Verslag STUURGROEP IKZ

CAW Artevelde vzw

Z:\IKZ\SG\verslagen\Verslag SG IKZ 13-09-04.doc

Verslag STUURGROEP IKZ 13-09-04 Aanwezig:

Brigitte Laceur, Frances van Belle, Hilde Van den Biesen, Lieven Vernaeve, Marian Claeys, Mieke Van Durme, Monique van Malderen, Patrick Seys, Simonne Auman, William Govaert

Verontschuldigd:

Alain Slock, Bart Gijbels, Lieven Vernaeve (namiddag)

Agenda:

1.

Goedkeuring verslag stuurgroep 14-06-04

Ter goedkeuring

2.

Ontwerp handboek

Ter bespreking en Blz. 4 goedkeuring Blz. 4

2.1. Inleiding

Volgende dering:

Blz. 1

2.2. Organisatiebeleid

Blz. 5

2.3. Conditionele elementen

Blz. 6

2.4. Primaire processen

Blz. 7

2.5. Managementprocessen

Blz.13

2.6. Garantie-elementen

Blz.14

2.7. Bijlagen

Blz.14

verga- Prinsenhofzaal, 18-10-04, 09u00 tot 16u00

1 Verslag vorige bijeenkomst Document(en): verslag d.d.14-06-04

1.1 § §

1.2

Opmerkingen bij het verslag Verslag wordt goedgekeurd. Patrick stelt vraag wat er juist bedoeld wordt met “niet duidelijk gecommuniceerd naar de teams” m.b.t. vernietigen dossiers. Paul had een mail rond gestuurd met de vraag naar het aantal zakken en wachtte nog op antwoord van sommige teams om zakken bij te bestellen, terwijl andere teams ondertussen op het secretariaat gewoon zakken zijn komen halen zonder dat dit aan Paul doorgegeven was. Andere teams wachtten nog op een bericht om zakken te mogen afhalen.

Opvolging n.a.v. het verslag

1.2.1 Zelfevaluatie § §

Zelfevaluatie binnen uiterlijk 4 oktober ! Reeds 6 formulieren ontvangen van: Vluchthuis, VOC Klemenswerk, Wip, SOC, JAC, secretariaat, VLAM

1.2.2 Vorming IKZ §

Er wordt gevraagd om de introductie IKZ voor nieuwe medewerkers (ook vrijwilligers en stagiairs) van donderdag 30/09/04 te verschuiven naar vrijdag 01/10/04 eveneens van 10 tot 13u.

Gemaakt op 09-09-04

1/15

Gemaakt door Brigitte Laceur

CAW Artevelde vzw

§


Er wordt driemaal vorming georganiseerd m.b.t. het handboek IKZ, de klachtenprocedure en de kwaliteitsplanning. Om vrijwilligers zoveel mogelijk de kans te bieden om deze vorming eveneens bij te wonen voorzien we ook een avond.: - Woensdag 10/11/04, 09-12u - Dinsdag 23/11/04, 09-12u - Donderdag 18/11/04, 19u-22u

1.2.3 Klachtenprocedure SAW § § §

Dinsdagnamiddag 7 september volgden Alain, Brigitte, Frances, Hilde, Lieven, Monique, Patrick en Simonne de provinciale vorming m.b.t. de klachtenprocedure. Op volgend CAW overleg worden de laatste afspraken nog gemaakt en wordt er afgesproken of er al dan niet een centrale folder zal gedrukt worden. SAW zal wel een tekst aanleveren. Er komt wel sowieso een gemeenschappelijke affiche. Op provinciaal niveau zullen er 6 deskundigen gezocht/aangesproken worden om in de klachtencommissie te zetelen. Deze deskundigen zullen ook nog een vorming krijgen.

Afspraken

Wie

Termijn

§

Patrick

Volgend CAW-overleg

Aan het SAW vragen om toch een folder te drukken

1.2.4 Veranderingsacties §

Het schema voor de opvolging van de veranderingsacties wordt doorgegeven om aan te vullen.

Gemaakt op 09-09-04

2/15


Transithuis

JAC

BWJ

Wip

VLAM

VOC Klemensw.

Vluchthuis

AOC Kemensw

H. Prins Albert

Oikonde

U

U

U

U

S S

U

U

U

U

U

U

U

U

S

U

U

U

U

nvt U

U

U

U

U

U

U

U

S

U

U

U

U

EVALUATIE EN BIJSTURING WERKING Opgenomen in de planning Documenten aanpassen op basis van de evaluatie

U

U

S

U

U

U

U

S

U

U

U

S

U

S

U

U

U

U

U

U

S

S

S

U

S

PERSONEELSBELEID Procedure beoordelingsgesprekken Functieprofielen

U U S U U U S

SIGNALEREN Vast agendapunt Jaaroverzicht Database verwerking signalen VTO-beleid Gekende planning interne vorming doorgegeven Inventariseren gegevens 2003 Lijstje met vormingsinitiatieven Tussentijds opvragen van gegevens 2004 Database externe vorming op website

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U S S

U U

U U

U U

U U

U U

U U

U U

U U

U U

U U

U U

U U

U U

U U

U U

U U

S U

U U

U U

U U

U U U S S

KLACHTENPROCEDURE Vorming medewerkers Bestellen voorlichtingsmateriaal SAW

Gemaakt op 09-09-04

Centrale Coörd.

OBT

U

Bijstandsteam

CSV

PRIVACY Teams informeren over gewijzigde afspraken Vertalingen Vernietiging dossiers na 5 of 10 jaar (gender,hsd,jww)

BEWO

Genderstichting

Gestart = S Uitgevoerd= U

SOC

Contrapuntr

U

VERANDERINGSACTIES

Schelp

JWW


HD

CAW Artevelde vzw

S

3/15


CAW Artevelde vzw


2 Ontwerp handboek Document(en): ontwerp handboek ikz, 3_6_VTO-beleid

2.1

Inleiding

2.1.1 Structuur kwaliteitshandboek § §

§ § §

Korte inleiding + uitleg structuur We dienen op te letten met het gebruik van de term medewerkers. Medewerkers omvat alle personen - ongeacht hun statuut - die in Artevelde werken. Daarnaast heb je ook personen die met een arbeidscontract verbonden zijn aan onze dienst, hiervoor zullen we vooraan de term werknemer gebruiken. In de inhoudstafel vervangen we de term medewerkers door werknemers in punt 5.3. (aanwerven) en 5.4. (evaluatie). Bovenaan titel “inleiding” toevoegen. Er wordt gevraagd of we toch niet beter aan elke medewerker een exemplaar van het handboek geven. We opteren hier niet voor omdat dit niet beheersbaar is, wij kunnen niet garanderen dat alle handboeken dan ook up-to-date blijven.

2.1.2 Voorstelling CAW Artevelde § § §

§

Gebaseerd op het jaarverslag zoals afgesproken 11-09-00 Het aantal mensen dat een beroep doet op CAW Artevelde geeft misleidende informatie: het gaat niet om 14000 verschillende mensen, cliënten worden regelmatig meer dan éénmaal geregistreerd. Aangepast uittreksel tekst: CAW Artevelde is sinds 1995 erkend als autonoom Centrum Algemeen Welzijnswerk. In het CAW kan iedereen terecht met gelijk welke vraag of probleem. Jaarlijks doen veertienduizendtal mensen beroep op CAW Artevelde met vragen naar informatie….Jaarlijks behandelen wij ongeveer dertienduizend vragen naar informatie of advies, voor psychosociale begeleiding en ook voor kort- of langdurige residentiële opvang. Het correctief aanbod is niet negatief t.a.v. andere sectoren bedoeld.

2.1.3 Verantwoordelijke uitvoering kwaliteitsbeleid §

Bovenaan titel toevoegen : verantwoordelijkheden

2.1.4 Inspectie § §

Uitleg over regelgeving en inspectie + machtiging (inclusief privacywaarborgen) Geen opmerkingen

Gemaakt op 09-09-04

4/15


CAW Artevelde vzw

2.2


Organisatiebeleid

2.2.1 Opdrachten en doelstellingen § §

Reeds goedgekeurd op 22-03-04 Taalkundig zit er nog steeds een fout in de missie. Als stuurgroep kunnen we de missie niet zomaar aanpassen aangezien die vastgelegd werd in het beleidsplan. In het nieuwe beleidsplan zal de missie als volgt gecorrigeerd worden (en vervolgens aangepast in het handboek): CAW Artevelde wil als pluralistische organisatie de mogelijkheden versterken van iedereen versterken die daarom vraagt om het individueel en sociaal welzijn te verhogen. CAW Artevelde wil zich in het bijzonder richten tot alle personen voor wie de welzijnskansen bedreigd of verminderd worden ten gevolge van persoonlijke, relationele of maatschappelijke factoren.

2.2.2 Waarden en visie §

Reeds goedgekeurd op 22-03-04

2.2.3 Hulp- en dienstverleningsaanbod § §

Gebaseerd op het jaarverslag zoals afgesproken 11-09-00 Toch blijken er een aantal fouten in te staan die we alsnog corrigeren, deze aanpassingen zullen eveneens in het nieuwe jaarverslag opgenomen worden: De werking wordt uitgezet op 23 verschillende vestigingsplaatsen Het centrum beschikt over verschillende vestigingsplaatsen in de regio. Onthaal van jongeren: in op het JAC te Gent en door VLAM op de jongerenvindplaatsen van Habbekrats in Gent en Ledeberg Onthaal van specifieke doelgroepen: thuislozen in het bijstandsteam, mensen met een precair verblijfsstatuut vluchtelingen in het Transithuis, (ex)gedetineerden en hun directe omgeving in het Justitieel Welzijnswerk te Gent Psychosociale begeleiding aan huis: door begeleid wonen voor jongeren en volwassenen, door begeleid wonen voor thuislozen en door zorgwonen voor chronisch thuisloze mannen Residentieel: Opvang van mannen met kinderen: in het Tussenhuis van Oikonde; Opvang van koppels met kinderen: in VOC Klemenswerk De nachtopvang voor daklozen tijdens de wintermaanden van 15 december tot 15 februari

2.2.4 Sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen § §

Overzicht smk’s en waar ze expliciet tot uiting komen in het handboek. Niet alle smk’s zijn terug te vinden in het handboek bv. de bereikbaarheid van de teams is terug te vinden op de website. In linker kolom punt 5.3. en 5.4. aanpassen: medewerker vervangen door werknemer.

Gemaakt op 09-09-04

5/15


CAW Artevelde vzw

2.3


Conditionele elementen kwaliteitssysteem

2.3.1 Organogram § § §

Zoals afgesproken op 20-09-00 plaatsen we hier steeds het organogram dat op dat ogenblik in voege is. Dit betekent dat het handboek regelmatig zal moeten aangepast worden. Bij CSV de psychosociale schrappen, Brigitte geeft dit ook door aan Carina. Het organogram is aangepast aan de huisstijlkleuren maar oogt niet goed in wit/zwart versie.

2.3.2 Functieomschrijvingen § § § §

De functieomschrijvingen worden uitgewerkt door het directiecomité. In het handboek hebben we enkel de structuur/inhoud van een functieomschrijving opgenomen en een overzicht van de functieomschrijvingen die het directiecomité heeft of nog zal uitschrijven. De communicatie m.b.t. dit onderwerp verloopt via de gangbare communicatiekanalen, m.n. het CO en niet via de stuurgroep IKZ. De term onderhoudspersoneel vervangen door logistiek personeel.

2.3.3 Overlegmomenten Document(en): transparant met nieuw overzicht intern overleg § § § § §

Enkel intern overleg wordt uitgebreid beschreven. Voor het extern overleg verwijzen we naar het jaarverslag ministerie omdat dit veel te uitgebreid is en te snel verandert om op te nemen in het handboek. Het overzicht met interne overlegmomenten is uitgebreid met de stuurgroep diversiteit en stuurgroep nachtopvang. Er worden door de stuurgroep nog aanpassingen aangebracht bij de themagroepen, de themagroep/stuurgroep vrijwilligers, de PG IKZ, de SG BEWO, de briefing, de syndicale delegatie. Aanpassen volgorde : 1. OR, 2. CPBW, 3. Syndicale delegatie Ook het Gents aanmeldingsteam (GAT) dient opgenomen te worden in dit overzicht. Brigitte zal dit in overleg met Mieke aanvullen.

2.3.4 Personele en materiële middelen § §

Hier wordt opgenomen waar deze middelen worden beschreven en wanneer ze worden aangepast. Geen opmerkingen

2.3.5 Maatregelen om specifieke doelgroepen te bereiken § § §

Weergave van de respectievelijke doelstellingen in het beleidsplan. Deze procedure is eigenlijk reeds geldig vanaf het ogenblik dat het beleidsplan in voege trad, nl. 01-01-03 De vraag wordt gesteld of wij maar zo weinig doelstellingen hebben met betrekking tot dit onderwerp. Ja, dit zijn de enige doelstellingen die zich specifiek richten op de toegankelijkheid voor specifieke doelgroepen. Daarnaast hebben we wel veel inhoudelij-

Gemaakt op 09-09-04

6/15


CAW Artevelde vzw


ke/methodische doelstellingen waarbij we extra aandacht gingen besteden aan specifieke doelgroepen. Voor de duidelijkheid spreken we af om een getrapte structuur aan te brengen in de opsomming van doelstellingen. Bij registratie taalfout verbeteren: tot volgende beleidsplan

§ §

2.3.6 VTO-beleid § §

Was reeds goedgekeurd op de SG van 22-03-04. Registratie: interne vorming wordt wel opgenomen in een database op de server, maar niet op de website; kalender met geactualiseerd overzicht komt wel op de website. Geen opmerkingen, schema is niet gemakkelijk te begrijpen.

§

2.4

Operationele elementen: primaire processen

De volgende procedures zijn gebaseerd op de bevraging van de teambegeleiders tijdens de zomervakantie: aanmelding, info/advies/oriëntatie, intake, evaluatie/bijsturing/afsluiting begeleiding

2.4.1 Aanmelding ontvangen §

Het stroomdiagram wordt volledig hergetekend en vereenvoudigd.

aanmelding cliënt

directe aanmeldingsvraag ?

nee

info werking + ev. uitnodigen gesprek

ja hulpverlener beluistert de aanmeldingsvraag

dienstverlening

Gemaakt op 09-09-04

informatie werking

uitnodigen voor een gesprek

7/15

intern of extern doorverwijzen

procedure info- en adviesgesprek

procedure intake


CAW Artevelde vzw


2.4.2 Geven van informatie, advies en oriëntatie § § §

Toepassingsgebied: Alle onthaalteams Verwante documenten infotheek voor medewerkers in de deelwerking Het stroomdiagram wordt als volgt aangepast:

aanmeldingsvraag cliënt

ja

ja

vraag duidelijk ?

persoonlijke cliëntsituatie verkennen

nee

enkel info ?

nee perspectieven verkennen

bijkomende info vragen

direct antwoord mogelijk?

samen met cliënt mogelijkheden afwegen

ja

de cliënt kiest meest aangewezen oplossing

nee info opzoeken of opvragen

nee advies voldoende ?

antwoord geven

ja

kan cliënt zelfstandig stappen zetten? nee

nee

ja voldoende info ?

ja

ja gesprek afronden

Gemaakt op 09-09-04

verdere ondersteuning nodig ?

gesprek afronden

8/15

opvolgingsafspraken


CAW Artevelde vzw


2.4.3 Intake cliënten § § §

Toepassingsgebied: geldt evenmin voor JWW Het is belangrijk om intakes zeker minimum 1 jaar te bewaren in functie van eventuele klachten. Stroomdiagram wordt gewijzigd: begeleidingsvraag

verslag intake

intakegesprek(ken)

bespreking met teaml. nodig

directe beslissing

nee

ja (instroom)overleg of overleg met teamleden

motivatie meedelen aan cliënt

nee

+ beslissing tot begeleiding ja

alternatieven zoeken (ev. doorverwijzen)

voorstel tot begeleiding bespreken

nee

cliënt akkoord ? ja

dossier

Gemaakt op 09-09-04

start begeleiding

9/15


CAW Artevelde vzw


2.4.4 Evaluatie, bijsturing en afsluiting van de hulpverlening Wie cliënt + hulpverlener

Wanneer - telkens een van beiden het aangewezen vindt - minstens éénmaal voor het afsluiten van de begeleiding

Hoe - in dialoog met de cliënt - conclusies genoteerd in het dossier

- op vraag van de betrokken hulpverlener - na een bepaalde periode zoals afgesproken met het team samenwerkingspartners - evolutie cliënt(systeem) - volgens afspraak met in het kader casemanasamenwerkingspartners gement (ev. wettelijk vastgelegd)

- cliëntbespreking op teamvergadering en/of intervisie - terugkoppeling naar de cliënt - enkel mits toestemming cliënt (tenzij bij wettelijke verplichting) - indien mogelijk overleg samen met de cliënt - terugkoppeling naar cliënt door één van de samenwerkingspartners

Wie hulpverlener

Wat Wanneer - doelstellingen - als de nood tot bijstu- manier van werken ring blijkt uit de evaluatie - samenwerking met betrokken hulpverlener(s)

team

- doelstellingen - als de nood tot bijstu- manier van werken ring blijkt uit de evaluatie - samenwerking met betrokken hulpverlener(s)

Hoe - bijsturing op basis van de evaluatie en op maat van de cliënt - in overleg met de cliënt - afspraken in dossier - bijsturing op basis van de evaluatie en op maat van de cliënt - betrokken hulpverlener overlegt met cliënt - afspraken in dossier - bijsturing op basis van de evaluatie en op maat van de cliënt - volgens de afspraken met de samenwerkingspartners - betrokken hulpverlener overlegt met cliënt

Bijsturing

Evaluatie

team

Wat - verwachtingen cliënt - doelstellingen - manier van werken - ev. samenwerking met betrokken hulpverlener(s) - effectiviteit van de hulpverlening

samenwerkingspartners - taakafspraken in het kader casemanagement

Gemaakt op 09-09-04

- als de nood tot bijsturing blijkt uit de evaluatie

10/15


Afsluiting

CAW Artevelde vzw


Wie cliënt

Wat Wanneer participatie aan de bege- steeds leiding

Hoe - op eigen initiatief en op de manier waarop de client dit wenst - afsluiten dossier - indien doel van de hulp- - beslissing in onderling verlening bereikt is overleg nemen - indien doorverwijzing - afronding met de cliënt geïndiceerd is - afsluiten dossier - na (herhaaldelijke) negatieve evaluaties - de begeleidingstermijn of het aantal gesprekken dat vooraf afgesproken werd, is bereikt en niet (meer) verlengbaar - indien doel van de - kan pas na bespreking hulpverlening bereikt is met het team - na (herhaaldelijke) ne- (uitgezonderd bij acute gatieve evaluaties situaties van ernstig - bij ernstig grensover- grensoverschrijdend geschrijdend gedrag drag) - de begeleidingstermijn - beslissing wordt beof het aantal gesprekken sproken met de cliënt dat vooraf afgesproken - afsluiten dossier werd, is bereikt en niet (meer) verlengbaar - indien doel van de hulp- - beslissing wordt genoverlening bereikt is men in overleg met de - na (herhaaldelijke) ne- partners gatieve evaluaties - terugkoppeling naar - de begeleidingstermijn cliënt door één van de of het aantal gesprekken samenwerkingspartners dat vooraf afgesproken - afsluiten dossier werd, is bereikt en niet (meer) verlengbaar

cliënt + hulpverlener

begeleiding

hulpverlener

begeleiding

samenwerkingspartners begeleiding in het kader casemanagement

2.4.5 Overdracht van de hulp - en dienstverlening § §

Werd reeds in november 2003 besproken, maar de definitieve versie van het document moet nog worden goedgekeurd Bij registratie teamverantwoordelijke vervangen door teambegeleider

2.4.6 Omgaan met cliëntinformatie § §

§

Werd reeds in november 2003 besproken, maar de definitieve versie van het document moet nog worden goedgekeurd. Simonne signaleert nog eens dat het ondertekenen van de schriftelijke toestemming een probleem blijft binnen het bijstandsteam. Zij vinden het ook niet altijd even evident om dit te motiveren in het dossier aangezien de cliënt daar inzage in heeft. Motivatie dient echter zeker opgenomen worden in het dossier. Bij registratie aanvinken in dossier 2 x verwijderen, teamverantwoordelijke vervangen door teambegeleider.

Gemaakt op 09-09-04

11/15


CAW Artevelde vzw

§


In stroomdiagram “schending” vervangen door schade integriteit

cliëntgebonden informatie

aan betrokken hulpverlener(s)? ja nee binnen het team?

voor de hulpverlening relevante informatie doorgeven

ja

nee ja

toestemming cliënt? nee ja

gevaar schade integriteit?

ev. doorbreken geheimhouding bespreken met team

nee

geen informatie doorgeven

2.4.7 Dossiervorming § § §

Werd reeds in november 2003 besproken, maar de definitieve versie van het document moet nog worden goedgekeurd. Woordje “ja” bij pijl tussen “dossier afsluiten” en “stelt cliënt nieuwe hulpvraag” verwijderen. Bij registratie 2 x aanvinken verwijderen, boekhouder ipv –ster, teamverantwoordelijke veranderen in teambegeleider.

2.4.8 Klachtenbehandeling en -registratie § §

§

Beschreven op basis van de afspraken gemaakt op SAW -niveau en volgens de 2 niveaus: directie en commissie. De vraag wordt gesteld of we ook niet iets moet opnemen over hoe teams zorgvuldig met klachten omgaan vóór de formele procedure start. In de folder voor cliënten zal dit wel opgenomen worden, maar na analogie met inzage in het dossier beschrijven wij in het handboek enkel de formele procedure. De bekommernis wordt geuit dat deze procedure weinig rekening houdt met de beperkte vaardigheden van onze cliënten. Cliënten worden ook overrompelt met allerlei documenten: info cliëntinformatie, info klachtenprocedure, huisreglement, schriftelijke toestemming, enz.

Gemaakt op 09-09-04

12/15


CAW Artevelde vzw

§

§


Intern moeten nog een aantal vragen beantwoord worden: § Behandelt de directie de klachten zelf of wordt er iemand anders aangesteld ? § Tot wie kunnen cliënten zich richten voor hulp bij het invullen van een klachtenformulier? § Welk beheerraadslid wordt aangesteld als voorzitter van de klachtencommis sie? § Wie wordt aangeduid als secretaris van de commissie? Document geldig vanaf 01-11-04, aangezien dit ook zo is voor de andere Oost-Vlaamse CAW’s. We hopen dat alles op tijd rond is.

2.4.9 Gevaar voor schade integriteit § §

2.5

Werd reeds in november 2003 besproken, maar de definitieve versie van het document moet nog worden goedgekeurd Geen opmerkingen ?

Operationele elementen: managementprocessen

2.5.1 Vaststellen van behoeften en tekorten en signaleren aan het beleid § §

Reeds besproken en goedgekeurd. Registratie dient echter aangepast: ingevulde formulieren worden niet meer door het secretariaat maar door de kwaliteitscoördinator ingezameld. Zij zullen ook op onze website te vinden zijn.

2.5.2 Evalueren werking, doelgroepenbeleid, doelstellingen § §

Reeds besproken en goedgekeurd Geen bijkomende opmerkingen

2.5.3 Aanwerven van medewerkers § §

Reeds besproken en goedgekeurd Medewerker en personeelsleden vervangen door werknemer

2.5.4 Evalueren functioneren medewerkers § § §

Procedure is gebaseerd op de afspraken beschreven in de tekst functionerings- en beoordelingsgespekken. Procedure is oké, maar Simonne en Alain gebruiken een verschillend verslagformulier. Zij zullen dit nog op elkaar moeten afstemmen voordat het formulier in de bijlagen kan opgenomen worden. Term medewerkers in titel en tabel vervangen door werknemers.

2.5.5 Het begeleiden en ondersteunen van medewerkers § §

Reeds besproken en goedgekeurd. Registratie aanpassen: introductiebrochure komt ook op website.

Gemaakt op 09-09-04

13/15


CAW Artevelde vzw

2.6


Garantie-elementen

2.6.1 Beheer van documenten van het handboek § §

Gebaseerd op huidige praktijk. Bij registratie handboek toevoegen, locatie op server en intranet.

2.6.2 Onderhoud kwaliteitssysteem § § § §

2.7

Reeds besproken op het ISO van 29-05-00, maar nog niet als handboek document bekeken. Eén element toegevoegd aan vroeger schema: nl. planning verbeterprojecten. We hebben deze stap in de procedure wel uitgevoerd, maar nooit beschreven. Registratie: de resultaten van de zelfevaluatie, de stuurgroepverslagen en de eindverslagen van de projectgroepen zullen ook op de website staan. Matrix uitleggen en het aantal bijeenkomsten van de PG schrappen: Er worden één of meerdere projectgroepen samengeroepen die volgens een matrixstructuur 1 zijn samengesteld. De projectgroep komt een aantal keer samen +/- 10 keer bijeen en formuleert een advies met veranderingsvoorstellen

Bijlagen

2.7.1 Uitleg stroomdiagram § §

Reeds besproken en goedgekeurd Nog taalfoutje bij toepassingsgebied verbeteren: procedures waarbij men een beslissing dient te nemen

2.7.2 Definities § §

Zoals reeds vroeger toegelicht hebben we ons hier gebaseerd op bestaande definities o.a. vanuit de handleiding van het ministerie en steunpuntteksten. Correcties:

Beoordelingsgesprek

Conditionele elementen

Gesprek met de directe leidinggevende en de tweedehogere leidinggevende met het doel de medewerkers op cruciale momenten te evalueren op een eenduidige en gelijkvormige manier. Om kwaliteit te kunnen leveren, is het belangrijk dat we – naast een omschrijving van onze doelen en waarden in het organisatiebeleid – een goed uitgedachte organisatie neerzetten om het werk te kunnen uitvoeren. In de conditionele elementen wordt deze structuur beschreven. Het gaat hier niet om de uitvoering van concrete processen, maar wel om randvoorwaarden die nodig zijn om niet elke afspraak onder mensen in het honderd te laten lopen.

3

4

1

samenstelling die de bestaande hiërarchische structuren doorbreekt, projectleden met verschillende functies en afkomstig uit diverse teams die collegiaal voorstellen uitwerken

Gemaakt op 09-09-04

14/15


CAW Artevelde vzw

Intakegesprek


Met intake wordt die fase van de hulpverlening bedoeld waarin gepeild wordt naar de vraag van de cliënt en samen bekeken wordt welk aanbod kan gedaan worden. Het is een proces van informatie-uitwisseling tussen cliënt en hulpverlener. Proces van wederzijdse informatie-uitwisseling i.f.v. vraagverduidelijking, verwachtingen, diagnose (probleemanalyse) en mogelijk hulpverleningsvoorstel, dat minstens plaats vindt op het moment dat een begeleiding overwogen wordt.

Oriëntatie

Overlegmomenten

Signaal Signalering

Het oriëntatieproces waarbij de cliënt onmiddellijk (dus alvorens een intakegesprek heeft plaatsgevonden) - intern dan wel extern – wordt doorverwezen. Met “onmiddellijk” wordt bedoeld tijdens het eerste contact met de cliënt. Overlegmomenten zijn momenten waarop mensen rond de tafel zitten om af te stemmen. (…) Het kan gaan om overlegmomenten m.b.t. de hulp- en dienstverlening of (…) met m.b.t. het organisatiefunctioneren. De aandacht vestigen van betrokken (beleids)instanties op problemen die in contacten met cliënten of aanverwante sectoren regelmatig terugkomen, en waarvoor een structurele oplossing mogelijk is.

1

4

4

9

2.7.3 Verwante documenten § § § §

In de bijlagen worden die documenten opgenomen waarnaar reeds verwezen werd in het handboek. Het zijn enkel die documenten die expliciet vanuit kwaliteitszorg ontwikkeld werden. Een aantal documenten moeten wel nog aangepast worden aan de nieuwe huisstijl. Bijlage 9: stappenplan voor procedure schending bij gevaar voor schade integriteit

Afspraken

Wie

§ §

Brigitte 17-09-04 Teambegeleiders 24-09-04

§ §

Documenten worden aangepast en rondgestuurd Opmerkingen doorgeven aan Brigitte, enkel bij fundamentele knelpunten nog terugkoppelen op volgende stuurgroep Bijlagen lay-outen in huisstijl Verslagformulier beoordelingsgesprek aanpassen

Gemaakt op 09-09-04

15/15

Termijn

Brigitte Simonne/Alain

22-10-04 22-10-04


Verslag STUURGROEP IKZ

Recommend Documents