Verslag van de raad van bestuur van de erkende Gemeentelijke Cultuurraad Beveren op donderdag 16 oktober 2014 - 20 uur - mediazaal Ter Vesten, Beveren Aanwezig: Kris Deckers, voorzitter Hilde Reyniers, cultuurbeleidscoördinator, secretaris Leden: Hendrik Deckers, Bart Hendrickx, Bert Jacobs, Anita Morjaen, Diane Scheerders, André Tas, Luc Van Broeck, Mieke Van Hove, Roland Van Kemseke, Eric Van Oevelen, Rita Verhoeven, Gerda Vlegels Verontschuldigd: Cecile D’Hollander, Marleen Wymeersch Johan Smet, schepen van Cultuur
1. Welkom en inleiding door Kris Deckers De voorzitter verwelkomt de leden van de RVB en leidt de vergadering in. Vanavond proberen we ons, naast de vaste agendapunten, wat meer te concentreren op enkele inhoudelijke punten zoals de ‘wandelbrochures’ en de toekomstige ‘projectwerking’.
2. Goedkeuring en opvolging verslag 03/09/2014 De voorzitter overloopt het verslag van vorige vergadering. Een aantal punten komt nog terug in de loop van de vergadering. Financiën De meeste facturen m.b.t. het afgelopen seizoen zijn inmiddels binnen bij de penningmeester. Een aantal facturen zijn nog in behandeling. Een aantal facturen van Sabam zijn intussen rechtgezet. Festivalconcert – terugblik en evaluatie o Het concert in het kader van het Festival van Vlaanderen was zonder meer geslaagd. Er kwamen diverse positieve reacties binnen van genodigden zowel als bezoekers. Ook het glas dat achteraf werd aangeboden door de gemeente, en het hapje aangeboden door de GCR, vielen in de smaak. o Bemerking: het is beter om de receptie in een besloten zaaltje aan te bieden, zo blijft de groep samen, anders loopt iedereen in het hele gebouw rond. o Hapje bij receptie werd aangeboden door de GCR. Het budget hiervoor was begroot op 400,- en is opgetrokken naar 500,- omwille van de capaciteit van de zaal (180 plaatsen). o Naar volgend jaar toe, zal er contact opgenomen worden met Christl Van den Broucke, om een voorbereidende vergadering te plannen, waarin de GCR betrokken wordt voor concrete praktische taakafspraken. De voorzitter vraagt wie interesse heeft om dit mee op te volgen? Gerda geeft aan dat ze graag wil aansluiten. Hilde geeft dit door aan Christl. Straatnaamgeving De voorzitter kreeg de vraag van de gemeente (via mail van afdelingshoofd Welzijnszaken Hugo Piqueur) of de werkgroep Straatnaamgeving zich kan buigen over de naamgeving van de ‘Meerminnen’. Zowel het huidige zwembad als de oude site hebben dezelfde naam, wat uiteraard kan leiden tot verwarring. Bert Jacobs neemt de vraag mee naar de werkgroep. Begroting De penningmeester meldt dat er nog een kleine wijziging werd aangebracht in de begroting 2015 van de cultuurraad. In het voorstel dat aan het gemeentebestuur werd overgemaakt werden de bedragen voor de PCR opnieuw gelijk gebracht met de bedragen die in 2014 werden aangevraagd.
verslag RVB 2014-10-16
2.
De leden van de RVB gaan akkoord met deze aanpassing. Data en aanwezigheid op de vergadering De vergadering van de RVB in december zal plaatsvinden op woensdag 17/12, en niet op 18/12, zoals verkeerdelijk vermeld in het voorgaande verslag. In het vorige verslag stond Rita dubbel vermeld. Ze was zowel genoteerd in de lijst van ‘aanwezig’ als ‘verontschuldigd’. Ze was wel degelijk ‘verontschuldigd’ en dus niet aanwezig. De voorzitter bedankt de secretaris voor het verslag. Het verslag wordt goedgekeurd.
3. Stand van zaken werkgroepen Korte evaluatie en/of vooruitblik van de diverse activiteiten. Parkconcerten o De Parkconcerten van de zomer van 2014 zijn allemaal achter de rug. Voor de organisatie van volgend jaar zal er in de loop van december een planning worden opgesteld. Hilde en Hendrik volgen dit op. de de de o Opgelet met de rondleidingen in Fort Liefkenshoek: niet op de 2 en de 4 zondag én ook op de 2 zondag van september (geen dubbels met de optredens en niet op Open Monumentendag). Hilde geeft dit door aan de communicatiedienst. o Muziekmaatschappijen en/of jeugdafdelingen van deze maatschappijen die een volledig programma kunnen vullen, mogen eventueel 2x optreden in de hele zomerperiode. Dus 1x voor de hoofdmaatschappij en 1x voor de jeugdafdeling. o Het budget voor de Parkconcerten werd opgenomen in de begroting. Indien er meer optredens zijn dan in 2014 blijft de tegemoetkoming vanuit de GCR dezelfde, maar zal er indien nodig worden bijgepast uit het globale werkingsbudget of uit de reserve. De leden van de RVB gaan akkoord met deze werkwijze. Week van de Amateurkunsten (WAK) 2015 o Een eerste praktische vergadering vond plaats in Kallo. De voorzitter van de PCR, Eric Van Oevelen, de directeur van de GBS, Armand Vyt en Hilde, als globale WAK-coördinator, staken de hoofden bijeen. Een aantal grote lijnen werd alvast uitgezet. o Data: donderdag 30/04 opening + tentoonstelling op vrijdag, zaterdag en zondag 1, 2 en 3 mei. o De opening zal in 2 fasen verlopen: opening in de namiddag voor de kinderen (aansluitend na school) en opening ’s avonds voor de culturele verenigingen en het bestuur. o Er wordt gestreefd naar samenwerking met andere dan culturele partners, door de Klaproos, het rusthuis en de school te betrekken. Ook jeugdverenigingen kunnen aangesproken worden. o Inmiddels kwam er bij de gemeente ook een oproep binnen om aan te sluiten bij het project ‘Lokale Helden’ dat ernaar streeft om overal te lande op 30/04 concertjes van eigen bodem te organiseren. In de mate van het mogelijke wordt dit ook mee opgenomen in de opening. Onthaal nieuwe inwoners in Ter Vesten – september 2014 o Naar jaarlijkse gewoonte werden er, na het plenaire gedeelte, rondleidingen op diverse locaties aangeboden. Daarna was er een informeel gedeelte met een standenbeurs vanuit de vrijetijdsdiensten en de gemeentelijke adviesraden. o Mieke stond voor de GCR aan de infotafel in de foyer van Ter Vesten. o Het bezoekersaantal was beperkt, maar er was veel interesse van diegenen die er waren. o Voor deze gelegenheid werd een nieuw flyertje opgemaakt voor de voorstelling van de GCR. Dit is een overzicht van de algemene werking met de contactadressen van de PCR en GCR. Het oude ‘rode boekje’ wordt niet meer voorzien. Alle gegevens van verenigingen zijn beschikbaar op de gemeentelijke website en worden daar aangepast in geval van wijzigingen. Deze info is dan ook steeds de meest recente.
4. Terugblik op AV 23/09/2014 + planning programma en locatie AV juni 2015 Terugblik op de AV van september De algemene vergadering van 23 september is goed verlopen. Er kwamen veel positieve reacties uit de zaal. Ook achteraf werden aan diverse bestuursleden positieve opmerkingen bezorgd over de AV.
verslag RVB 2014-10-16
3.
De inbreng van eigen verenigingen tijdens de AV heeft een positieve weerklank. Na de AV werden de verenigingen die zich op deze manier al voorstelden, reeds door andere verenigingen gecontacteerd om hun verhaal te komen doen op locatie. Na de vergadering ontvingen de aanwezigen een drankbonnetje voor het CultuurCafé. Er werd afgesproken dat deze bonnetjes een waarde hebben van 2,2 euro. De rest is opleg. Vanuit de RVB wordt gevraagd of dit een haalbare formule is en of er geen beter systeem kan worden uitgewerkt. Dit wordt verder opgevolgd en nagekeken op basis van de factuur. Planning AV juni 2015 De GCR ontving reeds eerder een aanvraag van de Beverse Fotoclub om hun vereniging te mogen voorstellen op een volgende AV. Voor de AV van september was er al een invulling, daarom werd deze vraag doorgeschoven naar de zomer. De RVB wenst de AV voor de zomervakantie te koppelen aan de opening van de openluchttentoonstelling Beeldig Hof ter Saksen. Tijdens een openluchtvergadering is een presentatie uiteraard moeilijk te realiseren. Bert zal contact opnemen met de fotoclub om zich in september 2015 te komen voorstellen. Als alternatief voor de zomervergadering wordt de Streetband van Kieldrecht gecontacteerd. Gerda zal vragen of zij zich willen komen voorstellen en bij aanvang en tussen de sprekers door iets te spelen. Na de vergadering vragen we een rondleiding in de tentoonstelling aan door de gidsen. Voorstel datum: woensdag 3 juni 2015. Hilde vraagt na of Hof ter Saksen vrij is.
5. Administratieve berichten Stand van zaken volmachtformulieren Er ontbreken nog enkele formulieren. Volgende verenigingen zouden zo snel mogelijk moeten nakijken of hun volmachtformulier al werd binnengebracht op het secretariaat van de GCR. Zonder dit formulier kan de financiële dienst immers niet overgaan tot betaling van de toelage voor 2014. BEVEREN Oudercomité St-Maarten Bovenschool Sint-Janskunstvrienden
VERREBROEK De Verrekopers
HAASDONK De Roodstuit Koperensemble Kalison
Hilde neemt contact op met deze verenigingen en vraagt, indien nodig, nieuwe documenten op bij de financiële dienst.
6. Financieel verslag (zie ook hoger bij opvolging verslag 03/09) Er zijn nog wat vragen m.b.t. de financiële opvolging van de deelinfrastructuren. De subsidie voor de PCR vanuit de vzw wordt vanaf nu rechtstreeks naar de sleutelverantwoordelijke gestuurd. Er wordt opgemerkt dat de sleutelverantwoordelijken hun geld later gekregen hebben dan voorgaande jaren, en dan nog in 2 gesplitst. De leden van de RVB vragen een aanpassing van de tarieven en de uitbetalingen van de sleutelverantwoordelijken. Een dringend overleg wordt gevraagd voor de volgende vergadering. De voorzitter zal nog eens samenzitten met de directie van het cultuurcentrum om het statuut van de sleutelverantwoordelijken te bekijken.
7. Jaarverslagen verenigingen Bart en Hendrik leggen een zitdag vast op woensdag 12 november om 20 uur in polyzaal 3 van Ter Vesten. De Fietsersbond is de enige aanvrager. Hilde nodigt het bestuur van de Fietsersbond uit. Bart en Hendrik volgen dit samen met Bert Bral op, ook in functie van de toekomstige verwerking. De raad van bestuur is akkoord met een globale digitale verwerking van de verslagen van 2015. Ook voor die mensen die niet over mail beschikken moet dit mogelijk gemaakt worden. In overleg met de Bib kan gekeken worden of we enkele invoersessies kunnen organiseren met de hulp van de bestuursleden. Voor 2014 is alles goed en wel beschouwd toch vrij goed verlopen. Er waren slechts enkele verenigingen die niet in orde waren. De voorzitter bedankt alle medewerkers voor hun goede zorgen.
verslag RVB 2014-10-16
4.
8. Wandelbrochures Zoals eerder aangekondigd worden de wandelbrochures waar nodig herwerkt en voorzien van nieuw fotomateriaal, met het vooruitzicht deze brochures digitaal aan te bieden. Wij spraken hiervoor het onderstaande tijdspad af: RVB oktober 2014 nazicht huidige brochure RVB november 2014 inplannen wandelen van de routes en nemen van aangepaste foto’s RVB januari 2015 uitschrijven nieuwe routes en tekstcorrecties Aanleveren info aan GIS-cel Beveren (nieuwe plannetjes) Aanleveren info aan GD Beveren (opmaak digitale brochures) RVB feb/maart 2015 nalezen brochures RVB april 2015 lancering wandelbrochures 2.0 De voorzitter vraagt aan de PCR wat de stand van zaken is per deelgemeente. Beveren Bert licht toe dat de PCR-Beveren hieraan werkt. In het huidige boekje zijn er 3 wandelingen. Een route gaat grotendeels over Melsele, hier zou een alternatief worden voorgesteld. De RVB gaat akkoord om hiervoor een nieuwe wandeling uit te tekenen. Ca. 9 km, overlappend met de Anna Bijnsroute. Cecile wordt hierin ook betrokken, samen met Roger Van Vossel van de Fotoclub. Haasdonk Bart geeft aan dat de route wordt nagekeken. Melsele Roland en Mieke geven aan dat er een hele aangepaste route is. De tekst is klaar. De tekst mag zonder opmaak doorgestuurd worden naar Hilde. De plannetjes mogen getekend afgegeven worden. Kallo Eric geeft aan dat de wandeling(en) nog moeten herwerkt worden. Eerst en vooral moet er nagekeken worden of de nieuwe trajecten al bestaan. Er is zoiets als de ‘Groene gordel Kallo’. Hilde vraagt op bij de groendienst, m.b.t. Trage wegen. We kijken na bij dienst mobiliteit wat er al is. Indien dit nog niet werd uitgeschreven, dan moeten we dit bekijken met Eric en Rita. Kieldrecht De situatie in Kieldrecht is volledig nagekeken. Kaartjes zijn eventueel nog aan te passen of op te frissen. Vrasene De wandelingen in Vrasene moeten nog nagekeken worden. André zal hiervoor info opvragen bij Jean. Verrebroek De wandelingen in Verrebroek zijn nog recent aangepast in 2010. Dit aanbod mag volledig gebruikt worden. Hilde bezorgt alle leden een digitale versie van de huidige brochure per PCR. De wijzigingen worden vervolgens aan Hilde bezorgd. Na controle worden de brochures dan opnieuw opgemaakt door de grafische dienst van de gemeente en voorzien van aangepaste kaartjes in functie van de nieuwe digitale brochures. De RVB gaat akkoord met dit voorstel.
9. Projectwerking Jong talent op diverse culturele podia in de deelinfrastructuren De voorzitter komt terug op het voorstel van vorige vergadering om eens iets vaker ruimte te voorzien binnen de werking van de cultuurraad om nieuwe, jonge talenten podiumruimte aan te bieden in de culturele deelinfrastructuren. Een van de ideeën was om hiervoor samen te werken met Frascati Symphonic. Deze organisatie, gestart in 2007, biedt jonge musici en solisten orkest- en podiumervaring aan via kwaliteitsvolle pedagogische orkestprojecten. De data die door deze groep werden voorgesteld, zijn echter niet mogelijk. Momenteel zijn er nog geen nieuwe datavoorstellen binnengekomen. De voorzitter en/of de bestuursleden zouden ook aan enkele mensen kunnen vragen om een podium in te nemen. Het gaat dan om kleine concerten, type aperitiefconcert, bv. op een zondag om 11 uur. De beoogde doelstelling is om jong talent op een professioneel niveau een kans geven om een podium in te nemen. Het gaat dan bij voorkeur om Beverse talenten of mensen uit de buurt.
verslag RVB 2014-10-16
5.
De voorzitter vraagt wie er in dit werkgroepje wil zitten en/of wie daarvoor in aanmerking kan komen. In de vergadering wordt opgemerkt dat de KPSK dit in elk geval al in Beveren zelf doet. De RVB stelt voor om Cecile D’Hollander (als secretaris van de KPSK) en Liesbeth De Vos zelf eens aan te spreken om te horen hoe zij hierover denken. Projectvoorstel 20 jaar Ter Vesten in 2016 Ter voorbereiding van de viering van 20 jaar Ter Vesten in 2016 werd een ambtelijke werkgroep opgericht, waarin ook de academie en de cultuurraad werden betrokken. Hilde en Kris woonden de vergadering bij en geven een kort verslag. Vanuit deze werkgroep volgt een oproep naar alle PCR om ook deel te nemen aan de viering van 20 jaar Ter Vesten, volgens het onderstaande principe. Tijdens het eerste openingsweekend van Ter Vesten (na de noodzakelijke opfrissing van de schouwburg, vermoedelijk het laatste weekend van september op vrijdag 30, zaterdag 1 en zondag 2 oktober 2016) zal niet enkel Ter Vesten in de schijnwerpers gezet worden, maar ook de culturele werking in een aantal van de deelinfrastructuren. Op vrijdagavond zou een plechtige opening plaatsvinden in Ter Vesten, op zaterdagavond eventueel een productie met medewerking van diverse toneelkringen. Bezoekers kopen een kaart voor het hele weekend en gaan zelf op toer. De PCR kunnen (ingedeeld in blokken, verdeeld over het weekend) een eigen programma aanbieden, gekoppeld aan een verenigingenbeursje en/of een tentoonstelling. Vanuit het cultuurcentrum wordt per deelinfrastructuur ondersteuning aangeboden. Er is geen verplichting tot deelname van de deelinfrastructuren, echter een open aanbod. De leden van de RVB zijn enthousiast over het projectvoorstel en willen zich engageren om dit voorstel te ondersteunen. Hilde en Kris gaan met deze informatie terug naar de vergadering, waar het voorstel verder zal worden geconcretiseerd en uitgewerkt. Meer informatie volgt in volgende vergaderingen.
10. Briefwisseling / mededelingen (cultuurbeleid / vzw GCC / Bib) Week van de Smaak De Week van de Smaak landt binnenkort ook in Beveren met een divers aanbod aan vorming. Maak ook zelf zeker tijd voor wat Duurzame Verbeelding. Er zijn talloze tips voor inventieve kookmomenten: wees creatief met restjes; doe mee aan donderdag veggiedag; serveer eens insecten, … Alle info is terug te vinden via www.weekvandesmaak.be. Gedichtendag en Poëzieweek 2015 De Poëzieweek 2015 start op donderdag 29 januari 2015 met de Gedichtendag. In samenwerking met de Bib werd hiervoor een poëzieavond ingepland over ‘De Groote Oorlog’. Martine Kouwenhoven brengt een programma over ‘War Poets’. Tijdens de Poëzieweek zelf staat ‘Met zingen is de liefde begonnen’ centraal in Hof ter Welle. Op zondag 1 februari zijn we te gast in tehuis Hof ter Welle voor een divers programma. We combineren een poëtische winterwandeling door Richard Willems met een stand van zaken van het toekomstige Erfgoedhuis Kasteel Hof ter Welle en enkele stukjes uit de musical Anneke Asinon door MuzArt. We houden u op de hoogte! Promotie Ter Vesten Cultuurcentrum Ter Vesten heeft een nieuwe Facebook pagina: https://www.facebook.com/pages/TerVesten-Cultuurcentrum/631666420274697. Medewerkers van Ter Vesten en programmatoren plaatsen hierop regelmatig nieuws dat heet van de naald is, of dat achtergrondinfo biedt bij het programma. Ideaal voor wie niets van de laatste nieuwtjes wil missen. Puntenverdeling In de loop van het najaar wordt onderzocht hoe het huidige puntensysteem kan bijgestuurd en/of verbeterd worden. Zo gaan er stemmen op om bv. na te denken over het toekennen van extra punten
verslag RVB 2014-10-16 6. voor verenigingen die samenwerking organiseren, bv. met andere verenigingen of met scholen, of voor verenigingen die er actief werk van maken om jongeren te betrekken. Toneelvereniging Melba Toneelvereniging Melba uit Melsele, diende een dossier in bij de cultuurraad voor toetreding tot de cultuurraad. De vereniging ging van start begin oktober 2013 en bestaat op dit moment 1 jaar. Het aanvraagdossier werd onderzocht en formeel in orde bevonden. De RVB geeft positief advies voor toetreding van Melba bij de GCR. Het dossier vertrekt, samen met het advies van de RVB van de GCR naar het college.
11. Varia / rondvraag en planning data volgende vergaderingen en locaties Culturele uitwisseling: punt wordt verdaagd naar een volgende vergadering Er worden diverse voorbeelden van boeiende culturele uitwisselingen tussen verenigingen genoemd, zoals o.a. de ‘Verzustering’ van Sint-Niklaas, de banden tussen Axis en Polen, de uitwisseling tussen Deinze en een Duitse en een Friese stad. We verdagen de verdere bespreking naar een volgende vergadering, waar we dit punt verder uitdiepen. Bloemenmarkt 2015 – Haasdonk Normaal gezien vindt de Bloemenmarkt steeds plaats tijdens het laatste weekend van mei, tegelijk met de Dag van het Park. Er is sprake van om de organisatie met een weekend te vervroegen omwille van de organisatie van de derde editie van ArtuBe op zondag 31 mei 2015. De muziekmaatschappijen worden immers allemaal gevraagd om hieraan hun steentje bij te dragen. Kieldrecht De tentoonstelling over Den Doodendraad in de Bib en de foyer van OC Ermenrike loopt van 20 oktober t/m 15 november. Een bezoek aan de tentoonstelling kan ook geboekt worden via de Toeristische dienst door Beverse verenigingen. Dit kan op aanvraag overdag en/of ’s avonds. Uitgebreide info is terug te vinden op de blog van WO I en op de folder van WO I. Voor wie er dit najaar niet bij kan zijn: deze tentoonstelling komt in het voorjaar ook nog naar Beveren. Briefwisseling Op het secretariaat kwamen verslagen binnen van de PCR van Beveren, Vrasene en Haasdonk. Uitnodiging ShareFair Naar aanleiding van de ShareFair van KVLV in OC Boerenpoort, wordt gevraagd om de problematiek van het gebruik van de zalen zeker nog eens op te nemen. Data volgende vergaderingen RVB Wo 19/11 20u RVB GCR – OC De Verre, Verrebroek Wo 17/12 20u RVB GCR – Ter Vesten, polyzaal 3 Nieuwjaarsvergadering op locatie: PCR-Melsele organiseert. Wo 07/01/2015 in OC Boerenpoort Melsele, om 19 uur.
De volgende vergadering van de RAAD VAN BESTUUR werd vastgelegd op woensdag 19 november 2014 om 20 uur in OC De Verre in Verrebroek.
Contactadres secretariaat cultuurraad Secretariaat Gemeentelijke Cultuurraad Beveren p/a Gravenplein 2 9120 Beveren 03 750 10 05
[email protected] Secretaris: Hilde Reyniers
