Verslag van de vervolgbijeenkomst van de UvA en de VU op 7 september 2012 van 12.00 – 17.00 uur. Dagvoorzitter: Isaäk Mol UvA en VU beogen samenwerking en dat heeft ook effect op de medezeggenschap. Op deze vervolgbijeenkomst stonden daarom drie doelen centraal: o we spraken naar elkaar uit wat we in welke rol precies van elkaar verwachten o we genereerden en concretiseerden ideeën over de medezeggenschap binnen het proces van samenwerking VU – UvA o we maakten onderling en kruislings – tussen de universiteiten – kennis
1. Interview met de voorzitters van de Colleges van Bestuur. De voorzitters van het College van Bestuur, Louise Gunning (UVA) en René Smit (VU) werden geïnterviewd door Johan Doesburg. Louise Gunning geeft aan dat het ambitieniveau van de universiteiten in Amsterdam hoog liggen. Amsterdam moet tot de beste van wereld behoren. Aanleiding voor verdere samenwerking is o.a. het OESO rapport waaruit blijkt dat de universiteiten veel kansen laten liggen. Dit wordt met name veroorzaakt door de ruggelingse verhoudingen. Samenwerking en over de eigen grenzen heen kijken lijken juist in Amsterdam onontbeerlijk om te komen tot de gewenste hoge standaard van kwaliteit en zodoende internationaal de concurrentie aan te kunnen. René Smit geeft aan dat er geen blauwdruk ligt van hoe de samenwerking tussen beide universiteiten eruit dient te komen zien. Het is belangrijk om in te gaan op die initiatieven die energie geven. Louise Gunning benadrukt nogmaals dat groei in kwaliteit noodzakelijk is. Onderzoeken tonen aan dat studenten hun keuze voor hun bachelors met name door locatie en reputatie laten bepalen , maar dat bij een master opleiding er bewust voor de hoogste kwaliteit wordt gekozen. Samenwerking zoals thans op gebied van Bètafaculteiten laat zien dat dit uitstekend aanvullend kan werken en bijdraagt aan de verhoging van de kwaliteit. De rol van de medezeggenschap in deze samenwerking tussen de universiteiten is belangrijk. De medezeggenschap wordt dan ook actief opgeroepen ideeën aan te dragen. Een mooi initiatief zou kunnen zijn om te komen tot een kleine werkgroep (ongeveer 6 personen), waarin de diverse doelgroepen, studenten, staf, colleges participeren en die proces volgen en waarmee afstemming is op de formele momenten. Uitgangspunt hierin is een basishouding van elkaar consulteren en ruimte geven aan elkaar. Hierdoor komen besluiten tot stand die goed doordacht zijn en waarbij begrip is voor de diverse afwegingen. De leden van deze werkgroep worden betiteld als ‘ambassadeurs’. Vragen en opmerkingen vanuit de verschillende geledingen Ten opzichte van het bouwteam wordt een betrokkenheid vanuit de medezeggenschap gemist, bijvoorbeeld in de vorm van een werkgroep die zich bezighoudt met de Bètasamenwerking. Bij de bouw van een huis, kom je ook niet op laatst met de afvoerpijpen van een badkamer. De huidige aanpak van de mate waarin de medezeggenschap betrokken wordt in dit traject verschilt tussen de universiteiten, iets dat door de verschillende structuur op de universiteiten nog verder versterkt wordt. Dit pleidooi lijkt op de eerder genoemde ambassadeursgroep en wordt als zodanig ook door de CvB-voorzitters omarmd.
1
Een van de geledingen stelt dat, in dit soort trajecten, vertrouwen noodzakelijk is. Angst bestaat bij het personeel dat samenwerking ook gevolgen heeft voor de personele bezetting, zoals de facilitaire bedrijfsvoering, waarbij harmonisering mogelijk ook krimp tot gevolg heeft. De bestuurders geven aan dat samenwerking inderdaad mogelijke personele gevolgen kunnen hebben. Echter om te kunnen groeien en om te voldoen aan de internationale standaard is samenwerking onontbeerlijk.
2. De tafels De deelnemers gingen met elkaar in gesprek in een soort van World Café, waarbij er zes thema-tafels waren gemaakt. Deze waren te verdelen in twee soorten: meer algemeen (1, 2 en 6) en specifiek op vormgeving van medezeggenschap bij de samenwerking gericht (3, 4 en 5). Resultaten tafels Consultatie, Participatie, Formeel Het begrip ‘’consultatie’’ behelst onder meer: o visie ontwikkelen, o meningsvorming, o motivering, o een goede start maken o structurele informatie (van bestuurders, via uitwisseling en vanuit informele contacten) Het verkrijgen van juiste informatie achten de deelnemers van wezenlijk belang. Er is een onderscheid aan te brengen en wel tussen de meer praktische zaken en de concrete zaken die inherent zouden moeten zijn aan het consultatieproces. Onder de praktische zaken scharen we de volgende begrippen: o tijdig beginnen, o bijeenkomsten, o iemand vrijmaken voor communicatie en afstemming, o inzet van digitale sociale media. Hieruit valt te herleiden dat er een specifieke behoefte is aan structureel overleg. Hoe consultatie zou moeten plaatsvinden binnen de beide organisaties werd door de volgende begrippen duidelijk: o medezeggenschap consulteert medewerkers (brede consult), o peiling, o uitnodiging tot tegendenken, o project breed, o consultatieplannen. Praktische aanbeveling: a. Informele 3-maandelijkse bijeenkomst voor medezeggenschapsorganen (algemeen en MZ). Het begrip “participatie” behelst vier kernbegrippen.
2
Participatie zou vorm kunnen krijgen op de volgende wijze:
Dit leidt tot de volgende aanbeveling: b. Zowel centraal als decentraal sparring-partnerteams instellen, ideeën-challenge organiseren d.m.v. een site en op die manier een brug vormen tussen medewerkers en bestuur “Formele medezeggenschap” in het kader van de aanloop naar een besluit tot duurzamen samenwerking tussen UvA en VU wordt langs vijf invalshoeken besproken o Wie neemt het besluit en wie adviseert? Gewenst: niet twee parallelle trajecten, maar gelijkluidende beslisdocumenten en gezamenlijke voorbereiding van advies daarop. Het advies wordt formeel wel door de medezeggenschapsorganen apart uitgebracht aan bestuursorganen van één van beide instellingen, maar er zijn geen formele bezwaren gelijkluidende adviezen uit te brengen. o Centraal – decentraal Formeel worden de besluiten gedeeltelijk op centraal universitair niveau en gedeeltelijk op facultair niveau genomen. Dit zou je verder kunnen uitwerken en een verkaveling / onderscheid kunnen maken in de formele verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de besluitvorming en in de medezeggenschap.
3
o Rechten De WOR en de reglementen leiden tot adviesrecht voor de personeelsgeleding.. De reikwijdte van het besluit zou eerder een soort van overeenstemmingsvereiste toepasselijk maken. In de WOR is dat instemmingsrecht. o Aanloop tot definitief beslisdocument Er wordt gepleit voor het bespreken van verschillende scenario’s en opties met de medezeggenschap in de voorbereiding. Dan kan er in dat stadium advies worden gegeven waar dat passend is. Ook is het mogelijk dan ruimte te scheppen voor het voortschrijden van inzicht bij bestuur en medezeggenschap. o Personeel en studenten Het hangt van het onderwerp en van de fase in het proces van besluitvorming af of personeel en studenten aparte, parallelle trajecten lopen. Hoe dichter bij een definitief besluit, hoe zwaarder de rechten en hoe meer gezamenlijk optreden als medezeggenschap. Deze discussie resulteert in drie aanbevelingen: c. Gezamenlijke werkgroepen (beide instellingen, personeel/student) van de medezeggenschap op centraal en op facultair niveau instellen en met bestuurders van beide instellingen gezamenlijk afspraken laten maken over het proces, wellicht neer te leggen in convenanten. d. Een constructie van een gezamenlijke vergadering op facultair niveau. Gezamenlijk vergaderen van besturen en medezeggenschapsorganen van beide instellingen op cruciale momenten om de samenhang in het proces versterken. e. Het onderscheiden van onderwerpen/projecten/domeinen onderscheiden waarop besluiten genomen moeten worden. Kleinere projectgroepen van de medezeggenschap richten zich dan op voorbereiding van advies/instemming m.b.t. deelbeslissingen.
Resultaten algemene tafels De meer algemene tafels resulteren deels ook in algemene opmerkingen of procedurele voorstellen. Zoals het behouden van de diversiteit van onderwijs en de integratie van roosters bij samenwerking. Evaluatie van een reeds lopend, groot en complex onderwerp, als exempel voor de samenwerking te beschouwen, leidt tot onder meer de volgende aanbevelingen: g. Stel werkcommissies in op ad hoc basis, passend bij het moment van beleids- of besluitvorming h. Behalve dat er ‘ambassadeurs’ uit de medezeggenschap overleggen met bestuurders die de planvorming en uitvoering ter hand nemen, vanuit de bestuurders een groep ambassadeurs vormen die met de medezeggenschap overleggen. Zowel centraal als decentraal. Rondom de samenwerking LO en medezeggenschap van personeel en studenten zijn de volgende aanbevelingen te noteren: i.
- Lokale regelgeving bij VU en UvA te inventariseren en op elkaar af te stemmen - Een periodiek overleg tussen C/GOR en UCLO bij beide universiteiten en per universiteit - Gelijkwaardige convenanten aan de VU en aan de UvA - Bij de UvA –net als bij de VU- een toehoorder deel te laten nemen bij elkaars overlegtafel
4
3. Afsluitend Opvallend is dat de meeste trends die landelijk geconstateerd worden, ook bij de UvA – VU spelen. Voorbeelden daarvan zijn de veelheid aan overlegtafels, maar ook de veelheid aan relaties en de balans in vertrouwelijkheid, tijdigheid en mate van invloed. De tafels consultatie en participatie leverden de aanbeveling op meer mensen inhoudelijk te betrekken, ook buiten de formele medezeggenschap om. Aan deze en aan de andere tafels werden veel mogelijkheden geopperd op een meer informele wijze met elkaar te werken en de inhoud centraal te stellen. Aan de tafels zijn concrete vormen benoemd, die gekozen en uitgewerkt kunnen worden, zoals een ideeën-challenge. Evaluatie van een grote reorganisatie van de VU liet zien dat hoe belangrijk deze aspecten kunnen zijn. Reeds in het interview met de voorzitters van de Colleges van Bestuur kwam een vereenvoudiging in de formele relaties naar voren. Door kleinere groepen, over de lagen heen, meer actief met elkaar in het proces te laten optrekken, met regie vanuit organisatie en medezeggenschap, ontstaat ruimte voor een proactieve, gezamenlijke stijl, aandacht voor sfeer, onderling vertrouwen en innovatieve slagkracht. In het land zijn voorbeelden zichtbaar van vernieuwende medezeggenschap via een regiegroep van bestuurder en OR en actieteams per thema, waardoor een wisselend aantal mensen op expertise en betrokkenheid meedoet in de ontwikkeling van de organisatie. De binnen UvA / VU genoemde groep van ambassadeurs, of een vergelijkbare gesuggereerde counterpart van het bouwteam, kunnen we parallel hieraan wellicht beschouwen als soort van regiegroep op een thema, waarna medewerkers op verschillende wijze betrokken worden: zoals actieteams, challenge-groups, social media of de driemaandelijkse uitwisselingsbijeenkomst. De formele kant kan dan inderdaad gebaat zijn bij een soort van overeenstemmingsvereiste over proces en inhoud. Ook dat zou in kleinere groep overeengekomen en vastgesteld kunnen worden. Het verdient daarom aanbeveling de volgende zaken nader uit te werken: o
het vormen van een kleine groep die het proces van samenwerking in beeld brengt en regie voert op de uitvoering. Belangrijk daarin is in elk geval dat de leden van deze groep een gezamenlijke stijl en sfeer vinden. Ook op lagere niveaus kan deze vorm uitgewerkt worden.
o
het organiseren van diverse, meer informeel en inhoudelijk georiënteerde, deelname van medewerkers en studenten bij belangrijke thema’s op de verschillende niveaus. Te denken is aan ‘actieteams’, maar ook sociale media, periodieke bijeenkomsten en de diverse andere ideeën die aan de tafels genoemd zijn. Deze dienen als voeding van het formele overleg
o
Het vereenvoudigen van de relatie LO – OR en evt. SR. Verschillende universiteiten zinspelen hierop of experimenteren ermee. In andere sectoren (gemeente, politie) zijn al verdergaande oplossingen toegepast.
o
Passend omgaan met bevoegdheden; op grotere thema’s een soort overeenstemming door het proces goed in te richten. Een uitvloeisel van het genoemde onder (1).
Auteur Isaäk Mol.
5
Bijlage: deelnemers Bekkenkamp, Jonneke
Lid COR
Bergstra, Jan
Voormalig voorzitter COR
Donner, David Jan
Lid COR
Hendriks, Joke
Lid OR FNWI
Hille, Charlotte
Lid COR
Lissenberg, Arjen
Lid COR
Meulemans, Toon
Lid OR FEB
Renes, Femke
Ambtelijk secretaris COR
Rodenburg, Piet
Lid OR FNWI
Tamminga, Pieter
Secretaris COR
Terpstra, Maarten
Lid COR
Visser, Ingmar
Vicevoorzitter COR
Willems, Anita
Ambtelijk secretaris OR AMC
Winkels, Radboud
Voorzitter COR
Zwaga, Christel
Lid COR
Bodrij, Roos
Vicevoorzitter CSR
Bol, Roos
Lid FSR FNWI
Crabbendam, Esther
Voorzitter FSR FGw
Dhillon, Romy
Lid FSR FNWI
Genuchten, Jet van
Lid CSR
Gooskens, Lucie
Voorzitter CSR
Hoven, Rik van den
Lid CSR
Korzec, Sascha
Lid CSR
Lupina, Zilla
Lid CSR
Mil, Joeri van
Lid CSR
Oosterwijk, Jaap
Voormalig voorzitter FSR FGw
Sadal, Ishtu
Lid CSR
Woutersen, Emiel
Lid FSR FNWI
Zeef, Sophia
Lid CSR
Bloemen, Willem van
LO
Keulen, Sjoerd
LO
Boom, Dymph van den
Rector CvB
Brakman, Inge
Lid RvT
Bremer, Liduine
Programmamanager Amsterdamse Academische Alliantie
Broers, Bart
Procesmanager integratie bètafaculteiten
Grommers, Wrister
Hoofd bureau Communicatie
Gunning, Louise
Voorzitter CvB
Krol, Miek
Hoofd Juridische Zaken
Leemreize, Ria
Beleidsmedewerker P&O
Poppes, Kiki
Strategisch directeur P&O
6
Susan von Meyenfeldt/ Selma Hinderdael
Bestuurssecretaris
Zaanen, Mieke
Secretaris RvT
Boersma, Jan
Voorzitter bestuur Sofokles
Huysse, Johan
VSNU
Visser, Tineke
CAOP
Ottho Heldring
Voorzitter Ondernemingsraad VU
Jelly Reinders
Vicevoorzitter Ondernemingsraad VU
Lambert Truijens
Lid Ondernemingsraad VU
Klaas de Graaf
Lid Ondernemingsraad VU
Ivo van Stokkum
Voorzitter Onderdeelcommissie FEW
Cees Wattèl
Voorzitter Onderdeelcommissie FALW
Trudie van Kampen
Lid Onderdeelcommissie FALW
Joeri van Raalte
Voorzitter USR VU
Harmen van Steenhoven
Vicevoorzitter USR VU
Vincent Benjamin
Lid USR VU
Eveline Baas
Lid USR VU
Femke Wijman
Lid USR VU
Mirte van Diepen
Lid FSR FEW
Max Neven
Lid FSR FEW
Sander Kerkdijk
Lid FSR FEW
Kai van der Meer
Lid FSR FALW
Arjan Slaakweg
Lid FSR FALW
Elise Dijkstra
Kaderlid CNV Publieke Zaak (LO)
Ellie Pauëlsen
Vakbondsfunctionaris Abvakabo
René Smit
Voorzitter College van Bestuur VU
Anneriek de Heer
Directeur HRM VU
Marjan van Hunnik
Hoofd Expertisecentrum HRM VU
Monica Nieuweboer
Secretaris overlegzaken VU
Celine Boumans
Beleidsmedewerkers Bestuurszaken VU
Kitty Jong
Ambtelijk secretaris OR VU
7
