Verslag stuurgroep IKZ

CAW Artevelde vzw

Z:\IKZ\SG\verslagen\Verslag SG IKZ 220304.doc

Verslag stuurgroep IKZ 22-03-04 Aanwezig:

Alain Slock, Brigitte Laceur, Frances Van Belle, Hilde Van den Biesen, Lieven Vernaeve, Marian Claeys, Mieke Van Durme, Monique van Malderen, Patrick Seys, William Govaert

Verontschuldigd:

Bart Gijbels, Simonne Auman, Marian Claeys (tot 11u)

Agenda:

1.

Verslag vorige stuurgroep 26-01-04

Ter goedkeuring

Blz. 1

2.

Opvolging invoering veranderingsacties

Ter bespreking

Blz. 1,2

3.

Planning vorming

Ter bespreking

Blz. 1,2

4.

Ontwerpteksten handboek - stroomdiagram en definities

Ter informatie

Blz. 4

- opdrachten en doelstellingen

Ter goedkeuring

Blz. 4

- waarden en visie

Ter goedkeuring

Blz. 5

- VTO-beleid

Ter goedkeuring

Blz. 6

- signaleren

Ter goedkeuring

Blz. 8

- evalueren werking

Ter goedkeuring

Blz. 10

Volgende vergadering:

Prinsenhofzaal, 17-05-04, 09u00 tot 12u30

1 Verslag vorige stuurgroep ikz 26-01-04 Document(en): verslag d.d.26-01-04 Het verslag wordt goedgekeurd.

2 Opvolging invoering veranderingsacties § § § § §

Jaaroverzicht signaleren meegegeven, oproep om dit te bekijken op het coördinatieoverleg Privacy vertalingen : Albanees, Arabisch, Bulgaars, Engels, Frans, Slovaaks, Spaans, Turks en Russisch worden doorgemaild Overzicht vormingsinitiatieven zal begin april doorgemaild worden: aanvullingen doorgeven aan Brigitte Het tussentijds opvragen van gegevens voor 2004 zal gebeuren in april. De klachtenprocedure werd besproken op het dagelijks bestuur van SAW van 18-02-04

Zie opvolgingsschema op volgende bladzijde

3 Planning vorming §

Introductie IKZ: gepland gezamenlijk met introductie nieuwe medewerkers à knelpunt: duurt lang, veel info, te moeilijk om alles te kunnen bevatten à liefst wat tijd tussen de twee: min. één maand à dit is wel een extra belasting voor de teams, maar de medewerkers moeten ook iets aan de vorming hebben à nieuwe afspraak introductie ikz wordt toch opnieuw apart gegeven en aan de introductie nieuwe medewerkers wordt diversiteitsbeleid toegevoegd

Gemaakt op 1/07/04

1/12

Gemaakt door Brigitte Laceur

CAW Artevelde vzw

§


Cliëntinformatie: jaarlijks herhalen à we besluiten om voorlopig de juridische vorming m.b.t. omgaan met cliëntinformatie eind 2004 niet te herhalen à wanneer de teambegeleiders voelen dat hier opnieuw nood aan is, kunnen ze steeds de vraag stellen à medewerkers hebben eerder behoefte aan een vraagbaak

§

Vorming klachtenprocedure: à SAW plant dat de klachtenprocedure in de centra normaal in voege treedt vanaf 1 november. Wij vinden het echter logischer dat dit in Artevelde gebeurd vanaf 01/01/05 à Het is belangrijk dat we de medewerkers hierop goed voorbereiden: overtuigen, informatie geven, wapenen tegen de gevolgen van de procedure en weerstanden bespreekbaar maken à Aangezien Alain de werkgroep op SAW gevolgd heeft, zal hij hieromtrent info geven à Aan de Visserij wordt gevraagd om dit eventueel samen te organiseren liefst in september, oktober of november 2004

Gemaakt op 1/07/04

2/12


Genderstichting

CSV

OBT

Transithuis

JAC

BWJ

Wip

Habbekrats

VOC Klemensw.

Vluchthuis

AOC Kemensw

H. Prins Albert

Oikonde

SOC

BEWO

Bijstandsteam

U

U

U

U

U

S

S S

U

U

U

U

U

U

U

S

S

U

S

S

S

U U

EVALUATIE EN BIJSTURING WERKING Opgenomen in de planning Documenten aanpassen op basis van de evaluatie

U

U

S

U

U

U

U

S

S

S

S

S

S

S

S

S

S

U

U

U

U U

Gestart = S Uitgevoerd= U

PERSONEELSBELEID Procedure beoordelingsgesprekken Functieprofielen

S S

SIGNALEREN Vast agendapunt Jaaroverzicht Database verwerking signalen

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U

U S

VTO-beleid Gekende planning interne vorming doorgegeven Inventariseren gegevens 2003 Lijstje met vormingsinitiatieven Tussentijds opvragen van gegevens 2004 Database op website

Gemaakt op 1/07/04

Centrale Coörd.

Contrapuntr

PRIVACY Teams informeren over gewijzigde afspraken Vertalingen

VERANDERINGSACTIES

Schelp

JWW


HD

CAW Artevelde vzw

3/12

S U

S U

U U

U U

U U

S U

S U

S U

U U


U U

U U

U U

S U

S U

U U

U U

S U

U U

U U

U U

U U U S

CAW Artevelde vzw


4 Ontwerpteksten handboek Document(en): ontwerp_hdb_bijlagen.pdf ontwerp_hdb_deel2.pdf Het is niet de bedoeling om de reeds vroeger goedgekeurde procedures te herbespreken, wel checken of zij correct zijn weergeven zoals uitgewerkt door de projectgroepen. Wat we bekijken zijn de geformuleerde doelen, toepassinggebieden en registraties.

4.1 Ter informatie: bijlagen In de bijlagen zullen de volgende documenten toegevoegd worden: § infodocumenten bij de procedures waarnaar verwezen wordt bij verwante documenten § uitleg stroomdiagram § definities (wordt nog aangevuld)

4.2 Organisatiebeleid à Zoals reeds vroeger afgesproken is dit gebaseerd op het beleidsplan Kwaliteitshandboek CAW Artevelde vzw Pekelharing 6Prinsenhof 56, 9000 Gent Beoordeeld:SG 22-03-04

2. Organisatiebeleid 2.1. Opdrachten en doelstellingen C:\Mijn documenten\Hdb\Organisatiebeleid\2_1_opdrachten en doelstellingen.doc

Goedgekeurd: SG 22-03-04

Geldig vanaf: 01-01-03

Missie 1 CAW Artevelde wil als pluralistische organisatie de mogelijkheden van iedereen versterken die daarom vraagt om het individueel en sociaal welzijn te verhogen. CAW Artevelde wil zich in het bijzonder richten tot alle personen voor wie de welzijnskansen bedreigd of verminderd worden ten gevolge van persoonlijke, relationele of maatschappelijke factoren. CAW Artevelde wil dit realiseren door: -

de individuele vraag van iedereen op een gepaste wijze te benaderen. via preventieve en informatieve acties te voorkomen dat personen of groepen van personen in een maatschappelijk of individueel zwakke positie terechtkomen. algemeen structurele onvolkomenheden in het beleid die leiden tot deprivatie bij kwetsbare groepen te signaleren, alternatieven aanbieden en het breder publiek te sensibiliseren.

Beleidsdoelstellingen 2 Driejaarlijks stuurt CAW Artevelde haar doelstellingen bij tijdens de opmaak van de beleidsplanning. 1 2

CAW Artevelde, "Beleidsplan 2003-2005", Gent, maart 2002, blz.4 CAW Artevelde, "Beleidsplan 2003-2005", Gent, maart 2002, blz.5-8

Gemaakt op 1/07/04

4/12


CAW Artevelde vzw


Het huidige beleidsplan 2003-2005 stelt de onderstaande strategische doelstellingen voorop. 1. Het verhogen van het persoonlijk en maatschappelijk functioneren zodat de cliënten beter hun basisrechten (hulpverlening, socio-cultureel leven, inspraakorganen, arbeidsmarkt, sociale zekerheid…) effectueren en hun leefkwaliteit verbetert. 2. Het verhogen van de effectiviteit van de hulpverlening. 3. De algemene toegankelijkheid van CAW Artevelde voor doelgroepen verhogen. 4. Signaleren van algemeen structurele onvolkomenheden in het beleid die leiden tot maatschappelijke achterstelling van risicogroepen. 5. Sensibiliseren van de bevolking voor maatschappelijke problemen en achtergestelde groepen. 6. Investeren in het uitbouwen en profileren van een coherent CAW Artevelde in functie van het doelpubliek (CAW Artevelde duidelijker profileren) en de relevante actoren op het veld. 7. Het verbeteren van de interne organisatie. 8. Het verder ontwikkelen van een efficiënt en zorgvuldig personeelsbeleid. 9. Het voeren van een diversiteitsbeleid. 10. Het verder ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid. Deze strategische doelstellingen worden verder geconcretiseerd in operationele doelstellingen gericht op het algemeen doelpubliek en op specifieke doelgroepen. In het voorjaar van 2005 zal CAW Artevelde nieuwe doelstellingen vastleggen. Verwante documenten en hulpmiddelen: -

Beleidsplan 2003-2005 CAW Artevelde

4.3 Waarden en visie à Eveneens zoals vroeger afgesproken gebaseerd op het beleidsplan Kwaliteitshandboek CAW Artevelde vzw Pekelharing 6Prinsenhof 56, 9000 Gent Beoordeeld: SG 22-03-04

2. Organisatiebeleid 2.2. Waarden en visie C:\Mijn documenten\Hdb\Organisatiebeleid\2_2_waarden en visie.doc


Geldig vanaf: 01/01/03

Mens en maatschappijvisie 3 De dienst- en hulpverlening van het CAW Artevelde benadert iedere hulpvrager, zonder enig onderscheid vanuit een pluralistische ingesteldheid én een fundamenteel respect. Er is een rotsvaste overtuiging dat ‘mogelijkheden’ steeds aanwezig zijn bij het cliënteel. Dit dynamisch mensbeeld kan door ondersteuning, opvolging en begeleiding binnen een professioneel kader kansen tot groei en ontwikkeling geven. De respectvolle houding en het geloof in verandering liggen aan de basis van de wens de grondrechten van de cliënt(groep) te willen effectueren. Elke persoon heeft immers recht op een menswaardig bestaan en een onvoorwaardelijke participatie in het breder maatschappelijk bestel. 3

CAW Artevelde, “Beleidsplan 2003-2005”, Gent, 2002, blz. 4

Gemaakt op 1/07/04

5/12


CAW Artevelde vzw


Het CAW geeft omtrent het functioneren in de huidige maatschappij van de hulpvrager, geen beoordeling. De persoonlijke keuzes en levenssfeer van iedere cliënt doet niets af aan het recht op dienst- en hulpverlening. Een volwaardige betrokkenheid en/of proces van begeleiding, advies of aanwezig. De minst ingrijpende en aangewend worden om ten aanzien verkrijgen.

gedeelde verantwoordelijkheid van het cliënteel in een behandeling is vanuit bovenstaande visie impliciet meest geschikte werkingsvorm zal in nauw overleg van de gestelde problematiek het gewenste effect te

Werkingsprincipes 4 De mens- en maatschappijvisie vertaalt zich in de onderstaande werkingsprincipes die decretaal vastgelegd werden. -

Voor iedereen, zonder discriminatie, toegankelijk Eerbiediging ideologische, filosofische of godsdienstige overtuiging Verplichting tot geheimhouding (artikel 458 strafwetboek) Door de betrokken personen gevraagd of aanvaard Respect voor de persoonlijke levenssfeer Zelfredzaamheid Medeverantwoordelijkheid Integrale benadering Minst ingrijpende dienst- of hulpverleningsvorm Eerste onthaal is kosteloos

Verwante documenten en hulpmiddelen: -

Beleidsplan 2003-2005 CAW Artevelde

4.4 Conditionele elementen en managementprocessen 3. Conditionele elementen Kwaliteitshandboek CAW Artevelde vzw 3.6. Vormings-, trainings- en opleidingsbeleid Prinsenhof 56, 9000 Gent C:\Mijn documenten\Hdb\conditionele elementen\3_6_VTO-beleid.doc Beoordeeld: SG 15-09-03


Geldig vanaf:01-01-04

Doel: Het ontwikkelen en voeren van een VTO-beleid dat bijdraagt tot het realiseren van de kernopdrachten en het behalen van de strategische en operationele doelstellingen. Toepassingsgebied: Het VTO-beleid richt zich tot iedereen die werkzaam is binnen de organisatie, ongeacht de functie (logistiek, administratief, hulpverlening, leidinggevend, ….) of het statuut van de medewerker (vrijwilliger, werknemer, zelfstandige, gedetacheerde, …). à schema procedure aanpassen zodat dit ook van toepassing is op niet-hulpverleners: bv. teambegeleider overal vervangen door directe leidinggevende

4

Decreet van 19/12/97 betreffende het algemeen welzijnswerk, afdeling 4, art 9, art 11, Art. 15§5

Gemaakt op 1/07/04

6/12


CAW Artevelde vzw


Procedure: Vorming op niveau van: detecteren van noden

planning

uitvoering

de individuele medewerker inhoud individuele noden functie analyse werkvloer

het team caw artevelde inhoud inhoud hulpvragen bij soc.voorzieningen opties beleidsplan signalen cliënten verwerking inventarisatie noden teamdoelstellingen beleidsplan vereiste teamcompetenties hoe hoe op teamvergadering met het team inventarisatie noden deelwerkingen tijdens evaluatie werking opvolging beleidsplan inhoud inhoud geactualiseerd overzicht geactualiseerd overzicht via directe leidinggevende teambegeleider tijdige bekendmaking data via Arteveldenieuws procedure procedure bespreken op teamvergadering met het bespreken op CO, TBO of SG IKZ team

hoe via functioneringsgesprek op teamvergadering met het team inhoud publiciteit extern vormingsaanbod aanwezig in alle teams procedure aanvraag en motivatie op vergadering met het team zie afsprakennota inhoud aansluitend bij huidig taak/job

inhoud aansluitend bij de vereiste teamcompetenties hoe diverse vormingsactiviteiten organisatie vorming directe leidinggevende teambegeleider

hoe in- of externe vorming/opleiding

transfer collega's

eigen transfer

evaluatie

inhoud relevante info vorming overzicht gevolgde vorming hoe

inhoud weerhouden thema's op basis van het beleidsplan en de inventarisatie hoe diverse vormingsactiviteiten organisatie vorming DC

inhoud overzicht gevolgde vorming

overzicht op website info raadpleegbaar door team info-overdracht op teamvergadering met het team of op teamdag inhoud bruikbaarheid vorming toepasbaarheid vorming hoe bespreking met directe leidinggevende teambegeleider (o.m. tijdens functioneringsgesprek) inhoud voldeed vorming aan vormingsnood hoe op teamvergadering met het team transfer nog eens opnieuw bespreken tijdens evaluatie werking

hoe bevraging directe leidinggevenden teambegeleiders 2md overzicht op website

inhoud idem

inhoud idem

hoe

hoe bespreking met de teams

bespreking met het team inhoud voldeed vorming aan vormingsnood hoe bevraging teamleden ev. kort overleg met betrokken teams

bespreking op CO, TBO of SG IKZ inhoud voldeed vorming aan vormingsnood hoe bevraging deelnemers bespreking op CO, TBO of SG IKZ

Verwante documenten en hulpmiddelen: Visietekst “Vormings, - trainings- en opleidingsbeleid” (in bijlage handboek) Infodocument “Planmatige aanpak van VTO-activiteiten” (in bijlage handboek) Afsprakennota “Vorming en bijscholing in het kader van VTO-beleid” (in bijlage handboek) - Database “interne en externe vorming” op website - Kalender met geactualiseerd overzicht geplande vorming -Document VTO-activiteiten opgenomen in het beleidsplan

-

Gemaakt op 1/07/04

7/12


CAW Artevelde vzw


Registratie: Wat

Verantwoordelijke

Noden individuele mede- Teambegeleider werker of team Noden op CAW-niveau Directiecomité Geplande interne vorming Teambegeleiders directiecomité Individueel gevolgde exter- Teambegeleiders ne vorming medewerkers Gevolgde interne vorming Teambegeleider op teamniveau Gevolgde interne vorming Directiecomité op CAW-niveau Info-overdracht vorming Teambegeleiders Evaluatie op niveau mede- Teambegeleider werker of team Evaluatie op CAW-niveau Directiecomité

Locatie

Bewaartermijn

Map teamverslagen

-

1 jaar

Server\\Jacob\Goedgekeurde verslagen Kalender met geactualiseerd overzicht

-

1 jaar 1 jaar

-

Database op website

-

3 jaar

-

Database op website Backup Server\Brigitte\Jaarverslag[jaar] Database op website Backup Server\Brigitte\Jaarverslag[jaar] Map verslagen team Ev. verslag teamdag Map verslagen team

-

3 jaar 5 jaar 3 jaar 5 jaar 1 jaar

-

1 jaar

-

Server\\Jacob\Goedgekeurde verslagen

-

1 jaar

en -

4.5 Signaleren 5. Operationele elementen: managementprocessen Kwaliteitshandboek CAW Artevelde vzw 5.1. Vaststellen van behoeften en tekorten en signaleren Prinsenhof 56, 9000 Gent aan het beleid C:\Mijn documenten\Hdb\managementprocessen\5_1_signaleren.doc

Beoordeeld:SG 15-09-03


Geldig vanaf: 01-01-04

Doel: De bedoeling van deze procedure is om de problemen die in contacten met cliënten of aanverwante sectoren regelmatig terugkomen, en waarvoor een structurele oplossing mogelijk is, te signaleren aan de betrokken (beleids)instanties. 5 Toepassingsgebied: Alle signalen van cliënten in de hulpverlening à We hebben discussie over de interpretatie van het begrip “toepassingsgebied”. Heeft het toepassingsgebied betrekking op de teams of op de inhoud van het signaleringsbeleid We spreken af dat Brigitte nagaat hoe andere organisaties dit interpreteren Mogelijke wijzigingen zijn 1. Of: alle vastgestelde tekorten en behoeften van cliënten in de hulpverlening 2. Of: - problemen die in contacten met cliënten of aanverwante sectoren regelmatig terugkomen, en waarvoor een structurele oplossing mogelijk is - positieve evoluties van knelpunten 3. Alle signalen opgevangen door medewerkers die werken met de doelgroep 4. Deze procedure heeft betrekking op alle teams die rechtstreeks met de doelgroep werken.

5

SAW, “Definities functies in het algemeen welzijnswerk - versie 8”, Berchem, november 2002, blz. 5

Gemaakt op 1/07/04

8/12


CAW Artevelde vzw


Procedure: Zie volgende bladzijde Verwante documenten en hulpmiddelen: - Document “Systematisch signaleren in CAW Artevelde” (in bijlage handboek) - Document “Visie op signaleren” (in bijlage handboek) - Registratieformulier “Signaleren” (in bijlage handboek) - Database Registratie: Wat

Verantwoordelijke

Locatie

Bewaartermijn

Ingevulde formulieren Agenderen op de teamvergadering Agenderen op het coördinatieoverleg Agenderen op het directiecomitié Clustering signalen Signalen doorgeven aan SAW

Secretariaat Teambegeleider Directeur Directeur DC Directiecomité

1 jaar 1 jaar 1 jaar 5 jaar 5 jaar 1 jaar

Jaaroverzicht Evaluatierapport Sensibiliserende activiteit

Kwaliteitscoördinator Kwaliteitscoördinator DC

Secretariaat Map teamverslagen Server\Jacob\Goedgekeurde verslagen\CO Server\Jacob\Goedgekeurde verslagen\DC Database Resp. verslaggeving SAW Jaaroverzicht Server\Brigitte\PG\Signaleren Server\Brigitte\PG\Signaleren Foto’s op secretariaat Evaluatierapport

Gemaakt op 1/07/04

9/12

5 jaar 5 jaar 5 jaar


CAW Artevelde vzw


Procedure: signaal opvangen via: - werking - bewonersvergadering - externe overlegorganen - contacten met zelforganisaties e.d.

signalen verzamelen: - vast agendapunt op teamvergadering, CO en DC - registratieformulier invullen

signaleringsformulier

nee

vergadering onderneemt ev. andere actie

vergadering beslist of signaal wordt doorgegeven ja

signalen clusteren

nee

CO weegt welke signalen prioritair zijn ja

ja

is analyse op sectorniveau wenselijk ?

bespreken op SAW-niveau

nee interne analyse: ev. met de verschillende actoren (ook cliënten) binnen CAW Artevelde

CO beslist of actie wenselijk en haalbaar is

nee

positieve evolutie van knelpunten

ja

Gemaakt op 1/07/04

sensibiliserende actie uitvoeren indien mogelijk i.s.m. andere partners/actoren

terugkoppelen: naar medewerkers via bestaande overlegstructuren en in de mate van het mogelijke naar cliënten

jaaroverzicht

evaluatie: feedback vragen aan de teams positieve bekrachtiging

eindrapport

10/12


CAW Artevelde vzw


4.6 Evaluatie werking 5. Operationele elementen: managementprocessen Kwaliteitshandboek 5.2. Evalueren van werking, doelgroepenbeleid, doelstellingen CAW Artevelde vzw Prinsenhof 56, 9000 Gent Z:\IKZ\Hdb\managementprocessen\5_2 Evalueren werking.doc Beoordeeld: SG 26-01-04


Geldig vanaf:01-/02/-04

Doel: CAW Artevelde evalueert systematisch en op geregelde tijdstippen de werking, het doelgroepenbeleid, de doelstellingen en gebruikt het resultaat van de evaluatie voor bijsturing van het beleid en de hulpverlening. Toepassingsgebied: Deze procedure heeft betrekking op alle teams die rechtstreeks met de doelgroep werken. Procedure: Wanneer

Wat

Wie

Periode februari tot EVALUATIE IN DE TEAMS oktober Bespreking organisatie evaluatiebijeenkomst

Tegen 31 oktober

-

teamvergadering elk teamlid, inclusief teambegeleider teambegeleider of coördinator of in groep teambegeleider of coördinator met het team

-

Individueel invullen scorelijst

-

-

Verwerking scores

-

-

Vastleggen items evaluatiebespreking met het team

-

Evaluatiebespreking (kan ev. aan de hand van het evaluatieschema)

VERSLAG INDIENEN afspraken tot bijsturing knelpunten te signaleren coördinatieoverleg

op

Periode november EVALUATIE OP HET COORDINATIEOVERLEG tot december verwerking evaluatieverslagen evaluatiebespreking

coördinator of procesbegeleider met het team (incl. teambegeleider)

-

teambegeleider bij coördinator

-

respectievelijke coördinator coördinatieoverleg

het

Verwante documenten en hulpmiddelen: -

Infodocument “Evaluatie en bijsturing van de werking” (in bijlage) Excelbestand “Verwerking evaluatieschema”

Registratie: Wat

Verantwoordelijke

In gevulde scorelijsten Teambegeleider Beknopt evaluatieverslag Coördinator Verslag evaluatiebespreking Directiecomité coördinatieoverleg

Gemaakt op 1/07/04

Locatie -

Op vestigingsplaats Bureau coördinator Server\jacob\verslagen CO

11/12

Bewaartermijn -

3 jaar 1 jaar


CAW Artevelde vzw


Volgende vergadering SG: 17/05/04 Met als belangrijkste agendapunt de zelfevaluatie van de smk’s met de teams (gepland voor eind mei - begin juni) ter voorbereiding van de kwaliteitsplanning (zie ook planningsschema SG IKZ van 24-11-03). Naar aanleiding hiervan stelt Patrick de aparte zelfevaluatie voor IKZ in vraag, omdat dit nog bovenop de evaluatie van de werking komt. Deze evaluatie peilt echter naar alle smk’s waarvan we moeten aantonen dat we hieraan ook voldoen. Deze smk’s komen niet aanbod in het evaluatieschema van de werking. We besluiten om de zelfevaluatie toch te behouden omdat we hiermee kunnen toetsen of we beantwoorden aan alle smk’s en of we dit ook voldoende kunnen aantonen.

Gemaakt op 1/07/04

12/12


Verslag stuurgroep IKZ

Recommend Documents