DIENSTEN ALGEMEEN BEHEER DIRECTIE STAFDIENSTEN ALGEMEEN BEHEER DIENST VGM DE CROYLAAN 58 BUS 5530 3001 HEVERLEE, BELGIË
VGM-dossier studenten Faculteit Rechtsgeleerdheid Opleiding Criminologische wetenschappen
Inhoud 1. Inleiding .............................................................................................................................. 3 2. Samenvattend overzicht VGM-opvolging ..................................................................... 3 2.1. Risicoanalyse van de opleiding (= opstellen VGM-dossier)............................... 3 2.2. VGM-opvolging voor de opleiding .......................................................................... 4 3. Praktische organisatie ..................................................................................................... 4 3.1. Planning ...................................................................................................................... 4 3.2. Uitvoering ................................................................................................................... 5 3.3. Rapportering .............................................................................................................. 5 4. Documenten voor stage en/of masterproef.................................................................. 6 4.1. Formulier voor Gezondheidsbeoordeling (FGB) .................................................. 6 4.2. VGM-dossier .............................................................................................................. 6 4.3. Stageovereenkomst .................................................................................................. 6 5. Instromers van andere opleidingen/onderwijsinstellingen ......................................... 6 6. Onderhoud van OPO en/of VGM-risico’s ..................................................................... 6 7. Contactpersonen .............................................................................................................. 6
2
1. Inleiding Voorliggende bundel kadert in de verdere opvolging van de globale VGM-audit van de Faculteit Rechtsgeleerdheid. De voorgestelde VGM-opvolging van studenten wordt hieronder uitgebreid toegelicht. Zoals vermeld in het auditrapport zal voor elke student een VGM-dossier worden opgesteld. Het VGMdossier zal aangeven of en welke risicovolle activiteiten de student zal uitvoeren tijdens zijn volledige opleidingstraject en welke opvolging dit vergt (gezondheidstoezicht, persoonlijke beschermingsmiddelen en relevante informatie zoals instructies). Met het oog op een vlottere administratie worden alle gegevens in SAP bijgehouden. Bovendien zal het VGM-dossier bij stages ook gebruikt worden als informatie-uitwisseling tussen de KU Leuven en de stagegever. Op basis van de informatie vermeld in het VGM-dossier zal de stagegever in staat zijn een gerichter onthaal en begeleiding te organiseren en in te staan voor het opvolgen van de preventiemaatregelen tijdens de stage. Het gebruik van de aangepaste stageovereenkomst verdient hierbij de nodige aandacht.
2. Samenvattend overzicht VGM-opvolging 2.1.
Risicoanalyse van de opleiding (= opstellen VGM-dossier)
In overleg met de opleiding Criminologische wetenschappen zijn de activiteiten met de bijhorende risico’s van de opleiding in kaart gebracht. Dit voor alle stages en masterproef die georganiseerd worden tijdens de opleiding. De risico’s van een opleiding (= VGM-risico’s) geven aanleiding tot bepaalde preventiemaatregelen. Enerzijds zijn er maatregelen die georganiseerd worden vooraleer men activiteiten uitvoert (= maatregelen vooraf) en anderzijds zijn er maatregelen die opgevolgd worden tijdens de activiteiten (= maatregelen geïntegreerd). De risico’s en de preventiemaatregelen die van toepassing zijn worden duidelijk en eenduidig vastgelegd via het VGM-dossier. Alle studenten van de opleiding krijgen hetzelfde VGM-dossier en dus eenzelfde VGM-opvolging.
VGM-risico’s Stage: 3e fase bachelor
Maatregelen Maatregelen vooraf Vb. VGM-infosessie en medische opvolging
Maatregelen geïntegreerd Vb. Onthaal en persoonlijke beschermingsmiddelen
3
2.2.
VGM-opvolging voor de opleiding
Onderstaande tabel geeft een overzicht van de volledige VGM-opvolging, met een indicatie van de periodes. Infomoment
OPO Strafrecht en welzijn OPO Politie en justitie OPO Jeugd en preventie (3e fase bachelor)
Oktober
Hep.B vaccinatie of titerbepaling en Intradermo November - december ± 20 studenten
VGM-Infosessie In het begin van het academiejaar wordt er voor alle studenten een korte presentatie gegeven i.v.m. de eventuele risico's en de bijhorende medische opvolging. Dit wordt geïntegreerd tijdens een infomoment, georganiseerd door de faculteit.
Medische opvolging Afhankelijk van de risico’s op de stageplaats worden de studenten medisch opgevolgd voor hepatitis B en tuberculose. Na 2 vaccinaties voor hepatitis B zijn ze voldoende opgevolgd. De medische vragenlijst moet door de student ingevuld meegenomen worden naar de medische opvolging. De medische opvolging vindt plaats op UZ St. Rafaël, Kapucijnenvoer 35, 1ste verdieping, 3000 Leuven.
3. Praktische organisatie 3.1.
Planning
ACTIE
P L A N N I N G
WIE
WANNEER
PERIODE UITVOERING
Risicoanalyse opvragen stageplaats: zie bijlage 4: vragenlijst risico’s Vragenlijst afgeven aan Faculteit Augustus November stageplaatsen december Infomoment 3e fase Faculteit Oktober Oktober bachelor Vastgelegde dagen integreren in lessenrooster: Infomoment 3e fase Faculteit Oktober bachelor Terugkoppeling van risico’s: Van de stageplaats aan Faculteit Oktober de faculteit november Van de faculteit aan de Faculteit Oktober Dienst VGM november Lijst opstellen met Faculteit (Dienst Oktober studenten die worden VGM) november opgevolgd Doorgeven aan Idewe VGM Oktober november
4
3.2.
U I T V O E R I N G
ACTIE
WIE
WANNEER
Aanmaken activiteiten OPO’s in SAP Doorsturen studentenlijst naar Idewe via individuele koppeling in SAP Communicatie naar student: De student verwittigen dat afspraak moet gemaakt worden bij Idewe Afspraken maken bij Idewe: 3e fase bachelor
VGM
September
Faculteit
Oktober november
Student
Oktober november Tijdens de medische opvolging
Registreren data en gegevens van de uitgevoerde medische prestaties (1e vacc.hep.B,
Idewe
PERIODE UITVOERING
titerbepaling, intradermotest)
Tijdens 1e vaccinatie Zelf Idewe contacteren
Maand na 1e vaccinatie 6 maanden na 1e vaccinatie
Idewe
Resultaat gekend van de titerbepaling
Oktober december
Studenten uitnodigen voor 2e titerbepaling (na booster)
Idewe
Tijdens booster
6 weken na booster
Studenten uitnodigen die reactie heeft op intradermotest
Idewe
Na intradermotest
Oktober december
WIE
WANNEER
PERIODE UITVOERING
Afspraak 2e vaccinatie hepatitis B maken Afspraak 3e vaccinatie hepatitis B maken
Idewe
Studenten met negatief resultaat van titerbepaling uitnodigen voor booster
3.3. ACTIE R A P P O R T E R I N G
Uitvoering
student
Rapportering
Versturen mail naar afwezige studenten voor medische opvolging (alle stappen): zie bijlage 5: mail opvolging 3e fase bachelor VGM Na medische opvolging Rapporteren aan faculteit afwezigen studenten voor medische opvolging (alle stappen): 3e fase bachelor Faculteit Na medische opvolging VGM Na rapportering Blijven rapporteren aan faculteit afwezigheden tot iedereen in orde is
5
4. Documenten voor stage en/of masterproef 4.1.
Formulier voor Gezondheidsbeoordeling (FGB)
Indien de student volledig medisch is opgevolgd, wordt het FGB afgegeven aan de student en een exemplaar opgestuurd naar de faculteit. Wanneer een student geen FGB heeft bij aanvang stage, mag de student niet beginnen aan de stage.
4.2.
VGM-dossier
Het VGM-dossier omvat de risicoanalyse van de opleiding en wordt ter beschikking gesteld als bijlage bij de stageovereenkomst. Dit wordt gebruikt als informatieuitwisseling met de stagegever of op het labo/bedrijf waar de masterproef wordt gemaakt. Het VGM-dossier vervangt dan ook de vroegere werkpostfiche.
4.3.
Stageovereenkomst
Voor elke student wordt er een overeenkomst ingevuld en ondertekend. Hierin wordt verwezen naar het VGM-dossier van de opleiding en het FGB van de student. In de stageovereenkomst wordt expliciet opgenomen dat de KU Leuven ervan uit gaat dat voor de bedoelde stage geen bijkomende risico’s aanwezig zijn dan deze opgenomen in het VGM-dossier. Indien dit wel het geval zou zijn en er is voor deze bijkomende risico’s een medische opvolging nodig, brengt de stagegever de faculteit hiervan op de hoogte. In onderling overleg tussen de faculteit, dienst VGM en Idewe kan het gezondheidstoezicht via Idewe uitgevoerd worden.
5. Instromers van andere opleidingen/onderwijsinstellingen Er zijn geen instromers van andere opleidingen/onderwijsinstellingen.
6. Onderhoud van OPO en/of VGM-risico’s Wanneer de gekozen OPO’s niet meer gelden of de studenten worden blootgesteld aan andere VGM-risico’s dan voorheen bepaald, wordt dit gemeld aan de Dienst VGM. Voor de start van een nieuw academiejaar wordt door Dienst VGM nagevraagd of er eventuele wijzigingen in het lesprogramma zijn opgenomen.
7. Contactpersonen Faculteit: Emma Jaspaert: contactpersoon en contactpersoon bij Idewe voor FGB op te sturen Dienst VGM: Katia Grouwels Idewe: Anja Vandeputte: arbeidsgeneesheer
6
