RAADSINFORMATIEBRIEF Van Dagelijks Bestuur Permar
Mei 2015 Doel van deze raadsinformatiebrief is u op de hoogte te houden van ontwikkelingen binnen Permar, maar ook om u te informeren over de momenten waarop u meer informatie krijgt. In deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de volgende onderwerpen: 1. Bedrijfsvoering actueel 2. Bedrijfsvoering algemeen 3. Toekomstverkenning Permar Bedrijfsvoering actueel • Werving interim-directeur: De afgelopen weken zijn verschillende kandidaten gesproken. gesprok Streven is deze gesprekken deze maand af te ronden en zo snel mogelijk de vervanging in te zetten. •
Informatie over de financiële resultaten: Op 29 april heeft een persbijeenkomst plaatsgehad over de financiële resultaten van 2014. In de krant zult u hier hier ongetwijfeld over hebben gelezen. Diezelfde dag zijn de resultaten van 2014 in de raadsinformatiebijeenkomst raadsinformatiebijeenkomst toegelicht. U heeft de gelegenheid gehad tijdens deze bijeenkomst inhoudelijke vragen te stellen. Het verslag en de handhand out van de raadsinformatiebijeenkomst iebijeenkomst vindt u bijgevoegd. Er zijn veel vragen n zijn gesteld over hoe het kan dat er zo laat bekendheid was over de resultaten 2014 en hoe dit heeft kunnen gebeuren. gebeuren Ook naar de toekomst toe zijn zorgen geuit. De budgetten voor de uitvoering van de Wsw W dalen terwijl de CAO en n de lonen onveranderd blijven. Na de zomer wordt de begroting 2016 aangeboden inclusief een meerjarenbegroting. meerjarenbegroting
Bedrijfsvoering algemeen • Vaststellen jaarrekening 2014 Op 8 mei 2015 heeft het Dagelijks Bestuur in haar vergadering de jaarrekening 2014 vastgesteld. De accountant heeft een goedkeurende verklaring afgegeven ten aanzien van de jaarrekening inclusief de aanwending van de transitiegelden. transitiegelden. Samen met de eindrapportage veranderprogramma Permar (transitie) worden deze stukken aan u aangeboden. Het jaarverslag heeft, gezien de omstandigheden minder prioriteit. Wij zullen u dit later in het jaar aanbieden.
Pagina 1 van 2
•
•
Begrotingswijziging 2015 Het Dagelijks Bestuur heeft besloten als gevolg van de jaarcijfers 2014 en als gevolg van de rapportage over het eerste kwartaal 2015 de begroting 2015 te willen wijzigen. Uitgangspunt bij de begrotingswijziging is een realistische begroting 2015. Van belang is de financiële situatie van 2015 goed in te schatten en waar mogelijk noodzakelijke maatregelen te nemen teneinde het resultaat over 2015 te verbeteren. Het Dagelijks Bestuur heeft de accountant gevraagd advies gegeven over de voorgestelde begrotingswijziging om tot een zo realistisch mogelijke begrotingswijziging te komen. De begrotingwijziging is al aan u toegestuurd. Na behandeling in de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten, legt het Dagelijks Bestuur van Permar de begroting ter vaststelling voor aan het Algemeen Bestuur. Eventuele zienswijzen van de gemeenteraden worden door het Dagelijks Bestuur toegevoegd aan de stukken. Na vaststelling door het Algemeen Bestuur dient het Dagelijks Bestuur de stukken binnen 2 weken aan Gedeputeerde Staten te zenden. Liquiditeit: De colleges van de Permar-gemeenten hebben op 19 mei ingestemd met enkele maatregelen om dreigende liquiditeitsproblemen bij Permar te voorkomen. De bevoorschotting is verruimd van twee naar drie maanden. Daarnaast is ingestemd met het afrekenen van het negatieve resultaat 2014 als voorschot, vooruitlopend op de behandeling van de jaarrekening in de raden en onder voorbehoud van een goedkeurende accountantsverklaring. De goedkeurende accountantsverklaring is inmiddels afgegeven.
Toekomstverkenning Zoals u weet is een rapportage over de verkenning op de mogelijke samenwerking van Permar en IW4 inmiddels uitgebracht. Op de raadsinformatiebijeenkomst van 29 april jl. bent u over de inhoud geïnformeerd. Het is nu aan de colleges en raden om hierover een mening te vormen. Daarna vindt er intergemeentelijke afstemming plaatst waarbij de individuele koersbepalingen onderwerp van gesprek zullen zijn. We wachten daarom eerst de bevindingen van de colleges en raden van de deelnemende gemeenten van Permar af. IW4 wordt hierover geïnformeerd. Vragen Voor specifieke nadere informatie of vragen over deze informatiebrief kunt u contact opnemen met Permar; directiesecretariaat: tel: 0318-679213.
Bijlagen: - Verslag en hand-out presentatie raadsinformatiebijeenkomst d.d. 29 april jl.
Pagina 2 van 2
Raadsledenbijeenkomst Permar WS Woensdag 29 april 2015 bij Permar te Ede Van 17.00 tot 19.00 uur Odenkirchen Verslag: Sandra Honig-Odenkirchen
Aanleiding: Het Algemeen Best estuur en de directie van Permar WS geven, ven, zoals beschreven be in de Gemeenschappelijke Regeling van Permar, periodiek een informatieve RaadsledenRaadsleden bijeenkomst voor de raadsleden van de in Permar participerende gemeenten. gemeenten
Mevrouw G. Ligtelijn-Bruins,, voorzitter van het Algemeen Bestuur, opent de bijeenkomst en heet alle aanwezigen welkom.. De algemeen directeur is ziek daarom geeft zij z het woord aan de heer R. Journée, Manager Financiën, Control & Informatisering. Informatisering komen Aansluitend volgt een presentatie, waarin de volgende onderwerpen aan de orde komen: Financiën (door Richard chard Journée) Bevindingen van de accountant (door de heer Dankers, Registeraccountant PWC) PWC Terugblik op de transitie (door Irma Obdeijn, Obdeijn manager HRM) Onze medewerkers en klanten (door Leindert Vogel, Vogel, accountmanager) accountmanager Een handout van deze presentaties zijn bij dit verslag gevoegd. Naar aanleiding van de presentaties komen onder andere de volgende vragen aan de orde:
Naar aanleiding van de presentatie van Richard Journée: Journée Waarom was de ambitieuze begroting 2014 goedgekeurd? Er was geen rekening gehouden met de volgende tegenslagen: - beweging naar buiten was lager dan verwacht - lagere toegevoegde waarde - faillissementen (2) bij Meubel - kanteling in een rechtszaak Welke rol heeft de commissaris, commissaris adviseur van het bestuur,, hierin gespeeld? En waarom w is hij vanavond afwezig? De commissaris heeft veel vertrouwen gehad in de juistheid van handelen van de directeur. De commissaris had vaak kritische vragen gesteld aan de directie, maar achteraf mogelijk niet scherp genoeg. In het 4de kwartaal bleek dat het verlies veel groter zou zijn dan verwacht. NB: Van het bestuur zijn de heer Korff (commissaris) en de heer Uitdehaag (lid van het bestuur) vanavond niet aanwezig. Hadden adden de cijfers niet aan de controller gevraagd kunnen worden? De heer van Kouterik heeft zich in maart 2015 ziek ziek gemeld. Meerdere keren is door het bestuur gevraagd om de cijfers aan te leveren. Hij wilde de cijfers zelf toelichten. Mevrouw Ligtelijn zegt dat het bestuur het zichzelf chzelf kan verwijten. Ze hebben, achteraf gezien, teveel vertrouwen gehad op de juistheid in cijfers en de tijdige aanlevering van de heer van Kouterik.
Pagina 1 van 3
Het resultaat 1e kwartaal 2015 is € 480k negatief. Waarom mag je dit niet met 4 vermenigvuldigen? Permar heeft te maken met seizoensinvloeden: de Kwekerij moet het 1ste halfjaar verdienen, Groen vanaf het tweede kwartaal en Schoon start wat later dan begroot. In de bestuursrapportage worden de seizoensinvloeden verdisconteerd meegenomen. Waarom zat er teveel ambitie in de begroting?Waarom is er niet uitgaan van een realistisch scenario en dan de plussen inboeken? Dat was inderdaad beter geweest. De begroting 2015 wordt daarom ook bijgesteld. Permar zou klaar zijn voor de toekomst. Dat wordt niet waargemaakt. Permar is in zijn geheel nog niet klaar. De reorganisatie en doelen zijn gehaald. De cultuurverandering is echter nog niet in de volle breedte zichtbaar. Permar heeft ook te maken gehad met veel tegenslagen in het laatste kwartaal 2014. Komt er een actieplan waarin alle stappen die genomen worden, toegelicht worden? Een plan voor de korte termijn is er (zie presentatie). Voor de langere termijn zal er een strategie bepaald moeten worden. Hoeveel invloeden zullen de genoemde maatregelen hebben op het bedrag? Een voorzichtige inschatting is dat we 3% moeten kunnen halen. Verder wordt naar verwachting het subsidiebedrag aangepast aan het landelijke bedrag vanuit de financiering vanuit het Rijk. In een bijeenkomst hoorde ik dat de werkdruk van een SW-medewerker nu veel hoger ligt. Ik maak me hier zorgen om omdat er signalen zijn dat er veel meer van de medewerkers wordt verwacht. Is dat terecht? Dit kan per werksoort verschillen. Het werk kan ook nog slimmer worden georganiseerd. Er wordt gekeken wat mensen kunnen en daar worden de werkzaamheden op aangepast. De cultuurverandering speelt hier ook een rol in, zoals doktersbezoek buiten werktijd plannen. Hier moeten mensen aan wennen. Kunt u al iets zeggen over de resultaten van april 2015? De resultaten over april zijn nog niet bekend. De verwerking duurt 10 werkdagen. Permar werkt met tijdschrijven. Het duurt even voordat alle urenbriefjes binnen zijn en verwerkt kunnen worden. De resultaten worden geanalyseerd en gaan via de bestuursrapportage naar de ambtelijke werkgroep en het bestuur.
Naar aanleiding van de bevindingen over de cijfers van de accountant de heer Dankers: De controle is nagenoeg afgerond. Voor getrouwheid wordt een goedkeurende verklaring gegeven. Op rechtmatigheid moet hij nog worden nagekeken, met name de Europese aanbestedingen. In de reorganisatievoorziening zit nog een reservering in voor wachtgeldverplichtingen. De posten zijn van de reorganisatie zijn juist verantwoord. Klopt het dat de verliezen in het laatste kwartaal zijn ontstaan? De kwestie van 350k, gesignaleerd bij de interimcontrole bleek niet te incasseren. Dit kwam in januari / februari 2015 pas naar boven. We zouden uitkomen op 180K, daar zit dan de zwevende post van 350k nog boven. De reservering in relatie tot de rechtszaak moest na het laatste kwartaal plaatsvinden. De claim heeft jaren in de risicoparagraaf gestaan. Het risico is in het laatste kwartaal gekanteld waardoor het als post opgenomen moest worden. Pagina 2 van 3
De zomer draaide slecht en in september tekende zich al een negatiever beeld af. De heer van Kouterik had in het vierde kwartaal moeten melden dat de zaken tegenvielen. Het bestuur vertrouwde zijn cijfers. Tijdigheid en kwaliteit van de informatievoorziening - wat vindt de accountant daarvan? De accountant was daar niet negatief over. De accountant controleert een keer per jaar. Kwaliteit en tijdigheid waren prima in orde. De accountant voelt zich ook misleid rond het bedrag van € 350k. Met de kennis van nu kun je anders naar bepaalde zaken kijken. Dat geldt ook voor de afspraak over de aanwezigheid van de accountant in het bestuur, die de heer van Kouterik in het eerste kwartaal heeft afgezegd. Hoe zit het met de opdrachten die de gemeenten geven aan Permar. Levert iedereen wel genoeg? Qua percentage scoren we goed. De doelstelling was om 30% via de gemeenten aan omzet te behalen. Daarin zijn de gemeenten geslaagd. Hoe is de verdeling per gemeente? Deze cijfers zijn wel beschikbaar maar niet direct paraat. Hebben andere SW-bedrijven ook last gehad van de conjunctuur? De heren Haas en Capel hebben een tabel laten zien van alle SW-bedrijven. Permar zit bij de gemiddeld presterende bedrijven.
Naar aanleiding van de presentatie van Irma Obdeijn: Aan Irma wordt gevraagd of ze wel eens met het bestuur spreekt. De laatste tijd dagelijks.
Naar aanleiding van de presentatie van Leindert Vogel: Hoe zit het met de kansen in de markt? Permar speelt een actieve rol hierin. Veel klantcontacten zijn er gemaakt door de jobcoaches, accountmanagers, projectleiders enz. Klantrelaties zijn zoveel mogelijk hersteld. Die waren niet altijd goed onderhouden. De samenwerking met WSP (werkgeversservicepunt) FoodValley begint te lopen. Permar blijft zich focussen op de markt. De beste mensen hebben een plek buiten de muren gevonden. Vertrouwen winnen bij werkgevers vraagt tijd. Dan pas is het mogelijk om naar zaken als jobcreatie te kijken. Het is een mooi verhaal. Maar waarom zien we dit niet in de cijfers terug? Hiervoor is zoals gezegd tijd nodig. Er moet een goede balans komen tussen de plannen en de cijfers. Opmerking raadslid Scherpenzeel: Commerciële mensen zijn te weinig op de hoogte van de gewenste omzet. Dat is niet goed. Afsluiting Voor wat betreft de rapportage over eventuele samenwerking tussen IW4 en Permar merkt mevrouw Ligtelijn op dat de negen raden hierover de politieke discussie gaan voeren. Verder acht ze het niet uitgesloten dat de resultaten over 2014 aanleiding zijn om alles nog eens goed in ogenschouw te nemen. Maar daar gaan de raden over en niet het bestuur. Mevrouw Ligtelijn sluit de bijeenkomst af door iedereen te bedanken voor zijn/haar aanwezigheid en het stellen van de kritische vragen. Vervolgens hebben de aanwezigen gebruik gemaakt van de buffetmaaltijd. Pagina 3 van 3
