MEMO Aan Van Plaats/Datum Betreft
Kantoorgenoten Dagelijks Bestuur Venlo, 8 januari 2016 Jaarplan 2016
In dit jaarplan geven we een toelichting op de corporate agenda van Boels Zanders in 2016. Als basis gebruiken we hiervoor het strategisch plan 2012-2016 waarbij de concrete acties & activiteiten voortkomen uit de ambitie & wensen van de organisatie. Met dit jaarplan willen we richting geven aan en duidelijkheid verschaffen in de prioriteiten van onze organisatie in 2016. Bovenal moet dit plan bijdragen aan verbinding tussen strategie en operatie waarbij de strategische doelstellingen vertaald worden in concrete acties & activiteiten. Medio 2016 zal de strategie herijkt worden wat uiteraard van invloed kan zijn op onze koers en de prioriteiten. Strategisch kader Boels Zanders beschrijft haar koers in een Strategisch Plan 2012-2016. Hierin zijn onze visie, kernwaarden en 4 strategische doelen beschreven. Visie Het bieden van hoogwaardige gespecialiseerde juridische diensten in een aangename zakelijke werkomgeving waarin sprake is van een goede work-life balance. Bovendien het vormen van een gezonde commerciële organisatie met een solide basis en een goed rendement. Kernwaarden & strategische doelen Deze wordt ondersteund door 6 Kernwaarden: Kwaliteit, Ambitie, Clientgerichtheid, Samenwerking, Vernieuwing en Integriteit, om 4 strategische doelen te realiseren: 1. Dienststrategie: dichtbij onze cliënten. 2. Marktstrategie: meer omzet uit strategische cliënten, in Zuidoost Nederland, Duitsland en België. 3. HR strategie: werven en ontwikkelen van top talent 4. Governance: slagvaardig bestuur om strategische doelen te bereiken Deze 4 strategische doelen zijn er om 2 hoofddoelen te realiseren: Gepaste ambitie voor de toekomst, groei is geen doel op zich, maar groei kan wel ons rendement en onze aantrekkingskracht verbeteren. Bedrijfsresultaat positief beïnvloeden, waarbij de balans met andere factoren zoals worklife balance, harmonie en prettig werken ook meetellen. Pay-off Ons merk wordt in de marketing- en communicatiestrategie samengevat in de payoff "De kracht van ambitie".
De strategische doelstellingen van onze organisatie worden hieronder geladen aan de hand van de projecten, acties en activiteiten die voor 2016 op de agenda staan. Dichtbij onze cliënten: toegevoegde waarde leveren in partnership "Een eigentijds regionaal kantoor met (inter)nationale allure dichtbij haar klanten en hun markten in kennis & contact". Het onderscheidend vermogen van Boels Zanders wordt bepaald door onze branding en ervaren via onze klantbenadering. Branding is de merkbeleving (het imago) die wij willen overbrengen en wordt opgebouwd door de kennis en vooral ook de reputatie die wij hebben. In het contact met Boels Zanders zijn ons medewerkers de merkdragers die ervoor kunnen zorgen dat de klant een dienstverlening percipieert die dat merk 'waardig' is. De (door)ontwikkeling van onze producten en dienstverlening willen wij realiseren in samenwerking met onze klanten en ons netwerk. Om dichtbij ons klanten te komen en te blijven staan in 2016 de volgende zaken centraal: Van kennis naar reputatie: de vakkennis van onze medewerkers is en blijft uitstekend op orde middels onze opleidingen, kenniscollectie en intercollegiaal overleg maar is in feite een hygiënefactor. De stap van kennis naar reputatie kan gezet worden door kennis te koppelen aan concrete klanten & markten, kennisdeling intern & extern actief uit te dragen en opinieleiderschap op te bouwen door publicaties, seminars en te doceren & spreken op relevante platforms. Bewustwording van het belang kunnen we creëren in de POP-gesprekken waarin we medewerkers kunnen uitdagen hier een actieve bijdrage in te leveren. Dit zal vanuit kennismanagement ondersteund worden. Het beter etaleren van opinieleiderschap is een belangrijk onderdeel van ons marketing- en communicatiebeleid waar door een beter gebruik en inzet van de beschikbare kanalen, waaronder met name onze website en het extranet, de effectiviteit vergroot moet worden zowel wat betreft interne als externe communicatie. De klantervaring wordt bepaald door de mate waarin de klant tevreden is over prijs en kwaliteit van onze dienstverlening wat weer de optelsom is van het contact met ons kantoor en de advocaat en de uiteindelijke geleverde dienst. Klanten hebben anno 2016 andere verwachtingen van hun juridische dienstverlener en de markt wordt steeds competitiever waardoor het essentieel wordt om de commerciële vaardigheden organisatie-breed naar een hoger niveau te tillen. In 2016 gaan we daarom van start met een commercieel programma waarin zaken als personale branding, onderhandelen en cross-selling aan bod komen. (Door)ontwikkelen van kansrijke product-marktcombinaties waardoor we in nieuwe markten en/of met nieuwe diensten snel & gericht exposure en groei kunnen realiseren. Voor 2016 betreft dit concreet de marktsegmenten Onderwijs, Zorg, Agri & Food en de diensten Privacy, Legal Risk Management en Legal Start Up Support
Pagina
2/6
Jaarplan 2016/DB/CvO/80510_1.docx
Klanttevredenheidsonderzoek: medio 2016 willen wij voor de tweede keer al onze klanten digitaal feedback vragen over onze dienstverlening alsmede hen in klantpanels vragen om mee te denken over onze positionering en de benodigde stappen naar onze volgende strategische fase. Innovatie: eind 2015 hebben we duidelijk geformuleerd op welke wijze we innovatie binnen Boels Zanders verder gaan initiëren, stimuleren en implementeren. Daarnaast willen we ook in co-creatie met samenwerkingspartners en klanten de dienstverlening en diensten van Boels Zanders ontwikkelen. Denk hierbij aan het aanbieden van ketenpakketten in samenwerking met accountants en banken of het installeren van Raden van Advies voor onze praktijkgroepen.
Markt strategie: Meer omzet uit strategische cliënten, in Zuid-Oost NL, DE, BE en internationaal Groei is geen doel op zich maar het verwerven van nieuwe klanten is noodzakelijk om natuurlijk verloop van klanten op te kunnen vangen en het verbreden van de dienstenportfolio binnen onze klanten zorgt voor een grote klantloyaliteit. Om dit te ondersteunen staan in 2016 de volgende zaken op de agenda: Cross selling: door beter accountmanagement zijn we in staat om meer vragen van de klant naar ons toe te halen. Hiervoor moeten wij onze commerciële antennes verder ontwikkelen en klantkennis & - contact beter delen. New business: bij vraaguitval of voor het vermarkten van een nieuwe dienst moeten we gericht nieuwe klanten en/of marktsegmenten gaan bewerken. De acquisitiekracht van ons bedrijf kunnen we vergroten met meer structuur en lef in onze sales. Het verbeteren van marktinformatie en trainen van onze commerciële vaardigheden is de eerste stap die we gaan zetten. Internationalisering: met de internationale desks en het merkenbureau van Boels Zanders kunnen wij een onderscheidende dienstverlening bieden aan de internationale groeiambitie van onze klanten. Daarnaast zal internationalisering nader uitgewerkt gaan worden tijdens de strategische herijking. Marketing & communicatie: voor sales is het ook van belang dat nieuwe klanten of contacten ook op andere manieren dan het persoonlijk contact ervaren dat wij ‘dichtbij’ zijn. Dat betekent dat we vindbaar (website, local branding), herkenbaar (communicatie uitingen) en betrouwbaar (reputatiemanagement) moeten zijn.
Pagina
3/6
Jaarplan 2016/DB/CvO/80510_1.docx
HR strategie: Werven en ontwikkelen van top talent Onze mensen zijn het belangrijkste onderscheidend vermogen van Boels Zanders. De klant vaart immers op de reputatie van de advocaat en het persoonlijk contact wat hij met onze organisatie heeft. De mix van bedrijfscultuur, persoonlijkheden en de toepassing van kennis & vaardigheden maken Boels Zanders uniek. We willen bereiken dat Boels Zanders "a great place to work with" én "a great place to work at" is. In 2016 willen we daarom met de volgende onderwerpen aan de slag: Arbeidsmarktcommunicatie: met het oog op de aantrekkende markt zal het in 2016 belangrijker worden om ons ook positief te onderscheiden richting de arbeidsmarkt. Wij bekleden een relatief unieke positie in Zuid-Nederland maar zullen nog beter onze cultuur en positionering moeten etaleren naar onze potentiële medewerkers. Voor 2016 wordt daarom in samenwerking met onze jonge medewerkers uitgewerkt hoe & waar wij met deze groep vroegtijdig en structureel fysiek & virtueel in contact komen. Professionaliseren HRM: de verdere verbetering van het performancemanagement en loopbaanbeleid binnen Boels Zanders moeten bijdragen aan de ontwikkeling en employability van onze medewerkers. Dit vormt dan weer de basis voor de vergroting van de flexibiliteit van onze mensen en organisatie alsmede een betere 'teaming' binnen specialisaties en praktijkgroepen. Het opzetten van een goed introductieprogramma en intervisie voor de diverse functiegroepen draagt daarnaast ook bij aan de vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling van onze mensen. Kennis & vaardigheden: de kenniscollectie en het opleidingscurriculum wordt continu geactualiseerd. In 2016 zal daarnaast extra aandacht worden gegeven aan de ontwikkeling van commerciële vaardigheden omdat in een steeds meer concurrerende markt, met meer kritische klanten we steeds meer niet alleen de organisatie maar vooral ook onszelf moeten 'verkopen'. Hierbij komen zaken aan bod als personal branding, onderhandelen en acquisitie. Daarnaast wordt in 2016 ook gestart met een POP voor de nonlegal medewerkers om ook hier in gesprek te gaan over de ontwikkeling van kennis en vaardigheden die nodig zijn om de dienstverlening te bieden die wij voor ogen hebben. Medewerkerstevredenheid: de beste marketeers en de beste business developers zijn enthousiaste medewerkers. Zij dragen de organisatie niet alleen een warm hard toe maar dragen dit ook uit. Bovendien komen zij vaak met de beste ideeën en initiatieven voor innovatie en verbetering. Het verbeteren van de interne communicatie en meer werken in projectgroepen kan die betrokkenheid verder vergroten.
Pagina
4/6
Jaarplan 2016/DB/CvO/80510_1.docx
Leiderschap: de markt en ons vak veranderen beiden snel en radicaal. Als organisatie zullen we moeten veranderen waarbij het cruciaal is die stappen te zetten die passen bij de koers van ons bedrijf. Sterk leiderschap zorgt dat we helderheid bieden over die koers en vooral ook het gevoel van vertrouwen en samen creëren over de weg daarnaar toe. Het DB zal de organisatie hierover in 2016 veel regelmatiger informeren en in gesprek gaan met onze medewerkers op de vestigingen. In 2016 willen we ook concreet vertalen wat dit betekent voor het leiderschap binnen Boels Zanders. De rol van de patroon willen we met behulp van de patrooncursus en het introductieprogramma ook verder professionaliseren.
Governance: slagvaardig bestuur om strategische doelen te bereiken Om tot een solide basis te komen met een goed rendement is het zaak dat er goede sturing zit op inkomsten & uitgaven, duidelijke keuzes gemaakt worden over investeringen & besparingen en de organisatie op een goede manier gefaciliteerd wordt om zo haar kernproces optimaal uit te kunnen voeren. In 2016 willen wij hiertoe de volgende initiatieven opstarten: Digitalisering & automatisering: het komende jaar zal het declaratieproces door Aderant 2.0 verder gedigitaliseerd gaan worden. Daarnaast zal met de uitrol van AFAS onze personeelsadministratie geautomatiseerd worden. Hierdoor zal op beide onderwerpen betere managementrapportages en meer gerichte sturing gerealiseerd gaan worden. Met de verdere uitrol van KEI zal de procesvoering ook verregaand gedigitaliseerd worden waarop wij onze zowel qua proces als systeem goed moeten voorbereiden. De kenniscollectie van Boels Zanders wordt bovendien verder geautomatiseerd waardoor het vinden en delen van kennis beter gefaciliteerd worden. Nieuwe en bredere toepassing van de client portal maken het mogelijk om ook digitaal dichterbij onze klanten te komen en onze processen en kennisdeling nauwer op elkaar aan te laten sluiten. Pricing: klanten vragen meer transparantie en inzicht in kosten, tenders worden vaker uitgeschreven in plaats van onderhands gegund. Voor ons betekent dit dat we inzicht moeten krijgen in onze kostprijsstructuur, kennis moeten vergaren over productiviteit & calculaties en vaardigheid moeten ontwikkelen in het commerciële onderhandelingsproces. Eind 2015 starten we daarom met de werkgroep pricing. Wendbaarheid: door de fluctuerende marktvraag, onze groeiende organisatie en de complexiteit van onze matrix (specialisaties, praktijkgroepen en vestigingen) is het van belang om het werkaanbod op een efficiënte manier door onze organisatie te leiden. Hierbij moeten we niet alleen kijken naar capaciteit & kosten maar ook naar kwaliteit zodat we onze medewerkers daadwerkelijk opleiden. Dit vergroot dan zowel de flexibiliteit van en 'teaming' binnen onze organisatie als de employability van onze medewerkers.
Pagina
5/6
Jaarplan 2016/DB/CvO/80510_1.docx
Optimaliseren ondersteuning: digitalisering, automatisering en internationalisering hebben veel invloed op de ondersteuning die de advocaat (nog) nodig heeft. Bovendien hebben generatieverschillen en mate van klantcontact impact op de eisen en verwachtingen die aan ondersteuning gesteld worden. In 2016 gaan we concreet uitwerken op welke wijze de ondersteuning ingericht moet worden om aan deze eisen en verwachtingen te kunnen voldoen. Aanvullend gaan we vanuit alle stafdiensten aan de slag om de dienstverlening & expertise te verbeteren en hierover beter te communiceren binnen Boels Zanders. Daarnaast moet kwaliteit geborgd zijn binnen onze organisatie door primaire processen goed te beschrijven, eenduidig uit te voeren en structureel te monitoren & te verbeteren. Onze ISO-certificering is het keurmerk van de kwaliteit van deze processen. In 2016 zal bovendien daarbinnen ook 'veiligheid' een thema zijn wat we gaan uitwerken waarbij we door middel van meer bewustzijn als concrete maatregelen de beveiliging van zowel de fysieke als digitale werkomgeving willen optimaliseren. Strategische herijking: medio 2016 worden de koers voor 2020 en strategische prioriteiten tot 2018 voor Boels Zanders bepaald.
Visuele weergave jaarplan 2016
Pagina
6/6
Jaarplan 2016/DB/CvO/80510_1.docx
