Verslag SG IKZ

CAW Artevelde vzw

Z:\IKZ\SG\verslagen\Verslag_SG_IKZ_031005.doc

Verslag SG IKZ 03-10-05 Aanwezig:

Alain, Brigitte, Frances, Guy, Hilde, Lieven, Marian, Mieke, Monique, Noël, Patrick, Simonne, William

Verontschuldigd: Agenda:

Volgende dering:

1.

Verslag vorige stuurgroep

Ter goedkeuring

Blz. 1

2.

Bijsturing procedure VTO-beleid

Ter beslissing

Blz. 2

3.

Bijsturing procedure signaleren

Ter beslissing

Blz. 4

4.

Bijsturing klachtenprocedure

Ter bespreking

Blz. 7

5.

Planning volgende stuurgroepen

Ter beslissing

Blz. 8

6.

Varia

Ter informatie

Blz. 8

verga- Bachtewalle, 16-12-05, 09u00 tot 12u00

1 Verslag vorige bijeenkomst Document(en): verslag d.d.05-07-05

1.1 §

1.2 § § § §

Opmerkingen bij het verslag Geen opmerkingen

Opvolging n.a.v. het verslag Babel: "afspraken op centrumniveau" werd nog niet geagendeerd op de RvB van Babel Een synthese van de inspectieverslagen werd verspreid naar de teams, de uitgebreide verslagen worden niet verspreid. De betrokken teambegeleiders hebben dit wel ontvangen. De teams die over een handelingsplan beschikken hebben dit aan Brigitte bezorgd. Het bijstandsteam heeft het vragen van een schriftelijke toestemming aan cliënten besproken en zich geëngageerd om dit steeds te vragen wanneer gezondheidsgegevens in het dossier opgenomen worden. Brigitte checkt nog eens of dit kan binnen de huidige beschrijving van de procedure.

Afspraken

§ §

Wie

Samenwerkingsafspraken op centrumniveau vastleggen met Babel Simonne Schriftelijke toestemming enkel voor gezondheidsgegevens af- Brigitte checken in de beschrijving van de procedure

Gemaakt op 25-10-05

1/8

Termijn

Najaar Najaar

Gemaakt door Brigitte Laceur

CAW Artevelde vzw


2 Bijsturing procedure VTO-beleid Document(en): evaluatieresultaten_bijsturing_PG_VTO.pdf Verslag Evaluatie_PG_VTO-beleid_160905.doc

Afspraken mbt VTO-beleid

Wie

Termijn

§ §

Brigitte Brigitte

Najaar Najaar

Brigitte Brigitte Brigitte

Najaar Najaar SG dec

Brigitte

Najaar

§ § § §

2.1 §

2.2

Planningskalender op intranet uitbreiden met 6 maanden Planningskalender in Artevelde Nieuws aanpassen: enkel actuele planning en uitbreiden met de volgende helft van het kalenderjaar Formulier database externe vorming aanpassen Tussentijdse publicatie externe vorming (cf. jaarverslag) Aanpassing opvragen vormingsgegevens maandelijks ipv 2maandelijks Terugkoppeling beslissingen stuurgroep naar projectgroep

Noden detecteren Voorstel om individuele vormingsnoden op de agenda van het functioneringsgesprek te plaatsen (formulier aanpassen): De vormingsnoden komen sowieso praktisch steeds aan bod tijdens een functioneringsgesprek. Deze noden kunnen betrekking hebben op de verschillende items die op de agenda (medewerker, werk, relatie met collega's, relatie met directe leidinggevende) staan. Dit kan genoteerd worden bij de afspraken. Besluit: formulier functioneringsgesprekken niet aanpassen.

Planning

§

Vormingen op CAW-niveau beter plannen, goed spreiden, meerdere mogelijkheden (minstens 3 x, verschillende dagen, verschillende tijdstippen) aanbieden en tijdig aankondigen: De stuurgroep bevestigt dat dit inderdaad een blijvend aandachtspunt is.

§

De projectgroep vraagt op data niet te verzetten en verwacht dat men de planningskalender raadpleegt alvorens een activiteit te plannen: De stuurgroep kan dit alleen maar bijtreden. Data worden enkel verzet als er veel te weinig inschrijvingen zijn; het DC wil een introductie niet laten doorgaan wanneer er bv. maar 2 inschrijvingen zijn. De afspraak gemaakt op de vorige stuurgroep om maar 3 x per jaar de introductie te organiseren, zal hierop misschien een antwoord bieden.

§

In de planningskalender blijven we alle interne vormingen opnemen: zowel op team(s)-niveau als op caw-niveau: Deze afspraak kan behouden blijven.

§

Voorstel om aan de planningskalender op het intranet de eerste 6 maanden van het volgend kalenderjaar toe te voegen: Besluit: Dit lijkt een werkbaar idee, OK

Gemaakt op 25-10-05

2/8


CAW Artevelde vzw


§

Voorstel om in de planningskalender in het Artevelde Nieuws geen interne vormingen die reeds gepasseerd zijn te publiceren; toekomstige activiteiten kunnen langer vooraf gepubliceerd worden (de volgende helft van het kalenderjaar toevoegen): Besluit: voorstel wordt aanvaard

§

Interne vormingen kunnen ook gepland worden op het TBO: OK, is reeds een realiteit

2.3 §

2.4

Uitvoering Geen wijzigingen

Transfer

§

De vormingsgegevens opvragen zoals het nu in de praktijk reeds loopt. Maandelijks worden de formulieren meegestuurd met de prestatiestaten. Van zodra een vorming beëindigd is, worden de formulieren binnengebracht.

§

Gegevens blijven verwerken in de database en de gegevens mbt externe vorming op intranet plaatsen: Het blijft toch een probleem dat de gegevens uit de database niet erg toegankelijk zijn. Besluit: op het databaseformulier wordt meer uitleg mbt de zoekfunctie gezet, halfjaarlijks toch al gegevens zoals verwerkt voor het jaarverslag op de site zetten.

§

We (de teambegeleiders) dienen wel te zoeken naar een manier om het gebruik van het intranet te stimuleren : De manier waarop de verslagen nu verspreid worden: enkel op intranet met een berichtgeving aan alle teams is een goede manier om het intranet meer in te burgeren. Anderzijds is het een realiteit dat niet alle medewerkers even vertrouwd zijn met de pc en dat niet alle medewerkers steeds een pc ter beschikking hebben. In eerste instantie moeten de teambegeleiders goed overweg kunnen met intranet, zij kunnen dit dan ev. samen met de medewerker raadplegen. Het zou niet slecht zijn om dit ook in de introductie van nieuwe medewerkers te voorzien. Brigitte voorziet dit nu reeds in de introductie IKZ.

§

De terugkoppeling naar het team van relevante info is belangrijk, ook als langdurige opleidingen betreft: De stuurgroep bevestigt deze visie van de projectgroep

§

Teams hebben de vrijheid hoe ze het raadplegen van het infomateriaal van de gevolgde vorming organiseren. Persoonlijke notities hoeven niet toegankelijk te zijn: OK voor stuurgroep

§

Vrijheid blijft behouden hoe je als teambegeleider de transfer van de individuele medewerker organiseert (verschillende mogelijkheden: formeel, informeel, via functioneringsgesprek, op de teamvergadering,….): Inderdaad, dit is ook de mening van de stuurgroep

Gemaakt op 25-10-05

3/8


CAW Artevelde vzw

§

2.5 §


In het schema ook de "transfer collega’s" voorzien voor vormingen op CAWniveau: voor medewerkers die door omstandigheden afwezig zijn - Inhoud: op intranet zetten - mapje vorming beschikbaar stellen - Hoe: directe leidinggevende organiseert de transfer naar collega’s Dit kunnen op zich wel zinvolle acties zijn t.o.v. een individuele medewerker en dit gebeurd soms reeds in de realiteit. De stuurgroep wil echter geen tegenstrijdige boodschappen in een procedure steken. Als het principe is dat alle medewerkers een CAWvorming bijwonen, dan kan je hier in de procedure niet van afwijken. Besluit: dit voorstel wordt niet weerhouden

Evaluatie Minimaal evaluatieformulier met scores ontwikkelen. Externe vormingen en teamvormingen op het bestaande registratieformulier laten evalueren. Voor interne vormingen op CAW niveau via een apart formuliertje, per team (naar analogie van boven) laten invullen. Evaluatiebespreking op het CO en/of het TBO: De stuurgroep is geen voorstander van nog meer papier, als je evaluatieformulieren laat invullen moet je die ook steeds verwerken. Het is wel een blijvend aandachtspunt om systematisch alle vormingen te evalueren: op de teamvergadering en op de resp. initiatiefnemer TBO/CO of SG IKZ

3 Procedure signaleren Document(en): Evaluatieresultaten_bijsturing_PG_signaleren.pdf Verslag Evaluatie_PG_signaleren_080905.doc

Afspraken mbt signaleren

Wie

Termijn

§ §

CO CO

Onmidd.

§ § § §

3.1

Aanpak bespreking signalen op het CO bekijken Bijlage CO-verslag met bespreking signalen sneller beschikbaar stellen Jaaroverzicht steeds actualiseren en op intranet plaatsen Signaleren als kernopdracht meenemen op SAW niveau Jaarrapport schrappen in stroomdiagram Terugkoppeling beslissingen stuurgroep naar projectgroep

Brigitte Patrick Brigitte Brigitte

Najaar SG dec Najaar

Inventariseren signalen

§

Voorstel om signalen als vast agendapunt op TBO te plaatsen: Alhoewel signalen regelmatig op de 2 TBO's aan bod komen, gebeurt dit niet op elke vergadering. We willen de agenda van het teambegeleidersoverleg ook niet te zwaar belasten met diverse vaste agendapunten. Op het TBO worden trouwens geen signalen geinventariseerd maar eerder afgetoetst bij collega teambegeleiders. Besluit: het TBO wordt niet toegevoegd in het stroomdiagram (verzamelen signalen).

§

Formulier niet wijzigen, we hebben bewust gekozen om niet teveel schrijfruimte te voorzien om medewerkers ertoe aan te zetten een signaal beknopt te beschrijven: SG is hiermee akkoord

Gemaakt op 25-10-05

4/8


CAW Artevelde vzw

§

3.2


Voorstel om de database steeds te actualiseren en op intranet te plaatsen, voorlopig niet invullen via website : Dit gebeurt ondertussen reeds sinds de inspectie.

Verwerken

§

Criteria kunnen een kapstok zijn, hoeven niet strikt gehanteerd te worden, geven wel een richting aan: OK, komen inderdaad meestal wel aan bod tijdens de bespreking, maar zijn niet terug te vinden in de verslaggeving. Aangezien deze criteria niet in de formele procedure vermeld staan, vormt dit geen probleem.

§

CO laten bekijken hoe ze de bespreking efficiënter en sneller kunnen laten verlopen: frequentie bespreking signalen afspreken: Wat wordt er bedoeld met efficiënter? Agendapunt niet steeds verschuiven, te log. Besluit: dit wordt bekeken op het CO.

§

Indien het CO de tussentijdse acties wenst te behouden, stelt de projectgroep voor om dit in het instroomdiagram op te nemen: De stuurgroep is hier geen voorstander van, niet voor alle signalen worden reeds tussentijds acties ondernomen door het CO.

§

Teams hebben geen zicht op wat er gebeurt met de signalen die op sectorniveau doorgegeven worden. Voorstel om te informeren bij SAW hoe zij omgaan met deze signalen en/of welke procedure zij volgen. Brigitte heeft dit ondertussen op het Oost-Vlaams overleg met kwaliteitscoördinatoren bevraagd. Het SAW is nogal terughoudend om dit op te nemen. Het team vreest dat ze op dit vlak overbevraagd zullen worden. De andere kwaliteitscoördinatoren benadrukten eveneens dat zij wel degelijk verwachten dat het steunpunt deze kernopdracht mee opneemt. Er zou minimaal in een opvolgingsprocedure moeten voorzien worden. Acties kunnen rekening houden met de mogelijkheden vanuit het team. De CAW's moeten betrokken worden bij de keuze welke signalen opgenomen worden. Ook de stuurgroep vindt het vanzelfsprekend dat het SAW de signalen die zich op het Vlaams niveau situeren, opneemt. Besluit: voorlopig moeten wij zelf instaan voor de terugkoppeling naar de teams. Patrick neemt onze verwachting mee naar het CAW-overleg.

§

Analyse van het signaal behouden (kan minimaal of maximaal ingevuld worden): OK

§

Voorstel om de analyse van het signaal te linken aan de preventieopdracht (bv. begeleiding ad hoc overleg om het signaal te analyseren) OK

§

Bij de beslissing of er een actie opgezet wordt door het CO hoeven de criteria opnieuw niet strikt gehanteerd te worden, ze dienen als kapstok: Ok

Gemaakt op 25-10-05

5/8


CAW Artevelde vzw


§

Voorstel om het jaaroverzicht doorlopend te actualiseren en de geactualiseerde versie op intranet zetten: De teams wensen snel te weten welk gevolg er aan hun signaal werd gegeven. Ze hebben het gevoel dat het te lang duurt voordat ze iets teruggekoppeld krijgen. Het tussentijds informeren via het jaaroverzicht lijkt een goede oplossing. Besluit: de geactualiseerde versie van het jaaroverzicht wordt steeds op intranet geplaatst

§

Ook de voorlopige bespreking op CO steeds op intranet zetten. Aan het CO vragen of we deze bijlage van hun verslag vroeger kunnen verspreiden (m.a.w. niet moeten wachten op de goedkeuring van het verslag). Dit lijkt voor de stuurgroep geen probleem. Besluit: de bijlage met de bespreking van de signalen kan onmiddellijk op het intranet geplaatst worden.

3.3

Acties

§

Liefst één actie behouden om procedure au serieux te nemen: SG bevestigt dit.

§

Naast zelf een actie op te zetten, is het natuurlijk ook mogelijk om te participeren aan een actie van derden: Dit is vanzelfsprekend ook mogelijk.

§

Preventieopdracht: vanaf de clustering kan het preventieteam bij de procedure betrokken worden: Principieel wordt de preventieopdracht inderdaad aan de signalen gekoppeld. Dit betekent echter niet dat de ondernomen acties steeds een preventiefinaliteit zullen hebben, ze kunnen ook bv. een beleidssignalerend/-beïnvloedend karakter hebben. De clustering is enkel een manier van structureren en hoeft niet aan het preventieteam gelinkt te worden. Besluit: Preventieopdracht wordt gelinkt aan de signaleringsprocedure, maar dit wordt (nog) niet gevisualiseerd in het stroomdiagram.

3.4

Evaluatie

§

Voorstel om terugkoppeling naar alle teams te behouden, maar de manier waarop kan verschillen naargelang de relevantie: minimaal, maximaal: OK

§

Als de gegevens steeds geactualiseerd op het intranet geplaatst worden, vindt de projectgroep dit voldoende toegankelijk als terugkoppeling

§

Als het realiseerbaar en relevant is voor de cliënten, wenst de projectgroep zeker terug te koppelen: Stuurgroep staat hier principieel achter; het zal pas concreter worden als we een concrete actie ondernemen.

§

De projectgroep stelt voor om toch sowieso feedback te blijven vragen aan 'alle' teams (ook aan die teams die weinig met het knelpunt te maken hebben), dit hoeft niet persé formeel te gebeuren: OK

Gemaakt op 25-10-05

6/8


CAW Artevelde vzw


§

Voorstel jaarrapport over de gekozen actie kan mee opgenomen worden in het jaaroverzicht signaleren en vermeld worden in het jaarverslag: Besluit: jaarrapport wordt vervangen door een vermelding in het jaarverslag en een neerslag in het jaaroverzicht signaleren.

§

De projectgroep vindt het belangrijk om 'de positieve feedback t.a.v. instanties/beleid indien situatie verbetert' te behouden: OK

4 Bijsturing klachtenprocedure Document(en): klachtenprocedure_ACAW's_tussentijdse_aanpassing_sept05

4.1 § 4.2 § § § §

§

4.3 §

§

Situering Ondertussen werden de bijsturingsvoorstellen van de SAW-werkgroep bekrachtigd op het CAW-overleg door alle directeuren (cf. verslag vorige stuurgroep).

Aanpassingen Commissie: de commissie heeft geen bemiddelingsopdracht, maar formuleert adviezen over de gegrondheid van een klacht en over de mogelijke oplossingsperspectieven. Verspreiding folder: de gemeenschappelijke folder wordt niet meer systematisch meegegeven aan alle gebruikers, maar ligt ter beschikking (wachtkamer, gang..) en kan opgevraagd worden bij de medewerkers. Daarnaast moet het bestaan van de klachtenregeling mondeling gesitueerd worden in elk instapgesprek of bij de start van een begeleiding. Verwijzing naar het bestaan van de klachtenprocedure: toelichting via een standaardformulering in één of meerdere folder(s) van het CAW, die aan alle gebruikers wordt meegegeven. "Wij beschikken ook over een klachtenregeling, die geldt voor alle CAW’s in Vlaanderen en Brussel. Wij hebben over deze regeling een folder. Vraag ernaar als je hem nodig hebt." à indien dit voorlopig niet kan, toch nog folder van SAW meegeven bij start begeleiding Het resultaat moet zijn dat alle gebruikers tenminste bij de start van een begeleiding ook schriftelijk geïnformeerd zijn over het bestaan van de gemeenschappelijke klachtenregeling.

Bijsturing voor CAW Artevelde We bekijken een aantal mogelijkheden. Wat wordt er overhandigd aan cliënten in begeleiding? Het huisreglement in de residentiële diensten, soms de resp. cliëntenfolder van een deelwerking. We hebben geen algemene folder die bestemd is voor alle cliënten. Uitleg over de klachtenprocedure past niet echt in het huidige concept van de infotekst "cliëntinformatie en dossiervorming", die beperkt zich enkel tot cliëntinformatie. Naar analogie van CAW Kempen gieten we de infotekst in de lay-out van een folder en vermelden hierop dat er ook een folder over de klachtenprocedure beschikbaar is. Hierdoor hoeft niet alles opnieuw vertaald te worden.

Gemaakt op 25-10-05

7/8


CAW Artevelde vzw


Afspraken

§

Wie

Folder infotekst "cliëntinformatie en dossiervorming" met vermel- Brigitte ding van folder klachtenprocedure

Termijn

Najaar

5 Planning volgende stuurgroepen Document(en): / § § § §

Aanpassing documenten handboek (najaar 2005) Globale planning van zaken die nog voorliggen vanuit de inspectie en zelfevaluatie (najaar 2005) Kwaliteitsplanning van één of meerdere specifieke verbeterprojecten die ingediend moet worden tegen eind maart samen met het jaarverslag (voorjaar 2006) Data : 16 december 2005 en 6 februari 2006, telkens van 9u00 tot 12u00

6 Varia §

Geen variapunten

Gemaakt op 25-10-05

8/8


Verslag SG IKZ

Recommend Documents