Verslag vergadering Dagelijks Bestuur van donderdag 5 maart 2015 Aanwezig: Kris, Willy, Joris, Kristof, Stien, Ann en Sanne (stagiaire) Verontschuldigd: Svenja Afwezig:/ Bijkomende punten: geen 1. Goedkeuring agenda Agenda is goedgekeurd. 2. Goedkeuring verslag van vorige vergadering d.d 13 januari 2015 Verslag is goedgekeurd. 3. Opvolging verslag van deze vorige vergaderingen - Klachten over de koffie uit de koffiemachine (koffiedrap in de bekers) Het zou gemaakt moeten zijn. Er was alleen een probleem met deca. - Offerte doeken en friezen Volgende week is er een afspraak met een firma om dit aan te vragen. - Proximus: slechte gsm-ontvangst Er is iemand van Proximus langs geweest en na metingen is er inderdaad geconstateerd dat er slechte ontvangst is. Aangezien dit een gemeenschapscentrum is, is het wel belangrijk dat er goede ontvangst is. De technieker ging dit benaderukken. - Rubberen mat schuine toegang podium. Herman heeft verteld dat ze al een staal ontvangen hebben en de andere op komst is. Aan de hand van deze stalen gaat men beslissen welke rubber ze kiezen. - Kabel stroomverdeler podium Stroomverdeler en kabel zijn op de bureau van Johan en Matthias te vinden. - Stand van zaken tegels grote zaal. De tegels zijn er en je kan er niet meer over vallen. Ze zijn niet ideaal, want ze stroppen, maar terug uitkappen is ook niet mogelijk. 4. Infrastructuur door Kristof -Koeling tapinstallatie: De koeling is nog niet in orde. Op Infinity hebben ze een tweede tapinstallatie moeten aansluiten om gekoeld bier te kunnen blijven schenken. Dit probleem zal in de zomer alleen maar erger worden. De koelinstallatie van het bier is ook open vanboven dus de koelte gaat direct verloren. Misschien moeten we tijdelijk iets zoeken om de bakken langs boven af te sluiten.
An Simoens zal een offerte aanvragen voor een volledig nieuwe installatie. Maar hiervoor zal dan budget moeten voorzien worden bij begrotingswijziging (juni). Tegenwoordig zijn er nieuwe tapsystemen met koeling tot in de koppen v.d. tapkraan - Het schilderij van de witloofboer Kristof heeft aan verenigingsraad Meerbeek gevraagd of ze er iets mee kunnen doen. Hendrik van VRM ging het bekijken. Stien heeft de juiste afmetingen van het werk en zal deze doorgeven aan Kristof. - Er hangt een bordje als aanduiding van de luiertafel - De andere items op de lijst staan wat on hold. Bv de keuken, binnenplein. - De inkomhal wordt verder besproken op het college. Wat van belang kan zijn voor het GC is dat er mogelijks één van de vergaderlokalen definitief als stockage gebruikt zal worden. 5. Financiën door Svenja Er zijn geen nieuwe uitgaven gebeurd. De verdeling van de toelages worden pas in mei op de gemeenteraad besproken. 6. -
Voorbereiding Raad van Beheer op woensdag 11 maart Agenda: Goedkeuring agenda Goedkeuring verslag Woordje van de schepen Opvolging verslag: o Regiekamer o Brandveiligheid Opvolging stand van zaken infrastructuur Financiën Varia en rondvraag: o Tevredenheidsonderzoek o Sluiting GC op feestdagen o …
7. Sluiting gemeentelijke lokalen op feestdagen Stand van zaken: Bevraagd geweest op VT-coördinatieoverleg. Momenteel heeft elke verenigingsraad een eigen regeling. Sommige zalen zijn op bepaalde feestdagen wel open, andere niet. Indien er problemen zijn op feestdagen dient de permanentieploeg opgeroepen te worden (ook voor GC) We zouden sluitingsdagen moeten bekijken in het groter geheel van de gemeentelijke infrastructuur. Welke dagen open of gesloten, wanneer planningsvergadering voor deze zalen,… Voorlopig is het idee om alles wat op de planningsvergadering wordt aangevraagd kan doorgaan op feestdagen. Nadien worden de feestdagen als sluitingsdagen ingevoerd. De grootste en vaste dingen die op de feestdagen doorgaan weten we voor de planningsvergadering. 8. Planon Momenteel lopen er 943 reservaties tot eind 2016.
9. Bevraging over het gebruik van GC Colomba We willen de gebruikers bevragen over hun tevredenheid over GC Colomba. Stien stelde een aantal vragen op. Het idee is om de gebruikers op het einde van het werkingsjaar te bevragen over hun mening over Colomba. We leggen de vragenlijst eerst voor aan de raad van beheer. Na goedkeuring zouden we de gebruikers de bevraging online kunnen invullen via google drive. 10. Feedback gebruik balletvloer en reorganisatie v.d. regiekamer Onderstaande 3 mails werden ontvangen betreffende deze feedback. 2 concrete antwoorden. From:
- De balletvloer gebruiken wij niet. Dus deze mag voor ons weg. - Betreft de regiekamer: * Het raam is inderdaad wel een hinderpunt in de regiekamer. Dus het eruit halen zou een goede oplossing zijn, anderzijds vind ik het qua veiligheid niet verstandig om het er helemaal uit te halen. Er moet dan toch goed gekeken worden welk alternatief er dan kan komen en of dit alternatief dan beter is dan de situatie nu. * Het tablet is niet zo heel handig gemaakt. Een recht stuk zou misschien beter zijn, let wel dat het voldoende diep is. Als je bijvoorbeeld een extra apparatuur wil bijzitten, de flightcases zijn meestal groot. Tip, Het tablet verhogen en de hoogte van het raam verkleinen. Dit zou qua veiligheid beter zijn en als je werkt met hoge stoelen dan kan er ook eventueel rechtstaand gewerkt worden achter de bedieningspanelen. Een mooie investering zou nog zijn om een goede geluidsinstallatie te plaatsen en een grote beamer in de grote zaal met een automatisch scherm. ------------------------------------From: Luc Vander Elst Kun je Geert Peutevinck ook opnemen in jullie maillijst? Geert zal voortaan de reservaties opvolgen bij CSK: geert peutevinck ------------------------------------From: An Lambrechts 'k Heb even overlegd met de werkgroep schoolfeest en met Andreas Storms (belichting...) Mater Dei wil graag de balletvloer gebruiken. Kan dit al voor ons volgende schoolfeest van 14 en 15 maart 2015? Andreas Storms, die de belichting doet voor ons schoolfeest, vindt de aanpassingen voorzien aan de regiekamer een goede zaak. Ook de stroomverdeler vindt hij een plus. Wij vinden deze aanpassingen nuttig. ------------------------------------Regiekamer: In de regie kamer zouden ze de zijramen weg willen en het tablet aanpassen en verhogen. Door het tablet te verhogen en met krukken te werken hebben zij een beter zicht op de zaal (ze zitten nu te laag). Ze vragen ook of ze gemakkelijker met 2 (eventueel 3) naast elkaar kunnen zitten. Dit is nu niet mogelijk door de speciale vorm van de tafel. Een nieuw tablet lijkt wel mogelijk en uitvoerbaar door de technische dienst.
Het weghalen van het raam, zonder de kamer onveilig te maken is/kan wel moeilijker zijn. Er wordt bekeken met de technische dienst of dit haalbaar is. De beamer: Een vaste beamer en vast scherm in de zaal kan inderdaad handig zijn. Het probleem is echter dat iedereen het scherm anders gebruikt (links, rechts, voor doek, achteraan podium). We beslissen om hier momenteel nog niks mee te doen. Balletvloer: De aanwezigheid van de balletvloer werd de laatste tijd goed onder de aandacht gebracht. We wachten nu af of deze effectief vaker gebruikt zal worden. 11. Facebookpagina GC Colomba Er blijkt een facebookpagina te bestaan van GC Colomba. We weten echter niet wie deze beheert. Kristof probeert dit te achterhalen. 12. Webcounter januari en februari 2015
13. Varia en rondvraag Willy: moet/mag ik naar cultuurraad gaan? Stien kijkt in de statuten na of mandatarissen deel uit kunne maken van de cultuurraad. Stien: De vorige raad van beheer werd gevraagd in hoeverre het gebouw brandveilig was. Hier moeten we op terugkomen op de volgende vergadering. Het gebouw wordt jaarlijks gecontroleerd door de brandweer. Er is een evacuatieplan, waarop de brandblusapparaten, nooduitgangen, rookmelders,… zijn aangegeven. Na de renovatie van de inkomhal zal er een nieuw plan gemaakt worden voor het hele gebouw. Ann: We zouden het gebruik van de regiekamer eens moeten herbekijken.
Regiekamer in zijn geheel nog eens herbekijken. Er wordt momenteel geen extra huur voor gevraagd terwijl er wel veel stuk kan gaan, voor sommige verenigingen is de installatie te complex, andere huren dan weer heel veel materiaal bij, we hebben weinig controle over wie de regiekamer betreedt,… Stien heeft gehoord bij andere gemeentes hoe zij dit doen voor de regie kamer. Bv Herent heeft zelf een technieker in huis die ze dan kunnen inzetten tegen betaling. In Steenokkerzeel hebben ze een installatie maar verenigingen mogen deze niet gebruiken. Wij hebben het probleem dat we zelf geen technieker in dienst hebben. Het idee is voorlopig om om de twee jaar een cursus te laten geven door een externe firma. En tussentijds contactmomenten te voorzien om de gebruikswijze op te frissen. De opfris momenten kunnen misschien door Matthias gegeven worden? We vragen na wat de raad van beheer hiervan vindt. Kristof: Het wordt steeds moeilijker om overdag te vergaderen Volgende vergadering iedereen zijn avondagenda’s meenemen. Kristof bekijkt of de combinatie werk en dagelijks bestuur haalbaar blijft voor hem 14. Datum volgende vergadering Vrijdag 17 april om 8:30u.
