Oproep tot kandidatuurstelling BXL 1599

Oproep tot kandidatuurstelling – BXL 1599 Overheidsopdracht met betrekking tot de aankoop en implementatie van software voor administratief beheer (boekhouding, budgetbeheer, overheidsopdrachten en logistiek) en monitoring van ontwikkelingsprojecten en -programma’s Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking 06.11.2015

Oproep tot kandidatuurstelling – BXL 1599 – Overheidsopdracht met betrekking tot de aankoop en implementatie van software voor financieel en administratief beheer en monitoring van projecten en programma’s

1/13

1. VOORWERP EN DRAAGWIJDTE VAN DE OPDRACHT 1.1. Aanbestedende dienst De aanbestedende dienst van deze overheidsopdracht is de “Belgische Technische Coöperatie”, naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk, met maatschappelijke zetel in de Hoogstraat 147, 1000 Brussel (ondernemingsnummer 0264.814.354, RPR Brussel). In toepassing van de wet van 21 december 1998 tot oprichting van de ‘Belgische Technische Coöperatie’, heeft BTC de exclusieve bevoegdheid inzake de tenuitvoerlegging, binnen of buiten het grondgebied van België, van taken van openbare dienst op het vlak van de directe bilaterale samenwerking met de partnerlanden. Op verzoek van instellingen van openbaar nut kan BTC bovendien ook andere opdrachten inzake ontwikkelingssamenwerking uitvoeren en eigen acties ontwikkelen die bijdragen tot de realisatie van zijn doelstellingen. BTC stelt zijn middelen en zijn expertise ter beschikking om de armoede in de wereld uit te roeien. Het agentschap sluit zich aan bij de inspanningen van de internationale gemeenschap en wil een samenleving tot stand brengen die de huidige en toekomstige generaties alle mogelijkheden biedt om te bouwen aan een duurzame en rechtvaardige wereld. De medewerkers in Brussel en in het buitenland vertolken het engagement van de Belgische staat en van andere ontwikkelingspartners voor internationale solidariteit. Enkele kerncijfers : 

200 ontwikkelingsprojecten en –programma’s in 14 partnerlanden



1.250 medewerkers



235 miljoen EUR omzet



56% van de activiteiten uitgevoerd in fragiele staten



54% van de bestedingen in Centraal-Afrika

Meer informatie over BTC is te vinden op de website www.btcctb.org.

1.2 Voorwerp van de opdracht Deze opdracht betreft de aankoop en implementatie van software voor administratief beheer (financiën, overheidsopdrachten, logistiek,) en voor monitoring van de ontwikkelingsprojecten en programma’s die door BTC worden uitgevoerd. De implementatie omvat de installatie en configuratie van de oplossing op het niveau van de projecten en programma’s, training in de partnerlanden en ondersteuning.


2/13

1.3 Percelen Deze opdracht bestaat uit twee percelen (loten). Kandidaten kunnen zich kandidaat stellen voor perceel 1, perceel 2 of voor beide percelen. 1.3.1 Perceel 1 – Administratief beheer Perceel 1 betreft de aankoop en implementatie van een oplossing voor het administratief beheer van de projecten en programma’s, met de volgende gewenste modules en functionaliteiten : 

Boekhouding o

Klassieke functionaliteiten van een boekhoudpakket (dubbele algemene boekhouding, leveranciers- en klantenboekhouding, vaste activa, afsluiting van boekhoudperiode, etc.)

o

Analytische boekhouding (meerdere assen)

o

Mogelijkheid tot het gebruiken van een alternatief rekeningstelsel naast het algemene rekeningstelsel Beheer van meerdere valuta (conversie van transacties naar euro)



o

Matching van algemene, leveranciers- en klantenboekhouding

o

Beheer van meerdere financieringsbronnen

Budgetbeheer o

Creatie en wijziging van budgetten met versiebeheer

o

Budgetstructuren parametreren (met totalen en subtotalen)

o

Uitgaven per periode plannen (maand, trimester, jaar, meerdere jaren)

o

Budgetopvolging (budget vs uitgaven / vastleggingen, budget vs gerealiseerde en geplande uitgaven)

o 

Beheer van vastleggingen

Logistiek o

Beheer van activa (gelinkt met boekhouding), lokalisaties, bewegingen, inventaris, etc.

o 

Beheer van het wagenpark (verbruik, onderhoud,…)

Overheidsopdrachten o

Beheer van de volledige aankoopcyclus van aanvraag tot afrekening (met link naar de boekhouding)

o

Planning en opvolging van het aanbestedingsproces


3/13



o

Opvolging van de uitvoering van overheidsopdrachten

o

Opvolging van contracten

Rapportering

1.3.2 Perceel 2 – Monitoring Perceel 2 betreft de aankoop en implementatie van een oplossing voor monitoring van de projecten en programma’s : 

Resultatenmonitoring o

Opzetten van een resultatenkader met resultaten op verschillende niveaus (outputs, outcomes, impact)



o

Kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren koppelen aan de resultaten

o

Basiswaarden, targets (tussentijdse en finale doelwaarden) en reële waarden

o

Opvolging

Operationele monitoring o

Planning van activiteiten

o

Opvolging

van

risico’s

(beschrijving,

waarschijnlijkheid

&

mogelijke

impact,

maatregelen)  1.3.3

Rapportering Gemeenschappelijke vereisten

Volgende vereisten zijn gemeenschappelijk voor de twee percelen : 

De gedecentraliseerde werking van BTC impliceert dat de software moet kunnen functioneren op de verschillende locaties van een project (soms zeer afgelegen). De tool per project moet een multi-site logica hebben.



De gegevens van verschillende projecten/programma’s moeten centraal geconsolideerd kunnen worden.



De export van gegevens naar externe toepassing moet volgens een standaard kunnen gebeuren, niet volgens een leveranciers-specifiek formaat, en de integriteit van de verzending moet gewaarborgd worden.



De technische context (zie verder) in deze landen impliceert dat de software moet kunnen functioneren via internetconnecties met beperkte bandbreedte, en/of de mogelijkheid voorzien om offline te werken en te synchroniseren.



De interface voor de eindgebruiker moet minimaal in het Frans en het Engels beschikbaar zijn.


4/13



De toegang en de rechten moeten gebaseerd zijn op rollen.



De gegevens worden beveiligd, alle transacties worden gelogd om een audit trail mogelijk te maken.

BTC is op zoek naar bestaande oplossingen waarvan de standaardfunctionaliteiten zo goed mogelijk beantwoorden aan bovenstaande modules en functionaliteiten, geen ontwikkeling op maat. De functionele en technische specificaties zullen verder in detail beschreven worden in het bestek.

1.4 Posten De twee percelen van deze opdracht zijn elk opgedeeld in 4 posten, die 4 fasen/delen vertegenwoordigen : 



Perceel 1 – Administratief beheer o

Post 1.1 : Proof Of Concept

o

Post 1.2 : Ingebruikname

o

Post 1.3 : Onderhoud

o

Post 1.4 : Opleiding

Perceel 2 – Monitoring o

Post 2.1 : Proof Of Concept

o

Post 2.2 : Ingebruikname

o

Post 2.3 : Onderhoud

o

Post 2.4 : Opleiding

De Proof Of Concept (posten 1.1 en 2.1) betreft de opzet van de oplossing in 10 projecten/programma’s, met de bedoeling om de werking van de oplossing in de praktijk uit te testen, bevestigen dat deze beantwoordt aan de noden en doelstellingen, en lessen te trekken voor de verdere ingebruikname. De

ingebruikname

(posten

1.2

en

2.2)

betreft

de

verdere

roll-out

naar

de

andere

projecten/programma’s, inclusief nieuwe projecten en programma’s die tijdens de looptijd van de overeenkomst van start gaan. Deze roll-out betreft niet alle interventies : projecten en programma’s die bijna ten einde zijn komen niet in aanmerking, net als projecten en programma’s die gebruik maken van systemen van het partnerland. Het onderhoud (posten 1.3 en 2.3) betreft het correctieve en evolutieve onderhoud van de software na ingebruikname.


5/13

De opleiding (posten 1.4 en 2.4) omvat de opleiding van groepen van nieuwe gebruikers in de partnerlanden. Voor beide percelen geldt dat de uitvoering van posten 2,

3 en 4 enkel kan plaatsvinden op

voorwaarde dat post 1 in overeenstemming met de opdracht gerealiseerd werd. Indien dit niet het geval is, kan BTC de verdere uitvoering van het perceel stopzetten, waarbij de opdrachtnemer geen enkele tegemoetkoming kan eisen. De gunning van de opdracht wordt voorzien voor maart 2016 (indicatieve planning). In dat geval start de uitvoering van posten 1.1 en 2.1 in april 2016.

1.5 Technische context Aangezien de oplossingen op een performante wijze moeten kunnen functioneren op de verschillende locaties waar BTC werkzaam is, is het belangrijk om rekening te houden met het feit dat de internetverbindingen op het terrein over het algemeen van mindere kwaliteit zijn, zowel op het vlak van bandbreedte als op het vlak van beschikbaarheid. Het gebruik van de oplossingen moet mogelijk zijn via een internetconnectie met gegarandeerde bandbreedte van 

256 kilobits per seconde (kbps) of 32 Kilobytes per seconde (KBps) in download



128 kilobits per seconde (kbps) of 16 Kilobytes per seconde (KBps) in upload

Andere databanken en applicaties waarover BTC vandaag beschikt en die gelinkt zijn met deze opdracht, zijn de volgende : 

BIS (Btc Information System), een centrale MySQL data warehouse met daarin referentie tabellen voor projectdata, BTC medewerkers, financiële data, etc. Als ETL oplossing wordt Talend gebruikt.



Navision 3.60 : legacy ERP-systeem, wordt vervangen in parallel met de uitvoering van deze opdracht. Voor het nieuwe systeem is nog geen keuze gemaakt.



FIT : huidig systeem voor financieel beheer van de projecten en programma’s, gebaseerd op Filemaker 11, wordt vervangen door perceel 1 van deze opdracht.



PITweb : centrale database voor de projectgegevens en de opvolgingsdocumenten, een PHP MySQL applicatie op basis van het Zend framework (interne ontwikkeling)



De authentificatie verloopt zoveel mogelijk via de centrale OpenLDAP server die gekoppeld is aan BIS.


6/13

2. BESCHRIJVING VAN DE GUNNINGSPROCEDURE Deze opdracht voor de aanneming van diensten wordt gegund bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking (zie artikel 26, §2, 3° van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten). De keuze van deze procedure wordt bepaald door het feit dat de diensten van die aard zijn dat de specificaties van de opdracht niet voldoende nauwkeurig kunnen bepaald worden om de opdracht volgens de procedure van aanbesteding of offerteaanvraag te gunnen. Gezien de complexiteit van de opdracht die dient gerealiseerd en de diversiteit aan functionaliteiten die dienen geleverd te worden, verwacht BTC dat de mededinging tussen de inschrijvers ruimte biedt voor een reflectieve benadering van de implementatie van de functionaliteiten die dienen ingevoerd te worden, en dit zowel ten aanzien van de context als ten aanzien van het specifieke karakter van BTC. De gunningsprocedure verloopt in drie fases: 1) Eerste fase: toegangsrecht en selectie van de kandidaten Tijdens deze eerste fase zal BTC de door de kandidaten ingediende dossiers analyseren en ze vergelijken met de toegangscriteria en de kwalitatieve selectiecriteria. De toegangscriteria en de kwalitatieve selectiecriteria hebben betrekking op de persoonlijke situatie en de financiële capaciteit en technische bekwaamheid van de kandidaten (zie punt 3 infra). Elke kandidaat die niet wordt geselecteerd zal binnen een redelijke termijn een gedetailleerde onderbouwde beslissing ontvangen die de redenen voor niet-selectie vermeldt. 2) Tweede fase: verzending van het bestek naar de geselecteerde kandidaten en ontvangst van de offertes In een tweede fase zal BTC minstens drie geselecteerde kandidaten uitnodigen om een offerte in te


7/13

dienen op basis van het bestek dat BTC hen hiertoe heeft bezorgd. In alle gevallen moet het aantal kandidaten hoog genoeg zijn om een werkelijke mededinging te garanderen, evenwel op voorwaarde dat er voldoende geschikte kandidaten zijn. Het bestek zal de gunningscriteria vermelden. 3) Derde fase: analyse van offertes en onderhandelingen BTC behoudt het recht, tijdens de derde fase, onderhandelingen te voeren met een of meerdere inschrijvers, die een substantieel regelmatige offerte hebben ingediend. Na analyse van de offertes in vergelijking met de gunningscriteria die vastgesteld zijn in het bestek en na onderhandeling, krijgen de niet weerhouden inschrijvers binnen een redelijke termijn een gedetailleerde, onderbouwde beslissing met de redenen voor niet-gunning. Na verloop van een wachtperiode (standstill), wordt de overheidsopdracht gegund door de kennisgeving van de gunningsbeslissing aan de inschrijver met de offerte die als meest voordelige wordt beschouwd op grond van de gunningscriteria. Opmerking: BTC vestigt de aandacht op het feit dat er geen enkele verplichting bestaat voor de aanbestedende overheid om de opdracht toe te wijzen (cf. art. 35 van de wet van 15 juni 2006). De aanbestedende overheid kan afzien van de opdracht of de procedure opnieuw lanceren, indien nodig met andere modaliteiten. Bovendien heeft de aanbestedende overheid het recht om slechts één perceel te gunnen en eventueel te besluiten het andere op te nemen in een nieuwe opdrachten die desnoods op een andere wijze zal worden geplaatst (cf. art. 36 van de wet van 15 juni 2006).

3. TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA Indien twee of meer natuurlijke en/of rechtspersonen voor deze opdracht samenwerken, dienen zij aan hun kandidaatdossier de overeenkomst van deze tijdelijke vennootschap en/of onderaanneming toe te voegen met vermelding van de verschillende betrokkenen partners. Indien de overeenkomst(en) van tijdelijke vennootschap en/of van onderaanneming zijn toegevoegd aan het kandidaatdossier, kunnen de vereisten aangaande de financiële capaciteit en de technische bekwaamheid bewezen worden door een of meerdere partner(s) of onderaannemer(s) van de kandidaat.

3.1 Toegangsrecht (Art. 61 e.v. KB 15 juli 2011) Elke partner van de kandidaat moet voldoen aan de voorwaarden aangaande de persoonlijke situatie. De uitsluiting van een van de partners maakt de hele kandidaatstelling zonder waarde. Impliciete verklaring op eer Door het feit zelf van deelname aan deze procedure verklaart de kandidaat, evenals zijn eventuele


8/13

partners, dat zij zich niet bevinden in een van de situaties van uitsluiting bedoeld in artikel 61 van het KB van 15 juli 2011. Controle door BTC van het toegangsrecht van de kandidaten BTC dient de juistheid van de impliciete verklaring op eer voor de kandidaten nagaan alvorens de selectiebeslissing te nemen. Daartoe zal BTC aan de betrokken kandidaten vragen om zo snel mogelijk en binnen de gestelde termijn informatie of documenten te bezorgen die toestaan hun persoonlijke situatie na te gaan, en dit voor er enige beslissing is genomen omtrent de selectie. De inlichtingen of documenten die BTC in staat stellen de persoonlijke toestand van de kandidaten of inschrijvers

te

onderzoeken, zullen

door

BTC

zelf

via elektronische

middelen bij

de

gegevensbeheerders worden opgevraagd, indien deze via deze middelen kosteloos toegankelijk zijn. Resultaten van het onderzoek In elk stadium van de gunningsprocedure kan een kandidaat uitgesloten worden van de overheidsopdracht indien tijdens de controle zou blijken dat de verklaring op eer niet overeenstemt met de persoonlijke situatie, of in voorkomend geval die van een van zijn partners. Een regularisatie achteraf is hoe dan ook niet mogelijk. Uitsluiting is ook mogelijk indien in de loop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke situatie van de kandidaat, of, in voorkomend geval, een van zijn partners, niet meer overeenstemt met de verklaring op eer. Betreffende het bewijs dat de inschrijvers hun verplichtingen hebben vervuld wat de sociale zekerheidsbijdragen betreft: 

de inschrijvers die personeel tewerkstellen dat onderworpen is aan de Belgische sociale zekerheidsregeling moeten geen RSZ-attest bij hun offerte voegen. Hun toestand zal rechtstreeks door de aanbestedende overheid worden gecontroleerd;



de buitenlandse inschrijvers die personeel tewerkstellen dat niet is onderworpen aan de Belgische sociale zekerheidsregeling dienen aan hun offerte het bewijs te voegen dat zij hun verplichtingen hebben vervuld overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij gevestigd zijn.

3.2 Financiële en economische draagkracht (Art. 67 KB 15 juli 2011) Kandidaten worden gevraagd om hun financiële en economische draagkracht aan te tonen door een kopie van de twee meest recente neergelegde jaarrekeningen aan het kandidaatdossier toe te voegen, met een minimale gemiddelde jaaromzet van 1.000.000 € Indien de financiële en economische draagkracht niet of onvoldoende bewezen is, wordt de kandidaat niet geselecteerd.

3.3. Technische bekwaamheid (Art. 68 en 72 KB 15 juli 2011)


9/13

Enkel kandidaten die beantwoorden aan de vereisten aangaande de persoonlijke en financiële situatie (punt 3.1 en 3.2 supra) worden onderworpen aan de analyse van de technische bekwaamheid. 3.3.1. Referenties (60 punten) Kandidaten worden gevraagd om, voor elk perceel voor dewelke ze zich kandidaat stellen, een beschrijving (maximum 20 bld A4 recto verso) te geven van drie recente referentieprojecten die hun ervaring met gelijkaardige opdrachten aantonen, en die het best overeenkomen met de kenmerken van het perceel en de opdracht in het algemeen. Indien een referentieproject van de kandidaat de scope van beide percelen afdekt, dan mag hetzelfde referentieproject voor beide percelen als referentie worden voorgesteld. Elk van deze referentieprojecten moet betrekking hebben op de implementatie die werd uitgevoerd in de 3 jaren voorafgaand aan deze publicatie. Hiermee wordt bedoeld dat de implementatie die als referentie wordt gegeven volledig uitgevoerd is (go-live) op het moment van de indiening van het kandidaatdossier. Indien een project met meerdere implementatiefases nog lopende is, kunnen enkel de onderdelen die al geïmplementeerd zijn als referentie dienen. De beschrijving van elk referentieproject moet de volgende informatie bevatten : 

Naam van de organisatie



Naam van de contactpersoon, functie en contactgegevens (telefoon en/of mail)



Startdatum van het project en datum van oplevering



Aantal mandagen



Aantal eindgebruikers



Locatie(s)



Namen van de consultants en hun rollen



Doel en scope van het project



Geïmplementeerde oplossing



Behaalde resultaten



Attest van goede uitvoering ondertekend door de klant

3.3.2. Kwalificaties van de consultants (40 punten) Kandidaten worden gevraagd om de naam, de rol en de kwalificaties te vermelden van de consultants die belast worden met de uitvoering van de opdracht. Om in aanmerking te komen moet een consultant beschikken over minimum drie jaar relevante ervaring en over een kennis (mondeling en schriftelijk) van het Frans of van het Engels. Voor elke consultant wordt een CV bijgevoegd, die duidelijk vermelding maakt van de opleiding (academisch en professionele opleiding), het aantal jaren relevante ervaring, de werkgevers, de


10/13

projecten en klanten, de inhoudelijke domeinen waarin hij of zij gewerkt heeft en die overeenkomen met het voorwerp van deze opdracht, en de talenkennis (in niveaus, met onderscheid tussen begrijpen, spreken en schrijven). Kandidaten worden gevraagd aan te duiden of het eigen personeelsleden zijn dan wel ingehuurde krachten betreft. De kandidaat geeft dus een omschrijving op van het gedeelte van de opdracht dat hij desgevallend in onderaanneming aan een derde zal geven.

4. SELECTIE VAN DE KANDIDATEN EN VERZENDEN VAN HET BESTEK BTC zal minstens de drie best geklasseerde kandidaten selecteren en hen uitnodigen om een offerte in te dienen op basis van het bestek dat hen met dit doel zal toegestuurd worden. In alle gevallen moet het aantal kandidaten hoog genoeg zijn om een werkelijke mededinging te garanderen, evenwel op voorwaarde dat er voldoende geschikte kandidaten. De niet-geselecteerde kandidaten zullen binnen een redelijke termijn een gedetailleerde onderbouwde beslissing ontvangen met de redenen voor niet-selectie.

5. DEADLINE EN WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING Kandidaatstellingen dienen ingediend te zijn ten laatste op dinsdag 8 december 2015 om 14u00. Een kandidaatstelling wordt in drie exemplaren ingediend : Twee papieren exemplaren, een origineel en een kopie, ofwel per post verzonden, ofwel ingediend op de kantoren van BTC, Hoogstraat 147 te 1000 Brussel, in twee afzonderlijke gesloten omslagen ter attentie van Mevr. Trijn Gesquiere met volgende vermelding op de omslag: Kandidaatstelling Opdracht voor de aanneming van diensten Bxl 1599:

software voor administratief en monitoring van

ontwikkelingsprojecten en -programma’s - "ORIGINEEL" of "KOPIE", evenals de contactgegevens van de kandidaat.

Eén

digitaal

exemplaar

in

PDF-formaat

wordt

via

e-mail

ingediend

naar

het

adres

[email protected].

6. SAMENSTELLING VAN HET KANDIDAATDOSSIER De kandidaatstelling dient samengesteld als volgt: 

Het getekend identificatieformulier van de kandidaat in bijlage I bij deze kandidatennota


11/13

o Indien twee of meer natuurlijke en/of rechtspersonen voor

deze opdracht

samenwerken, dienen zij aan hun kandidaatdossier de overeenkomst van deze tijdelijke vennootschap en/of onderaanneming toe te voegen met vermelding van de verschillende betrokkenen partners. o Indien de inschrijver een rechtspersoon is met rechtspersoonlijkheid, dienen de documenten die de handtekeningbevoegdheid aantonen van de kandida(a)t(en) toegevoegd te worden (m.n. de statuten van de onderneming en het uittreksel van het Belgisch

Staatsblad

dat

de

handtekeningbevoegdheid

aantoont).

Indien

de

ondertekenaar handelt op basis van een mandaat, moet de volmacht tevens toegevoegd worden. In dat geval dient duidelijk te blijken uit de statuten en het uittreksel dat de mandataris beschikt over de nodige delegatie bevoegdheden. 

Voor niet-Belgische kandidaten, het bewijs dat de kandidaat in orde is met het betalen van sociale zekerheidsbijdragen, conform het wettelijk kader van het land waarin zij gevestigd is;



Een kopie van de twee meest recente neergelegde jaarrekeningen



Een beschrijving van de drie referentieprojecten, cfr. hoofdstuk 3.3.1 Referenties ;



De CV’s van de consultants die belast worden met de uitvoering van de opdracht, cfr. hoofdstuk 3.3.2 Kwalificaties van de consultants ;



Het deel van de opdracht dat de kandidaat desgevallend in onderaanneming zal geven.

7. INDIENINGSTERMIJN VAN DE INFORMATIEAANVRAGEN Tot en met 30 november 2015 om 14u00 kunnen de kandidaten hun opmerkingen of vragen over deze oproep tot kandidatuurstelling sturen naar het e-mailadres [email protected]. Als dat nodig blijkt, zal BTC al deze vragen verzamelen en er een antwoord op geven door een rechtzetting te publiceren via de officiële kanalen.


12/13

BIJLAGE I : IDENTIFICATIEFORMULIER Firmanaam: Rechtsvorm: Maatschappelijke zetel (adres): Vertegenwoordigd door ondergetekende Naam, voornaam: Hoedanigheid: Contactpersoon: Telefoonnummer: E-mail: RSZ-inschrijvingsnummer of equivalent: Ondernemingsnummer: Rekeningnummer voor de betalingen: Financiële instelling: Op naam van:

Gedaan te ………………….……………, op …………………….

Handtekening/naam:

………………………………………………


13/13

Oproep tot kandidatuurstelling BXL 1599

Recommend Documents