Verslag van de vergadering van de Ouderraad, gehouden op woensdag 7 mei 2014

Ouderraad De Nieuwe Veste 7 mei 2014 Bladzijde 1

Verslag van de vergadering van de Ouderraad, gehouden op woensdag 7 mei 2014 Aanwezig

: dhr. H. Bijen, dhr. A. Bijkerk, mevr. A. Dorgelo-Robben, dhr. F. Fransen (tot 21.10 uur), mevr. M. Hoegen, dhr. J. Landman, mevr. D. Nevels-Soetebier, mevr. C. Raat, mevr. H. van Rijn, dhr. A. Strijker, mevr. N. Vleems, dhr. H. Vrooland, mevr. A. VuureggeBeerling

Afwezig (met kennisgeving)

: mevr. C. Fledderus, dhr. P. Kuiper, mevr. S. van Maanen, dhr. W. Platje

Afwezig (zonder kennisgeving)

: dhr. R. Dries, dhr. S. Hoogland, dhr. G. Meijerink, mevr. M. Tuinier, dhr. C. Visser

Notulist

: mevr. D. Zandbergen

1.

Opening Dhr. Strijker opent de vergadering om 19.30 uur. Dhr. Strijker heet mevr. Van Rijn van harte welkom als nieuw lid van de OR en geeft haar de gelegenheid zich voor te stellen. Dhr. Strijker vertelt verheugd te zijn dat mevr. Zandbergen vanaf heden weer de taak van notulist van de OR op zich neemt. Mevr. Raat licht hierop toe dat vorig schooljaar in verband met drukte en bezuinigingen op het secretariaat door de RvB in overleg met de OR is afgestemd dat de OR het notuleren in eigen beheer zal nemen. Dit beviel de OR het afgelopen schooljaar niet goed, waardoor de RvB en de OR hebben afgestemd dat school nu weer zal voorzien in een notulist.

2.

Notulen vergadering d.d. 17 februari 2014  Blz. 1 – Actielijst, tweede bullet: mevr. Vuuregge meldt dat haar achternaam verkeerd staat vermeld. Daarnaast heeft vermelding van de link op de website niet te maken met het oplossen van het tekort aan notulisten voor klassenoudervergaderingen.  Blz. 1 – Actielijst, vijfde bullet: mevr. Raat geeft mevr. Zwols op de hoogte te hebben gebracht van opmerkingen van de OR over de indeling van de website. Mevr. Zwols heeft vervolgens contact gehad met een OR-lid om de website aan te passen. Mevr. Raat vraagt of de OR-leden de indeling van de website nu verbeterd vinden. De nieuwe indeling is door de OR-leden nog niet beoordeeld. Mevr. Raat verzoekt de OR-leden de nieuwe indeling van de website te beoordelen en haar een reactie te geven.  Blz. 2 – Actielijst, zevende bullet: mevr. Raat vertelt dat de officiële opening van het nieuwe gebouw van praktijkonderwijs op 12 maart jl. succesvol is verlopen. De aanwezigheid van de OR hierbij wordt zeer gewaardeerd.  Blz. 2 – Mededelingen DB, derde bullet: dhr. Bijen meldt dat zijn achternaam verkeerd staat vermeld.

Ouderraad De Nieuwe Veste 7 mei 2014 Bladzijde 2

 Blz. 2 – Mededelingen DB, vierde bullet: dhr. Strijker meldt dat mevr. Vleems en mevr. Hoegen beiden een nieuw OR-lid hebben geworven. De gegevens van deze twee nieuwe OR-leden zijn reeds doorgegeven aan dhr. Strijker.  Blz. 3 – Gezonde kantine, vierde bullet: mevr. Hoegen vraagt of er, conform het nieuwe alcholbeleid, op het gala geen alcohol zal worden geschonken aan leerlingen van 18 jaar en ouder. Mevr. Raat meldt dat de alcoholwet wordt gehanteerd en het gebruik van polsbandjes voor leerlingen van 18 jaar en ouder onderzocht wordt. Mevr. Raat vertelt dat het streven is om een meer gezondere school, en dus een alcohol- en rookvrije school, te worden. Roken door leerlingen wordt alleen gedoogd op de rookplek op het schoolplein van de bovenbouw. In het geval van het instellen van een rookverbod op het schoolplein, verplaatsen de leerlingen zich buiten de schoolhekken wat mogelijk overlast kan geven.  Blz. 4 – Rondvraag, vierde bullet: mevr. Raat licht toe dat dhr. Karstenberg altijd bereid is om mee te denken over samenwerking van school en sportverenigingen op het gebied van alcohol- en rookbeleid. Het initiatief hiertoe licht bij de OR.  Notulen: worden vastgesteld. 3.

Actielijst vergadering d.d. 17 februari 2014  Derde actiepunt (04-02-2014): mevr. Zandbergen zorgt voor naambordjes en badges voor de OR-leden.  Vierde actiepunt (04-02-2014): dhr. Strijker licht toe dat de OR meer betrokken bij school wil zijn door zoveel mogelijk bij overleggen over schoolactiviteiten aanwezig te zijn. Dhr. Vrooland zal dit samen met dhr. Platje oppakken.  Vijfde actiepunt (17-02-2014): mevr. Raat meldt dat dhr. Karstenberg tijdens de volgende ORvergadering uitleg zal geven over het gebruik van tablets in het onderwijs. Mevr. Raat licht toe dat dhr. Karstenberg en zij met ingang van dit schooljaar beiden sectordirecteur zijn met beiden een eigen portefeuille: dhr. Karstenberg heeft ICT (tablets) in de portefeuille en mevr. Raat heeft Zorg in de portefeuille. Mevr. Raat en dhr. Karstenberg zullen omstebeurten bij de OR-vergaderingen aanwezig zijn.  Zesde actiepunt (07-04-2014): dhr. strijker geeft aan nog contact met dhr. Hilbink te zullen opnemen over overlast door rokende leerlingen, rommel bij de Shell en het vernielen van fietsen. Dhr. Vrooland geeft aan dat alleen het eerste lesuur toezicht bij het fietsenstalling is en dat de problemen zich dan niet voordoen. Mevr. Hoegen vraagt of er camerabewaking is, zodat camerabeelden nagekeken kunnen worden. Dhr. Vrooland geeft aan dat dit gebeurd. Mevr. Hoegen vraagt of leerlingen meer naar de Shell gaan nu de snoepautomaten in de schoolhal verwijderd zijn. Mevr. Raat meldt dat het aantrekkelijke aanbod van ‘de gezonde schoolkantine’ ervoor zorgt dat leerlingen kiezen iets in de schoolkantine te kopen in plaats van bij de Shell. Mevr. Hoegen vraagt naar het door dhr. Karstenberg reeds eerder genoemde plan om leerlingen van de bovenbouw toezicht te laten houden tijdens de pauzes. Mevr. Raat geeft aan dat ‘de gezonde schoolkantine’ eerst de aandacht vraagt.  Mevr. Vuuregge merkt op dat ‘de gezonde schoolkantine’ een zeer geschikt onderwerp zal zijn om de klassenoudervergaderingen door de afdelingsdirecteuren mee te laten starten. Dhr. Strijker zal hiertoe informatie inwinnen bij mevr. Doldersum, kantinebeheerder. Mevr. Raat zal de afdelingsdirecteuren op de hoogte stellen voor de klassenoudervergadering (is inmiddels afgehandeld).  Mevr. Vuuregge meldt dat als actiepunt voor de volgende OR-vergadering ‘notulisten klassenoudervergaderingen’ genoteerd mag worden. Er zal gezamenlijk afgestemd worden wie wanneer zal notuleren.

4.

Skireis 2014 Dhr. Fransen geeft op verzoek van dhr. Strijker een presentatie voor de OR over de skireis.

Ouderraad De Nieuwe Veste 7 mei 2014 Bladzijde 3

Dhr. Fransen is buitengewoon lid van de OR en vormt samen met met dhr. Strijker en lo-docenten dhr. Schipper en dhr. Vrielink de organisatie van de skireis. De skireis heeft inmiddels tien keer plaatsgevonden. Drie jaar geleden is de organisatie van de skireis door bovengenoemde heren overgenomen van dhr. Verdoold en mevr. Douma. Reden voor de wijziging van de samenstelling van de organisatie is verlaging van de kosten. Dit schooljaar kijkt de organisatie terug op een geslaagde skireis. De skireis ging voor het eerst naar het skigebied van Dachstein West (Oostenrijk). Om een impressie te geven van dit skigebied toont dhr. Fransen de OR-leden een korte promotiefilm. Vervolgens vertelt dhr. Fransen de OR-leden onder andere over:  de organisatie (dit schooljaar voor het eerst zonder SnowJoy)  de aanmelding van leerlingen (sportief aangelegde leerlingen, op volgorde van aanmelding, maximaal 124 leerlingen voor twee bussen)  de reis (vroeger vertrek (3.00 uur ’s nachts) dan voorgaande jaren)  de begeleiding (veel enthousiaste aanmeldingen van sportieve docenten in ruil voor taakuren)  het dagprogramma (twee keer per dag verplicht ski- of snowboardles)  de opvang van calamiteiten (gebruik van buitenlandformulier en opvang door dhr. Strijker)  de financiën (dit schooljaar totaal 55.000 euro - kostendekkend: 495 euro per leerling, een betalingsregeling is mogelijk) Dhr. Strijker vertelt dat dhr. Bijen kascontrole op de skireis uitvoert en vraagt welk OR-lid hierbij wil ondersteunen. Mevr. Nevels geeft aan dit te willen doen. Om een impressie te geven van de skireis laat dhr. Fransen de OR-leden een film zien van de skireis van 2013. Dhr. Strijker bedankt dhr. Fransen voor presentatie. 5.

Pauze

6.

Mededelingen Mededelingen van de directie  Kwartaalrapportage Mevr. Raat heeft dhr. Strijker voorzien van de kwartaalrapportage ter verspreiding onder de ORleden. Mevr. Raat licht toe dat school elk kwartaal middels een rapportage verantwoording moet afleggen aan de Raad van Toezicht. Elk directielid vult de rapportage vanuit zijn/haar eigen portefeuille. De kwartaalrapportage is door dhr. Strijker nog niet doorgestuurd aan de OR-leden. Mevr. Zandbergen zal dit verzorgen. Indien er vragen zijn over de kwartaalrapportage kan er contact worden opgenomen met mevr. Raat.  Tevredenheidsonderzoek ouders 2014 Het tevredenheidsonderzoek heeft reeds plaatsgevonden. Mevr. Raat zal het rapport aan de ORleden zenden met het verzoek deze door te nemen. Het rapport tevredenheidsonderzoek 2014 wordt als agendapunt voor de volgende OR-vergadering genoteerd.  De gezonde schoolkantine (ruimtegebrek) De grote schoolzaal is te klein voor het aantal leerlingen dat er gebruik van maakt. Mevr. Raat en dhr. Karstenberg onderzoeken of dit opgelost kan worden door de pauzes per leerjaar op een andere tijd te laten plaatsvinden en/of door het atelier CKV te verplaatsen naar de praktijkvleugel om het atelier CKV als kleine kantine in gebruik te kunnen nemen.  Laatste schooldag (LSD) Donderdag 17 april jl. vierden de eindexamenkandidaten van locatie Coevorden de LSD bij de Klinkevlierse plas. De LSD is goed verlopen met uitzondering van een incident om 2.00 uur ’s nachts, waarbij een aantal leerlingen op het dak van de school vernielingen hebben aangebracht. Aan de hand van camerabeelden wordt nu onderzocht welke leerlingen het betreft. Op locatie Hardenberg wordt 8 mei a.s. de LSD gevierd.

Ouderraad De Nieuwe Veste 7 mei 2014 Bladzijde 4





Centraal Examen Mevr. Raat vertelt dat het Centraal Examen van BB deze week is gestart en dat KB, mavo, havo en vwo volgende week starten. Vanwege ruimtegebrek vinden in Coevorden de examens nu op twee locaties plaats: mavo, havo en vwo aan de Van Heeckerenlaan en KB aan de Linthorst Homanlaan. Locatie Hardenberg week voorheen voor de examens uit naar het waterschapsgebouw, maar heeft dankzij schuifwanden nu voldoende ruimte in het vernieuwde gebouw om daar de examens te houden. De examenuitslag voor BGL en mavo is op 11 juni a.s. en voor havo en vwo op 12 juni a.s. Openingsfeest praktijkonderwijs Op 12 maart jl. heeft de officiële opening van het nieuwe gebouw voor praktijkonderwijs plaatsgevonden. Mevr. Raat meldt dat er op 28 mei a.s. vanaf 12.15 uur een openingsfeest voor het praktijkonderwijs is, waarvoor alle ouders met leerlingen op het praktijkonderwijs worden uitgenodigd. De OR is van harte welkom om hierbij aanwezig te zijn. De uitnodigingen worden binnenkort verstuurd.

Mededelingen van de Ouderraad  Uitnodiging oudergeleding MR Dhr. Strijker meldt dat hij op uitnodiging van de MR overleg met de MR heeft gehad om de taken met elkaar te bespreken en te kijken hoe ze elkaar kunnen versterken. Conclusie is dat de OR korte lijnen heeft met de directie en dat er geen zaken zijn waar de OR niet uitkomt en die doorgespeeld moeten worden naar de MR. De volgende afspraken zijn tijdens het overleg gemaakt:  Notulen van de vergaderingen worden wederzijds uitgewisseld.  De OR signaleert punten die door de MR opgepakt kunnen worden en geeft deze door.  Er wordt structureel gezamenlijk overleg ingepland.  De MR bekijkt samen met een delegatie van de OR de nieuw opgestelde reglementen en adviseert desgewenst.  De OR in Hardenberg zal worden uitgebouwd tot een volwaardige OR.  Binnen de OR/klassenouders kandidaten werven voor de MR.  Samen met mevr. Zwols (PR) de mogelijkheden bekijken voor een gezamenlijke informatiefolder.  De eerstvolgende bijeenkomst van de beide Ouderraden staat gepland op 16 juni a.s.  De MR gaat een vraag stellen aan het bevoegd gezag over de relatie Mbo Drenthe College en De Nieuwe Veste.  Benoemen kascommissie Dhr. Bijen meldt dat er in verband met zijn aftreden een nieuwe penningmeester gekozen moet worden plus een nieuw kascommissielid. Mevr. Hoegen merkt op dat er zich hiervoor reeds drie OR-leden hebben aangemeld en dat dit in de notulen zou moeten staan. Dhr. Strijker geeft aan dit te zullen navragen bij mevr. Van Maanen. 7.

Werkgroepen en commissies 



Vergaderdata OR volgend schooljaar Zodra de vergaderdata van de OR plus de datum voor de algemene ouderavond voor volgend schooljaar bekend zijn, zal mevr. Zandbergen deze data aan de OR-leden communiceren. Het onderwerp voor de algemene ouderavond staat reeds vast, te weten: Terugkoppeling tevredendheidsonderzoek ouders 2014. Diploma-uitreikingen Mevr. Hoegen vraagt welk presentje de OR tijdens de diploma-uitreikingen aan de geslaagden zal overhandigen. Gezamenlijk wordt besloten ook dit schooljaar weer een usb-stick te geven. Dhr. Bijen zal de usb-sticks bestellen en hierover ook contact opnemen met de OR van locatie Hardenberg. Mevr. Zandbergen zal dhr. Bijen voorzien van het aantal eindexamenkandidaten per afdeling. Mevr. Hoegen heeft een planning gemaakt voor welk OR-lid bij welke diploma-uitreiking aanwezig is en heeft nog inzet van een aantal OR-leden nodig. Mevr. Hoegen zal de planning aan de OR-leden mailen en ontvangt graag aanmeldingen retour.

Ouderraad De Nieuwe Veste 7 mei 2014 Bladzijde 5

8.

Evaluatie klassenoudervergadering d.d. 4 maart 2014 Mevr. Vuuregge vertelt dat de klassenoudervergadering van 4 maart jl. goed is verlopen. De link die is opgenomen in de uitnodiging voor de ouders werkt voortreffelijk. De eerstvolgende en laatste klassenoudervergadering van dit schooljaar is op 12 mei a.s. Het is wenselijk dat de notulen eerder (binnen 14 dagen) verstuurd worden naar de ouders. Verzending van de notulen loopt nu vertraging op doordat de afdelingsdirecteuren eerst actiepunten willen afronden. Daarnaast zijn er in de bovenbouw nog klassen zonder klassenouders. Het is wenselijk dat de mentor en afdelingsdirecteur hierop actie onderneemt. Mevr. Hoegen geeft aan dat de bovenbouw weinig klassikale lessen heeft, maar voornamelijk lessen in clusters volgt en dat dit een oorzaak kan zijn voor het ontbreken van klassenouders. Dhr. Strijker vraagt of zijn optreden als voorzitter voor de klassenoudervergaderingen meerwaarde heeft en of dit nog nodig is voor volgend schooljaar. Dhr. Vuuregge vindt de meerwaarde dat de OR hierdoor zichtbaar is voor de ouders en vertelt kan worden waar de OR zich mee bezighoudt. Mevr. Vuuregge verzoekt mevr. Raat om de afdelingsdirecteuren te vragen om de eerstvolgende klassenoudervergadering te openen met ‘de gezonde schoolkantine’. Dhr. Strijker zal contact opnemen met mevr. Doldersum, kantinebeheerder, voor informatie over ‘de gezonde schoolkantine’.

9.

Gebruik van tablets op school Dit agendapunt wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering (zie ook punt 3, bullet 3).

10. Rondvraag  Mevr. Nevels geeft aan de notulen van de vorige vergadering pas gisteren te hebben ontvangen en verzoekt om deze eerder te verzenden. Mevr. Zandbergen geeft aan dat het streven is om de notulen binnen 14 dagen te versturen.  Mevr. Raat meldt dat de laatste versie van het huishoudelijk reglement van de OR uit 2002 stamt. Hoewel het reglement de verantwoordelijkheid van de OR is, doorloopt mevr. Meier nu het document en past voor zover mogelijk het reglement aan wat betreft de huidige functies. Mevr. Raat zal mevr. Meier verzoeken het aangepaste reglement aan dhr. Strijker te sturen met het verzoek een vernieuwde versie te maken. Dhr. Strijker geeft aan dit met het DB van de OR te zullen oppakken.  Dhr. Bijkerk vraagt in verband met de werving van nieuwe OR-leden wanneer de kennismaking voor de nieuwe eerstejaarsleerlingen plaatsvindt. Mevr. Zandbergen zal dit nagaan en de datum communiceren aan de OR-leden.  Mevr. Hoegen vraagt, in verband met het presentje van OR, wanneer de diploma-uitreiking van praktijkonderwijs plaatsvindt. Mevr. Raat meldt dat de leerlingen van praktijkonderwijs op verschillende data certificaten ontvangen. Mevr. Raat zal hierover afstemmen met mevr. Bults, teamleider praktijkonderwijs. 11. Sluiting Dhr. Strijker vraagt nieuw OR-lid mevr. Van Rijn hoe zij de OR-vergadering ervaren heeft. Mevr. Van Rijn geeft aan dat de OR-vergadering vrij zakelijk is in vergelijking maar haar ervaringen met de OR van de basisschool. Zij is enthousiast om OR-lid te worden. Dhr. Strijker legt uit dat mevr. Van Rijn tijdens de jaarvergadering in november 2014 officieel als OR-lid zal worden benoemd en tot die tijd aspirant-lid is. Dhr. Strijker sluit de vergadering om 21.35 uur. De volgende en tevens laatste OR-vergadering van dit schooljaar zal plaatsvinden op dinsdag 24 juni 2014 om 19.30 uur in de personeelskamer.