Verslag van de raad van bestuur van de erkende Gemeentelijke Cultuurraad Beveren op dinsdag 25 februari 2014 - 20 uur - Huis Lombaert, Beveren Aanwezig: Kris Deckers, voorzitter Hilde Reyniers, cultuurbeleidscoördinator, secretaris Luc Van Broeck, penningmeester Leden: Hendrik Deckers, Cecile D’Hollander, Bert Jacobs, Bart Hendrickx, Anita Morjaen, Diane Scheerders, André Tas, Mieke Van Hove, Eric Van Oevelen, Rita Verhoeven, Gerda Vlegels, Marleen Wymeersch Verontschuldigd: Roland Van Kemseke Johan Smet, schepen van Cultuur, verontschuldigd wegens aanwezigheid op de GR vanavond.
1. Welkom en inleiding door Kris Deckers De voorzitter verwelkomt de leden. Vandaag zijn we te gast in de infrastructuur van Huis Lombaert, de thuisbasis van de PCR-Beveren. We vergaderen in de grote vergaderzaal op de bovenverdieping, zaal ‘Kant’.
2. Goedkeuring en opvolging verslag 15/01/2014 De voorzitter overloopt het verslag van vorige vergadering. Een aantal punten komt nog terug in de loop van de vergadering. Het verslag wordt goedgekeurd.
3. Stand van zaken werkgroepen Bloemenmarkt (Bart en Bert) Op zondag 25/05 zal de Bloemenmarkt plaatsvinden in de Sint-Jansparochie, Floralaan. Donderdag 27/02 is een overlegvergadering gepland in Huis Lombaert. De verenigingen werden aangeschreven. Voor de extra omkadering zorgen Vrienden Met Militaire Voertuigen i.k.v. De Groote Oorlog + circusschool Circolito uit Mechelen dat circus voor jongeren voorstelt. Het materiaal dat nodig is voor de stands werd intussen aangevraagd. Er wordt opnieuw een huifkartocht ingepland. de De vensteraffiche blijft momenteel behouden, maar is dit jaar gericht naar het 2 leerjaar. Mogelijke andere partners die deelname overwegen, zijn: de Kantschool, Hortus ter Saksen. De voorzitter vraagt of het interessant is om de promobiel in te zetten voor dit project. In dat geval moet nog een vrijwilliger gezocht worden om de promobiel op te halen en te bemannen. Noteer ook alvast dat de Bloemenmarkt in 2015 zal plaatsvinden in Haasdonk. Parkconcerten (Hendrik en Hilde) Voor 2014 werden onderstaande Parkconcerten doorgegeven. De nieuwe locatie ‘Fort Liefkenshoek’ werd goed ingevuld. Het is de bedoeling dat er een afvaardiging van de plaatselijke raad ter plaatse is als er een vereniging van de PCR speelt. Verder afspraken worden op een volgende RVB gemaakt. De verantwoordelijke ter plaatse zal over drankbonnetjes voor de deelnemende muzikanten kunnen beschikken. Er zullen bonnetjes aangemaakt worden in verschillende kleuren, op datum en per locatie.
verslag RVB 2014-02-25 def
2.
De concerten vinden telkens plaats om 14.30 uur en bestaan uit 2 delen van 45 minuten, met een pauze van 30 minuten. 18/05/2014 25/05/2014 15/06/2014 22/06/2014 29/06/2014 06/07/2014 03/08/2014 24/08/2014 14/09/2014
K.H. St-Cecilia Kieldrecht K.K.H. Kunst & Vreugd Beveren + jeugdafdeling K. Fanfare Eendracht Vrasene K. Fanfare De Kunstliefde Melsele K.F. Leopold- en Albertisten Kieldrecht K.M. Euterpia Verrebroek Drumband Schelderood Kallo Big Band Waesiana Beveren K.F. St-Cecilia Haasdonk Feestorkest Klank & Deugd (Beveren)
Fort Liefkenshoek Bloemenmarkt Fort Liefkenshoek Hof ter Saksen Fort Liefkenshoek Terras Ter Vesten Fort Liefkenshoek Terras Ter Vesten Park Hof ter Saksen Fort Liefkenshoek
Wijziging: K.F. De Kunstliefde Melsele wisselde van datum naar 15 juni 2014. Op 6 juli 2014 vindt er namelijk een herdenking van WO I plaats, waaraan diverse muziekmaatschappijen ondersteuning verlenen.
Anita Morjaen meldt dat er op 25/05, 22/06 en 14/09 rondleidingen op Fort Liefkenshoek zijn van 15 tot 17 uur. Het is misschien goed om de Parkconcerten af te stemmen met deze rondleidingen. Dit wordt nog verder opgevolgd. De infodienst wordt gecontacteerd i.v.m. de bezoeken aan het Fort. Vanuit de gidsenvereniging wordt gevraagd om de Parkconcerten naar volgend jaar toe zeker af te stemmen op de rondleidingen in Fort Liefkenshoek. Telkens de derde zondag van de maand. 11-juliviering (Cecile) Voor de 11-juliviering werd ‘Kadril’ geboekt. Het programma ligt nog niet vast. Er kunnen nog geen tickets verkocht worden. Cecile volgt dit verder op met Johan De Ridder. Gedichtendag 2014 (Hilde) De eerste weken van januari 2014 werd een poëzieproject uitwerkt in de Lindenlaanschool in Beveren. Alle leerlingen van de eerste kleuterklas tot en met het zesde leerjaar werden ondergedompeld in het verhaal van ‘De Vos Reynaert’. ste de In de kleuterklasjes werden maskers geschilderd (1 ), vosjes in origami geplooid (2 ) en een trekpop de gemaakt (3 ). In het eerste en tweede leerjaar werden klasgedichten geschreven over Reynaert de vos, in het derde en vierde leerjaar werden elfjes en naamdichten gemaakt rond de figuren uit het Reynaertverhaal en in het vijfde en zesde leerjaar werden scènes uit het Reynaertverhaal omgezet in eigentijdse rap-strofen. Na de workshops gingen de leerlingen en leerkrachten aan de slag om het Reynaertthema verder uit te werken tot een mooie tentoonstelling in de turnzaal van de school. Onder grote belangstelling van ouders, grootouders, leden van de cultuurraad, vertegenwoordigers van verenigingen en andere belangstellenden, werd de tentoonstelling geopend. Om af te ronden speelde Vlinders & Co een fragment uit hun nieuwe figurentheatervoorstelling ‘Reynaert’. Het gedichtendagproject werd positief geëvalueerd door de partners. Noteer ook alvast dat de Gedichtendag in 2015 zal plaatsvinden in of om Hof ter Welle. Open Monumentendag 2014 – Texamsite (Gerda en Kris) In OC Ermenrike werd een infoavond georganiseerd met oud-medewerkers van Texam. Er was een erg grote opkomst. Het was een soort reünie van werknemers. Een deel van de aanwezigen had ook materialen mee: bobijnen, scharen, krantenartikels, foto’s. De Texamsite heeft blijkbaar heel veel betekenis gehad voor de lokale gemeenschap. Er zijn doorheen de jaren ca. 3000 mensen aan het werk geweest in deze fabriek. Het zal zeker een bijzonder tentoonstelling worden. Opening: vrijdag 12 september 2014. Tentoonstelling: zaterdag en zondag 13 en 14 september (OMD). Er zullen interviews gemaakt worden door de Beverse filmclub. Straatnaamgeving (Bert) Er zijn geen nieuwe dossiers binnengekomen. ArtuBe (Kris en Hilde) Op zaterdag 24 mei wordt de tweede editie van de ‘cultuurmarkt’ georganiseerd. De academie is voortrekker van dit podiumgebeuren waar het publiek kan komen kennismaken met de diverse podiumdisciplines die Beveren rijk is, zowel vanuit de academie als vanuit het verenigingsleven. De voorzitter roept op om de lokale podiumverenigingen warm te maken om zich hier te profileren.
verslag RVB 2014-02-25 def
3.
Puntenstelsel (Hendrik en Bert) In functie van de aanpassingen rond de praktische verwerking van de jaarverslagen, vond een overleg plaats op 29/01. Er wordt nog een antwoord gezocht op enkele vragen zoals: welke plaats en datum van indienen leggen we vast, … De volgende vergadering vindt plaats op 14/03. Dan wordt gekeken hoe dit precies kan worden uitgewerkt. De verenigingen moeten hierover nog informatie ontvangen. In de nieuwe formule moeten verslagen binnen zijn op 30 juni. Er wordt voorgesteld om een doos aan de ticketbalie van Ter Vesten te plaatsen. Documenten kunnen worden afgeven binnen de openingsuren van Ter Vesten. Hilde toetst dit af met de collega’s van CC Ter Vesten. Verenigingen die niet via de GCR worden betoelaagd, moeten enkel een overzicht van het bestuur en een lijst van activiteiten insturen. De andere verenigingen bezorgen een compleet dossier. Brieven worden verstuurd naar stemgerechtigden en plaatsvervangers, zoals voorgaande jaren. En er wordt een bijkomende mail verstuurd naar de andere bestuursleden van de verenigingen, ter informatie dat de brief vertrokken is. De activiteitenverslagen lopen van 1 september 2013 t/m 30 juni 2014. Voor het volgende werkjaar geldt dan dat er vanaf 1 juli t/m 30 juni moet worden verantwoord. De dossiers worden door Bart (H), Hendrik en Bert (B) opgehaald in Ter Vesten. De brief wordt samen verstuurd met de uitnodiging van de algemene vergadering.
4. Communicatie (e-mailing versus post) Er is groei merkbaar van het aantal adresbestanden dat we digitaal beschikbaar hebben. Een aantal verenigingen heeft echter nog geen mailadres. Deze verenigingen moeten de documenten nog per post ontvangen. Het voorbeeld van Haasdonk wordt aangehaald, waar de aangesloten verenigingen de vraag kregen of ze hun verslagen via de mail wensen te ontvangen. De verslagen zijn beschikbaar op de website. De verslagen van de GCR moeten ook bezorgd worden aan de pers, de andere adviesraden en aan de gemeenteraad. Wekelijks komen er adreswijzigingen binnen. Verenigingen vergeten vaak wijzigingen door te geven naar de infodienst. De aangepaste adressen werden doorgestuurd. Aan alle bestuursleden wordt gevraagd om de adresbestanden opnieuw na te kijken. Deze oefening zullen we regelmatig herhalen. Een overzicht met alle verantwoordelijken voor de verenigingen wordt doorgestuurd. Met stemgerechtigden, plaatsvervangers, voorzitters en secretarissen.
5. Vergaderingen (organisatie, planning en agenda) Inhoud en organisatie van de vergadering blijft behouden. Data volgende vergaderingen: RVB op donderdag 3 april in CC Ter Vesten, mediazaal RVB op dinsdag 20 mei in CC Ter Vesten RVB op dinsdag 24 juni in CC Ter Vesten AV op woensdag 4 juni 2014 in CC Ter Vesten, i.s.m. vtbKultuur Video Beveren 11-juliviering op donderdag 10 juli 2014 om 20 uur.
verslag RVB 2014-02-25 def
4.
6. Agendapunten uit het culturele veld voorstelling werking PCR-Beveren Er zijn momenteel 80 verenigingen. Dat is veel. Er zijn er nog een aantal op komst. Naar de AV (2x per jaar) komen steeds dezelfde verenigingen. Ongeveer 40 verenigingen komen hierop opdagen. De PCR heeft jaren in de keuken van Huis Lombaert gehuisd, tot die keuken werd voorzien voor andere zaken. Daarna werd uitgeweken naar Huis Piers, maar dat was in slechte staat. De lokalen in Huis Lombaert hebben allemaal namen, bv. ‘Kant’, ‘Wis’, … Vorig jaar werd na lang aandringen de verwarming geïnstalleerd. De oude kachels werden weggehaald maar de gaten zijn helaas nog niet gestopt. De PCR-Beveren heeft een bestuur van 7 leden: Anita Morjaen: Femma St-Lutgardis / Hortus Cecile D’Hollander: secretaris / KPSK Derlinde Van Meirvenne: Femma O.L.V. Dirk Van de Velde: De Kleine Kunst Bert Bral: MuzArt Danny Cools: Vriendenkring De Post Bert Jacobs: Gezinsbond / voorzitter Dit team wordt aangevuld door de vorige penningmeester, Denise De Smedt; de sleutelverantwoordelijke, Monique Van Hove en de materiaalverantwoordelijke; Ludo Braem. Bert overloopt de materialen die beheerd worden door de PCR-Beveren. Hieruit blijkt dat verenigingen over heel wat kunnen beschikken. De leden van de PCR-Beveren hebben hier in het verleden telkens een bijdrage voor geleverd (eerst 1/3, later 1/5). De PCR-Beveren organiseert 2 AV’s per jaar. Die AV’s probeert de PCR telkens op een andere locatie te doen. Bv. Hof ter Welle, Vredegerecht, Technische dienst, Voetbalstadion, Rode Kruis, … Soms wordt er een activiteit ingericht, zoals de demonstratie ‘defibrilator’ van het Rode Kruis. Toch blijft het moeilijk om alle verenigingen te bereiken. Er is geen gezamenlijke activiteit met alle verenigingen van de PCR. Wel wordt er elk jaar iets rond de verjaardag van de PCR gedaan, dit om de 5 jaar. Vorig jaar was dat bv. nog iets met Jeanne Brabants: Danza Antiqua. T.g.v. het 25-jarige bestaan van de PCR werd op de binnenkoer van Cortewalle het beeld De Slotnimf aangekocht, een werk van beeldend kunstenaar Georges Staes. Verder werd een ontbijt met optreden van Arjaun georganiseerd en een bijeenkomst met Beatrijs Van Craenenbroeck van het Internationale Anton Van Wilderodegezelschap. Verenigingen die een jubileum vieren, krijgen een symbolische bijdrage, een toelage van 20 of 40 euro, respectievelijk voor 10 of 25-jarig bestaan. De PCR komt om de 2 à 3 maand samen. Vorig jaar werden er 4 vergaderingen georganiseerd. De PCR ondersteunt ook de lokale verenigingen als er iets speciaals te vieren valt, bv. dit jaar de viering van 5 jaar Kantschool. Er zijn nog aparte werkgroepvergaderingen om bv. bepaalde activiteiten te ondersteunen, zoals dit jaar het 45-jarig bestaan van de PCR-Beveren. Welke PCR stelt zich de volgende keer voor? PCR-Verrebroek is kandidaat om zich in september 2014 voor te stellen en zal de RVB dan ter plaatse uitnodigen. 7. Financieel verslag (stand van zaken – Luc) De leden van de RVB zullen zich herinneren dat er bij de overgang naar het nieuwe bestuur een tussentijds overzicht van de boekhouding werd gemaakt. Luc Van Broeck legt de werking van de boekhouding van de GCR uit aan de hand van een presentatie van het financieel verslag. Elk item heeft een code. Die code wordt teruggekoppeld aan het kasverslag. Zo kan je snel achterhalen wat waar zit en heb je een extra controle.
verslag RVB 2014-02-25 def
5.
Elke code heeft een apart berekeningsvak, om de foutenmarge te beperken. Op die manier kunnen gebeurlijke fouten erg snel opgespoord worden. Inkomsten en uitgaven worden apart geboekt en komen samen in het eindresultaat. Het eindresultaat is een automatische berekening, waardoor het financieel verslag het hele jaar door wordt bijgehouden. De penningmeester heeft ook het financieel overzicht bij, dat ter vergadering kan ingekeken worden. De voorzitter stelt voor om regelmatig een overzicht van de financiën te presenteren. In de PCR-Kieldrecht gebeurt dit ook regelmatig.
8. Briefwisseling / mededelingen Dienst Toerisme De dienst Toerisme geeft de plannetjes van alle wandelpaden in voor de toeristische app Waasland die in uitwerking is. Een aantal zaken zijn niet meer aangepast aan de realiteit. Vraag om dit voor te leggen aan de desbetreffende PCR en hieraan de nodige aanpassingen te laten doen. Kunst-Montmartre Kunst-Montmartre organiseert voor de vijfde keer Montmartre op Hof ter Saksen en vraagt aan de GCR om ondersteuning voor het jubileum. De RVB gaat akkoord om dit project te ondersteunen. Cultuurprijzen Provincie Oost-Vlaanderen Het provinciebestuur schrijft jaarlijks diverse cultuurprijzen uit. In 2014 is dat voor de disciplines vormgeving, popmuziek, erfgoed, historisch onderzoek, populariserend werk en letterkunde. Alle informatie staat ook op www.oost-vlaanderen.be/cultuurprijzen. Vergadering Deelinfrastructuur Ter Vesten op 29/01/2014 Er is 5.500,- euro voorzien in begrotingswijzing voor de PCR, om in de betaling van de administratie, de post en de kleine reparaties en vervanging klein materiaal te kunnen voorzien tijdens het werkjaar. Het gemeentelijke retributiereglement inzake uitlening van gemeentelijk materiaal werd aangepast. Het reglement staat op de gemeentelijke website, te vinden via: http://www.beveren.be/vrije-tijd/zelforganiseren/ontlenen-van-feestmateriaal De tarieven werden op 1/1/2014 gewijzigd. Ook worden huurders van dit materieel (verenigingen, particulieren én vzw’s) erop gewezen dat ze verplicht zijn om bovenop deze bedragen ook nog 21% BTW te betalen. Verslagen, binnengekomen op het secretariaat AV PCR-Haasdonk 27/01/2014 RVB PCR-Beveren 13/01/2014 AV PCR-Melsele 20/01/2014 Alle verslagen mogen bezorgd worden aan het secretariaat.
9. Varia / rondvraag Aankondigingen en oproepen Uitnodiging grensoverschrijdende quiz in OC Ermenrike op vrijdag 25/04, door het EGTS. Uitnodiging voor Gala van vtbKultuur Video Beveren op 23/03 in Ter Vesten. Uitnodiging Wase Polder: wijding van de vlag + Reynaertlezing in Vrasene op zondag 02/03. Uitnodiging Vriendenkring De Post: oproep Kunsttentoonstelling Reynaert in Café De Bijl, van 15 juni tot 15 september 2014. Alle kunstkringen en (foto-)kunstverenigingen werden aangeschreven. Graag vragen wij aan de PCR om deze oproep nog verder te willen ondersteunen en verenigingen aan te moedigen om hieraan deel te nemen in het kader van het Beverse voorzitterschap van het IGP Land van Reynaert.
verslag RVB 2014-02-25 def
6.
PCR-Kallo De voorzitter vraagt wat er met oud materiaal moet gebeuren dat nog in de kasten werd gevonden: cassetterecorder, … Dit wordt verder intern bekeken. Er is een vraag naar sleutels, die zouden klaarliggen voor de PCR-Kallo. OC ’t Klooster Vrasene Er wordt gevraagd of er een mogelijkheid bestaat om 3x per jaar een podium te kunnen organiseren vanuit de GCR / PCR in de lokale kapellen, zoals de kapel van OC Vrasene of de kapel van OC Boerenpoort. Bv. aperitiefconcertjes in samenwerking met bv. de verenigingen, bv. KPSK en de GAMWD. Tegen lage kost, evt. met een aperitief erbij. PCR-Beveren Vraag van Toneelvereniging De Kleine Kunst om TV te gebruiken 2015-2016. In 2015 is er in het najaar nauwelijks nog plaats. De nieuwe vereniging A.D.E.M. werd vorige zondag voorgesteld aan de pers. De vereniging werd onder de doopvont gehouden op zondag 23/02/14 in de Sint-Rafaëlschool.
De volgende vergadering van de RAAD VAN BESTUUR werd vastgelegd op 3 april 2014 om 20 uur in Ter Vesten.
Contactadres secretariaat cultuurraad Secretariaat Gemeentelijke Cultuurraad Beveren p/a Gravenplein 2 9120 Beveren 03 750 10 05
[email protected] Secretaris: Hilde Reyniers
