Verslag van de raad van bestuur van de erkende Gemeentelijke Cultuurraad Beveren op dinsdag 8 september 2015 - 20 uur - OC 't Klooster Vrasene Aanwezig: Kris Deckers, voorzitter Hilde Reyniers, cultuurbeleidscoördinator, secretaris Johan Smet, schepen van Cultuur Bart Hendrickx, André Tas, Luc Van Broeck, Mieke Van Hove, Roland Van Kemseke, Gerda Vlegels Hendrik Deckers, Cecile D’Hollander, Diane Scheerders, Eric Van Oevelen, Marleen Wymeersch Leden van de PCR-Vrasene: Jef Verstraeten, Hilde Waterschoot, Nicole Staut Verontschuldigd: Bert Jacobs, Anita Morjaen, Rita Verhoeven
1. Welkom en inleiding door Marleen Wymeersch, voorzitter PCR-Vrasene Marleen verwelkomt de leden van de raad van bestuur in de culturele infrastructuur van OC ’t Klooster. Ze stelt ook de leden van de plaatselijke werkgroep voor, die vanavond aanwezig zijn. 2. Voorstelling infrastructuur OC ‘t Klooster en rondleiding door Jef Verstraeten Jef geeft een rondleiding in de infrastructuur en geeft een korte toelichting bij het gebruik van de lokalen. OC ’t Klooster heeft twee toegangspunten: het postadres en de ingang voor de buitenschoolse kinderopvang, de leskeuken en de polyzaal situeren zich op ‘Nieuwe Baan 6’. De foyer met de toegang tot de kapel is bereikbaar via het dreefje langs ‘Brugstraat 11’. OC ’t Klooster beschikt over een ruime polyzaal, een volledig vernieuwde leskeuken, een ruime foyer (met een geïntegreerde sanitaire ruimte) met binnenkoer en een fraai gerenoveerde kapel met een klein podium. Boven de foyer is er ook een kleine artiestenruimte met 2 kleedkamers, toegankelijk via een draaitrap in het torentje. In het voormalig kloostergebouw hebben ook de dienst kinderopvang en de lokale afdeling van het tekenatelier een aantal ruimtes ter beschikking. Omdat de trap naar het tekenatelier in de hall tussen de polyzaal en de foyer zit, kan de polyzaal niet ongestoord ingenomen worden terwijl het tekenatelier plaatsvindt. Ook de toiletten aan de kant van de Nieuwe Baan worden regelmatig door de kinderopvang en het tekenatelier gebruikt, waardoor de invulling van de infrastructuur niet steeds optimaal kan gebeuren. De voorzitter van de GCR en de schepen lichten toe dat er gesprekken zijn met de kinderopvang en het gemeentebestuur om na te gaan of er in de toekomst eventueel via de bovenverdieping een andere toegang kan worden voorzien. Op de bovenverdieping zijn er nu ook ruimtes die niet op een optimale manier benut worden. De leden van de RVB benadrukken de wens om ook betrokken te worden in deze toekomstige gesprekken, zodat ook zeker de specifieke ondersteuningsvragen vanuit het culturele veld worden meegenomen (bv. de nood aan bergingsruimte voor stoelen/tafels).
3. Goedkeuring en opvolging verslag 22/06/2015 door Kris Deckers, voorzitter Kris overloopt het verslag van de vorige vergadering en de punten die vandaag niet op de agenda voorkomen. We staan even stil bij de organisatie van het bijkomende locatieproject in Melsele, waarvoor een extra budget van 1000,- euro werd uitgetrokken. Na afwikkeling van de kosten blijkt dat het optreden van het
verslag RVB 2015-09-08 2. Trondheim Quintet binnen het begrote kostenplaatje is gebleven. Roland bezorgt de afrekening aan Luc voor verdere opvolging. De RVB besluit om het initiatief verder te zetten, en waar mogelijk te herhalen in andere deelgemeenten. De muziekacademie wil dit nog verder ondersteunen en eventueel invullen. We nemen hierbij wel mee dat een dergelijk initiatief langer vooraf moet kunnen worden aankondigen. Ook is het niet interessant om zo dicht bij het verlof te plannen. Het verslag wordt zonder opmerkingen goedgekeurd.
4. Stand van zaken jaarverslagen 2014-2015 door Bart Hendrickx a. evaluatie verwerking en invoer De jaarverslagen zijn binnen; ca. 25% heeft via de website geregistreerd. Alles werd intussen manueel gecontroleerd. Er zijn nog enkele verenigingen die moeten opgevolgd worden (onvolledig dossier, of aparte indiening jaarverslag en bestuurssamenstelling, …). Alle bestuursleden die geregistreerd zijn, worden in de komende weken gecontroleerd. Het basisconcept wordt nog bijgeschaafd, zodat de werking van het puntensysteem beter vertaald wordt naar het publiek en zodat meteen duidelijk is waar verenigingen hun activiteiten onder vallen. We stellen vast dat er veel positieve reacties binnenkwamen op deze nieuwe manier van registreren. De website krijgt binnenkort een eigen domeinnaam i.p.v. de cijfercombinatie die nu werd gebruikt voor het inloggen. Er komt ook nog een opvolgdatum voor verenigingen die vragen hebben m.b.t. de toegekende punten. Er wordt naar gestreefd om dit tegen de AV van 28/09 te communiceren naar de verenigingen. b. stand van zaken ingediende dossiers De lijsten met de puntenberekening en de indeling per deelgemeente zullen tegen de algemene vergadering worden afgewerkt. Op dit moment kunnen we een voorlopige lijst van de punten voorleggen. Hopelijk kunnen we naar volgend jaar de digitale registraties verdubbelen. Streefdoel: 75%. De werkgroepleden zijn bereid om het systeem op de AV van de PCR verder te komen toelichten en demonstreren. Vanaf de AV van september kunnen verenigingen systematisch hun verslagen en activiteiten invoeren voor het seizoen 2015-2016. Dat betekent meteen een grote meerwaarde voor de verenigingen. Alle wijzigingen aan bestuurslijsten kunnen dan ook rechtstreeks ingevoerd worden in het systeem, met de bedoeling om ze via Excel te kunnen exporteren voor verzendingen. Op die manier wordt het secretariaatswerk een stuk vereenvoudigd t.o.v. de huidige werkwijze met aanpassingen in de adressenlijsten, in de mailinglijsten en op de gemeentelijke website. Vanuit de RVB en de verenigingen komen ook enkele vragen en suggesties: - bevestiging voorzien in het systeem, zodat verenigingen zelf kunnen zien of het ingevoerd is; - mogelijkheid om lijst af te drukken van wat ingevoerd is (nu heet dat exporteren); - de ondersteuning naar verenigingen zeker ook naar de toekomst toe te behouden.
5. Financieel verslag: jaarrekening 2014-2015 en begroting 2016 door Luc Van Broeck Jaarrekening 2014-2015 Het financieel verslag werd afgewerkt op 31/08. De laatste dagen werden nog een heel deel facturen afgeboekt, die vrij laat waren ingekomen. Luc overloopt het document, dat ter vergadering werd uitgedeeld en dat wordt geprojecteerd. De penningmeester geeft een toelichting bij de overlopen punten. Uitzonderlijke kosten: o.a. de kosten van de software voor het puntensysteem. En kosten voor het rechtzetten van enkele berekeningen van toelagen van verenigingen uit het verleden. We sluiten af met een positief saldo. De rekeninguittreksels liggen ter inzage op tafel. De controle op de rekening kan daarnaast ook dagelijks opgevolgd worden door de voorzitter. We hebben een overschot waaruit we kunnen putten om eventueel in de volgende jaren eens een groter concert te plannen bv. tgv de 11 juliviering. Zoals Johan Verminnen, Boudewijn De Groot, Stef Bos… Cecile neemt dit gegeven alvast mee naar de werkgroep 11 juliviering. Bart vraagt of er ook kan gekeken worden in de richting van bv. de Bloemenmarkt. Zo kan het aanbod ook verder geprofessionaliseerd worden.
verslag RVB 2015-09-08 We bekijken dit verder in de begroting. Voor het afgelopen werkjaar werd al budget voorzien uit de reserve, voor de uitzonderlijke kosten. Omdat een aantal andere facturen niet binnen waren, geeft dit nu een vertekend beeld.
3.
Begroting 2016 Luc overloopt het voorstel tot begroting en gaat in op een aantal punten. Bv. de cultuurboom – geen organisatie cultuurboom vorig jaar en ook geen dossiers ingediend in 2015. Ter info hierbij de werkwijze: Ingediende dossiers worden bij het secretariaat van de cultuurraad ingewacht. Dan komt een geheime jury bijeen die de dossiers bestudeert. De voorzitter roept iedereen op om dit naar volgend werkjaar toch zeker per PCR te bekijken. Organisatie Bloemenmarkt: was voorzien 2.500 euro, slechts 1.500,- uitgegeven (communicatiefoutje) en voor 2016 terug 2.500,- ingeschreven. Wandelbrochure: nog voorzien voor 2016, kan eventueel nog wegvallen. Een aantal posten werd iets opgetrokken. Een aantal ging naar beneden. Voor de werking van de PCR werd het bedrag geïndexeerd met 2%. Ook voor de berekening van de punten kunnen er nog lichte wijzigingen optreden. Een aantal dossiers moet namelijk nog herberekend worden. Een aantal verenigingen is overgegaan naar de gezinsraad (alle ouderverenigingen en alle wijkcomités). De gezinsbonden blijven zoals afgesproken bij de GCR. Bart stelt zich de vraag of de post ‘administratiekosten’ niet wat meer moet worden opgetrokken, in functie van verdere digitalisering. Er is in elk geval een kleine 1.000 euro voorzien voor het updaten van de programma’s en de server enz. We hebben het voorgaande werkingsjaar ook erg veel bespaard op drukwerk en verzendingen. In de rubriek ‘Parkconcerten’ werd meer geld uitgegeven in 2015 dan begroot. De leden van de RVB stellen voor om slechts 1 concert per weekend toe te staan. Zo vermijd je ook interne concurrentie. Voorstel: budget zoveel mogelijk inzetten op culturele evenementen. Luc overloopt de kosten die sinds de laatste vergadering verwerkt werden en geeft toelichting. De laatst binnengekomen rekeningen zijn voornamelijk facturen m.b.t. Parkconcerten, Sabam, 11 juliviering en vertegenwoordiging (drankjes bij vergaderingen).
6. Stand van zaken en voortgang werkgroepen (beknopt) a. Straatnamen: nieuwe adviesvraag (Bert) – nieuwe weg naast Sigma Dijk Kris licht het advies van de werkgroep Straatnaamgeving toe. Een toponiem is niet beschikbaar de orde gezien de Prosperpolder pas is ingedijkt midden 19e eeuw. Voorstel dienst Linkeroever: “Carolusstraat” als recuperatie van verdwenen straatnaam. Nadeel: verwarring m.b.t. welke Carolusstraat wordt bedoeld, de verdwenen Carolusstraat of de nieuwe Carolusstraat ? Aternatief: problematiek van de ontpoldering vereeuwigen. Cf. verdwijnen van Prosperpolder en aangrenzende hertogin Hedwigepolder. Hedwige de Ligne (1877-1938) was hertogin van Arenberg en echtgenote van Engelbert 9° Hertog van Arenberg (1872-1949), die op zijn beurt een kleinzoon was van Prosper Lodewijk van Arenberg. Aangezien de nieuwe weg de Zoetenberm verbindt met de Hertog Prosperstraat - dus op een steenworp van de Hedwigepolder – zou met bijvoorbeeld een “Hedwigestraat” of “Hedwige de Lignestraat” (aangevuld met de info: 1877–1938 x Engelbert van Arenberg), blijvend de link gelegd worden met deze aangrenzende te verdwijnen polder en met de rol van de Arenbergers in de inpoldering. En daarmee respecteren we ook een ander criterium van het reglement; het laten aansluiten van straatnamen bij de bestaande straatnamen van de wijk. Het merendeel van de straatnamen in de omgeving verwijzen immers naar de rol van de familie van Arenberg in onze polders. Bijkomend: met een “Hedwigestraat” of een “Hedwige de Lignestraat” zou er nog eens een vrouwennaam toegevoegd worden aan de Beverse straatnamen, waar toch ook vraag naar is. De voorkeur voor de nieuwe straatnaam luidt als volgt: 1. Hedwige de Lignestraat (1877–1938 – x Engelbert van Arenberg) 2. Hedwigestraat 3. Carolusstraat. De RVB gaat akkoord met het bovenvermelde voorstel.
verslag RVB 2015-09-08
4.
b. dossier culturele uitwisseling Vlinders & Co heeft een dossier ingediend op basis van het reglement ‘culturele uitwisseling’ voor deelname aan het Puppet Carnival Festival in Sarawak-Borneo in Maleisië, in het kader van het kunstendecreet. Het aanvraagdossier werd getoetst aan het reglement en wordt nu voorgelegd aan de RVB. Het is op zich positief dat er een vereniging een dossier indient, maar de vraag rijst hoe het komt dat steeds dezelfde vereniging beroep doet op het reglement en dat andere verenigingen nooit met deze vraag komen. Hoe gebeurt de uitwisseling precies en wat is dan de return voor Beveren? De RVB wordt om advies gevraagd; de middelen komen niet uit het budget van de GCR. De RVB stelt voor om het dossier positief te adviseren, maar het reglement in de toekomst beter te promoten zodat ook andere verenigingen hier meer gebruik van kunnen maken. Het dossier vertrekt naar het college, met een positief advies vanwege de RVB. c. Evaluatie 11 juliviering 2015 (Cecile) Het programma met Johan Verminnen en Groep, dat voor de 11 juliviering werd aangeboden, werd erg enthousiast onthaald door de vele aanwezigen. De zaal zat nagenoeg vol. Het boekingsbureau stuurde nog een bedanking waaruit ook de appreciatie blijkt voor de goed zorgen en ondersteuning ter plaatse. Cecile leest de bedanking voor. d. Berichten vanuit de PCR Het verslag van de PCR-Beveren is binnengekomen op het secretariaat.
7. Projectwerking: uitgelichte punten a. Project Levensloop op 17 en 18 oktober 2015, Sportzone Beveren – inschrijving, promo, foto Hilde Waterschoot woonde de vergadering van Levensloop bij en geeft toelichting. Het kaarsenmoment (stille wake) zal plaatsvinden op zaterdag om 20.30u. De RVB neemt deel aan Levensloop. Het is de bedoeling om zoveel mogelijk mensen achter ons te krijgen. We nemen straks nog een foto voor de FB-pagina van Levensloop. Hilde (secretaris) mailt alles nog eens door in een flyer zodat iedereen zijn achterban kan informeren. b. ArtuBe 4 – oproep deelname zondag 22 mei 2016 (Hilde) Op zondag 22 mei 2016 zal de volgende editie van ArtuBe op de site van het Gravenplein in Beveren worden georganiseerd. De GCR zal opnieuw oproepen om hieraan deel te nemen. Het is voor de Beverse podiumkunstenverenigingen een unieke kans om met hun werking naar buiten te komen. Dit zal tijdens de AV ook worden meegedeeld. Ook aan de PCR wordt gevraagd om de verenigingen met een aanbod van muziek, woord of dans warm te maken om deel te nemen. Verder zijn helpende handen tijdens de manifestatie ook welkom. Meer info hierover bij de voorzitter of de secretaris. Zij volgen de stuurgroepvergaderingen met de academie op. c. Evaluatie Kunst-Montmartre (Kris) Tijdens de afgelopen zomermaanden vond Kunst-Montmartre opnieuw plaats in Hof ter Saksen. Kris hield het openingswoord. De edities van juli en augustus waren prima. De laatste in september was iets minder bevolkt wegens de regen. Verder is het programma heel positief onthaald. d. Open Monumentendag 2015 (Gerda) + bustocht EGTS Gerda geeft toelichting bij het Beverse programma. Elk jaar worden ongeveer dezelfde monumenten opengesteld. Er is gekozen voor de B&B Euverbrake naast enkele klassiekers. Er is opnieuw een busrondrit in het Land van Waas. Er is nog plaats op enkele bussen. Bebronna speelt ook in op OMD. De ‘middeleeuwse burcht’ van Katoennatie is te bezichtigen.
8. Voorbereiding AV van 28 september 2015 in de schouwburg van Ter Vesten De voorzitter overloopt het programma van de algemene vergadering en geeft kort toelichting: agenda, jaarverslag GCR, jaarrekening, begroting, cultureel jaarprogramma, inbreng verenigingen: Beverse Fotoclub, woordje van de schepen, napraten bij een drankje.
verslag RVB 2015-09-08
5.
9. Briefwisseling / mededelingen (cultuurbeleid / vzw GCC / Bib) a. Programma Buitenbeentjes De Bib stelt in samenwerking met BiblioWaas het programma ‘Buitenbeentjes’ voor. De flyers worden rondgedeeld. De lezing over Napoleon door Bart Van Loo, in Beveren, valt samen met de AV. b. Lezing ‘Woesten’ i.k.v. W.O. I In het kader van het herdenkingsproject WO I in Beveren komt Kris Van Steenberge vertellen over zijn boek ‘Woesten’. Donderdag 8 oktober om 20u in de mediazaal van Ter Vesten. c. Overleg Beverse Adviesraden G7 – afvaardiging vanuit RVB Op dinsdag 13 oktober komen de Beverse adviesraden samen. De voorzitter vraagt wie hij vanuit de RVB mag afvaardigen naar deze vergadering. Graag een seintje. Kris is verontschuldigd. De secretaris zal de vergadering bijwonen.
10. Varia en rondvraag PCR-Vrasene Er wordt aangegeven dat de ‘Dag van de trage weg’ samenvalt met Levensloop. Vanuit de vergadering geeft men aan dat dit project steeds in het derde weekend van oktober staat ingepland. Wie op beide activiteiten aanwezig wenst te zijn, kan hier wel een middenweg in vinden. PCR-Melsele Er wordt gevraagd naar de toekomst van OC Boerenpoort na het vertrek van Vormingplus. Er komen namelijk vragen binnen, zoals waar komt de permanentie van de politie, wat gebeurt er met de SASK….? Is er uitwijk naar de zolder mogelijk…? Is er ruimte voor het aanbod dat nu in Sabot zit? De schepen geeft aan dat er nog niets werd beslist. Vanuit de PCR drukt men de wens uit, dat als er iets over het gebouw te bespreken valt, de lokale raad graag betrokken wil worden. De schepen zal zeker de PCR betrekken bij de besprekingen. Facturatie: soms misverstanden vanuit de PCR naar de gemeentelijke financiële dienst. De filmclub krijgt bv. factuur voor podium terwijl de activiteit bestaat uit een soort van jurering. Hoe lossen we dit op? PCR-Beveren Cecile geeft al wat info mee over de WAK in Beveren in 2016. De piste om naar Waasland Beveren te trekken wordt niet gevolgd. Een mogelijke nieuwe piste is de OLV-kerk Nieuwe Parochie, vermits deze wordt gesloten. Dit wordt nog verder opgevolgd. Mededelingen van de schepen Deelinfrastructuur De schepen roept op om in de begroting van de deelinfrastructuren enkel datgene te voorzien wat realistisch is en haalbaar in de begrotingsaanvraag. D.w.z. het vernieuwen van zaken die stuk zijn, zaken die vervangen moeten worden, internetverbinding, … Enkel serieuze aanvragen worden meegenomen. 20 jaar Ter Vesten In september-oktober 2016 viert Ter Vesten haar 20-jarig bestaan. Er komt een binnenrenovatie van de schouwburgzaal. En er wordt een feestprogramma op poten gezet. Vanuit Ter Vesten en het bestuur is men het idee zeer genegen om dit verder uit te breiden naar de deelinfrastructuren. In de schouwburg komt in elk geval een kleinschalig musicalproject (Shout) met en door verenigingen en in regie van Ronny Verheyen. De voorzitter vraagt aan alle PCR om dit al even intern te bekijken en voorstellen te formuleren tegen de volgende vergadering in oktober. Indien mogelijk met een budgetraming erbij. Bart Hendrickx geeft aan dat men in Haasdonk een voorstel heeft, dat verder werkt op de Bloemenmarkt, nl. wapenschilden in bloemen leggen. In Beveren wil men eventueel iets met koren doen. Op welke locatie kan dit? Budget De schepen deelt mee dat er mogelijk nog een extra budget kan worden ingeschreven voor de GCR.
verslag RVB 2015-09-08 6. Op het budget van de cultuurdienst is een overschot dat terug aan de gemeentekas zou moeten worden gestort. Voorstel is om een gedeelte van dit bedrag cultureel te labelen en een programmatiebedrag voor te behouden van 2.500 euro per jaar, speciaal voor culturele programmering op locatie, via de GCR. Dit idee kan in de toekomst misschien verder doorgetrokken worden, d.m.v. een jaarlijks terugkerend cultuurweekend, met een extra programmatie waarbij de cultuurraad verenigingen laat samenwerken. Secretariaat - Wie helpt mee met Festival van Vlaanderenconcert op vrijdag 25/09/2015 in OC Boerenpoort? Roland, Cecile en Diane geven zich op. Wie moet zijn kaarten nog vastleggen? Graag asap doorgeven aan Hilde. - Brief van CM Beveren: uitnodiging 14/10/15, infosessie rond burnout met Luc Swinnen, gevolgd door een aantal workshops - Mail van groendienst over nocturne op 31/10 naar analogie met Bloemenmarkt – 2 gelijkaardige initiatieven op til Nocture/wake en Sint-Maarten – PCR-Beveren vindt het wat teveel dat voor beide zaken beroep gedaan wordt op verenigingen van de PCR. - Onthaal nieuwe inwoners: op zondag 27/09 – oproep hulp aan de stand van de GCR. Kris bedankt alle aanwezigen en heel speciaal ook de medewerkers van de PCR-Vrasene: Hilde en Nicole.
11. Data volgende vergaderingen AV maandag 28 september 2015 - 20u - Ter Vesten + Beverse Fotoclub stelt zich voor RVB di 6 oktober 2015 - 20u - Ter Vesten RVB woe 18 november - 20u - Ter Vesten De volgende vergadering van de RAAD VAN BESTUUR werd vastgelegd op dinsdag 6 oktober 2015 om 20 uur in Ter Vesten.
Secretariaat Gemeentelijke Cultuurraad Beveren p/a Gravenplein 2, 9120 Beveren 03 750 10 05
[email protected] Secretaris: Hilde Reyniers
