2/08/2010
Integrale Kwaliteits Zorg uit de Praktijk
Heeft MIJN apotheek behoefte aan IKZ?
1
2/08/2010
Heeft mijn apotheek behoefte aan IKZ? Het gebruik van een continu verbeteringsproces door de leiding van de apotheek • • • • •
Waarbij kwaliteitsgarantie centraal staat Gesteund door alle medewerkers Integraal over alle diensten/producten Gericht op succes op lange termijn Met focus op klantentevredenheid
2
2/08/2010
« IKZ voor de Apotheek » i.s.m. Provincie West-Vlaanderen 2001 – 2003 Opleiding voor Apothekers
www.amelior.be Amelior Centrum kwaliteitszorg West Vlaanderen Beneluxpark 1 8500 Kortrijk ISO gecertificeerd Opgericht in 1971
3
2/08/2010
Opleidingen Amelior • • • • • •
Communicatie Management en Human Ressources Informatica Economie en financiën Veiligheid en milieu Bedrijfsorganisatie Integrale kwaliteitszorg
Vragen voor de apotheker • • • • •
Werk ik kwaliteitsvol ? Hoe werkt een andere sector rond IKZ ? Welke ISO normen zijn wenselijk ? Welke ISO normen zijn haalbaar ? Hoe vertaal ik die in mijn apotheek ?
4
2/08/2010
Doel • • • •
Implementatie van een doordachte kwaliteitstrategie Continue kwaliteitsverbeteringen bestendigen Verlagen van de kosten van niet-kwaliteit Verhogen van het bedrijfsrendement
5
2/08/2010
Start situatie • Veel algemene informatie over kwaliteit • Gebrek aan toegepaste opleiding • Focus op gekend terrein: Farmaceutische Zorg Magistrale
PROGRAMMA WORKSHOPS Kwaliteitsbeleid en doelstellingen Document en gegevensbeheer
Personeel
Communicatie met patiënt
Voorraadbeheer
Ontvangst - advies - klacht Bereidingen
Inkoop - controles - afval Kwaliteitsverbetering Audit
Interne communicatie
Beheer - controle apparatuur
6
2/08/2010
Huiswerk Kwaliteitsbeleid beschrijven KHB Uitbreiden naar alle werkprocessen Afspraken en documenten aanmaken Implementatie Kenbaar maken ( team + publiek ) Audit en opvolging
Implementatie criteria • Bruikbaarheid document • Inhoud • Vorm • Informatisering • Netwerk Pc • Server
7
2/08/2010
APB - GFP • Good Farmaceutical Practice Geven de richtlijnen wat wenselijk is • Kwaliteits handboek Unieke handleiding van 1 specifieke apotheek
Sleutelprocessen • BEHEER
• ADMINISTRATIE
Boekhouding Finance Strategie Portfolio
Documentatiebeheer Personeel Facturatie Iso-Ikz
lokalen/apparatuur. •
VERKOOP – MARKETING Patiënt dossier Externe communicatie Klachtenbeheer Publieke ruimte
• PRODUCTIE Grondstoffen Protocollen Verpakking
• VOORRAADBEHEER Inkoop Controles Afval
• IT Inventariseren Hardware onderhoud Software onderhoud
8
2/08/2010
Procedure : Beheer lokalen en uitrusting Doel : • Processen definiëren • Nodige protocollen uitschrijven Elk protocol legt de afspraken vast bvb onderhoud vd lokalen of apparatuur
9
2/08/2010
Procedure : Beheer lokalen en uitrusting Documenten • Uitrustingsfiche • calibratie-controlefiche
Procedure : Beheer lokalen en uitrusting Beheer van de ruimten • Publieke zone: ingang apotheek, ruimte voor de balie, toilet • Niet-publieke zone: ruimte achter de balie, ontvangst en uitpakzone, labo, opslagruimte, bureau
10
2/08/2010
Procedure : Beheer lokalen en uitrusting Publieke zone: • Aan de ingang : naam apotheek, openingsuren, apotheker van wacht, nationaal oproepnummer voor apothekers, evt oproepnummer voor arts met wachtdienst • Verboden toegang voor dieren en rokers, kenbaar maken van camerabewaking: aanbrengen van iconen aan ingang • De opstelling van de afzonderlijke balies is er opgericht om een maximale privacy te bieden aan de klant/patiënt • Er is een kindvriendelijk hoekje dat elke avond wordt opgeruimd • Er is toegang mogelijk tot een proper toilet
Procedure : Beheer lokalen en uitrusting Niet publieke zone: • Hier worden geen klanten of patiënten toegelaten, tenzij met toestemming van het personeel verantwoordelijk voor de betrokken zone. • De niet publieke zone is opgesplitst in : • De ruimte achter de balie (bestelruimte) • Uitpakzone • Zone af te halen producten • Bureau met computer voor tarifiëring, etiketten, protocols • Labo waarin weegzone met balansen en afwerkzone bereidingen • Bureau titularis apotheker • Magazijn naast apotheek • Opslagruimte kelder voor glas en plastic verpakkingen • Kelder onder apotheek: archief, vervallen producten
11
2/08/2010
Procedure : Beheer lokalen en uitrusting • Er is een scheiding voorzien tussen zones met niet compatibele activiteiten (vervallen gm, grondstoffen) • De temperatuur wordt op kamertemperatuur gehouden (range 18-23 °C) en zonodig bijgestuurd met airco of verwarming • De koelkasten zijn voorzien van een thermometer die maandelijks gecontroleerd wordt. De temperatuur vd koelkasten wordt dagelijks geregistreerd
Procedure : Beheer lokalen en uitrusting Veiligheidsvoorzieningen : • Brandblusapparaten (schuim voor brand, poeder voor electro) • Branddeken in bereidingshoek • Rookdetectoren • Ontvlambare stoffen worden bewaard in het magazijn naast de apotheek • Evacuatieplan met iconen • Alarminstallatie/camera
12
2/08/2010
Procedure : Beheer lokalen en uitrusting Veiligheidsvoorzieningen labo: • • • • •
Mondmasker Veiligheidsbril Afzuigsysteem voor bereidingen met risicostoffen Wegwerphandschoenen Ether in de apotheek wordt bewaard in een veiligheidskan
Procedure : Beheer lokalen en uitrusting Onderhoud van de apotheek: • Het onderhoud van de apotheek gebeurt in eigen regie of wordt uitbesteed • De afspraken hierover : aard, frequentie, verantwoordelijke, worden beschreven in de taakomschrijving (Apotheek - lokalen/uitrusting- onderhoud, protocol schoonmaak)
13
2/08/2010
Procedure : Beheer lokalen en uitrusting Protocol afsluiten van de apotheek: • • • • • •
Controleer of er een bestelling moet in de afhaalkast De deur wordt gesloten Controleer of de ruimte onder het rolgordijn vrij is Het rolgordijn wordt naar beneden gelaten De kinderhoek wordt opgeruimd Alle elektrische toestellen (balansen, warmwaterbad) worden afgelegd
Procedure : Beheer lokalen en uitrusting Protocol afsluiten van de apotheek: • • • •
Niet afgewerkte bereidingen worden afgedekt met folie Alle cliëntschermen worden uitgelogd en afgelegd. Controleer de email van de automatische backup De voorschriften van de dag bundelen en in de voorschriftenlade klaarleggen voor controle • Kassa maken • Controle wachtdienstkastje ( maandag en vrijdagavond) • Lichten doven ( kelder, magazijn, apotheek)
14
2/08/2010
Procedure : Beheer lokalen en uitrusting Beheer uitrusting : Apparaatfiche opstellen: • Naam en type apparaat • Serienummer • Belengrijkste karakteristieken • Leverancier: gegevens en documentatie • Historiek toestel • Uit te voeren onderhoud • Uit te voeren calibraties
15
2/08/2010
Procedure : Beheer lokalen en uitrusting Checklist of vragenlijst: • • • • • •
Is er een procedure van beheer lokalen en uitrusting? Zijn er apparaatfiches per toestel? Zijn de onderhoudsprotocollen ? Zijn er calibratietabellen? Is de frequentie voor de periodieke controle vastgelegd? Is de calibratie/onderhoudsverantwoordelijke aangeduid in het organigram • Welke procedure bij afwijkingen / defecten? • Is de calibratiestatus aangeduid op het toestel?
UITRUSTING – PROCEDURE - 01 Doelstelling De procedure EQUIP01-PROC beschrijft de aankoop, het gebruik, het onderhoud en de ijking van de weegschaal (in te vullen), die de code EQUIP01 draagt. Het doel van de procedure is: • Het goed gebruik te verzekeren; • Het verzekeren van een propere en goed onderhouden weegschaal; • Het goed functioneren te verzekeren; • Het voorkomen van onregelmatigheden, vastgestelde onregelmatigheden op te lossen en maatregelen te nemen om herhaling te voorkomen.
Belanghebbenden • Regelmatige gebruikers van de weegschaal zijn _(In te vullen). • Het wekelijks onderhoud wordt verzorgd door _ (In te vullen). • Het jaarlijks onderhoud wordt verzorgd door___ (In te vullen). • De ijking van de weegschaal wordt verzorgd door (In te vullen). of zoals aangegeven in de functiebeschrijvingen van het personeel (KH-PERSON-BIJLAGE-02).
16
2/08/2010
UITRUSTING – PROCEDURE - 01 C.1. AANKOOP De apotheker moet beschikken over eén of meerdere weegschalen om op een adequate manier alle wegingen voor bereidingen in de apotheek uit te voeren, volgens de toepasbare reglementering (TMF - Therapeutisch Magistraal Formularium). De apotheker gaat bij aankoop van een nieuwe weegschaal na of het nieuwe instrument beschikt over alle verplichte Europese markeringselementen zijnde: • De CE-zegel • Het jaartal waarin de de CE – ijking plaatshad (2 cijfers); • De code van het metrologisch orgaan dat de CE – keuring uitvoerde (4 cijfers) • Het groene vierkant met de letter M • Verzegeling (gecodificeerde zelfklevers) • De goedkeuringscode van het model
17
2/08/2010
UITRUSTING – PROCEDURE - 01 C.1. AANKOOP
De apotheker gaat ook na of de weegschaal vergezeld is van een verklaring van overeenstemming (certificate of conformity). Dit document moet expliciet melding maken van de toegelaten geografische zone voor gebruik van het instrument, behalve indien dit is uitgerust met een interne calibratie. De apotheker ziet erop toe dat de nieuw aangekochte weegschaal aangegeven wordt bij de Dienst Metrologie.
UITRUSTING – PROCEDURE - 01 C.2. GEBRUIK
De weegschaal moet worden geplaatst op een vlakke, stabiele, trillingsvrije, niet – vervormbare ondergrond, bij voorkeur horizontaal in alle richtingen. Het instrument moet opgesteld opgesteld uit de buurt van luchtstromen, warmtebronnen (radiatoren, airco, kookplaten, gloeilampen, ventilatoren, enz.) en magnetische velden (bvb. magnetische roerder in werking). Voor het goed gebruik van een weegschaal in de apotheek verwijzen we naar de gebruiksaanwijzing van de fabrikant. Deze gebruiksaanwijzing wordt bijgehouden in het logboek van de weegschaal.
18
2/08/2010
UITRUSTING – PROCEDURE - 01
C.3. ONDERHOUD
De gebruiker moet steeds nagaan of de weegschaal en de weegzone proper is. De weegzone wordt voor en na elke bereiding schoongemaakt, indien nodig tussen elke weging. • Routine reiniging van de weegschaal • Wekelijkse reiniging van de weegschaal
UITRUSTING – PROCEDURE - 01
C.4. IJKING
• Interne calibratie • Interne contrôle • Wekelijkse interne controle: • Metrologisch nazicht • Wettelijke periodieke herkijk
19
2/08/2010
Uitdaging • Apotheek • Professionaliteit verhogen • Kritische zelfevaluatie • Behalen én behouden van gestelde verbeteringen • Team • Confrontatie theorie – praktijk • Systematiek van IKZ implementatie verwerven
Sleutels tot succes • Leergierigheid van de Teamleader » Positieve ingesteldheid – team briefing/motiveren • Keuze van de onderwerpen » Direct implementeerbaar • Tijd reservatie » Voorrang geven aan frictiedomeinen • Implementatie Tools » Lange termijn denken
20
2/08/2010
HUISWERK • CHECKLIST • INTEGREER • REGISTREER • CONTROLEER-EVALUEER • IMPLEMENTEER
Professional excellence
21
2/08/2010
Bedankt voor uw aandacht!
22
