” In deze fase wordt het platform op basis van de gebruikerstests en -feedback en de aanvullende noden en behoeften van de verschillende stakeholders, zowel technologisch als vormelijk, verder uitgebouwd en aangepast. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen het louter bugfixen en onderhouden van het platform(correctief) en het effectief wijzigen van functionaliteit en uiterlijk (adaptief). Tijdens fase 2 verwachten we tot en met 30 juni 2014 maximum 3 mensdagen per maand te reserveren voor correctief onderhoud (vb. bugfixing). De aanpassingen die voortvloeien uit de veldtest vallen onder adaptief onderhoud. Hiervoor worden voorlopig drie blokken van 10 mensdagen ingeschat.

3.3 Timing en planning VIAA wil op korte termijn een aantal zaken realiseren. Een eerste belangrijke deliverable zal de oplevering van een werkbare betaversie zijn op 17 januari 2014. Daarmee moet VIAA in staat zijn om de eerste veldtesten uit te voeren met zowel onderwijs als bibliotheken. Daarna zal het platform verder verfijnd worden op basis van de feedback van zowel beheerders als eindgebruikers en betrokken experts. Voor dit project wordt daartoe de volgende gefaseerde planning gehanteerd:

Activiteit Publicatie van de kandidatuurstelling Indienen van kandidaatsdossiers Selectie van kandidaten + bestek verspreiden Indienen van de offerte

Deadline 03 september 2013 18 september 2013 – 14:00 CEST 19 september 2013 04 oktober 2013 – 14:00 CEST


16

Presentatie van de offerte Geplande gunning FASE 1 – ontwerp en ontwikkeling Start project Oplevering betaversie Start Veldtest onderwijs Start veldtest bibliotheken FASE 2 – raamovereenkomst Correctief en adaptief onderhoud fase 1 Doorontwikkeling (vervolgtraject)

08 oktober 2013 10 oktober 2013 14 oktober 2013 17 januari 2014 20 januari 2014 07 maart 2014 t/m 30 juni 2014 t/m 30 juni 2015

4 Toepasselijke wetgeving Deze offerteaanvraag voor leveringen maakt het voorwerp uit van een beperkte offerteaanvraag met vooraankondiging. De belangrijkste toepasselijke regelgeving:   

Wet overheidsopdrachten van 15 juni 2006 Koninklijk besluit van 15 juli 2011 - plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. Koninklijk besluit 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken


17

5

Selectie-eisen

5.1 Uitsluitingscriteria OPMERKING: Hieronder worden de bepalingen van de artikelen 61 t.e.m. 66 van het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren inzake het toegangsrecht tot een opdracht summier samengevat. Het is aangewezen om de relevante bepalingen na te gaan in het voormelde KB. iMinds behoudt zich het recht voor om bij onduidelijkheid over het voldaan zijn aan één of meerdere selectiecriteria contact op te nemen met de betrokken kandidaat/kandidaten.

5.1.1 Verplichte uitsluiting van het toegangsrecht Overeenkomstig artikel 61, §1 van het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek;  2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek;  3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;  4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

5.1.2  Facultatieve uitsluiting van het toegangsrecht Overeenkomstig artikel 61, §2 van het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat die :  1° in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen;  2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen;  3° bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 


18

4° bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan;  5° niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn sociale zekerheidsbijdragen, overeenkomstig de bepalingen van artikel 62 van het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;  6° niet in orde is met de betaling van zijn belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;  7° zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.

5.1.3 Bewijzen voor bovenstaande criteria Het bewijs dat de kandidaat zich niet in één van de gevallen vermeld in uitsluitingscriterium 1 of 2 bevindt, dient te worden geleverd door:  A. voor de verplichte uitsluitingen en de facultatieve uitsluitingen met nrs. 1°, 2° of 3°: een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan;  B. voor de facultatieve uitsluitingen 5° en 6°: voor de kandidatuurstelling kan volstaan worden met een verklaring op erewoord. Bij de offerte wordt een attest bijgevoegd, uitgereikt door de bevoegde overheid van het betrokken land;  C. voor de facultatieve uitsluitingen 4° en 7°: een verklaring op erewoord. Wanneer een document of attest als bedoeld in de voormelde punten A en B is vereist, niet wordt uitgereikt in het betrokken land of daarin niet alle in de verplichte uitsluitingen en de facultatieve uitsluitingen met nrs. 1°, 2° of 3°bedoelde gevallen worden vermeld, kan het worden vervangen door een verklaring onder eed of, in landen waar niet in een eed is voorzien, door een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst.

5.2 Criterium inzake de financiële en economische draagkracht De financiële en economische draagkracht van de inschrijver dient te worden aangetoond door een verklaring betreffende de totale omzet en, in voorkomend geval, de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, over ten hoogste de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de kandidaat met zijn activiteit is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn. Indien de kandidaat om redenen die hij moet verantwoorden, niet in staat is de gevraagde referenties over te leggen, kan hij zijn economische en financiële draagkracht aantonen met andere documenten die een gelijkaardige bewijswaarde hebben.


19

iMinds behoudt zich het recht om meer informatie op te vragen of kandidaten te weigeren die over onvoldoende financiële of economische draagkracht beschikken.

5.3 Criterium inzake de technische bekwaamheid De technische bekwaamheid of de beroepsbekwaamheid van de kandidaat dient bewezen te worden aan de hand van de volgende documenten.

5.3.1 Gelijkaardige en recente referenties De kandidaat voorziet maximum 3 gelijkaardige en recente referenties bij verschillende klanten. Daarbij moet telkens minstens 1 referentie de volgende al dan niet gecombineerde expertise aantonen:   

Responsive html5/css3 website met audiovisuele content Programmeren met een JavaScript MVCV framework zoals Angular.js Integratie van (restful) API(‘s) voor uitwisseling van data

De gelijkaardigheid van de referenties kan daarnaast aangetoond worden door:    

De aard van de opdracht/opdrachtgever De inhoud van de opdracht De grootteorde en omvang van de opdracht De timing van de opdracht

Alle referenties dienen recent te zijn. Het project/contract loopt nog, of is maximaal 3 jaar oud, te rekenen vanaf de publicatiedatum van deze kandidatuurstelling. De referenties dienen aangeleverd worden op basis van de template in bijlage.

5.3.2 Technische bekwaamheid van de uitvoerende medewerkers De kandidaat voorziet in de beknopte c.v.’s van het team dat kan worden ingezet voor deze opdracht.

5.4 Criterium inzake de capaciteit en beschikbaarheid 5.4.1 Verklaring omtrent de personeelsbezetting De kandidaat voorziet een verklaring betreffende de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de inschrijver en de omvang van het kaderpersoneel gedurende de laatste drie jaar.

5.4.2 Verklaring omtrent de beschikbaarheid De kandidaat verklaart dat hij voldoende capaciteit heeft om de opdracht binnen het voorgestelde tijdspad te volbrengen.


20

6 Instructies voor kandidaat-leveranciers 6.1 Datum waarop antwoorden ingediend moeten worden Kandidatuurstellingen moeten ingediend worden ten laatste op woensdag 18 september 2013, om 14u00 CEST.

6.2 Wijze van indiening De kandidatuurstelling moet elektronisch ingediend worden via het e-tenderingplatform van de Belgische overheid (e-Procurement) en waarborgt de naleving van de voorwaarden van artikel 52, §1 van het KB plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011. Kandidatuurstellingen die op een andere manier ontvangen worden (papier, CD-ROM, USB-stick…) zullen geweigerd worden. Het e-procurement platform vind u hier: https://eten.publicprocurement.be/etendering/home.do Meer informatie kan bekomen worden op http://www.bestuurszaken.be/e-procurement-voor-bedrijven of op http://www.publicprocurement.be De FAQ’s over het werken met E-Notication en de overige handleidingen zijn te vinden op: http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc/beep%20algemeen/eprocurement/faq

6.3 Taal De leveranciers moeten hun offerte in het Nederlands of in het Engels opstellen, daarbij heeft Nederlands de voorkeur. Het bestek zal opgesteld worden in het Nederlands..

6.4 Aanbestedende overheid iMinds, gevestigd op de Gaston Crommenlaan 8 bus 102, 9050 Ledeberg, zal in het kader van deze opdracht optreden als aanbestedende overheid. Het recht wordt evenwel voorbehouden aan iMinds om, gedurende de procedure dan wel de uitvoering van de opdracht, de opdracht over te dragen aan het in voorkomend geval verzelfstandigde Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA). Door het indienen van een offerte aanvaardt een inschrijver deze overdrachtsmogelijkheid, zonder dat hij daarop aanspraak kan maken. De gebeurlijke overdracht zal onder geen enkel beding aanleiding mogen geven tot het aanpassen van zijn voorwaarden.


21

6.5 Leidend ambtenaar De leiding over de uitvoering van de levering zal gebeuren door Bart Debunne:   

Email: [email protected] Telefoon: +32 9 275 31 72 GSM: +32 486 76 70 26

Het toezicht op de levering zal gebeuren door Nico Verplancke:  Email: [email protected]  Telefoon: +32 9 275 31 72

6.6 Inhoud van uw kandidatuurstelling - checklist Uw kandidatuur dient te bestaan uit de volgende documenten. 1. Contactgegevens van de persoon binnen uw bedrijf die verantwoordelijk is voor deze opdracht. 2. Een lijst van minimaal 1 en maximaal 3 recente en relevante referenties van gelijkaardige opdrachten, waarmee u aantoont deze opdracht aan te kunnen. 3. Bewijzen dat de aanvrager zich niet in staat van uitsluiting bevind en over voldoende economische en financiele draagkracht beschikt. Details omtrent de documenten vind u in de toepasselijke wetgeving. De belangrijkste elementen zijn gekopieerd onder het hoofdstuk “uitsluitingscriteria”. De op te leveren documenten hier zijn: a. Voor uitsluitingscriterium 1 en uitsluitingscriterium 2, 1°, 2° of 3°: een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan; b. Voor uitsluitingscriterium 2, 5° en 6°: een verklaring op erewoord; c. Voor uitsluitingscriterium 2, 4° en 7°: een verklaring op erewoord; d. Bewijs inzake de financiële en economische draagkracht van de inschrijver.

6.7 Selectie van de kandidaten De selectie van de kandidaten zal gebeuren op basis van:  De uitsluitingscriteria  De selectiecriteria o Financieel economische draagkracht o De capaciteit en beschikbaarheid o Vakbekwaamheid, m.n. de referenties VIAA kan een doorselectie voeren onder de geschikt bevonden kandidaten. Daarbij zal gebruik gemaakt worden van het selectiecriterium vakbekwaamheid en dus aan de hand van de referenties. Daartoe zal elk van de referenties beoordeeld worden op basis van:


22



 

Relevantie (40%): De mate waarin het referentie project gelijkaardig is aan de oplossing die VIAA zoekt op functioneel niveau. Tegelijkertijd moet het project een voldoende grote omvang kennen (in termen van het aantal beheerde objecten, workflows, integraties, etc.) Kwaliteit (40%): De tevredenheid van de klant. VIAA zal de referentie contacteren om meer informatie te winnen omtrent het project. Tijdigheid (20%): De tijdige oplevering van het referentie project.

VIAA zal (voor zover er voldoende geschikte kandidaten zijn) minimaal 2 en maximaal 6 kandidaten selecteren.


VIAA Oproep tot kandidatuurstelling in het kader van een beperkte offerteaanvraag

Recommend Documents