OPROEP TOT HET INDIENEN VAN EEN OFFERTE

INFORMATIECENTRUM VOOR HET BEDRIJFSREVISORAAT CENTRE D’INFORMATION DU REVISORAT D’ENTREPRISES

OPROEP TOT HET INDIENEN VAN EEN OFFERTE Correspondent [email protected]

Onze referte EV/svds

Uw referte

Datum 15 juni 2016

Betreft: Testen door een bedrijfsrevisorenkantoor van het ontwikkelde “quick scan” standaardcontroleprogramma en -rapportering en type opdrachtbrief voor de lokale besturen1 Inleiding Het ICCI is een private stichting opgericht door het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (IBR) die o.m. als doel heeft objectieve en wetenschappelijke informatie te verstrekken over onderwerpen die het bedrijfsrevisoraat aanbelangen. Voor meer informatie in verband met het ICCI wordt verwezen naar de website www.icci.be 1. Onafhankelijke audit van de jaarrekeningen van lokale besturen De Europese Richtlijn 2011/85/EU (art. 3.1.) vereist dat België zowel op federaal, deelstatelijk (Gemeenschappen en Gewesten), provinciaal als lokaal niveau dient te beschikken over een betrouwbare overheidsboekhouding die onderworpen is aan een doeltreffende interne controle en een onafhankelijke audit, uitgevoerd overeenkomstig internationale standaarden. Op 10 april 2014 werden twee wetten aangenomen, met het oog op de omzetting van Richtlijn 2011/85/EU, tot wijziging van de begrotings- en boekhoudwetten van 16 mei 2003 (Gemeenschappen en Gewesten) en 22 mei 2003 (Federale Staat) waarbij het Rekenhof bevoegd wordt, uiterlijk vanaf de rekeningen over het begrotingsjaar 2020, voor de certificering van hun algemene rekeningen. Een certificering van de rekeningen van de Belgische provincies, gemeenten, OCMW’s en politiezones is evenwel nog niet door enige regelgeving voorgeschreven. Wat de jaarrekening van de Vlaamse gemeenten en OCMW’s zelf betreft, fungeert het Agentschap voor Binnenlands Bestuur als balanscentrale voor coherentiecontroles. Dit Agentschap controleert echter niet ten gronde de betrouwbaarheid van deze rekeningen en evenmin de gehanteerde waarderingsregels. In Brussel en Wallonië zijn de gemeenten ook onderworpen aan de controle van hun respectievelijk administratief toezicht, Brussel Plaatselijke Besturen en la Direction générale 1

Onder lokale besturen worden hier de steden, gemeenten, OCMW’s, autonome gemeentebedrijven, gemeentelijke vzw’s, politiezones en hulpverleningszones verstaan. 15.06.2016

1/10


opérationnelle des Pouvoirs locaux. Dit is evenwel niet in overeenstemming met het voorschrift van Richtlijn 2011/85/EU. Een geïntegreerde aanpak van de interne controle en de onafhankelijke audit kan hier een oplossing bieden. De “satelietisering”, of de afsplitsing van activiteiten van gemeenten middels (inter)gemeentelijke vzw’s, heeft in bepaalde gemeenten een zodanige omvang bereikt dat de gemeenten nauwelijks nog een globaal overzicht hebben van de financiële toestand van hun verzelfstandigde entiteiten. De tussenkomst van de bedrijfsrevisor in de gemeentelijke rekeningen dient te worden bestudeerd zodat ze in alle onafhankelijkheid een werkelijke toegevoegde waarde wordt voor de gemeenten. Dit kan worden bereikt door bijvoorbeeld alle kosten en engagementen van de gemeente met inbegrip van haar verschillende entiteiten (OCMW, vzw, autonome bedrijven, enz.) in kaart te brengen en door praktische hulp aan de gemeenten aan te bieden om in overeenstemming te zijn met de nieuwe Europese verplichtingen inzake ESR 2010. Het is trouwens passend op te merken dat de Belgische lokale besturen één van de zeer weinigen zijn binnen de Europese Unie die geen jaarlijkse onafhankelijke financiële audit van hun financiële rapportering ondergaan, zodat de betrouwbaarheid van hun jaarrekening niet wordt gewaarborgd (J. CHRISTIAENS, L. ACKE en C. VANHEE, “Naar een modern financieel management bij de Vlaamse overheid en de Vlaamse lokale besturen?”, Tax, Audit & Accountancy (TAA), mei 2012, p. 25). Op basis van de derde overweging van Richtlijn 2011/85/EU stelt het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (IBR) eenvoudig vast dat de Europese Unie zich nauwelijks een onafhankelijke audit kan voorstellen zonder externe auditors zoals de rekenkamers en de bedrijfsrevisoren. Tijdens verschillende gesprekken met vertegenwoordigers van bevoegde kabinetten van de verschillende Gewestregeringen is gebleken dat: -

de lectuur van het begrip “onafhankelijke audit” niet volledig aansluit bij de visie van het IBR; momenteel de Gewesten niet over de middelen beschikken om onverkort een volkomen controle te laten uitvoeren op alle lokale besturen; ze wel openstaan voor een graduele invoering van controle mits de voordelen voor de administratie kunnen worden aangetoond. De uitdaging voor het beroep bestaat erin een dienst voor te stellen dat haalbaar is en waarvan de voordelen worden aangetoond.

De notie “quick scan” lijkt aan deze voorwaarden tegemoet te komen.

15.06.2016

2/10


Op 10 september 2015 lanceerde het ICCI een offerteoproep voor het ontwikkelen van een “quick scan” standaardcontroleprogramma en -rapportering en type opdrachtbrief voor de lokale besturen. Op 18 november 2015 werd in een eerste fase de ontwikkeling door een bedrijfsrevisorenkantoor van een “quick scan” standaardcontroleprogramma en -rapportering en type opdrachtbrief voor de lokale besturen toegekend aan het kantoor PwC samen met het kantoor BDO. In een tweede fase wordt nu een bedrijfsrevisorenkantoor aangezocht om het ontwikkelde controleprogramma en de standaardrapportering van de “quick scan” te testen in Vlaamse, Waalse en Brusselse gemeenten. 2. Doelstelling: testen van de ontwikkelde “quick scan” aangepast aan de specificiteit van de lokale besturen 2.1. Algemeen De bedrijfsrevisoren zijn bereid zich te organiseren – middels seminaries, studiedagen en infosessies – om te kunnen voldoen aan de vraag om de door de Richtlijn vereiste audit te leiden of op een geleidelijke wijze aan de invoering ervan mee te werken. Er wordt gedacht aan het ontwikkelen van een “quick scan”, gebaseerd op het model van een audit beperkt tot één of meerdere vooraf in overleg met de lokale besturen vastgelegde thema’s zoals (de conformiteit (compliance) van het wettelijk kader, de interne controle (aanwezigheid van minimale beheersmaatregelen), de coherentie van de gegenereerde financiële informatie en de inschatting van het frauderisico) (IBR, Memorandum aan de Regeringen. Verkiezingen mei 2014, p. 20-21). Het referentiekader voor deze audit is de International Standard on Related Services (ISRS) 4400, “Engagements to Perform Agreed-upon Procedures Regarding Financial Information”. De ontwikkelde “quick scan” is opgebouwd rond de volgende vier thema’s: 1) 2) 3) 4)

conformiteit (compliance) met het wettelijk kader; interne controle beheersmaatregelen gericht op de productie van financiële staten; maatregelen inzake fraudepreventie; en kwaliteit van de financiële rapportering;

2.2. Bespreking van deze vier thema’s Er wordt uitgegaan van risico’s. Het maturiteitsniveau van de entiteit wordt bepaald in functie van de beheersmaatregelen die de entiteit heeft uitgewerkt om de risico’s tot een aanvaardbaar niveau te beperken.

15.06.2016

3/10


A) Conformiteit (compliance) met het wettelijk kader Bij wijze van voorbeeld:  Risico: de wetgeving overheidsopdrachten in het kader van aankopen werd niet gevolgd. Maturiteit beheersmaatregelen: B) Interne controle beheersmaatregelen gericht op de productie van financiële staten Bij wijze van voorbeeld:  Risico: de inhoudelijke, boekhoudkundige en thesauriële afhandeling van dossiers gebeurt door dezelfde persoon. Maturiteit beheersmaatregelen: C) Maatregelen inzake fraudepreventie Bij wijze van voorbeeld:  Risico: binnen de entiteit kan iedereen offertes maken en bestellingen doen. Maturiteit beheersmaatregelen: D) Kwaliteit van de financiële rapportering Bij wijze van voorbeeld:  Risico: er gebeurt geen systematische registratie van de verbintenissen met financiële weerslag en van de schulden, zekerheden, verplichtingen en voorzieningen (ook deze buiten balans). Maturiteit beheersmaatregelen: Omtrent de voorgaande vier thema’s schat de “quick scan” de graad van progressie in en zet hiertoe een model met scores op. De scoring gebeurt in functie van het COSO-begrippenarsenaal. Het model moet, in functie van de score, voorstellen van adviezen tot progressie bevatten. Bij de ontwikkeling van de “quick scan” waren er twee fases te onderscheiden: enerzijds het bepalen van de inhoudelijke vragen van de “quick scan” en anderzijds het uitwerken van een bruikbare tool en methodiek om tot een uniforme en constante kwaliteitsapproach te komen. De “quick scan” garandeert een maximum uniformiteit op het vlak van aanpak (en documentatie), beoordeling en rapportering. De “quick scan” stelt zich niet in de plaats van een volkomen controle, maar laat toe dat de cijfers betrouwbaarder worden en dat de grootste risico’s voor de lokale besturen naar boven komen en worden geactualiseerd, alsook de wijze wordt beoordeeld om hieraan te verhelpen in overleg met de toezichthoudende overheden.

15.06.2016

4/10


De “quick scan” heeft tot doel een totaal onafhankelijke, duidelijke en snelle kijk op de essentiële elementen in de gemeentelijke financiële overzichten te verschaffen. Verder bevat het een uniforme aanpak en standaardrapportering die benchmarking en kwaliteitsvolle statistische gegevens voor het Instituut voor de Nationale Rekeningen nagekeken in de inputfase toelaten. Op een geleidelijke wijze wordt zo tegemoet gekomen aan de conformiteit met de Europese begrotingsvereisten. Bovendien kan een “quick scan” van de gemeentelijke rekeningen bijdragen tot meer vertrouwen bij de schuldeisers en aldus tot een daling van de kostprijs van de schuld en het vergemakkelijken van toekomstige gemeentelijke financiering. Het zou toelaten een overzicht te bieden van de kosten en verplichtingen van de gemeente en haar entiteiten, die hoewel ze juridisch onafhankelijk zijn, er economisch gezien toch deel van uitmaken. Op deze wijze zou het ook mogelijk zijn om de geconsolideerde financiële positie te identificeren en te bepalen wat de impact kan zijn van de financiële positie van de andere entiteiten op de gemeentelijke financiën. Dit kan ertoe leiden dat er procedures komen om de geconsolideerde schuldgraad te bepalen en de kwaliteit van het meerjarenplan te beoordelen. Op zijn vergadering van 19 december 2014 besliste de Raad van het IBR om het project “quick scan” financieren en voor de redactie van het standaardcontroleprogramma een bedrijfsrevisorenkantoor aan te stellen. Het prototype van “quick scan” is in ieder geval: -

gebaseerd op wederzijds vertrouwen; aanvaardbaar voor alle toezichthoudende overheden van de lokale besturen in de drie Gewesten, rekening houdend met het enigszins verschillend regelgevend kader; aantrekkelijk omwille van de voorgestelde toegevoegde waarde van de voldoende diepgang ervan; en ontworpen als een hulpmiddel bij de voorbereiding van een volkomen controle.

In concreto werd het controleprogramma en de standaardrapportering van de “quick scan” uitgewerkt rekening houdend met de specificiteiten van de lokale besturen in de regelgeving van de drie Gewesten (Vlaams, Brussels Hoofdstedelijk en Waals) en in overleg met de toezichthoudende overheden op de lokale besturen en de overkoepelende verenigingen van de lokale besturen in de drie Gewesten. Het is van belang in herinnering te brengen dat het revisoraat hierbij geen concurrentie aandoet aan het Rekenhof dat niet bevoegd is voor de lokale besturen, met uitzondering van de provincies. Het bedrijfsrevisorenkantoor dat de testing zal doen, dient deze te verrichten in minstens 5 lokale besturen (2 Vlaamse, 2 Waalse en 1 Brusselse gemeente) waarmee de bedrijfsrevisorenkantoren in de ontwikkelingsfase contact hebben gehad: 15.06.2016

5/10


Vlaanderen -

Damme Lille Genk Tongeren

Wallonië -

Ans Hannuit Herstal Juprelle Liège

Brussel -

Molenbeek

3. Toepassingsgebied Het ontwikkelde standaardcontroleprogramma en -rapportering en type opdrachtbrief van de “quick scan” heeft betrekking op de rekeningen van de Belgische gemeenten met inbegrip van hun verschillende entiteiten (OCMW, vzw, autonome bedrijven, enz.): Opdracht Model van opdrachtbrief Controlebenadering Te individualiseren template houdende: - voorstelling van de opdracht; - inventaris van de door de gecontroleerde voor te bereiden documentatie (CAP: client assistance pack); en - vragenlijsten die moeten toelaten het scoringsprogramma (cf. supra) in te vullen

15.06.2016

6/10


Programma De output bestaat uit een elektronisch programma houdende: a) score - een methodiek van scoring die moet toelaten de maturiteit van de organisatie in kaart te brengen; en - deze methodiek moet voldoende duiding bevatten om uniformiteit in de scores te waarborgen. b) input - per type risico, vraagstellingen die moeten resulteren in een score (waarbij de gegeven score moet gemotiveerd worden); en - voorbeelden van aanbevelingen, die kunnen aangepast worden in functie van de gegeven score. c) output - een synthese van de scores waaruit de maturiteit kan afgeleid worden onder vorm van een standaardrapport, dat verbeteringsvoorstellen bevat. Perimeter De perimeter van de “quick scan” kan evenwel worden aangepast aan de behoeften van de entiteit die erom vraagt en zich beperken tot de entiteit en de buitenbalansverplichtingen ervan. In die zin dient de “quick scan” moduleerbaar te zijn en houdt het verslag, hoewel gestandaardiseerd, rekening met de overeengekomen perimeter.

4. Werkmethode Het ontwikkelde controleprogramma en de eruit voortvloeiende standaardrapportering is gebaseerd op de International Standard on Related Services (ISRS) 4400, “Engagements to Perform Agreed-upon Procedures Regarding Financial Information”. De standaardrapportering is gebaseerd op de in internationale standaarden voorziene overeengekomen werkzaamheden (beschrijving van feitelijke bevindingen): 

Opgezet als hulpmiddel bij het voorbereiden van een volkomen controle, kan de perimeter van de “quick scan” worden aangepast aan de behoeften van de entiteit die hierom vraagt. In die zin is de “quick scan” moduleerbaar en dient het gestandaardiseerd verslag evenwel rekening te houden met de overeengekomen perimeter; 15.06.2016

7/10


  

Kosten: bijv. parameters te ontwikkelen naargelang het aantal inwoners van de betrokken stad of gemeente en het aantal van haar entiteiten; Aantal werkdagen: overeen te komen naargelang de behoeften, bijv. door het vooropstellen van 15 mandagen voor een “gemiddelde” gemeente en 25 mandagen voor een “gemiddelde” stad, zal een eerste diagnose kunnen worden gesteld; Verslag uit te brengen in de maand van de “quick scan”.

Vooraleer de “quick scan” in de onder punt 2. vermelde lokale besturen te gaan testen, dienen de senior bedrijfsrevisoren van het inschrijvende bedrijfsrevisorenkantoor minstens enkele dagen opleiding te volgen bij het PwC-BDO team dat de “quick scan” heeft ontwikkeld en zich het “quick scan” lexicon eigen te hebben gemaakt. De testen dienen uit te monden in een verslag over de kwaliteit van de ontwikkelde “quick scan”. Bij wijze van voorbeeld zal dit verslag volgende punten behandelen: -

Zijn de vragen volledig, voldoende duidelijk en pertinent? Zijn de onderwerpen en hun uitleg/toelichting voldoende duidelijk? Kunnen de vragen relatief snel worden beantwoord? Is het mogelijk om een scoring toe te kennen? Wat zijn uw aanbevelingen ter verbetering van de ontwikkelde “quick scan”? Welke voorbereiding is er nodig opdat een bedrijfsrevisor in concreto de “quick scan” kan uitvoeren? Formuleer uw adviezen aangaande de totale omkadering die vereist is om aan de “quick scan” een ruime verspreiding te kunnen geven?

Tevens wordt een “quick scan”-verslag opgesteld per geteste entiteit. Naar aanleiding van de testen wordt het inschrijvend bedrijfsrevisorenkantoor tevens uitgenodigd om ideeën of varianten omtrent de “quick scan” te lanceren. Er zal een begeleidingscomité wordt opgericht bestaande uit leden van de Commissie Publieke Sector van het IBR, wiens kantoor of netwerk niet heeft deelgenomen aan de offerteaanvraag. Het zal op regelmatige wijze worden geïnformeerd over de vorderingen van de werkzaamheden, zonder echter op een actieve wijze aan het testen van het standaardcontroleprogramma en rapportering deel te nemen. 5. Samenwerking met een andere kantoor Het inschrijvend bedrijfsrevisorenkantoor voor de testing fase dient een nationale dekking te hebben dan wel hiervoor beroep te doen op een ander bedrijfsrevisorenkantoor. De offerte dient hier melding van te maken, doch in ieder geval wenst het ICCI de overeenkomst met slechts één enkel bedrijfsrevisorenkantoor te sluiten, die de volledige verantwoordelijkheid over de verwezenlijking en beëindiging van het project draagt. 15.06.2016

8/10


6. Informatievergadering Een informatievergadering waarop in het bijzonder een vraag- en antwoordsessie naar aanleiding van deze oproep tot offerte van het ICCI is gepland, zal doorgaan op 6 juli 2016 van 12u30 uur tot 13u00 uur in de kantoren van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren, Emile Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel. 7. Timing De uiterste datum voor het indienen van de offerte is 1 september 2016 om 12:00 uur. De offerte moet worden verstuurd naar of ter plaatse worden overhandigd op het volgend adres: Informatiecentrum voor het Bedrijfsrevisoraat (ICCI) T.a.v. de Algemeen afgevaardigde, de heer Erwin VANDERSTAPPEN Emile Jacqmainlaan 135 1000 BRUSSEL De offertes zullen worden overgemaakt in drie exemplaren, gedateerd en ondertekend door de persoon die de uitvoering van de opdracht zal leiden. De Raad van Bestuur van het ICCI neemt op 12 september 2016 een beslissing over de offertes. De verwezenlijking van het onderzoek vangt aan op 15 september 2016 en dient uiterlijk op 1 december 2016 te worden beëindigd. De timing voor de verwezenlijking van het overleg en de redactie van het controleprogramma en de rapportering moet door de inschrijver worden vastgesteld en in de offerte worden meegedeeld. Ingeval van vertraging die toe te schrijven is aan de inschrijver is een boete voor laattijdige oplevering verschuldigd ten belope van 0,07 % van de waarde van de opdracht per kalenderdag vertraging, met een maximum van 5 %. 8. Prijsbepaling In de prijs waarvoor het bedrijfsrevisorenkantoor inschrijft dienen alle kosten en heffingen die op de uitvoering van de opdracht wegen inbegrepen te zijn, met inbegrip van de eventuele BTW. Er zullen aan het ICCI geen kosten of provisies kunnen worden aangerekend voor de uitvoering van de opdracht, behoudens diegene die uitdrukkelijk in de offerte zijn opgenomen. Het bedrijfsrevisorenkantoor voorziet een totaalprijs in euro, met vermelding van het totaal aantal werkuren, rekening houdend met volgende elementen: 15.06.2016

9/10


-

-

de naam en het curriculum vitae van de senior bedrijfsrevisoren (geen stagiairs!), hun kost, hun opleidingsniveau en hun ervaring op het vlak van de controle van publieke rechtspersonen in het algemeen en in lokale besturen in het bijzonder ; de verbintenis van dit kantoor om voormelde bedrijfsrevisoren deze opdracht te laten uitvoeren; en de kosten verboden aan opleiding, overleg, toegang tot databanken en dataverwerking.

Het bedrijfsrevisorenkantoor vermeldt tevens het uurtarief voor bijkomende prestaties. Het is eveneens passend de betalingsmodaliteiten te verduidelijken. 9. Beslissingscriteria De opdracht zal worden toegekend aan het bedrijfsrevisorenkantoor dat het beste scoort op basis van de volgende criteria: -

70 % kwaliteit van de offerte (cf. supra, punten 2, 3, 4 en 7 voor wat de timing betreft); en 30 % prijsbepaling.

Het ICCI behoudt zich het recht voor om de opdracht niet toe te kennen. Het ICCI dient zijn keuze niet te rechtvaardigen, noch ten aanzien van de verschillende inschrijvers, noch ten aanzien van derden. 10. Intellectueel eigendomsrecht Het ICCI is eigenaar van het standaardcontroleprogramma en -rapportering en type opdrachtbrief van de “quick scan” maar het verleent het recht om het standaardcontroleprogramma en -rapportering en type opdrachtbrief van de “quick scan” te gebruiken op voorwaarde dat er een duidelijke informatieverstrekking wordt gegeven omtrent het ICCI-auteursrecht (copyright) ervan. ---

15.06.2016

10/10

OPROEP TOT HET INDIENEN VAN EEN OFFERTE

Recommend Documents